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La factura electrnica
Una factura electrnica es el equivalente virtual de una factura de papel, un documento
electrnico que cumple los mismos requisitos funcionales que esta.

La facturacin electrnica consiste en la transmisin de un fichero o archivo entre el

ordenador del emisor y el receptor, firmados digitalmente para garantizar su identidad.

La factura electrnica o e-factura tendr la misma validez que su equivalente en papel,

pero con muchas ventajas:

Acortar los ciclos de tramitacin, incluido el cobro.

Reducir errores humanos.
Eliminar costes de impresin y envo postal.
Facilitar un acceso ms rpido, gil y fcil a las facturas almacenadas.
Reducir drsticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el
consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
Facilitar la lucha contra el fraude.
Integracin en los sistemas informticos empresariales mejorando su gestin.

El uso de la factura electrnica no obliga a realizarse para todos los clientes, ya que
puede elegir hacerlo con solo una parte de los mismos. Tambin para un mismo cliente
se pueden emitir facturas en papel y facturas electrnicas en un mismo ejercicio fiscal.

El RD 1496/2003, establece que todas las facturas (tanto las emitidas en papel como las
electrnicas) deben contener los siguientes campos obligatorios:
Nmero de la factura.
Fecha de expedicin del documento.
Razn social del emisor y del receptor.
NIF del emisor y del receptor de la factura.
Domicilio del emisor y del receptor.
Descripcin de las operaciones (base imponible)
Tipo impositivo.
Cuota tributaria.
Fecha de prestacin del servicio (en caso de que sea diferente de la expedicin de la factura.

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Para que una factura electrnica tenga la misma baliza legal que otra emitida en papel,
el documento electrnico que la representa debe contener los campos obligatorios
exigibles a toda factura, el documento debe estar firmado digitalmente y transmitirse
entre el emisor y receptor recogiendo el consentimiento de ambas partes.
El expedidor de la factura electrnica tiene obligaciones similares a las correspondiente
a la factura sin papel. En particular, deben conservarse las facturas, en su defecto, los
datos correspondientes a las mismas en un sistema de bases de datos, tablas u hojas de
clculo que reflejen los datos de facturas, junto con los programas que necesarios para
generar dicha informacin.

La factura se entregar por medios telemticos, es decir, de ordenador a ordenador.

Esto se puede hacer por cualquier medio disponible, desde un correo electrnico hasta
copiar el archivo en un dispositivo de almacenamiento externo, por ejemplo, un lpiz de
memoria o pendrive.

Tras recibir la factura, es obligacin del receptor de esta validar los contenidos y la
autenticidad dela firma electrnica, contabilizarla y conservarla con el sistema que
desee.

La normativa ms importante sobre la facturacin electrnica es:

Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la facturacin electrnica y creacin

del registro contable de facturas del sector pblico.
Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la sociedad de la
informacin.
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica.

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2. Programas de facturacin electrnica

Hay una gran cantidad de programas de facturacin electrnica, que pueden, o bien
instalarse en un ordenador o utilizarse online. Aqu nos vamos a centrar en el software
que ofrece el Gobierno de Espaa, totalmente gratuito y que lo podemos descargar
desde la pgina web www.facturae.gob.es.

El formato del programa Facturae est basado en un lenguaje XML, mediante etiquetas,
que facilitan la inclusin de los datos fiscales del emisor y del destinatario, el contenido
de la factura, los importes, los impuestos, etc. Aunque no es necesario usarlo para las
operaciones ms habituales.

Al abrir el programa de gestin de facturacin electrnica, en la ventana se pueden

diferenciar las siguientes partes:

rbol de facturas y Filtro de facturas, con la que se puede llevar a cabo bsquedas
entre las facturas que tenemos almacenadas en el programa, que aparecen como
una lista en la parte central de esta. Esta lista se puede ordenar ascendente y
descendentemente y tambin tenemos una opcin de bsqueda avanzada.
Generar factura. Se pueden crear facturas que nuestra empresa expide hacia otras,
mientras que con la opcin recibir facturas podemos agregar al sistema las facturas
que otras empresas nos cargan y de esta manera lo tenemos centralizada en un
nico programa.
Importar/Exportar. Se pueden agregar facturas desde/hacia un sistema compatible.

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Libro de IVA. Se pueden buscar facturas emitidas y/o recibidas en un intervalo de

fechas, y a partir de ah generar el libro de IVA a partir de los datos proporcionados.
Configuracin. Se puede indicar la imagen del logo de la empresa, cambiar el idioma,
gestionar los certificados digitales dela empresa, etc.

3. Firma digital y certificados electrnicos

La transmisin de informacin a travs de la Red exige, en muchos casos, una forma de
verificacin de la autenticidad de los mensajes enviados. Del mismo modo que un
documento en papel puede contener la firma manuscrita de una persona, un
documento digital puede contener una firma que garantice que dicho documento ha
sido escrito por quien dice ser su autor.
Por tanto, la firma electrnica es un concepto jurdico equivalente a una firma
manuscrita, pero que se efecta por medios informticos, con el que una persona
acepta el contenido de un mensaje digital. Esta firma digital, corresponde a un conjunto
de datos que se asocian a otros (el documento firmado electrnicamente), mediante los
que se puede identificar el firmante.
En La firma electrnica existen diferentes formas para identificar a los usuarios:
La primera que apareci, el usuario y la contrasea.
Mediante una tarjeta de coordenadas, esta es muy utilizada por los bancos para comprobar
la identidad del usuario cuando efectan transacciones.

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La firma con un lpiz electrnico, por ejemplo, al pagar con tarjeta de crdito en una compra.
Usando una firma digital; requiere un certificado digital.
Y los ms novedosos, mediante sistemas biomtricos (huella dactilar, el iris, la retina, el
reconocimiento facial)
Podemos encontrar normativa que regula la firma electrnica, en las siguientes leyes:
Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso en la sociedad de la
informacin.
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de medidas de impulso en la sociedad de la
informacin.
Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de
1999, por la que se establece un marco comn para la firma electrnica.
La ley distingue entre tipos de Firma electrnica:
Firma electrnica: es el conjunto de datos en formato electrnico, consignado junto
a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificacin del firmante.
Firma electrnica avanzada: es la firma electrnica que permite identificar al
firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados, que est
vinculado al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido
creada por medios que el firmante puede mantener bajo su control exclusivo.
Firma electrnica reconocida: es la firma electrnica avanzada basada en un
certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de
firma. Adems, la firma electrnica reconocida tendr el mismo valor con respecto
a los datos consignados en forma electrnica que la firma manuscrita en relaciona
con los datos consignados en papel.
Al firmar electrnicamente un documento, se efectan unas operaciones matemticas
con los mismos datos del documento y con la identidad que el usuario indic para la
firma. A partir de esas operaciones matemticas se genera una cadena de texto, que se
adjunta al documento original.
La firma electrnica es un concepto jurdico que se lleva a la prctica mediante la firma
digital y el uso de certificados digitales.
La firma digital equivale a la firma manuscrita y se trata de un conjunto de datos
electrnicos que acompaan o que estn asociados a un documento electrnico y cuyas
funciones bsicas son:
Identificar al firmante de manera inequvoca.
Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es
exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteracin o manipulacin.
Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son nicos y exclusivos y, por tanto,
posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento.

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Para firmar un documento es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI
electrnico.
El certificado electrnico o el DNI electrnico contiene unas claves criptogrficas que
son los elementos necesarios para firmar. Los certificados electrnicos tienen el objetivo
de identificar inequvocamente a su poseedor y son emitidos por Proveedores de
Servicios de Certificacin.
El proceso bsico que se sigue para la firma electrnica es el siguiente:
El usuario dispone de un documento electrnico (una hoja de clculo, un pdf, una
imagen, incluso un formulario en una pgina web) y de un certificado que le
pertenece y le identifica.
La aplicacin o dispositivo digital utilizados para la firma realiza un resumen del documento.
El resumen de un documento de gran tamao puede llegar a ser tan solo de unas lneas.
Este resumen es nico y cualquier modificacin del documento implica tambin una
modificacin del resumen.
La aplicacin utiliza la clave contenida en el certificado para codificar el resumen.
La aplicacin crea otro documento electrnico que contiene ese resumen codificado. Este
nuevo documento es la firma electrnica.
El resultado de todo este proceso es un documento electrnico obtenido a partir del
documento original y de las claves del firmante. La firma electrnica, por tanto, es el
mismo documento electrnico resultante.
La firma electrnica debe realizarse obligatoriamente por medios electrnicos y se
puede realizar de dos formas:
Descargando una aplicacin en el ordenador. En este caso se utiliza la aplicacin
que se instala en el ordenador y no es necesario estar conectado a Internet.
Aplicaciones que puedes descargar son el Autofirma o @Firma del Ministerio de
Hacienda y Administraciones Pblicas o ecoFirma del Ministerio de industria. Puedes
ver ms informacin y descargarlas en la seccin Aplicaciones de firma.

Firmar directamente en Internet. Esta opcin es usada sobre todo cuando firmas
formularios o solicitudes, por ejemplo, en relacin con la Administracin Pblica.
Pero tambin puedes firmar tus propios documentos en internet utilizado el servicio
ofrecido por VALIDAe. Para firmar hay que descargarse una componente que
funciona sobre el mismo navegador.
En ambos casos necesitas disponer de un certificado electrnico.
El certificado digital es un fichero informtico que asocia unos datos de identidad nicos
a una persona fsica o jurdica, que lo identifican de forma inequvoca. Estos ficheros

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utilizan mtodos criptogrficos avanzados para evitar que ningn hacker pueda
suplantar la identidad del poseedor del certificado.
Este certificado est generado por una autoridad certificadora (AC, o CA, Certification
Authority), por lo general, la autoridades certificadoras son o bien un organismo pblico,
o empresas de prestigio reconocido en Internet. Si un certificado digital no est creado
por una autoridad certificadora reconocida como tal, es probable que sea falso y no
debamos confiar en l.
Para demostrar la validez de un certificado digital, hay que conectarlo a una AC raz que
lo valide, y pueden ocurrir dos cosas:
La autoridad de certificacin que gener el certificado est reconocida en la AC raz
como fiable, y la firma como vlida dentro de sus sistemas.
Por el contrario, la AC que gener el certificado no es reconocida como una entidad
fiable, y el usuario debe decidir si confa en dicha autoridad certificadora y contina
los trmites, o si desea interrumpir el proceso.
Un documento firmado con un certificado digital de una AC reconocida presenta estas
ventajas:
Autenticacin, ya que la firma digital es equivalente a la firma manuscrita.
Integridad, el documento no puede modificarse tras ser firmado, ya que pueden
describirse las alteraciones.
No repudio en origen, es decir, el emisor no puede negar la firma de dicho
documento, ya que la firma es nica.

Certificados digitales usados en Espaa

En Espaa hay diversas autoridades de certificacin, que son los que emiten y revocan
los certificados. Estas autoridades pueden ser tanto entidades pblicas como privadas,
y de mbito estatal o autonmico.
Los certificados digitales que tienen un uso ms comn son:
Certificado SILCON: emitido por la Seguridad Social para la actualizacin y consulta de datos,
usando principalmente en el Sistema Red (remisin electrnica de documentos), por
asesoras y gestoras en representacin de empresas.
Certificado de usuario de clase de la AC de la FNMT: emitido por CERES (certificacin
espaola), entidad dependiente de la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que
presta sus servicios de validacin con carcter universal a ciudadanos, empresas y otras
Administraciones pblicas.
DNIe (DNI electrnico): es la entidad certificadora de mayor difusin en la actualidad, ya que
todos los DNI con microprocesador incorporado tienen la posibilidad de llevar el certificado,
aunque es necesario activarlo.

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La Direccin General de la polica, dependiente del Ministerio de Interior, es la autoridad

certificadora que valida los certificados incluidos en el DNIe. El microprocesador
contiene, junto con los certificados digitales, los mismos datos que aparecen impresos
en el DNI: los datos personales, la fotografa, la firma digitalizada y la huella digitalizada.

4. Tramites telemticos.
En este apartado vamos a tratar una serie de trmites que pueden efectuarse de manera
telemtica o en lnea. Con la posesin de un certificado digital cualquier empresa puede
realizar todo tipo de trmites a travs de Internet con otras empresa, aunque su uso es
obligatorio si se va a facturar a empresas pblicas.

Banca electrnica

Nos referimos a los servicios bancarios a los que se accede mediante Internet, lo que ha
supuesto una revolucin frente a los procesos bancarios tradicionales, al aportar
mltiples ventajas.
Aunque en sus inicios las herramientas bancarias de Internet servan como medio de
consulta, en la actualidad estas herramientas incorporan prcticamente todos los
servicios del sistema financiero: consulta de saldos, transferencias, crditos, etc.
Entre las ventajas que presenta el uso de la banca electrnico, destacamos: el ahorro
de tiempo, la posibilidad de acceder a los servicios bancarios en cualquier momento y
desde cualquier lugar con conexin a Internet, el ahorro de costes y de mano de obra
debido a la automatizacin de los procesos, etc.
Y como desventajas podemos citar, la preocupacin, percibida por muchos usuarios,
ante la transmisin telemtica de informacin confidencial (nmeros de cuenta,
contraseas, ...) y adems se pierde la sensacin de cercana con el cliente y la
posibilidad de ayudarlo ante problemas que le puedan surgir, o por la falta de
conocimientos del cliente para manejar el ordenador y las herramientas digitales.
El acceso a la banca electrnica puede hacerse de dos modos: desde una pgina web o
desde una aplicacin para mviles. Ambos deben implementar todos los mtodos de
seguridad posibles para evitar accesos fraudulentos.
Normalmente se utiliza una combinacin de mtodos seguros: uso de seguridad SSL en
la pgina y cifrado de las comunicaciones, tener un usuario y contrasea personal, as
como tarjetas de claves o cdigos nicos para cada cliente.

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La banca electrnica ofrece a las empresas ventajas en la realizacin de sus cobros y

pagos, mediante ficheros que contienen los datos necesarios se puede realizar el pago
a proveedores, el abono de nminas o la emisin de transferencias, entre otras.

Tramites con la Seguridad Social

Durante los ltimos aos, tanto la Seguridad Social como la Agencia Tributaria han
desarrollado una serie de plataformas web que permiten efectuar una serie de trmites
de forma telemtica, sin necesidad de acudir personalmente a las oficinas.
Tanto las ventajas como lo inconvenientes de este proceso, son similares a los que
hemos comentado para el caso de la banca electrnica, la rapidez y la posibilidad de
poder efectuar los trmites en cualquier momento, sin necesidad de ajustarse a los
horarios de la Administracin Pblica, el ahorro de costes, y como desventajas, la
ausencia del trato personalizado y asesoramiento, la desigual competencia tecnolgica
de la poblacin para efectuar esta clase de trmites, etc.
Todos los tramites se pueden efectuar desde la pgina de la Seguridad Social,
http://www.seg-social.es/ , donde se puede encontrar el espacio Sede electrnica.
Desde la Sede Electrnica se puede llevar a cabo muchas actividades, diferenciadas
segn el perfil:
Ciudadanos: si se desean efectuar trmites como trabajador o pensionista.
Empresas y profesionales: da acceso a las tareas ms comunes en la relacin entre
las empresas y la Seguridad Social.
En los trmites telemticos con la Administracin Pblica es necesario que el usuario
acredite su identidad, de forma similar a cuando enseamos el DNI o un documento
equivalente cuando acudimos a efectuar un trmite en una oficina fsica. Tanto la
Seguridad Social como la AEAT emplean el Certificado Digital expedido por la Fbrica
Nacional Moneda y Timbre. La secuencia para obtener el certificado es el siguiente:
1. En el sitio web de la FNMT se efecta la solicitud del certificado. El usuario obtiene
un cdigo en dicho proceso.
2. Con dicho cdigo, el usuario debe acreditar su identidad presentndose fsicamente
en una oficina de la Seguridad Social o de la Agencia Tributaria y proporcionar el
cdigo obtenido en la web de la FNMT.

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3. Una vez acreditada la identidad del usuario, este puede descargar el certificado
digital en un determinado equipo informtico; los trmites con la Administracin
debern efectuarse con dicho equipo.
Adems de ello, existen algunos trmites telemticos con la Seguridad Social para lo que
no es necesario acreditar la identidad por medio de certificado, sino a travs de otros
medios como un SMS al telfono mvil del usuario con un cdigo de verificacin. Uno
de los ms habituales en la solicitud del informe de vida laboral.

Trmites con la Agencia Tributaria

Son muchos los trmites que los ciudadanos (sean particulares o profesionales) y las
empresas pueden efectuar con la Agencia Tributaria a travs de su Sede Electrnica,
http://www.agenciatributaria.gob.es . Entre otros, la presentacin de los documentos
de autoliquidacin trimestrales del IVA e IRPF, la Declaracin de la Renta, etc.
Existen algunos servicios para los cuales no es imprescindible disponer de certificado
digital; en su defecto, debe acreditarse la identidad de otras formas. Por ejemplo, en la
presentacin del borrador de la Declaracin de la Renta, si no dispone de certificado
digital, el sistema nos solicitar que introduzcamos un determinado dato de la
Declaracin del ao anterior, adems del nmero DNI y telfono mvil para el envo de
un cdigo de verificacin, para poder subir el borrador de nuestra Declaracin de la
Renta elaborado con el programa PADRE.
El catlogo de servicios que se puede efectuar por va telemtica es muy variado y se
puede realizar de dos modos diferentes:
Descargar los formularios desde la pgina web, rellenarlos y presentarlos despus
en papel.
Rellenar los formularios en la plataforma oline misma y presentarlos de manera
telemtica usando un certificado digital.

Trmites con otras administraciones.

Adems de los tramites anteriores, tanto los gobiernos central como autonmicos
tienen un amplio catlogo de trmites que pueden efectuarse por va telemtica, lo que
evita desplazamientos y esperas.
Desde la pgina http://administracion.gob.es/ se tiene acceso al portal que facilita la
Administracin central, donde se puede obtener informacin del calendario laboral de
ese ao, acceder a legislacin por materia de inters, consultar convocatorias de empleo

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pblico, consultar los trmites que debe tener en cuenta la empresa, consultar los
procedimientos de la Administracin General del Estado (AGE), informarse sobre datos
de actualidad, etc.
Dentro de los canales de atencin del portal de la Administracin se encuentra un acceso
a la Sede electrnica, donde se puede consultar una lista completa de todos los servicios
electrnicos que ofrece la AGE, ordenados por ministerios.

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