PROCESOSDEEMPALMEJUNTASDEACCINCOMUNAL20122016

MDULO4:EMPALMESOBRELOSBIENESDELAJAC

Para este proceso debemos tener en cuenta tanto los bienes como el inventario fsico e inventario de
documentos.

Corresponde a la funcin del presidente, tesorero y secretario recibir los bienes de la junta, pero es
necesarioquetodoslosdignatariosconozcanculessonestosbienes:

1. Inventario fsico: es necesario tener el inventario en detalle de lo existente en la Junta,

contemplando las referencias, series, el estado actual, la composicin y caractersticas, existencias
(cantidad), documentos soportes como facturas, manuales, garantas, fecha de adquisicin y las
demsqueseconsideraennecesarias.

Bienes inmuebles:son las sedes, los terrenos y bienes similares; por ello se debe conocer cules
son los bienes inmuebles, si son propiedad de la junta o estn en concesin, si es as, se debe
detallar la direccin del bien, el rea total, si hay escritura registrada, certificado de tradicin y
libertad, impuesto predial al da, si hay una deuda actual (relacionarlo en $), si los servicios
pblicosestnaldaositieneunadeuda(relacionarloen$ytiempo),siestnencomodato,siest
legalizado,elnmerodecomodato,entidadotorgante,vencimiento.Asimismoesnecesarioanotarel
estadodelbieninmueble,observacionesyrecomendacionesalugar.
Saln Comunal: No todas las juntas de accin comunal tienen el saln o la caseta
comunal, pero si existe hay que tener en cuenta cul es su estado actual, los planos, las
licenciasytodoslosdocumentosrelacionadosconelmismo.
Muebles y enseres: sillas, mesas, computadores, televisores, VHS, DVD, vdeo proyector,
archivadores, escritorios, herramientas, tableros, carteleras, telfono, lnea telefnica, servicios
pblicos,implementosdeoficina,objetosdeornato,bibliotecaydemsbienesmuebles.
Sellosofirmasregistradas:esimportanterelacionarlossellosquetienelaJunta,siloshay,que
quede constancia del nmero de sellos, la utilidad para cada uno, en custodia de quin se
encontrabanyplasmarlosenelactaoinformedeentrega.

Parallevarestarelacinlopodemosrealizarconelsiguientecuadro:

REGISTRO ESTADOACTUAL

REFERENCIAS. COMPOSICIN.

SERIES. APARIENCIA.

DOCUMENTOS. CONSISTENCIA.

FIRMAS. CANTIDAD.
Inventariodedocumentos: es importante relacionar los sellos que tiene la Junta, si los hay, que quede
constancia del nmero de sellos, la utilidad para cada uno, en custodia de quin se encontraban y
plasmarlosenelactaoinformedeentrega.
Originalycopiadelosestatutosdelajunta
CertificadoqueacreditelapersoneraJurdica
OriginalycopiadelNITyelRUT
Losautosdereconocimiento
LibrosdelaJunta:detodossedebedeterminardeformaprecisa
Elnmeroyfechadelregistro
Elnmerodelibrosexistentes,
Elestadoenelqueseencuentranloslibros(malo,bueno,regular),
Elnmerodefolios(#dehojasquecontienecadalibro).
Libro deAfiliados:
Elnmerodeafiliadosynmerodeafiliadosactivos,
Lafechayresolucindelaltimadepuracinaprobada,
Todosaquellosdocumentosrelacionadosconlaafiliacionesquenosentregan
Sisevequeellibrotienetachones,enmendaduras,corrector,saltoenelnmeroconsecutivodela
afiliacin,quelefaltanhojasoestnrotas,afiliacionessinnmerosdecdula,sinfirmaohuellau
otrasanomalas,sedebehacerlaobservacinpertinente.
Sinoexisteellibrosedebeanotarlairregularidad,porqunoest,bajocustodiadequinestaba,
siloinformaronalaentidadcompetente,porqunohicieronreposicinylademsinformacinque
seanecesariaparaaclararlosucedido.
LibrodeActas:
Elnmerototaldeactasregistradasdelajuntadirectivaespecificandoculeselnmerode
laprimeraydelaltimaconfechas.
Elnmerototaldeactasregistradasdelaasambleageneralespecificandoculeselnmero
delaprimeraydelaltimaconfechasylasobservacionesqueseanpertinentes.
Si se ve que el libro tiene tachones, enmendaduras, corrector, salto en el nmero consecutivo de
actas,sinlasfirmascorrespondientesuotrasanomalas,sedebehacerlaobservacinpertinente.
Sinoexisteellibroanotarlairregularidad,porqunoest,bajocustodia de quin estaba, si lo
informaronalaentidadcompetente,porqunohicieronreposicinylademsinformacinquesea
necesariaparaaclararlosucedido.
LibrodeInventarios:documentosdearchivogeneral,relacionelasiguienteinformacin:
ElnmeroyfechaenqueserecibilapersonerajurdicayelRut
Elnmeroylafechadelaresolucindelaltimaactualizacindeestatutos,sisesugiere
realizaractualizacindelosmismos.
Siexisteunarchivo,cuntascarpetastiene,stieneyenqucantidad,cartillas,libros,cd,
casetes,vdeos,usb,backupdelcomputador(silohay)odelainformacinmagnticadela
JAC,ytodoslosdocumentosexistentesenelmismo como la correspondencia enviada, la
recibida, los procesos declarativos, documentos de elecciones, documentos de gestin
institucional,informesydems.
RecomendacionesGenerales:
Contarconungrupoconsultorquenosayudearesolverlasinquietudespresentadas
Sedebelograrunabuenarelacinentrelajuntasalienteylaentranteparafacilitarelprocesoyno
caerendiscusionesqueperjudiquenlaarmonizacin
Mantenerlacalmaentodomomentoytratardeargumentartodoloquemanifestemosdeacuerdoa
losestatutosdelaJACyalaley.
Si hay inconvenientes que no se pueden solucionar fcilmente podemos acudir a la Comisin de
ConciliacinyConvivenciaoconlaentidadcompetente.
Involucremos alacomunidadenelempalme,unarendicindecuentas,sinsubestimaralaJunta
salienteymuchomenosalaspersonas
Realicemoslasobservacionesqueconsideremosnecesariasporpequeasque parezcan
Encasodeencontrarmuchasirregularidades,sobretodoenelmanejofinancieropodemossolicitar
unaauditoraalajunta,alacualseledenominasolicituddeInspeccinalmanejoadministrativo
ycontabledelaJunta,lacualsedeberealizarantelaentidadcompetente,paraquenotengamos
problemasennuestragestin,elmodelolopodrnencontrarenMiWeb.