PLANEACIN

NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditora administrativa a la empresa Ejemplo de S.A. de C.V.

ALCANCE

Se pretende llevar a cabo un anlisis de toda la empresa para identificar las

reas con mayor problemtica y as mismo proponer alternativas que ayuden a
mejorar la situacin actual, por lo que el alcance de esta auditora es integral.

OBJETIVOS

1. Brindar a la empresa Ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su

funcionamiento,
2. Establecer una dinmica de trabajo para mejorar el desempeo organizacional,
3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la
empresa y,
4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el
mercado.

ESTRATEGIA

Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para

estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los
recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.

JUSTIFICACION

Detener la prdida de clientes y del segmento de mercado en que participa

la empresa, as como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participacin
de la empresa en el mercado.

ACCIONES

1. Formalizar la aplicacin de la auditora,

2. Establecer los mecanismos de coordinacin para su ejecucin,
3. Consolidar los avances en cada etapa de aplicacin de la metodologa,
4. Derivar observaciones y recomendaciones especficas para cada funcin del
proceso y elemento bajo revisin y,
5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementacin y efectuar su
seguimiento.
RECURSOS

Integracin de un equipo de ocho auditores (todos ellos estudiantes de

octavo semestre de la asignatura Auditora Administrativa en la Licenciatura de
Administracin) y definicin de los requerimientos materiales y tecnolgicos
necesarios.

COSTO

El trabajo se llevar a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en

que la empresa auditada desee realizar alguna aportacin de manera voluntaria a
manera de donativo para la Facultad de Contadura y Administracin de la UNAM.

RESULTADOS ESPERADOS

1. Fortalecer adminstrativamente a la empresa,

2. Dotarla de los instrumentos idneos para mejorar su rendimiento,
3. Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y,
4. Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACION COMPLEMENTARIA

Recopilacin y revisin de todo el material normativo, administrativo y

funcional de la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros,
etc.
EXAMEN

De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realiz un

estudio de la informacin captada, lo que se tradujo en la determinacin de los
criterios y elementos de decisin necesarios para la emisin de juicios sustentados
en los resultados alcanzados.

Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus
conocimientos, hicieron uso de las tcnicas de anlisis administrativo y plasmaron
sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo.

Es necesario recalcar, que el bloque de tcnicas de anlisis administrativo

que regularmente facilitan el estudio de una organizacin no siguen una secuencia
aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma
independiente de las dems, sino que se interrelacionan para llegar a
conclusiones ms estructuradas y mejor sustentadas.

Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso

administrativo, lo que facilit la organizacin del rango aceptable para cada
funcin revisada.

De acuerdo con los resultados obtenidos se determin la evaluacin

siguiente para cada puesto:

DIRECCION GENERAL

La direccin general presenta un funcionamiento "regular" ya que de

acuerdo a la evaluacin realizada en los cuatro factores (planeacin, organizacin,
direccin y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan
a continuacin:

En planeacin su funcionamiento es muy pobre debido a que slo acumula 117

puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dndole
una calificacin de "mal".
En organizacin se encontr que est funcionando de manera "regular" al
acumular 5 puntos de 12 posibles.
En direccin est operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con
los que ha sido evaluado este factor.
En control tambin opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace
que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para
darle un funcionamiento "regular".

CONTADOR

El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificacin

de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes
mencionados.
 En el factor uno planeacin su funcionamiento es "malo" al sumar slo 12
puntos de un total de 36.
En el factor dos organizacin opera de manera "regular" contando con 7 puntos
de los 12 que suma en su totalidad el factor.
En el factor tres direccin su funcionamiento tambin es "regular", puesto que
slo acumula 10 puntos de un total de 16.
El factor cuatro control tambin opera "mal" al slo sumar 10 puntos de 24
posibles; lo que en trminos generales le da una suma de 345 puntos.

PROMOTOR DE VENTAS

El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado

como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditora
administrativa.

El factor uno slo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal".
El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un
funcionamiento "regular".
El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y
lo posicionan en "regular".
El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo
que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.

SECRETARIA

El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total

de su puntaje en los cuatro factores.

El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24

posibles.
El factor dos acumula tambin 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle
como "regular".
El factor tres se encuentra "muy mal" al slo sumar 13 puntos de 20 que suma
en su totalidad.
El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho
puntos de 12 posibles. Todo esto hace que slo acumule 120 puntos de los 200
que tiene en su totalidad el puesto.

GERENTE DE VENTAS

Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar

a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores
evaluados.

El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar slo con 13 puntos de 36

posibles.
El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.
 El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de
los 16 que suma el factor en su totalidad.
El factor cuatro tambin se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que
totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de
1400 posibles.

TODA LA EMPRESA

En trminos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento

"regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que
representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar
la totalidad de la empresa.
A continuacin se presenta la grfica de Gantt que se sigue durante la auditoria
Administrativa a la empresa.
 EVALUACIN

Las siguientes tablas representan la evaluacin grfica que se realiz a toda la

empresa en general, as como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la
finalidad obtener datos importantes para su evaluacin final, la cual se muestra al
final de cada puesto.

Toda la Empresa

Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal

x4 x3 x2 x1 x0
1 Planeacin 1620 1215 810 405 0
2 Organizacin 840 630 420 210 0
3 Direccin 620 465 310 155 0
4 Control 920 690 460 230 0
Total 4000 3000 2000 1000

Ponderacin de Puestos

Puesto Porcentaje
Directora General 25
Contador 20
Gerente de Ventas 35
Determinacin de Factores a Evaluar
Promotora de Ventas 15
1 Planeacin
Secretaria 5
2 Organizacin
Total 100
3 Direccin
4 Control

Determinacin de Grados

Apreciacin Grados Cumplimiento

MUY BIEN 4 81-100%
BIEN 3 61-80%
REGULAR 2 41-60%
MAL 1 21-40%
MUY MAL 0 0-20%

Direccin General
MUY BIEN 250 4 1000
BIEN 250 3 750
REGULAR 250 2 500
MAL 250 1 250
MUY MAL 250 0 0
 Gerente de Ventas
MUY BIEN 350 4 1400
BIEN 350 3 1050
REGULAR 350 2 700
MAL 350 1 350
MUY MAL 350 0 0

Promotora de Ventas
MUY BIEN 150 4 600
BIEN 150 3 450
REGULAR 150 2 300
MAL 150 1 150
MUY MAL 150 0 0

Contador
MUY BIEN 200 4 800
BIEN 200 3 600
REGULAR 200 2 400
MAL 200 1 200
MUY MAL 200 0 0

Secretaria
MUY BIEN 50 4 200
BIEN 50 3 150
REGULAR 50 2 100
MAL 50 1 50
MUY MAL 50 0 0

Totales por Empresa

Directora General 584 4000-100
Gerente de Ventas 688 2022-X
Promotora de Ventas 293
Contador 345 X=50.55%
Secretaria 112 REGULAR
Total 2022

Directora Gerente de Promotora Toda la

General Contador Ventas de Ventas Secretaria Empresa
1 Planeacin 100 70 150 70 15 405
2 Organizacin 25 10 100 50 25 210
3 Direccin 100 20 25 10 0 155
4 Control 25 100 75 20 10 230
Total 250 200 350 150 50 1000
 Gerente de Ventas
Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal
x4 x3 x2 x1 x0
1 Planeacin 600 450 300 150 0
2 Organizacin 400 300 200 100 0
3 Direccin 100 75 50 25 0
4 Control 300 225 150 75 0
Total 1400 1050 700 350 0

Gerente de Ventas
Cuestionario

Factor 1. Planeacin
4 3 2 1 0
1 X
2 X
3 X
4 X
5 X
6 X
7 X
8 X
9 X
0 2 3 1 3
X3 X2 X1 X0
0 6 6 1 0 Total=13
36=600
13=X
X=217
MAL

Factor 2. Organizacin
4 3 2 1 0
10 X
11 X
12 X
0 1 2 0 0
X3 X2
0 3 4 0 0 Total=7
12=400
7=X
X=233
 REGULAR

Factor 3. Direccin
4 3 2 1 0
13 X
14 X
15 X
16 X
1 1 2 0 0
X4 X3 X2
4 3 4 0 0 Total=11
16=100
11=X
X=69
REGULAR

Factor 4. Control
4 3 2 1 0
17 X
18 X
19 X
20 X
0 1 3 0 0
X3 X2
0 3 6 0 0 Total=9
16=300
9=X
X=169
REGULAR

TOTAL GERENTE DE VENTAS= 688

 Evaluacin Direccin General
Factor Planeacin
4 3 2 1 0
1 X
2 X
3 X
4 X
5 X 24 - 40'0
6 X 7-X 117

Factor Organizacin
4 3 2 1 0
7 X
8 X 12 - 100
9 X 5-X 42

Factor Direccin
4 3 2 1 0
10 X
11 X
12 X 16 - 400
13 X 14 - X 350

Factor Control
4 3 2 1 0
14 X
15 X 12 - 100
16 X 9-X 75

TOTAL 584 Regular

4 3 2 1 0
81 - 100 61 - 80 41 - 60 21 - 40 0 - 20
Planeacin 400 300 200 100 0
Organizacin 100 75 50 25 0
Direccin 400 300 200 100 0
Control 100 75 50 25 0
TOTAL 1000 750 500 250 0

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE CONTADOR

GRADOS DE 4 3 2 1 0
CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
PLANEACIN 280 210 140 70 0
ORGANIZACIN 40 30 20 10 0
DIRECCIN 80 60 40 20 0
CONTROL 400 300 200 100 0
TOTAL 800 600 400 200 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1

PLANEACION
4 3 2 1 0
1. Planeacin X
2. Visin X
3. Misin X
4. Objetivos X
5. Polticas X
6. Procedimientos X
7. Recursos X
8. Presupuestos X
0 3X1=3 2X2=4 1X5=5 0 3+4+5 = 12

32 = 28
12 = 105

2. CUESTIONARIO FACTOR 2

ORGANIZACIN
4 3 2 1 0
9. Estructura X
10. Funciones X
11. Personal X
1X3 = 3 2X2 = 4 0 0 4+3 = 7

12 = 40
7 = 23

3. CUESTIONARIO FACTOR 3

DIRECCION
4 3 2 1 0
12. Lnea de autoridad X
13. Direccin X
14. Cambios X
15. Comunicacin X
0 3X3 = 9 0 1X1=1 9+1 = 10

16 = 80
10 = 50

4. CUESTIONARIO FACTOR 4

CONTROL
4 3 2 1 0
16. Resguardo de informacin X
17. Resultados X
18. Control de recursos X
19. Registros contables X
20. Ingresos mensuales X
21. Egresos mensuales X
0 2X4 = 8 1X2 = 2 8+2 = 10

24 = 400
10 = 167

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105
ORGANIZACIN 23
DIRECCION 50
CONTROL 167
TOTAL 345 MAL
EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR DE VENTAS
GRADOS DE 4 3 2 1 0
CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
PLANEACIN 280 210 140 70 0
ORGANIZACIN 200 150 100 50 0
DIRECCIN 40 30 20 10 0
CONTROL 80 60 40 20 0
TOTAL 600 450 300 150 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1
PLANEACION
4 3 2 1 0
17. Planeacin X
18. Visin X
19. Misin X
20. Objetivos X
21. Polticas X
22. Procedimientos X
4X1=4 2X2=4 1X1=1 0X1=0 4+2+1+0=9

24=280 (9X280)/24= 105 = MAL

9=X

2. CUESTIONARIO FACTOR 2
ORGANIZACIN
4 3 2 1 0
23. Estructura X
24. Funciones X
25. Personal X
26. Problemas X
27. Condiciones de trabajo X
28. Incentivos X
3X3=9 2X1=2 1X1=1 0X1=0 9+2+1+0=12

24=200 (12X200)/24=100 = 100 = REGULAR

12=X

3. CUESTIONARIO FACTOR 3
DIRECCION
4 3 2 1 0
29. Lnea de autoridad X
30. Direccin X
31. Cambios X
32. Comunicacin X
33. Capacitacin X
 4X2=8 3X1=3 2X1=2 1X1=1 8+3+2+1=14

20=40 (14X40)/20= 28 = REGULAR

14=X

4. CUESTIONARIO FACTOR 4
CONTROL
4 3 2 1 0
34. Resguardo de informacin X
35. Resultados X
36. Control de recursos X
3X3=9 9=9

12=80 (9X80)/12= 60 = BIEN

9=X

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105
ORGANIZACIN 100
DIRECCION 28
CONTROL 60
TOTAL 293 MAL
SECRETARIA

PLANEACIN

4 3 2 1 0
1 X 24-60
14-X 35
2 X REGULAR

3 X

4 X

5 X

6 X
4*2=8 0 2*2=4 2*1=2 0

ORGANIZACIN

4 3 2 1 0
1 X 24-100
14-X 58.3
2 X REGULAR

3 X

4 X

5 X

6 X
0 3*3=9 2*2=4 1*1=1 0

DIRECCIN

4 3 2 1 0
1 X 20-100
13-X 0
2 X MUY MAL

3 X

4 X

5
1*4=4 2*3=6 1*2=2 1*1=1 0
 CONRTOL

4 3 2 1 0
1 X 12 40
8-X 26.6
2 X REGULAR

3 X
0 2*3=6 1*2=2
119.9 REGULAR

SECRETARIA 4 3 2 1 0
81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
PLANEACIN 60 45 30 15 0
ORGANIZACIN 100 75 50 25 0
DIRECCIN 0 0 0 0 0
CONTROL 40 30 20 10 0
TOTAL 200 150 100 50 0