Comunicacin y atencin al cliente

TEMA 9: Servicio de Correos 1 Administracin y Finanzas

TEMA 9: SERVICIO DE CORREOS

9.1. RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA

La correspondencia es el conjunto de comunicaciones que mantiene la empresa con el mundo

exterior (clientes, proveedores, empresas de servicios, organismos oficiales, etc.) Es decir,
cualquier comunicacin escrita que se recibe por servicio de correos y paquetera (cartas,
telegramas, informes etc. ) o por medios tecnolgicos (fax o telefax, correo electrnico, etc.).

Los libros de entrada y salida de correspondencia no son obligatorios por ley para la empresa
privada, pero s para la pblica.

La persona que se encarga de la correspondencia realiza una serie de actividades coordinadas

para que se cumpla la confidencialidad y seguridad de la correspondencia durante todo el
circuito: recepcin, registro de entrada y distribucin a los destinatarios; custodia y archivo de
las cartas o documentos; recoger y registrar la correspondencia de salida, cumplimentarla y
enviarla a los destinatarios segn el servicio de correos o empresas de mensajera.

El proceso de tramitacin de correspondencia de entrada se debe realizar de forma eficaz;

para ello se formalizan los siguientes pasos:

Recepcin de correspondencia: Consiste en recibir cartas, telegramas, faxes,

boletines, revistas de suscripcin, paquetes y otros envos postales; as como sobres y
paquetes que llegan por empresas privadas de mensajera.
Seleccin de correspondencia: Consiste en abrir y comprobar el contenido de cada
sobre o paquete. Se hace una primera separacin en grupos: cartas, impresos,
facturas, documentos, etc., que necesitamos registrar y hacer copias porque su
informacin es necesaria en varios departamentos; otro grupo con la correspondencia
que no se registra, como folletos, revistas, diarios, etc., pero se archivan porque
pueden ser necesarios en futuras ocasiones.

No es conveniente que la persona encargada de gestionar toda la correspondencia de

la empresa proceda a la apertura de las cartas ni los paquetes, sobre todo, cuando en
ellos figura de forma clara el nombre del destinatario o un departamento en concreto.
Solo si as est establecido en la empresa se puede abrir la correspondencia destinada
a otro trabajador. Obviamente, en el caso de que en la carta o paquete figuren las
palabras Confidencial, Personal o similares, solamente el destinatario del mismo
puede abrirlo, salvo que d su consentimiento expreso a otra persona.

Clasificacin de la correspondencia: Se debe dar preferencia a cartas, telegramas,

faxes urgentes, para que lleguen lo antes posible a su destinatario. Despus se
clasifican segn el orden de distribucin y entrega.
Registro de entrada: El libro de registro se puede confeccionar de forma manual o
creando un archivo con aplicaciones informticas (Word o Excel). Cualquiera que sea el
procedimiento, se debe anotar: fecha de entrada, remitente/destinatario, asunto o
resumen del contenido, anexos, etc.

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Quedara ms o menos como en este ejemplo:

Registro de entrada de correspondencia

Datos de entrada Remitente
Clase Dpto.
Nombre o razn Anexos Asunto
Nm. Fecha Localidad envo destino
social

Distribucin de la correspondencia: Consiste en entregar la correspondencia a la

persona o departamento al que va destinadas.

EJEMPLO:

8.1. SALIDA DE CORRESPONDENCIA

El proceso de tramitacin de correspondencia de salida tambin se debe realizar de forma

eficaz. Antes de enviarlo, se deben realizar los siguientes pasos: doblar las cartas y/o
documentos y comprobar que estn los anexos que figuran en la carta; hacer fotocopias del
contenido, cuando sea necesario archivarlas; anotar los datos en el registro de salida
correspondientes; franquear y cumplimentar los datos de destino; entregar la correspondencia
en el servicio de correos o en la empresa de mensajera.

El registro de correspondencia, quedara como el registro de entrada, slo se le cambiaria el

nombre.

EJEMPLO:

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8.2. SERVICIO DE CORREOS DEL SECTOR PBLICO Y PRIVADO.

Presentacin de un trabajo. En el cual debes hacer constar:

A) La Sociedad Estatal de Correos y Telgrafos, S.A. (Qu tipo de empresa es)

a. Servicios adicionales de Correos: Certificado; Aviso de recibo; Comenta cuatro
tipos de carta y documentos que se pueden enviar (pon peso mximo, plazo
de entrega y servicios adicionales que dispone, y si encuentras alguna cosa
ms interesante); Comenta cuatro tipos de envo de paquetes (peso mximo,
plazo de entrega y servicios adicionales que dispone, y si encuentras alguna
cosa ms interesante).
B) La empresa privada: mensajeras. Elige una al azar que conozcas. E intenta averiguar
todos los datos del apartado anterior. Aunque dependiendo de cada empresa tendr
unas caractersticas u otras, o unos servicios u otros.

ACTIVIDADES:

Realiza las siguientes actividades en una Hoja de Excel o una Hoja de Word (con una tabla).

1. Confecciona un Registro de entrada de correspondencia. Rellena el registro con los

siguientes datos:

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2. Confecciona un Registro de salida de correspondencia. Rellena el registro con los

siguientes datos:

3. Confecciona un Registro de entrada de correspondencia. Rellena el registro con los

siguientes datos, sabiendo que la ltima anotacin tiene el nmero 416 y fecha 30/4:

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4. Confecciona un Registro de salida de correspondencia. Rellena el registro con los

siguientes datos, sabiendo que la ltima anotacin tiene el nmero 389 y fecha 20/5: