Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de cada rea
integrante de la organizacin
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las labores que les
han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la
eficiencia y calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de
control y supervisin innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios
para el desempeo de sus atribuciones
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas
y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal
Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as como de sus
propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios que se
realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los dems
integrantes de la organizacin.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita los conflictos
inter-estructurales

Nombre de la Actividad.
Promocin de la Asociatividad en el mbito de intervencin de la Oficina Zonal San Juan
del Oro - Puno - DEVIDA.
Objetivo General de la Actividad.
Contribuir a la mejora de la competitividad de los productores en sus actividades
econmico productivas, a fin de consolidar el modelo de Desarrollo Alternativo,
mediante la Asociatividad en los valles de las provincias de Carabaya y Sandia, mbito de
intervencin de la Oficina Zonal San Juan del Oro
Actividad
Capacitacin a Asociaciones y Comits en Administracin y Gestin Organizacional
CURSO - TALLER
ADMINISTRACION DE LA COOPERATIVA
Qu es una cooperativa?
()
1. Proceso administrativo de una cooperativa
El proceso administrativo de una cooperativa consta de cuatro pasos fundamentales
PLANEAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR
Qu es lo que Quin lo va hacer? Comunicacin Cantidad
debe hacer? Produccin Gua Calidad
Cuando? Personal Orientacin Tiempo
Donde? Finanzas dinero
Por qu? Mercado
Para qu?

Planeacin. Consiste en fijar objetivos y metas, as como determinar los medios

adecuados para alcanzarlos

Organizacin. Es el proceso de agrupar y arreglar los recursos y funciones del personal

de la cooperativa, para realizar un trabajo de acuerdo a los objetivos propuestos.

Direccin. Es lograr hacer cosas por medio de otras personas.

Control. Es el examen de las actividades desarrolladas por la cooperativa en un periodo
de tiempo.

El manejo administrativo es la gua para conseguir los resultados propuestos

Cul es nuestra meta como cooperativa?
()
1.1. Resultados esperados
El manejo administrativo procura:
Economa
Racionalizando el trabajo
Simplificando procedimientos
Celeridad
Mecanizando la administracin
Deduciendo datos
Tramitando oportunamente
Eficiencia
Sealando tareas
 Ejecutando horarios (cumpliendo)
Programando el trabajo (ejecutado y evaluado)

2. PLANIFICACION Y LOS OBJETIVOS

2.1. Importancia de planificar y crecer ordenadamente

Dnde va mi cooperativa?

Qu tengo? = RECURSOS
Mquinas / equipos / dinero / mano de obra / espacio
Qu puedo hacer? = PREVISION
OBJETIVOS
Qu voy hacer = PLANIFICAR

PLANIFICAR ES TAN IMPORTANTE COMO HACER

Porque?

La eficiencia no puede venir de la improvisacin

Los planes se pueden hacer:

A corto plazo. (inmediatos para un trabajo determinado, un contrato), para un ao.
A largo plazo (ms de un ao Planeacin estratgica crecimiento de la empresa)

La planificacin permite proyectar la cooperativa hacia el futuro.

Cmo crecer?
Con la planificacin, porque:
 Se determina la tendencia hacia dnde se encamina la empresa.
Todo plan permite preveer los cambios que puedan ocurrir
Previendo de antemano los recursos
Estableciendo sistemas para su revisin y cumplimiento
Todos los esfuerzos son dirigidos hacia los resultados que se deseen alcanzar
Se deduce el trabajo improductivo
Se obtiene mayor provecho
Impulsa el proceso de trabajo en forma clara y concreta
Sirve de base para el control
Aumenta la certeza y disminuye la incertidumbre
Los planos deben quedar escritos.
2.2. Elementos de la planificacin
Se distingue dos etapas en la planificacin, la previsin y la planeacin.
PREVEER = Qu puedo hacer?
PLANEAR = Qu voy hacer?

Los elementos de la planificacin son:

Objetivos y metas
Actividades y
Medios
Estos elementos nos ayudan a:
Evitar improvisaciones
Disminuir sorpresas
Evitar prdidas de recursos

Los objetivos, actividades y medios se establecen para todas las funciones de la

cooperativa y en ellas se define los respectivos planes.
Asi tenemos:
Ventas pronstico de ventas
El plan sirve para proyectar de acuerdo con las ventas anteriores, lo que aspiramos
alcanzar en el periodo.
Produccin programa de produccin
En este plan se establecen las actividades de produccin y los recursos necesarios para
cumplir con el plan de ventas
Personal plan de personal:
Este plan permite estimar las necesidades de personal requerido por la empresa.
Finanzas presupuesto y flujo de efectivo:
Se resume en este plan, las necesidades de dinero que tendr la empresa en el periodo
planeado.
Qu es un objetivo? Para qu sirven los objetivos?
La palabra objetivo, implica la idea de algo hacia lo cual se dirige nuestras acciones.
IMPLICAN DESEOS DE ALCANZAR ALGO Y NO SOLO DE ESPERAR
Ellos dan su razn de ser a la empresa. La empresa existe y vive para conseguir
resultados de mxima eficiencia.
Dirigir una cooperativa implica establecer unos objetivos de gestin hacia donde han de
orientarse los esfuerzos de todos sus miembros.
Los objetivos ayudan a organizar y concentrar esfuerzos para obtener los resultados
buscados.
Las cooperativas y los negocios siempre operan con objetivos:
Cuando usted se dispone a hacer un trabajo
Ese es su objetivo
Cuando usted esta dispuesto a vender una cantidad determinada
Ese es su objetivo
Lo que ocurre es que no siempre tenemos plena conciencia de que estamos yendo tras
de ellos.
Los objetivos no son situaciones etreas ni irreales, hay que definirlos en base de los
recursos que dispone o poda disponer la cooperativa:
Humanos, de capital mercado, informacin, informacin oportuna.
Para determinar con mayor precisin, cules deben ser nuestros objetivos, debemos
aplicar las siguientes preguntas:
QU? Es lo que realmente pretendemos, cual es la meta que no proponemos
alcanzar?
CMO? Pretendemos lograrlo, en forma integral o parcial, inmediatamente o a
largo plazo?
QUIEN? Se trata de un objetivo personal o departamental? a quin corresponde
lograr el objetivo?
DNDE? Se trata de un mercado local, nacional internacional?
CUANDO? Es una meta urgente, en que tiempos debemos lograr cada una de sus
partes?
POR QU? La finalidad que nos indujo a ese objetivo
Ejemplos de objetivos:
Obtener mayores utilidades
Obtener mejores productos
Alcanzar un alto volumen de produccin
Conservar el bienestar de los trabajadores
Aumentar las ventas
Controlar la contaminacin ambiental
Captar la mayor parte del mercado
Racionalizar la produccin (optimizar recursos)
Utilizar desperdicios (reproceso)
Distribucin mejor de la planta
Mantener la contabilidad al dia
Utilizar al mximo los equipos.
Los objetivos NO SON INFLEXIBLES.
Si las condiciones cambia, tienen que revisarse metas, modificarse mtodos, materiales,
etc.
Cmo planificar en mi cooperativa?
Para planificar se consideran los siguientes pasos:
Examinar el objetivo
Determinar QUE HACER para cumplir el objetivo
Identificar los medios para desarrollar esas actividades.
Ubicar en el tiempo las distintas actividades programadas.
Asignar responsables para cada actividad.
Estos pasos deben considerar las actividades organizadas de acuerdo con las reas
funcionales de la cooperativa, asi tenemos:
MERCADO: PRONOSTICO DE VENTAS
Este plan se realiza en funcin al lugar, tiempo, y a los objetivos de la empresa.
Qu se va vender?
Cunto / dnde / cmo / a quin / cundo?
PERSONAL: PLAN DE PERSONAL
Este plan es una herramienta para estimar necesidades de personal.
Cuntas personas se necesitan?
Entrenamiento, qu tipo, cundo, cmo?
Bienestar, ambiente, poltica salarial, beneficios
PRODUCCION: PLAN DE PRODUCCION
El programa establece todos los recursos necesarios para que las actividades de
produccin cumplan el programa de ventas.
Cunto se va producir?
Qu recursos tengo? Maquina / dinero / espacio / tiempo / tecnologa / procesos /
experiencia / conocimientos?
Mano de obra / maquinaria / disponibilidad de ellas
Necesidades de materia prima
Necesidad de inventarios
FINANZAS: CMO FINANCIAR EL PLAN?
Permite determinar los ingresos y los egresos de conformidad con los planes antes
indicados
Plazos / fuentes
Necesidades de dinero: cunto, dnde?
ORGANIZACIN Y DIRECCION
La Organizacin

Es el arreglo ordenado de los recursos y funciones que se estiman necesarias para

cumplir el objetivo
En qu momento se debe organizar?
Desde el momento en que conocemos que las personas van a trabajar en equipo para
alcanzar un fin comn.
Desde el momento que nos proponemos encontrar la forma ms eficaz de hacerlo.
La ORGANIZACIN tiene que ver con EL TRABAJO A REALIZARSE, quien organiza
debe tener en cuenta el personal que dispone y lo que SABE HACER.
UTILIDAD:
Una buena organizacin ayuda a lograr el o los objetivos
A llevar adelante el trabajo
A utilizar mejor los medios su disposicin.
A mantener los esfuerzos dentro de los lmites normales.
A incrementar la comprensin y comunicacin entre los integrantes de la empresa.
A que marchen sin tropiezos las diversas actividades que se tienen que realizar, y
A aumentar el inters de los empleados por la labor que tienen que ejecutar
BUENA ORGANIZACIN MEJOR APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS
DISPONIBLES
Cmo organizar mi empresa?

Para organizar la empresa debemos:

 1. Conocer el objetivo de la empresa
2. Dividir el trabajo en operaciones parciales (actividades)
3. Agrupar las actividades en unidades prcticas (reas funcionales /
departamentalizacin)
4. Definir para la actividad, la obligacin y quien la ejecuta (delegar la autoridad)
MERCADEO:
Es el flujo de bienes y/o servicios desde el productor hasta el consumidor.
Sus actividades son: Investigacion de mercados
Diseo de productos
Distribucin y venta,
Precio del producto
PERSONAL:
Tiene que ver con el manejo eficiente de los recursos humanos.
Sus actividades son: reclutamiento
Seleccin
Entretenimiento.
Evaluacin
Ambiente de trabajo
PRODUCCION:
Se encarga de la transformacin de las materias primas en productos terminados
hombres, maquinas -
Sus actividades son: seleccin de mquinas y equipos,
Mantenimiento
Abastecimiento de materias primas,
Almacenamiento
FINANZAS:
Es el manejo de los recursos financieros ---OPTMO
Sus actividades son:
Consecucin y manejo adecuado de fondos.
Organizacin del sistema contable,
Cobranzas,
Relaciones con los bancos y entes financieros
A partir de estos datos la estructura de la empresa, se define agrupando las actividades
distintas al cargo de gerente.
Estos grupos de actividades son:
MERCADEO / PERSONAL / PRODUCCION / FINANZAS
La representacin grafica de la estructura de la empresa se conoce como
ORGANIGRAMA.

PASOS PARA ORGANIZAR DISEO DEL ORGANIGRAMA

La finalidad del organigrama es informativa y analtica:
Refleja la situacin de cada departamento o unidad de la empresa.
Las relaciones que deben mantenerse.
El grado de autoridad.
La importancia de cada departamento o unidad.
Se compone de elementos graficos unidos por lneas verticales y horizontales.
Las lneas verticales continuas significan autoridad sobre el nivel inferior.
Las lneas horizontales indican coordinacin y comunicacin sin mando.
La lnea perpendicular a la vertical indica staff asesora, esta unidad no toma
decisiones, sugiere.
El empresario y su rol en la empresa. (Direccin)
La buena direccin se encamina a lograr que cada trabajador quiera y pueda hacer su
trabajo correctamente.
La FUNCION DEL GERENTE es hacer que todos los miembros del grupo DESEEN
alcanzar los objetivos, que se ESFUERCEN en lograrlos porque ellos quieren hacerlo.
CMO DIRIGIR?
Cmo lograr hacer cosas por medio de otras personas?
COORDINANDO EL TRABAJO
MOTIVANDO = COMUNICACIN
ORIENTANDO
Hacer que las personas se sientan importantes:
Trato no desptico / saber sonreir
Reconocer las diferencias individuales
De acuerdo a su capacidad
Conocer los sentimientos
Demostrar inters por su situacin personal
Proporcionar supervisin efectiva:
Guiar, orientar, instruir
El gerente tiene la responsabilidad de lograr que se haga el trabajo, de iniciar la accin y
de suministrar informacin.
Cuando el gerente da instrucciones, se comunica.
La comunicacin no ser eficaz a menos que transmita el significado propuesto, y el
mismo quede plenamente comprendido.
Las dificultades de la comunicacin tienen su origen en varias razones:
Las palabras encierran significados diversos para personas diferentes.
Pueden ser utilizadas incorrectamente.
Pueden inclusive no haberse escrito u odo claramente.
En tal razn es necesario poner gran cuidado cuando se dan instrucciones verbamente.
Cmo obtener buenos resultados?
Podemos hacerlo de las siguientes maneras:
a. ORDENANDO (haga este trabajo)
b. PIDIENDO (por favor, puede hacer este trabajo?
c. SUGIRIENDO (Este trabajo tiene que hacerse pronto no define quien)
El gerente puede elegir la forma de dar instrucciones empleando su criterio y mejor
manera en cada situacin.
Autoridad y responsabilidad.- Delegacin
Autoridad, es la facultad o derecho a actuar, mandar o exigir la accin a otras personas.
Autoridad formal: facultad de dirigir por posicin jerrquica
Autoridad moral: personal en funcin a los atributos y condiciones
DELEGACION DE FUNCIONES:
Generalmente ningn gerente puede llevar a cabo todo el trabajo del que es responsable
valindose solamente de su esfuerzo personal.
Tiene entonces que delegar en ciertas partes de su trabajo
El esfuerzo sostenido del gerente cuando ejerce la delegacin en forma progresiva
permite
ORIENTAR, INSTRUIR, MOTIVAR, EVALUAR, CORREGIR.
En una palabra, la delegacin permite al gerente educar a su personal.
QU DELEGAR?
Determinar lo que se puede delegar, debe ser producto de un anlisis de la situacin de
trabajo.
Algunos criterios que facilitan esta tarea son, que:
a. La tarea delegada deber ser una labor que el trabajador pueda hacer
satisfactoriamente.
b. Deber ser una actividad que aliviane, apreciablemente, la carga del gerente.
c. La delegacin no deber sobrecargar al subordinado.
d. La delegacin deber permitir que el trabajadorutilice al mximo sus aptitudes
creativas y laborales.
CMO DELEGAR?
Hacer una lista de todas las actividades que tiene que hacer y determinar cuales puede
delegar y a quienes.
QUIN ----- puede hacerlo?
 Quiere hacerlo?
Tiene tiempo?
Qu debo ensearle?
Cmo tomar decisiones efectivas? El control
Siempre hay problemas que resolver:

Con los clientes,

Con los trabajadores,

Los proveedores,

La falta de dinero

Tomar una decisin significa. ELEGIR EL CAMINO ENTRE DOS O MAS

ALTERNATIVAS.
Pasos:
a. Identificar la situacin que se quiere resolver o manejar.
QU VOY A HACER? QU DEBO HACER?
b. Justificar lo que se quiere hacer
QU PUEDO HACER?
c. Seleccin de la mejor alternativa
QU NO ME CONVIENE HACER?
d. Ejecucin de la decisin
PLAN DE ACCION
e. Evaluacin control
SEGUIMIENTO
SI NO HAY COMPROMISO, NO HAY ACCION.
EL CONTROL
Todas las actividades se pueden controlar.
El control por lo general, hace referencia a:
CANTIDAD / CALIDAD / TIEMPO / DINERO
CONTROLAR es observar y verificar la ejecucin de un plan de manera que puedan
compararse los resultados obtenidos con los programas.
Si todas las personas que trabajan fuesen perfectas, no habra necesidad de controlar.
QU CONTROLAR?
Se cumplen los planes?
Se cumplen los objetivos?
Las actividades se desarrollan sin dificultades?
Plazo de entrega cumplido? === sin apuros?
Los resultados son los esperados?
LAS COMPRAS
Para qu compra?
La compra es una actividad muy importante para la empresa. Tiene relacin con las
ventas y las reas funcionales de la cooperativa.
Se la realiza para satisfacer necesidades generales de Produccin y Ventas, y en
particular de Personal y Finanzas.
La calidad, cantidad, precio y plazo de los productos fabricados en una empresa,
dependen mucho de las condiciones en que fueron adquiridas las materias primas en
insumos.

Los requisitos principales de las compras son:

CANTIDAD, CALIDAD Y PRECIO

Si su cooperativa no cumple estos requisitos, probablemente, deben estar acurriendo
algunos problemas, tales como:
Prdida en las ventas por la mala calidad, precios elevados o especificaciones
incorrectas de los productos comercializados.
Comprometimiento de la situacin financiera de su empresa, debido a compras
excesivas.
 Prdida de clientes, en consecuencia de la falta de mercadera en stock.
Qu es lo que compra?
Otro aspecto de las compras que debe ser analizado peridicamente, es el tipo de
mercaderas o productos que est comprando.

En las cooperativas productoras, lo que define los tipos de materias primas e insumos que
se adquieren son las lneas de productos fabricados por la empresa.
En las COOPERATIVAS COMERCIALES, de un modo general, podemos hacerlo
clasificndolas mercaderas, en tres tipos, de acuerdo con la rotacin de sus stocks.
Asi tenemos:
a. Mercaderas de alta rotacin
b. Mercaderas de mediana rotacin
c. Mercaderas de baja rotacin.
Las mercaderas de alta rotacin provocan bastante movimiento para el almacn.
Este tipo de mercadera compensa su baja ganancia con el volumen elevado de venta.
Las mercaderas de mediana y baja rotacin son aquellas que presentan una rotacin de
stocks lenta.
Permiten mayores ganancias para compensar la demora de su salida.
Es necesario verificar, si las mercaderas de baja rotacin estn mucho tiempo en stock.
Si se confirma esta situacin, es hora de estimular las ventas de esa mercadera, a travs
de promociones, que adems de desencajar esas mercaderas, una buena imagen de la
cooperativa.
Con un anlisis peridico de lo que usted est comprando, decidir, con mayor seguridad,
sobre los tipos de mercadera que deben ser adquiridas y que tienen aceptacin de su
clientela

Todos los esfuerzos

1. Organizacin
2. Direccin
3. Control
4. Capital
5. Inventario
6. El cliente