Cmo

Pasos
crear un plan de trabajo
Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y procesos con
los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos. Asimismo, le brinda al lector
una mejor comprensin del alcance del proyecto. Dentro del mbito profesional o acadmico,
los planes de trabajo te ayudarn a mantenerte organizado mientras llevas a cabo algn
proyecto. Con su ayuda, podrs dividir un proceso en tareas ms pequeas y alcanzables, as
como a identificar las cosas que quieres lograr. En este artculo, podrs aprender a crear un
plan de trabajo con la finalidad de que ests preparado para tus proyectos futuros.

1 Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que se
1
crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, debers determinar lo que quieres
lograr con l para que as puedas prepararte adecuadamente. Ten en cuenta que la mayora
de estos planes estn orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 ao).
En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber qu
proyectos se realizarn en el trascurso de los prximos meses. Por lo general, se
desarrollan justo despus de una evaluacin anual de desempeo o cuando los
equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes de trabajo tambin
pueden ser el resultado de sesiones de planificacin estratgica que realiza la
organizacin al principio de un nuevo ao calendario o fiscal.
En el mbito acadmico, los planes de trabajo pueden ayudar a los estudiantes a
elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros a planificar el
material didctico para el semestre.
Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarn a determinar
lo que piensas hacer, la manera en que lo hars y la fecha en que planeas hacerlo.
Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarn a llevar un registro de tus
metas y tu progreso.
2 Escribe la introduccin y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo
profesional, probablemente debas escribir una introduccin y los antecedentes. Esto le
dar a tu supervisor o jefe la informacin necesaria para poner en contexto el plan de
trabajo. En un mbito acadmico, estos puntos suelen ser innecesarios.
La introduccin debe ser breve e interesante. Recurdales a tus superiores la razn
por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los proyectos
especficos que desarrollars durante este periodo.
Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crears el plan de
trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadsticos de informes
recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o evala las
recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en proyectos de trabajo
anteriores.
3 Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo referente
a que ambos sealan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de trabajo. No
obstante, tambin debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las metas son generales
y los objetivos, ms especficos.
Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona el
mximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo en un
mbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un informe de
investigacin o aprender ms sobre la redaccin.
Los objetivos, por su parte, deben ser especficos y tangibles. En otras palabras,
debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por ejemplo, entrevistar
personas para tu informe de investigacin sera un buen objetivo.
En el caso de objetivos que varan considerablemente, muchos planes de trabajo
los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la meta a corto plazo de
la empresa para aumentar el pblico en un 30 % en tres meses podra variar
considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la visibilidad de la marca en
los medios sociales durante el prximo ao.
Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean verbos
de accin con significado especfico (por ejemplo, planear, escribir,
incrementar y medir) en lugar de unos con significado ambiguo (por ejemplo,
examinar, entender, saber, etc.).
4 Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo
objetivos SMART.SMART (siglas en ingls para especfico, medible, alcanzable,
relevante y con tiempo limitado) es un acrnimo utilizando por personas que buscan
resultados ms tangibles y factibles en los planes de trabajo.
Especifico. Qu se har exactamente y para quin? Explica el pblico en el que
te enfocars y todas las acciones especficas que emplears para ayudarlo.
Medible. Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo? Puedes
contar los resultados? Has estructurado el plan de trabajo de una manera tal que
la salud en Sudfrica se incremente en el 2020 o que los casos de VIH/SIDA en
bebs sudafricanos recin nacidos disminuya un 20 % en el dicho ao?.
Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita
cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en
los recin nacidos de Sudfrica, te ser imposible sealar con seguridad
que pudiste reducirla en un 20 %.

Alcanzable. Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los

recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las
 limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable nicamente
si tienes una empresa pequea. No obstante, si tu empresa es la que domina el
mercado, este objetivo es casi imposible.
En algunos casos, quizs necesites consultar con un experto o una
autoridad para determinar si los objetivos establecidos en el plan de
trabajo son factibles.

Relevante. Este objetivo tendr un efecto en la meta o estrategia deseadas? Si

bien quizs sea importante para la salud en general, medir la talla y el peso de los
estudiantes de secundaria produce directamente un cambio en los procedimientos
de salud mental? Asegrate de que tus objetivos y mtodos establecidos guarden
una relacin clara e intuitiva.
Tiempo limitado. Cundo se lograr este objetivo o cundo se sabr que todo
est terminado? Especifica un plazo lmite invariable para el proyecto. Estipula (si
es posible) qu resultados haran que el proyecto finalice de manera prematura,
habiendo alcanzado todos los objetivos.

5 Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitars para
5
alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarn segn la finalidad del plan de trabajo.
En un mbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un
presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y libros. Si
tu plan de trabajo es ms formal, podras incluir un presupuesto detallado en un
apndice.
En el mbito acadmico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas
bibliotecas, materiales de investigacin (p.ej. libros, peridicos y diarios), acceso a
computadoras e Internet, as como maestros y otras personas que puedan ayudarte
en caso de que tengas dudas.

6 Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstculos que pueden interponerse
en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar un informe de
investigacin para la escuela, podras descubrir que tu itinerario est demasiado ocupado
como para investigar y escribir de manera apropiada. Por ende, una limitacin sera tu
horario demasiado apretado, de modo que necesitaras eliminar algunas cosas durante el
semestre para as finalizar con eficacia el plan de trabajo (si tienes ms de una clase difcil
por semestre, necesitars recurrir a la planificacin).

7 Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en un

buen plan de trabajo. Quin ser responsable de terminar cada tarea? Puede haber
un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se mencionan los
recursos), pero solo una ser la encargada de hacer que se complete a tiempo.
8 Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cmo emplears los
recursos a tu disposicin y superars las limitaciones con la finalidad de alcanzar tus
metas y objetivos.
Enumera las acciones especficas. Identifica las acciones diarias o semanales que
debers realizar para poder cumplir con tus objetivos. Tambin enumera las
acciones que los dems integrantes de tu equipo debern realizar. Considera la
posibilidad de utilizar un software de gestin de proyectos o un calendario personal
para mantener esta informacin organizada.
Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten en
cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitars contar con un
espacio disponible que te impida retrasarte.
Consejos
Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son puntos que
resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. Tambin pueden servir como puntos de
reflexin que te permitan visualizar en qu punto del proceso te encuentras y asegurarte de
seguir por buen camino.
Elabora un plan de trabajo que sea til para ti. Los planes de trabajo pueden ser tan detallados
o amplios como desees o necesites. Puedes escribirlos en un pedazo de papel o elaborarlos
en un software profesional, con la ayuda de grficos y colores. Utiliza lo que te resulte ms
natural y eficaz.