Universidad Autnoma de Chiriqu

Departamento de Desarrollo Institucional

ANTEPROYECTO
DE:

Gua para la Elaboracin de

Manuales de Procedimientos

2013
 Autoridades Universitarias

Mgtr. Etelvina de Bonagas

Rectora Magnfica

Mgtr. Jos Coronel

Vicerrector Acadmico

Dr. Roger Snchez

Vicerrector de Investigacin y Posgrado

Mgtr. Rosa Anays Moreno

Vicerrectora Administrativa

Dr. Mario L. Pitti

Secretario General

2
Direccin de Planificacin Universitaria

Mgtr. Evelio Arcilla

Director de Planificacin

Mgtr. Iris Fuentes

Jefa de Presupuesto

Mgtr. Nitzia Troetsch

Jefa de Desarrollo Institucional

Lcdo. Daniel Gonzlez

Jefe de Desarrollo Institucional

3
 NDICE

INTRODUCCIN. i
I. Objetivos 5
II. Base Normativa 5
1. Constitucin Poltica de la Repblica de Panam.. 5
2. Normas de Control Interno Para la Repblica de Panam.. 5
3. Estatuto Universitario de la UNACHI.. 6
III. Elaboracin del Manual de Procedimientos.. 6
A. Concepto. 6
A.1. Anlisis y Diseo de Procedimientos. 8
a. Metodologa.. 8
i. Planeacin del estudio... 8
1. Definicin del objetivo de estudio..
2. Formulacin del Inventario de Procedimientos
3. Formulacin del Plan de trabajo..
ii. Investigacin de la situacin actual. 9
1. Recopilacin de la Informacin...
2. Registro y documentacin del Procedimiento Actual
3. Obtencin de la aprobacin correspondiente
iii. Anlisis de la informacin recabada 10
1. Anlisis... 10
2. Diagnostico. 11
iv. Diseo grafico y Descriptivo de Procedimientos.. .
11
B. Conformacin del Manual de Procedimientos.. 12
Identificacin. 12
ndice o Contenido.... 14
1. Introduccin. 15
2. Objetivo del Manual 16
3. Desarrollo de los Procedimientos.. .
17
a. Propsito del Procedimiento.. .
17
b. Alcance. 17
c. Referencias.. .
17
d. Responsabilidades.. .
17
e. Definicin 17
f. Mtodo de trabajo... 17
f.1. Polticas y lineamientos. 17
f.2. Descripcin de actividades.. 21
f.3. Diagrama de flujo 25
f.4. Formatos e Instructivos. 27

4
 g. Anexos.. 27
IV. Proceso para Dictaminar un Manual de Procedimiento.. . 28

INTRODUCCIN

La Universidad Autnoma de Chiriqu a travs de la Direccin General de Planificacin

Universitaria ha considerado pertinente cumplir con lo que mandata la Constitucin Poltica
de Panam en su artculo 306, que dice lo siguiente las dependencias oficiales funcionarn a
base de un manual de procedimientos y otro de clasificacin de puestos. Es por lo que ha
desarrollado una gua que permita a las unidades acadmicas y administrativas contar con un
instrumento que los oriente en la elaboracin de los Manuales de Procedimientos, llevando a
nuestra universidad a ser una organizacin ms eficiente y menos burocratizada, fortaleciendo
el proceso de su gestin interna, brindando un servicio de calidad a la comunidad universitaria
y a la sociedad en general.

La Direccin General de Planificacin Universitaria a travs del Departamento de Desarrollo

Institucional ha elaborado la presente gua dando cumplimiento a sus funciones contempladas
en el Estatuto Universitario en el Capitulo V, articulo 155, acpite 5.
Estudiar la Organizacin acadmico-administrativa de la Universidad y sugerir sistemas y
procedimientos administrativos, para las distintas unidades que integran la estructura
administrativa de la Institucin.
Para brindar orientacin a las diferentes unidades acadmico-administrativas y al personal
encargado de elaborar los Manuales de Procedimientos.

El objetivo de esta gua es ser el instrumento que propicie la elaboracin de los Manuales de
Procedimientos Administrativos de las Unidades Acadmicas y Administrativas para obtener
una mejor eficiencia en los procesos de funcionamiento internos, de cada una de estas
unidades.

En el desarrollo de esta gua encontraremos definidos los objetivos en el captulo I, los

fundamentos legales para su elaboracin en el captulo II, y las polticas para la elaboracin de
Manuales de Procedimientos, en el Captulo III, en donde se detalla la metodologa a utilizar al
momento de su elaboracin, los formularios que deben utilizarse en determinados
procedimientos, y los pasos que deben seguirse para dictaminar un Manual de
Procedimientos. Tambin encontraremos algunas recomendaciones generales como es que
los Manuales de Procedimientos deben ser evaluados y revisados peridicamente y realizar
los cambios que se requieran para mejorar las acciones que desarrolle determinada unidad,
entre otros.

La implementacin de un Manual de Procedimientos permitir uniformar y controlar el

cumplimiento de las rutinas de trabajo evitando una posible alteracin arbitraria, facilitando

5
las auditorias, la evaluacin del control interno y su vigilancia, que tanto los funcionarios como
sus jefes puedan conocer el trabajo que se est realizando.

1. OBJETIVOS

Contar con una gua tcnica que propicie la elaboracin de los manuales de
procedimientos administrativos de las unidades administrativas y acadmicas de la
Universidad Autnoma de Chiriqu.

Obtener la mejor eficiencia en el cumplimiento de los procedimientos de

funcionamiento de las unidades administrativas y acadmicas de la Universidad
Autnoma de Chiriqu.

2. Base Legal

La elaboracin de la presente gua se da bajo el fundamento legal de la Constitucin

Poltica de Panam, las Normas de Control interno para la Repblica de Panam, el
Estatuto Universitario de la Universidad Autnoma de Chiriqu, y el Manual de
Organizacin y funciones de la UNACHI

1. Constitucin Poltica de la Repblica de Panam.

Artculo 306.
Las dependencias oficiales funcionaran a base de un manual de procedimientos y otro
de Clasificacin de Puestos.

2. Normas de Control Interno Para la Repblica de Panam

3.1.2. Objetivos de la Estructura de Control Interno.

De acuerdo con el principio de legalidad que debe de caracterizar los actos
administrativos de las instituciones del Sector Pblico, el diseo de la
estructura de Control Interno se dirigir al logro de los siguientes objetivos:

Acpites:
a. Garantizar que el ente pblico disponga de mecanismos de planificacin y
presupuesto diseados para dirigir su gestin hacia el cumplimiento de los
objetivos y metas institucionales en trminos de racionalizacin y eficiencia
b. Asegurar que la institucin disponga de una estructura orgnica funcional que
proporcione el marco adecuado para planificar, dirigir y controlar su gestin,

6
 as como para asignar responsabilidades y delegar autoridad en los diferentes
estratos de la organizacin.
c. Asegurar que exista un plan de desarrollo de recursos humanos, que garantice
la capacidad de un ente pblico para disponer del personal necesario para
cumplir sus objetivos.

h. Establecer un adecuado sistema de control que garantice que las

operaciones se realicen de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito que
sealan los procedimientos aprobados.

g. Definir y aplicar actividades de monitoreo que aseguren la

evaluacin continua o peridica de la eficiencia del diseo y operacin de la
estructura de control interno, a fin de determinar que est de acuerdo con lo
planeado y que se adapta fcilmente a los cambios internos.

3. Estatuto Universitario (UNACHI) y Manual de Organizacin y Funciones.

Direccin de Planificacin Universitaria

Funciones de la Direccin de Planificacin:
Capitulo V, Articulo 155.
Acpite 5.
Estudiar la organizacin acadmico-administrativa de la Universidad y sugerir
sistemas de Procedimientos Administrativos para las distintas Unidades que integran la
estructura administrativa de la Institucin.

3. ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Un Manual de procedimientos es un documento que describe las actividades que deben

seguirse en la realizacin de las funciones de cada una de las unidades administrativas o
acadmicas, y estas se agrupan en forma ordenada en un documento denominado Manual
de Procedimientos.

A. Concepto:

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin
con respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Universidad Autnoma de Chiriqu;
es decir es un documento escrito que concentra de una manera sistemtica una serie de
elementos administrativos con el fin de informar y orientar a los funcionarios administrativos de
las unidades administrativas y acadmicas, unificando los criterios de desempeo y cursos de
accin que debern seguir para cumplir con los objetivos de estas unidades.

7
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a
travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar
la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al
realizar su trabajo

Utilidad

El Manual de Procedimientos nos permitir conocer el funcionamiento interno

en lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecucin.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y a la capacitacin del

personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el Anlisis o revisin peridica de los procedimientos de un sistema

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores

Facilita la labor de Auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.

Produce un aumento en la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que

deben hacer y cmo deben hacerlo.

Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas de procedimiento y mtodos.

Recomendaciones Generales

Los Manuales de Procedimiento deben elaborarse con la participacin con las unidades
administrativas y acadmicas que tienen la responsabilidad de realizar las tareas y que
adems cuenten con su Manual de Organizacin y Funciones Actualizado y aprobado
por el rgano de Gobierno correspondiente.

Debern elaborarse de acuerdo a los modelos y formatos incluidos en esta Gua, la

Direccin de Planificacin (Departamento de Desarrollo Institucional) verificara que
la informacin all detallada por la unidad acadmica administrativa sea veraz y
congruente, enfocada en la realidad de los procesos, evaluando su eficacia y eficiencia
en el logro de los objetivos de cada unidad.

Una vez elaborado el Manual de Procedimientos, se someter al proceso de

aprobacin por las autoridades competentes (Consejo Administrativo); despus de
aprobado se procede a su implementacin, requiriendo en algunos casos de periodos
de capacitacin y adiestramiento al personal responsable de realizar los
procedimientos o actividades, los funcionarios debern conocer al detalle su
contenido, contando con una valiosa herramienta de consulta en el momento que lo
estimen necesario.

8
Los Manuales de Procedimiento deben ser evaluados y revisados peridicamente para
realizar ajustes y cambios que se requieran necesarios para mejorar las acciones que
desarrolle la unidad acadmico administrativa de la Universidad Autnoma de Chiriqu.

A. 1. Anlisis y Diseo de Procedimientos

El Manual de Procedimientos incluye las normas legales, reglamentarias y

administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin
con los procedimientos y la forma en la que la Universidad Autnoma de Chiriqu se
encuentre organizada. Este estudio debe aplicar una metodologa que garantice la
descripcin clara y precisa de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa

1. Metodologa

En el estudio y desarrollo del proyecto debemos utilizar una metodologa que

garantice la descripcin de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y
las normas jurdicas administrativas que regulan a las entidades gubernamentales;
esta metodologa debe comprender las siguientes etapas:

i. Planeacin del estudio

ii. Investigacin de la situacin actual

iii. Anlisis de la Informacin recabada

iv. Diseo grfico y descriptivo de procedimientos

i. Planeacin del Estudio

Como primer paso en la planeacin del estudio, se debe definir la naturaleza del
problema, esto nos llevar a determinar el objetivo del estudio y una investigacin
preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir la formulacin y ejecucin
de un plan de trabajo que incluya un inventario jerarquizado de procedimientos.

Definicin del Objetivo de Estudio

En esta fase se debe precisar con toda claridad el propsito que se pretende cumplir
con los procedimientos, incluyendo los problemas que se detecten. Esto nos
permitir determinar el objetivo de nuestro estudio. Es recomendable que antes de
iniciar el estudio el jefe del proyecto junto con los responsables afectados estn
convencidos de la definicin del objetivo.

Formulacin del Inventario de Procedimientos

Conviene que durante el estudio preliminar de las reas administrativas se identifiquen

y clasifiquen los procedimientos que afecten los trmites y servicios que brinda la
unidad, de manera que contemos con una visin general de las labores que se
desarrollan en las reas a estudiar. Por lo que es preciso contar con un inventario
general de los procedimientos de trabajo que contengan aquellos que se inician y
terminan en la propia rea, as como a los que se desarrollan de manera parcial y
tienen continuidad en otras unidades administrativas.

9
 Formulacin del Plan de Trabajo.

En esta etapa bebemos tener definidos los objetivos de estudio e identificados los
procedimientos con el responsable de desarrollar la actividad, el analista deber
formular el plan de trabajo de acuerdo a los requerimientos de la investigacin, diseo
e implantacin del manual de procedimientos. Esta documentacin, servir como
elemento de control en el desarrollo del proyecto a realizar, indicando a los analistas
del estudio el momento en que este ira obteniendo los resultados que se haya
proyectado.

ii. Investigacin de la Situacin Actual

La finalidad de la investigacin es documentar sobre la realidad el desarrollo del

procedimiento, siguiendo los siguientes pasos:

1. Recopilacin de la informacin

2. Registro y documentacin del procedimiento actual

3. Obtencin de la aprobacin correspondiente

1. Recopilacin de la informacin

Consiste en obtener una descripcin lo ms detallada y precisa posible de la forma en

que se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento, es necesario que el
analista realice las siguientes preguntas:
Cul es el procedimiento que se va a analizar?
Dnde inicia?
Dnde Termina?
Cul es el tiempo de ejecucin de las mismas?
Cuntas personas se asignan a cada operacin?
Es as que el analista podr tener una visin clara de las operaciones que se realizan
en cualquier unidad acadmico administrativa

2. Registro y documentacin del procedimiento actual

En esta etapa de la investigacin es fundamental que el analista registre

ordenadamente toda la informacin recopilada, y este registro debe hacerse con
claridad, para que cualquier persona pueda entenderlo, se debe obtener copia de
todos los documentos utilizados en el procedimiento con preferencia que sean usadas
y no en blanco.

Durante el avance de la investigacin, el analista deber auxiliarse del uso de

diagramas para el registro de las actividades. Luego de reunir toda la informacin que
detalla la forma actual de operar el procedimiento, el analista o el equipo de analistas

10
debern organizar y documentar todo el material escrito, a fin de cubrir
posteriormente la fase de anlisis y critica del mismo.

Finalmente y como ltimo paso en la investigacin de la forma actual como se opera

el procedimiento, los investigadores deben presentar un documento final, con el
propsito de ultimar detalles que no se hayan comprendido.

El documento a presentar debe contener los siguientes aspectos:

Introduccin
Objetivo del Procedimiento
Diagramas de flujo de actividades
Descripcin del Procedimiento
Formas e instructivos
Apndices
Hojas de Operaciones
Cuadros comparativos
Conclusiones Generales

3. Obtencin de la aprobacin correspondiente

Cuando el equipo tenga la documentacin del procedimiento actual, procedern a

obtener la aprobacin de los funcionarios responsables de su operacin.

iii. Anlisis de la Informacin recabada

Finalizada la etapa de la investigacin de la Situacin Actual se continuara con los

siguientes puntos:

1. Anlisis
2. Diagnostico

1. Anlisis
Al momento de analizar se procede a separar las funciones esenciales, establecer la
diferencia de lo que se debe hacer y lo que no se hace, es el momento de solicitar a los
integrantes del equipo de trabajo y a los encargados de realizar los procedimientos sus
cometarios y opiniones.

Este anlisis no debe ser de una sola persona sino del equipo de investigacin en su
conjunto, mientras ms crticas resulten y se generen mas ideas se podr hacer una
identificacin bien precisa de lo que es importante y de lo que no lo es.

11
El anlisis y las crticas que resulten deben realizarse en los siguientes
cuestionamientos:
Las operaciones que lo integran siguen un orden lgico y constante? es lo
ms sencillo y claro?
Puede mejorarse, combinarse o eliminarse las operaciones? es posible
eliminar demora?
Existen cuellos de botella que deben eliminarse? Tiene la flexibilidad
necesaria?
la informacin que proporciona, es la necesaria y se obtiene con oportunidad
Permite cumplir los objetivos, con el mnimo costo posible? Rene los
requisitos de control interno?

2. Diagnstico

El propsito de realizar el diagnostico es el de identificar las deficiencias e

irregularidades del procedimiento mismo. Una vez diagnosticado el procedimiento se
procede a presentarse en un documento que seale las causas y sugerencias a las
fallas que entorpecen el buen funcionamiento del procedimiento, es un medio para
informar a los afectados y a los usuarios los resultados del anlisis y las crticas de la
documentacin recabada.

La etapa del Diagnstico es la ms importante del estudio y comprende los aspectos

siguientes:

Revisin del Procedimiento actual

Breve enunciado de Problemas
Detalle de los verdaderos problemas que se hayan encontrado
Lista de informacin adicional que se requiere para la fase del diseo.

El encargado de la investigacin o sea el o los analistas deben proponer soluciones

efectivas a los problemas detectados en la fase de anlisis, y el objetivo principal del
diagnostico es dar a conocer a los funcionarios responsables de los procedimientos las
fallas e irregularidades y las practicas inadecuadas, as como tambin los fundamentos
para proponer los cambios

iv. Diseo Grafico y Descriptivo de Procedimientos

En esta ltima etapa el analista tiene un conocimiento general de todas las

operaciones que se realicen en los procedimientos que integran el sistema de estudio;

12
partiendo de all nos encontramos en el momento propicio de recomendar las
modificaciones que resulten necesarias como resultado del anlisis.

Estas modificaciones nos guiaran en los siguientes pasos:

Rediseo de formas
Diseo de nuevas formas
Reportes
Registros
Creacin o supresin de archivos
Eliminacin de operaciones innecesarias
Creacin de nuevos controles.

En fin todo lo que nos lleve a cumplir con los objetivos fijados con la mayor eficiencia y
eficacia.

Es necesario que toda modificacin que se haga al procedimiento sea discutido con el
personal involucrado, a efecto de poder justificarlas o hacer las correcciones que
resulten necesarias.

Luego de realizado todas las modificaciones de los procedimientos se procede a

graficarlos o redactarlos.

B. Conformacin del Manual de Procedimientos

Existe una gran diversidad de modelos de manuales de Procedimiento, el contenido

del mismo vara segn los objetivos y propsitos de cada entidad o institucin as
como tambin el campo de aplicacin, por lo que consideramos que la Universidad
Autnoma de Chiriqu adopte las normas generales que uniformen los contenidos de
los manuales y la forma de presentarlos.

El Manual de Procedimientos deben contener los siguientes elementes:

Identificacin
ndice
Introduccin
Objetivos del Manual
Desarrollo de los Procedimientos

Identificacin

13
Este documento se refiere a la Portada y debe contener la siguiente informacin:

1. Logotipo de la Institucin
2. Nombre Oficial de la Institucin
3. Nombre de la Unidad acadmica o administrativa responsable de su
elaboracin o actualizacin
4. Titulo del Manual de Procedimientos
5. Fecha de elaboracin o actualizacin

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ndice o Contenido

Es la presentacin de manera ordenada del contenido y las paginas correspondientes

del manual, para unificar la presentacin de estos documentos es necesario seguir el
siguiente orden:

1. Introduccin
2. Objetivo del Manual
3. Nombre de los Procedimientos desarrollados

Cuando los procedimientos desarrollados tengan reglas de operacin comunes estas

debern incluirse despus del objetivo del manual.

Deber incluirse el nombre de los formatos y el instructivo de llenado.

15
1. Introduccin

Es una exposicin del documento elaborado, sobre su contenido, objeto, reas de

aplicacin, fines y propsitos que se pretenden cumplir, incluye informacin necesaria
sobre cmo se usara, y quien lo usara. Puede incluir un mensaje un mensaje de la
mxima autoridad de las reas comprendidas en el estudio.
En conclusin, en la introduccin deber:

Sealarse el objetivo del documento

Incluir informacin del mbito de aplicacin del documento
Ser breve y de fcil entendimiento

16
 2. Objetivo del Manual de Procedimiento

Los objetivos son una explicacin de los propsitos que se pretenden cumplir con
los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de
las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar las
responsabilidades por fallas o errores, facilitar las auditorias, la evaluacin del
control interno y su vigilancia, que tanto los funcionarios como sus jefes conozcan
si el trabajo se est realizando adecuadamente o si se est cumpliendo con el
Manual de Procedimientos

Al determinar los objetivos del Manual, estos deben ajustarse a los siguientes
lineamientos:
Especificar con claridad lo que pretende alcanzar con Manual
La redaccin iniciar con un verbo en infinitivo.
Se describir en una extensin mxima de doce renglones.
La redaccin ser clara y especifica, de manera directa.
Se evitara el uso de adjetivos calificativos

El objetivo deber ser lo ms claro posible, al momento de su redaccin contemplar

dos partes, la primera debe expresar que se hace y la segunda para que se hace.

Ejemplo:
Contar con un instructivo que permita inducir al funcionario sobre las actividades que
realiza la unidad Acadmica o Administrativa.

17
3. Desarrollo de los Procedimientos

El procedimiento es la parte principal del Manual y lo conforman lo siguiente:

El nombre del Procedimiento
La descripcin del Procedimiento,
Solo debe desarrollarse un procedimiento a la vez, y nunca deben mezclarse en
uno.
a) Propsito del Procedimiento

El propsito del procedimiento es describir la finalidad o razn de un procedimiento, o

bien el fin que se pretende alcanzar con su implementacin.
b) Alcance
Aqu se detalla y describe el rea de aplicacin de un procedimiento, a que otras
unidades involucran, con que otras actividades y puestos se relacionan, como tambin
a que no se aplica.
c) Referencias
Para la elaboracin del procedimiento elaboramos una lista del material de apoyo
a utilizar como son: Manuales Internos, Acuerdos de Consejo, Normas, etc.
d) Responsabilidades.
Es de gran importancia designar al responsable de la elaboracin, control, y vigilancia
del procedimiento, como tambin determinar la responsabilidad de la revisin y
aprobacin del mismo.
e) Definiciones.

Son los trminos de uso frecuente que se emplean con sentido especfico o restringido
en comparacin con los que define el diccionario.
f) Mtodo de trabajo.
Dentro del mtodo de trabajo se tomaran en cuenta lo siguiente:
f.1. Polticas y lineamientos
f.2. Descripcin de actividades
f.3. Diagrama de flujo
f.4. Formatos e instructivos
f.1. Polticas y lineamientos

18
Son una gua bsica para la accin; ordena los lmites generales dentro de los cuales se
realizaran las actividades.
Las polticas y lineamientos se definirn claramente, se prevendrn las situaciones
alternativas que pueden presentarse al ejecutar el procedimiento; es decir determinar
que se debe hacer o a que criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que se
presenten ocasionalmente, o que no son previstos en el procedimiento.
Para la elaboracin de las polticas se deben considerar los siguientes puntos:
Las polticas sern lineamientos de carcter general que orientaran la toma de
decisiones en cuanto al curso de las actividades que habrn de realizar los
funcionarios acadmicos y administrativos de la Universidad Autnoma de
Chiriqu.
Debern establecer las situaciones alternas que pudiesen presentarse durante
la ejecucin del procedimiento.
Las polticas se definirn por los responsables de la operacin de los
procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad acadmica o
administrativa correspondiente.
Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales y
sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las
condiciones supuestas, o por que se violen o alteren deliberadamente.
Entre las polticas debern determinarse jerarquas y secuencias lgicas de
operacin, ejemplo: en incidencias de personal, hay que hablar primero de
amonestacin, luego de suspensin y despus de destitucin.
Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca de requisitos
imprescindibles, as como de los responsables, recursos y usuarios que
intervengan en la operacin del procedimiento.

19
20
Instructivo de llenado

1. Nombre: anotar el nombre del procedimiento

2. Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento,

DDI, significa Departamento de Desarrollo Institucional (las siglas varan, dependen de
la unidad administrativa solicitante), y 00 que es el numero consecutivo del
procedimiento.

3. Fecha: Anotar el da, el mes y el ao en que se implementa el procedimiento.

4. Versin: Anotar el numero de documento que existe, con el mismo ttulo, inicia con el
1.0.

5. Pgina: Anotar el numero de paginas consecutivas con el total de pginas del

procedimiento, ejemplo: 1 de 6, 2 de 6,..6 de 6. Etc.

6. Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la Unidad Administrativa responsable,

ejemplo: Direccin General de Planificacin Universitaria, Departamento de Desarrollo
Institucional.

7. rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable de operar el

procedimiento, Ejemplo; Departamento de Desarrollo Institucional.

8. Propsito del Procedimiento: es una descripcin de lo que se persigue o se pretende

alcanzar con la implementacin del procedimiento.

9. Alcance: Es una breve descripcin del mbito a cubrir con la aplicacin del
procedimiento, es decir a que reas alcanza en su ejecucin, que puestos y actividades
involucra en su desarrollo, as como tambin a que no se aplica.

10. Referencias: se incluyen aqu la documentacin normativa que sustenta y justifica la

elaboracin del procedimiento como son: Manuales internos, Normatividad, Leyes,
Acuerdos de Consejo, etc.

21
11. Responsabilidades: es la designacin de las personas responsables de la
elaboracin, emisin, control, implementacin del procedimiento, as como tambin,
establecer quin es el responsable de la revisin y aprobacin del mismo.

12. Definiciones: Son los trminos de uso frecuente, que se emplean con sentido
especfico o restringido en comparacin al conjunto de definiciones del diccionario.
f.2. Descripcin de Actividades

La descripcin del procedimiento es la narracin cronolgica y secuencial de cada una

de las actividades que se compone, precisando en qu consiste cada actividad, quien
ordena ejecutarla, que precisan de manera sistemtica el cmo debe ejecutarla, o un
aspecto de ella, cuando, donde y para que debe ejecutarse, iniciando con un verbo
conjugado en tercera persona del singular y en presente del indicativo, ejemplo:
verifica, corrige, enva, etc.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda
varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable
de su ejecucin, si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa; asimismo, se indicara el puesto responsable de la ejecucin de cada
una de las actividades, es conveniente indicar el nombre del puesto.
En el procedimiento se describirn detalladamente las actividades normales y
generales que se desarrollen.
En el apartado de observaciones se anotaran las actividades complementarias
pertinentes o cualquier otra informacin que permita la comprensin de cada fase en
particular y del procedimiento en general.
En los procedimientos se deber detallar las unidades involucradas en la ejecucin de
los mismos.
Cuando una misma unidad sea la responsable de realizar una serie de actividades de
manera continua, solo deber ir el nombre de la unidad en la primera de estas
actividades, hasta tanto no se responsabilice a otra unidad.
Se deber numerar las actividades de manera progresiva, aun en el caso de que
existan varias alternativas en una misma actividad.
Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione el
nombre del cargo de quien los recibe.
Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea
comprensible su redaccin.
Para no repetir actividades que hayan sido mencionadas, haga referencia a ella con la
leyenda: Conecta con actividad N..
Indique el numero de pasos en que se elabore, se enve o se recibe cada documento.
Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos

22
 Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, se
deber anotar el nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr
mencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin.
En la distribucin de documentos deber indicarse a que puestos o a que reas se
envan.
Indique si el archivo es temporal o definitivo.
Indique el termino del procedimiento con la leyenda TERMINA PROCEDIMIENTO
Los responsables de ejecutar los trmites debern describir sus procedimientos en el
formato siguiente:

Paso Responsable Actividad Tiempo

8 9 10 11
0
8
0
8 0
8
8
8

*La descripcin de actividades deber realizarse en letra Arial 9

23
 Instructivo de llenado
1. Nombre:
Anotar el nombre del procedimiento
2. Clave del Procedimiento:
Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, DDI, significa Departamento
de Desarrollo Institucional (las siglas varan, dependen de la unidad administrativa
solicitante), y 00 que es el numero consecutivo del procedimiento.
3. Fecha:
Anotar el da, mes y ao en que se implementa el procedimiento.

4. Versin:
Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el n 1.0

5. Pgina:
Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento,
ejemplo: 1 de 6, 2 de 6,6 de 6, etc.

6. Unidad Administrativa:
Anotar el nombre de la Unidad Administrativa responsable, ejemplo: Direccin General
de Planificacin Universitaria, Departamento de Desarrollo Institucional.

7. rea Responsable:
Anotar el nombre del rea responsable de operar el procedimiento, Ejemplo;
Departamento de Desarrollo Institucional.

8. Paso:
Anotar el nmero de la actividad.

9. Responsable:
Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo: Departamento de
Procesos.

10. Actividad:

24
 Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en tercera persona del
singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza.

11. Tiempo:
Anotar el periodo estimado en que se realiza la actividad en su unidad.

Procedimiento PR-DDI-00
Evaluacin y Validacin de Manuales de Fecha:
Versin:
Procedimientos por la Direccin General de Pgina:

Panificacin Universitaria
Unidad Administrativa: Direccin General de Unidad Administrativa: Departamento de Desarrollo Institucional
Planificacin
Universitaria
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo.
(Clave)
1 Recibe nota de la unidad administrativa, para evaluar proyecto de
manuales de procedimiento. Acompaado de la documentacin
correspondiente.

2 Enva el anteproyecto de Manual de procedimiento al

Departamento de Desarrollo Institucional para su revisin

3 Revisa y Evala el proyecto de manual de Procedimiento de

acuerdo a la gua Tcnica.

Procede el anteproyecto?

4 NO
Regresa el proyecto de manual a la unidad administrativa para
sus correcciones.
SI

5 Enva nota con la autorizacin del Director de la DIGEPLU al

Consejo Administrativo para su aprobacin.

25
f.3 Diagrama de Flujo.

Los diagramas de flujo son herramientas que nos permiten mejorar la explicacin de un
proceso o procedimiento, es una representacin grafica de los pasos que seguimos en la
realizacin del mismo, partiendo de un inicio y despus de realizar una serie de pasos o
acciones llegar a un final.

Es una representacin grafica que muestra en forma consecutiva la realizacin de una

actividad necesaria en el desarrollo de un trabajo determinado, se debe iniciar con un verbo en
Procedimiento
infinitivo, como por ejemplo: Recibir, enviar, procesar, etc. PR-DDI-00
Evaluacin y Validacin de Manuales de Fecha:
Procedimientos por la direccin de Planificacin
Universitaria

Diagrama de Flujo

Inicio

Recibimiento de
Proyecto de Manual de
Procedimiento

Verifica que se apegue

a la metodologa
Tcnica

No Se remite a la Unidad
Se Administrativa para que
apega? realice sus adecuaciones

Indica Integracin del

Manual

26
1
Simbologa ANSI (American National Standards Institute) Para Diagramas de Flujo

Smbolo Nombre Descripcin

Inicio o Trmino Seala donde inicia o Termina un Procedimiento

Actividad Representa la Ejecucin de una o ms tareas de

un procedimiento

Decisin Indica las opciones que se pueden seguir en

caso de que sea necesario tomar caminos
alternos

Conector Mediante el smbolo se pueden unir dentro de la

misma hoja, dos o ms tareas separadas
fsicamente en el diagrama de flujo, utilizando
para su conexin el numero arbigo, indicando la
tarea con la que se debe continuar

Conector de Mediante el smbolo se pueden unir, cuando las

pgina tareas quedan separadas en diferentes paginas:
dentro del smbolo se utiliza un numero arbigo
que indicara la tarea a la cual continua el
diagrama.

Documento Representa el Documento o formato, o cualquier

escrito que se recibe, elabora o enva.

Nota Se utiliza para indicar comentarios o

aclaraciones adicionales a una tarea y se puede
conectar a cualquier smbolo del diagrama en el
lugar donde la anotacin sea significativa.

Flujo Conecta smbolos, indica el sentido de ejecucin

de las operaciones

27
 Archivo

f.4. . Formatos e Instructivos

Un formato es una hoja de papel impresa que contiene datos y espacios en blanco para ser
llenados con informacin, son usados en los procedimientos de oficina; pueden constar de uno
o varios ejemplares que pueden tener usos diversos.

Una vez terminada la descripcin del procedimiento, es necesario que se incluyan los formatos
y documentos que en l se utilizan, as como sus respectivos instructivos de llenado.

Seguidamente incluimos la muestra del formato que se propone para la descripcin de los
procedimientos y su instructivo gua de llenado, como tambin algunas sugerencias.

g. Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que deben tomarse en
cuanta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro del procedimiento y est conformado
por:
Notas
Circulares
Reglamentos
Acuerdos
Manuales
Leyes

28
IV. Proceso para el dictamen de un Manual de Procedimientos
Este proceso general se tomara en cuenta al dictaminar los Manuales de Procedimientos.

Unidad Administrativa Direccin General de Departamento de Consejo Administrativo

o Acadmica Planificacin Desarrollo
Universitaria Institucional

Recibe Proyecto de Verifica si el proyecto Recibe notan de la

Presenta Proyecto Manual de se apega a la DIGEPLU para la
Procedimientos metodologa Tcnica aprobacin del Manual
de Procedimiento.

No No
Se Aprue
apega ba
?

SI Si

Enva Nota a la
Indica integracin del DGEPLU con copia del
Manual acuerdo para su
trmite.

Enva nota con la

autorizacin del Director
DIGEPLU para su
aprobacin

Recibe Nota del Consejo

Administrativo para que
se realicen ajustes al
Manual
Se realizan los ajustes
solicitados por el Consejo
Administrativo y enva al
CA para su aprobacin
Recibe nota del Consejo
Administrativo con la
aprobacin del Manual de
Procedimientos

Recibe nota de la DIGEPLU

con la aprobacin del
Manual para su prctica.

29
 BIBLIOGRAFA

1. Gua de trabajo para el Estudio de Procedimientos, Ministerio de Economa y

Finanzas, julio 2009.
2. Gmez Ceja, Guillermo: Planificacin y Organizacin de Empresa, 8. Ed.
Mxico: McGraw Hill, 1995.
3. Normas Bsicas para el Diseo e Implementacin de Manuales de
Procedimientos Administrativos. Contralora General de la Repblica,
Direccin de Sistemas y Procedimientos. Panam, febrero de 1982.
4. Guie Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos.
Universidad de Panam 2009.

30