MEJORA EN EL POCESO DE CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA

COHA S.A.S.
 JUAN FELIPE CARMONA VAHOS
MARIA CAMILA ALVAREZ PEA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN Y DISEO
INGENIERIA EN PRODUCCIN INDUSTRIAL
MEDELLN
2017
MEJORA EN EL PROCESO DE CONTROL DE INVENTEARIO DE LA EMPRESA
COHA S.A.S.

JUAN FELIPE CARMONA VAHOS

MARIA CAMILA ALVAREZ PEA

Trabajo presentado y dirigido para obtener el ttulo de Ingeniero Industrial

Asesor
BANESSA OSORIO CASTAO
ECONOMISTA, ESPECIALISTA EN GERENCIA FINANCIERA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN Y DISEO
CARRERA INGENIRA INDUSTRIAL
MEDELLN
2017
 Nota de Aceptacin:

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado
AGRADECIMIENTOS
 CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN 12
1 Problema 13
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 13
1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA 13
2 objetivos 14
2.1 OBJETIVO GENERAL 14
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 14
3 JUSTIFICACIN 15
4 MARCO DE REFERENCIA 16
4.1 Marco Contextual 16
4.1.1 Internacional. 16
4.1.2 Nacional. 17
4.1.3 Institucional. 17
4.2 MARCO TORICO 18
4.2.1 Logstica. 18
4.2.2 Almacn. 21
4.2.3 Almacenamiento. 24
4.2.4 INVENTARIOS. 26
5 DISEO METODOLGICO 30
5.1 TIPO DE INVESTIGACINY ENFOQUE METODOLGICO 30
5.2 ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO 31
5.3 TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE LA
INFORMACIN 31
5.3.1 Fuentes de informacin. 32
5.3.2 Tcnicas para recoleccin de informacin. 32
5.3.3 Instrumentos para registro de informacin. 32
6 RECURSOS DEL PROYECTO 35
7 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 36
8 BIBLIOGRAFIA 38
ANEXOS 40
 LISTA DE TABLAS

Pg.

Tabla 1 - Costo del stock 27

Tabla 2 - Cuestionario 30
Tabla 3 - Formato de recoleccin de informacin 32
Tabla 4 - Recursos de ejecucin 33
Tabla 5 - Cronograma de actividades 34
 LISTA DE ILUSTRACIONES

Pg.

Ilustracin 1: Almacn general 16

Ilustracin 2: Puesto del encargado del almacn general 17
LISTA DE ANEXOS

Pg.
 GLOSARIO

Almacn: Edificio o local donde se depositan gneros de cualquier especie,

generalmente mercancas.

Almacenamiento: Accin y resultado de poner o guardar las cosas en un

almacn.

Aprovisionamiento: Abastecimiento o provisin de lo que es necesario.

Bodega: Es el espacio en donde se ejecuta la recepcin, almacenamiento y

movimientos de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el
punto de consumo por un cliente externo o interno.

Cadena de suministro: Todos aquellos procesos involucrados de manera directa

o indirecta en la accin de satisfacer las necesidades del cliente.

Comercial: en una empresa, departamento encargado de las ventas.

Competitividad: se define como la capacidad de generar la mayor satisfaccin de

los consumidores fijado un precio o la capacidad de poder ofrecer un menor precio
fijada una cierta calidad.

Componentes: en estadstica, el valor de una variable independiente (sin

correlacin con otras).

Costos: En economa, el coste o costo es el valor monetario de los consumos de

factores que supone el ejercicio de una actividad econmica destinada a la
produccin de un bien, servicio o actividad.

Desarrollo: Crecimiento o mejora de un aspecto fsico, intelectual o moral.

Distribucin: Reparto de algo entre varios segn un criterio.

Economa: Ciencia que estudia la produccin y la administracin de bienes y

servicios.

Embalaje: Empaquetado o envoltorio adecuados para proteger objetos que se van

a transportar.

Estacionalidad: es la variacin peridica y predecible de la misma con un periodo

inferior o igual a un ao.
Estandarizacin: Adaptacin o adecuacin a un modelo, normalizacin.
Gestin: Conjunto de trmites que se llevan a cabo para resolver un asunto.

Hidrulica: Parte de la mecnica que estudia las propiedades mecnicas de los

lquidos.

Inventario: Relacin detallada de bienes o pertenencias.

Logstica: Conjunto de medios e infraestructura necesarios para llevar a cabo

algo.

Marketing: Conjunto de tcnicas que a travs de estudios de mercado intentan

lograr el mximo beneficio en la venta de un producto.

Organizacin: Formacin social o grupo institucionalmente independiente.

Planificacin: Plan general, cientficamente organizado y frecuentemente de gran

amplitud, para obtener un objetivo determinado.

Servicios: sector econmico que engloba las actividades relacionadas con los
servicios no productores o transformadores de bienes materiales. Generan
servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de cualquier poblacin en
el mundo.

Stock: Conjunto de mercancas en depsito o reserva.

Tipologa: Estudio o clasificacin de tipos que se realiza en cualquier disciplina.

Utilidad: Provecho, conveniencia, inters o fruto que se saca de una cosa.

Venta: Cesin de la propiedad de algo a cambio de un precio establecido

INTRODUCCIN

Para el cumplimiento de las metas de una empresa es de suma importancia una

buena planeacin y organizacin, la realizacin de este proyecto surge al ver las
falencias que presentaba en el manejo de inventarios la empresa COHA S.A.S.
con esto se ve la necesidad de implementar una mejora en este sistema, tratando
de llegar a una optimizacin en el manejo del mismo, minimizar perdidas,
aumentar flujo de mercancas, mejorar el servicio al cliente y eliminacin de stocks
innecesarios.

El desarrollo del proyecto se llev a cabo inicialmente recopilando informacin

base de cmo se estaba manejando el sistema de inventarios, con el fin de tener
conocimiento previo de cmo estaba la empresa, ya con la informacin obtenida
se observ con mayor claridad de que se trataba el problema, se logr encontrar
cierto tipo de mtodos e irregularidades que no contribuan al desarrollo de la
empresa, por el contrario estaban entorpeciendo el normal crecimiento, generando
prdidas en productos y por ende un incremento en los costos, teniendo en cuenta
estos inconvenientes fue posible ver una variedad de soluciones las cuales se
haran efectivas al momento de ver las cosas desde otro punto de vista, fijando
nuevos procedimientos, los cuales al iniciar su proceso de aplicacin iran
mostrando paulatinamente cambios favorables, erradicando gran parte del
problema

Con la mejora al sistema de inventarios se evitara la demora en el despacho de la

mercanca y garantizando el buen estado de la misma, puesto que esta va a tener
una rotacin adecuada. De este modo se podr llevar a cabo una planeacin de
reabastecimiento y la maximizacin de las utilidades en la empresa.
 1 PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

COHA S.A.S. es una empresa dedica a la importacin, fabricacin y

comercializacin de componentes hidrulicos, ubicada en la zona industrial del
barrio Beln del municipio de Medelln, Antioquia.

En el rea de logstica se evidencia la falta de una estructura clara de control de

inventarios, lo que genera stock ficticio, perdidas sin explicacin de productos y
almacenamiento innecesario, lo que trae consigo un mal servicio al cliente, puesto
que se realizan pedidos de productos que se ven reflejados en los bases de datos
de inventarios ms no los hay fsicos, generando esto un malestar en el cliente el
cual pago por un producto que no hay, esto no solo genera un mal servicio sino
tambin procesos innecesarios al tener que generarle nota crditos o devoluciones
al cliente, procesos que pueden tardar de uno a tres das hbiles dependiendo de
la forma de pago en que se efectu la compra.

Al no contar con un sistema de control de inventario bien estructurado se generan

sobrecostos por almacenamiento de productos de poca o mnima rotacin lo que
desencadena un deterioro e incluso perdida de estos y por el contrario se dejan de
adquirir productos de mayor rotacin, lo que evidencia que no existe una buena
planificacin, previsin y comunicacin entre los departamentos de inventario y
compras.

En lo trascurrido del segundo semestre del ao 2016 se pudo notar una

disminucin del 16% de las ventas en comparacin con el primer semestre del
mencionado ao, haciendo notar que el motivo de esta notable prdida de clientes
la cual se traduce en menos utilidades y ms costos se debieron en un 80% a la
falta de mercanca de alta rotacin en la sucursal, la empresa cuenta con los
productos solicitados pero, estos se encuentran en el almacn general en la
ciudad de Bogot, ofrecindolos con un tiempo de entrega de hasta 2 das,
situacin con la que los clientes no estn de acuerdo y optan por comprar en otra
parte.

1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Es posible mejorar el proceso de control de inventarios de la empresa COHA

S.A.S.?
 2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Mejorar la estructura del sistema de inventarios de la empresa COHA S.A.S. para

que de manera adecuada permita brindar informacin concreta de los inventarios.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Establecer el estado actual del sistema del sistema de inventario.

Desarrollar un sistema de almacenamiento para facilitar el conteo de productos

Realizar un inventario en intervalos regulares.

Mejorar la gestin del inventario.

Implementar un modelo administrativo de inventarios en hoja de clculo de

ECXEL.
 3 JUSTIFICACIN

La excelencia de los inventarios reside en el objetivo fundamental de toda

empresa: lograr utilidades.

La obtencin de ganancias claramente procede en gran parte del departamento de

ventas, ya que ste es el motor de la compaa, no obstante, si la funcin del
inventario no opera con efectividad, ventas no tendr los recursos necesarios para
poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se
disuelve. Entonces, sin inventarios, sencillamente no hay ventas.

En esta investigacin que se est realizando se har una mejora en el proceso de

control de inventarios de la empresa COHA S.A.S. con la finalidad de controlar la
existencia de mercanca dentro del almacn, por ende se hace preciso tener un
mayor control a momento de las entradas y salidas de mercanca, al momento de
descargar la informacin en el sistema y al momento de algn cambio o
devolucin de la misma, p ara as poder satisfacer las necesidades de la empresa
y del cliente.

Teniendo en cuenta que las empresas de hoy en da cada vez son mucho ms
ordenadas y competitivas, estn en la obligacin de llevar sus inventarios de
manera ordenada y con un sistema optimo que les permita disminuir sus prdidas,
en consecuencia es de vital importancia la implementacin de sistemas para el
manejo de inventarios que proporcione una disminucin de robos por parte de los
empleados, inventarios extraviados o daados.

Con l desarrollo de ste proyecto se obtendrn importantes aportes, que

contribuirn a la mejora de la forma y manera de llevar los inventarios en las
empresas colombianas, dando a conocer fallas que sin percatarse pueden estar
trayendo graves consecuencias, siendo estas catastrficas para una empresa.
 4 MARCO DE REFERENCIA

4.1 MARCO CONTEXTUAL

El siguiente marco contextual evidenciara las caractersticas comerciales en las

cuales se desarrolla la actividad productiva de la empresa COHA S.A.S.

4.1.1 Internacional.

COHA, a lo largo de sus 45 aos de trabajo ininterrumpido, ha colaborado con el

desarrollo y crecimiento a nivel nacional e internacional (Bolivia, Per, Ecuador,
Venezuela, Repblica Dominicana, Costa Rica, Mxico)de varios de los principales
sectores econmicos, como son:

Petrleos
Minera
Industria Cementera
Industria Siderrgica
Ensambladoras
Generacin Elctrica
Industria Metalmecnica
Industria de la construccin
Industria Cermica
Industria Papelera
Industria del reciclaje
Industria del Plsticos
Industria Maderera
Industria Qumica
Industria Textil
Alimentos Y Bebidas
Sector Agrcola
Sector de la construccin
Industria de Abrasivos
Industria del Caucho
Transporte terrestre
Transporte areo
4.1.2 Nacional.

Actualmente dentro de su capacidad instalada, cuenta con el almacn de

componentes ms grande de la regin, unas instalaciones industriales equipadas
con un conjunto de maquinaria capaz de producir los ms complejos fabricados,
un equipo de trabajo de cien (100) personas entre ingenieros, tcnicos, operarios y
personal administrativo con la experiencia suficiente para brindar el mejor servicio
y atencin a sus, adicionalmente, cuenta con sucursales en las principales
ciudades del Colombia ( Bogot, Medelln, Cali, Pereira).

4.1.3 Institucional.

COHA busca Mantener el liderazgo como la empresa de ms alto nivel,

especializada en la comercializacin de componentes hidrulicos, neumticos,
elctricos y de automatizacin, el desarrollo de proyectos hidrulicos, la
fabricacin y reparacin de cilindros hidrulicos y neumticos, la fabricacin de
prensas, mquinas hidrulicas y equipos para movimiento de carga vertical,
garantizando el crecimiento constante de todos sus clientes, de sus procesos y de
todo el equipo de trabajo que conforma sta empresa, incrementando de este
modo el desarrollo social y econmico del nuestro pas y de la regin.

Ilustracin 1: Almacn general.

Fuente: http://www.coha.com.co/images/page/pagegallery/image40.jpg
Ilustracin 2: Puesto del encargado del almacn general.

Fuente: http://www.coha.com.co/images/page/pagegallery/image41.jpg

4.2 MARCO TORICO

4.2.1 Logstica.

De acuerdo con (Urzelai, 2006)El Council of Logistics Management define la

logstica como la parte del proceso de gestin de la cadena de suministro
encargada de planificar, implementar y controlar de forma eficiente y efectiva el
almacenaje y flujo directo e inverso de los bienes, servicios y toda la informacin
relacionada con stos, entre el punto de origen y el punto de consumo, con el
propsito de cumplir con las expectativas del consumidor.
Tomando en consideracin esta definicin, as como otras muchas disponibles a lo
largo de la extensa bibliografa logstica, podemos llegar a las siguientes
conclusiones:
La logstica es una parte de un concepto ms global como es la gestin de
la cadena de suministro.
Gestiona tanto flujos de producto como flujos de informacin desde los
proveedores hasta los clientes, es decir, a lo largo de toda la cadena de
suministro.
Su objetivo fundamental consiste en ofrecer la mxima calidad de servicio a
los consumidores a unos costes totales mnimos.

Resulta de especial inters en el mbito logstico el concepto de costes totales

mnimos. En el seno de cualquier empresa, existe una serie de conflictos entre los
intereses contrapuestos de diferentes funciones, procesos o departamentos. As,
por ejemplo:
La funcin de produccin est interesada en fabricar los productos en
grandes lotes, en aras de evitar los cambios de fabricacin, aprovechar las
 economas de escala y minimizar el coste unitario de fabricacin. Por
contra, la funcin encargada de gestionar los stocks de producto terminado
(PT), trata de reducir el nivel de inventario.
Las tarifas de transporte disminuyen en la medida en que se transportan
mayores cantidades de producto en cada viaje. No obstante, las cargas
completas pueden originar excesos de nivel de inventario en los puntos de
destino.
El objetivo de reducir los costes de transporte realizando envos a camin
completo, tambin puede entrar en conflicto con el cumplimiento de los
plazos de entrega a clientes, ya que la frecuencia de envos puede verse
afectada. Asimismo, la funcin de marketing desea disponer de la mayor
variedad de referencias posible, mientras que cabe la posibilidad de que
otras funciones como aprovisionamientos o produccin tiendan hacia la
estandarizacin

4.2.1.1 Logstica Empresarial

Desde el punto de vista empresarial segn (Gmez, 2013), la logstica se refiere a

la forma organizacional que adoptan las empresas en lo referente al
aprovisionamiento de materiales, produccin, almacn y distribucin de productos.
En esencia, la logstica consiste en planificar y ejecutar las actividades necesarias
para realizar cualquier proyecto. No siendo as la logstica un concepto nuevo; se
trata de un proceso mental que antecede a cualquier situacin final en la que se
pretenda tener xito.
Se puede indicar que la logstica empresarial, es un concepto que ha ido sufriendo
transformaciones o, ms exactamente, ha ido ampliando su campo de accin a lo
largo del tiempo .As, se puede diferenciar tres mbitos:

La logstica como distribucin fsica, centrndose en la reduccin de Los

costes del transporte.
La logstica como integracin de Las actividades internas del Bojo de
materiales en la empresa (distribucin fsica y fabricacin). Bajo este
enfoque no se contemplan las relaciones con proveedores y dientes.
La Logstica como integracin de las actividades internas y externas del
flujo de materia-les en la cadena de suministros en la que se halla integrada
la empresa. El objetivo es Lograr una ventaja en la produccin (menores
costes) y una ventaja en competitividad (menores precios).
En los dos primeros mbitos, las actividades de la empresa son vistas como
funciones estancas, separadas entre s: no existe un responsable que coordine la
gestin integral, que va desde el anlisis de la necesidad de materiales hasta la
puesta a disposicin del producto a los clientes. La logstica es percibida como un
conjunto de actividades dependientes de la funcin de comercializacin, ms que
como un proceso que aade valor a la empresa.
Hoy en da, el concepto de logstica va unido a una palabra clave: integracin; es
decir, a la visin global de las actividades tradicionales de aprovisionamiento,
produccin, almacenaje, transporte y distribucin. Todas estas tareas han pasado
de tratarse separadamente a considerarse bajo una visin conjunta, para
realizarlas con la mxima eficacia y de la forma ms econmica posible.

4.2.1.2 Factores condicionantes de la logstica en la empresa.

De acuerdo con (Pau i Cos & Gasea, 2001). Existen dos niveles concretos a
considerar en cuando los factores internos de la empresa.

Factores controlables
Los factores a controlables a tener en cuenta son:
Los stocks.
El transporte.
Los almacenes.
El movimiento de materiales.
Los embalajes.
Las comunicaciones.

Estos condicionantes internos CONTROLABLES deben ser gestionados y

dirigidos estratgicamente, tal como se seala en el Captulo 2 y segn se expone
en cada apartado, dedicado exclusivamente a cada factor interno, o rea de
influencia logstica. En todos los casos, es evidente, no obstante, que todos los
factores logsticos de la empresa, tanto internos como externos, vendrn
condicionados totalmente por un factor principal: EL MERCADO. Este ser el
indicador ms importante, que deber contemplarse, en la gestin de todo el
proceso logstico, y que marcar la pauta en todo el circuito:

Aprovisionamiento.
Stocks: Materias primas. Producto terminado.
Produccin.
Almacenes.
Recursos.
Flujos.
Comunicaciones.

Factores incontrolables
Son los factores que vienen condicionados por los parmetros externos y que no
pueden ser controlados (s gestionados) por la propia empresa:

El producto:
Calidad.
Cantidad.
Presentacin.

El precio de venta.

Canales de distribucin:
Exigencias.
Calidad de servicio.
Volmenes.
Estacionalidad.

4.2.2 Almacn.

El Almacn es una instalacin o una parte de la empresa, la cual est

predestinada al stock, manejo, preservacin de mercancas, equipos, materiales,
equipada con los componentes y personal necesarios para estos fines. Los
almacenes aunque son un mal necesario (se inmovilizan recursos) brindan
algunas ventajas, las cuales son:

Permiten una mejor organizacin en la distribucin de las mercancas

Posibilitan una correcta conservacin de los productos
Posibilitan una utilizacin racional de la tcnica (con la concentracin de los
almacenes)
En algunos casos son parte del proceso productivo 8para el aejamiento de
bebidas).

4.2.2.1 Tipos de almacenes

Segn (Campo & Hervs, Operaciones de almacenaje, 2013), existen muchos

tipos de almacenes. Los cuales cuentan con distintos tipos de tipologa teniendo
en cuenta distintos criterios de clasificacin, como se muestran a continuacin.

Segn mercanca almacenada

Encontramos estos tipos:

 Almacn de materias primas. Contiene materiales que se van a utilizar
posteriormente en la cadena de produccin (por ejemplo, madera para
fabricacin de papel).
Almacn de materiales de repuesto. Almacenan complementos o piezas
que forman parte del producto final (por ejemplo, cartuchos de tinta,
limpiaparabrisas o botones para camisas).
Almacn de productos intermedios. Estos productos son los que estn en
pleno proceso productivo. La siguiente fase supondr la incorporacin de
algn elemento o tarea realizado por otra empresa (por ejemplo, camisas
pendientes de la incorporacin de botones suministrados por otra
compaa).
Almacn de productos terminados. Almacenan los artculos que ya han sido
elaborados y estn listos para ser comercializados (por ejemplo, productos
farmacuticos).
Almacn de mercancas auxiliares. Suministran al proceso productivo
materiales para que este se pueda llevar a cabo (como el combustible, por
ejemplo). Tambin hablamos de almacenes de mercancas auxiliares
genricas, como material de limpieza, productos higinicos, material de
oficina, etc.
Almacn de mercanca lquida. Se requieren tanques o contenedores
cuando se trate de este tipo de mercanca. Se precisan unos medios de
transporte dotados de cisterna (por ejemplo, para la leche).
Almacn de mercanca a granel. Son artculos que se presentan sin
envases, depositados en montones delimitados mediante tabiques. Algn
tipo de mercanca a granel puede depositarse en silos (por ejemplo, el
pienso para animales).
Almacn para gases. Requieren unas medidas de seguridad especiales que
han de ser observadas.
Almacn de informacin. Se almacenan los documentos de la empresa.

Segn situacin geogrfica o funcin logstica.

Segn este criterio, encontramos los siguientes tipos:

Almacn central. Normalmente se localiza lo ms cerca posible de los
centros de produccin. Su capacidad suele ser muy elevada, ya que debe
disponer de todas las referencias. Suele suministrar a otros almacenes
pertenecientes a distintas zonas.
Almacn regional. Est distribuido en todo el territorio comercial, aunque
abastece a una determinada zona geogrfica. Estos almacenes se
abastecen de los almacenes centrales, y desde ellos se sirven las
mercancas a los detallistas y distribuidores de una determinada regin en
vehculos de menor capacidad.
 Almacn de consolidacin. Agrupan pedidos de una zona geogrfica con el
fin de ahorrar coste de transporte.
Almacn de trnsito. Es donde se almacena de forma temporal la
mercanca hasta poder ser cargada en el medio de transporte. Por ejemplo,
la mercanca que llega a puerto puede necesitar ser almacenada durante
un tiempo antes de ser cargada en el buque.

Segn rgimen jurdico.

Segn este criterio encontramos:

Almacn en propiedad. Son edificios e instalaciones que pertenecen a la
empresa titular, por lo que la inversin en el local y los gastos corren a
cargo de dicha organizacin. Son rentables para empresas que los utilizan
continuamente o cuando se trabaja con mercancas que requieren un
almacenamiento especializado. La empresa puede hacer el almacn a la
medida de sus posibilidades.
Almacn en alquiler. Tiene la ventaja de ser una opcin ms flexible, ya que
la empresa puede deshacerse rpidamente de l si no le conviene.
Almacn en rgimen de leasing o arrendamiento financiero, es decir,
alquiler con opcin de compra. En este caso se pierde flexibilidad en cuanto
a la posibilidad de cambio del almacn, ya que el usuario est obligado a
contratar el alquiler durante un periodo predeterminado de tiempo.

Segn su estructura.

Pueden ser de dos tipos:

Almacn a cielo abierto. No se requiere ninguna estructura cubierta para
la mercanca. Se delimita la superficie destinada a almacn con una
valla, seal o pintada en el suelo. La mercanca as almacenada no
necesita proteccin, como mucho unas lonas. Suele realizarse una
pequea construccin para oficinas y zonas de servicio para los
trabajadores, y se deja un pequeo espacio para proteger algn tipo de
material o vehculo que lo precise.
Almacn cubierto. Se construye para proteger la mercanca de agentes
meteorolgicos y otros riesgos.

Segn grado de automatizacin.

Segn este criterio tambin encontramos dos tipos posibles:

 Almacn convencional. La mecanizacin se reduce a los medios de
transporte internos sencillos. La intervencin del personal es importante.
Almacn automatizado. La mayora de las operaciones que se realizan en
el almacn no requieren la presencia de personas, debido a que todas las
rdenes que se dan emanan de un ordenador central. Los medios de
transporte interno estn totalmente automatizados: ubican y recogen las
mercancas con muy poca intervencin de personal. Todo ello permite que
los almacenes tengan gran altura, los pasillos sean estrechos y se optimice
la capacidad de almacenamiento.

4.2.3 Almacenamiento.

Es la actividad de la empresa encargada de recepcinar, almacenar, conservar,

custodiar una mercanca y expedirla al cliente. El almacenamiento surge de la
necesidad de acumular productos, ya que normalmente el ritmo de la produccin
en la empresa y el de la demanda de los clientes son diferentes. Adems de
almacenar productos para la venta, las empresas pueden necesitar almacenar
materias primas o componentes para que su proceso de fabricacin pueda
funcionar correctamente. Es decir, que no se vea interrumpido por la falta de
materiales. (Campo & Hervs, 2013, pg. 11)

Las tcnicas para mejorar el almacenamiento de productos y la gestin de los

almacenes pueden aadir valor a la cadena de aproximacin del producto al
mercado. Para asignar la ubicacin de la mercanca se tendrn en cuenta sus
caractersticas, como la rotacin, el peso, el volumen, etc. Los software que
permiten el control del almacn disponen de herramientas para asignar valores a
cada ubicacin de este: peso, volumen, capacidad, tipos de pals, etc. La
definicin y parametrizacin del almacn facilita la realizacin de las tareas de
entrada, ubicacin y preparacin de los productos. En todos estos procesos se
perseguir una optimizacin de recorridos dentro del almacn. (Campo & Hervs,
Tcnicas de almacn, 2013, pg. 27)

4.2.3.1 TIPOS DE ALMACENAMIENTO.

(Mora, 2011). Quien afirma que los tipos principales de estantera para
almacenamiento que se utilizan son:

Apilado a pisos.
 Las estibas con producto se colocan unas encima de otras sin estantera,
normalmente se operan con montacargas contrabalanceados para alta
productividad

Aplicacin: Cementeras, embotelladoras materias primas importadas,

productos minerales.

Selectivo.

Acceso directo y unitario a una estiba. Alta variedad de referencias y baja

cantidad de estibas por referencia.

Aplicacin: La ms amplia gama de sectores productores y

comercializadores, materias primas y productos terminados.

Doble profundidad.

Acceso a dos estibas por cada frente de pasillo. Menor variedad de

referencias que el anterior y mayor cantidad de estibas por referencia.
Aumenta capacidad de almacenamiento a 33% con respecto a la anterior.
Normalmente se requiere la primera viga de la estantera a nivel de piso
para entrada inferior de las ruedas delanteras de un montacargas tipo doble
reach

Aplicacin: Aplicaciones generalizadas para materias primas, productos

terminados y artculos en comercializacin. Empresas papeleras, crnicos,
fertilizantes.

Compacto.

Almacenaje por acumulacin que facilita la mxima utilizacin del espacio

disponible, tanto en super fi cie como en altura. Estanteras adecuadas para
productos homogneos con baja rotacin y gran cantidad de estibas por
referencia. Ventajas Rentabilidad mxima del espacio disponible (hasta un
85%). Eliminacin de los pasillos entre las estanteras. Riguroso control de
entradas y salidas. Admite tantas referencias como calles de carga haya.
Existen dos sistemas de gestin de la carga: el sistema drive-in , con un
nico pasillo de acceso, y el sistema drive-thru con dos accesos a la carga,
uno a cada lado de la estantera. Tabla 7. Descripcin y Aplicacin de
Estanteras Compacta.

Aplicacin. Productos masivos que entran a cuarentena, materias primas

para empresas que trabajen con minerales. El sistema compacto es muy
utilizado en cmaras frigorficas, tanto de refrigeracin como de
 congelacin, que precisan aprovechar al mximo el espacio destinado al
almacenaje de sus productos a temperatura controlada.

Push back.

Sistema de almacenaje por acumulacin que permite almacenar hasta

cuatro estibas en fondo por cada nivel. Todas las estibas de un mismo nivel,
a excepcin de la ltima, se asientan sobre un conjunto de carros que se
desplazan, por empuje, sobre los carriles de rodadura. Ideal para el
almacenaje de productos de media rotacin, con dos o ms paletas por
referencia (sistema LIFO, ltima paleta que entra, primera que sale).
Ventajas ptimo aprovechamiento del espacio. Mnima prdida de espacio
en altura Cada nivel puede almacenar una referencia distinta.

Aplicacin: Embotelladoras, cuartos fros

4.2.4 INVENTARIOS.

Para lograr los resultados deseados en el momento de planificar y controlar la

produccin es obligado realizar en paralelo una adecuada planificacin y control
de los materiales necesarios para llevarla a cabo, as como de los propios
productos finales que se pretenden obtener y que son la base del negocio de las
empresas. A la hora de abordar la gestin de materiales (a lo largo del tema
aparecer tambin bajo la denominacin de inventarios o stocks) que, como
veremos, supone un coste que repercute en la rentabilidad de la empresa y el
coste de los productos debemos preguntarnos cules son las causas o motivos
que llevan a las empresas a tenerlos que mantener. Tanto en la literatura al uso
como en el entorno de la empresa son varias las causas a las que se atribuye o
que lo justifican. (Castn, Lpez, & Nez, La logstica en la empresa: un rea
estratgica para alcanzar ventajas competitivas, 2012, pg. 112)

4.2.4.1 Tipos de inventarios y funciones de los mismos.

(Castn, Lpez, & Nez, La logstica en la empresa: un rea estratgica para

alcanzar ventajas competitivas, 2012)Las empresas que transforman productos
generalmente mantienen cuatro tipos de inventario:
De materias primas,
De trabajos en proceso o en curso (productos que se estn elaborando),
De productos terminados
De consumo-repuestos para el mantenimiento/reparacin de equipos e
instalaciones.
Las empresas comerciales mantienen inventario de producto terminado, ya que
compran para luego volver a vender los mismos artculos que compraron sin que
en ellos se haya efectuado ninguna transformacin.
De la relacin indicada debe hacerse una clara distincin entre los inventarios que
podramos denominar productivos, cuya mesura es clave en la rentabilidad de la
empresa, del inventario de consumos para el mantenimiento, reparaciones y
entretenimiento de las instalaciones, cuyo objetivo se desprende de su propia
definicin. Este tipo de inventario tambin requiere de una gestin adecuada, la
cual no podemos obviar, pues, sobre todo en empresas de tipo industrial, el dinero
inmovilizado en sus almacenes de repuestos es una cifra muy considerable. En
cuanto a los inventarios o stocks que denominamos productivos, que ser a los
que nos vamos a referir de ahora en adelante, pasamos a exponer cules son sus
funciones:

Proporcionar servicio a los clientes para satisfacer demandas variables.

Mantener la continuidad del proceso productivo sin que tenga que verse
interrumpido por falta de materias primas.
Otorgar cierta autonoma al departamento de produccin ante posibles retrasos
o fluctuaciones en el suministro de materias primas.
Permitir mantener un programa estable de produccin. Ciertos productos de
demanda temporal se pueden ir fabricando durante el ao, lo que
proporcionar el mantenimiento de un ritmo de produccin constante. Algunas
materias primas vegetales (cereales entre otras) que se cosechan en un
determinado perodo se utilizan en la produccin anual de la empresa (fbricas
de piensos, por ejemplo), por lo que deben permanecer en el almacn hasta
que se transformen en productos terminados.
Conseguir descuentos de los proveedores por mayor volumen de compra y
transportes ms econmicos al poder utilizar volmenes de carga ms
completos y manejar los materiales en lotes de tamao econmico.
Protegerse de las rupturas de inventario que pueden producirse por mal
tiempo, fallos de suministro de proveedores, problemas de calidad o entrega
inadecuada o cualquier otra contingencia que se pueda presentar. Los stocks
de seguridad reducen el riesgo de rupturas de los inventarios.

4.2.4.2 ANLISIS ABC DE LAS EXISTENCIAS.

Segn (lvarez, 2011).El anlisis ABC de las existencias En el anlisis de valor del
inventario de una organizacin, se suelen dar las siguientes proporciones:
El 20 % de las referencias corresponden al 80 % del valor del inventario.
El 80 % de las referencias se corresponde con el 20 % del valor del
inventario.
El anlisis ABC, tambin conocido como regla 80/20 o anlisis de Pareto, es uno
de los procedimientos ms conocidos para seleccionar dentro de un colectivo los
elementos ms representativos, segn la variable que se est seleccionando. Una
vez establecido ese orden, se trata de instaurar un control ms intensivo sobre los
artculos ms representativos.
El anlisis ABC facilita una gestin eficiente de los almacenes. Este mtodo
permite determinar sobre qu artculos conviene efectuar un mayor control, sobre
cules se exige un control intermedio y sobre cules otros no hace falta realizar
ningn tipo de control, ya que la compensacin econmica sera inferior al coste
que representa. Los objetivos de este mtodo en cuanto a la gestin de las
existencias son:

Concentrar los esfuerzos de la organizacin sobre los artculos ms

costosos (A). Estos artculos, por lo general, suponen un 10 %
aproximadamente del total y un valor del 75 % de la inversin en
existencias.
Reducir el tiempo dedicado a la gestin de los artculos de escaso valor (B
y C). Los artculos B suelen representar alrededor del 20 % del total de
artculos y el mismo porcentaje en valor de inversin en existencias. Los
artculos C suponen alrededor del 70 % del total y tan slo representan un 5
% de la inversin en existencias.
Una vez que se identifican los artculos en A, B o C, hay que disear los
sistemas de control ms adecuados para cada uno de ellos.

En el caso de la gestin de existencias, se podra llevar a cabo la seleccin

tomando en consideracin dos criterios:

Tamao del stock: Se deberan clasificar las existencias por volumen en

pals, cajas o unidades.
Valor del stock: Donde la clasificacin se debe establecer en funcin del
precio de coste de las existencias.
La metodologa del anlisis ABC requiere los siguientes pasos previos:

1. Ordenar los artculos de mayor a menor segn el nivel de existencias,

valoradas econmicamente.
2. Agrupacin por lotes que representen, aproximadamente, una tercera parte
del total.
3. Al grupo ms representativo se le denomina A y al menos representativo, C.

4.2.4.3 Costos del stock

Los costos asociados al stock son de dos clases: de posesin de no posesin
(ruptura de stock) Los primeros se cuantifican con relativa facilidad. Con los
segundos el asunto es diferente. Una ruptura de stock supone un envo en dos
fases (costo administrativo y costo de transporte adicional). O puede suponer una
prdida de ventas, depende del tipo de negocio. Si se repite ms all de cierto
lmite, puede llegar a suponer la prdida de un cliente. (Maulen, Logstica y
costos, 2006, pg. 16)

Tabla 1 - Costo del stock

COSTOS DE POSESIN COSTOS DE NO POSESIN
Financiero: intereses (dinero
invertido Temas comerciales:
- Prdidas, ventas
- Prdidas de clientes
- Deterioro imagen

Almacenamiento Temas administrativos y de

transporte

Seguros

Impuestos

Dao (roturas, etc.)

Prdidas

Obsolescencia:
- Tecnologa
- Cambios en la demanda
(moda)
- Caducidad (productos
perecederos)

Administracin

Fuente: (Maulen, 2006, pg. 16)

 5 DISEO METODOLGICO

5.1 TIPO DE INVESTIGACINY ENFOQUE METODOLGICO

Tipo de investigacin segn su alcance

Segn (Sampieri, Collado, & Baptista Lucio, 2010). Los estudios explicativos van
ms all de la descripcin de conceptos o fenmenos o del establecimiento de
relaciones entre conceptos; es decir, estn dirigidos a responder por las causas de
los eventos y fenmenos fsicos o sociales. Como su nombre lo indica, su inters
se centra en explicar por qu ocurre un fenmeno y en qu condiciones se
manifiesta, o por qu se relacionan dos o ms variables.

Es por esto que el tipo de investigacin a realizar de acuerdo a su alcance es

explicativa puesto que sta da a conocer y entender el problema al que se
pretende dar solucin, el cual afecta directamente a la empresa COHA S.A.S.
Teniendo en cuenta la dimensin del problema se plantea que, se debe tener
presente cmo es llevado el proceso actual del manejo de inventarios en la
empresa, como es la distribucin de su almacn, que tipos de bienes o productos
que se manejan, que tan largo es su periodo de rotacin y en cuanto tiempo estos
se vuelven obsoletos para el mercado.

Despus de haber entendido claramente la fuente del problema, sus causas y

efectos son mucho ms evidentes, saliendo a flote inconvenientes como la falta de
un sistema de inventario adecuado y falta de conocimiento y gestin por parte del
personal de despacho, dando como efecto una rotacin de inventarios con
tiempos demasiado largos, inventarios daados u obsoletos para su
comercializacin.

Tipo de investigacin segn su enfoque metodolgico

De acurdo con (Sampieri, Collado, & Baptista Lucio, METODOLOGA de la

investigacin quinta edicin, 2010). Quien indica que el Enfoque cuantitativo usa la
recoleccin de datos para probar hiptesis, con base en la medicin numrica y el
anlisis estadstico, para establecer patrones de comportamiento y probar teoras
y que el Enfoque cualitativo utiliza la recoleccin de datos sin medicin numrica
para descubrir o a finar preguntas de investigacin en el proceso de interpretacin,
y al haber una combinacin de estos dos se define como un enfoque mixto, es por
esto que el tipo de investigacin segn su enfoque es MIXTO, este tipo de
enfoque nos va a permitir investigar, recolectar, agrupar y describir todo tipo de
datos que nos guen detalladamente sobre la situacin actual de la empresa
5.2 ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

Secuencia lgica del paso a paso para la recoleccin de la informacin y el

desarrollo del proyecto

ETAPA 1

Se establecer el estado actual del sistema del sistema de inventario, mediante la

deteccin de las falencias que este tiene para darle solucin en el menor tiempo
posible a los casos ms significativos y se constatara que los inventarios que se
encuentran asentados en las bases de datos coincidan con los fsicos.

ETAPA 2

Se desarrollar un sistema de almacenamiento, para facilitar el conteo de

productos organizando los productos que se van a inventariar teniendo en cuenta
que deben contar y se disearan anaqueles de almacenamiento para diferenciar
claramente cada producto.

ETAPA 3

Se realizara un inventario en intervalos regulares, para el desarrollo de sta etapa

se capacitara inicialmente a los trabajadores encargados de hacer el inventario,
luego se har que dos personas realicen el conteo de inventarios una vez
realizado este segundo paso se compararan las cifras obtenidas de los inventarios
que realizaron las dos personas a cargo del conteo.

ETAPA 4

Se mejorar la gestin del inventario, mediante un anlisis de los datos en el

inventario (tiempo promedio que tardan los productos que compraste convertirse
en ventas, seguido de este paso, se optimizar los niveles del inventario
realizando proyecciones de ventas en funcin de los periodos anteriores, se
realizarn ajustes dependiendo de las tendencias y la estacionalidad.

ETAPA 5

Se implementar un modelo administrativo de inventarios en hoja de clculo de

ECXEL, para as mejorar la sistematizacin del inventario y poder controlar de
manera ms prctica y dinmica las entradas, salidas e histricos del inventario.
5.3 TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE LA
INFORMACIN

5.3.1 Fuentes de informacin.

Primarias: Los datos que se obtienen directamente de la empresa,

mediante observacin directa, entrevistas con el personal administrativo, a
personal encargado de despachos, bodega e inventarios del almacn
general y acceso a bases de datos de los inventarios de aos anteriores.

Secundarias: Biblioteca virtual E-Libro disponible en la pgina Institucional,

referenciadas respectivamente en todo el documento.

5.3.2 Tcnicas para recoleccin de informacin.

Durante el transcurso del proyecto sern aplicadas las siguientes tcnicas de

recoleccin: entrevista inicial de seguimiento para la recopilacin de la informacin
base y tambin se utiliz una recopilacin de datos mediante observacin directa.

5.3.3 Instrumentos para registro de informacin.

Como instrumentos de aplicacin se utilizaran un cuestionario semiestructurado de

preguntas abiertas y un formato para la recoleccin de datos mediante
observacin directa.

Tabla 2 - Cuestionario
Cuestionario para entrevista

1) Qu razn social o nombre tiene la microempresa?

2) Tiene algn sistema para el manejo de inventarios?

3) Hace cunto lo implementa?

 4) Qu tan bien le ha funcionado?

5) Qu tanto rota su inventario en un mes?)

6) Cada cunto recibe mercanca o productos?

7) Qu cantidad de productos tiene ms de 2 meses sin presentar

movimiento alguno?

8) Cuntos productos o referencias maneja actualmente?

9) Cul es la que ms rota y cul es la que menos lo hace?

10)Estara dispuesto a implementar mejoras en su sistema para el manejo

de inventarios?

Fuente: propia
Formato de recoleccin de informacin por observacin directa.

Tabla 3 - Formato de recoleccin de informacin

PROBLEMTICA AREA OBJETIVOS OBSERVACIONES

Fuente: propia
 6 RECURSOS DEL PROYECTO

En la siguiente tabla se evidenciaran los recursos empleados para la ejecucin de

este anteproyecto

Tabla 4 - Recursos de ejecucin

RECURSOS DESCRIPCION COSTOS

Ejecutores del proyecto (Juan

Felipe Carmona, Mara Camila
lvarez)
$ -
Humanos.

Personal del almacn general

(Javier Vaca, Oscar Muos).
$ -

Tcnicos (equipos,
Computar porttil, telfono
implementos, software,
celular.
materiales, etc.)
$ -

Costos operativos Transporte ida y vuelta al

(salidas de campo, almacn general en la ciudad de
desplazamientos, etc.) Bogot, estada y alimentacin.
$ 340.000,00
Fuente: propia
 7 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Por medio de la siguiente tabla se dar a conocer el cronograma de las

actividades a desarrollar en el proyecto para alcanzar los objetivos estipulados.

Tabla 5 - Cronograma de actividades

TITULO DEL PROYECTO : MEJORA EN EL POCESO DE CONTROL DE INVENTARIOS D
OBJETIVO GENERAL : Mejorar la estructura del sistema de inventarios de la empresa COHA S.A.S. para q
informacin concreta de los inventarios
A
OBJETIVOS ESPECIFICOS ACTIVIDADES

1
1. Detectar las falencias que este tiene para darle
solucin en el menor tiempo posible a los casos
ms significativos.

2. Confrontar que los inventarios que se encuentran

1. Establecer el estado actual del sistema del asentados en las bases de datos coincidan con los
sistema de inventario. fsicos.

3. Examinar el estado de los artculos que se

encuentren en inventario, en caso de no estar en
ptimas condiciones darles un manejo adecuado
sin que se incurra en sobrecostos

4. Organizar los productos que se van a inventariar

teniendo en cuenta que deben contar.
2. Desarrollar un sistema de almacenamiento
para facilitar el conteo de productos
5. Disear anaqueles de almacenamiento para
diferenciar claramente cada producto.

6. Capacitar a los trabajadores encargados de hacer

3. Realizar un inventario en intervalos
regulares
4. Mejorar la gestin del inventario.
el inventario.
7. Hacer un inventario mensual.
8. Hacer que dos personas realicen el conteo de
inventarios.
9. Comparar las cifras obtenidas de los inventarios
que realizaron las dos personas a cargo del conteo.
10. Analizar los datos en el inventario (tiempo
promedio que tardan los productos que compraste
convertirse en ventas.
 11. Optimiza los niveles del inventario (realizar
proyecciones de ventas en funcin de los periodos
anteriores, realizar ajustes dependiendo de las
tendencias y la estacionalidad.

5. Implementar un modelo administrativo de

inventarios en hoja de clculo de ECXEL.

Fuente:propia
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