INGENIERA DE SISTEMAS Y TELEMTICA

SESIN 9: CONTROL MEDIANTE EL MIS

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 CONTROL DE SISTEMAS
DEFINICIN DEL CONTROL
POR LA GERENCIA

CONTROL MEDIANTE EL SISTEMA DE

INFORMACIN ADMINISTRATIVA
CONCEPTOS BSICOS DEL CONTROL

CONTROL Y LA ORGANIZACIN

ECONOMA DEL MIS PARA EL CONTROL

APLICACIN DEL CONTROL GERENCIAL

MEDIANTE EL MIS

AUDITORA DE OPERACIONES,
CONTROL Y AUDITORA CONTABLES

Ing. Gabriel Piedra Nizama

Explicar la naturaleza del control, relacionarlo con
la organizacin, describir la economa del MIS
aplicado al control y exponer las aplicaciones del
control gerencial, entre ellas la auditora

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 INTRODUCCIN

La aplicacin mejor definida del MIS es la funcin gerencial del control

1. Qu tipos de sistemas de control son posibles?

2. Qu medimos y cundo?
3. Cunta informacin necesita la gerencia para ejercer el control?
4. Qu se controla?
5. Qu tcnicas de control pueden ser incorporadas al MIS?
6. Cmo se controla la calidad de la informacin?

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 CONTROL
Control significa lograr mantener:

El rendimiento de un individuo,
grupo, mquina, instalacin
Dentro de los
lmites
Las caractersticas de un individuo, previamente
grupo, mquina o instalacin fijados

Las caractersticas o el valor de una

variable

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 CONTROL

Factor Ambiental

Procesadores
Mecnicos Componentes
(Tornos, Organizacionales
elevadores)

CONTROL Control significa hacer que los

procesos se ajusten a los deseos o
al plan del que lo ejerce

Actividades
Funcionales o
Especializadas Individuos
Control de dentro de una
Inventario empresa
Confiabilidad del
Producto

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 CONTROL

El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo
que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o
correcciones.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 CONTROL

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.( Burt K.
Scanlan.)

Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
(Carmichael Eckles.)

Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas
correctivas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. (George R. Terry.)

La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos
de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente. (Robert C. Appleby.)

Es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los
planes ideados para alcanzarlos.(Javier Benavides Paeda).

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 IMPORTANCIA DEL CONTROL
Establecer medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a
presentarse en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen

medidas correctivas.

Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como

fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en

el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Equilibrio

A cada grupo de delegacin

conferido debe de proporcionarse
el grado de control
correspondiente, al delegar
autoridad es necesario establecer
los mecanismos para verificar
que se esta cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que
la autoridad delegada esta siendo
debidamente ejercida.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

PRINCIPIOS DEL CONTROL

De los objetivos
Ningn control ser vlido si no se
fundamenta en los objetivos y si a travs
de l, no se evala el logro de los mismos.
Por lo tanto, es imprescindible establecer
medidas especficas o estndares, que
sirvan de patrn para la evaluacin de lo
establecido, mismas que se determinan
con base a los objetivos.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

PRINCIPIOS DEL CONTROL

El control debe aplicarse preferentemente a las

actividades excepcionales o representativas, a fin
de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratgicas
requieren de control. Este principio se auxilia de
mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

De excepcin

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Para ser eficaz el control, Todas las variaciones o

es necesario que sea desviaciones que se
oportuno; de tal manera presenten en relacin con
que sea posible tomar los planes deben ser
medidas correctivas, con analizadas detalladamente,
anticipacin. de tal manera que sea
posible conocer las causas
que las originaron.

DE LAS DE LAS
OPORTUNIDAD VARIACIONES

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Un sistema de control Con la finalidad de que en

deber justificar el costo la evaluacin no
que ste represente en intervengan aspectos de
tiempo y dinero, en carcter personal, la
relacin con las ventajas persona o la funcin que
que ste reporte. realiza el control no debe
estar involucrada con la
actividad a controlar.

DE LA FUNCIN
COSTEABILIDAD
CONTROLADA

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 ETAPAS DEL CONTROL
Establecimiento de normas o estndares de ejecucin
Debido a que los planes son los criterios con los que los gerentes crean controles, el primer paso en el
PROCESO DE CONTROL, por lgica, sera establecer planes. Sin embargo, puesto que los planes varan en
cuanto a detalle y complejidad, y debido a que los gerentes normalmente no pueden vigilar todo, se
establecen estndares especiales.
ESTANDAR
Es una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Representa el estado de ejecucin deseado.
Consiste en fijar las unidades de medida que sirven como puntos de referencia y que estn basados en los
objetivos: los estndares fijados estn relacionados, por ejemplo con:
Niveles de produccin
Cuotas de ventas
ndices de productividad
Posicin en el mercado
Cargas de trabajo
Utilidades, etc.
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 ETAPAS DEL CONTROL

Medicin del desempeo o de los resultados

LA MEDICIN DEL DESEMPEO

Si se disean correctamente los estndares y si se dispone de medios
para determinar con exactitud lo que estn haciendo los subordinados,
la evaluacin del desempeo real o esperado ser bastante fcil.
LA MEDICIN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la
aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidos de acuerdo
con los estndares.
Ing. Gabriel Piedra Nizama
 ETAPAS DEL CONTROL

RETROALIMENTACIN
La retroalimentacin o realimentacin
supone, por lo tanto, que una proporcin
de aquello que sale es redireccionado a la
entrada. Esto permite regular el
comportamiento y controlar el sistema en
cuestin.
Ing. Gabriel Piedra Nizama
 CARACTERSTICAS DEL CONTROL

Oportuna (a tiempo, actual) Accesible

Un buen sistema de control debe manifestar Los datos o informes de los controles deben
inmediatamente las desviaciones y ser accesibles para las personas a las que
proporcionar informacin en el momento van a ser dirigidos.
adecuado.

Ubicacin Estratgica
Es imposible establecer controles para todas
las actividades de la empresa, por lo que es
necesario establecerlos en ciertas reas de
acuerdo con criterios de valor estratgico

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 TIPOS DE CONTROL
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en
todo tiempo en la empresa. La administracin puede implantar tres tipos de controles:

CONTROL PREVENTIVO CONTROL CORRECTIVO

Es aquel que se efecta antes de realizar las
actividades. Es el tipo ms deseable de control, dado
que previene los problemas por anticipado. A este
control se le llama control para fomentar el avance
debido a que se lleva a cabo antes de la actividad real
(se dirige al futuro).
El control concurrente, como su nombre lo indica, se
lleva a cabo mientras una actividad est en proceso.
El control se establece mientras el trabajo se realiza,
la administracin puede corregir los problemas antes
de que se vuelvan demasiado costosos.

CONTROL POSTERIOR
El control se impone despus de que se ha llevado a cabo una accin. Su objetivo es
suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo pre-
establecido. El principal inconveniente de este tipo de control es que, en el momento en que el
administrador tiene la informacin, el dao ya est hecho. Es anlogo al proverbio que dice
que cierren la puerta del establo despus de que el caballo ha sido robado. No obstante, en
muchas actividades, la retroalimentacin es slo un tipo viable de control disponible.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 TIPOS DE CONTROL

CONTROL PREVENTIVO
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda
puede tener la poltica de que todo cambio en el precio,
respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por
escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo
se le permite que altere algn precio. Con esto se puede
observar que el gerente de ventas lleva un control en su
departamento a travs de las polticas existentes, cuyos
empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del
mismo.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 TIPOS DE CONTROL

CONTROL CORRECTIVO

Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn

programadas para ofrecer a los operadores respuestas
inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un
comando equivocado, los controles del programa rechazan
el comando y todava as pueden indicarle por qu es el
error.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 TIPOS DE CONTROL

CONTROL POSTERIOR

Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales

distribuidas por todo el pas: Sucursal A, Sucursal B y
Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal
A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras
dos sucursales estn funcionando correctamente. Es aqu
cuando el gerente debe decidir si esta informacin es causa
suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las
estrategias que han venido implementando.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

 FACTORES QUE COMPRENDE EL
CONTROL

Cantidad.- El factor cantidad se Tiempo.- A travs del factor tiempo

aplica a actividades en la que el se controlan las fechas
volumen es importante. programadas.

Costo.- El costo es utilizado como

Calidad.- La calidad se refiere a las
un indicador de la eficiencia
especificaciones que debe reunir un
administrativa, ya que por medio de
cierto producto o ciertas funciones
l se determinan las erogaciones de
de la empresa.
ciertas actividades.

Ing. Gabriel Piedra Nizama

FACTORES QUE COMPRENDE EL
CONTROL

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