PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Cdigo : PSE.

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
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Revis: Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin Aprob: Vicerrector Acadmico Fecha de aprobacin: Noviembre 19 de 2007
Vicerrector Administrativo Resolucin N 1736

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditoras internas
en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los
lineamientos de la Institucin y las normas aplicables segn los
Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad.
Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las
auditoras Internas que se realicen a los procesos y elementos de
los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad y a los
Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditacin
de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC ISO 15189:2009
Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC ISO 19011:2012 Norma NTC ISO 17025:2005 Norma NTC ISO 5906:2012

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Sistema de Gestin: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la poltica y adems para definir y controlar una
Organizacin con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibracin.
Alcance de la Auditora: El alcance describe la extensin y lmites de la auditora en trminos de localizacin fsica, unidades organizacionales,
actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditora.
Auditado: Organizacin o persona que se somete a una auditora.
Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Lder, el Auditor y el Auditor en formacin quienes llevan a cabo una auditora, con el apoyo de
expertos tcnicos, si se requieren.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Auditor Lder: Persona externa o funcionario de la Organizacin que coordina y direcciona el desarrollo de la auditora interna y que cumple con el
perfil establecido.
Auditor en formacin: Persona que se encuentra en la fase de formacin como Auditor y acompaa al Auditor en las Auditoras como parte de su
formacin.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, objetivo e independiente realizado por la misma Organizacin.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
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DEFINICIONES

Conclusiones de Auditora: Resultados de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la misma
Criterios de la Auditora: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditora.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora y que sea verificable.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada en la auditora, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u oportunidades de mejora.
CONSIDERACIONES

El Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin, debe definir el programa de formacin para los Auditores Internos que contribuyan al
fortalecimiento de sus competencias y desempeo, teniendo en cuenta los siguientes parmetros :

a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestin establecido en la Norma NTC ISO 19011 numerales 5.4.4 y el numeral 7 donde se orienta
sobre la determinacin de las competencias requeridas para el equipo auditor.

La asignacin del tiempo de auditora requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor lder correspondiente
junto con su equipo auditor, durante la preparacin del Plan de Auditoras Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditora, cada
proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditora anteriores.

El equipo auditor realizar el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditoras Internas y Externas; as
mismo, el cierre de dichas acciones estar a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:

ACCIONES CORRECTIVAS RESPONSABLE DE CIERRE

NC de Auditora Interna: Auditor Interno que identific la No Conformidad.

Calidad
NC de Auditora Externa: Lder del Proceso Seguimiento Institucional.

Seguridad y Salud Ocupacional Lder del Proceso de Talento Humano

Ambiental Lder del Proceso de Gestin Ambiental

Laboratorios Auditor Lder de Laboratorios

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Inicio/Fin Actividad Dec isin Documento Procesamiento en S.F. o Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

PROGRAMACIN DE AUDITORAS
INICIO
1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de
Gestin adoptados por la UIS o de los Laboratorios,
- Informe de Auditoras
teniendo en cuenta los siguientes aspectos, segn aplique:
previas.
a) Grado de intervencin de los requisitos crticos de
norma en cada uno de los procesos, segn la Matriz de Director de Control - Caracterizaciones de
interrelacin de requisitos incluida en el Manual del Sistema Interno y Evaluacin de
1. Revisin del estado de los los procesos.
Procesos, Subprocesos o de Gestin Integrado o Manuales de Calidad de los Gestin y
Unidades del SGI-UIS o Laboratorios. Auditor Lder - Matriz de
Laboratorios b) Nmero de No Conformidades detectadas durante la
Interrelacin de
auditora anterior.
Requisitos. Anexo 1
c) Grado de intervencin de determinado proceso en los
Manual del Sistema de
dems procesos del S.G.I (transversalidad).
Gestin Integrado
d) Criticidad de los Riesgos.
MDI.01
e) Nmero de Accidentes/Incidentes.
f) Indicadores.
g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales.

2. Elabora la propuesta del 2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditoras

Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin adoptados por la Director de Control - FSE.01 Programa
Internas de los Sistemas de
Universidad. Interno y Evaluacin de Anual de Auditoras
Gestin. Internas de los
Gestin y
Para la programacin de las auditoras internas, es Auditor Lder Sistemas de Gestin.
necesario considerar que todos los procesos, subprocesos,
Propuesta Programa Anual de y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al
Auditoras Internas de los ao.
Sistemas de Gestin.

1

PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
DIAGRAMA DE FLUJO
3. Presenta al Comit del SGI
el Programa Anual de
Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.
Requiere
ajustes?
Si
4. Realiza los ajustes
correspondientes.
5. Aprueba el Programa Anual
de Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.
Acta de Comit
del SGI
6. Elabora el Plan de
Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.
Plan de Auditoras Internas
de los Sistemas de Gestin.
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DESCRIPCIN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
FSE.01 Programa Anual
Director de Control de Auditoras Internas
3. Presenta al Comit del SGI el Programa Anual de Interno y Evaluacin de de los Sistemas de
Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin. Gestin Gestin.
4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al Director de Control FSE.01 Programa Anual
No Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de Interno y Evaluacin de de Auditoras Internas
Gestin, de acuerdo a las observaciones efectuadas por Gestin de los Sistemas de
Comit del SGI. Gestin.
FSE.01 Programa Anual
5. Aprueba el Programa Anual de Auditoras Internas de los de Auditoras Internas
Comit del SGI
Sistemas de Gestin. de los Sistemas de
Gestin.
PLANEACIN DE AUDITORAS
6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de
Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin (FSE.02),
-FSE.02 Plan de
definiendo entre otros, los siguientes aspectos:
Auditor Lder y equipo Auditoras Internas de
auditor los Sistemas de
Objetivo.
Gestin.
Alcance.
Equipo auditor.
Fechas y tiempos de realizacin de auditoras.
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DESCRIPCIN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

7. Aprueba y comunica el Plan de Auditoras Internas de los Director de Control

Sistemas de Gestin al lder del proceso, subproceso, jefe Interno y Evaluacin de -FSE.02 Plan de
7. Aprueba y Comunica el Plan Gestin. Auditoras Internas de
de Auditoras Internas de los de unidad o director de laboratorio a auditar, segn
Sistemas de Gestin. aplique. Cualquier modificacin al Plan de Auditora Interna los Sistemas de
debe ser acordada entre las partes antes de continuar con Auditor Lder de Gestin.
el proceso de auditora. Laboratorios

8. Consulta los documentos PREPARACIN DE AUDITORAS - Documentos y/o

del SGI pertinentes. registros de los
8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo Auditor Lder y equipo
Procesos,
de la auditora. auditor
subprocesos, unidades
Comunicacin del Plan de o Laboratorios
Auditoras Internas de los auditados.
Sistemas de Gestin.

9. Prepara los documentos necesarios con base en la

revisin de la informacin pertinente relacionada con sus Auditor Lder y equipo -FSE.03 Lista de
9. Prepara la documentacin asignaciones de auditora. Entre dichos documentos se auditor verificacin.
para la realizacin de auditoras encuentran las listas de verificacin creadas por cada
internas de los Sistemas de auditor.
Gestin.

EJECUCIN DE LAS AUDITORAS -FSE.02 Plan de

10. Realiza la reunin de apertura, en la cual se presenta el Auditoras Internas
10. Realiza reunin de Equipo auditor
apertura. Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin, y se de los Sistemas de
resuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de la Gestin.
reunin en el registro FTH.33 Control de Asistencia. - FTH.33 Control de
Control de Asistencia a la Asistencia
reunin de apertura

3

PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
DIAGRAMA DE FLUJO
3
11. Desarrollo de auditoras en
el sitio.
Lista de Verificacin
12. Informa al lder del
proceso, subproceso, jefe de
unidad o director de
laboratorio los principales
hallazgos.
13. Prepara el Informe de
Auditora.
Informe de Auditora Interna
de los Sistemas de Gestin.
14. Realiza reunin de cierre.
4 lo contrario en la reunin de cierre justifica la no aceptacin .
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DESCRIPCIN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
11. Recolecta y verifica la informacin de los procesos,
subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados,
a travs de la revisin de documentos y registros,
observacin directa y entrevistas al personal; -FSE.03 Lista de
Equipo Auditor
confrontndolo con los criterios de auditora para generar Verificacin.
los hallazgos segn corresponda, diligenciando el Formato
Lista de Verificacin FSE.03.
NOTA: Durante la auditora, el auditor lder puede reunirse
peridicamente con el equipo auditor para intercambiar
informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar
trabajo entre los auditores, segn se requiera.
12. Informa al lder del proceso, subproceso, jefe de unidad
o director de laboratorio y al personal involucrado los Equipo Auditor
principales hallazgos una vez terminada la auditora.
13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditora,
diligenciando el Formato FSE.04 -FSE.03 Lista de
Auditor Lder junto a su Verificacin.
14. Realiza la reunin de cierre presidida por el auditor
equipo auditor
lder y las personas responsables de los procesos, -FSE.04 Informe de
subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para Auditora Interna.
presentar el Informe de Auditora haciendo nfasis en:
a) Los hallazgos de la auditora.
Auditor Lder
b) Las conclusiones de la auditora.
Esta informacin se presenta para que sea comprendida y
reconocida por el auditado.
FSE.04 Informe de
Nota1: El director de Control Interno y Evaluacin de Auditora Interna.
Gestin podr asistir a las reuniones de cierre.
Nota2: En caso que el auditado presente alguna observacin
frente al informe, ser revisado por el auditor interno y el
auditor Lder. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente, de
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DESCRIPCIN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

SEGUIMIENTO Y MEJORA

- PSE.02 Procedimiento
15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/
Acciones Preventivas /
15a. Procedimiento de Correctivas PSE.02
Correctivas
Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02
Auditor Lder
Lder del Proceso/ - FSE.08 Evaluacin de
15b. Realiza evaluacin de
15b. Realiza la Evaluacin de Desempeo a los miembros Subproceso Desempeo del
desempeo. del equipo auditor. Jefe de Unidad Auditor Interno.
Director de Laboratorio

16. Analiza resultados 16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluacin de Auditor Lder y equipo - FSE.08 Evaluacin de
obtenidos de la Evaluacin de Desempeo del Auditor Interno para ser comentados con auditor Desempeo del
Desempeo. el equipo auditor y presentar reporte al lder de proceso de Auditor Interno.
Seguimiento Institucional.

Lder Proceso - FSE.20 Evaluacin de

17.Evaluacin de desempeo 17. Realiza la evaluacin de Desempeo al Auditor lder, Seguimiento Desempeo del
al auditor lder con su respectiva retroalimentacin. Institucional Auditor Lider.

18. Analiza conjuntamente con el auditor lder el reporte de Lder Proceso - FSE.08 Evaluacin de
18. Anlisis de la Evaluacin de la Evaluacin de desempeo aplicada al equipo auditor con Seguimiento Desempeo del
desempeo
el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el Institucional Auditor Interno.
proceso

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
01 Noviembre 19 de 2007 Creacin del Documento

02 Octubre 03 de 2008 Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliacin del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad de la Universidad Industrial de Santander

Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminacin de las Actividades No. 16, 17. 18
03 Marzo 11 de 2009
y 19 por inclusin del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18

Abril 15 de 2009 Inclusin de la consideracin relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditoras
04
externas.
Inclusin en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluacin de Desempeo del Auditor Lder como
05 Septiembre 21 de 2009 documento de referencia.

Cambio del nombre del procedimiento.

Inclusin de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025,
actualizacin de la NTC GP 1000:2009.
Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestin.
Inclusin de los Laboratorios en el Alcance.
Ajuste en la definicin de Sistema de Gestin.
06 Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusin de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestin adoptados por la
Mayo 24 de 2011 Universidad.
Inclusin de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusin del Auditor Lder como responsable de la actividad
No. 7, modificacin de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunin de Apertura por el Registro FTH.33, inclusin del Director
de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b.
Inclusin de los Sistemas de Gestin en la Actividad No. 1, as como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental.
Ajustes en las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la inclusin de los Sistemas de Gestin adoptados por la
Universidad y los lderes de proceso/subproceso y jefes de unidad.
Inclusin del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE.01

Actualizacin de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. Pg. 1, 9 y 10

07 Mayo 22 de 2013
Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formacin en la Norma ISO 15089:2009

Noviembre 21 de 2013 Inclusin de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor.
08

09 Enero 20 de 2014 Ajuste definiciones y consideraciones

10 Marzo 25 de 2014 Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditoras FSE.04

11 Junio 11 de 2014 Se cambi el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor.

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
PLANEACIN PREPARACIN
AUDITOR
- Elaborar conjuntamente - Planear y desarrollar las
con el equipo auditor, el tareas asignadas por el
Plan de Auditoras Internas Auditor Lder.
de Calidad (FSE.02)
- Consultar los documentos
- Asistir y participar en las
pertinentes para el desarrollo
reuniones programadas por
INTERNO de la Auditora.
el Auditor Lder.
- Preparar los documentos
necesarios para la realizacin
de las auditoras. Entre los
que se encuentran las listas
de verificacin.
- Verificar que la
documentacin est a - Realizar los ajustes y formacin de los auditores
disposicin y sea
comprendida por el auditor
en formacin.
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SEGUIMIENTO Y
EJECUCIN
MEJORA
- Realizar la reunin de
apertura, en la cual se presenta
el Plan de Auditoras Internas de
Calidad, y se resuelven las - Realizar seguimiento a las
dudas existentes, dejando acciones correctivas que son
evidencia de los participantes, resultado de la auditora.
en el Formato FTH33. Control
de Asistencia
- Ejecutar la Auditora. - Participar en las Actividades
Recolectar y analizar las de Evaluacin del
evidencias de Auditora que desempeo de los Auditores
sean pertinentes y suficientes en Formacin.
para obtener conclusiones
- Implementar las acciones
de mejora que resulten de su
evaluacin de desempeo.
- Elaborar y entregar al Auditor - Participar en las
Lder el Informe de Auditora capacitaciones y/o
con sus respectivos soportes en entrenamientos como
los tiempos establecidos. Auditor.
-Apoyar el Proceso de
correcciones a los que haya en formacin en cada una de
lugar al informe de Auditora. las etapas del procedimiento,
segn corresponda.
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ANEXOS

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL SEGUIMIENTO Y

PLANEACIN PREPARACIN EJECUCIN
AUDITOR MEJORA

- Asistir y participar en las -Consultar los documentos - Participar en la Reunin de - Participar en las
reuniones programadas por pertinentes para el desarrollo apertura, Auditora en sitio y capacitaciones y/o
el Auditor Lder. de la Auditora. Reunin de Cierre. entrenamientos como
Auditor.

- Conocer el Plan de - Preparar los documentos -Participar en la elaboracin del

Auditoras Aprobado. necesarios con base en la Informe de Auditora como
revisin de la informacin soporte para el Auditor Interno.
AUDITORES EN
pertinente relacionada con
FORMACIN
sus asignaciones de Auditora
segn orientaciones del
Auditor Interno.

- Implementar las acciones

de mejora que resulten de su
evaluacin de desempeo.