AUDITORA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del

negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el Inventario
ms Importante es la mercanca a mano disponible para su venta. Para los
hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros mdicos.
Una compaa industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros
para uso en la produccin, artculos en proceso de fabricacin y mercanca
terminada disponible para su venta.
Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la
parte ms compleja y que consume ms tiempo en una auditora:
Por lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo
es la partida ms grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo.
El inventario est en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo
fsico. Las compaas tienen su inventario accesible para la fabricacin
eficiente y venta del producto, pero esta dispersin crea considerables
problemas en una auditora.
La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas
como joyas, materias qumicas y piezas electrnicas, presentan problemas de
observacin y evaluacin.
La Evaluacin del inventario tambin es difcil por factores como la
obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricacin al inventario.
Existen varios mtodos de evaluacin de inventario que son aceptables pero
cualquier cliente determinado debe aplicar un mtodo de manera consistente
ao tras ao. Adems, una organizacin prefiere utilizar diferentes mtodos de
valuacin para diferentes partes del inventario.

El objetivo en la auditoria del siclo de inventarios es evaluar si los saldos de las

cuentas relacionas se presentan de acuerdo con las normas de la contabilidad
generalmente aceptadas. En el ciclo de inventarios, identificamos las siguientes
transacciones:
1) Almacenamiento de productos.
2) Registro de utilizacin de materia prima, costos directos e indirectos (gastos
de personal, servicios pblicos, etc)
3) Costeos de los productos.
4) Salida de los productos.
5) Ajuste al inventario y al costo de vetas.

Las cuentas que incluidas en este ciclo sern:

- Inventarios
- Costos de ventas
El proceso de inventarios es nico debido a su estrecha relacin con otros
procesos de operaciones (Compras, Ventas, Recurso Humanos) y a la
complejidad de sus transacciones.
Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoria de
inventarios son:
1) En la mayora de las compaas el inventario es de partida significativa en
los estados financieros.
2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado
y dicho costo es retenido en las cuentas de inventarios de la empresa hasta
que el producto es vendido.
3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.
4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor
relacionadas con la evaluacin y la observacin (Ejemplo: qumico, inventarios
a granel, gases, joyas).
5) La valuacin del inventario tambin es compleja debido a factores como la
obsolescencia.
6) Existen varios mtodos de valuacin de inventarios que son aceptados pero
los clientes los deben aplicar de manera uniforme ao tras ao.
7) El inventario en trnsito muchas veces no es reconocido por la compaa
teniendo en cuenta los trminos INCOTERMS (son normas acerca de las
condiciones de entrega de las mercancas. Se usan para dividir los costes de
las transacciones comerciales internacionales, delimitando las
responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la prctica actual
en el transporte internacional de mercancas).
8) Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es
controlado de forma adecuada.
Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es
identificar que riesgos en los estados financieros se pueden materializar.

FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS

Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema
separados pero muy relacionados entre s, uno que involucra flujo real de la
produccin y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios
pasan a travs de la compaa, se realizan controles adecuados sobre su
movimiento fsico as como de sus costos relacionados.
Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios
y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de
auditora que se necesita para comprobar su efectividad.

PROCESAMIENTO DE RDENES DE COMPRA

Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de
compras y control que finque rdenes para obtener diversos artculos para el
inventario. El personal de almacn inicia las requisiciones, o se realiza esto por
computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan
las rdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un
cliente; o se inicia las rdenes a partir de un conteo peridico de inventarios
realizado por persona responsable. Sin importar el mtodo que se siga, los
controles sobre requisiciones de compras y las rdenes de compra
relacionadas se evalan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y
pagos.

RECEPCIN DE MATERIALES NUEVOS

La recepcin de las materiales ordenados tambin forma parte del ciclo de
adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y
calidad. El departamento de recepcin elabora un reporte de recepcin que se
convierte en parte de la documentacin necesaria antes de efectuarse el
pago. Despus de la inspeccin, se enva el material al almacn y los
documentos de recepcin por lo general se envan a compras, almacn y
cuentas por pagar.

ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS

Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacn hasta qu se
necesitan para la produccin. Se envan los materiales de la existencia en
inventarios a produccin, mediante la presentacin de una requisicin de
materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado
que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza este
documento de requisicin para actualizar los archivos maestros de inventario
perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias
primas a las de produccin en proceso.

PROCESAMIENTO DE ARTCULOS
La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento vara
mucho de empresa a empresa. La determinacin de las partidas y la cantidad
a producirse se basa por lo general en rdenes especficas de clientes,
pronsticos de ventas, niveles predeterminados de inventario de articulas
terminados corridas econmicas de Produccin. Con frecuencia, un
departamento separado de control de la produccin es responsable de la
determinacin del tipo y cantidades de produccin. Dentro de las diversos
departamentos de produccin se deben hacer provisin para contabilizar las
cantidades producidas, control de desperdicios, controles de calidad y
proteccin fsica del material en proceso. El departamento de produccin debe
generar reportes de produccin y desperdicios para que el departamento de
contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y
determinar costos precisos de produccin.
ALMACENAMIENTO DE ARTCULOS TERMINADOS.
A medida que el departamento de produccin concluye los artculos, se colocan
en el almacn en espera de su embarque. En compaas con buenos controles
internos, los artculos terminados se guardan bajo control fsico en rea
separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de artculos
terminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza.

EMBARQUE DE ARTCULOS TERMINADOS.

El embarque de artculos terminados es parte integral del ciclo de
ventas cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artculos terminados
es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado.

ARCHIVOS MAESTROS DE INVENTARIO PERPETUO.

Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha
estudiada con anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. Por
lo regular se guardan registros perpetuos separados para materias primas y
artculo terminados. La mayora de las empresas no utilizan inventarios
perpetuos de produccin en proceso.
Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen slo informacin acerca
de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o tambin incluye
informacin acerca de los costos unitarios.

PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO

El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es
determinar que las materias primas, produccin en proceso, inventario de
artculos terminados y costo de ventas se sealan de forma correcta en los
estados financieros. Se divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en
cinco partes distintas.

ADQUISICIN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA Y

COSTOS.
Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres
funciones: procesamiento de rdenes de compra, recepcin de materias primas
y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos
que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del
desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en
el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nminas de personal. A la
terminacin del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor qued, satisfecho de
que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y
los costos de fabricacin.
TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS
Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el
procesamiento de los artculos y almacenamiento de los artculos terminados.
Estas dos actividades no estn relacionadas con ningn otro ciclo de
transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo
de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas
funciones son los registros de contabilidad de costos.

EMBARQUE DE ARTCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS Y

COSTOS
El registro de los embarques y costos relacionados, que es la ltima funcin,
forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los
controles internos sobre la funcin y se les verifica como parte de la auditoria
del ciclo de ventas y cobranza.

OBSERVACIN FSICA DEL INVENTARIO

La observacin del cliente que conduce un inventario fsico es necesaria para
determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance
y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera
rea de auditora para la que un examen fsico es un tipo esencial de evidencia
utilizada para verificar el saldo de una cuenta.

PRECIOS Y RECOPILACIN DE INVENTARIO

Los costos que se utilizan para evaluar el inventario fsico deben probarse, para
determinar si el cliente ha seguido correctamente un mtodo de inventario
qu concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y,
consistentes con el que se ha utilizado en aos anteriores.

Riesgos de los estados financieros a 31 de diciembre.

Uno de los riesgos ms significativos del ciclo de inventarios, es la
sobreestimacin del valor del inventario y la subestimacin del costo de ventas,
con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes
(Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe
enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de
subestimacin de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones
a la administracin de la compaa.
Cmo se puede generar la sobreestimacin del inventario y la subestimacin
del costo de ventas?
Estas son algunas de las situaciones ms comunes:
1. Mostrando cantidades de inventario que no existen
2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la
asignacin.
3. No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta de
costo de ventas
4. Inventarios obsoletos, daados o de lenta rotacin no provisionados.

La diferencia en el nfasis en la auditora de activos y pasivos es consecuencia

directa de la responsabilidad legal de los contadores pblicos. Si los
inversionistas, acreedores y otros usuarios de la informacin financiera
determinan despus de la emisin de los estados financieros auditados que el
patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy
probable que se demande a la firma de auditora y/o al contador pblico
independiente.
La sobrevaluacin del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos
y/o subestimando los pasivos de la compaa. Identificados los riesgos que se
pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a
los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la
ocurrencia del riesgo.
En el siguiente cuadro mostramos algunos ejemplos de pruebas que podemos
implementar en nuestra auditora de acuerdo con los riesgos identificados:
Importante: Este cuadro no pretende abarcar la totalidad de las situaciones,
simplemente esperamos que sirva de gua a los auditores en el planteamiento
de las pruebas que se van a realizar a los estados financieros del cierre a 31 de
diciembre de 2009:

RIESGOS EN LOS ESTADOS

FINANCIEROS CON CORTE A 31
DE DICIEMBRE DE 2009
Subestimacin
Sobreestimacin del costo de
Pruebas Sustantivas de inventarios ventas.
Inventarios X
Participacin en la toma fsica de
inventarios de fin de ao. X
Verificacin de que el inventario de
fin de ao fue ajustado de acuerdo
con los resultados de la toma fsica. X
Revisin de la conciliacin entre el
libro mayor y el mdulo de
inventarios (Kardex) X
Revisin de la asignacin de costos
a los productos. X
Confirmacin de inventario en poder
de terceros (operadores logsticos,
inventario en consignacin, etc) X
Revisin de la suficiencia de la
provisin por inventario obsoleto,
daado o de lenta rotacin. X
 Revisin de los registros de entrada
y salida de inventarios X
Evaluar la necesidad de una
provisin por desvalorizacin del
inventario (costo o mercado, el ms
bajo). X
Revisin analtica del
comportamiento del costo de ventas
vs los ingresos operacionales de la
compaa durante el 2009.
(Tendencias de enero a diciembre). X
Revisin de la asignacin de costos
a los productos vendidos. X
Verificacin del ajuste del costo
estndar al costo real. X
Realizar una conciliacin entre el
inventario y el costo de productos
vendidos. X
Revisin del presupuesto de costos
vs costos reales (Para esta prueba
debemos tener confianza en el
presupuesto, preparacin, revisin,
aprobacin etc.) bases de
preparacin, revisin, aprobacin
etc.) X

PASOS DE UNA AUDITORIA

Carta de compromiso
Flujograma
Lista preliminar de riesgos
Programa de auditora con:
Origen
Objetivo general y especficos
Alcance y limitaciones
Recursos y tiempo asignado

Controles y cuestionario (En 5 componentes)

Recopilacin de evidencia mediante: Pruebas y procedimientos de
auditora (detalladas por control, sustantivas y analticas).
Documentacin fsica y electrnica: Archivo legajos
Informe de hallazgos y recomendaciones
Dictamen
MATRIZ DE CONTROLES

AUDITOR
PROCEDIMIENTOS REF RESPONSABLE PENDIENTE OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
Verificar la existencia de
un cdigo de tica de
conocimiento general por
las personas que trabajan
para la empresa
Establecer la pertinencia
del trabajo de la auditora
interna de la empresa
VALORACION DEL RIESGO
Evaluar la posibilidad de
que los riesgos identificados
causen impacto negativo a
las operaciones de la
empresa
Establecer si existen
planes de contingencia en
caso de que ocurra un
desastre en las
instalaciones de la empresa
ACTIVIDADES DE CONTROL
Confirmar mediante la
revisin de documentacin
fsica que se elaboren actas
en cada destruccin de
inventario
Revisar que los clculos
para la valuacin de los
inventarios se realice con
forme al mtodo establecido
en la compaa
Realizar un cuestionario de
Control Interno para la
cuenta de Inventarios y
Costo de Ventas que ayude
a identificar riesgos
Verificar que los saldos que
aparecen en la cuenta de
Inventarios corresponda
efectivamente a la cantidad
de ese material en la
bodega mediante conteo
fsico de muestras
selectivas
Revisar las firmas del recibo
y despacho de mercadera
de rdenes de compra y
documentos por muestreo
al azar
Verificar que ms de dos
empleados revisen la
mercadera saliente
SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIN
Establecer si la informacin
contable de las cuentas de
inventarios y costo de
ventas llega slo al
personal autorizado
Establecer si las directrices,
memorandos, reportes e
informes se comunican
apropiada y oportunamente
a las personas interesadas
SEGUIMIENTO
Verificar si se estn
llevando a cabo
apropiadamente la
supervisin de las
actividades diarias
Verificar si existe un
procedimiento para informar
sobre las anomalas en la
administracin del
inventario
CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL

PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES
La gerencia ha
establecido un cdigo de
tica en cuanto al manejo
adecuado de los
inventarios con los que
cuenta la empresa?
De estar establecido Se
aplica por la gerencia?
Se ha propuesto, la
gerencia, metas
alcanzables en cuanto al
mejoramiento del inventario
actualmente?
VALORACIN DEL RIESGO

PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES
La empresa cuenta con un
seguro para el inventario?
Se cuenta con medidas
de control sobre el
inventario que se encuentra
en mal estado o que puede
llegar a estarlo?
ACTIVIDADES DE CONTROL

PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES
Se controla debidamente
la entrada del inventario?
Se controla debidamente
la salida del inventario?
La rotacin del inventario
es la adecuada?