Diplomado

Gestin de Proyectos TI
Gestin de los Costos del Proyecto

Elizabeth Lira Moreno, PMP

 Contenido

Marco conceptual
Proceso 7.1 Planificar Gestin de Costos
Proceso 7.2 Estimar los costos
Proceso 7.3 Determinar el Presupuesto

Proceso 7.4 Controlar Costos

Gestin del Valor Ganado

2
 Objetivos de la Sesin

Conocer los conceptos fundamentales de la formulacin y

evaluacin de proyectos y su relacin con la administracin
del proyecto.

Identificar las actividades y procesos requeridos para el

manejo efectivo de los costos en el proyecto.

Conocer una parte de las tcnicas y herramientas necesarias

para la administracin de costos en los proyectos desde su
estimacin hasta su aplicacin.
 Costos y Proyectos
Nosotros controlamos los costos? o los costos nos controlan a
nosotros?

4
 Hechos Reales

De un estudio del Standish group (Chaos, 2004):

90% de los proyectos examinados fallaron ya sea por
exceso de costo, prolongacin de tiempo o ambos.
33% fueron cancelados antes de terminarlos.
Un tercio de las compaas tuvo excesos de costo de 150-
200%, en promedio un 189%.
Un terci report prolongaciones de 200-300%, en
promedio un 222% de lo estimado.

El costo de mala direccin de proyectos en EEUU se estima a

145 billones de dlares anualmente.

5
 Los casos ms conocidos

El Aeropuerto de Denver Sidney Opera House

16 meses de atraso Presupuesto de US$7M
Gasto de US$2.7B ms El proyecto termin con
de lo planificado US$102M

6
 Qu es costo?

Finanzas gasto
GASTO
COSTO ?
Recursos
Valor monetario

Definicin segn la RAE:

Cantidad que se da o se paga por algo.
7
 Qu es costo?
Recursos

Costo (wikipedia):
Es el valor monetario de los consumos de factores
que supone el ejercicio de una actividad econmica
destinada a la produccin de un bien, servicio o
actividad.
TRABAJO

Proyecto: Un esfuerzo temporal destinado a crear

un nico producto, servicio o resultado

8
 Categora de costos
Actividad Econmica
Costos de Inversin
Asociados a la creacin del producto, servicio o resultado
Evaluacin y formulacin del proyecto
Ejecucin de proyecto
Costos de Operacin
Asociados al proceso de funcionamiento del producto o
servicio; costos de produccin
Costos de mantencin
Asociados al mantenimiento permanente del proceso, y
atencin de prdidas de produccin por mal
funcionamiento
Costo del ciclo de vida del producto/servicio
9
 Evaluacin y formulacin del proyecto
Es previa a la ejecucin del proyecto
Se encarga de determinar la conveniencia de hacer el
proyecto
Trabaja sobre el estudio y anlisis de los Costos y
Beneficios del proyecto
Considerando el ciclo de vida del producto

Beneficios
Bien o valor a obtener como resultado de desarrollar un
proyecto
Usualmente en la etapa de operacin y funcionamiento del
producto a servicio
10
 Beneficios
Los beneficios estn dirigidos a:
una persona, proyectos personales
una organizacin, la propia o externa
una comunidad, proyectos sociales
Mayormente son beneficios econmicos:
utilidades, rentabilidad
Tambin hay beneficios sociales; y otros como:
mejora de imagen, posicionamiento mercado, estudio,
investigacin, desarrollo, etc
Evaluacin de proyectos
Estudiar y analizar costos y beneficios
Evaluar que el beneficio sea mayor que el costo
11
 Herramientas de Evaluacin de proyectos
Frmulas para analizar factibilidad y priorizar proyectos

NPV (Net Present Value) o PV : valor presente de un

instrumento financiero
Opportunity Cost (Costo de la oportunidad) : costo de
inversin en proyectos alternativos
Payback : perodo de retorno de la inversin

12
 NPV - Valor Presente Neto

NVP/PV = VF x Factor [1 / (1+i) n]

i = tasa de descuento por perodo (costo de capital)
n = nmero de perodos (usualmente aos)

Al comparar 2 o ms proyectos, el de mayor VP es el mejor

13
 NPV - Valor Presente Neto

Opportunity Cost (Costo de la oportunidad)

Al elegir un proyecto por sobre varias alternativas, el VP de

los proyectos no elegidos son perdidas de oportunidades
perdidas

Costo Oportunidad :
es el Mayor VP entre todas alternativas no elegidas

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 Payback Retorno de la Inversin
Punto de Retorno de la inversin : Punto de equilibrio
en que se igualan los costos y beneficios
Se establece como un perodo y monto
Pay back : Perodo a partir del cual los beneficios
comienzan a superar los costos

Payback = 2 aos

Al comparar 2 o ms
proyectos, el de Menor
payback es el Mejor
15
 Herramientas de Evaluacin de proyectos
Otras frmulas:
ROI (Return on Investment) : retorno de la inversin
BCR (Benefit Cost Ratio) : relacin Costo Beneficio
significa cuanto voy a obtener de beneficio por cada
unidad de costo
EVA (Economic Value Added) : Compara el valor inicial de
inversin aplicando el costo de fondos, con la ganancia del
proyecto en un perodo
IRR (Internal Rate of Return) o TIR: tasa interna de
retorno(TIR)

En todas ellas el valor mayor es la mejor alternativa

16
 Evaluacin y formulacin del proyecto

No todos los proyectos son formulados siguiendo una

evaluacin de proyectos
Esto dificulta definir los objetivos del proyecto, lo que
incide en la definicin del alcance
La evaluacin de proyectos no forma parte del PMBok
(Gua para la Gestin de Proyectos)
La evaluacin de proyectos queda en el mbito de la
gestin de Portafolio, responde a la pregunta
Qu proyectos desarrollar? . . .
los proyectos correctos!!

17
 Costos del proyecto

Costos del ciclo de vida del proyecto

Valor monetario de los recursos requeridos para lograr los
objetivos del proyecto:
El producto, servicio o resultado requerido (alcance)
En los tiempos definidos (cronograma)
Considerando supuestos y restricciones
Elaborar el Plan de proyecto, equilibrando las
restricciones contrapuestas: alcance, tiempo, costos y
calidad
Ejecutar el plan para lograr . .
proyectos exitosos!!
18
 Tipos de costos del proyecto

Costo Costo

Variable Fijo Directo Indirecto

Cambia segn Independiente Costos asociados Costos que se
la cantidad de de la cantidad al trabajo en el comparten
trabajo de trabajo proyecto mismo. entre varios
materiales arriendo. proyectos
mano de obra, servicios
administrativos
luz, agua,

19
 Tipos de costos
Otros tipos de costos y conceptos relacionados:
Costos hundidos o enterrados: costos que ya fueron
devengados y no cambiarn con la decisin de hacer o no
hacer el proyecto.
Estos costos deben ser considerados en
el presupuesto del proyecto?
Cambia con el Independiente Costos Costos que se
aumento
Capitalde lade trabajo: dinero necesario para
de la cantidad cubrir
asociados al los gastos
comparten
cantidad de de trabajo, entre varios
trabajo en ellos ingresos
operativos
trabajo que se
del proyecto
p.ej. arriendo.
hasta que comiencen proyectos,
de
proyecto
caja.
hace, p.ej. mismo. p.ej. personal
materiales, de aseo, luz,
pagos
Depreciacin
por contable: disminucin del valor libro de unetc.
agua
sueldos etc. segn criterios contables.
activo (overhead)

20
 Tipos de costo
Analicemos las siguientes preguntas:
1. El proyecto A tiene una rentabilidad de $25.000 y el proyecto B una rentabilidad
de $30.000. Cul es el costo de oportunidad de seleccionar el proyecto A?
$30.000.
Si bien el costo incremental de elegir A es $5.000, pero dejo de ganar $30.000 y
ese es el costo de oportunidad.

2. Usted realiz un estudio de mercado que cost $10.000. Pag un 50% al contado y
Cambia con el Independiente Costos Costos que se
el otro 50% lo pagar con un cheque a 120 das. Qu valor debe considerar como
aumento de la de la cantidad asociados al comparten
costo del proyecto para tomar la decisin de hacerlo o no?
cantidad de entre varios
de trabajo, trabajo en el
$0. que se
trabajo p.ej. arriendo. proyecto proyectos,
hace,
Losp.ej. p.ej.
mismo. El 50% que se
$10.000 hay que pagarlos, se haga o no el proyecto. personal
pagar a
materiales,
futuro es un costo hundido porque fue devengado y hay que pagarlo de aseo,
aunque luz,no
pagos por agua etc.
se haga el proyecto.
sueldos etc. (overhead)
Costos de oportunidad y hundidos NO deben
ser considerados en el presupuesto del proyecto

21
 Qu es la Gestin de Costos?
Pmbok 5 ed

La Gestin/Administracin de los Costos del

proyecto incluye los procesos involucrados en la
planificacin, estimacin, preparacin del
presupuesto y control de costos de manera que el
proyecto se pueda completar dentro del presupuesto
aprobado.

22
Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5 Ed

23
 Los cuatro procesos
7.1 Planificar Gestin de los Costos
Establecer reglas y procedimientos usados para la
planificacin, financiamiento, gestin y control de costos.
7.2 Estimar los costos
Desarrollar una aproximacin de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto
7.3 Determinar el presupuesto
Sumar los costos estimados de actividades para establecer
una lnea base de costo autorizada.
7.4 Controlar los costos
Monitorear la situacin del proyecto para actualizar el
presupuesto y gestionar posibles cambios a la lnea base de
costos.
24
7.1 Planificar Gestin de los Costos

Es el proceso de establecer y documentar las

polticas y procedimientos para planificar, financiar,
gestionar y controlar los costos del proyecto.

El resultado de este proceso es el

Plan de Gestin de Costo

25
 7.1 Planificar Gestin de los Costos

Tcnicas
Entradas Salidas
y Herramientas

1. Plan para la Direccin 1. Juicio de expertos 1. Plan de Gestin de

del Proyecto 2. Tcnicas de anlisis Costo
2. Acta de Constitucin
del Proyecto 3. Reuniones
3. Factores Ambientales
de la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la organizacin.

26
 Entradas
Plan del Proyecto (en desarrollo)
Lnea base del alcance
Enunciado del Alcance
EDT
Diccionario de Datos de la EDT
Lnea base del tiempo
Cronograma

Planes de Gestin de otras reas de conocimiento

enfoque inicial y decisiones para manejar:
Interesados
Alcance
Tiempo

27
 Entradas
Acta del proyecto
Contiene la estimacin inicial del presupuesto asignado
Podra indicar formas de financiamiento y liberacin de
fondos
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la Organizacin
Procedimientos estimacin y control de presupuestos
Procedimientos financieros/contables
(registro de horas, registro y control de gastos, sistemas de
pagos, etc)
Lecciones aprendidas

28
 Tcnicas y Herramientas (T&H)
Juicio de Expertos
Aportan la experiencia y conocimiento del entorno
Expertos en el rea de aplicacin, disciplina o Reuniones
industria asociada al producto Equipo del proyecto
Con participacin en proyectos similares PM, sponsor,
Responsables de
Tcnicas de Anlisis costos (organizacin)
Sobre la base de las polticas y estrategias de la Expertos
organizacin, para la toma de decisiones de:
financiamiento del proyecto,
manejo de recursos financieros,
decisiones de compra, arriendo, prstamos,
seguros, garantas, etc

29
 Salida
Plan de Gestin de Costos
Plan de Gestin de Costos
Es un componente del Plan de Gestin del Proyecto
Plan subsidiario o secundario
Describe como se planificarn, estructurarn y controlarn
los costos del proyecto
Incluyendo los procesos, tcnicas y herramientas a usar
para la estimacin y control de costos
Define el enlace con los procedimientos de costos de la
organizacin, cuentas de control para medir el rendimiento

Cuenta de Control: componente de la EDT para la contabilizacin de

costos en el sistema financiero contable de la organizacin

30
 Salida
Plan de Gestin de Costos
Define dnde y cmo vamos a obtener financiamiento
Reservas para contingencias
Recursos, unidades de medida y estimacin de costos
Tipos de costos que sern definidos, estructurados y
controlados
Moneda del presupuesto, nivel de precisin y redondeos
conversiones
Reglas para mediciones de rendimiento de costos.
Umbrales de control y variaciones permitidas.
Formulas del valor ganado (Earned Value Management
EVM).
Formatos de plantillas, formularios, e informes a usar

31
 Ejercicio
Plan de Gestin de Costos

Elabore los puntos

Roles y responsabilidades
Financiamiento
Tipos de costos

Trabaje en el proyecto de su grupo

 7.2 - Estimar los Costos

Es el proceso de desarrollar una aproximacin de los

recursos financieros necesarios para completar las
actividades del proyecto.

El resultado principal es el
Costo estimado de las actividades del proyecto
y su correspondiente respaldo, las Bases de la Estimacin.

33
 7.2 - Estimar los Costos

Tcnicas
Entradas Salidas
y Herramientas

1. Plan de Gestin de 1. Juicio de expertos 1. Estimaciones de

Costos 2. Estimaciones Costos de las
Anloga, Actividades
2. Lnea base de
Alcance Paramtrica, 2. Base de las
Ascendente, Tres Estimaciones
3. Cronograma valores
3. Actualizaciones a los
4. Plan de RRHH 3. Anlisis de Reserva Documentos del
5. Registro de Riesgos 4. Costo de Calidad Proyecto
6. Factores 5. Software de
Ambientales estimacin de costos
7. Activos de los 6. Anlisis de
Procesos de la Propuestas para
Organizacin Licitaciones
7. Tcnicas de toma de
decisiones en grupo

34
 Entradas
Plan de Gestin de Costos
Lnea base del Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto: Describe en detalle los
productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para
crear tales entregables.
EDT (WBS): La estructura de desglose del trabajo del proyecto
suministra la desagregacin de los entregables del proyecto en
funcin del trabajo requerido para desarrollarlos.
El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo
proporcionan una identificacin de los entregables.

Cronograma: tipo y cantidad de recursos requeridos para

completar las actividades en el tiempo.

35
 Entradas (cont.)
Plan de Gestin de RRHH: recursos humanos requeridos,
cantidad y competencias.
Registro de Riesgos: de alcance y tiempo, impactan a los
costos del proyecto (restricciones contrapuestas).

Factores Ambientales de la Empresa:

Condiciones del mercado
Bases de datos comerciales:
Tasa costos recursos profesionales, lista precios
materiales, insumos, productos, lista de proveedores
externos/internos
Activos de los Procesos de la Organizacin

36
 Tcnicas y Herramientas (T&H)
Estimaciones, las mismas tcnicas para estimacin de
duracin de las actividades:
Estimacin Anloga
Estimacin Ascendente
Estimacin 3 puntos
Otras:
Estimacin Paramtrica
Anlisis de reserva
Costos de calidad
Anlisis de Propuestas Licitaciones
Software para estimacin de costos
Juicio de expertos
37
 T&H Estimacin Anloga

Conocida tambin como Top-Down / Orden de Magnitud.

La tolerancia es de -25% hasta +75%.

Se usa slo cuando la informacin detallada es limitada
(fases tempranas del proyecto).

Se basa en la informacin de proyectos anteriores

similares y en el juicio de expertos.

38
 T&H Estimacin Ascendente

Conocida tambin como Bottom-Up o Definitiva

La tolerancia es de +-10%.

Esta tcnica implica estimar el costo de paquetes de

trabajo o actividades individuales del cronograma con el
nivel ms bajo de detalle.
Este costo se resume o acumula en los niveles de la WBS
para calcular el costo total del proyecto.

El equipo del proyecto debe analizar el costo-beneficio

de la utilizacin de esta tcnica.

39
 T&H Estimacin por 3 puntos
La tcnica se basa en PERT
Program Evaluationn and Revision Technique

Tres estimaciones:
Ms probable - Cm
Optimista - Co
Pesimista - Cp

Costo estimado
Ce = (Co + 4Cm + Cp)/ 6
Desviacin
D = (Co - Cp)/ 6

Se basa en la informacin de juicio de expertos.

40
 T&H Estimacin Paramtrica

Esta tcnica utiliza caractersticas (parmetros) del

proyecto para aplicar un modelo matemtico que es capaz
de predecir los costos,
Son modelos estadsticos definidos sobre la base de
comportamiento histrico de datos.

Son ms fiables cuando:

La informacin histrica de base es exacta.
Los parmetros son fcilmente cuantificables.
El modelo es escalable.
El equipo del proyecto debe identificar correctamente los
parmetros aplicables a cada actividad o recurso a ser
estimado.

41
 T&H Anlisis de Reserva

Las estimaciones de costos pueden incluir

reservas/asignaciones para contingencias

Suele expresarse en % o puede ser una cantidad fija

Como se vaya disponiendo de ms informacin se puede

utilizar, reducir o eliminar.

La reserva se debe detallar en la documentacin y forma

parte de los requisitos de financiamiento.

42
 T&H otras

Costo de Calidad: anlisis costos beneficio de gestin de

calidad del producto y de los procesos.

Anlisis de Propuestas para Licitaciones (Vendor Bid

Analysis): examinar precios de los entregables individuales
y sumarlos para sustentar el costo total del proyecto.

Software de Estimacin de Costos: las hojas del clculo,

las herramientas de simulacin y estadsticas.

43
 Salidas

Estimacin del Costo de las Actividades: Incluye mano de

obra, materiales, servicios, equipos, instalaciones y
categoras especiales (inflacin o contingencias).
Base de los Estimados: detalles adicionales que respaldan
la estimacin del costo.
Supuestos y Restricciones
Como se desarrollaron las estimaciones
Rango de estimados posibles, p.ej. X +-10%
Nivel de confiabilidad del estimado final

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Registro de Riesgos
CUL en especial?

44
 Ejercicio
Caso 8 - Estimaciones

Discusin y desarrollo:
- Los puntos en negrita a) al e)

Caso 8 - word
 7.3 Determinar el Presupuesto

Es el proceso de agregacin de los estimados de

costos de las actividades individuales y los paquetes
de trabajo para establecer una lnea base costo
autorizada.

El resultado principal de este proceso es la

Lnea Base de Costo del proyecto

46
 7.3 Determinar el Presupuesto

Tcnicas
Entradas Salidas
y Herramientas
1. Plan de Gestin de 1. Suma de Costos 1. Lnea base del
Costo Desempeo de
2. Anlisis de Reserva Costos
2. Lnea Base de Alcance
3. Estimacin de Costo de 3. Juicio de Expertos 2. Requisitos de
las Actividades 4. Relaciones histricas Financiamiento del
4. Base de las Proyecto
Estimaciones 5. Conciliacin del
Limite de 3. Actualizaciones a los
5. Cronograma Financiamiento Documentos del
6. Calendario de Recursos Proyecto
7. Registro de Riesgos
8. Contratos
9. Activos de los procesos
de la Organizacin

47
 Entradas
Plan de Gestin de Costos
Lnea base del Alcance
Estimacin de Costo de las Actividades
Base de las Estimaciones

Cronograma
Calendario de Recursos: asignacin de recursos humanos a
las actividades del proyecto
Registro de Riesgos
Contratos: Los costos asociados a los productos y servicios
que sern comprados
Activos de Procesos de la Organizacin

48
 Tcnicas y Herramientas

Suma de Costos (Cost Aggregation): Las estimaciones de

costos de las actividades se suman por paquetes de trabajo de
acuerdo con la WBS.

Relaciones Histricas
Relaciones de estimaciones parmetricas o anlogas aplicadas
en proyectos similares, sirven para determinar la precisin de la
estimacin total.

Juicio de Expertos

Anlisis de Reservas
Conciliacin del Lmite de Financiamiento

49
 T&H Agregacin de Costos

Estimacin del Proyecto

Tipo de
costos Cuentas de Control
Costo otros
recursos:
Paquetes de Trabajo equipamiento,
material , insumos,
administracin

Costo del RRHH Estimacin de Actividades

(HH)

50
T&H - Conciliacin del Lmite de Financiamiento

Conciliacin del Lmite de Financiamiento (Funding Limit

Reconciliation): Los gastos deben realizarse en acuerdo
(alineacin) con las disponibilidades reales de fondos de la
organizacin.
No son deseables grandes variaciones de gastos.
Los gastos deben ser programados antes del desembolso
real.
Hay que considerar normas y procedimientos de gastos de la
organizacin: procesos de compras, fechas de pago, formas
de pago, entre otras.
La conciliacin puede requerir hacer ajustes al cronograma.

51
 T&H Anlisis de Reserva
Establece tanto las reservas para contingencias como las
reservas para gestin del proyecto.

Reservas

Contingencias Gestin

Contingencias, costos inciertos:

Riesgos identificados, acciones de mitigacin y
contingencias
Cambios no planificados, los riesgos conocidos
desconocidos (Known Unknowns)

) 52
 T&H Anlisis de Reserva

Gestin del Proyecto: Reservas

Riesgos no identificados Contingencias Gestin

(Unknown Unknowns)
Cubren cambios no planificados, usualmente de alcance
que impactan en el costo del proyecto
En general son montos grandes que controla el Senior
Management
Hay que obtener la aprobacin antes de usar esos
fondos
No forman parte de la lnea base del proyecto
S se incluyen en el presupuesto total del proyecto

53
T&H Presupuesto del Proyecto

Presupuesto del Proyecto

Reservas de Gestin

Lnea Base de Costo - BAC

Reservas de Contingencia

Estimacin del Proyecto

Cuentas de Control
Paquetes de Trabajo
Estimacin de Actividades

54
 T&H Presupuesto del Proyecto

Presupuesto del Proyecto

Reservas de Gestin

Lnea Base de Costo - BAC

Reservas de Contingencia

Estimacin del Proyecto

Cuentas de Control
Paquetes de Trabajo
Estimacin de Actividades

55
 Salidas

Lnea base del desempeo de costo del proyecto

Requisitos de Financiamiento del proyecto

Actualizaciones a los documentos del proyecto

56
 Salidas - Lnea Base del Desempeo de Costo
La lnea base de costo es un presupuesto aprobado y
distribuido en el tiempo que se usa como base para medir,
supervisar y controlar el rendimiento general del costo del
proyecto.
Se desarrolla sumando los costos estimados por periodo y
normalmente se presenta grficamente como una Curva S.

57
 Salidas - Requisitos de Financiamiento
Los requisitos de financiamiento se derivan de la lnea base
de costo y pueden establecerse para excederlos con el fin
de responder al avance temprano o los sobrecostos.
En general la financiacin no es continua y aparece como
una funcin escalonada.

Requisitos de
Financiamiento
Lnea Base de Costo

58
Lnea Base de Costo Financiamiento - Gasto

PMBok 5a Ed. Pag. 214

59
 Ejercicio
Caso 8 Curva s

Elabore la Lnea Base de Costos para

Construccin y Acabados

Caso 8 - word
 Contenido

Marco conceptual
Proceso 7.1 Planificar Gestin de Costos
Proceso 7.2 Estimar los costos
Proceso 7.3 Determinar el Presupuesto

Proceso 7.4 Controlar Costos

Valor Ganado

61
Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5 Ed

62
 Los cuatro procesos
7.1 Planificar Gestin de los Costos
Establecer reglas y procedimientos usados para la
planificacin, financiamiento, gestin y control de costos.
7.2 Estimar los costos
Desarrollar una aproximacin de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto
7.3 Determinar el presupuesto
Sumar los costos estimados de actividades para establecer
una lnea base de costo autorizada.

7.4 Controlar los costos

63
 7.4 Controlar costos
Es el proceso de monitorear el estado del proyecto
para actualizar los costos
y gestionar los cambios a la lnea base de costo.

Permite reconocer variaciones respecto al plan de costo.

A fin de tomar las acciones correctivas necesarias y minimizar
los riesgos para lograr los objetivos del proyecto
Las variaciones significativas pueden significar cambios al
proyecto
Deben ser canalizados al proceso Control Integrado de
Cambios

64
 7.4 Controlar los Costos
Incluye lo siguiente:
Influir en los factores que producen cambios en la lnea
base de costo.
Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se
lleven a cabo de manera oportuna.
Asegurarse de que los gastos no excedan el
financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por
periodo como total.
Monitorear el desempeo de los costos para detectar
y comprender las variaciones con respecto a la lnea
base aprobada de costo.
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a
los fondos en los que se ha incurrido.
65
 7.4 Controlar los Costos

Tcnicas
Entradas Salidas
y Herramientas

1. Plan para la 1. Gestin del valor 1. Mediciones del

direccin del ganado desempeo de trabajo
proyecto 2. Proyecciones del
2. Proyecciones presupuesto
2. Requisitos de
Financiamiento 3. ndice de desempeo 3. Solicitudes de cambio
del trabajo por
3. Informacin sobre el completar 4. Actualizaciones al Plan
para la direccin del
desempeo de proyecto
trabajo 4. Revisiones del
desempeo 5. Actualizaciones a los
4. Activos de los Documentos del
procesos de la 5. Software de gestin proyecto
organizacin de proyectos
6. Actualizaciones a los
6. Anlisis de reserva activos de los procesos
de la organizacin

66
 Entradas
Plan para la direccin de proyecto
Lnea base del desempeo de costos: Es necesario implementar
un cambio o una accin correctiva o preventiva?
Plan de gestin de costos: como se gestionarn y controlarn los
costos.

Requisitos de financiamiento del proyecto

Informacin sobre el desempeo del trabajo Incluye

informacin sobre el avance del proyecto:
Entregables completados y no completados.
Costos incurridos.
Estimaciones de terminacin de actividades.
Porcentaje completado de actividades programadas.

67
 Tcnicas y Herramientas

Gestin del Valor Ganado (EVM- Earned Value Management):

Tcnica para medir y controlar el rendimiento del trabajo del proyecto.

Proyecciones
ndice de Desempeo
Revisiones del desempeo

Anlisis de Reservas

Software de gestin de proyectos

68
 T&H - Gestin de Valor Ganado

Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma

para evaluar y medir el desempeo y el avance del proyecto.

1. Valor Planificado (PV - Planned Value): presupuesto autorizado

para el trabajo a un perodo dado.
El valor planificado total a la conclusin del proyecto es el
BAC Budget at Completion

2. Valor Ganado (EV Earned Value): valor del trabajo completado al

perodo dados (en base del presupuesto aprobado). Se usa a
menudo para describir el porcentaje completado de un proyecto.

3. Costo Real (AC Actual Cost): el costo total real incurrido a la fecha.

69
 Frmulas bsicas Indicadores EV
Indicador Frmula Observaciones
Cost Variance <0 Sobrecosto
CV EV - AC

Cost Performance >1 OK

EV
Index CPI <1 ganando $0.x por
AC $1.x gastado
Schedule Variance SV EV - PV <0 Retraso

Schedule >1 OK
EV
Performance SPI <1 avanzando a %
PV menor de lo planificado
Index

70
 Gestin de Valor Ganado - Variaciones

Variacin del Cronograma (SV Schedule Variance): medida

del desempeo del cronograma en un proyecto.
Puede indicar un retraso del proyecto con respecto al
cronograma.
Se emplea en conjunto con el mtodo de la ruta critica y
gestin de riesgos.
Es cero cuando se complete el proyecto.

Formula: SV = EV PV.

71
 Gestin de Valor Ganado - Variaciones

Variacin del costo (CV Cost Variance): medida del

desempeo del costo en un proyecto.
Particularmente crtica porque indica la relacin entre el
desempeo real y los costos desembolsados.
CV negativa con frecuencia no es recuperable para el
proyecto.
Al trmino del proyecto es igual a la diferencia entre el
presupuesto total planificado y la suma de todos los
fondos usados (AC)

Frmula: CV = EV AC.

72
 Gestin de Valor Ganado - ndices
ndice de desempeo del cronograma (SPI Schedule
Performance Index): medida del avance logrado en un
proyecto en comparacin con el avance planificado.
se utiliza en combinacin con el ndice de desempeo
del costo (CPI) para proyectar las estimaciones finales de
conclusin del proyecto
SPI < 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es
menor a la prevista.
SPI > 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es
mayor a la prevista.

Frmula: SPI = EV / PV.

73
 Gestin de Valor Ganado - ndices

ndice de desempeo del costo (CPI Cost Performance

Index): medida del valor del trabajo completado, en
comparacin con el costo o avance reales del proyecto.
la mtrica ms importante de la EVM, mide la eficacia
de la gestin del costo para el trabajo completado.
CPI < 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo
completado.
CPI > 1.0 indica un costo inferior con respecto al
desempeo a la fecha.

Frmula: CPI = EV / AC.

74
 T&H - Proyecciones
Presupuesto a la conclusin (BAC Budget at Completion)

Estimacin a la conclusin (EAC Estimate at Completion ):

Es una proyeccin del gasto total del proyecto.
Basada en datos de desempeo en el momento dado
Las proyecciones se generan, actualizan y emiten peridicamente
Variacin a la conclusin (VAC Variance at Completion):
La diferencia entre el pronstico actual y el presupuesto original
VAC = BAC - EAC
Si resulta que VAC es demasiado grande, el director puede optar
por cancelar el proyecto.
Estimacin hasta la Conclusin (ETC Estimate to complete)
Cuantos recursos se deben invertir para terminar el trabajo restante.
ETC = EAC AC 75
 Gestin de Valor Ganado - EAC
Estimacin a la conclusin (EAC )
Hay cuatro formulas de EAC que se aplican dependiendo de las condiciones
del proyecto.
Es responsabilidad del equipo del proyecto predecir las situaciones que
pueden presentarse en el futuro y elegir la formula correspondiente.

1. Cuando se detect un error fundamental en el calculo original, el trabajo

restante (ETC) se calcula de cero (ascendente) y se agrega al costo incurrido
hasta la fecha:

EAC = AC + ETC ascendente

2. Se toma en cuenta el desempeo real del proyecto a la fecha (EV-

favorable o desfavorable), como lo representan los costos reales
EAC = AC + (BAC EV)

76
 Gestin de Valor Ganado - EAC
Estimacin a la conclusin (EAC )

3. Considerando el CPI; se espera que el desempeo sigue igual que a la

fecha:
EAC = BAC / CPI

(*) Esta formula se usa en la mayora de los casos.

4. Considerando CPI y SPI, supone un desempeo negativo de costos y la

necesidad de que el proyecto se comprometa firmemente a respetar el
cronograma. Se usa cuando el cronograma del proyecto es un factor critico
que afecta el esfuerzo de la ETC.

EAC = AC + BAC EV
CPI + SPI

77
 Gestin de Valor Ganado - TCPI
ndice de desempeo del trabajo por completar
(TCPI To Complete Performance Index):
Proyeccin calculada del desempeo del costo que debe lograrse
para el trabajo restante, con el propsito de cumplir con una
meta de gestin especificada, tal como el BAC o el EAC.

De qu manera debemos trabajar para cumplir con los plazos y costos?

78
 Ejercicio de Indicadores Bsicos
Encontrar el mejor y el peor caso.

Caso PV AC EV SV SPI CV CPI Peor Mejor

1 800 800 800
2 800 600 400
3 800 400 600
4 800 600 600
5 800 800 600
6 800 800 1000
7 800 1000 1000
8 800 600 800
9 800 1000 800
10 800 1000 600

EV EV
SV EV - PV CV EV - AC CPI SPI
AC PV
79
 Ejercicio de Indicadores Bsicos
Encontrar el mejor y el
peor caso.
Caso PV AC EV SV SPI CV CPI Peor Mejor
1 800 800 800 0 1 0 1
2 800 600 400 -400 0.5 -200 0.67
3 800 400 600 -200 0.75 200 1.5
4 800 600 600 -200 0.75 0 1
5 800 800 600 -200 0.75 -200 0.75
6 800 800 1000 200 1.25 200 1.25
7 800 1000 1000 200 1.25 0 1
8 800 600 800 0 1 200 1.33
9 800 1000 800 0 1 -200 0.8
10 800 1000 600 -200 0.75 -400 0.6

80
Interpretacin de Variaciones e ndices

81
 T&H - Revisiones de Desempeo

Comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo,

identifican las actividades y paquetes de trabajo que exceden o
estn debajo del presupuesto.

Se utiliza en combinacin con una o ms de las tcnicas de EVM:

Anlisis de variaciones (Costo y Cronograma).
Anlisis de tendencias (Proyecciones).
Tcnica del Valor Devengado (Earned Value Performance)

82
 Anlisis de Variaciones

Se utilizan CPI y CV para evaluar la magnitud de variacin de

costo con respecto a la lnea base.

Se determinas las causas y grados de variaciones.

Se evala la necesidad de aplicar acciones correctivas y/o

preventivas

83
 Acciones
Acciones
correctivas
preventivas
del tiempo

Se pueden aumentar los recursos en

nmero (crashing)
Se pueden mejorar los rendimientos.
Se pueden traslapar actividades
(fast tracking)
Se pueden posponer vacaciones
Se pueden modificar los calendarios de
trabajo.
Tiempo extra de los recursos.

84
 Acciones
Acciones
correctivas
correctivas
del Costo

Buscar una solucin que est dentro de

presupuesto.
Reducir el alcance en otro concepto del presupuesto
para balancear la diferencia en costo.
Asignar una porcin del presupuesto disponible
para contingencias.
Pero no de otra actividad!
Si y slo si, este se ha gastado en forma razonable.
Informar que el presupuesto estar sobregirado y
conseguir la autorizacin antes de que los gastos se
efecten.

No recortar costo de calidad!

85
 Salidas
Mediciones del Desempeo del Trabajo
CV, CPI, SV, SPI se calculan y documentan para las componentes
de la EDT
Se comunican a los interesados

Proyecciones del Presupuesto

EAC calculada debe documentarse y comunicarse

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organizacin
Las causas de las variaciones
Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin

86
 Salidas
Solicitudes de Cambio
Pasan por proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del

Proyecto
Lnea base del desempeo de costos.
Plan de gestin de costos.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organizacin
Las causas de las variaciones
Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin.

87
 Ejercicio
Caso 8 Valor Ganado

Valor Ganado para construccin y acabados

Resuelva puntos a al e)

Caso 8 - word
Gracias!

89