Plan de Gestión Del Proyecto v1

Plan de Gestin del Proyecto
Proyecto SAP CENEGAS
ndice
PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO............................................................1
1. OBJETIVO Y ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO......................................4
2. CONTROL DE VERSIONES........................................................................5
3. REVISIN Y APROBACIN DEL DOCUMENTO PARA SU

PUBLICACIN Y DIFUSIN............................................................................6
4. INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO............................................7
4.1 Estructura Proyecto..............................................................................9
Por parte de CENAGAS..............................................................................9
Por parte del CONSORCIO.........................................................................9
4.2 Objetivo y Alcance..............................................................................10
4.3 Fases del Proyecto.............................................................................11
4.4 Entregables.........................................................................................13
4.4.1 Aceptacin de Entregables........................................................15
4.4.2 Aceptacin del Proyecto.............................................................16
4.5 Proceso de Manejo de Issues............................................................17
4.6 Hitos.....................................................................................................18
4.6.1 Fase 1 Preparacin inicial..........................................................18
4.6.2 Fase 2 Planos de Negocio..........................................................19
4.6.3 Fase 3 Ejecucin.........................................................................20
4.6.4 Fase 4 Preparacin del ambiente productivo...........................20
4.6.5 Fase 5 Entrada a Productivo y Soporte....................................21
2 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

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5. PLAN MAESTRO DE ADMINISTRACIN DEL PROYECTO...................22
5.1 Plan de Recursos Humanos..............................................................22

5.1.1 Estructura del proyecto..............................................................23
5.2 Plan de Comunicacin.......................................................................27
5.3 Plan de Calidad...................................................................................27

5.3.1 Estndares de Calidad................................................................27
5.4 Plan de Pruebas..................................................................................28
5.5 Plan de Alcance...................................................................................28

5.5.1 Proceso de Control de Cambios................................................28
5.6 Plan de Tiempo...................................................................................30
5.7 Plan de Administracin del Cambio.................................................30
6. REPOSITORIO DE INFORMACIN..........................................................31

21/04/2017
1. Objetivo y estructura del documento

El objetivo del documento es proveer al equipo del proyecto una referencia para consultar la
informacin ms importante del proyecto, as como los planes de gestin que establecen las
directrices y actividades bsicas para su administracin.
Cabe mencionar que este documento ir evolucionando de acuerdo a las necesidades y

solicitudes de cambio del alcance del proyecto.
Para cubrir el objetivo antes planteado, el documento est estructurado por las siguientes
secciones que tienen como objetivo cubrir lo siguiente:
Seccin Descripcin general

Muestra todas las modificaciones y personas que contribuyeron en la
Control de versiones
actualizacin del documento.
Revisin y aprobacin del
Incluye las firmas de autorizacin que hacen vlida la ltima versin
documento para su
del documento referenciado en la seccin de control de versiones.
publicacin y difusin
Incluye informacin general del proyecto como:
Objetivo y Alcance
Informacin general del Fases del proyecto
proyecto Entregables
Proceso de Manejo de Issues
Hitos
En esta seccin se incluyen todas las directrices que regirn la
administracin del proyecto que se divide en:
Plan de Recursos Humanos
Plan de Comunicacin
Plan Maestro de Plan de Calidad
Administracin del Proyecto
Plan de Pruebas
Plan de Alcance
Plan de Tiempo
Plan de Administracin del cambio
Repositorio de Informacin Descripcin del uso del Repositorio de Informacin

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2. Control de Versiones
Esta seccin provee el control de cambios al documento que se llevar a cabo
durante el desarrollo y distribucin del presente documento hasta el punto de su
aprobacin.
Cada persona que actualice el presente documento, deber indicar la fecha, nmero
de versin, nombre y la seccin del documento que fue modificada.
Fecha de Versin Creado o Modificado

Seccin del documento afectada
cambio Revisin por:
Director del Proyecto por
16-Ago-2016 1.0 Versin inicial del documento
Consorcio

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3. Revisin y Aprobacin del Documento

para su Publicacin y Difusin
Las siguientes personas cuentan con la autoridad necesaria dentro de SKY y en el
proyecto para aprobar la publicacin y uso de la informacin contenida en este
documento.
Aprobado por: Aprobado por:
Posicin: Director del Proyecto Posicin: Lder del Proyecto Implementacin

Implementacin SAP por CENAGAS SAP por CENAGAS
Fecha: Fecha:
Versin: Versin:
Revisado por: Revisado por:
Posicin: Director del Proyecto Posicin: Lder del Proyecto Implementacin

Implementacin SAP por el CONSORCIO SAP por el CONSORCIO
Fecha: Fecha:

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4. Informacin General del Proyecto

La Ley de Hidrocarburos, publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 11 de
agosto de 2014, establece que el Centro Nacional de Control del Gas Natural es el
gestor y administrador independiente del Sistema de Transporte y Almacenamiento
Nacional Integrado de Gas Natural y tiene por objeto garantizar la continuidad y
seguridad en la prestacin de los servicios en ese sistema para contribuir con la
continuidad del suministro de dicho energtico en territorio nacional, as como realizar
las dems actividades sealadas en la citada Ley y en el respectivo Decreto del
Ejecutivo Federal.
El 28 de agosto de 2014, en el mismo medio se public el Decreto por el que se crea

el Centro Nacional de Control del Gas Natural (CENAGAS) como Organismo Pblico
Descentralizado de la Administracin Pblica Federal, sectorizado a la Secretara de
Energa, con personalidad jurdica y patrimonio propios.
El proyecto de Implementacin SAP en CENAGAS consta de los siguientes servicios:
1. Infraestructura de cmputo en la nube contratacin de la infraestructura

necesaria para la operacin del GRP propuesto. Este servicio se
manejar como mnimos y mximos.
2. Implementacin y configuracin del GRP propuesto.
3. Servicio de soporte, mantenimiento y administracin plurianual para el
GRP propuesto, por un periodo de tres aos a partir del inicio en
productivo. Este servicio se manejar como mnimos y mximos.
4. Desarrollo y soporte evolutivo a solicitud del CENAGAS. Este servicio no
considera un mnimo de utilizacin.
El proyecto de Implementacin SAP en CENAGAS tiene como objetivo:
Permitir disponer de una solucin centralizada (SAP) que permitir responder

a un mercado, dinmico y sujeto a frecuentes cambios regulatorios que han
de ser asumidos a gran velocidad por la organizacin.
Proporcionar una respuesta global y gradual alineada con el plan estratgico
de CENAGAS.
Habilitar en CENAGAS un nuevo modelo de trabajo y coordinacin de
acciones alineadas a procesos para posibilitar las sinergias dentro de la
organizacin.
La Arquitectura que se plantea implantar en el proyecto de implementacin SAP tiene
los siguientes beneficios:
1. Ser escalable para soportar nuevas especificaciones tcnicas y de

capacidad:
Modular para evitar interdependencia en la operacin entre los

sistemas que soportan los diferentes servicios y desde el punto de

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vista de los procesos, lo que facilita la operacin y permite realizar

una gestin ms eficiente de los mismos.
Puede ser implantada por fases para adaptarse a las necesidades de
la organizacin.
2. Estar basada en la nube (HANA on CLOUD) que permitir lograr mayor
agilidad tecnolgica para obtener una respuesta ms rpida a las
cambiantes necesidades empresariales.
3. Facilita el acceso a la informacin ya que permite la estandarizacin de

modelos de seguridad y privacidad de informacin, as como posibilita el
establecimiento de ambientes operativos comunes en la organizacin
4. Garantiza la continuidad operativa proporcionando mayor calidad de

servicio al cliente, por lo que la disponibilidad de los sistemas no es
opcional en los procesos medulares del negocio.
5. Es flexible ya que permite acelerar las implementaciones y

actualizaciones de software, mejorar la interoperabilidad con software de
terceros, aislar a su negocio de la obsolescencia tecnolgica.

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4.1 Estructura Proyecto
Por parte de CENAGAS.
Por parte del CONSORCIO.

4.2 Objetivo y Alcance
Mejorar la capacidad operativa de CENEGAS, a travs del proyecto implementacin
SAP, para responder al crecimiento en la demanda de servicios integrales que
permitan atender las necesidades de informacin dentro de un marco de control,
orden y transparencia, de la misma forma que se cumplan los marcos aplicables para
entidades regulatorias y fiscalizadoras, as mismo, adoptar las mejores prcticas
estndar establecidas por SAP, con la finalidad de lograr una respuesta global y
gradual alineada con el plan estratgico de CENAGAS.
El alcance del proyecto incluye las reas de negocio involucradas directa e

indirectamente en el alcance de los procesos a implementar de acuerdo a los
procesos estndar de SAP. Se utilizara la metodologa Equipos Especiales del
Consorcio para la implementacin de la herramienta donde se identifican los
siguientes frentes crticos:
Administracin de Proyecto; se describe la estrategia a lo largo de este

documento a travs de los procedimientos de manejo de:
o Plan de Recursos Humanos
o Plan de Comunicacin
o Plan de Calidad
o Plan de Pruebas
o Plan de Alcance
o Plan de Tiempo
o Plan de Administracin del Cambio
Adems, el alcance del proyecto de implementacin est definido por:
Sistemas y Mdulos Incluidos

o Los mdulos SAP que se implementaran sern los necesarios para
solventar los requerimientos solicitados por CENAGAS en el
documento 02 Anexo Tcnico.doc
Ejecucin de Pruebas
Pruebas Unitarias y de Integracin
En las pruebas unitarias se valida que cada uno de los distintos
mdulos de programacin desarrollados o configurados se ajuste a
las especificaciones detalladas definidas en el diseo tcnico.
En las pruebas de integracin el objetivo es verificar, que el nuevo

sistema cubre y cumple con los requerimientos de negocio definidos
al inicio del proyecto. Durante estas pruebas se confirma que toda la
configuracin funciona adecuadamente y que todos los mdulos

trabajan en forma integrada.

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4.3 Fases del Proyecto

El proyecto se va a realizar con las siguientes fases:
1. Preparacin inicial
2. Planos de negocio
3. Ejecucin
4. Preparacin del ambiente productivo
5. Entrada a Productivo y Soporte
La fase Preparacin de proyecto es la primera en tiempo y se apoya en la

metodologa de implementacin de sistema Equipos Especiales basadas en las
mejores prcticas del PMI y de la metodologa ASAP 7.2 propietaria de la herramienta,
a travs de la ejecucin de:
1. Definicin del alcance del proyecto (definido, acotado y acordado entre

CENAGAS y el CONSORCIO). Aprobacin del documento Plan de Gestin del
Proyecto
2. Sesin de Inicio de proyecto (Kickoff).
3. Entrevista de trabajo iniciales con usuarios.
4. Identificacin de la situacin actual de CENAGAS.
La fase de Planos de Negocios es en donde se define la forma en que la herramienta

operar de acuerdo a los procesos estndar y mejores prcticas definidas por el
fabricante. Las necesidades a cubrir de acuerdo al documento 02 Anexo Tcnico.doc:
FUNCIONALIDADES A CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACIN

A. Para administracin de recursos financieros (del registro a la cuenta pblica)
Contabilidad general o libro mayor CGE

Cuentas por pagar CxP
Cuentas por cobrar CxC
Tesorera TES
Planeacin presupuestal o formulacin de presupuestos PPL
Control presupuestal CPR
Administracin de proyectos ADP
Costos COS
Activos fijos AFI
Integracin fiscal IFI
B. Para administracin de adquisiciones, arrendamientos y servicios (de la adquisicin al
pago)
Adquisiciones de bienes de consumo, servicios y activos fijos ADQ

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FUNCIONALIDADES A CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACIN

C. Para administracin de recursos materiales (de la adquisicin al pago)
Almacenes ALM
Inventarios (bienes de consumo) INV
D. Para administracin de recursos materiales / Inversiones (del mantenimiento al registro
contable)
Mantenimiento de instalaciones y ductos MID

Administracin de activo fijo AFI
E. Para administracin de recursos materiales (de las rdenes al cobro)
Ventas y Distribucin VYD

F. Para administracin de obra pblica
Administracin de proyectos ADP

G. Para administracin de recursos humanos (del reclutamiento a la desincorporacin)
Arquitectura organizacional y datos relacionados ARH

Administracin de informacin del personal ARH
Administracin del reclutamiento, seleccin y contratacin ARH
Administracin del trabajo del personal y gastos de viaje ARH
Gestin de tiempos ARH
Administracin de los conocimientos ARH
Administracin de la evaluacin de desempeo y competencias ARH
Administracin de la desincorporacin ARH
Autoservicio de empleados ARH
Reportes e Integracin con otros procesos ARH
La fase de Ejecucin cubre las tareas de parametrizacin y configuracin de la

herramienta en orden a solventar los procesos detectados en la fase anterior.
La fase de Preparacin del ambiente productivo da la certeza de que las condiciones

necesarias para entrar en productivo (cargas iniciales, ordenes de transporte, accesos
de usuarios, etc) se han realizado, validado y aprobado. Todo est listo ahora para
iniciar operaciones en el ambiente productivo.
La fase de Entrada a productivo y soporte es la ltima fase de la metodologa y se da

cuando la herramienta y los usuarios del sistema estn preparados para iniciar
operaciones, siempre con el acompaamiento del equipo de soporte.
Cada una de las fases se integran de sus respectivas actividades que se encuentra
apoyada, al igual que la fase Inicial, por las metodologa Equipos Especiales.
La duracin para cada fase se presentar en el Plan de Trabajo Detallado.

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4.4 Entregables
Los entregables listados sern los documentos que se desarrollaran para la
aceptacin del proyecto. A continuacin se enuncian los entregables de acuerdo al
documento 02 Anexo Tcnico.doc :
Tiempo de Verificacin
Etapa Periodo Entregables
Propuesto
1. Plan de gestin del proyecto 3 dias hbiles
2. Plan detallado de trabajo 3 dias hbiles
Contra entrega. 3. Estrategia y disposiciones para el 3 dias hbiles
Preparacin Mximo a un mes manejo en la nube
inicial del inicio del 4. Plan de comunicacin 3 dias hbiles
contrato 5. Presentacin de arranque del
proyecto
6. Validacin de Calidad
1. Ficha tcnica de la arquitectura de 3 dias hbiles
la Solucin
2. Planos de negocio (situacin 3 dias hbiles
Contra entrega.
deseada)
Mximo a dos
Planos de 3. Anlisis de diferencias respecto a la 3 dias hbiles
meses de la etapa
negocio Solucin base y justificacin de
de preparacin
requerimientos de desarrollos
inicial
4. Anlisis de reportes, interfaces y 3 dias hbiles
conversiones
5. Validacin de calidad
1. Especificaciones funcionales y 3 dias hbiles
tcnicas de los desarrollos a realizar
2. Plan de pruebas
3. Scripts de las pruebas unitarias 3 dias hbiles
Contra entrega. 4. Ejecucin de pruebas unitarias 3 dias hbiles
Mximo a dos 5. Casos de pruebas Integrales y 3 dias hbiles
Ejecucin meses de la etapa criterios de aceptacin 3 dias hbiles
de planos de 6. Documentacin de configuracin
negocio 7. Esquema de perfiles y roles 3 dias hbiles
8. Plan de transferencia de 3 dias hbiles
conocimientos 3 dias hbiles
9. Manuales de usuario
10. Validacin de calidad 3 dias hbiles

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Propuesto
1. Resultados de pruebas integrales 3 dias hbiles
2. Resultados de la transferencia de 3 dias hbiles
conocimientos
3. Plan de entrada a productivo 3 dias hbiles
Contra entrega. 4. Preparacin del sistema para salir a 3 dias hbiles
Preparacin Para la productivo
del funcionalidad 5. Esquema de soporte y plan de 3 dias hbiles
ambiente financiera mximo contingencia
productivo a un mes de la 6. Relacin de cambios a mover a 3 dias hbiles
etapa de ejecucin productivo
7. Programas de carga y plantillas de 3 dias hbiles
carga con informacin validada
8. Aprobacin de salida en productivo 3 dias hbiles
1. Resultados de pruebas integrales 3 dias hbiles
2. Resultados de la transferencia de 3 dias hbiles
Contra entrega.
conocimientos
Para la dems
3. Plan de entrada a productivo 3 dias hbiles
funcionalidad,
4. Preparacin del sistema para salir a 3 dias hbiles
mximo tres meses
productivo
despus de la
Preparacin 5. Esquema de soporte y plan de 3 dias hbiles
fecha programada
Final contingencia
de entrada en
6. Relacin de cambios a mover a 3 dias hbiles
ambiente
productivo
productivo de la
7. Programas de carga y plantillas de 3 dias hbiles
funcionalidad
carga con informacin validada
financiera
8. Aprobacin de salida en productivo 3 dias hbiles
1. Resultado de la salida en productivo 3 dias hbiles
Contra entrega.
2. Documentacin de comportamiento 3 dias hbiles
Mximo a un mes
Entrada a del sistema en la nube
de la entrada en
Productivo y 3. Reporte de Soporte para liberacin 3 dias hbiles
productivo de la
Soporte a productivo y estabilizacin
funcionalidad
4. Lecciones aprendidas 3 dias hbiles
financiera
5. Validacin de calidad

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Propuesto
Mensualmente deber entregarse: Se acordar en su
1. Plan de trabajo propuesto para el momento
Entregables mes
Mensuales Ejecucin de 2. Resultados del plan de trabajo del
del Servicio soporte plurianual a mes anterior
de Soporte pagar 3. Reporte semanal de actividades y
post mensualmente estadsticas del servicio de soporte
Liberacin 4. Reporte mensual ejecutivo para
presentacin al Grupo Directivo
5. Carta de entregables
Desarrollo y Se acordar en su
soporte De acuerdo a lo establecido en cada momento
Con base en
evolutivo a orden de trabajo
rdenes de trabajo
solicitud del
CENAGAS
4.4.1 Aceptacin de Entregables

Una vez terminados los Entregables, stos sern entregados por el CONSORCIO al CENAGAS. En
dicho momento CENAGAS ser responsable de su revisin y prueba de aceptacin. A partir de la
Entrega del Entregable, CENAGAS tendr el tiempo especificado la columna Tiempo de Verificacin
Propuesto del cuadro especificado en el punto 4.4 Entregables para dar al CONSORCIO aviso por
escrito especificando las observaciones encontradas en el Entregable para su correccin o en caso
contrario el VoBo, Al terminar la correccin, el CONSORCIO volver a enviar el Entregable al
CENAGAS para su revisin y prueba. La aceptacin por parte del CENAGAS del Entregable deber
hacerse por escrito. En caso de que el CENAGAS no comunique por escrito al CONSORCIO alguna
observacin o deficiencia dentro del tiempo especificado la columna Tiempo de Verificacin
Propuesto del cuadro especificado en el punto 4.4 Entregables entonces el entregable se tendr por
aceptado tcitamente por el CENAGAS. Ambas Partes acuerdan que no sern responsables por los
retrasos derivados de estos procedimientos.
4.4.2 Aceptacin del Proyecto
El proyecto deber ser aceptado por CENAGAS cuando todos los entregables estn finalizados y
aceptados.
Al finalizar la aceptacin se le pedir al cliente que firme el Certificado de Aceptacin como un

registro de la finalizacin exitosa del proyecto con respecto a su alcance definido.
En dnde se habr cumplido con los siguientes elementos:

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Implementacin de los flujos de negocio identificados en los

documentos validados y aceptados por CENEGAS.
Ejecucin de la capacitacin a los usuarios clave definidos por
CENAGAS.
Ejecucin de los escenarios de prueba definidos de acuerdo al
documento Plan de Pruebas de Aceptacin.
Solucin de los errores mayores identificados en la etapa de pruebas
de aceptacin. Si existieran errores menores CENAGAS y el
CONSORCIO evaluarn si es factible iniciar las actividades de puesta
en produccin de la solucin o si es conveniente que se resuelvan los
errores menores. Si existen errores menores, el CONSORCIO,
deber entregar el plan de solucin correspondiente.
Adems, el CONSORCIO participar en un perodo de soporte de Post Produccin de 4 semanas
para asistir a CENAGAS en la puesta en produccin de la funcionalidad de los elementos de la
solucin implementada.

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4.5 Proceso de Manejo de Issues

Durante el proyecto, tendrn lugar problemas cuya resolucin estar fuera de los
lmites del equipo de proyecto. El procedimiento descrito ms abajo se utilizar para
atender estos problemas con el fin de permitir la continuacin del proceso de
desarrollo.
1. Registro del detalle de riesgos y problemas identificados
Cualquier miembro de equipo o personal del cliente puede elevar un

problema o descubrir un riesgo y agregarlo al Registro de Problemas
cuando surja. (De aqu en ms, los riesgos y problemas se mencionarn
como problemas)
El Director de Proyecto investigar el problema y, de ser necesario,
actualizar el registro de Riesgos y Problemas con informacin general
para colocar el problema en perspectiva.
2. Resolucin de problemas o desarrollo de contencin de riesgos
Para problemas complejos, los avances en la resolucin sern registrado

en detalle en un documento.
Se tratarn soluciones alternativas al problema y se documentarn.
Se estimar el impacto en cronogramas y costos para cada solucin.
El Gerente de Proyecto har una recomendacin que se documentar.
Las recomendaciones sern recibidas y revisadas, en conjunto por el
Director del Proyecto y el Comit de Control de Cambios, en dnde
acordarn incluirlo o no en el Registro de Riesgos y Problemas del
proyecto.
Si no se toma accin de ningn tipo, debe ser indicado claramente en el Registro de
Riesgos y Problemas.
A continuacin se muestra la lista de personas que participarn en los niveles de

escalamiento. Dicha lista podra sufrir modificaciones a los largo de la ejecucin del
proyecto.
ltimo Nivel de
Escalamiento Comit Directivo
Director Sistemas CENAGAS
3er Nivel de escalamiento Direccin
Director del proyecto CENEGAS
Director del proyecto CONSORCIO
Directores de las reas que defina CENEGAS
2o Nivel de escalamiento Lderes de Proyecto y Dueos de proceso
Dueos de proceso CENAGAS
Lder Mdulos Funcionales/Tcnicos
CONSORCIO
1er Nivel de escalamiento Lderes de Mdulo y Usuario Clave de Negocio
Usuarios Claves de Negocio CENAGAS

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Lder Mdulos Funcionales/Tcnicos

CONSORCIO
Comit Directivo
Dar la pauta para definir el mejor esquema de escalamiento de conflictos
o asuntos pendientes, al integrar al personal indicado para la toma de
decisiones.
Direccin
Soluciona conflictos que no pueden ser resueltos por el dueo del
proceso.
Entiende los objetivos del negocio que se quieren resolver a travs de la
ejecucin del proyecto.
Resuelve problemas, conflictos y establece compromisos
Lderes de Proyecto y Dueos de Proceso

Coordinar y alinear la gestin del proceso con la operacin y objetivos de
negocio.
Establecer acuerdos y colaborar para la evaluacin operativa del proceso y
sus mejoras.
Asegurar y promover la mejora institucional del proceso.
Coordinar la mejora continua y gobernabilidad del proceso.
Proveer una visin estratgica y operativa en el rediseo de procesos
Lderes de Mdulo y Usuarios Clave del negocio
Desarrollar agenda de las sesiones y documentacin que ser mostrada en

las sesiones.
Participar en todas las reuniones convocadas.
Generar los reportes de avance.
Mantener comunicacin de los avances.
4.6 Hitos
A continuacin se muestran los eventos significativos en cuanto a fechas de inicio y fin de cada fase y
liberacin de los entregables, que debern ser alcanzados para no afectar el presupuesto, alcance y
tiempo planeado para la ejecucin del proyecto.
Los hitos aplicables para cada una de las fases del proyecto se muestran a continuacin:

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4.6.1 Fase 1 Preparacin inicial

Los hitos aplicables a esta fase se muestran a continuacin:
4.6.2 Fase 2 Planos de Negocio


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4.6.3 Fase 3 Ejecucin

4.6.4 Fase 4 Preparacin del ambiente productivo


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4.6.5 Fase 5 Entrada a Productivo y Soporte


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21/04/2017
5. Plan Maestro de Administracin del Proyecto

En esta seccin se establecen las directrices y actividades bsicas para dirigir y administrar el
proyecto, en cuanto a:
Plan de Recursos Humanos

Plan de Comunicacin
Plan de Calidad
Plan de Pruebas
Plan de Alcance
Plan de Tiempo
Plan de Administracin del Cambio
A continuacin, se describen los planes antes mencionados.
5.1 Plan de Recursos Humanos

Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto, los cuales son:
Estructura del proyecto. Mostrar y clarificar los roles del proyecto (organigrama) y
responsabilidades.
Capacitacin del equipo del proyecto. Definicin del plan de capacitacin necesario para
lograr que los miembros del equipo del proyecto conozcan los estndares y lineamientos
necesarios para ejecutar sus actividades.
A continuacin, se desarrollaran cada uno de los temas antes citados.

21/04/2017
5.1.1 Estructura del proyecto

La organizacin del proyecto se encuentra conformada de la siguiente forma:

21/04/2017
5.1.1.1 Descripcin de roles

A continuacin, se describe de forma general cada rol que integra la estructura del proyecto, de
acuerdo a la organizacin que corresponda.
La descripcin de los roles de CENEGAS, se presentan a continuacin:
Rol Descripcin general

Grupo responsable de definir el rumbo de la organizacin en su conjunto, la visin
del negocio y los objetivos estratgicos.
Comit Directivo
Definir y aprobar el mejor esquema de escalamiento de conflictos o asuntos
pendientes, al integrar al personal indicado para la toma de decisiones.
Este rol es responsable de:
El director del proyecto de CENAGAS es responsable del seguimiento del

Director del Proyecto cumplimiento de los acuerdos contractuales.
ejecucin del proyecto. Resuelve problemas, conflictos y establece compromisos

ejecucin del proyecto. Resuelve problemas, conflictos y establece compromisos
Apoya en la definicin de los tiempos del proyecto
Director del Proyecto Se encarga de identificar a los expertos de negocio que apoyarn a lo largo de
la ejecucin del proyecto.
Monitorea el avance y ejecucin del proyecto, a travs de la revisin del
cumplimiento de hitos, definicin de responsables del trabajo, y busca resolver
cualquier problema identificado.
Se encarga de apoyar al equipo de trabajo en la obtencin de las firmas de
aceptacin de entregables.
Establecer la visin y los lineamientos estratgicos de CENAGAS para el diseo

Patrocinador y/o mejora de procesos.
Fomentar la participacin de todas las reas con injerencia en los procesos.
Resolver puntos de conflicto / coordinacin con otros Cuerpos de Gobierno.
Impulsor por parte de CENEGAS del patrocinio del proyecto.
Coordinar y alinear la gestin del proceso con la operacin y objetivos de

Dueo de Proceso negocio.
Asegurar y promover la mejora institucional del proceso.
Coordinar la mejora continua y gobernabilidad del proceso.
Proveer una visin estratgica y operativa en el rediseo de procesos.
Usuario Clave Aportar en las sesiones de trabajo para complementar las definiciones
necesarias para disear y construir la herramienta tecnolgica. Esto ser posible
por su amplia experiencia en temas especficos de sus reas funcionales en las
que pertenece.

21/04/2017
La descripcin de los roles del Consorcio, se presentan a continuacin:
Rol Descripcin general

El Director del Proyecto es responsable de:
Desarrollar planes de proyecto
Asignar tareas a otro personal de proyecto
Monitorear al personal y proyecto
Director del Proyecto Administrar riesgos y problemas escalados de equipos de proyecto
Controlar presupuestos, programar recursos y recomendar enfoques de
implementacin
Tomar la responsabilidad general para la finalizacin exitosa del proyecto
Medir el xito del proyecto contra presupuesto, alcance original y objetivos de
negocios
Administracin del Definir y obtener aprobacin de la contraparte CENEGAS de los estndares,

cambio metodologa, herramientas y formatos que permitan ejecutar las estrategias de
comunicacin, capacitacin y administracin del cambio necesarios para cumplir con
el alcance definido por el proyecto.
Participar en las sesiones de validacin de los procesos de negocio to-be y la

definicin de sus requerimientos
Participar en la solucin de brechas entre la aplicacin y los requerimientos de
negocio
Participar en el desarrollo de escenarios de negocio representativos y ejemplos
de los mismos
Lder de Mdulo
Liderar las pruebas de sistemas, integracin y aceptacin
Participar activamente en la definicin de requerimientos
Es especialista en los mdulos que est implementando
Resolver problemas asociados al uso de la aplicacin
Revisar el diseo de la solucin para validar que se est cumpliendo con los
requerimientos
Validar planes para pruebas unitarias del sistema, integracin y aceptacin
relacionados con el mdulo que maneja
Participar en el desarrollo de escenarios de negocio representativos y ejemplos

de los mismos
Dar soporte en la ejecucin de las actividades de puesta a punto del ambiente
de produccin
Consultor de Mdulo
Participar activamente en la definicin de requerimientos
(Funcional y Tcnico)
Es especialista en los mdulos que est implementando
Resolver problemas asociados al uso de la aplicacin
Revisar el diseo de la solucin para validar que se est cumpliendo con los
requerimientos
Crear planes para pruebas unitarias del sistema, integracin y aceptacin
relacionados con el mdulo que maneja

21/04/2017
5.1.1.2 Organigrama Consorcio

21/04/2017
5.2 Plan de Comunicacin

El plan de comunicacin define los procedimientos para cubrir las necesidades de informacin y
comunicacin de los interesados del proyecto. La comunicacin se enfoca a fortalecer la interaccin
del equipo de proyecto y los usuarios, as como fomentar la proactividad antes riesgos y situaciones
no previstas
Este se detalla en el Anexo 1 Plan de Comunicacin.
5.3 Plan de Calidad

Esta seccin define el modo en que debe determinarse la calidad de los procesos del proyecto
(auditoras) y el modo en que debe determinarse la calidad de los entregables producidos durante el
proyecto (revisiones). Esta seccin define tambin el modo en que se evaluarn fsicamente los
entregables en cuanto a funcionalidad (pruebas) y qu mediciones se recopilarn durante el proyecto
Este plan est diseado para cubrir los siguientes cuatro elementos:
Planeacin CONSORCIO: se encargar de desarrollar el mecanismo para asegurar
que la calidad de los procesos de implementacin y los entregables del proyecto cumplen
con los estndares definidos. Dicho plan se presentar a lo largo de este captulo.
Control CENAGAS-CONSORCIO: se encargar de realizar revisiones de acuerdo a las
entregas realizadas por los equipos de desarrollo del proyecto. Se realizar para asegurar
que los entregables cumplen con los objetivos de calidad.
Aseguramiento CENAGAS-CONSORCIO: se encargar de llevar a cabo el proceso de
aseguramiento, en dnde se muestra si se realizaron las revisiones, si el producto se ha
probado y si el cliente aprueba los resultados.
5.3.1 Estndares de Calidad

El aseguramiento de calidad se enfoca en proporcionar la infraestructura para soportar el desarrollo de
los entregables para el desarrollo del proyecto. Las reas de aseguramiento de calidad incluyen:
Planeacin de las actividades del proyecto de acuerdo a la metodologa de
implementacin
Definicin de templates durante el proceso de planeacin.
Revisin de los entregables en base a los criterios de aceptacin definidos en conjunto
con CENAGAS y el CONSORCIO.

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5.4 Plan de Pruebas

El plan de pruebas se detalla en el Anexo 2 Plan de Pruebas.
5.5 Plan de Alcance

Este plan se relaciona principalmente con la definicin y control de lo que est y no est incluido en el
proyecto.
Principalmente, este plan estar enfocado en controlar los cambios de alcance del proyecto, estos
pueden ser de entregables, funcionalidad del sistema, costo y cronograma de actividades (tiempo).
El procedimiento que se seguir es el siguiente:
5.5.1 Proceso de Control de Cambios

Cualquier Control de Cambio sobre el Producto o la prestacin del Servicio debe realizarse por
escrito y deber incluir lo siguiente: (i) una descripcin detallada y precisa por parte de CENEGAS
del trabajo adicional que solicita se lleve a cabo y (ii) una declaracin del CONSORCIO sobre: (1)
el efecto producido en la Planificacin del Proyecto, como consecuencia del trabajo adicional a
efectuar ante los cambios solicitados por el CENEGAS respecto del Producto y/o del Servicio; (2)
el perodo de tiempo estimado para finalizar el trabajo solicitado en el Control de Cambio; (3) el
cambio de precio, la retribucin adicional por los trabajos a efectuar y la modalidad de pago.
Todo Control de Cambio debe ser mutuamente acordado entre CENEGAS-CONSORCIO.

Mientras dicho acuerdo est pendiente de firma, el CONSORCIO continuar ejecutando los
Acuerdos Complementarios de conformidad con lo establecido en los mismos. Si el CENEGAS
propone un Control de Cambio que a criterio del CONSORCIO representa un cambio importante
respecto del Producto y/o el Servicio y dicho Control de Cambio queda pendiente de firma durante
treinta (30) das, el CONSORCIO tendr derecho a suspender sin responsabilidad alguna a su
cargo nicamente el Entregable que se encuentre directamente relacionado con el Control de
Cambio pendiente, hasta que se proceda con las firmas del Control de Cambio correspondiente.
En ningn caso el CONSORCIO queda obligada a la efectiva ejecucin de los trabajos solicitados
por el CENEGAS sino hasta que dicho Control de Cambios haya sido firmado por ambas partes.
Sern considerados cambios en el alcance:

Requerimientos adicionales por parte del CENEGAS adicionales a las Especificaciones
Tcnicas que se determinen en la Fase 2 Planos de negocio.
El procedimiento de Control de Cambios se rige por las siguientes reglas y condiciones descritas a
continuacin:
Las solicitudes de cambio pueden iniciarse a travs de CENAGAS o el CONSORCIO siempre
que exista una necesidad clara para un cambio que afectar el alcance del proyecto, tal como
cronogramas, funcionalidad o costos.
La solicitud de cambio se documentar por escrito.
La persona que es funcionalmente responsable del CONSORCIO se encargar de:

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Completar el documento para los cambios propuestos y presentar copias a las partes
relevantes para la evaluacin.
El CONSORCIO evaluar el impacto de realizar los cambios propuestos
El CONSORCIO investigar el impacto de no realizar el cambio.
El CONSORCIO preparar una respuesta al cambio propuesto.
El CONSORCIO acordar con CENEGAS si el cambio debe realizarse y se debe
obtener firma de autorizacin correspondiente.
Si los cambios no se acuerdan, entonces:
El Director de Proyecto CENEGAS discutir y documentar la objecin con el
Director de Proyecto del CONSORCIO
El cambio propuesto ser renegociado de ser posible, o retirado si se acuerda
que sea no esencial. En dicho caso, los motivos sern documentados.
Monitoreo de Cambios
Una vez que el documento ha sido firmado el trabajo puede empezar.
El Director de Proyectos del CONSORCIO adaptar los planes de proyectos a
fin de incorporar los cambios acordados y presentarlos en las reuniones de
progreso para su aprobacin.
El progreso en los controles de cambios ser informado en las reuniones de
progreso. Tanto el CONSORCIO como los responsables de proyecto del
CENAGAS deben firmar el documento una vez que el cambio ha finalizado.

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5.6 Plan de Tiempo

La planeacin del proyecto en tiempo se llevar a cabo a travs de la integracin de los planes de
trabajo que sern incorporados al Plan Detallado del Proyecto.
En cada una de las fases del proyecto se llevar a cabo la siguiente mecnica:
Actividades generales
CENAGAS CONSORCIO
Generar cronograma de
X
actividades.
Integrar cronogramas de
actividades en el Plan Detallado X
del Proyecto
Preparar sesin de revisin de
interacciones entre otros actores
X X
del proyecto. Cuando existan
dependencias
Validar versin final del Plan
X X
Detallado del Proyecto
Hacer ajustes necesarios, de
X X
acuerdo a la validacin anterior
Publicar versin final del Plan
X
Detallado del Proyecto
Actualizar el avance de cada
X
cronograma
5.7 Plan de Administracin del Cambio

El plan de pruebas se detalla en el el Anexo 3 Plan de Administracin del Cambio.

21/04/2017
6. Repositorio de Informacin
Para asegurar que todos los interesados y equipo del proyecto tengan acceso a la informacin del
proyecto se habilitar un repositorio que tiene como intencin facilitar la distribucin de la
documentacin generada en el proyecto, facilitar la coordinacin de las agendas de las sesiones,
publicar documentacin relevante y publicar eventos del proyecto.
Este repositorio de informacin le permitir a los interesados del proyecto administrar la informacin
que se va generando a lo largo de cada una de las fases del proyecto debido a que esta herramienta
permite, entre otras cosas:
Almacenar cualquier tipo de informacin, sin importar el nmero que se almacene.

Editar la informacin dentro de la herramienta.
Evitar que dos personas trabajen sobre un mismo documento y se pierdan versiones.
Publicar eventos o anuncios importantes que sean pblicos para CENEGAS.
Para iniciar con el hbito de estandarizar e identificar el origen de la documentacin se propone la

siguiente nomenclatura para nombrar los archivos que se van generando en el proyecto y as mismo,
evitar conflictos en el por usar nombres muy extensos.
Tipo de documento Nomenclatura
Plan de trabajo CEN-PT-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
Minutas CEN-MN-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
Presentaciones CEN[XX]-PR-[[Tema]-[Fecha]-[Versin]
CEN[XX]-RA-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
Reporte de Avance
Templates/Formatos CEN-TMP-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
Productos (Todo documento que se genere como resultado de

CEN[XX]-PO-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
levantamiento de informacin/sesiones/Talleres)
CEN[XX]-EN-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
Entregables
CEN[XX]-RD-[Tema]-[Fecha]-[Versin]
Resto de documentos

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Donde; [XX] se deber sustituir por lo siguiente, de acuerdo al Cuerpo de Gobierno que corresponda:
FI = FINANZAS
CO = CONTROLLING
SD = VENTAS
MM = COMPRAS
PM= MANTENIMIENTO
SF= SUCCESSFACTOR
[Tema] = Es la identificacin del nombre del documento. Se deber pensar en abreviar el nombre del
documento, no usar puntuacin y eliminar espacios. Debido a que se podran tener problemas con la
herramienta SharePoint por manejar nombres largos y puntuacin. Para evitar lo anterior, se deber
considerar:
Incluir las primeras 4 hasta 8 letras de cada palabra del ttulo original del documento,
excluyendo artculos y preposiciones.
No dejar espacios entre cada palabra.
La primer letra de cada palabra deber estar en mayscula
[Fecha] = El formato es AAAAMMDD por ejemplo: 20160901
[Versin] = Versin del documento: v1.0

21/04/2017

Plan de Gestión Del Proyecto v1

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Plan de Gestin del Proyecto

Proyecto SAP CENEGAS

1. OBJETIVO Y ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO......................................4

3. REVISIN Y APROBACIN DEL DOCUMENTO PARA SU

4. INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO............................................7

4.1 Estructura Proyecto..............................................................................9

Por parte de CENAGAS..............................................................................9

Por parte del CONSORCIO.........................................................................9

4.2 Objetivo y Alcance..............................................................................10

4.3 Fases del Proyecto.............................................................................11

4.5 Proceso de Manejo de Issues............................................................17

2 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

5. PLAN MAESTRO DE ADMINISTRACIN DEL PROYECTO...................22

5.1 Plan de Recursos Humanos..............................................................22

5.2 Plan de Comunicacin.......................................................................27

5.3 Plan de Calidad...................................................................................27

5.4 Plan de Pruebas..................................................................................28

5.5 Plan de Alcance...................................................................................28

5.6 Plan de Tiempo...................................................................................30

5.7 Plan de Administracin del Cambio.................................................30

3 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

1. Objetivo y estructura del documento

Cabe mencionar que este documento ir evolucionando de acuerdo a las necesidades y

Seccin Descripcin general

4 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

Fecha de Versin Creado o Modificado

5 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

3. Revisin y Aprobacin del Documento

Aprobado por: Aprobado por:

Posicin: Director del Proyecto Posicin: Lder del Proyecto Implementacin

Revisado por: Revisado por:

Posicin: Director del Proyecto Posicin: Lder del Proyecto Implementacin

6 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

4. Informacin General del Proyecto

El 28 de agosto de 2014, en el mismo medio se public el Decreto por el que se crea

El proyecto de Implementacin SAP en CENAGAS consta de los siguientes servicios:

1. Infraestructura de cmputo en la nube contratacin de la infraestructura

El proyecto de Implementacin SAP en CENAGAS tiene como objetivo:

Permitir disponer de una solucin centralizada (SAP) que permitir responder

1. Ser escalable para soportar nuevas especificaciones tcnicas y de

Modular para evitar interdependencia en la operacin entre los

7 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

vista de los procesos, lo que facilita la operacin y permite realizar

3. Facilita el acceso a la informacin ya que permite la estandarizacin de

4. Garantiza la continuidad operativa proporcionando mayor calidad de

5. Es flexible ya que permite acelerar las implementaciones y

8 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

Por parte de CENAGAS.

Por parte del CONSORCIO.

El alcance del proyecto incluye las reas de negocio involucradas directa e

Administracin de Proyecto; se describe la estrategia a lo largo de este

o Plan de Recursos Humanos

o Plan de Administracin del Cambio

Adems, el alcance del proyecto de implementacin est definido por:

Sistemas y Mdulos Incluidos

En las pruebas de integracin el objetivo es verificar, que el nuevo

configuracin funciona adecuadamente y que todos los mdulos

11 / 34 PLAN DE GESTION DE PROYECTO

4.3 Fases del Proyecto

4. Preparacin del ambiente productivo

5. Entrada a Productivo y Soporte

La fase Preparacin de proyecto es la primera en tiempo y se apoya en la

1. Definicin del alcance del proyecto (definido, acotado y acordado entre

2. Sesin de Inicio de proyecto (Kickoff).