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MANAGEMENT
P6
MANUAL BSICO
Juvenal Figueroa
Manual Bsico P6
NDICE
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Manual Bsico P6
CAPTULO l.
PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT
P6
Qu es Primavera Enterprise?
Un software de administracin de proyectos que da la posibilidad de presupuestar, elaborar un plan,
administrar ese plan y manejar mltiples proyectos; optimizar los lmites del recursos y compartirlos; controlar
los cambios; mover proyectos en el tiempo y modificar el presupuesto. Proporciona interfaces personalizables,
escalables y herramientas flexibles, y la integracin fcil con software de administracin de proyecto; inclusive,
Primavera le permite la exportacin e importacin de software de versiones anteriores de Primavera y
Microsoft Project.
P6 da a su organizacin facilidades para almacenar y manejar sus proyectos desde una ubicacin central. P6
soporta y maneja las estructuras (WBS) de corte de trabajo, las estructuras (OBS) de la organizacin, campos y
cdigos definidos por el usuario, planificacin de rutas de mtodo crtico (CPM), y nivelacin de recurso.
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Lo nuevo en P6
La estructura (EPS) del proyecto de la empresa organiza y resume todo el proyecto dentro de la jerarqua de
Empresa para subir o bajar presupuestos, obtener el anlisis del recurso y el costo, y el control de la
organizacin global de la estructura (OBS) para el control de datos.
Los nuevos tipos de recursos adicionados a los tradicionales mano de obra y materiales, como son la
maquinaria y los gastos indirectos (expenses) permiten establecer un diccionario para presupuestar de forma
fcil recursos para la tarea cuando usted desarrolla proyectos en P6. Usted tiene tambin el control completo
sobre la distribucin del presupuesto por planes y marcas gastadas mensualmente, y por roles.
Los datos totales y el resumen de tiempo distribuido se calculan y son presentados en intervalos de tiempo
pre-definido a demanda de participantes del proyecto; se pueden ver los valores de resmenes ms recientes
para todo proyecto en Enterprise.
Los roles se pueden definir con un nivel especfico para ser asignados y para ser manejados como recursos; los
roles permiten tambin la planificacin a nivel de empresa del recurso basada en roles y requerimientos.
Primavera versin 6 proporciona calendarios por hora y con posibilidad de manejar cambios de estado cada 30
minutos, los calendarios son de gran importancia durante el nivelado y distribucin del recurso.
Automticamente schedule reprograma y nivela cuando se asignan as los parmetros.
Los costos se calculan y almacenan en mayor cantidad, pues los costos del proyecto se basan en unidades de
precios de recurso y diferenciados por tipo de recurso, lo que automticamente calcula los costos del proyecto.
Programacin de avances con peso en distintas fases de la actividad, los avances por pasos (steps) calculan el
porcentaje completado de una actividad basado en valores asignados a cada etapa de la actividad.
El diseador de reportes da la posibilidad de personalizar los reportes con los campos usados en el proyecto o
usar unos pre-definidos.
Cambio global permite a usuarios a realizar cambios globales a los datos de todas las actividades y recursos, tal
como cdigos, duraciones, recursos, calendarios, etc.
En resumen y a diferencia de Project de Microsoft, P6 permite a los usuarios manejar los datos de Proyecto sin
tener que usar otras aplicaciones.
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Barras de Herramientas de P6
Barra de Navegacin (Navigation Bar)
Por defecto la barra se encuentra desactivada; sin embargo, resulta ser de mucha utilidad al inicio, para
familiarizarnos con el sistema.
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Como se observa, la Barra de Actividades viene agrupada por bloques. En el primer bloque tenemos los mens
Imprimir (Print) y Presentacin Preliminar (Print Preview).
Ms adelante nos muestra las opciones de visualizacin de la parte superior de la pantalla de Primavera: Tabla
de Actividades (Activity Table), Diagrama de Gantt (Gantt Chart), Lneas de Relaciones (Relationships Lines) y
Red de Actividades (Activity Network).
El siguiente bloque controla las opciones de visualizacin de la parte inferior de la pantalla, con las siguientes
opciones: Detalles de la Actividad (Activity Details), Tabla de Uso de las Actividades (Activity Usage
Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Activity Usage Profile), Tabla de Uso de los Recursos (Resource
Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Resource Usage Profile), Secuencia de Actividades (Trace
Logic) y Mostrar/Ocultar Panel Inferior (Show/Hide Bottom Layout).
En otro bloque se muestran las opciones de visualizacin de las Barras (Bars), Columnas (Columns) y Escala de
Tiempo (Timescale).
Las opciones de Filtros (Filters) y Agrupacin (Group and Sort) se encuentran a continuacin, seguidas del
Planificador (Schedule), Nivelacin de Recursos (Level Resources) y el Indicador de Progresos (Progress
Spotlight).
Finalmente, se encuentran 3 opciones de Zoom: Acercar (Zoom In), Alejar (Zoom Out) y Obtener el Mejor
Ajuste (Zoom To Best Fit).
Tip
Mueva el ratn sobre cada icono para visualizar su descripcin. Esta opcin se activa desde el Men View en la
opcin de Hint Help.
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Agregar nuevo, se usa para crear una nueva actividad, o recurso, WBS, Nota, etc.
Agregar recurso, se usa para dar de alta una asignacin de recurso a la tarea actual
Asignacin de recurso por Rol, si existen roles con recursos se usa esta opcin
Asignar sucesor
Asignar Predecesor
Los ejemplos de datos globales incluyen el EPS y OBS, e informacin de recursos y roles. Los datos Proyecto-
especifico se definen en el nivel de proyecto y estn disponibles slo para ese proyecto. Los ejemplos de datos
de proyecto incluyen las actividades, WBS, y documentos de referencia.
Algunos datos se pueden definir global o nivel de proyecto. Por ejemplo, usted puede crear calendarios
globales para definir horarios de trabajo que aplica a todos los proyectos, y calendarios de proyecto para
definir horarios de trabajo extraordinario a un proyecto especfico.
Barra de Estado
La barra de Estado es una barra del mensaje en el fondo de la ventana P6 que muestra una descripcin de la
orden escogida de men, el nombre de la vista, el filtro actual y algunos otros mensajes.
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Se usa la Tabla de Actividades para mostrar informacin de las actividades del proyecto en columnas y filas. Se
pueden personalizar las columnas que mostrar esta vista, as como la agrupacin que veremos en las filas,
como WBS, actividades y totales.
El Diagrama de Gantt nos muestra un despliegue grfico de la informacin de los tiempos del proyecto y cmo
las actividades ocurren en el curso del proyecto.
La Hoja de Uso de la Actividad muestra los datos de la actividad, unidades y costos de recurso que implican la
realizacin de esa actividad con respecto a su duracin.
La Hoja de Uso del Recurso se usa para mostrar el costo de recurso, y sus unidades/tiempo por el periodo
especificado en la escala de tiempo.
El Perfil de Uso de la Actividad se usa para considerar los valores del costo y las unidades de recurso para
actividades en un proyecto grficamente con el tiempo segn la escala especificada.
El Perfil del Uso del Recurso muestra el costo o informacin de cantidad por periodo.
PERT o diagrama de Nodos para considerar un proyecto como un esquema de actividades y sus relaciones.
Secuencia de Actividades (Trace Logic) nos permite dar un paso adelante o hacia atrs por una sucesin de
actividades para enfocar en cada actividad sus antecesores y sucesores.
Este men se encuentra disponible solamente cuando nos encontramos en la ventana de Actividades.
Todas las ventanas y cajas de dilogo contienen varias caractersticas personalizables en esta versin de
Primavera.
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Crear proyectos
Establecer preferencias administrativas fijas
Agregar actividades
Agregar recursos
Crear informes
Importar proyectos
Exportar proyectos
Verificar proyectos
Realizar bsquedas en proyectos
Los asistentes se activan de forma automtica al crear una tarea o un recurso usando las opciones de la barra
de opciones (a la derecha de la pantalla). Otros asistentes estn disponibles cuando usted escoge la opcin
aplicable de men, por ejemplo, las preferencias administrativas fijas estn en Men Admin Admin
Preferences.
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CAPTULO 2.
ESTRUCTURANDO UN PROYECTO
La creacin del nuevo proyecto requiere de informacin de la estructura de empresa EPS y de la estructura de
responsables OBS, por lo que primeramente veremos estas opciones antes de crear el nuevo proyecto.
Todos los proyectos en Primavera se encuentran dentro de la jerarqua de EPS, una representacin grfica de
su estructura y al inicio es un nodo de raz. Los niveles y la estructura de su estructura EPS dependen del
alcance de sus proyectos y cmo usted quiere resumir los datos.
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P6 proporciona un nodo de raz en la posicin izquierda superior del EPS. Todos los proyectos listados debajo
forman parte de la misma estructura. Usted puede definir mltiples nodos raz para separar varios
componentes de su Empresa. Para definir un nodo de raz. Clic a la flecha izquierda para mover un elemento de
EPS a la posicin superior izquierda en la jerarqua, se agrega la estructura nueva de proyectos debajo de este
nodo.
Para mostrar u ocultar todos los elementos de la jerarqua EPS, Seleccione View, Expand AII o Collapse AII.
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2. Click en Delete .
3. Click Yes para confirmar.
Tip
Cundo usted borra un nodo de EPS, P6 quita tambin todos los proyectos en esa rama de la estructura. Para
guardar proyectos en una rama antes borrarlo, copiar y pegar primero esos proyectos a otra rea de la
estructura.
Cuando se asocia a un director responsable a un nodo de EPS, cualquiera proyecto que se aada a esa rama del
EPS es asignado a ese elemento de director por omisin. La estructura de OBS se usa tambin para otorgar a
cada usuario los privilegios especficos de acceso a proyectos y los niveles de WBS dentro de proyectos.
Establecer el OBS
El OBS se mantiene como una jerarqua separada y global, por lo que usted tiene la flexibilidad de asignar sus
tareas de OBS y sus cambios de responsabilidades a travs del ciclo de vida del proyecto.
Usted puede querer crear su OBS para emparejar cada nodo de EPS y el proyecto se estableci en el EPS. Usted
podra emparejar inicialmente los nombres de OBS a los nombres del EPS y sus proyectos, como es mostrado
en el ejemplo siguiente:
Y asignar a usuarios, por sus nombres de login, a los elementos de OBS para otorgar el acceso a las reas
correspondientes de EPS o proyectos. El tipo del acceso otorgado a un usuario es determinado por el perfil de
seguridad de proyecto asignado al usuario. Los perfiles de la seguridad son establecidos en la caja del dilogo
Security Profiles Admin Security Profiles, y se asignan a los usuarios en la caja de dilogo Users (Men Admin
Users).
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El OBS es una jerarqua global que representa a los responsables de la administracin de proyectos en su
empresa. La jerarqua de OBS se usa para otorgar principalmente a usuarios los privilegios especficos del
acceso a proyectos y a los niveles de WBS dentro de proyectos.
Para tener acceso a un proyecto, un usuario P6 debe tener los permisos necesarios para ese elemento de OBS
dentro del proyecto. Esto le proporciona al usuario el acceso a la informacin de WBS para el cual el elemento
especificado de OBS es responsable, as como tambin acceso a los rangos de informacin dentro de cada WBS
que puede modificar el usuario.
Los perfiles y los privilegios correspondientes se fijan usar la caja del dilogo de Perfiles de Seguridad y se
asocian con el nombre de login P6 del usuario. Cuando usted asigna a usuarios a elementos de OBS que usan
sus nombres de login, el perfil de seguridad se asocia automticamente.
Nota
Usted puede asignar a un usuario un perfil de seguridad para cualquier nmero de nodos OBS.
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Para configurar las propiedades de proyecto, ir al Men Enterprise Projects, en la pestaa de Defaults.
El calendario que encontramos al inicio es un Estndar de 5 das y 8 horas diarias "Standard 5 Days Workweek.
La codificacin para las actividades inicia con A1000 y continan con incrementos de 10.
Usted puede desplegar detalles de informacin para muchos elementos dentro de P6, por ejemplo, los
proyectos, los recursos, las actividades, el riesgo.
Para desplegar detalles, haga click en la barra de Display Options, entonces escoge la opcin Details. Para
ventanas que incluyen botones y layouts, por ejemplo, la ventana de Proyectos, haga click en Display Options
Bar, seleccione la opcin Button Layout, escoja la opcin Details.
Nota
En la ventana de Actividades, haga click en la barra Layout Options para desplegar los detalles.
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11. Click en Startup Filters para establecer la informacin que se presentar filtrada al inicio de P6,
considerando que si la informacin se presenta completa (sin filtros) tardar ms tiempo en iniciar el
programa.
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CAPTULO 3.
TRABAJAR CON PROYECTOS
Un proyecto es un conjunto de actividades e informacin asociada que constituye un plan para crear un
producto o servicio. Un proyecto tiene una fecha del comienzo y una de terminacin, Work Breakdown
Structure (WBS) o cortes de trabajo, y cualquier nmero de actividades, relaciones, lneas base, gastos, riesgos,
y documentos de referencia.
En P6, un proyecto puede tener tambin su propio sitio de Web. Mientras los recursos normalmente se
extienden a travs de todos los proyectos, cada proyecto tiene sus propias asignaciones de recursos a las
tareas. As mismo, calendarios, reportes y cdigos de actividad pueden atravesar varios proyectos, aunque
tambin pueden ser especficos de un proyecto.
3. Una vez seleccionado se agrega a la pantalla anterior con este botn o doble click sobre el EPS.
4. Escribir una identificador de proyecto (un cdigo o un nombre representativo, sin espacios, de hasta 20
caracteres) y un nombre (sin limitantes de espacio ni caracteres), para el proyecto nuevo.
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5. Se especifica una fecha planeada del comienzo para el proyecto y si el proyecto es de planeacin con
fecha de terminacin se selecciona la segunda caja.
6. Escoger un director responsable de la estructura de OBS.
Abrir un Proyecto
Abrir un proyecto cuando inicia P6
1. Comience P6 y escriba su nombre de login y password.
2. Por default, P6 abre la ltima vista con la cual usted estuvo trabajando. Si dej abierto un proyecto, P6
lo cargar al inicio.
3. Si no hay ningn proyecto abierto, desde la caja de dilogo Open Project, click al proyecto o nodo EPS
que desea abrir, click Open. Usted tambin puede abrir mltiples proyectos al mismo tiempo (se
seleccionan usando Control + Click en cada proyecto que desee abrir).
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Dependiendo de la seguridad o la manera en que otros usuarios han abierto el proyecto, algunas de las
opciones no estarn disponibles.
4. Para ver la lista de usuarios que estn trabajando actualmente en el proyecto escogido, Click Users.
5. Click Open.
Nota
Cundo usted abre un proyecto desde la caja de dilogo Open Project, cualquier proyecto actualmente abierto
en P6 es cerrado. Para abrir mltiples proyectos al mismo tiempo, Control + Click en cada proyecto que se
quiere abrir en la caja de dilogo Open Project.
Slo un usuario puede tener a la vez el acceso Exclusivo a un proyecto. Cundo usted abre un proyecto en el
modo Exclusivo, otros usuarios slo lo pueden abrir en modo Read-Only.
Si un estatus de un elemento de WBS es What-If, usuarios de Progress Reporter no pueden ver algunas
actividades incluidas en los elemento de WBS.
Si un elemento de WBS pertenece a un elemento del WBS padre, el elemento tiene la misma posicin que su
elemento padre.
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Confirmar datos en P6
P6 trabaja en conjunto con una base de datos, donde se guardan directamente los cambios que vamos
haciendo a los proyectos. En virtud de que las modificaciones se hacen directamente a la base de datos, no
existe aqu el famoso Control + Z o deshacer.
Sin embargo, en ocasiones el programa no realiza los cambios de inmediato. Si queremos asegurarnos de que
todas las instrucciones y cambios que hemos introducido recientemente se hayan guardado en P6, ir al men
File Commit Changes o presione la tecla F10.
Los cambios que se confirman se escriben en la base de datos inmediatamente. Cerrando P6 tambin se
confirman automticamente los cambios.
Refrescar datos en P6
Use el comando Refresh Data para desplegar la versin ms actual de datos del proyecto, inclusive los cambios
hechos al proyecto por otros usuarios.
Eliminar un proyecto
Seleccione Enterprise Projects, seleccione el proyecto que desea eliminar, luego seleccione Edit Delete.
Nota
Cundo usted borra un nodo de EPS, todos los proyectos debajo de ste se borran tambin.
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CAPTULO 4.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
Un WBS es una organizacin del trabajo que
se debe alcanzar para completar un
proyecto, definir un producto o el servicio
para ser producido. El WBS se estructura en
niveles de detalle de trabajo, comenzando
deliberadamente con l mismo, y entonces
es separado en elementos identificables de
trabajo. Cada proyecto tiene su propia
jerarqua de WBS, en la cual cada elemento
de WBS puede contener los niveles ms
detallados de WBS, actividades, o grupos
separados de actividades. Cuando se crea
un proyecto, el proyecto principal
normalmente desarrolla los primeros WBS,
asigna documentos a cada elemento de WBS y define las actividades para realizar los elementos de trabajo.
Adicionalmente a los documentos y actividades, cada elemento de WBS tiene tambin un calendario asignado,
especifica valores establecidos de clculo y asigna un elemento responsable de OBS para el trabajo incluido en
actividades de WBS.
La estructura de WBS puede contener las fechas anticipadas, los presupuestos planeados y un resumen de
valores. Algunas veces las actividades se aaden al WBS, las fechas reales reemplazan las fechas anticipadas de
comienzo y el fin de cada elemento de WBS. El presupuesto y el plan de gasto pueden pararse para representar
slo los datos financieros para el nivel de WBS, o puede reflejar los datos de la distribucin del presupuesto
establecidos para el proyecto. La informacin del resumen puede ser a cualquier nivel de WBS que usted
especifique.
Cuando el progreso ocurre y usted marca cada milestone completado, P6 calcula el porcentaje de avance del
WBS basado en el milestone.
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Los usuarios pueden ser tambin capaces de asignar a s mismos trabajo en las actividades que se incluyen en
un elemento Activo de WBS.
Si un elemento WBS pertenece a un elemento padre WBS, el status del hijo ser igual al status del padre.
Tambin, cuando planifica (schedule), P6 interpreta una actividad asignada a un elemento Inactivo de WBS
como una actividad de duracin cero. Mientras que la duracin verdadera que usted define para la actividad no
cambia, P6 planifica el comienzo de la actividad y fechas de fin como la misma fecha.
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Ver WBS
Seleccione Project WBS.
Para ver el WBS como un grfico, seleccione View Show on Top Chart View.
Para ver el WBS como tabla en formato de columnas, seleccione View Show on Top WBS Table.
Para ver el WBS como tabla en formato de columna y barras en escala de tiempo, seleccione View Show on
Top Gantt Chart.
Para ver los detalles de cada WBS, seleccione Project WBS, luego seleccione View Show on Bottom
WBS Details.
Tip
Usted puede escoger tambin las mismas rdenes de View dando click en los iconos correspondientes de la
seccin WBS de P6.
Status seleccione un tipo para determinar accesibilidad para progresos de actividades dentro de WBS.
Anticipated Dates introducir las fechas esperadas de comienzo y fin para el elemento de WBS.
Estas fechas se reemplazan con las fechas verdaderas del comienzo y el fin una vez el proyecto est en
camino.
4. Para que P6 calcule el porcentaje de completado basado en milestones de WBS, click en la etiqueta
WBS Milestones.
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Para cambiar la posicin del elemento en el WBS, Click a los botones de Flechas apropiados. Nota que
el nmero mximo de niveles de WBS se pone en la etiqueta Data Limits de la caja del dilogo de
Admin Preferences.
3. Click en el men View Show on Bottom WBS Details para ver o modificar la informacin de las
etiquetas General y WBS Milestones.
Tip
Usted tambin puede editar directamente alguna informacin de WBS en la tabla de WBS con doble click a la
informacin que usted quiere cambiar.
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Para cambiar la informacin desplegada, elija View Chart Box Template, luego elija la informacin que a
usted le interese mostrar.
Nota
Si usted escoge No mostrar este cuadro de dilogo otra vez (Do not show this dialog again) al hacer una copia
de WBS, P6 deja de mostrar ese cuadro de dilogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicacin.
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CAPTULO 5.
CDIGOS DE PROYECTO
P6 lo permite organizar los proyectos de su EPS en grupos segn categoras especficas, como por ejemplo
ubicacin y director, usando cdigos de proyecto. P6 maneja cdigos ilimitados de proyecto; se pueden
establecer tantos cdigos de proyecto como sea necesario para filtrar, clasificar y obtener reportes, y los
arregla jerrquicamente para la administracin y seguimiento a las tareas ms fcilmente.
El Diccionario de Cdigos de Proyecto es global, por lo que aplica a la empresa entera. Asigne un valor de
cdigo de proyecto a proyectos para cada cdigo predefinido de proyecto.
Los cdigos del proyecto se usan para agrupar proyectos, consolidar las cantidades grandes de informacin y
para distinguir un proyecto de otro. A todo proyecto se le asigna un cdigo, cuando usted agrupa y clasifica por
cdigo de proyecto para totalizar en sus resmenes. Cualquier proyecto que no tiene asignado un valor de
cdigo de proyecto, se coloca al final como la ltima barra de resumen.
Tip
Para agrupar por cdigo de proyecto seleccione la opcin Group and Sort By, elija agrupar por cdigo de
proyecto.
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Para cambiar el orden en que los cdigos se listan, usar las flechas de la parte inferior derecha.
1. Escoja Enterprise Projects, entonces escoja el proyecto al que usted quiere asignar un cdigo y el
valor.
2. Click en la etiqueta de Cdigos.
3. Click Assign.
4. Escoja el cdigo de proyecto.
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Para cambiar el cdigo de valor, double-click al cdigo en la caja de asignar nuevo cdigo. Para quitar un cdigo
de proyecto, escoja el cdigo y click Remove.
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CAPTULO 6.
CDIGO DE RECURSOS
P6 permite clasificar los cdigos de recursos que se usan. Con potencialmente centenares de recursos para usar
a travs de una empresa de proyectos, los cdigos proporcionan otro mtodo para filtrar los recursos que
usted necesita para tener acceso rpidamente, o para agrupar los recursos para el anlisis y el resumen de
proyectos.
Usted puede usar tambin cdigos de recurso para agrupar, clasificar y filtrar los recursos en el seguimiento de
uso de recursos.
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CAPTULO 7.
CDIGO DE ACTIVIDADES
P6 permite crear ambos cdigos: globales y especficos de cada proyecto. Cada cdigo de actividad puede tener
un nmero ilimitado de valores. Usted puede usar estos cdigos y los valores para clasificar y agrupar las
actividades segn su organizacin y las necesidades de cada proyecto.
Por ejemplo, si su organizacin tiene ms de una ubicacin, usted puede crear un cdigo llamado Ubicacin
con valores tales como Nueva York, Los ngeles y Chicago. Entonces, usted puede asociar las actividades con
una ubicacin especfica, tal como Nueva York.
En P6, usted puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades segn los cdigos de actividad y los valores
asignados.
Usted puede asignar cdigos globales de actividad y valores a las actividades de todos sus proyectos. De igual
forma, usted puede asignar cdigos de actividad de proyecto y valores a actividades slo en el proyecto para el
cual los cdigos se crearon.
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Tip
Para cambiar la orden en el cual se listan los cdigos globales de actividad, click en flechas Arriba o Abajo.
Usted puede definir el nmero mximo de niveles en la estructura de cdigo de actividad en la pestaa de
Lmites de Datos de la caja del dilogo de Admin Preferences.
1. Men Project Activities, entonces escoja la actividad a que usted quiere asignar un cdigo y el valor.
2. Click en la etiqueta de Cdigos.
3. Click Assign.
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4. Escoja el cdigo de la actividad que quiere asignar. Usted slo puede asignar un valor por actividad.
5. Click Assign y click Close.
Nota
Se pueden asignar cdigos globales de actividad a cualquier actividad. Usted slo puede asignar cdigos de
actividad de proyecto a actividades en el proyecto donde los cdigos se crearon.
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CAPTULO 8.
CALENDARIOS
En P6, usted puede crear y asignar calendarios a cada recurso y cada actividad. Estos calendarios definen los
das laborales y el horario disponible en cada da laboral. Usted puede especificar tambin los das de descanso
obligatorio por ley, las vacaciones de la organizacin, el horario de trabajo especfico de proyecto y los das de
vacaciones del recurso. P6 usa calendarios para planificar las actividades, para seguimiento y para nivelar
recursos. Si una actividad o un recurso asignado a ella tienen un calendario asignado, la duracin de la
actividad depender de estos calendarios.
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4. De igual manera, si se requiere dejar horarios sin trabajar, se seleccionan y se oprime Non-work.
Tips
Para aplicar el mismo cambio a un da laborable especfico en el mes mostrado, haga click en la etiqueta de la
columna del da laborable y se seleccionan todos los das a la vez (por ejemplo, la columna Mon selecciona
todos los das lunes del mes mostrado).
4. Si el calendario tiene asignadas tareas, se mostrar la ventana para solicitar como se tratarn las
actividades de ese calendario.
5. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario que usted escoja, haga click en la opcin
Select Replacement Calendar, click OK y seleccione un calendario de reemplazo.
6. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global, escoja Link to Default Global Calendar
y click OK.
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Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global por defecto, escoja Link to Default
Global Calendar, entonces click OK.
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CAPTULO 9.
ACTIVIDADES
Las actividades son los elementos fundamentales del trabajo de un proyecto. Ellos son el nivel ms bajo de una
estructura (WBS) de corte de trabajo y son la subdivisin ms pequea de un proyecto que concierne
directamente al director de proyecto. Aunque usted pueda dividir las actividades en pasos, un recurso primario
de la actividad es tpicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de los pasos de la actividad,
mientras el director de proyecto es tpicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de la actividad
completa.
Tambin se puede definir el tipo de actividad, el tipo de duracin y porcentaje completado, el calendario que
se aplicar a una actividad y si una actividad es un milestone.
Las delimitaciones en la actividad como parte del planificado del comienzo y terminacin.
Los gastos.
Las relaciones del antecesor y el sucesor, que se usan para definir las relaciones con otras actividades.
La referencia documental y actualizaciones.
Los recursos.
Las notas y la realimentacin, que se usan para comunicar con el trabajo del recurso (s) en una
actividad.
Los roles, que le sirven a la actividad para agrupar recursos por especialidad.
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Duracin de la actividad
P6 sincroniza automticamente la duracin, el trabajo, as como las unidades de recurso no laborales y las
unidades del recurso/tiempo para actividades usando la siguiente ecuacin:
O lo que es lo mismo:
Sin embargo, debido a que son tres las variables se implican (duracin, unidades y unidades del
recurso/tiempo), cuando usted cambia el valor de una variable, P6 altera el valor de una segunda variable para
equilibrar la ecuacin. El Tipo de Duracin de una actividad permite que usted controle cmo P6 sincroniza
estas variables cuando una de las variables de ecuacin se cambia.
La tabla siguiente lista el valor que es cambiado automticamente por P6 para sincronizar las variables cuando
el valor de una de las variables se cambia.
Tipo de actividad
El tipo de actividad controla la forma como P6 calcula la duracin de una actividad y sus fechas de inicio y
terminacin. P6 maneja cuatro tipos de actividad:
Se asigna el tipo de actividad en el formulario de tareas en la pestaa de general; por default, al inicio las
actividades son de tipo Task Dependent.
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Use este tipo de actividad cuando mltiples recursos se asignan a una misma actividad para trabajar juntos.
Use Resource Dependent cuando mltiples recursos asignados a la misma actividad pueden trabajar de forma
independiente.
Un milestone puede tener documentos de referencia asignados. Un milestone puede tener los gastos asociados
consigo, pero no puede tener tareas del recurso, tareas del rol, ni costos presupuestados. Un milestone no
tiene un recurso primario.
Use actividades de tipo Level of effort para tareas que depende de otras actividades. Por ejemplo, usted podra
asignar el nivelado por el esfuerzo para el trabajo de oficina o algunos aspectos de la administracin de
proyecto.
Fechas de la actividad
La tabla siguiente define los tipos de fechas de la actividad que estn disponibles en P6 y cmo se pueden usar
para planear y planificar su proyecto.
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Nota
Una A aparece despus de que el valor del Comienzo o el Fin indican que el valor es el Comienzo Verdadero
(Actual Start) o el Fin Verdadero (Actual Finish). Un * aparece despus que el valor del Comienzo o el Fin
indican que hay una limitacin (Constrain) de Comienzo o de Fin en esta actividad.
Dependiendo de sus preferencias de usuario, el Asistente para creacin de nuevas Actividades puede comenzar
y lo puede ayudar a agregar una actividad.
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Notas
Las actividades tipo milestone no tienen tareas basadas en tiempo, costos, ni recursos. P6 no reconoce las
duraciones para actividades de tipo milestone.
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o Para indicar que el porcentaje completado ser asignado por el usuario para esta actividad, escoge
Fsico. En este caso, aplicara la siguiente frmula:
o Para especificar que el porcentaje completado sea calculado de las unidades actuales y restantes,
seleccione Unidades. En este caso, la frmula sera la siguiente:
3. En el campo de WBS, click , Entonces escoja el elemento de WBS a que usted quiere asignar la
actividad escogida.
4. Click el botn Select.
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Duracin de la actividad
1. Elija Project Activities.
2. Escoja la actividad cuya duracin quiere insertar o modificar, entonces click a la etiqueta Status.
Para ingresar la duracin original de la actividad, en el campo Original escriba la cantidad de tiempo
seguido por la unidad de tiempo, ejemplo 5d (cinco das).
Para ingresar la duracin real para la actividad, en el campo Actual escriba la cantidad de tiempo
seguido por la unidad de tiempo. Slo se puede capturar la duracin real para las actividades que se
completan.
Para ingresar la duracin restante para la actividad, en el campo Remaining escriba la cantidad de
tiempo seguido por su unidad de tiempo. Slo se puede capturar la duracin restante para las
actividades que estn en progreso.
Para ingresar el tiempo de terminacin para la actividad, en el campo At Complete escriba la cantidad
de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Slo se puede insertar el tiempo de terminacin para las
actividades que estn en progreso.
Tips
P6 calcula de nuevo automticamente el valor de tiempo y perodo que usted escriba segn el calendario de
proyecto y las unidades de tiempo definidos por su administrador de sistema.
Para considerar las abreviaciones disponibles de unidades de tiempo, vaya al Men Admin Admin
Preferences, click a la etiqueta de Perodos de tiempo.
Para escribir la fecha proyectada de inicio de la actividad, en el campo Started, click y seleccione
una fecha.
Para escribir la fecha real de comienzo de la actividad, marque la opcin Started (iniciamos primero la
actividad) y escriba la fecha verdadera del comienzo en el campo Started o click para escoger una
fecha.
Para escribir la fecha proyectada de fin de la actividad, en el campo Finished click y escoja una
fecha.
Para escribir la fecha real de terminacin de la actividad, marque la opcin Finished (al marcar finished,
automticamente de marcar la opcin started) y escriba la fecha verdadera de la terminacin en el
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Nota
Cundo usted escribe una fecha de inicio o de fin para una actividad, dependiendo de su ubicacin en el
proyecto, un cuadro de dilogo puede mostrar una delimitacin (constraint). Para aceptar esta delimitacin,
click Yes en el cuadro de dilogo. Si usted especifica las fechas de inicio y/o terminacin sin aplicar
delimitaciones (las delimitaciones posibles son: Debe Comenzar En o Debe Terminar En), las fechas que usted
escribe se pueden cambiar cuando el proyecto se planifica.
Una actividad puede tener una o muchas relaciones para organizar como sea necesario el trabajo que se debe
hacer. P6 tambin permite relacionar mediante ligas actividades que estn en proyectos diferentes; este tipo
de relacin se conoce como relacin externa.
Finish to start
Finish to finish
Start to start
Start to finish
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
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Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
2. Click sostenido al botn de ratn al arrastrar a la actividad del sucesor. Libere el botn de ratn. P6
crea la relacin en el mapa de Gantt: en el ejemplo sera de Revisin Ing. Preliminar a Ajustes al Diseo.
Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relacin
finish to start.
Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relacin finish to
finish.
Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relacin start to
finish.
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Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relacin
start to start.
Tips
Una ventana se muestra mientras usted arrastra la lnea de relacin entre dos actividades, para decirle qu
clase de relacin se crear cuando usted libere el botn del ratn.
Para cambiar un tipo de relacin, doble click (o un solo click si ya est seleccionado) a la lista del campo
Relations y elija un tipo nuevo de relacin.
Para cambiar un valor de tiempo de demora, double-click al campo Lag, escriba un valor nuevo de
tiempo (puede ser positivo de retraso o negativo de anticipacin).
Para quitar un antecesor, escoja el antecesor que quiere quitar, click Remove.
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2. Escoja la actividad a la que quiere quitar una relacin de antecesor, d click a la etiqueta de
Relationships.
3. Escoja el antecesor que quiere quitar.
Para ver informacin del antecesor de la actividad antes quitar la relacin, d click a Go To.
4. Click Remove y confirme.
Tips
Si las etiquetas de Antecesores y Sucesores no se muestran, haga click derecho en cualquiera de las etiquetas
de Detalles de la Actividad y seleccione Customize Activity Details o seleccione el men View Bottom
Layout Options y agregue las etiquetas faltantes.
Click en el men View Show on Top Gantt Chart. Si ninguna lnea de relacin se muestra para las
dependencias de la actividad que usted ha definido, vaya al men View Bar Chart Options para activar la
opcin correspondiente (Show Relationships).
Una lnea que conecta dos barras de actividades indica una relacin entre ellas. El punto en que la lnea
comienza en la barra del antecesor y el punto en que finaliza en la barra de sucesor, indican el tipo de relacin
que la lnea representa.
Definir milestones
1. Elija Project Activities.
2. Escoja la actividad que quiere definir como un milestone y click en la etiqueta General.
3. En el campo de Tipo de Actividad, seleccione Milestone.
Nota
Los milestones no pueden tener duracin, costos basados en tiempo ni recursos asignados.
El campo Total Float muestra la cantidad de tiempo que la actividad escogida se puede demorar sin
retardar la fecha de fin de proyecto.
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Nota
P6 calcula automticamente la holgura libre y total cada vez que usted planifica el proyecto. Usted no puede
redactar un valor de holgura de la actividad directamente.
Usted slo puede modificar un valor de porcentaje si las actividades estn en progreso. Si la actividad no ha
comenzado o ya termin, no podr especificar un porcentaje de avance distinto de cero.
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CAPTULO 10.
RECURSOS
Los recursos incluyen el personal, el equipo y los materiales que realizan el trabajo en las actividades a travs
de todo el proyecto. Los recursos son siempre basados en tiempo y se emplean generalmente entre varias
actividades y/o proyectos. En P6, se crean los recursos que se usan para la ejecucin de las tareas o
actividades. P6 permite crear y poder asignar calendarios de recurso y definir un rol del recurso, informacin
de contacto y los precios que varan de acuerdo al tiempo empleado.
Defina una lista de recursos que contemple los recursos necesarios para completar los proyectos en su
empresa. Organizar los recursos en grupos para hacer ms fcil la asignacin de los recursos a un proyecto es
una buena estrategia. Para cada recurso se deben dar la siguiente informacin: nombre, clave, tipo, lmites de
disponibilidad, precios de la unidad y su calendario para definir sus horarios de trabajo. Con esta informacin
se asignan los recursos a las actividades que los requieren. Para agrupar y reportear sus recursos, debe
establecer cdigos de recurso y asignar los valores de cdigo.
Los recursos (Resources) son diferentes que los gastos (Expenses). Mientras los recursos son basados en tiempo
y se extienden generalmente a travs de mltiples actividades y/o proyectos, los gastos se aplican en artculos
no reusables requeridos por las actividades y que no dependen del tiempo, como por ejemplo los gastos
indirectos de oficina. P6 no incluye los gastos cuando se nivelan los recursos.
Recursos Primarios
P6 permite que usted asigne recursos primarios a actividades. Un recurso primario es tpicamente el recurso
responsable de coordinar el trabajo en una actividad. El recurso primario actualiza tambin la fecha del
comienzo de la actividad, la fecha del fin y la fecha final esperada.
Adems, si una actividad tiene recursos no laborales (materiales o equipos), el recurso primario puede ser
tambin responsable de informar las horas de los recursos materiales y equipos. Con la excepcin de recursos
no laborales, todos los otros recursos son responsables de informar sus propias horas para actividades
asignadas.
Agregar un recurso
1. Men Enterprise Resources.
2. Click Add.
Se abre el asistente de Creacin de Recursos. Siga los pasos en cada cuadro de dilogo para crear el
recurso.
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Nota
Para usuarios expertos en el manejo de los recursos se recomienda darlos de alta con la tecla <Insert> y llenar
la informacin en el formulario de Recurso.
Busque el calendario para cambiar, si es un calendario de recurso ya creado dar click a la barra de
Display y elegir la opcin Resource Calendars.
o Sub-Resources para copiar todos recursos contenidos en el recurso que usted quiere copiar.
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Precaucin
Si usted marca la opcin Do Not Show This Window Again en el cuadro de dilogo de Copy Resource Options,
P6 retiene en memoria lo que se haya definido en este cuadro de dilogo hasta que usted vuelva a abrir la
aplicacin.
Borrar un recurso
1. Men Enterprise Resources.
2. Escoja el recurso que usted quiere borrar, entonces d click en Del/Merge.
3. Si el recurso que usted quiere borrar tiene actividades u otros datos asociados, se mostrar un cuadro
de dilogo.
Para borrar el recurso y reasignar otro recurso, escoja el Recurso para Reemplazar.
Para borrar el recurso sin reasignar sus datos asociados, escoger Delete Selected Resource.
Nota
Cuando la seleccin es de tipo Material, a partir de esta versin se permite incluir la unidad de medida del
material, como puede ser Ton (tonelada) y Kg (kilogramo), para crear este cdigo de materiales es necesario
entrar en el Men Admin Admin categories, a la pestaa Units of measure (unidades de medida) y Add.
5. Para cambiar la fecha de vigencia del precio, double-click al campo de Fecha de vigencia, click y se
elije una fecha nueva.
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6. Escriba las unidades mximas de recurso y su costo seguido por un slash (/) y la duracin apropiada de
tiempo.
7. El nmero mximo de Unidades/Tiempo depende del tipo de recurso; en el caso de mano de obra y
maquinaria, se expresa en porcentaje, y en el caso de materiales, se expresa en unidades/medida de
tiempo.
Es posible configurar el programa para que tambin la mano de obra y la maquinaria puedan
expresarse en unidades/medida de tiempo, para ello hay que ir al men Edit User Preferences, en la
etiqueta Time Units seleccionar la opcin Show as units/duration (4h/d).
Por ejemplo, si un recurso se asigna un lmite de 8 horas/da, pero para una actividad en particular
usted slo le asigna dos horas/da, esta informacin puede representarse de dos maneras: como 2h/d
o como 25 por ciento (ya que slo es asignado a esta tarea para dos de sus ocho horas por da).
Para permitir que el recurso tenga horas de tiempo extraordinario, click a la etiqueta de Detalles y
marcar la opcin de Tiempo Extra, en el campo del Factor de Tiempo Extraordinario, escriba el nmero
por el cual el precio del recurso se debe multiplicar para determinar el precio del tiempo extraordinario
del recurso (el precio estndar * el factor de tiempo extraordinario = el precio de tiempo
extraordinario).
Nota
Las unidades disponibles de tiempo son minutos, horas, das, semanas, meses, y aos. Su administrador del
sistema debe poner la abreviacin para cada unidad en el cuadro de dilogo de Preferencias del men Admin.
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CAPTULO 11.
ROLES
Un rol es un ttulo del trabajo del personal del proyecto y permite conocer su habilidad. Los ejemplos de roles
son para el rol de trabajadores, el albail, el carpintero o el arquitecto. Usted puede definir un nmero
ilimitado de roles. Establezca una jerarqua de roles y use los roles como usted lo hace con los recursos durante
la ejecucin del proyecto y planificacin de costos. Cuando sus planes son ms definidos, usted puede
reemplazar los roles con recursos basados en requisitos de perfil de puesto y habilidad. De igual manera, este
mtodo de asignacin de recursos permite analizar el recurso y el rol que maneja, su habilidad y la pericia en el
perfil.
El conjunto de roles que se asigna a una actividad define los requisitos de habilidades para esa actividad. El
conjunto de los roles que usted asigna a un recurso describe sus capacidades. La funcin del rol facilita proveer
de recurso a las actividades, porque usted puede asignar los recursos segn el rol.
Para considerar slo los roles que existen en el proyecto abierto, elija Filter By Current Projects
Roles.
Agregar un rol
1. Elija Enterprise Roles.
2. Click Add.
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Borrar un rol
1. Men Enterprise Roles.
2. Escoja el rol que quiere borrar, click Del/Merge.
3. Si el rol est asignado actualmente, debe elegir entre reemplazar el rol o borrarlo.
Tip
Si el rol que usted quiere borrar no se muestra en la ventana, d click en la barra Display, seleccione Filter By
All Roles.
En el campo Presupuestado (Budgeted) aparece el nmero de unidades (recursos mano de obra) que
previamente asignamos a la actividad; si se desea se pueden cambiar en este campo las unidades de
trabajo asignadas.
En el campo Real (Actual) aparecen las unidades que realmente se estn ejecutando en la actividad.
Este campo slo puede tener valor si las actividades estn completadas o en progreso.
En el campo Restante (Remaining) se encuentran las unidades restantes de mano de obra para
completar la actividad. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes
siempre sern las mismas.
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Tips
P6 calcula de nuevo automticamente el valor de tiempo y perodo que usted captura segn el periodo de
tiempo definido por su administrador de sistema.
Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin Admin Preferences, y click a Time Periods.
Para modificar las unidades reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba la
cantidad de unidades de Maquinaria. Slo se pueden modificar las unidades reales de Maquinaria para
las actividades que estn en el progreso o completados.
Para cambiar las unidades restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba la
cantidad de unidades de Maquinaria. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las
Restantes siempre sern las mismas.
Tip
P6 calcula automticamente el valor de tiempo y perodo que usted modifica segn el Time Period definido por
su administrador de sistema.
Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin Admin Preferences, y click a Time Periods.
Para modificar los costos reales de Mano de obra para la actividad, en el campo Actual, escriba los
costos de Mano de obra. Slo se pueden modificar costos reales de Mano de obra para las actividades
que estn en progreso o completadas.
Para modificar los costos restantes de Mano de obra para la actividad, en el campo Restante, escriba
los costos de Mano de obra. Slo se puede modificar el costo restante de Mano de obra para las
actividades que estn en progreso.
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Manual Bsico P6
Para modificar los costos reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba el costo de
Maquinaria. Slo se pueden modificar costos reales de Maquinaria para las actividades que estn en
progreso o completadas.
Para modificar los costos restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba los
costos de Maquinaria. Slo se puede modificar el costo restante de Maquinaria para las actividades que
estn en progreso.
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Manual Bsico P6
CAPTULO 12.
MANIPULAR PROYECTOS.
Presupuestos en P6
En P6 usted puede crear las estimaciones del presupuesto para cada nodo de EPS, para el proyecto o para cada
nivel de WBS.
Use la etiqueta Budget Log para escribir el presupuesto original. P6 suma la cantidad presupuestada que usted
requiere para cada nodo de EPS o para todo el proyecto.
El Budget Log lo ayuda a seguir los cambios del presupuesto como van ocurriendo. El Presupuesto Actual
(presupuesto original ms cambios aprobados de presupuesto) y el Presupuesto Propuesto (presupuesto
original ms aprobacin y presupuesto pendiente de aprobacin) incorporan estos cambios para que usted
tenga informacin reciente y exacta del presupuesto para cada proyecto o nodo de EPS.
Usted puede registrar el gasto mensual de fondos presupuestado, dar seguimiento a las cantidades no
aplicadas y apegarse al presupuesto mensual que se plane en cada proyecto a cualquier nivel del EPS.
El seguimiento global del presupuesto se puede ver en la Ventana de Proyectos (en caso de ser necesario
habilitar las columnas Original Budget y Current Variance.
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Manual Bsico P6
Establecer Presupuestos
1. Men Enterprise Projects.
2. Escoja el nodo de EPS/proyecto para el cual usted quiere establecer presupuestos, click en la pestaa
Budget Log.
3. Escriba una estimacin de la cantidad presupuestada que se requiere para este proyecto en el campo
Presupuesto Original (Original Budget), incluyendo financiamientos.
Nota
Cundo el gasto corriente difiere de las estimaciones originales de presupuesto, resulta una variacin. Las
cantidades de variacin que se muestran en parntesis indican una cantidad negativa de variacin para el
proyecto.
Lneas de Base
Antes de empezar con el seguimiento de la ejecucin de los trabajos en la realidad, se debe crear un plan de
Lnea de Base. Una Lnea de Base es una copia completa de un plan de proyecto que se puede comparar con el
plan actual para evaluar el progreso. Dentro de P6, se puede mostrar la Lnea de Base en el grfico y columnas
asociadas a fechas y costos de la Lnea de Base. El plan ms sencillo es una copia completa o fotografa del
proyecto original ideal. ste proporciona un blanco contra el que usted puede rastrear un costo de proyecto,
el avance y el desempeo. Cundo usted crea una Lnea de Base, puede guardar una copia del proyecto actual
para usarlo como Lnea de Base o puede Elegir otro proyecto para usarlo contra el proyecto actual.
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Manual Bsico P6
P6 proporciona la capacidad de guardar un mximo de 3 Lneas de Base por proyecto. A pesar del nmero de
Lneas de Base que puede guardar para un proyecto, slo se puede escoger una como Lnea de Base actual con
propsitos de comparacin. P6 incluye una opcin para que usted especifique cul Lnea de Base quiere usar
para la comparacin.
Para ayudarlo a clasificar y utilizar mltiples Lneas de Base para un solo proyecto, usted puede asignar a cada
Lnea de Base un nombre que refleje su propsito; por ejemplo, Lnea de Base de planificacin inicial, de
proyecto completo, o de mitad del proyecto. El administrador P6 o el coordinador de controles de proyecto
definen los tipos disponibles de Lnea de Base. Las Lneas de Base no existen como proyectos separados que
usted pueda abrir. Para copiar o modificar una Lnea de Base primero debe desligarse de su proyecto actual,
separndolo como un proyecto independiente, slo entonces se puede trabajar con este proyecto restaurado
de Lnea de Base como se hace con cualquier otro proyecto en el EPS.
3. Click Add.
4. Elija guardar una copia del proyecto actual como una nueva Lnea de Base, click OK.
Si usted elije convertir otro proyecto, escoja el proyecto en el cuadro de dilogo de seleccin de
Proyecto, entonces click al botn Select.
5. Seleccione el tipo de representacin de informacin de esta Lnea de Base, como por ejemplo Plan
inicial.
Notas
Cundo usted guarda una copia del proyecto actual como una nueva Lnea de Base, P6 le asigna por defecto el
nombre del proyecto y un sufijo de -Bx, donde x iguala 1 para la primer Lnea de Base que usted guarda para un
proyecto, 2 para el segundo, etctera. Usted puede cambiar este nombre, eligiendo el que le sirva para saber
qu informacin contiene, como puede verse en el ejemplo de arriba.
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Cuando usted elige convertir en Lnea de Base un proyecto distinto al actual, este proyecto no puede estar
abierto ni tener asignadas Lneas de Base. El nombre del proyecto convertido se usa como nombre de la Lnea
de Base.
Tip
Antes de convertir un proyecto en Lnea de Base, si usted quiere seguir teniendo acceso a l debe hacer
primero una copia. Una vez que usted convierte un proyecto en Lnea de Base, ya no est disponible. Usted
puede restaurar una Lnea de Base para hacerla disponible nuevamente como un proyecto separado en la
jerarqua de proyectos (ver la seccin Restaurar una Lnea de Base).
3. Para poner una Lnea de Base como el primario, secundario o terciario y poderlos graficar
conjuntamente en Gantt, seleccione los campos correspondientes.
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CAPTULO 13.
PROGRESO DEL PROYECTO
P6 ofrece varias maneras de actualizar su proyecto. Usted puede actualizar el progreso para todas las
actividades y recursos en total; actualizar las actividades y los recursos individualmente; o usar una
combinacin de los dos mtodos.
Si su progreso de proyecto es como lo plane o si usted slo necesita estimar el progreso a una fecha especfica
y determinar cul es el progreso de las actividades y cunto queda por ejecutar de las actividades que han
iniciado y poner las duraciones restantes a cero en las actividades que se han completado; si su proyecto no
progres como lo plane, muchas actividades empiezan fuera de la fecha planeada, las actividades toman ms
o menos tiempo de completar que lo que plane originalmente, el uso del recurso excede el uso planeado,
actualizar las actividades y los recursos individualmente lo ayudar a pronosticar los efectos de circunstancias
de sobre-asignacin de recursos, para que usted pueda tomar una accin correctiva a tiempo.
La mayora de los proyectos contienen algunas actividades que progresan segn lo planeado y otras que no. En
este caso, combine los dos mtodos de actualizacin (Schedule). Permita que P6 calcule su proyecto como si el
progreso se da exactamente como lo plane, despus actualice individualmente las actividades y los recursos
que se han desviado del plan.
Una vez que usted actualiza un proyecto, los cambios se hacen en la base de datos inmediatamente.
4. En el campo New Data Date, click y escoja la fecha o click o para seleccionar la
nueva fecha.
5. Click Apply, click Yes.
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Manual Bsico P6
Para actualizar las actividades con tipo de Duracin %completado, click en el campo Remaining y
escriba el nmero restante de tiempo que se necesita para completar la actividad escogida. Cuando
usted planifica o aplica real, la duracin real se calcula como la suma de tiempo que ha trabajado desde
la fecha real de inicio hasta la fecha actual (para las actividades en progreso) o hasta la fecha real de fin
(para actividades completadas), usando calendarios de actividades.
Para actualizar las actividades de tipo Physical percent complete, escriba el porcentaje fsico completo y
la duracin restante para la actividad. Si los recursos se asignan, usted debe actualizar tambin en cada
recurso las unidades reales.
3. Repita los pasos anteriores para cada actividad que usted quiera actualizar.
Si la actividad deba terminar durante el periodo de actualizacin pero no lo hizo, limpiar la opcin
Finished.
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CAPTULO 14.
ACTIVITY NETWORK (PERT)
PERT visualiza su proyecto como una red de actividades y relaciones para trabajar en la estructura WBS. Una
frontera roja alrededor de una caja de actividad indica una actividad crtica. Una lnea entre actividades indica
una relacin de actividades.
Usted puede controlar casi todos los aspectos de PERT, inclusive la apariencia de las actividades, el contenido
de las cajas de actividad y del espaciamiento entre actividades.
La disposicin de PERT siempre muestra la jerarqua de WBS, a pesar de la seleccin de actividades. El layout
correcto muestra el elemento seleccionado de WBS. Si usted especifica una opcin que agrupa de otra manera
al WBS, el layout muestra las actividades seleccionadas del elemento de WBS segn la informacin de datos de
actividad que usted especifique, por ejemplo, agrupado por la posicin del proyecto o por su terminacin
dentro del presupuesto.
Ver fcilmente las relaciones entre actividades y el flujo del trabajo de un proyecto
Examinar y editar una actividad, sus antecesores y sucesores.
Visualizar la ruta crtica
Con click derecho en cualquier lugar de la vista de PERT para tener acceso a los mens de cambio de
informacin mostrada o el formato de visualizacin.
Combine PERT con una vista de Trace Logic para enfocar una secuencia de actividades.
Mostrar PERT
Elija View Show on Top Activity Network.
Tip
Para esconder la barra izquierda y mostrar solo PERT, arrastre la barra de divisin que separa los paneles
derechos del izquierdo completamente a la izquierda.
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Manual Bsico P6
Para centrar las cajas de actividad con relacin a sus antecesores/sucesores, elija Organize Centered.
Para cambiar el espacio vertical entre cajas de actividad en PERT, especifique un factor de espaciado
vertical.
Lo anterior tambin aplica para cambiar el espacio horizontal entre cajas de actividad.
5. En la seccin Network Order Options, especifique el orden en el cual las redes de la actividad se
muestran:
Para mostrar las redes de actividades con la ruta ms larga en la cima, elija Longest on Top.
Para mostrar las redes de actividades con la ruta ms corta de actividades en la cima, elija Shortest on
Top.
6. Para obtener una vista previa de los cambios realizados, click Apply.
Para reorganizar todas las cajas de actividades, incluyendo las que usted ha cambiado de posicin, haga click
derecho en la ventana de PERT y elija Reorganizar Todo.
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4. Escoja una disposicin de la caja de actividad entre la lista de opciones predefinidas. P6 muestra el
ejemplo de configuracin de la caja de la actividad de acuerdo a las opciones elegidas.
5. Para una vista previa de los cambios realizados, click OK y en el siguiente dilogo Apply.
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CAPTULO 15.
HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION
Agrupar y clasificar actividades
En P6 puede organizar las actividades agrupando por uno o por ms tipos de datos, inclusive la fase, el
departamento, persona responsable, las fechas, la holgura total, campo de usuario responsable y otros. Los
datos agrupados permiten visualizar las actividades que tienen algo en comn. Usted puede organizar adems
su disposicin usando clasificacin para arreglar el orden de las actividades. Si usted usa ambos, agrupar y
clasificar, para organizar su disposicin, los artculos se agrupan primero y despus se clasifican.
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Si usted usa ambos, agrupar y clasificar para organizar su informacin, primero se ejecuta la agrupacin y
despus se ordenan los elementos.
Filtrar datos
Un filtro limita temporalmente los proyectos o las actividades que aparecen en pantalla, segn los criterios que
usted establece. Por ejemplo, usted puede mostrar solamente proyectos o actividades que se planificaron para
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comenzar durante las prximas tres semanas. Use los filtros suministrados con P6 o cree sus propios filtros.
Aplique uno o ms filtros a la vez para cambiar la forma como se despliega la informacin.
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Crear un filtro
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters.
2. Click New, entonces escriba el nombre del nuevo filtro.
3. Haga Click en el campo del parmetro y escoja una opcin de datos.
4. Doble click en el campo de criterio. Especifique un valor.
5. Para agregar mltiples criterios al filtro, click Add. En la fila nueva, click en el campo Parameter y
seleccione un nuevo valor. Doble click al campo Is y seleccione otro criterio de filtro. Especifique un
valor y haga click en OK.
Tip
Para hacer este filtro disponible a todos los usuarios P6, debe seleccionarlo y hacer click en Make Global, en el
cuadro de dilogo de Filtros.
Combinar filtros
Combine los filtros existentes para ajustar las actividades que desee mostrar. Use cualquier combinacin de
filtros por defecto, globales o definidos por el usuario. Por ejemplo, combine los filtros Crtico y Milestone para
ver las actividades crticas de tipo milestone.
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Borrar filtros
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters.
2. Escoja el filtro que quiera borrar y haga click en Delete.
Nota
Usted slo puede borrar los filtros definidos por el usuario, a menos que se le hayan otorgado los derechos de
borrar filtros globales.
Resumen de actividades
Cundo usted agrupa por algn campo de proyecto o cualquier cdigo asignado, usted puede resumir
fcilmente o "contraer" los datos de las actividades para simplificar su presentacin. Click en los smbolos ms
(+) y menos (-) a la izquierda de cualquier banda que agrupa para expandir o desplegar la informacin.
Usted tambin puede dar doble click a las bandas para mostrar o esconder los detalles.
Para mostrar ambas, tanto la informacin resumida como la detallada, usted puede desplegar o contraer los
grupos individuales y entonces mostrar un suma general a la cabeza de la vista.
Nota
P6 tambin le permite resumir los valores de cada nivel del proyecto y los almacena en la base de datos P6
para su anlisis y para la creacin de reportes. Ms adelante vemos los detalles.
Costos y las cantidades: P6 totaliza el costo y elementos de datos de cantidad, el costo presupuestado y las
cantidades presupuestadas, agregando los valores para cada actividad en el resumen.
Fechas: Si usted muestra las fechas tempranas, P6 muestra la ms temprana (o real) el inicio y el ltimo
temprano (o real) de terminacin. Las mismas reglas aplican para fechas tardas e inicios y finales proyectados.
Duraciones: P6 resume los valores de duracin original y restante. Para actividades no iniciadas, la duracin
original y restantes son el nmero de periodos de trabajo entre el comienzo ms temprano y fin ms tardo. Si
la actividad resumida tiene una fecha real de inicio, P6 calcula la duracin original desde la fecha real de inicio
hasta el fin tardo. Si la actividad resumida tiene una fecha real de fin, P6 calcula la duracin restante desde el
inicio ms temprano hasta la fecha del ltimo fin temprano.
Si la actividad resumida est completada al 100 %, P6 calcula la duracin original como la diferencia entre el
inicio y la terminacin real; la duracin restante es cero.
P6 considera tiempos no laborables cuando resume los datos de una actividad basada en el calendario global
por defecto.
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Earliest Actual Start - Data Date (para actividades sin fecha real de terminacin)
Earliest Actual Start - Latest Actual Finish (todas las actividades en el resumen deben tener una fecha
real de terminacin)
Holgura: Usted puede basar la holgura total de la informacin resumida en las fechas de inicio, de terminacin
o en la mayora de las fechas crticas. Esta opcin se puede configurar en el men Tools Schedule Options,
en la etiqueta General, en el campo Compute Total Float as. Si usted basa la holgura en fechas de inicio y todas
las actividades tienen asignado el mismo calendario, la holgura total es la diferencia en periodos de trabajo
entre las fechas del ms temprano inicio tardo y el ms temprano inicio temprano. Por fechas de terminacin,
P6 usa las fechas del ltimo fin tardo y del ltimo fin temprano para calcular la holgura total. La holgura ms
crtica es la holgura total ms baja encontrada en las actividades detalladas de cada grupo de resumen.
Si todas actividades no tienen asignado al mismo calendario, P6 se basa en el calendario global por defecto
para definir la holgura total.
Avance: La medida ms sencilla para determinar el porcentaje de avance usa la duracin para comparar la
cantidad de tiempo restante para completar las actividades a su duracin original. En este caso, P6 usa el
siguiente criterio para cada grupo resumido:
[(Resumen de la duracin original Resumen de la duracin restante) / Resumen de la duracin original] * 100.
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