El organigrama es una representacin grfica del esqueleto de una organizacin, mostrando los cargos jerrquicos. El organigrama permite obtener una idea rpida de cmo est organizada una empresa, cooperativa u organizacin sin fines de lucros, cualquiera sea el tipo de organizacin el organigrama es vlido. Si al momento de disear un grfico de este tipo no se lo realiza de forma fiel a la realidad, se podran generar confusiones en cuanto a tomar decisiones, firmar papeles o cuestiones similares. 2.- MENCIONE CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DE LOS ORANIGRAMAS. Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin La naturaleza lineal o staff del departamento Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin. Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las unidades de categora especial.
3.- CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ORANIGRAMAS?
Como instrumento de anlisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa grficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relacin que corresponda con el tipo de actividad, funcin o autoridad que desempea la unidad en s y Detecto fallo de control de supervisin en la departamentalizacin. A travs de anlisis peridicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificacin de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relacin de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicacin y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles lneas de mando.
4.- DE ACUERDO AL AREA QUE FUNCIONES CUMPLE EL ORGANIGRAMA?
Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. - Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. - Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. - Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. 5.- QUE CRITERIOS SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA? El organigrama es el resultado de la creacin de una organizacin, la cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboracin de un organigrama: Cuando se crea una nueva organizacin. Cuando esta existe, pero no tiene organigrama, y si lo tiene, hay que organizar y reajustar. Ningn organigrama debe tener el carcter final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantenga al da y en como son con los cambios que va experimentando la estructura. Para la elaboracin e implementacin de un organigrama es fundamental que la autoridad superior delegue funciones a las inferiores. Pese a esto, la responsabilidad por la tarea delegada queda en manos de la persona que la delega. La departamentalizacin y la descentralizacin originan dos tipos de diferenciacin: Diferencia Horizontal: las estructuras nacen fragmentadas y cada sector mantiene una cultura claramente distinta, y pierde de vista la idea general de la organizacin. Diferenciacin vertical: en la actualidad se estn utilizando estructuras ms planas ya que de lo contrario se dificulta la comunicacin, genera burocracia y se dificulta la toma de decisiones rpidas. 6.- LOS ORGANIGRAMAS SE DIVIDEN EN: ( V ) FUNCIONAL, STAFF, ESCALAR. ( F ) MAESTROS Y COMPLEMENTARIOS. ( V ) HORIZONTAL Y VERTICAL.
7.- SEALE CUALES SON LOS TIPOS DE ORGANIGRAMAS POR SU
REPRESENTACION Y QUE VENTAJAS PRESENTAN: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo. Indican en forma objetiva las jerarquas del personal. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente. Siguen la forma normal en la que estamos acostumbrados a leer. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
8.- Cmo SE CLASIFICAN LOS ORGANIGRAMAS?
a) Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la empresa. b) Funcionales: Indican el cuerpo de la prctica, adems de las unidades y sus relaciones. c) Especiales: se destaca alguna caracterstica. d) Generales: facilita una visin muy amplia de la organizacin. e) Departamentales: representan la organizacin de un departamento o seccin. f) Esquemticos: contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico y no contienen detalles. g) Analticos: son los organigramas ms especficos. Suministran una informacin detallada y tcnica, se destinan al uso de directores, expertos y personal del estado mayor. h) Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad en forma analtica o ms detallada, son complementos de los analticos.
9.- QU VENTAJAS Y DESVENTAJAS PRESENTA EL USO DE
ORGANIGRAMAS EN UNA EMPRESA? Ventajas de los Organigramas: El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin Muestra quin depende de quin Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin.
Desventajas de los organigramas:
No obstante, las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al
usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems, si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con