Activos I 10

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION ACTIVO FIJO
SISTEMA EXPERTO DE GESTION DE ACTIVO FIJO
Le permitir un cambio en el enfoque del tratamiento de Activos Fijos dentro de

su empresa, como caracteriza a un Sistema Experto, Fcil, Rpido y con el
mayor nivel de anlisis. El software permite llevar el inventario de bienes de
activo fijo, su ubicacin fsica, detalles de adquisicin, mejoras, alta y baja de
bienes, reevaluacin, integracin con el Sistema Contable Financiero,
concordado con NIC 16 y DS 122-94-EF.
I. DESCRIPCION TECNICA
Registro Integral de las transacciones del Activo Fijo. Adquisiciones,

mejoras de activos, adiciones, ventas, clculo de depreciacin segn los
Mtodos de Lnea Recta, Unidades Producidas, Saldos Decrecientes,
Generacin de informacin en tiempo real, con solo registrar la
transaccin: adquisiciones de activo fijo, depreciaciones, ventas de activos
fijos, los reportes se actualizan en forma automtica.
Control Centralizado y Descentralizado de Operaciones, dependiendo
de la ubicacin o uso de los activos fijos por reas o por centros de costo.
Conectividad total con otros Mdulos de Contasis: Una vez hecha la
Transaccin de Activo Fijo, se generan automticamente en contabilidad
sus respectivos asientos, permitiendo informacin on-line.
Exportacin fcil y rpida de sus reportes a Herramientas Microsoft Office
(Excel, DBF).
Multi-ejercicio integrado en cada empresa, permite el control de mltiples
periodos o ejercicios contables.
Multiempresa: lleva el control de los activos fijos de manera simultnea
de un nmero ilimitado de empresas.
II. CARACTERSTICAS ESPECFICAS:
Bimonetaria, Puede expresar el valor monetario de su stock en soles,

dlares u en otra moneda.
Imputacin automtica a Contabilidad Analtica
Personalizacin autnoma de Parmetros de calculo y de registro
Ajustes por inflacindeflacin de acuerdo a la normativa vigente
contable y tributaria, se identifican las cuentas no monetarias, se aplica el
respectivo porcentaje respecto al valor ajustado, asimismo se verifica de
acuerdo al factor de ajuste si ste va ha ser positivo o negativo.
Control Centralizado y Descentralizado de Operaciones, dependiendo
de la organizacin de las reas o por centros de costo
A1
Tratamiento de la diferencia de cambio. Libre definicin de monedas y

uso de hasta 5 tipos de cambios para conversin de monedas, tratamiento
de la diferencia de cambio de acuerdo a la normativa tributaria y contable.
Copia de Seguridad. En cualquier instante puede generar la Copia de
respaldo de la informacin.
Impresin de Documentos Fuente o de Control
III. PRINCIPALES REPORTES
Adems de Reportes de ubicacin fsica de los activos, por centros de costo,

por oficina, por responsable. Genera:
Registro de Control de Bienes del Activo Fijo que exige SUNAT

Reporte Activos No Revaluados
Reporte Activos Revaluados
Reporte de Ubicacin fsica de activos fijos
Reporte Diferencia de Cambio por activo fijo
Reporte de Activos en Arrendamiento Financiero
Reporte comparativo Depreciacin real vs. Depreciacin SUNAT para
tratamiento de la NIC 12
Reporte de activos fijos por cdigo de clasificacin
Reporte de activos fijos dados en baja
Reporte de activos fijos dados en alta
Reporte de activos fijos por centro de costos o reas de la empresa
Reporte de activos fijos por su condicin de uso.
Reporte de activos fijos depreciados totalmente.
A1
A2. UTILIZACIN DEL TECLADO
El Sistema maneja un estndar en cuanto a la utilizacin del teclado en el

ingreso de datos:
TECLAS ESTNDAR:
INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control

donde se pide el ingreso de un nuevo cdigo para su ingreso.
DEL - SUPR : Elimina un dato ya ingresado, el sistema pide confirmacin
para la eliminacin.
HOME - INICIO : Modifica un dato ya ingresado.
END - FIN : Graba los datos.
TECLAS ESPECIALES:
F5: Permite ingresar datos de una Gua (Transportista o Remitente), pulsando

la tecla F5 en el registro de una Salida de Inventario, de la opcin Salida de
Inventario o Salidas Rpidas del Men Proceso.
F6: Permite la afectacin a los Regmenes Especiales como son

DETRACCION, PERCEPCION, RETENCION.
F7: Permite modificar el Valor Neto, IGV, parte inafecta o exonerada del
Documento ingresado al sistema. Pulsando la tecla F7 en los campos
UNIDADES, PRECIO DE COMPRA o VENTA, o en TOTAL al momento de
registrar un documento.
F8: Permite ingresar una glosa al documento en el momento de registro al

sistema. El detalle que se ponga se reflejar en el Sistema Contable como
glosa del asiento que genere cuando ambos Sistemas estn trabajando En
Lnea.
F9: Permite incrementar el VALOR DE COMPRA o de VENTA unitario de un

producto, transformndolo en PRECIO DE COMPRA o de VENTA en el
momento de registro.
A2
F11: Se utiliza para relacionar documentos, Al presionar F11 al momento de

registrar un ingreso de inventario sale una ventana de relacin. Y se rellena los
datos del comprobante a relacionar, utilizado para aumentar los costos de los
productos por flete, comisiones, corretajes, etc. La regla general es que los
productos ingresados en ambos documentos deben ser los mismos, slo as el
documento relacionado incrementar solamente el valor de los productos
conservando la misma cantidad de unidades.
F12: La tecla F12 captura datos de detalle de productos de otro documento que
va a tener el mismo detalle, para evitar digitar doble vez; al presionar F12 sale
un cuadro de dilogo que te permite registrar los datos de otro documento; es
mayormente utilizado para generar facturas o boletas en base a notas de
pedido. La captura de datos se puede realizar de uno, dos o mas documentos.
A2
A3. UTILIZACIN DE BOTONES
Permite el ingreso de un nuevo dato.
Permite modificar un dato ya ingresado.
Permite grabar los datos ingresados anteriormente.
Permite eliminar un dato ya grabado.
Da la opcin de buscar un dato ya sea por cdigos o descripcin.
Permite imprimir los datos de la ventana activa.
Permite cerrar la ventana activa.
Actualiza la informacin que ha sido modificada o actualizada.
Permite visualizar el documento antes de ser impreso.
Muestra un calendario clsico para la seleccin de una fecha especfica.
Muestra una ventana para poder realizar una bsqueda rpida.
A3
A4. UTILIZACION DEL MOUSE
Al igual que con el teclado y con los botones, el Sistema maneja un mtodo
estndar tambin para el uso del Mouse.
En la ventana donde se visualiza los datos ingresados, al hacer clic con el

botn derecho del Mouse se activar un men contextual donde se encuentran
las opciones para esa cuadrcula, esta ayuda est disponible para cualquier
opcin del men Archivo.
A4
A5. INGRESO DE DATOS
Para lograr un gil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes

caractersticas:
En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripcin de

que tipo de datos se espera.
En los campos de ingreso de cdigo se puede digitar los primeros caracteres y

luego pulsar la tecla ENTER, si el sistema encuentra coincidencia mostrar
una ventana en donde indica los datos que contengan esos caracteres.
Se recomienda que al ingresar los parmetros en los archivos principales

(clientes - proveedores, documentos) los cdigos sean numricos y las
descripciones empiecen con caracteres para lograr eficientemente la utilizacin
de la bsqueda por coincidencia.
Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de cdigos, se

mostrar la lista de bsqueda, esta lista de bsqueda tiene la caracterstica que
realiza las bsquedas dentro del campo elegido para bsqueda, no importando
el orden de ubicacin. Ejemplo: en el campo Cliente - Proveedor se presiona
CTRL + L y se escoge el campo de bsqueda CRAZON y se digita PER, se
mostraran:
A5
En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso

de operaciones solo escribiendo un * (asterisco) en el campo R.U.C., luego
presionando ENTER.
As se mostrar un formulario de ingreso rpido de cdigos de clientes -

proveedores, de existir el cdigo se podr modificar los datos ya ingresados, o
buscarlos slo pulsando CTRL + L.
A5
A6. RESUMEN ESQUEMTICO DE PROCEDIMIENTOS
Los pasos a seguir para utilizar este sistema se pueden resumir en dos
circunstancias:
1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna

tabla:
COPIA DE
TABLAS INGRESO /
INSTALACI ELIMINACIN
INGRESO AL DEFINICIN SELECCIN REPORTE
N DEL suite DE LA DE LA DE
MODULO EMPRESA EMPRESA
OPERACIONE
CONTASIS
CREAR O S
MODIFICA
R TABLAS
2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y

otras tablas en la cual desea trabajar:
INGRESO AL SELECCIN INGRESO /
SUITE DE LA ELIMINACIN DE REPORTES
CONTASIS EMPRESA OPERACIONES
A6
OFFICE MEN
Es el men de acceso rpido a 3 opciones que se utilizan cuando ya existen empresas creadas
con anterioridad en el sistema. Estas opciones permiten al cliente elegir o cambiar de empresa
con mayor facilidad, configurar la hoja de impresin y salir del sistema.
B1. ELEGIR EMPRESA
Objetivo: El sistema esta diseado para el trabajo con mltiples empresas, por
lo que es necesario que elija la empresa en la cual va a procesar informacin.
Esta opcin nos muestra un listado por cada ao de todas las empresas
registradas en el sistema de las cuales se puede elegir una.
Ubicacin en la Versin Business:
Nota: Para ingresar a la empresa seleccionada, el usuario por defecto es

ADMIN.
B1
B2. CONFIGURAR PAGINA
Objetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresin, el

tamao de hoja en la que se va a imprimir, la posicin de la misma.
B2
B3. SALIR
Objetivo: Cerrar la empresa y Salir del sistema, guardando los cambios

realizados. Esta opcin tambin se encuentra en el men Archivos.
Ubicacin en la versin Business:
B3
MEN ARCHIVOS
C1. EMPRESAS
Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite

Contasis. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el
nmero de empresas posible a registrar esta en funcin a la capacidad del
hardware que posea el usuario.
C1
Campo / Opcin Descripcin

Cdigo que sirve para identificar a una empresa
Cdigo
dentro de la Suite.
Descripcin Nombre o razn social de la empresa.
Direccin Direccin o domicilio fiscal de la empresa.
Giro Giro comercial de la empresa.
R.U.C. Cdigo de identificacin tributaria de la empresa.
Permite agrupar a varias empresas relacionadas, de
tal manera que al momento de registrar una
Grupo
operacin se podr observar el saldo del producto
en las empresas relacionadas.
Nota: Estos datos saldrn impresos en los reportes. Configurando el

membrete, en la parte superior izquierda del reporte.
Cada empresa necesita parmetros para cada ejercicio o ao de proceso que

necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada
empresa. Esta definicin se realiza haciendo un clic en el botn
de la ventana anterior, y aparece la ventana Propiedades de la Empresa que
se esta definiendo.

Identifica el periodo o ao de proceso de la
Ao
empresa.
Cuenta contable que va a controlar el acceso a los
Cuenta de IGV
registros de compras y ventas.
Porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este
Porcentaje de Impuesto porcentaje se utilizar cuando se este ingresando
datos para el registro de compras y ventas.
Cuenta De Ganancia Identifica la cuenta contable que controlar los
C1
importes por diferencia de cambio, cuando se

genere una ganancia (Ejm: 776).
Identifica la cuenta contable que controlar los
Cuenta De Prdida importes por diferencia de cambio, cuando se
genere una prdida. (Ejm: 6760097).
Se indica el sub diario en donde se destinarn las
operaciones con incidencia contable que representa
aumento de activos en la empresa Ejm: 20 (en
Sub diario Aumento
forma de asientos), esto permitir que al hacer una
operacin de compra, el asiento sea registrado en
forma automtica en el Mdulo de Contabilidad.
Se indica el sub diario en donde se destinarn las
operaciones con incidencia contable que
representan salidas de activos de la empresa Ejm:
Sub diario Disminucin 11 (en forma de asientos), esto permitir que al
hacer una operacin de venta, el asiento sea
registrado en forma automtica en el Mdulo de
Contabilidad.
Botn Aqu se define los ttulos de las bases imponibles e impuestos

en los libros de compras y ventas.

Rellena los nombres de los ttulos de forma general
Por defecto
pero se debe adecuar a la necesidad de la empresa.
Base1, Imp.1, son las columnas para una determinada
Base, Imp.
base imponible con su respectivo impuesto pero que la
C1
cuenta de IGV se defini en propiedades de la

empresa una sola para compras y ventas.
Base2, Imp.2,...son las columnas para una

determinada base imponible con su respectivo
impuesto pero que la cuenta de IGV se define en el
cuadro que esta al lado de Imp.2, Imp3, en los cuales
pueden ser diferentes cuentas contables de IGV, que
se define a la vez para compras y ventas.
Es la cuenta que contendr los montos de las
Cuenta detraccin detracciones del vendedor. (Caso del comprador podr
usar otras cuentas).
Es la cuenta que contendr los importes de las
Cuenta de
percepciones del vendedor (caso del comprador tendr
percepcin
que usar una cuenta diferente).
Es la cuenta que contendr los montos de las
Cuenta de Retencin retenciones del comprador (caso del vendedor usara
una cuenta diferente).
Cuenta de Renta de Es la cuenta que contendr los montos de las rentas de
Cuarta cuarta de los trabajadores.
Nota:
Al inscribir una empresa en el mdulo Activos esta tambin estar disponible

para los dems mdulos de la Suite ContaSis, solo ser necesario configurarle
las rutas respectivas en cada mdulo.
Ejemplo:
Mdulo Gestin Contable : C:\contasis\2008\99\Conta

Mdulo Gestin Activos : C:\contasis\2008\99\ACTIVO
Se recomienda establecer una carpeta diferente para cada mdulo, pues si

bien pueden ser las mismas en algunos procesos se pueden generar conflictos.
Importante
Al eliminar una empresa en el mdulo Activos tambin se eliminar para los

dems mdulos.
Tambin se recomienda, crear la ruta de seguridad para el almacenamiento de

las copias de seguridad que genere el usuario para prevenir perdida de
informacin.
C1
C2. USUARIOS
Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite,

permite definir, modificar y eliminar los usuarios con los que puede trabajar el
sistema. Esto con el fin de controlar los accesos a los diferentes niveles de
informacin para garantizar la seguridad de los datos.

Cdigo Ingresamos un cdigo dentro del Sistema.
Corresponde a la descripcin del usuario, con este
Nombre
nombre ingresar al sistema.
A. Paterno Apellido paterno del usuario.
A. Materno Apellido materno del usuario.
C2
Nota:
Al inscribir un usuario en el mdulo de Activos esta tambin estar

disponible para los dems mdulos de la Suite.
Al eliminar un usuario en el mdulo de Activos tambin se eliminar para

los dems mdulos.
Para que un usuario tenga derechos de ingreso a una empresa se debe

autorizar en el men Accesos a la Empresa (Utilitarios/Accesos a la
empresa).
Para cambiar el Password de un determinado usuario, se procede

haciendo clic derecho sobre el nombre del usuario en la barra de
Estado.
C2
C3. ACCESO DE USUARIOS A LA EMPRESA
Objetivo: Esta opcin permite controlar los accesos de los usuarios definidos
en el sistema, se le puede asignar derechos y restricciones sobre las opciones
de los diferentes mens y opciones. El usuario por defecto ADMIN puede
ingresar a cualquier empresa aunque no se le haya dado derechos y tiene
acceso a todos los comandos del men as se le hayan restringido los
derechos, por eso es necesario que este usuario tenga una clave de acceso
conocida solo por el administrador del sistema.
C3
C4. CAMBIAR CLAVE DE USUARIO
Objetivo: Esta opcin permite actualizar la contrasea del usuario para

mantener segura la informacin de la Empresa.
C4
C5. DATOS DEL ACTIVO FIJO
Objetivo: Utilizamos esta ventana para registrar los activos fijos que la
empresa adquiri, debemos tener en cuenta que el ingreso de los activos en
esta ventana es el primer paso para tener el activo dentro del mdulo Activos.
Podemos ingresar un nuevo activo, modificar uno existente o eliminar uno ya
registrado.
C5

Asignamos un cdigo al activo que estamos
Cdigo registrando. Este cdigo debe necesariamente
iniciar con la letra A y contener hasta 9 dgitos.
Descripcin Ingresamos una descripcin al activo.
Ingresamos el tipo de medida que se acomoda al
Medida
activo.
Cta. Activo: Indicamos que cuenta ser cargada
cuando realicemos la compra del activo.
Cuentas contables Cta. Depreciacin: Indicamos que cuenta que se
utilizar para el registro de las depreciaciones del
activo fijo.
Seleccionamos la columna que ser afectada en el
Compras
registro de compras.
Seleccionamos la columna que ser afectada en el
Ventas
registro de ventas.
Permite importar los activos que la empresa registr
Importar
en el mdulo Gestin Contable Financiero.
Nota: El cdigo debe ser de tres (3), cinco (5) o nueve (9) dgitos, en todos los
casos inicia con la letra A:
3 dgitos: Familia
5 dgitos: Sub familia
6 a 9 dgitos: Producto
El sistema Activos permite importar la informacin que la empresa posea en el

mdulo Gestin Contable. Para realizar la importacin hacemos clic en el
botn :
Confirmamos para iniciar el proceso de importacin de datos del mdulo

Gestin Contable. En el mdulo Activos se creara la familia y subfamilia de los
productos importados anteponiendo la letra A seguidamente dos dgitos
(familia), dos dgitos (subfamilia) y cuatro dgitos (Cdigo del producto).
C5
Nota: Para poder realizar el proceso de importacin el usuario debe contar con
la empresa configurada en ambos mdulos.
Si el producto no cuenta originalmente con la familia y/o subfamilia el sistema

crear la descripcin (o nombre del producto), el nombre.
Si se realiza el proceso de importacin de datos en ms de una oportunidad,

los datos que fueron modificados en el mdulo de destino no sern alterados.
Si se modifican los datos importados del producto en la ventana Datos del

producto se tiene que realizar el cambio tambin en la ventana Dato del
Activo Fijo.
C5
C6. DATOS DE OCUPACION
Objetivo: Permite ingresar el cdigo y nombre de cada una de las funciones

que el personal desempea en la organizacin, esta informacin se solicita con
el fin de tener un control efectivo de los activos que pertenecen a la empresa.
C6

Ingresamos un cdigo para la identificacin una
Cdigo
ocupacin o labor desempeada en la organizacin.
Ingresamos la descripcin de la ocupacin que
Descripcin
deseamos incluir o modificar uno ya existente.
C6
C7. DATOS DEL DEPARTAMENTO
Objetivo: Permite identificar los departamentos existentes en la empresa y que

estn haciendo uso de los activos (de propiedad de la empresa), para un
control efectivo de los activos que se posee, es decir podemos saber
exactamente donde se esta utilizando el activo.
Ubicacin en la versin business:
C7

Ingresamos un cdigo para identificar el
Cdigo
departamento.
Ingresamos el nombre o la denominacin del
Descripcin departamento en que la empresa tiene operando
activos de su propiedad.
C7
C8. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO
Objetivo: Permite ingresar el establecimiento en que se tiene operando un

activo propiedad de la empresa, es decir, la empresa puede tener sucursales u
otras oficinas en otro entorno geogrfico y la identificacin de estas oficinas y/o
sucursales permite controlar el uso adecuado de los activos que posee.
C8

Ingresamos el cdigo que se le asigno a la oficina o
Cdigo
sucursal.
Ingresamos el nombre de la oficina o sucursal en la
Descripcin que se tiene operando activos de propiedad de la
empresa
C8
C9. DATOS DEL TRABAJADOR
Objetivo: Permite ingresar el cdigo y nombre de un trabajador o funcionario

determinado que va a intervenir en el manejo de los activos, la funcin de esta
ventana es la de permitir asignar responsabilidades identificando a las
personas que van a hacer uso de los activos que la empresa posee.
C9

Ingresamos un cdigo para la identificacin del
Cdigo
trabajador.
Ingresamos el nombre del trabajador o funcionario
Nombres
que va hacer uso de un activo de la empresa.
C9
C10. DATOS DE FABRICANTE MARCA
Objetivo: Permite ingresar y mantener actualizada una base de datos que

contienen las marcas o denominaciones de los activos que la empresa utiliza,
estas marcas se van a utilizar en el registro de los activos, por lo que deben
estar permanentemente actualizadas.
C10

Ingresamos un cdigo para identificar a la marca o
Cdigo
fabricante del activo.
Ingresamos la marca o denominacin del activo, la
fbrica donde se origino este activo o tambin la
Descripcin
denominacin que permita diferenciar los activos
que la empresa posee.
C10
C11. DOCUMENTOS
Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de los tipos de

documentos que sustentan las transacciones comerciales que realiza la
empresa, para facilitar su identificacin y contabilizacin.
C11

Identifica el cdigo del documento fuente que
sustenta las operaciones registradas, los
Cdigo
comprobantes de pago deben figurar con el
respectivo cdigo de SUNAT.
Descripcin Corresponde al nombre del documento.
C11
C12. MOVIMIENTOS INGRESOS DE ACTIVO FIJO
Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla movimientos de ingresos

de activo fijo, permite establecer de manera ordenada las distintas operaciones
relacionadas a los activos a controlar, como por ejemplo: compra de vehculos,
inmuebles, maquinarias, etc. La correcta determinacin de los parmetros de
un movimiento es de suma importancia al momento de realizar un ingreso de
activos en la ventana Ingreso de Activos.
C12

Identifica el cdigo del movimiento que se desea
establecer. Acepta hasta 5 dgitos se recomienda
Cdigo homogeneidad en los cdigos, por Ejm: los dos
primeros dgitos 01 para los ingresos de activos a la
empresa (compras, etc.).
Ingreso a Inventarios: Todo movimiento que
implique un ingreso al inventario de activos o un
Tipo
incremento en el valor de los ya existentes. Ejm:
Compra de vehculos, mejoras al activo, etc.
Descripcin del movimiento que se ha establecido.
Descripcin Es de libre disposicin por el usuario del sistema
Ejm: Compra de activo - factura.
Se indicar el cdigo del documento que respalda el
Documento
movimiento. Ejm: 01 (Factura), 03 (Boleta de venta).
Se deber ingresar la serie del documento que
vamos a otorgar (Ejemplo. en una venta de activos),
Serie en el caso de no tener control sobre este se
ingresar tres ceros. Ejm: Para el ejemplo anterior
se asignar 001.
Seleccionamos el concepto que corresponda al
movimiento que vamos realizar, esta ventana
Concepto
desplegable esta en funcin al tipo de movimiento
que se ha seleccionado anteriormente.
Seleccionamos el tipo de operacin que estamos
T/Op. Sunat
realizando.
Esta opcin se activar si se desea recuperar datos
Forzar recuperar datos de otro documento, para evitar doble digitacin. Se
de documento utiliza en el caso de notas de pedidos a factura o
boletas. Su equivalente es F12.
Esta opcin se activar si se quiere relacionar
Forzar relacionar documentos, es utilizado para aumentar los costos
documento de los activos por incrementos de precios, flete,
comisiones, corretajes, etc.
Afecta al Registro de Se activa para indicar que el movimiento afecta al
Activo Fijo Registro de Activo Fijo.
Solo afecta el importe Se activa si el movimiento va a incrementar o
monetario disminuir el valor de activos ya ingresados.
Esta opcin se activar siempre y cuando el
Documento Negativo movimiento se refiera a una Nota de Crdito. Ejm:
La devolucin de activos a proveedores.
Se activa para indicar que se va a realizar
Movimiento entre reas movimiento de activos entre las reas existentes en
la empresa.
Incide a Registros de Se activa siempre que el movimiento debe
Compras registrarse al Libro de compras.
Se activa solo si el movimiento esta afecto al I.G.V
Disgrega Impuesto
caso contrario no se activar esta opcin.
Se tendr en cuenta el documento fuente y de
Inafecto
acuerdo a eso se activar o no esta opcin.
C12
Se activar si el movimiento est relacionado a una

operacin exonerada del IGV.
En el caso este activo INAFECTO O EXONERADO,
estos se referirn a la operacin en su totalidad, an
Exonerado
as haya productos gravados con el IGV. Ejm. Si la
empresa es exonerada del impuesto y vende el
activo que ha sido utilizado exclusivamente para
operaciones exoneradas.
Se digita el nmero de filas mximo que tendr un
Nmero de Items
documento que ser impreso.
Se activar sise desea imprimir el documento
relacionado al movimiento; una vez activado esta
opcin se indicar la ruta del archivo de impresin.
Imprimir
Activado ste casillero la numeracin del documento
es automtica y se guiar por la Numeracin de
Documentos del Men Archivos Sistema.
Cuando se desea que la numeracin de
Inhabilitar Numeracin
documentos a imprimir no sea automtica.
Activa los campos para definir las cuentas contables
Exportar al Modulo de para exportar el movimiento al Modulo Contable
Contabilidad Financiero. La exportacin se realiza en lnea
(Utilitarios/Opciones/en lnea).
Mostrara el cuadro para definir los parmetros
R.Esp. necesarios para la afectacin de un rgimen en
particular. Clic en el botn .
Se ingresa la cuenta que se utilizar para el registro
Cuenta Contado
de la operacin al contado. Ejm: 101
Se ingresa la cuenta que se utilizar para registrar
Cuenta Crdito el compromiso de pago o cobranza si la operacin
es al crdito. Ejm; 469.
Se ingresa la cuenta de la clase 6 o 7 que controla
la operacin que genera el ingreso o salida de
Cuenta Result.
inventario de activos fijos. Opcionalmente se puede
controlar los gastos por servicios.
Es el sub diario de enlace con Contabilidad. Al hacer
transferencia en lnea o en lotes se utiliza el sub
S/D diario del movimiento, si no tiene sub diario el
movimiento, se utiliza el sub diario de propiedades
de la empresa.
Cdigo del rubro del Estado de Flujo de Efectivo que
Flu. ser afectado con la operacin. Estaremos frente a
actividades de inversin en el caso de activos fijos.
Ingresamos la cuenta que se utilizar para la
Cuenta Dbito
generacin de un asiento automtico.
Cuenta Crdito
Ingresamos el cdigo de dos dgitos asignado por la
L/Reg. SUNAT al libro o registro en el cual se va a registrar
el asiento contable.
C12
C13. MOVIMIENTOS SALIDAS DE ACTIVO FIJO
Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla movimientos salidas de

activo fijo, permite establecer de manera ordenada las distintas operaciones
relacionadas a los activos a controlar, como por ejemplo: venta de vehculos,
inmuebles, maquinarias, etc. La correcta determinacin de los parmetros de
un movimiento es de suma importancia al momento de realizar una salida de
activos en la ventana Disminuciones de Activos.

Identifica el cdigo del movimiento que se desea
Cdigo
establecer. Acepta hasta 5 dgitos se recomienda
C13
homogeneidad en los cdigos, por Ejm: los dos

primeros dgitos 02 para las salidas (baja de activos,
ventas, etc.).
Salida de Inventarios: Todo movimiento que
implique una salida del inventario de activos o una
Tipo disminucin en el valor de los ya existentes. Ejm:
Venta del vehculo de la empresa, baja de Activos,
etc.
Descripcin del movimiento que se ha establecido.
Descripcin Es de libre disposicin por el usuario del sistema
Ejm: Venta de activo - factura.
Se indicar el cdigo del documento que respalda el
Documento
movimiento. Ejm: 01 (Factura), 03 (Boleta de venta).
Se deber ingresar la serie del documento que
vamos a otorgar (Ejemplo. en una venta de activos),
Serie en el caso de no tener control sobre este se
ingresar tres ceros. Ejm: Para el ejemplo anterior
se asignar 001.
Seleccionamos el concepto que corresponda al
movimiento que vamos realizar, esta ventana
Concepto
desplegable esta en funcin al tipo de movimiento
que se ha seleccionado anteriormente.
Seleccionamos el tipo de operacin que estamos
T/Op. Sunat
realizando.
Esta opcin se activar si se desea recuperar datos
Forzar recuperar datos de otro documento, para evitar doble digitacin. Se
de documento utiliza en el caso de notas de pedidos a factura o
boletas. Su equivalente es F12.
Esta opcin se activar si se quiere relacionar
Forzar relacionar documentos, es utilizado para aumentar los costos
documento de los activos por incrementos de precios, flete,
Afecta al Registro de Se activa para indicar que el movimiento afecta al
Activo Fijo Registro de Activo Fijo.
Solo afecta el importe Se activa si el movimiento va a incrementar o
monetario disminuir el valor de activos ya ingresados.
Esta opcin se activar siempre y cuando el
movimiento se refiera a una Nota de Crdito. Ejm:
Documento Negativo
La devolucin de activos por parte de los posibles
compradores.
Se activa para indicar que se va a realizar
Movimiento entre reas movimiento de activos entre las reas existentes en
la empresa.
Incide a Registros de Se activa siempre que el movimiento debe
Ventas registrarse al Libro de ventas.
Se activa solo si el movimiento esta afecto al I.G.V
Disgrega Impuesto
caso contrario no se activar esta opcin.
Se tendr en cuenta el documento fuente y de
Inafecto
acuerdo a eso se activar o no esta opcin.
Exonerado Se activar si el movimiento est relacionado a una
C13
operacin exonerada del IGV.

En el caso este activo INAFECTO O EXONERADO,
estos se referirn a la operacin en su totalidad, an
as haya productos gravados con el IGV. Ejm. Si la
empresa es exonerada del impuesto y vende el
activo que ha sido utilizado exclusivamente para
operaciones exoneradas.
Se digita el nmero de filas mximo que tendr un
Nmero de Items
documento que ser impreso.
Esta opcin se activar si se desea imprimir el
documento relacionado al movimiento; una vez
activado esta opcin se indicar la ruta del archivo
Imprimir de impresin.
Activado ste casillero la numeracin del documento
es automtica y se guiar por la Numeracin de
Documentos del Men Archivos Sistema.
Cuando se desea que la numeracin de
Inhabilitar Numeracin
documentos a imprimir no sea automtica.
Activa los campos para definir las cuentas contables
Exportar al Modulo de para exportar el movimiento al Modulo Contable
Contabilidad Financiero. La exportacin se realiza en lnea
(Utilitarios/Opciones/en lnea).
Mostrara el cuadro para definir los parmetros
R.Esp. necesarios para la afectacin de un rgimen en
particular. Clic en el botn .
Se ingresa la cuenta que se utilizar para el registro
Cuenta Contado
de la operacin al contado. Ejm: 101
Se ingresa la cuenta que se utilizar para registrar
Cuenta Crdito el compromiso de pago o cobranza si la operacin
es al crdito. Ejm; 168.
Se ingresa la cuenta de la clase 6 o 7 que controla
la operacin que genera el ingreso o salida de
Cuenta Result.
inventario de activos fijos. Opcionalmente se puede
controlar los gastos por servicios.
Es el sub diario de enlace con Contabilidad. Al hacer
transferencia en lnea o en lotes se utiliza el sub
S/D diario del movimiento, si no tiene sub diario el
movimiento, se utiliza el sub diario de propiedades
de la empresa.
Cdigo del rubro del Estado de Flujo de Efectivo que
Flu. ser afectado con la operacin. Estaremos frente a
actividades de inversin en el caso de activos fijos.
Cuenta Dbito
Cuenta Crdito
Ingresamos el cdigo de dos dgitos asignado por la
L/Reg. SUNAT al libro o registro en el cual se va a registrar
el asiento contable.
C13
C14. ENTIDADES
Objetivo: Actualiza la tabla entidades y otros que se emplearn en las

transacciones, para facilitar su identificacin, contabilizacin y control.

Identifica el cdigo del cliente, proveedor,
R.U.C.
Trabajadores, Bancos.
Se debe elegir el tipo de persona de acuerdo a la
T/persona
Sunat (Natural, Jurdica, ...).
No esta disponible para personas jurdicas, mximo
Ap. Paterno
20 caracteres.
Ap. Materno
20 caracteres.
Nombre 1
20 caracteres.
Nombre 2
20 caracteres.
Razn social, solo para personas jurdicas, mximo
R. Social
40 caracteres.
C14
Direccin o domicilio fiscal del cliente / proveedor,

Direccin
mximo 40 caracteres.
Se debe ingresar el telfono del cliente / proveedor,
Telfono
mximo 20 caracteres.
Se debe elegir el tipo de documento (DNI, RUC,
T/ Docum
Etc.)
Seleccionamos el tipo de cdigo que pertenezca a la
Tipo entidad que estamos registrando. Presionamos Ctrl
+ L para poder acceder a los cdigos disponibles.
Cada entidad (cliente, proveedor, etc.) tiene Datos Adicionales que en casos
particulares debemos definir. Estos datos adicionales se definen haciendo un
clic
En el Botn de la ventana anterior, se muestra una

ventana con los siguientes campos:
Tambin podemos obtener un listado clasificado de la Entidades (segn el tipo

de cdigo), haciendo un clic en el botn .
C14
C15. TIPO DE CODIGOS ENTIDADES
Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla Tipo de Cdigos que se

emplearn para poder agrupar los datos ingresados en la opcin entidades, por
ejemplo se puede seleccionar por clientes, proveedores, bancos, trabajadores,
etc.

Cdigo Carcter o nmero de codificacin.
Descripcin Nombre con el cual ser reconocido el cdigo.
C15
C16. FORMA DE PAGO
Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla condicin de pago que se

emplear en las transacciones comerciales, necesario para procesar
operaciones.
C16

Ingresamos un cdigo a la condicin de pago que
Cdigo
estamos implementando.
Corresponde a la descripcin de la condicin de
Descripcin
pago.
Ingresamos la cuenta que ser utilizada por el
Compras sistema en operaciones de compra al generar el
asiento contable.
Ingresamos la cuenta que ser utilizada por el
Ventas sistema en operaciones de compra al generar el
asiento contable.
C16
C17. CENTRO DE COSTOS
Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Centros de Costos que se

emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y
contabilizacin. Esta tabla debe contener las descripciones de las reas
orgnicas o funcionales a los que se destinan los gastos o costos de la
empresa, por ejemplo, la depreciacin de un activo puede ser asignada a un
centro de costos en particular. Gracias a esta tabla se controla la utilidad
operativa por cada rea orgnica o funcional.
C17

Identifica el cdigo del centro de costos.
Primer Nivel: Debe ser de dos dgitos, este nivel
Cdigo agrupa al segundo nivel.
Segundo Nivel: Debe ser de cuatro dgitos, el cual
utilizaremos en el ingreso de operaciones.
Corresponde a la descripcin completa del centro de
Descripcin
costo asociado al cdigo indicado.
Permite importar el centro de costos del mdulo
Importar
contable.
C17
MEN PROCESO
D1. ELECCIN DE EMPRESA
Objetivo: El sistema esta diseado para el trabajo con mltiples empresas, por
lo que es necesario que se elija la empresa de la cual se va a procesar sus
datos.
Esta opcin nos muestra un listado por cada ao de todas las empresas
registradas en el sistema de las cuales se puede elegir una.

Ao Ao de proceso de la empresa.
Nombre del Usuario con el que se va ingresar la
Usuario
empresa.
Clave de acceso del usuario, el sistema diferencia
Clave de Acceso entre letras minsculas y maysculas, no acepta
nmeros.
D1
D2. CAMBIO MES DE PROCESO
Objetivo: Permite cambiar el mes de proceso El Sistema procesa los datos por
meses, por lo que es necesario que el usuario elija el mes de proceso
respectivo antes de ingresar las operaciones.
El sistema valida la fecha al hacer el ingreso de datos y solo permite el ingreso

de informacin (o modificacin de la ya existente) en el mes que corresponda.
Esta opcin cuenta con 12 Meses: 01 al 12 (enero a diciembre).
D2
D3. TIPO DE CAMBIO
Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla de tipos de cambio que se

emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y
contabilizacin.

Fecha Fecha del tipo de cambio a registrar.
Tipo de cambio utilizado en las transacciones
TC comercial
comerciales.
Ventas: tipo de cambio a fecha publicacin venta.
Fecha De Publicacin
Compras: tipo de cambio a fecha publicacin
D3
compra.
Ventas: tipo de cambio a fecha de cierre venta.
Fecha De Cierre
Compras: tipo de cambio a fecha de cierre compra.
Genera todas las fechas del ao en proceso con tipo
Genera
de cambio S/. 1.
Nota: Estos datos saldrn impresos en los reportes. Configurando el

membrete, en la parte izquierda Superior del reporte.
El botn genera el tipo de cambio para todo el ao, el tipo de

cambio que asigna por defecto es 1.0000.
D3
D4. INGRESO DE ACTIVOS
Objetivo: Esta ventana es utilizada para realizar ingreso de activos a la

empresa por concepto de compra o similares.

Seleccionamos el cdigo del movimiento que
identifica a la operacin que vamos a realizar; los
Movimiento
cuales fueron definidos en la opcin Movimientos
(Archivos Sistema/Movimientos).
Cdigo del documento que se esta utilizando en la
Documento
operacin.
D4
Serie y nmero del documento que sustenta la

Serie/Nm.
operacin.
Ingresamos en Nmero de Identificacin Tributaria
R.U.C.
del proveedor de activo fijo.
Seleccionamos el Centro de costos que ser
afectado con la operacin, para hacer uso de estos
C. Costos
previamente se deben definir en la ventana Centro
de Costos (Archivos Sistema/Centro de Costos).
Seleccionamos el cdigo del almacn (opcional) en
Almacn que estar el activo hasta el inicio de su explotacin
por parte de la entidad.
F/Docum. Fecha en que se devenga la operacin.
Se elegir la forma de pago que se hace por la
transaccin, puede ser al crdito o al contado, en
Pago caso que sea al crdito se activar el campo
F/Venc. Y podremos definir el vencimiento del
crdito.
Fecha de almacenamiento del activo hasta que la
F/Almac.
administracin disponga su uso.
Seleccionamos la condicin de pago que
Condicin
corresponda.
Seleccionamos el tipo de moneda que se utiliza en
Moneda
la compra del activo.
Ingresamos el Tipo de cambio a la fecha de la
T/cambio operacin, si la operacin es en Nuevos soles, el
sistema muestra como tipo de cambio 1.0000.
G/Remis Serie y Nmero de la Gua de Remisin.
Base Imp., Base Imp. Son las Bases Imponibles clasificados en tres
2,... columnas para el Registro de Ventas.
IGV 19.00%, IGV 2 Es el IGV correspondiente a la Base Imponible
19.00%... indicadas en Neto, Neto 2,...
Es el monto total de todos los productos que se
Inafecto, Exonerado
hayan definido como Infecto o Exonerado.
Total S/ US$ Es el monto total del documento.
Haciendo un clic en el botn de la ventana anterior o pulsando la

tecla INSERT se registrarn los activos que se estn ingresando o comprando,
previamente se tiene que registrar en la ventana Datos del Producto (Archivos
/Datos del Producto):
Luego de registrar la compra del activo se tiene que procesar para controlar su
explotacin en la empresa.
D4

Seleccionamos el activo que se va a ingresar a la
empresa, para poder seleccionar este activo podemos
Cdigo
digitar el cdigo directamente o podemos utilizar el
buscador con la combinacin de teclas Ctrl. + L.
Al pulsar la tecla "D" en los campos Precio Compra, sale una ventana que nos
permite ingresar el porcentaje de descuento sobre el precio unitario del activo.
Al pulsar la tecla F6 en los campos Unidades, Precio venta o Total, el sistema

nos permite ingresar el porcentaje del Rgimen Especial.
Al pulsar la combinacin de teclas Ctrl+M se ingresa datos adjuntos a la

operacin.
D4
Nota:
Para el tratamiento del rgimen especial se debe considerar que la operacin

sea al crdito y se debe presionar la tecla F6 y que el producto este activado
RGIMEN ESPECIAL. (En el sistema contable su tratamiento con las cuentas
de rgimen especial ser en la cancelacin).

Se debe activar cuando el movimiento este afecto a
Detraccin
Detraccin.
Percepcin
Percepcin.
Retencin
Retencin.
Renta de 4ta
Renta de 4ta.
Se debe ingresar solo cuando el porcentaje de
impuesto anteriormente indicado sea fijo. (Por ejemplo
%
si el porcentaje de retencin para todos los casos sea
6% entonces se rellenar este tem).
Se debe ingresar la serie del documento; si sta existe,
al registrar la operacin caso contrario no rellenar
Serie
debido a que casi siempre se sabe el nmero del
documento en la cancelacin.
Se debe ingresar el nmero del documento; si sta
existe, al registrar la operacin caso contrario no
Nmero
rellenar debido a que casi siempre se sabe el nmero
del documento en la cancelacin.
Monto Monto al que se aplicar el porcentaje.
Se ingresar la fecha del documento que origina el
Fecha
impuesto de Rgimen Especial.
Si se tiene el porcentaje se calcular el monto en soles
S/. US$
o dlares como corresponda.
Fecha: Es la fecha de la gua de remisin que
Gua de remisin acompaa al activo.
Nmero: Es el nmero de gua de remisin que
D4
acompaa al activo
Al pulsar la tecla F7, al momento de registrar un documento, en los campos

UNIDADES, PRECIO DE COMPRA , O TOTAL el sistema nos permite ingresar
o modificar el Valor Neto, IGV, parte inafecta y exonerada del Documento que
se registra al sistema.
Al pulsar la tecla F8 en los campos UNIDADES, PRECIO DE COMPRA O

TOTAL, el sistema nos permite ingresar una glosa a la operacin.
Al pulsar la tecla F9 en el campo PRECIO DE COMPRA permite agregar el

19% al VALOR DE COMPRA unitario de un activo, en el momento de registro.
La tecla F11 sirve para relacionar documentos, al presionar F11 sale una
ventana que permite la relacin, y se rellena los datos del comprobante a
relacionar; es utilizado para aumentar los costos de los productos por flete,
La tecla F12 Recupera datos de detalle de otro documento, para evitar digitar
doble vez, al presionar F12 se muestra una ventana de ingreso que permite
recuperar los datos de otro documento; es mayormente utilizado para recuperar
notas de pedidos a factura o boletas. Para poder jalar datos es necesario
ingresar como mnimo el cdigo de movimiento, la serie y nmero del
documento, y el cdigo de la entidad.
Se puede notar que despus de elegir el producto ingresamos las unidades y el

precio, automticamente se calcula el total; si queremos calcular el costo
unitario a partir del total y las unidades acercamos el puntero del Mouse a la
cabecera del campo que deseamos que sea fijo, en este caso en el campo
unidades y nos damos cuenta que el puntero cambia de forma (flecha negra
apuntando hacia abajo), damos un clic y listo.
Existe la posibilidad de generar automticamente el documento del Saldo

Inicial, basados en saldos cerrados al mes de diciembre en el periodo anterior.
Pulsando la combinacin de teclas Ctrl + Inicio (en el campo Fecha).
Para generar el saldo inicial automtico del presente periodo debe estar
cerrado los saldos del mes de diciembre del periodo anterior.
D4
D5. ELIMINAR INGRESOS DE ACTIVO FIJO
Objetivo: Mediante esta opcin se eliminan operaciones que impliquen

ingresos de activos, es decir todas aquellas operaciones que fueron ingresadas
por la opcin Ingresos a Activos.

Ingresamos el tipo de documento que se utilizo para
Documento
la adquisicin del activo.
Se deber ingresar la serie y el nmero del
Serie / nmero
documento que se utiliz para la compra del activo.
Ingrese el Nmero de Identificacin Tributaria de la
R.U.C. entidad con la que se realiz la transaccin
comercial.
D5
Nota:
Al hacer clic en el botn , el sistema borra el documento u

operacin en forma lgica, por lo tanto todava es posible recuperar el
documento u operacin; pero si se pasa MANTENCIN DE DATOS en el men
UTILITARIOS, se borra tanto en forma lgica como fsica y por lo tanto ya no
es posible recuperarlo.
D5
D6. PROCESO DE ACTIVOS
Objetivo: Esta ventana permite procesar los activos ingresados en la ventana

anterior, podemos indicar las caractersticas del activo, estado, marca, etc.
En esta ventana solo podemos visualizar los activos que han sido adquiridos
por la entidad pero que aun no han sido procesados.
Si hacemos clic en el botn se muestra la siguiente ventana que

permite asignarle una descripcin al activo que se esta procesando:
D6
El botn permite copiar la descripcin a varios activos que debido

a su homogeneidad en las caractersticas no precisan mayor detalle.
Para ingresar la informacin sobre cada activo hacemos clic en el

botn :
D6

Indicamos el estado actual del activo, podemos
Estado
seleccionar entre Bueno, Regular o Malo.
Seleccionamos si el activo es Principal o esta
Tipo
relacionado a otro.
Seleccionamos el activo principal al cual esta
Relacionado relacionado. Solo se activa si en la opcin anterior
hemos seleccionado Relacionado.
Seleccionamos la marca del activo que estamos
procesando. Las diferentes marcas las debemos
Marca
ingresar por la opcin Datos de Fabricante
Marca.
Ingresamos el modelo del activo que estamos
Modelo
procesando.
Ingresamos la serie, placa u otro cdigo que permita
Serie/Placa
identificar plenamente al activo.
Este campo sirve para que el usuario pueda
ingresar informacin sobre el activo fijo que pueda
Observaciones ser de utilidad a la administracin de estos con el
objetivo de que los responsables puedan tomar
adecuadas decisiones.
D6
Activamos para indicar que el activo ser objeto de

Depreciar
depreciacin.
Para continuar ingresando informacin ms detallada sobre el activo que

estamos procesando, hacemos clic en el botn :

Indicamos la fecha en que el activo iniciara sus
F. Inicio Oper.
operaciones en la empresa.
Seleccionamos el mtodo de depreciacin que se va a
utiliza para el clculo:
El mtodo de depreciacin que se utilizar debe reflejar
el patrn con arreglo al cual se espera que sean
consumidos por parte de la entidad, los beneficios
econmicos futuros del activo.
Lnea Recta: El mtodo de Lnea Recta considera que
la depreciacin es en funcin del tiempo y no de uso.
Este mtodo se usa ampliamente en la prctica por lo
sencillo que resulta su aplicacin por parte del usuario
del sistema.
Mtodo
Unidades Producidas: El mtodo de unidades
producidas esta en funcin a la cantidad de unidades
que el usuario va a producir haciendo uso del activo, en
un perodo determinado (generalmente en aos).
Saldo Decreciente: En el mtodo del Saldo
Decreciente el porcentaje se aplica directamente al
costo del activo sin restarle el valor residual. Esta es
una particularidad del mtodo, sin embargo el efecto al
realizar los clculos respectivos es el mismo, puesto
que durante la aplicacin de este mtodo se consume
todo el importe amortizable (esto es el Costo de
D6
Adquisicin menos Valor Residual).

Ingresamos el documento que autoriza a la empresa el
uso de un mtodo de depreciacin distinto al de Lnea
Recta, este documento ser emitido por la
Doc. Autori. Administracin Tributaria. El usuario debe tener en
cuenta que el mtodo Lnea recta no requiere
comunicacin previa a la Administracin Tributaria para
su aplicacin por el contribuyente.
Se activa cuando seleccionamos el mtodo Unidades
Producidas como mtodo de depreciacin a ser
Valor Util - Cantidad aplicado por la entidad. Ingresaremos en este campo la
cantidad de unidades que se pretende producir
haciendo uso del activo.
Se activa cuando seleccionamos el mtodo Unidades
Producidas como mtodo de depreciacin.
Unidad de Medida
Ingresamos la unidad de medida que manejan los
productos generados por el activo.
Indicamos cual es el valor residual del activo que se
considerar para el clculo de la depreciacin.
Valor Residual Debemos tener en cuenta que el Importe depreciable
es aquel que se determina deduciendo del costo del
activo, el importe del valor residual del mismo.
Ingresamos el tiempo de vida til del activo expresado
Vida Util - Aos
en aos.
Ingresamos el tiempo de vida til del activo expresado
en meses, debemos tener en cuenta que si ya hemos
Vida Util - Meses
ingresado el tiempo en aos el tiempo en meses se
autogenerar.
La tasa de depreciacin anual que se aplicar al activo
Tasa se genera automticamente si se ha ingresado el
tiempo en aos o meses.
Ingresamos informacin relacionada a la
contabilizacin del activo tales como el centro de
costos que va a ser afectado, la cuenta del activo que
se utilizar, la cuenta que se utilizar para la
depreciacin, etc.:
Centro de Costos: Seleccionamos el centro de costos
que ser afectado con la depreciacin.
Cuenta Depreciacin: Indicamos la cuenta que se
Afectacin Contable
utilizar para registrar la depreciacin del perodo.
Cuenta de Activo: Indicamos la cuenta que se utilizar
para la contabilizacin del activo.
Cuenta de Gasto: Indicamos la cuenta que se utilizar
para la afectacin a resultados.
Debemos tener en cuenta que el ingreso de la cuenta
para depreciacin, cuenta de activo y cuenta de gasto
son de observancia obligatoria.
Para culminar con el proceso de activacin cerramos esta ventana y hacemos

clic en el botn Grabar en la siguiente.
D6
D7. DETALLE DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Utilizamos esta ventana para visualizar los activos que la empresa
posee, tambin podemos modificar la informacin previamente ingresada.
Otra funcin de esta ventana es que nos permite tener una vista previa de las
condiciones actuales del activo, tambin podemos acceder al historial del
activo.
Se muestran en la ventana las siguientes columnas:
En la parte superior
Cdigo: Es el cdigo que se le ha asignado al activo.

Producto: Descripcin del activo registrado.
D7
Adquisicin: Muestra la fecha de adquisicin del activo.

Estado: Muestra el estado actual del activo.
Valor: Muestra el valor con que el activo fue registrado.
Tasa: Muestra el porcentaje (%) de depreciacin que ser de aplicacin al
activo.
Mtodo: Muestra el mtodo de depreciacin con que se deprecia el activo.
En la parte inferior
Documento: Indica el tipo y el nmero de documento que sustenta la

operacin relacionada al activo.
Fecha: Muestra la fecha del documento.
Aumento: Muestra los importes de los aumentos en el valor del activo.
Disminuciones: Muestra los importes de las disminuciones en el valor del
activo.
Saldo: Diferencia entre los aumentos y las disminuciones.
Tipo movimiento: Muestra el tipo de movimiento que dio origen al activo.
Glosa: Muestra la glosa al realizar el ingreso del activo.
Esta ventana tambin muestra como informacin adicional la sumatoria de los

activos, diferenciados en funcin al mtodo de depreciacin que estn
utilizando. El sistema tiene predefinido un color especfico para cada mtodo de
depreciacin:
Azul: Si el mtodo que se esta utilizando es: Lnea Recta.

Verde: Si el mtodo que se esta utilizando es: Unidades Producidas.
Marrn: Si el mtodo que se esta utilizando es: Saldo Decreciente.
Estos colores son referenciales, estn en funcin al hardware utilizado por el

usuario.
En la parte inferior izquierda se muestran las opciones:
Kardex: Muestra todos los ingresos que se van a controlar en la empresa.

Relacionado: Muestra los activos que estn relacionados a un principal, tales
como las compras que van a incrementar el valor de estos.
Si hacemos clic en el botn podemos modificar la informacin

ingresada sobre el activo. Debemos tener en cuenta que la informacin del
activo se ingresa haciendo uso de las opciones del men Proceso.
D7

Visualizamos el cdigo del activo cuya informacin
Cdigo
vamos a modificar.
Descripcin Ingresamos el nombre o descripcin del activo.
Indicamos el tipo de activo: Principal o
Tipo
Relacionado.
Se activa solo si hemos seleccionado la opcin
Relacionado Relacionado anteriormente. En la ventana
desplegable debemos seleccionar el activo principal.
Indicamos la condicin actual del activo:
Bueno: Si el activo esta en optimas condiciones
Regular: Si el activo no cumple con las
Condicin
caractersticas para ser considerado bueno.
Malo: Si el activo no cumple con las caractersticas
para ser considerado regular.
Indicamos el estado del activo, en caso de que se
Estado retire el activo de la actividad, debemos indicar la
fecha de baja.
Marca: Seleccionamos la marca del activo.
Caractersticas Modelo: Seleccionamos el modelo del activo
ingresado.
D7
Serie/Placa: Ingresamos el cdigo de identificacin

del activo.
Ingresamos informacin sobre el activo: Activacin,
Datos
Depreciacin y Cuentas Contables.
Ingresamos las observaciones que el usuario crea
Observaciones
conveniente.
Indicamos si el activo va a ser objeto de clculo por
Clculo de REI
exposicin a la Inflacin.
1. Hacemos clic en el botn para ingresar informacin

relacionada a la compra del activo tales como la fecha de adquisicin, la fecha
en que empezar a operar en la empresa, el monto de la compra, el documento
que se utilizo, etc.
En esta ventana solo se permite modificar la fecha de inicio de operaciones del

activo. La informacin adicional a esta que se pretenda modificar se debe
realizar en las ventanas que les dieron origen.
2. Hacemos clic en el botn para modificar la informacin

relacionada al agotamiento del activo, tales como el mtodo que se va a
utilizar, el tiempo en que se va a depreciar el activo, la tasa con que se
depreciar, etc.
D7

Saldo Inicial Ingresamos el saldo inicial del activo.
Ingresamos la depreciacin que el activo lleva
Deprecia. Acumulada
acumulada.
Podemos modificar el mtodo de depreciacin que
Mtodo
se utilizar.
Seleccionamos la categora que corresponda al
Categora
activo que estamos registrando.
Modificamos el documento de autorizacin de ser el
Doc. Autori.
caso.
Se activa cuando seleccionamos el mtodo
Unidades Producidas como mtodo de
depreciacin a ser aplicado por la entidad.
Valor til - Cantidad
Ingresaremos en este campo la cantidad de
unidades que se pretende producir haciendo uso del
activo.
Se activa cuando seleccionamos el mtodo
Unidades Producidas como mtodo de
Unidad de Medida depreciacin.
Ingresamos la unidad de medida que manejan los
productos generados por el activo.
Modificamos el importe que se tomar como valor
Valor Residual residual del activo que se considerar para el
clculo de la depreciacin.
D7
Modificamos el tiempo de vida til del activo

expresado en aos, el sistema calculara
Vida til - Aos
automticamente el tiempo expresado en meses y la
tasa de depreciacin que aplicar al activo. D5
Si ingresamos el tiempo de vida til en aos en el
Vida til - Meses tem anterior podemos visualizar la equivalencia en
meses.
Si ingresamos el tiempo de vida til en aos en el
tem Vida til, podemos visualizar la tasa anual que
Tasa
el sistema utilizar para el clculo de la
depreciacin.
Al marcar esta opcin se deshabilita el clculo de la
Clculo de depreciacin depreciacin el activo seleccionado.
Si hacemos clic en el botn podemos modificar informacin

relacionada a la contabilizacin del activo tales como el centro de costos que
va a ser afectado, la cuenta del activo que se utilizar, la cuenta que se utilizar
para la depreciacin, etc.

Indicamos el centro de costo al cual va a afectar la
Centro de Costo
depreciacin del activo.
Indicamos la cuenta del activo que se va afectar, en
Cta. Activo
funcin al tipo de activo que se este ingresando.
Indicamos la cuenta que se va utilizar para el
Cta. Depreciacin
registro de la depreciacin.
Indicamos la cuenta de gasto que va a ser afectada
Cta. Gasto con la depreciacin. Al hacer CLICK en se
despliega la ventana para poder relacionar el activo
a un centro de costos o a cuentas de gastos.
D7
Haciendo clic en el botn se aade un tem nuevo.

Ubicndonos en la columna CDIGO, presione "CRTL + L", mostrara la
lista CENTRO DE COSTOS (Si tiene instalado el MDULO CONTABLE
FINANCIERO sino fuera el caso del mismo MDULO DE ACTIVOS).
Ubicndonos en la columna CUENTA, presione la tecla "CTRL+L",
mostrara la lista PLAN CONTABLE (MODULO CONTABLE
FINANCIERO).
Ubicndonos en la columna % podremos manejar el porcentaje por
centro de costos o en su caso de las cuentas de gasto.
Haciendo clic en el botn se elimina el tem donde se
encuentre ubicado.
D7
Utilizando el botn podemos ingresar informacin respecto a los

responsables del manejo del activo, el rea en la que va a operar, entre otros
datos de inters para la administracin de la entidad.
Para el ingreso de un nuevo tem en el historial del activo, hacemos clic en

botn .
D7

tem Ingresamos un nuevo tem para los datos a ingresar.
Seleccionamos la fecha inicial correspondiente a la
Fecha Inicial
utilizacin del activo en un rea especfica.
Indicamos la fecha en que la posesin del activo
Fecha Final
culmina para un rea especfica.
Seleccionamos a la persona responsable del
Responsable manejo del activo, esta persona deber utilizar el
activo en beneficio de la entidad.
Seleccionamos a la persona que ostenta el cargo de
Jefe de rea
Jefe del rea en que el activo estar operando.
Dep. / rea Seleccionamos el rea en que el activo operara.
Seleccionamos el local de propiedad de la entidad
(o que mantenga relacin con esta) en que el activo
Ubicacin Local
estar operando por el tiempo indicado
anteriormente.
Esta rea es de libre uso para el usuario del
sistema, se recomienda ingresar datos que ayuden
Observaciones
a mantener un control ms efectivo del activo,
propiedad de la entidad.
Utilizamos el botn para poder visualizar una vista previa sobre el

activo, los datos ingresados sobre el activo en las ventanas anteriores y los
clculos efectuados a este.
D7
D8. AGREGAR ADICIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite registrar los incrementos en el valor contable de los activos

fijos que la empresa tiene registrados.

Seleccionamos el movimiento que fue diseado
para registrar un aumento en el valor de los activos.
Movimiento
Para crear un movimiento ingresamos a la ventana
Movimientos (Archivos sistema/Movimientos).
Ingresamos la serie y el nmero del documento que
Serie/Num.
sustenta la adquisicin que incrementara el aumento
D8
en el valor del activo.

R.U.C. Seleccionamos la empresa que proveedora.
Ingresamos la fecha en que se realiz la
F/ Docum
adquisicin.
Indicamos si se va a realizar el pago al contado o si
Pago
se esta realizando la compra al crdito.
Seleccionamos el tipo de moneda que se utilizo en
Moneda
la operacin.
Indicamos el tipo de cambio. Si la operacin se
Tipo de Cambio realizo en moneda nacional se debe consignar el un
tipo de cambio de 1.000.
Indicamos la serie y nmero de la Gua de Remisin
G/Remisin
utilizada para trasladar la adquisicin.
Indicamos la condicin de pago, estos datos se
Condicin toman de la opcin Forma de Pago (Archivos
Sistema/Forma de Pago).
Al hacer clic en el botn seleccionamos el activo que esta

incrementando su valor.
D8
D9. ELIMINAR ADICIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite eliminar las operaciones que incrementaron el valor de los

activos como consecuencia de adiciones efectuadas:

Ingresamos el tipo de documento que se utilizo en la
Documento
adicin.
Serie/Num se utiliz en la operacin que adiciono valor al
activo.
Seleccionamos el Nmero de Identificacin
R.U.C.
Tributaria del proveedor.
D9
Hacemos clic en el botn para eliminar la adicin del sistema.
Nota:
Al hacer clic en el botn Eliminar, el sistema borra la adicin u operacin en

forma lgica, por lo tanto todava es posible recuperar los datos de esta
operacin; pero si se pasa MANTENCIN DE DATOS en el men
D9
D10. AGREGAR DISMINUCIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite registrar las operaciones que disminuyen valor a los activos
que la empresa posee o que representan bajas en los libros de la empresa.

Seleccionamos le movimiento que ha sido creado
Movimiento para registrar una disminucin en el valor de los
activos.
Indicamos el nmero del documento que se va a
Serie/Num
utilizar.
R.U.C. Seleccionamos el Nmero de Identificacin tributaria
D10
de la empresa.
Indicamos la fecha en que se realiza la disminucin
Fecha
en el valor del activo.
Moneda Seleccionamos el tipo de moneda que corresponda.
Indicamos el tipo de cambio que corresponda, solo
Tipo de Cambio
si la operacin se realiz en moneda extranjera.
Ingresamos la serie y el nmero de la Gua de
G/.Remisin
Remisin.
Condicin Indicamos la condicin de pago.
D10
D11. ELIMINAR DISMINUCIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite eliminar las disminuciones en el valor de los activos que se

hubieran registrado en el sistema. Estas disminuciones pueden ser producto de
bajas o retiros registrados.

Ingresamos el documento que se utilizo en
Documento
disminucin de los activos.
Serie/Num
se utiliz para ingresar una disminucin.
Ingresamos el Nmero de Identificacin Tributaria
R.U.C.
que utilizamos al realizar la disminucin.
D11
Nota:
Al hacer clic en el botn , el sistema borra la disminucin de activo

fijo en forma lgica, por lo tanto todava es posible recuperar los datos de esta
operacin; pero si se pasa MANTENCIN DE DATOS en el men
Podemos utilizar el botn Eliminacin Mltiple para realizar las eliminaciones

de las disminuciones de activos por grupos, en un rango de documentos.
D11
D12. RESUMEN DE INGRESOS
Objetivo: Permite obtener un reporte de todos los ingresos de activos que se

realizaron en la empresa, muestra la informacin necesaria de cada activo tales
como: el documento utilizado en la adquisicin, las condiciones de compra, el
importe en total, la descripcin del activo, etc.
Utilizamos el botn para imprimir el reporte, exportar a otra

aplicacin o mostrar una vista previa de uno, varios o todos los activos que se
muestran en la ventana, para esto debemos seleccionar (check) los activos
deseados.
D12
D13. CALCULO DEL REI
Objetivo: Permite el clculo del Resultado por Exposicin a la Inflacin,

concepto al que estn afectos todos los rubros no monetarios, tambin permite
el ajuste de la depreciacin de los activos que la empresa posee.
Para el clculo del REI se requiere que el mdulo Gestin Activo Fijo este en
lnea con el mdulo Gestin Contable Financiero.
Utilizamos el botn para poder seleccionar el alcance del reporte,

es decir personalizar los tems que sern considerados para el clculo del REI.
D13
Hacemos clic en el botn Para generar el asiento correspondiente

al REI en el mdulo Gestin Contable Financiero, debemos tener en cuenta
que para que el asiento se genere con xito, el mdulo Gestin Activo Fijo
debe estar en lnea con el mdulo Gestin Contable Financiero.
D14. CALCULO DE LA DEPRECIACION LNEA RECTA
D13
Objetivo: Permite el clculo de la depreciacin de los activos que la empresa

posee, este clculo estar en funcin de la tasa que previamente se ha
asignado.
Se recomienda la observancia de la normas tributarias vigentes y aplicables a

la actividad de la empresa as como tambin como las normas contables
(NICs, NIIFs y otras aplicables a la entidad). Se recuerda esto porque el uso
del sistema contable es de responsabilidad del usuario, el Sistema Activos esta
orientado a llevar un control eficiente de los activos que posee la entidad, es
por este motivo que las diferencias que pudieran surgir por la aplicacin de
tasas distintas a las permitidas por la legislacin vigente y que originen
diferencias (temporales o permanentes), deben ser tratados como se indique
en la norma respectiva (para este caso debemos revisar la NIC 12 Impuesto a
la Renta).
D14
Para iniciar el clculo hacemos clic en el botn . Este clculo se

realiza por el mes de trabajo, por ejemplo, si el mes de proceso es Mayo el
clculo que se realizar ser slo del mes de proceso (Mayo), para realizar el
clculo de los otros meses debemos cambiar el mes de proceso al mes en que
se desee calcular la depreciacin.
El botn genera el asiento por depreciacin, para poder utilizar

esta opcin debemos contar con la empresa creada en el modulo Gestin
Contable Financiero.
En la casilla se tiene la opcin de

elegir el subdiario en el cual se desea generar el asiento, ya sea digitando o
haciendo la combinacin de teclas Ctrl + L.
El sistema enviar un aviso de confirmacin:
El botn lo utilizamos para poder limpiar los clculos efectuados,

se eliminarn los clculos de depreciacin de todos los activos en un periodo
determinado.
Nota:
Si el usuario ya ha generado los asientos por depreciacin en el mdulo

Gestin Contable Financiero, primero debe eliminar estos para poder generar
nuevos asientos, el sistema mostrar el siguiente mensaje al usuario:
D14
D15. CALCULO DE LA DEPRECIACION UNIDADES PRODUCIDAS

asignado.
Las ventanas son similares en los tres procesos de depreciacin de activos

(Lnea recta, Unidades Producidas y Saldos Decrecientes).

la Renta).



D15
D16. CALCULO DE LA DEPRECIACION SALDOS DECRECIENTES

asignado.
Las ventanas son similares en los tres procesos de depreciacin de activos

(Lnea recta, Unidades Producidas y Saldos Decrecientes).

la Renta).



D16
D17. RETIRO Y BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Permite visualizar los activos de la entidad que se encuentran en

condicin de uso o si ya se encuentran en retiro o baja, tambin permite
realizar asientos de retiro baja.
Al marcar los cuadros de cada tem el activo cambiara de estado a baja a

la fecha de la computadora y al marcar nuevamente vuelve a su estado inicial.
D17
E1. REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de ingreso de activos fijos a la empresa.

Del mes...: Muestra las operaciones registradas de
tipo Ingreso de activos del mes de proceso.
Acumulado al mes...: Muestra las operaciones de

Periodo tipo Ingreso de activos acumulado al mes de
proceso.
Entre Fechas: Permite especificar un periodo

ingresando la fecha inicial y final de del periodo a
E1
consultar.
Nos permite elegir el tipo de moneda en la que
Moneda
saldr el reporte.
Nos permite especificar un cdigo (NIT) de
proveedor para visualizar las compras que se haya
R.U.C. hecho de este en el periodo determinado. Al hacer
clic en se cambia a la opcin CDIGO esto
cuando la entidad maneje doble codificacin.
Todo: Nos muestra operaciones que inciden a
registro compras (Ejm: compra con Factura) y
aquellos ingresos que no inciden a registro de
compras (Ejm: Sobrantes de mercaderas, etc.)
Inciden a Registros: Solo nos muestra aquellas

Alcance
operaciones que tienen incidencia en el registro de
compras.
No Inciden a Registros: Solo nos muestra aquellas

operaciones que no tienen incidencia en el registro
de compras.
Todo: Nos muestra operaciones tanto al contado
como al crdito.
Modo de Pago Contado: Nos muestra aquellas operaciones al

contado.
Crdito: Nos muestra operaciones al crdito.

Nos permite especificar un cdigo de almacn, en el
Almacn
caso de que la empresa maneje varios almacenes.
Nos permite especificar un cdigo de centro de
C. Costos costo, en el caso de que la empresa controle
centros de costos.
O/Concep Nos permite especificar un cdigo de otro concepto.
Permite especificar el movimiento con el que saldr
Movimiento
el reporte.
Documento Nos permite especificar el tipo de documento.
E1
E2. REPORTE DE ADICIONES DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de adiciones de activos fijos de la empresa.
E2
E3. REPORTE DE DISMINUCIONES DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de disminuciones de activos fijos de la empresa.
E3
E4. REPORTE ACTIVO FIJO
Objetivo: Permite obtener un reporte del los activos fijos que la empresa
posee, as como las variaciones en el valor de estos:
En la parte inferior izquierda se muestran las opciones:
Kardex: Muestra todos los ingresos que se van a controlar en la empresa.

Relacionado: Muestra los activos que estn relacionados a un principal, tales
como las compras que van a incrementar el valor de estos.
Utilizamos el botn para actualizar la informacin del sistema

Activos.
E4
El botn permite obtener una vista de todos los datos relevantes

del activo, los aumentos, disminuciones, revaluaciones y otros ajustes
efectuados al activo.
E4
E5. REPORTE NO REVALUADO - DETALLADO
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente a todos los activos
que la empresa posee, principales y relacionados, y que no han sido objeto de
algn tipo de revaluacin.
Utilizamos el botn para ubicar rpidamente un activo, en los

casos en que la empresa posea un amplio registro de estos.
Hacemos clic en el botn para poder seleccionar los tems que se

mostrarn en el reporte.
Utilizamos el botn para elegir el destino que se le asignar al

Reporte: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.
El botn permite visualizar los datos generales del activo as como

su informacin contable.
E5
E6. REPORTE NO REVALUADO RESUMEN POR PRINCIPAL
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente solo a los activos
que tengan la calidad de principales y que no han sido objeto de algn tipo de
revaluacin.




E6
E7. REPORTE NO REVALUADO RESUMEN POR CTA. ACTIVO
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente a los activos

agrupados por la cuenta contable con la que fueron registrados, y que no han
sido objeto de algn tipo de revaluacin.




E7
E8. REPORTE NO REVALUADO - OBSOLETOS

activos obsoletos (totalmente depreciados).




E8
E9. REPORTE REVALUADO - DETALLADO
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente a todos los activos
que la empresa posee, principales y relacionados, y que han sido objeto de
algn tipo de revaluacin.




E9
E10. REPORTE REVALUADO RESUMEN POR PRINCIPAL
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente solo a los activos
que tengan la calidad de principales y que han sido objeto de algn tipo de
revaluacin.




E10
E11. REPORTE REVALUADO RESUMEN POR CTA. ACTIVO

agrupados por la cuenta contable con la que fueron registrados, y que han sido
objeto de algn tipo de revaluacin.




E11
E12. REPORTE DE UBICACIN
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente a los activos que la
empresa posee, su ubicacin fsica actual, el jefe o empleado que es el
responsable del activo y rea en que se encuentra operando.
E12

Ultima ubicacin o Muestra un reporte del ltimo movimiento que hubo
movimiento en los activos que la empresa administra.
Muestra todos los movimientos que ocurrieron con
Rango de fechas
los activos en un rango determinado de fechas.
Del Fecha inicial para iniciar la formulacin del reporte.
Al Fecha final para iniciar la formulacin del reporte.
Selecciona todos los activos que la empresa posee.
Nota: Tambin podemos seleccionar el, o los

Seleccionar todo
activos que deseamos visualizar en el reporte
haciendo clic en el cuadro que esta al lado derecho
de cada activo.

Hacemos clic en el botn para poder elegir el destino del reporte:

Previo, Tabla fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.; a continuacin se
muestra una imagen de la vista previa, visualizar el reporte:
E12
E13. REPORTE DIFERENCIA DE CAMBIO
Objetivo: Este reporte nos muestra la informacin referente a los activos que la
empresa posee cuyo ingreso se realiz en moneda extranjera (MEN
PROCESO / INGRESO DE ACTIVOS FIJOS), este reporte mostrar todos los
activos que tengan esta caracterstica o si se desea, mostrar todos los
comprendidos en un rango de tiempo determinado.

Si desea filtrar los activos adquiridos en moneda
Del extranjera en un rango de tiempo determinado,
indicamos la fecha inicial.
Al Indicamos la fecha final.

E13
Utilizamos el botn para poder obtener mayor detalle referente a

las letras de pago que correspondan al activo.

Reporte Diferencia de Cambio: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora
matricial, etc.; a continuacin se muestra una vista previa del reporte:
E13
MEN UTILITARIOS
F1. COPIA DE TABLAS
Objetivo: Este asistente se utiliza cuando se crea una nueva empresa para la
copia de las tablas auxiliares de parmetros de otra empresa o mdulo, ya que
al crearla todas las tablas se encuentran vacas.
F1
Hay dos formas de copiar tablas:
1.- Copia de tablas de una empresa:
Seleccionar de donde se van a copiar las tablas: se debe seleccionar si

se van a copiar de una empresa registrada en el sistema o de una ruta
de acceso.
Seleccionar las tablas a copiar: El asistente muestra las tablas

disponibles para ser copiadas, de las cuales se seleccionar las
deseadas.
Iniciar el asistente.
2.- Copiar tablas pasando saldos de un ejercicio anterior:
Si se desea copiar saldos de un ejercicio anterior seleccionar la empresa

y el periodo que se desea traspasar los saldos luego marcar la opcin
si desea copiar los datos de un periodo anterior
de la misma empresa.
Seleccionar todas las tablas.
Iniciar el asistente.
Nota:
Este asistente al copiar las tablas auxiliares sobre escribe las tablas
existentes de la empresa, por esta razn se recomienda realizarlo slo
en una empresa en blanco.
Se recomienda sacar una copia de seguridad

(Utilitarios/Asistentes/Generar Copias de Seguridad) antes de utilizar
este utilitario.
F1
F2. VERIFICAR ESTRUCTURAS
Objetivo: Este asistente verifica las estructuras de las tablas de la empresa

para su correcto funcionamiento. Este asistente debe utilizarse cuando se
actualiza a una nueva versin ya que se pueden agregar campos adicionales
en futuras versiones.
El asistente verificar la estructura de las tablas de la empresa, localizando los

campos faltantes para que esta versin funcione correctamente.
Tambin verificar que el tipo y longitud de los campos sea el correcto.
Verifica las estructuras buscando diferencias.

Corrige las diferencias, ya sea agregando nuevos campos o modificando
algunos.
F2
Clic en el botn para que el sistema inicie la verificacin de la

estructura de las tablas de la empresa, se mostrara la siguiente ventana:
Si hacemos clic en el botn el sistema mostrar una ventana para

finalizar con la verificacin de estructura de tablas.
Clic en el botn para concluir con el proceso de verificacin.
F2
F3. DETECTAR Y REPARAR
Objetivo: Actualiza las tablas y dems parmetros que son necesarios para el
correcto funcionamiento de esta aplicacin, permite solucionar problemas como
el que se dara si al cambiar la versin que se esta utilizando se han creado
nuevas tablas o estructuras que son inherentes a una versin superior a la que
originalmente se posea.
F3
F4. ASISTENTE DE CORRECCION DE ERRORES
Objetivo: Este asistente implementado en este mdulo permite que el usuario

pueda corregir los posibles errores que se presentan como consecuencia de
incompatibilidad en los datos ingresados u otros de orden lgico.
Seleccionamos la empresa y hacemos clic en el botn INICIAR para que el

asistente corrija errores en la empresa.
Nota: Para evitar posibles prdidas de informacin, el usuario debe generar su

copia de seguridad antes de ejecutar este asistente.
F4
F5. IMPORTACION DE DATOS
Objetivo: Permite ingresar datos al mdulo Gestin Activo Fijo que el usuario
haya almacenado en hojas de Microsoft Excel, de modo tal que no se tendrn
que volver a ingresar en el sistema.
Para realizar una importacin exitosa, seguimos las siguientes indicaciones:
CREAR FORMATO
Ingresamos a la opcin Importar Datos (Utilitarios/Importar Datos).
Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado izquierdo disponemos

de opciones que podemos seleccionar para generar los formatos necesarios
para la importacin. Seleccionamos los formatos que deseamos generar. Clic
en el botn Crear.
El sistema generar el siguiente formato (solo se selecciono DETALLE DEL

ACTIVO FIJO):
F5
Debemos observar las notas para su uso, no se debe cambiar los nombres de
los campos de la fila 12, es importante que se mantengan como estn.
Llenar los campos segn los requerimientos del formato.
Despus de llenar la informacin necesaria debemos eliminar las filas 1 al 11

(solo dejamos a partir de la fila 12).
Guardar el archivo con el nombre ImpDetaActivo.dbf para la opcin DATOS

DEL ACTIVO FIJO ImpDetaActivo.dbf para DETALLE DEL ACTIVO FIJO.
Este archivo solo se puede crear en Microsoft Excel 97-2003, al guardar
seleccionamos la opcin DBF 4 (dBase IV)(*.DBF):
IMPORTAR AL SISTEMA
Ingresamos a la opcin Importacin de Datos (Utilitarios/Importacin de

Datos).
Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado derecho vamos a

indicar el archivo que hemos generado previamente y que ahora vamos a
importar al mdulo Gestin Activo Fijo.
Hacemos clic en el botn Ruta para indicar el directorio en el cual se encuentra

el archivo de importacin, el sistema mostrar el o los archivos que puedan ser
importado al sistema. Seleccionamos el archivo que vamos a importar.
F5
Clic en el botn Importar para finalizar con el proceso de importacin.
Notas:
En la importacin de datos de activo, debemos anteponer la letra A en el

campo CCOD_PRO.
Durante el proceso de importacin, si el sistema detecta un campo no vlido,

cancelar la importacin. El usuario debe verificar la informacin ingresada en
la hoja de clculo.
F5
F6. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD
Objetivo: Este asistente crea una copia de seguridad de toda la informacin

que contiene la empresa que se esta procesando. Esta copia de seguridad
dar como resultado un archivo .zip en la ruta que se especifique.
Hay dos opciones en las cuales se puede generar una copia de seguridad:
Si seleccionamos se podr seleccionar los archivos

de los cuales se desea hacer la copia.
Si seleccionamos no se podr
seleccionar los archivos ya que el objetivo de esta opcin es de copiar
F6
toda la carpeta donde se encuentra los datos de una empresa (archivos

de impresin, reportes personalizados u otros).

Al activar esta opcin le permite ingresar una clave
Password el cual le pedir al momento de restaurar la copia de
seguridad (descomprimirla).
Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta

haciendo un clic en el botn .
F6
F7. RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD
Objetivo: Este asistente descomprime el archivo de seguridad creado

anteriormente, no modifica los datos originales.

Aqu se deber ingresar la ruta de la carpeta de
Archivo
copia donde se encuentra la seguridad.
Aqu se deber ingresar la ruta de la carpeta en el
Directorio Destino
cual se descomprimir la copia de seguridad.
Se debe ingresar la clave indicada al momento de
Password
generar la copia de seguridad.
F7
F8. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD INTEGRAL
Objetivo: Permite realizar una copia integral de la carpeta CONTASIS (esta es

la carpeta donde se instalo el programa).

Al activar esta opcin le permite ingresar una clave
Password el cual le pedir al momento de restaurar la copia de
seguridad (descomprimirla).
Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta

haciendo un clic en el botn .
Nota:
No es posible restaurar esta copia mediante men alguno del sistema. La

razn es que cuando se realiza una copia de la carpeta CONTASIS, se
incluyen las aplicaciones correspondientes. La forma de restaurar este
archivo generado es descomprimiendo desde el Explorador de Windows.
F8
F9. ACCESOS A LA EMPRESA
Objetivo: Esta opcin permite controlar los accesos de los usuarios definidos
en el sistema, se le puede asignar derechos y restricciones sobre las opciones
de los diferentes mens y opciones. El usuario por defecto ADMIN puede
ingresar a cualquier empresa aunque no se le haya dado derechos y tiene
acceso a todos los comandos del men as se le hayan restringido los
derechos, por eso es necesario que este usuario tenga una clave de acceso
conocida solo por el administrador del sistema.
F9
Para ingresar un nuevo usuario hacemos clic en el botn .
Seleccionamos las opciones a las que van a tener acceso y hacemos clic en el
botn para culminar con el proceso.
Nota: Cuando se elimina un usuario con acceso ya no se puede recuperar, ni

el usuario ni su acceso, se tiene que volver a agregar el usuario y darle los
accesos necesarios.
F9
F10. MANTENCION DE DATOS
Objetivo: Esta opcin permite actualizar los datos y reportes del mdulo. Por
ejemplo, si hemos realizado modificaciones existe la posibilidad de que no se
muestren los reportes con los cambios efectuados, en esta situacin al ejecutar
la opcin Mantencin de datos se refresca toda la informacin, se recomienda
su uso cada vez que se elimine o modifiquen datos.
Debemos tener en cuenta que si se ha eliminado informacin del sistema al

utilizar esta opcin la perdida de esta informacin es definitiva.

Permite regenerar los archivos ndices, los ndices
son una o ms claves que identifican un nico
Regenerar ndices
registro (fila o rengln). Los ndices hacen ms fcil
encontrar y ordenar los registros.
Permite ordenar los archivos o grupo de datos
Empaquetar Archivos estructurados que son almacenados en algn medio
y es utilizado por esta aplicacin.
F10
F11. OPCIONES
Objetivo: Permite al usuario del sistema poder definir parmetros que

optimizarn el uso del sistema, as como permitir su interactividad con otros
mdulos de la suite.

Podemos modificar el ttulo de estas dos columnas
Ttulos en columnas de los registros: Ejemplo.
libres. Primera: Inafecto
Segunda: Exonerado
Cdigo Cliente Permite ingresar un tipo de identificacin para este
proveedor tipo de entidades.
Ingreso rpido de Permite predeterminar el tipo de bsqueda que el
cdigos sistema va a utilizar en las ventanas para este fin.
Nmero de Filas Hoja Permite ingresar el nmero de filas mximo que se
F11
Excel utilizar en la exportacin de informacin.

Validar precio costo
Archivo de imagen para Permite personalizar la apariencia del sistema,
el fondo de pantalla utilizando un fondo distinto al predeterminado.
Restablecer Al hacer clic en este botn podemos regresar las
predeterminados propiedades originales al sistema.

Moneda Principal: Permite elegir una moneda
principal, por lo general es la de mayor uso para la
empresa, ingresamos tambin el smbolo de la
Moneda moneda.
Moneda secundaria: Permite elegir una moneda
secundaria, ingresamos tambin el smbolo de la
moneda.
Indica la ruta en la cual estn almacenadas las
Ruta Bases Maestras
bases maestras.
F11

Activamos esta opcin cuando se trabaja
conjuntamente con el Mdulo Gestin Contable
Activar proceso en lnea Cdigo Sub diario de Aumentos, se coloca el

con modulo de cdigo del sub diario de ingresos que est definido
Contabilidad. en Mdulo Contable.
Cdigo Sub diario de Disminuciones, se coloca el
cdigo del sub diario de salidas que est definido en
el Mdulo Contable.
Pedir forma de El sistema solicitar esta informacin.
cancelacin.
Modificar documentos El sistema solicitar esta informacin.
en lnea.
No permitir la salida de El sistema evita este movimiento.
documentos que no
tengan saldos de stock.
F11

Impresora matricial
Largo (Lneas) Determina el largo que va utilizar cada lnea.
Ancho (Lneas) Determina el ancho que va utilizar cada lnea.
F11
F12. INTERFAZ
Objetivo: Opcin que permite seleccionar la interfaz grafica del sistema, as

mismo como regresar a la interfaz tradicional.
Ubicacin en La Versin Business:
F12
F13. SOLICITUD DE REGISTRO
Objetivo: Esta opcin permite imprimir la solicitud para el registro de la licencia

de uso del sistema, para empezar debe rellenar todos los datos y luego
imprimir la solicitud la cual debe ser enviada por Fax a Contasis S.A.C. al
telfono (01) 2055771 (064) 211606 o enviar todos los datos al correo
licenciamiento@contasis.net y abonar la suma correspondiente en las cuentas
del banco que se le indique, se le remitir de inmediato va correo electrnico o
Fax el Nmero de licencia que servir para utilizar el sistema en modo
Profesional.
F13

Visualizamos el mdulo de la Suite Contasis que
Mdulo
se esta registrando.
Visualizamos la versin del producto que se esta
Versin
registrando.
Visualizamos el nmero de peticin que es distinta
Peticin
por cada producto.
Usuario Indicamos el usuario del sistema.
Indicamos la organizacin, por defecto figura la de
Organizacin
Contasis SAC.
Ciudad Indicamos la ciudad a la que corresponda.
Indicamos la direccin de la organizacin que esta
Direccin
adquiriendo el sistema.
Telfono Indicamos el nmero telefnico que corresponda.
Fax Indicamos el nmero de fax que corresponda.
Indicamos la direccin de correo electrnico de la
E-Mail
organizacin.
Ingresamos la serie que se le va a proveer a los
Serie
clientes.
Ingresamos el nmero de licencia que corresponda,
N Licencia este cdigo es individual y ser entregado a cada
cliente para la activacin del sistema profesional.
Seguidamente se debe registrar el producto, clic en el botn ,y

el producto ser activado para que el cliente pueda acceder a todas las
funciones que el sistema ofrece.
Este procedimiento de registro va a garantizar a nuestros clientes que el

producto que esta utilizando posee las garantas necesarias que les permitirn
lograr los objetivos que sus empresas requieren.
Se recomienda a los usuarios del sistema que impriman su solicitud de registro.
Nota: Hasta no registrar el producto, el sistema trabajar con un lmite

determinado de ingresos de operaciones.
Para mayor informacin ingrese a: www.contasis.net
F13
MEN VER
G1. BARRA ESTNDAR (En la versin Tradicional)
Objetivo: Aqu se puede activar o desactivar la barra estndar.
Esta barra sirve para acceso rpido para las opciones ms utilizadas del men
del Sistema: Usuarios, Empresas, eleccin de empresa y ao a procesar,
ingreso a inventarios, salida de inventarios, cambio de mes de proceso,
impresin, calculadora, pantalla completa , salir y ayuda.
G1
G2. BARRA DE ESTADO
Objetivo: Permite visualizar el ao de proceso, la empresa en laque estamos

laborando, el usuario y un mensaje respecto a la ventana activa.
Al hacer doble clic en el nombre de la Empresa, se copia la ruta de la empresa

a la memoria de Windows (portapapeles).
G2
INDICE DEL CONTENIDO DEL MANUAL

MDULO GESTIN ACTIVO FIJO
Informacin General
Descripcin General ------------------------------------------------------------- A1
Utilizacin del Teclado ---------------------------------------------------------- A2
Utilizacin de Botones ---------------------------------------------------------- A3
Utilizacin del Mouse ------------------------------------------------------------ A4
Ingreso de Datos ----------------------------------------------------------------- A5
Office Men
Elegir Empresa -------------------------------------------------------------------- B1
Configurar Pgina ---------------------------------------------------------------- B2
Salir ---------------------------------------------------------------------------------- B3
Men archivos
Empresas --------------------------------------------------------------------------- C1
Usuarios ---------------------------------------------------------------------------- C2
Acceso de Usuarios a la Empresa ------------------------------------------- C3
Cambiar Clave de Usuario ----------------------------------------------------- C4
Datos del Activo Fijo ------------------------------------------------------------- C5
Datos de Ocupacin ------------------------------------------------------------- C6
Datos del Departamento -------------------------------------------------------- C7
Datos del Establecimiento ------------------------------------------------------ C8
Daros del Trabajador ------------------------------------------------------------ C9
Datos de Fabricante - Marca -------------------------------------------------- C10
Documentos ----------------------------------------------------------------------- C11
Movimientos Ingresos de Activo Fijo -------------------------------------- C12
Movimientos Salidas de Activo Fijo ---------------------------------------- C13
Entidades --------------------------------------------------------------------------- C14
Tipo de Cdigos Entidades -------------------------------------------------- C15
Forma de Pago -------------------------------------------------------------------- C16
Centro de Costos ----------------------------------------------------------------- C17
Men Proceso
Eleccin de Empresa ------------------------------------------------------------ D1
Cambio Mes de Proceso ------------------------------------------------------- D2
Tipo de Cambio ------------------------------------------------------------------- D3
Ingresar Activos ------------------------------------------------------------------- D4
Eliminar Activos ------------------------------------------------------------------- D5
Procesar Activos ------------------------------------------------------------------ D6
Detalle de Activos ---------------------------------------------------------------- D7
Agregar Adiciones de Activos ------------------------------------------------- D8
Eliminar Adiciones de Activos ------------------------------------------------- D9
Agregar Disminuciones de Activos ------------------------------------------- D10
Eliminar Disminuciones de Activos ------------------------------------------ D11
Resumen de Ingresos ----------------------------------------------------------- D12
Clculo de REI -------------------------------------------------------------------- D13
Clculo de la Depreciacin Lnea Recta --------------------------------- D14
Clculo de la Depreciacin Unidades Producidas --------------------- D15
Clculo de la Depreciacin Saldos Decrecientes ---------------------- D16
Retiro y Baja de Activos Fijos ------------------------------------------------- D17

Men Reportes
Reporte de Ingresos de Activos Fijos --------------------------------------- E1
Reporte de Adiciones de Activos Fijos ------------------------------------- E2
Reporte de Disminuciones de Activos Fijos ------------------------------- E3
Reporte Activo Fijo --------------------------------------------------------------- E4
Reporte No revaluado Detallado ------------------------------------------- E5
Reporte No revaluado Resumen por Principal ------------------------- E6
Reporte No revaluado Resumen por Cta. Activo ---------------------- E7
Reporte No revaluado Obsoletos ------------------------------------------ E8
Reporte Revaluado Detallado ---------------------------------------------- E9
Reporte Revaluado Resumen por Principal ----------------------------- E10
Reporte Revaluado Resumen por Cta. Activo -------------------------- E11
Reporte de Ubicacin ----------------------------------------------------------- E12
Reporte Diferencia de Cambio ------------------------------------------------ E13
Men Utilitarios
Copia de Tablas ------------------------------------------------------------------ F1
Verificar Estructuras ------------------------------------------------------------- F2
Detectar y reparar ---------------------------------------------------------------- F3
Asistente de correccin de errores ------------------------------------------- F4
Importacin de datos ------------------------------------------------------------ F5
Generar Copia de Seguridad -------------------------------------------------- F6
Restaurar Copia de Seguridad ------------------------------------------------ F7
Generar Copia de Seguridad Integral --------------------------------------- F8
Accesos a la Empresa ---------------------------------------------------------- F9
Mantencin de datos ------------------------------------------------------------- F10
Opciones ---------------------------------------------------------------------------- F11
Interfaz ------------------------------------------------------------------------------- F12
Solicitud de Registro ------------------------------------------------------------- F13
Men Ver
Barra Estndar (Men Tradicional) ------------------------------------------ G1
Barra de Estado ------------------------------------------------------------------ G2

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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION ACTIVO FIJO

SISTEMA EXPERTO DE GESTION DE ACTIVO FIJO

Le permitir un cambio en el enfoque del tratamiento de Activos Fijos dentro de

Registro Integral de las transacciones del Activo Fijo. Adquisiciones,

II. CARACTERSTICAS ESPECFICAS:

Bimonetaria, Puede expresar el valor monetario de su stock en soles,

Tratamiento de la diferencia de cambio. Libre definicin de monedas y

III. PRINCIPALES REPORTES

Adems de Reportes de ubicacin fsica de los activos, por centros de costo,

Registro de Control de Bienes del Activo Fijo que exige SUNAT

A2. UTILIZACIN DEL TECLADO

El Sistema maneja un estndar en cuanto a la utilizacin del teclado en el

INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control

F5: Permite ingresar datos de una Gua (Transportista o Remitente), pulsando

F6: Permite la afectacin a los Regmenes Especiales como son

F8: Permite ingresar una glosa al documento en el momento de registro al

F9: Permite incrementar el VALOR DE COMPRA o de VENTA unitario de un

F11: Se utiliza para relacionar documentos, Al presionar F11 al momento de

A3. UTILIZACIN DE BOTONES

Permite el ingreso de un nuevo dato.

Permite modificar un dato ya ingresado.

Permite grabar los datos ingresados anteriormente.

Permite eliminar un dato ya grabado.

Da la opcin de buscar un dato ya sea por cdigos o descripcin.

Permite imprimir los datos de la ventana activa.

Permite cerrar la ventana activa.

Actualiza la informacin que ha sido modificada o actualizada.

Permite visualizar el documento antes de ser impreso.

Muestra un calendario clsico para la seleccin de una fecha especfica.

Muestra una ventana para poder realizar una bsqueda rpida.

A4. UTILIZACION DEL MOUSE

En la ventana donde se visualiza los datos ingresados, al hacer clic con el

A5. INGRESO DE DATOS

Para lograr un gil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes

En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripcin de

En los campos de ingreso de cdigo se puede digitar los primeros caracteres y

Se recomienda que al ingresar los parmetros en los archivos principales

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de cdigos, se

En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso

As se mostrar un formulario de ingreso rpido de cdigos de clientes -

A6. RESUMEN ESQUEMTICO DE PROCEDIMIENTOS

1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna

2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y

INGRESO AL SELECCIN INGRESO /

SUITE DE LA ELIMINACIN DE REPORTES

CONTASIS EMPRESA OPERACIONES

B1. ELEGIR EMPRESA

Ubicacin en la Versin Business:

Nota: Para ingresar a la empresa seleccionada, el usuario por defecto es

B2. CONFIGURAR PAGINA

Objetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresin, el

Ubicacin en la Versin Business:

Objetivo: Cerrar la empresa y Salir del sistema, guardando los cambios

Ubicacin en la versin Business:

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite

Ubicacin en la Versin Business:

Campo / Opcin Descripcin