Qu es un proceso?

Un proceso es un conjunto de actividades que se interrelacionan con el objeto de transformar

elementos que entran y que salen para la satisfaccin de los clientes.

Para la transformacin de los elementos se requieren recursos humanos, financieros,

materiales, infraestructura, procedimientos, etc.
Te muestro una ilustracin de las etapas de elaboracin de un producto de alimentacin
donde pones en prctica procesos de fabricacin

Lo interesante es que el proceso aporta valor al elemento que entra y sale transformado y listo
para los clientes. Como lo ves en la ilustracin: entra materia prima y mediante un actividades
para manufacturar sale un producto procesado.
PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se

efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un progreso integral.

- Planeacin

- Direccin

- Control

- Organizacin

PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS

Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y

culminan con la adquisicin y pago de stos. Esta necesidad es planteada por
el departamento o unidad que la requiere; de esta forma, las solicitudes de
bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras. De
acuerdo con esto, los procesos de compras comprenden las siguientes etapas:

- Recepcin de la solicitud de requisicin

- Emisin de la orden de compra
- Aprobacin de la orden de compra
- Envo de la orden de compra a los proveedores
- Recepcin de los bienes y/o servicios
- Registro de la entrada del activo o recepcin del servicio
- Pago del bien o servicio recibido
- Registro del pago

Recepcin de la Solicitud de Requisicin:

Para iniciar una compra, cualquier departamento de la Empresa emite una

solicitud de requisicin. Esta emisin debe surgir por una necesidad especfica,
la cual puede originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:

- Generacin de un punto de reorden del inventario de mercancas.

- Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.
- Surgimiento de necesidades de mercancas de acuerdo con el plan de trabajo.
- Otras.

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa

una requisicin o solicitud de los bienes a ser comprados y la enva al
departamento de contabilidad. Es necesario que el departamento de
contabilidad conozca los materiales y los proveedores, as la primera actividad
del proceso consistir en contactar los proveedores, con el propsito de obtener
cotizaciones de los bienes a ser adquiridos.

Como toda transaccin potencialmente puede generar un compromiso para la

Empresa, la solicitud de requisicin debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo
con las polticas que establezca la Empresa. Tpicamente, los campos de
aprobacin que lleva una solicitud de requisicin son los siguientes:

- Persona o unidad solicitante

- Jefe de la unidad solicitante
- Funcionarios de la Farmacia.

Normalmente, esta ltima aprobacin es opcional y, como se mencion

anteriormente, est sujeta a las polticas o niveles de aprobacin que establezca
la Empresa.

Emisin de la Orden de Compra:

Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de contabilidad, debe

ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un
documento de orden de compra es aquel en el se le solicita a un proveedor, la
provisin de un bien o prestacin de un servicio para la Empresa. Las decisiones
de compra son plasmadas en la orden de compra, la cual debe incluir por lo
menos las siguientes informaciones:

- Departamento que solicita el bien o servicio

- Concepto o descripcin de los bienes o servicios
- Cantidad de los bienes o servicios
- Costo unitario y total
- Fechas de solicitud y de disposicin de los bienes o servicios
- Autorizaciones necesarias

Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma,

todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con
retrasos en la entrega, cambios en la calidad y/o cantidad de los productos,
cambios de precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento.

Las normas de control interno exigen que cualquier modificacin que pueda
efectuarse a una orden de compra deba ser realizada en otro formulario, el cual
cambie las condiciones que previamente se haban establecido en el formulario
original de orden de compra. La modificacin de una orden de compra debe ser
una situacin de excepcin, en la cual alguna de las condiciones previamente
establecidas es cambiada por cualquier situacin que igualmente sea de
excepcin, una segunda opcin es la emisin de una orden de compra que
sustituya a la original. Normalmente, las modificaciones ms comunes que se
realizan a una orden de compra son los cambios en precios o cantidades, las
cuales en el primer caso deben estar soportadas por la autorizacin interna de
personal competente. Una vez emitida la orden de compra, sta debe ser
sometida a las aprobaciones correspondientes para su procesamiento.
Aprobacin de la Orden de Compra:

La aprobacin de este documento est sujeta a las polticas de autorizacin que

establezca la Empresa.

Envo de la Orden de Compra a los Proveedores:

La autorizacin de la orden de compra a travs del formulario de orden de

compra, es emitida por el departamento de contabilidad. Esta responsabilidad
implica que el departamento de contabilidad, en todo el proceso de revisin de
la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades:

- Conocer los bienes utilizados por la Empresa y sus diferentes proveedores, es

necesario que el personal del departamento conozca si se trata de productos
importados o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte,
requisitos de importacin y otros aspectos.

- Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a

cantidad y calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad est
limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir
necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicit el bien o
servicio.

- Controlar que las mercancas se reciban oportunamente: Este aspecto es

importante porque la recepcin oportuna influye en las operaciones de la
Empresa.

- Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: La responsabilidad

del departamento de contabilidad incluye negociar con los proveedores, los
reclamos por faltantes o defectos en el producto.

Recepcin de los Bienes y/o Servicios:

El siguiente paso en el proceso de compras, es la recepcin del bien o

servicio. En este momento el proveedor recibi el documento original de la orden
de compra y procedi a suministrar los bienes o servicios requeridos. Se pueden
presentar los siguientes casos:

- El encargado de almacn recibe lo requerido, en este caso la conformidad de

lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentacin necesaria al
departamento de contabilidad para su registro.

- La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia

fsica, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las
rdenes de compra que tiene pendiente por recibir.
Para que la recepcin de bienes y/o servicios, se efecte de acuerdo con las
polticas de autorizacin establecidas por la gerencia, una copia de las rdenes
de compras emitidas, debe estar disponible en el departamento que recibir el
bien o servicio. Este control permite que nicamente se reciban los bienes o
servicios sobre una base de autorizaciones preestablecidas.

Registro de la Entrada del Activo o Recepcin del Servicio.

Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de

contabilidad de la conformidad de recepcin, se debe realizar el correspondiente
registro de entrada del activo o de la recepcin del servicio.

Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la

siguiente documentacin para su registro:

- Copia de la orden de compra

- Factura original del proveedor
- Entrada de almacn
- Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones

Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrarlos

en la cuenta correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gastos por
servicios.

Pago del Bien o Servicio Recibido:

El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago
por la unidad solicitante. El pago de los pasivos est sujeto a lo establecido al
respecto en las polticas de la Empresa con relacin al manejo del efectivo.

Registro del Pago:

Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento

en que la Empresa emite el cheque a favor del proveedor o
beneficiario. Debemos tener presente que el proceso de emisin de rdenes de
compra, por lo general, no genera obligaciones para la Empresa, debido a que
hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes
comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando
realizamos un pago anticipado al proveedor.

Registro de la Obligacin:

Como explicamos anteriormente, el registro de la obligacin se inicia cuando se

realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la
Empresa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones
establecidas en la orden de compra.
El proceso de cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el
registro de los pasivos, valuacin de las cuentas por pagar en caso de moneda
extranjera y el pago de las cuentas a los acreedores. Los procesos de compra
y cuentas por pagar estn relacionados con los procesos de almacenaje de las
existencias, debido a que el mayor volumen de actividades del departamento de
compras estar relacionado con la compra de materias primas y material de
empaque para la produccin. El registro contable debe iniciarse con la recepcin
de la mercanca, para esto se cuenta con un formulario que se llama entrada de
almacn, en este formulario se debe indicar la descripcin de los materiales, las
cantidades recibidas, fecha de recepcin, adems debe estar provisto de un
espacio para las observaciones, en caso de existir alguna.

De qu Subprocesos est compuesto el

proceso de compra?

La determinacin estndar

Es el proceso de analizar los precios que se obtienen por parte de los proveedores, los
cuales permiten una evaluacin y a la final una decisin de que es lo ms correcto a elegir
segn el presupuesto y las necesidades a cubrir.

Planificacin de las compras

Consiste en realizar un anlisis de las carencias que necesitan ser cubiertas en una empresa,
en este caso se debe tener en cuenta cuales son los productos que pueden cubrir dicha
carencia. En el proceso se deben identificar cules son los proveedores adecuados a los que
se le debe realizar la compra y en cuanto tiempo es necesario que la mercanca sea trada,
evaluando relativamente el precio y la calidad que poseer la misma.
Desarrollo de las especificaciones

Son aquellas caractersticas establecidas por el comprador de la mercanca, es uno de

los detalles que todo proveedor debe tomar en cuenta, para evaluar que su producto cubre la
necesidad del cliente. Generalmente muchos proveedores piden a detalle las
especificaciones que quiere que cumpla el producto para mantener al cliente satisfechos con
lo adquirido.

La investigacin y seleccin de proveedores

Consiste en una bsqueda exhaustiva de los suministradores de mercanca, para comenzar

con una investigacin seria, se debe empezar preguntado a conocidos, amigos, revistas o
internet, de las empresas ms importantes. Tener presentes como criterios la calidad, los
precios y los plazos de solicitud y entrega del producto. Al finalizar la bsqueda, se emplea
un anlisis de las referencias que posee el proveedor, as como una visita a las instalaciones
estableciendo una idea clara de si la empresa es fiable o no.

La financiacin

Es la entrega de un pago al distribuidor que produce la mercanca. Este aspecto puede ser
establecido en un corto o largo plazo, dependiendo en este caso de los plazos de entrega o
devolucin del producto. Es importante tener desde un principio los criterios necesarios
establecidos para no realizar una financiacin errnea a empresas sin valor.

La negociacin de precios

Consiste en obtener los precios deseados a partir de una discusin entre proveedor y
cliente, de tal forma que se llegue a un convenio que satisfaga a una de las partes. Para
conseguir esto se debe tener en cuenta una preparacin, evaluando los objetivos y
descuentos que pretendes conseguir en el acuerdo.

Generar la compra
La compra es realizada, de acuerdo al presupuesto que posee la empresa y si el producto
est en buenas condiciones, adems de cubrir las necesidades que la persona requiere. Es
importante destacar que es necesario tener presente varios criterios para genera
satisfactoriamente la compra de la mercanca o producto. En este otro articulo se se habla
del documento esencial en esta etapa, la orden de compra.

Contrato de suministro de administracin

Son una serie de acciones que estn apegadas a la ley, de tal manera que no se ejecute
ningn proceso delictivo. Algunas actividades consideradas contratos de suministro son el
arrendamiento financiero, la adquisicin u otras tareas que poseen o no la posibilidad de
compra de algunos bienes muebles o algunos productos. Adems, es importante recalcar
que, los que no son considerados en este aspecto son tratados que poseen valores
negociables.

El control de inventarios y almacenes

Es una serie de funciones que consisten en mantener un conocimiento constante de los

productos que se mantienen en los almacenes. Primeramente en los almacenes se debe
poseer una seguridad que mantenga a la mercanca en buen estado desde su entrada a la
empresa, hasta la salida de la misma para ser usada por un usuario final o industria.
Mientras que el control de inventario, permite tener presente al director de la empresa que
los productos estn vigentes o se presentan en buen estado, es necesario que esta
evaluacin sea seguida correctamente para que la empresa no presente problemas con la
mercanca y a la final aparezcan prdidas monetarias. Dentro de este mbito esta el control
de los mnimos y mximos para asegurar el stock.

Enajenaciones y otras funciones relacionadas

Consiste en la venta de una mercanca a un cliente, donde se contemplan una serie de

procedimientos de acuerdo a las polticas que posee la empresa. De tal manera que el cliente
debe firmar y establecer que por donde quiere el producto, ya sea por va martima o
terrestre. Todo es cuestin de poseer una logstica adecuada.
Cules son las funciones del jefe de compras?
Desde hace ya muchas entradas en este blog venimos escribiendo sobre la
funcin de compras de una empresa, cmo podra ser la estructura tipo del rea
de compras, de cmo se puede preparar y emitir la oferta de compra a los
proveedores, etc., Pues bien ha llegado del momento de empezar a hablar de la
persona o personas encargadas de dichas reas, es decir, de los Jefes de
Compras.

Misin del jefe de compras

Antes de empezar a desgranar cuales son todas y cada una de las funciones de un
jefe de compras, o al menos las ms importantes, conviene entender cul es su
misin principal.

El jefe de compras tiene como misin establecer la poltica de compras de la

organizacin en coordinacin con el rea productiva y el rea financiera. Todo ello
en trminos de calidad, cantidad y sobre todo, precio.

Estructural ms que jerrquicamente, el jefe de compras es un puesto clave dentro

de una organizacin porque de sus decisiones se derivan y comprometen grandes
desembolsos del capital de una organizacin, tanto a nivel de aprovisionar a la
organizacin (en su ms puro aspecto operativo de repetir una compra) como de
definir y gestionar estratgicamente una compra.

Funciones del jefe de compras

Entre las funciones ms importantes del jefe de compras destacan las siguientes:

Prospeccin, bsqueda y negociacin de/con proveedores

Cualquier jefe de compras que se precie deber tener un conocimiento exhaustivo
de los proveedores que operan en su sector y mercado. Ello implica poseer y
gestionar informacin de todo tipo respecto a dichos proveedores: catalogo de
materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relacin a precio,
tiempos de entrega y fiabilidad de dichos tiempos, distancia geogrfica a nuestra
organizacin, nivel de saneamiento econmico, e imagen dentro del sector,esto
entre otros aspectos. Tambin es interesante que investiguen cualquier incursin
de un proveedor nuevo y que no se deje influenciar por las gangas que muchos
proveedores nuevos ofrecen a potenciales clientes para aumentar su cartera de
manera rpida.

Analizar peridicamente los precios de las materias primas,

componentes o materiales
Disponer de informacin de precios actualizados por material y producto en
referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede
ayudar al rea de produccin y diseo a calcular el precio final de un producto que
se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.

Control de calidad de las materias primas y componentes

Si la organizacin posee un departamento propio de calidad, o un departamento
independiente que hace el control de las materias y productos que se adquieren,
es conveniente que el jefe d compras participe o al menos disponga de los datos
de los resultados de dichas pruebas.

Controlar toda la gestin documental que acompaa a cada

compra
El jefe de compras deber velar por la gestin del conocimiento de su rea de
control dentro de la organizacin. Eso no solamente implica llevar un perfecto
control documental de cada compra sino tambin elaborar protocolos que agilicen
los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

Informacin a tiempo real del stock de la organizacin

En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se
encuentran en posesin de la misma. Aunque el rea de compras no est
relacionada directamente con el control de inventario de una organizacin s que
es conveniente que el jefe de compras disponga de informacin a tiempo real del
estado del almacn de materia prima.

Disear el rea de compras

Todo jefe de compras, como responsable mximo de ste rea deber tener la
potestad de disear la estructura de la misma. Eso conlleva no solamente elegir a
los empleados ms preparados para realizar las funciones requeridas en dicho
departamento, sino en disear cada puesto de trabajo a cubrir. Para disear estos
puestos ser conveniente que se apoye en el departamento de recursos humanos.

Para terminar, simplemente aadir que el jefe de compras tambin debe estar
preparado (aunque en la actualidad existen autnticos especialistas en ello) para
abordar la compra de bienes de equipo, si bien la mayora de las organizaciones
optan para realizar este tipo de compras tan importantes por apoyarse en
consultoras especializadas a nivel financiero para realizar los estudios adecuado