FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS

DE ALMACN PARA LA ORGANIZACIN DE

SUS RECURSOS HUMANOS

OPERACIN DE
LOS ALMACENES

Las funciones que se llevan a cabo en los

almacenes varan en cada empresa, ya que
estas dependen de su organizacin en
particular y de las necesidades inherentes a su
tipo especial de operacin.

No obstante, en la administracin comercial

e industrial se encuentran funciones que son
bsicas y comunes, con las variaciones que
dictan las circunstancias especiales de cada
negocio.

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 FUNCIONES DE LOS
DEPARTAMENTOS DE
ALMACN PARA LA
ORGANIZACIN DE SUS
RECURSOS HUMANOS
TCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL
ESTUDIO DE LAS FUNCIONES

La organizacin puede lograrse

mediante el uso de cuatro herramientas
para emplearse en la integracin de datos,
en su anlisis de sistemtico y en el arreglo
de una nueva distribucin de las cargas del
trabajo, stas son:
-Lista de actividades
-Lista de deberes
-Cuadro de distribucin del trabajo
-Organigrama de funciones
PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN EL
ESTUDIO Y LA DISTRIBUCIN DE
FUNCIONES

1-Pedir a cada empleado, de cada almacn, que elabore

una lista de sus deberes
2-Estructurar para cada almacn una lista de actividades,
de acuerdo con la funciones de su especialidad
3-Elaborar para cada almacn un cuadro de distribucin
del trabajo en el que se seale claramente lo que toca
hacer a cada empleado, en cada una de las actividades del
almacn
4-Analizar el cuadro de distribucin de trabajo
5-Recostruir las actividades y deberes en un nuevo
cuadro y en nuevas listas de actividades y deberes, de
acuerdo con el resultado del anlisis
6-Entregar a cada empleado la nueva lista de sus deberes
7-Integras las nuevas listas y cuadros en al manual del
almacn
PASO 1: ELABORAR LA LISTA DE
DEBERES

Cada empleado, desde el jefe de

departamento hasta el puesto con menor
jerarqua, debe llenar su propia lista de deberes.
Columnas: en la primera, a la izquierda de la
hoja se da un nmero arbigo a cada deber
anotado. En la segunda, debajo del concepto
deberes, se describen muy brevemente todos los
trabajos que se desempean rutinariamente. En
la columna horas por semana se anotan las horas
y minutos de una semana que el empleado
mismo estima le toma hacer cada deber. En la
columna actividad nmero se escribe en cada
rengln del nmero de actividad que le
corresponda al deber, segn la lista de
actividades. En la columna horas revisadas se
apuntan la horas y minutos verdaderos segn el
estudio de tiempos.
 PASO 2: ELABORAR LA LISTA DE
ACTIVIDADES

La lista de actividades es una relacin que agrupa todos los

trabajos del departamento en la funciones bsicas que son
inherentes a su especialidad. Se elabora una para cada
departamento, almacn o seccin.
Cada empresa, en particular, tiene su propia organizacin y
su propios sistemas. No existe un patrn de funciones,
actividades y deberes que sirva por igual a todas. Aqu tenemos lo
que puede ser un ejemplo comn.
Lista de actividades de cualquier almacn:
-Recepcin
-Inspeccin
-Almacenamiento
-Entrega
-Registro
-Informacin
-Codificacin
Cada una de las actividades tiene una o varias operaciones
que ejecuta el personal de un almacn y que aqu llamamos
deberes, o sea, la participacin de una persona en la ejecucin de
una actividad.
rea de recepcin
Actividades Deberes
-Recibir del departamento de compras una copia
de cada periodo para archivarla
-Recibir los materiales del proveedor
Recepcin
-Estibar en el rea de recepcin
-Confrontar la copia de pedido con la nota
remisin del proveedor

-Revisar la mercanca en cuanto a cantidad y calidad

-Firmar de conformidad el original de la nota de
Revisin remisin del proveedor, o con la anotacin. A
reserva de la revisin de control de calidad; y
entregrselo al empleado del proveedor

-Realizar una nota de entrada para cada una de las

notas de remisin
-Entregar el original y las copias de la nota de
Elaboracin de la
entrada, junto con la copia de la nota de remisin, a
nota de entrega
los departamentos de contabilidad y de compras
-Archivar la copia de la nota de entrada y la copia
del pedido en el archivo del rea de recepcin
-Entregar la mercanca, la copia de la nota de
entrada y la copia de la nota de remisin al almacn
Entrega de correspondiente
-Transportar los materiales al almacn
correspondiente
 PASO 3: ELABORAR EL CUADRO DE
DISTRIBUCIN DEL TRABAJO

El cuadro de distribucin del trabajo contiene las

listas de actividades y deberes del departamento y
muestra en un solo esquema la participacin del
colaborador en cada una de esas actividades.
Las ventajas de este cuadro son:
-Muestra todas las actividades del departamento en
forma clara y comprensible
-Da a conocer la participacin precisa del trabajador
en cada una de las actividades
-Muestra el tiempo exacto que se usa en cada
operacin
-Proporciona un instrumento bsico para la mejor
administracin, pues permite que cada supervisor haga
su trabajo mejor, por medio de la planeacin inteligente
PASO 4: ANALIZAR EL CUADRO DE
DISTRIBUCIN DEL TRABAJO

Todo el tiempo y esfuerzo invertidos en

desmenuzar el problema de la distribucin de
las labores del almacn no tienen utilidad si no
se analizan las actividades del departamento y
los deberes de cada empleado, para lograr una
mejor reparticin de las cargas de trabajo y un
mejor aprovechamiento de las habilidades,
aptitudes y tiempo del personal del
departamento.

Estdiense primero las actividades en

conjunto y luego los deberes de cada
empleado.
PASO 5: RECONSTRUIR LAS
ACTIVIDADES Y DEBERES

Se elabora un nuevo cuadro y nuevas listas de

actividades y de deberes de acuerdo con la
mejora en la distribucin de las cargas de
trabajo que result del anlisis del primer
cuadro
Lo ms importante para tener xito en la
aplicacin de una nueva distribucin de las
labores, es el sentido humano.
No se trata de un mejor arreglo de mquinas,
los estantes y materiales de un almacn sino
de los recursos humanos, con distintas
personalidades, necesidades y aptitudes, que
no pueden ser solo movidos como muebles
por un jefe que aprieta botones.
PASO 6: ENTREGAR LA LISTA A CADA
EMPLEADO

A cada empleado se le
hace entrega de su nueva
lista para que conozca los
cambios en sus deberes.
PASO 7: INTEGRAR LAS NUEVAS
LISTAS Y CUADROS EN EL MANUAL
DEL ALMACN

Cada almacn deber tener su propio

manual de administracin. ste se
necesitar actualizar cuando haya una nueva
distribucin del trabajo; se integrar con el
cuadro, las lista de actividades y las listas de
deberes de cada empleado.

El nuevo cuadro y las nuevas listas de

deberes deben pasar al manual de cada
departamento o almacn; as, cuando
cambia un empleado de departamento o
almacn, el que entra en su lugar tiene la
lista que le indica lo que le toca hacer.
 EXAMEN DE LAS ACTIVIDADES EN
CONJUNTO

Se debe tratar de eliminar las actividades dudosas

y destacarse las tareas importantes; definir el mejor
lugar para realizar cada una de ellas. Ayudado de
preguntas como:
Por qu es esto necesario?
Le corresponde efectuarlo a este departamento?
Qu se logra con esa actividad?
Qu tiempo requiere para ser realizada?
Cules son las actividades principales?
Es mucho o poco tiempo el que se dedica a ellas?
A qu actividades se les dedican ms
horas/hombres en comparacin con las que su
importancia amerita?
Dnde es el mejor lugar, departamento o local para
llevar a cabo cada actividad?
OPERACIN DE LOS
ALMACENES
ORGANIZACIN DE LAS FUNCIONES
DE LOS ALMACENES

En la organizacin moderna se ha
centralizado la responsabilidad del
abastecimiento y la administracin de
los almacenes en una persona.
Basta decir que un control bien
coordinado del abastecimiento,
almacenamiento y distribucin de los
materiales y productos es fundamental
e indispensable para integrar los
programas de ventas, produccin y
entregas.
DEPENDENCIA DE LOS ALMACENES Y
SU DISTRIBUCIN

Direccin de
Direccin de Direccin de
abastecimientos
ventas produccin
y de almacenes

Departamento de
Oficina de control de
compras, trfico y
inventarios
recibo

Materiales de
Herramientas Materiales en Refacciones y Productos
Materia prima desecho y
y equipo proceso herramientas terminados
desperdicio

Programacin Control de
Produccin Produccin Mantenimiento Ventas
control calidad