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CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares:
ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud:
AUTOEVALUACIN
Participantes en una Auditora.
Conceptos Bsicos y Definiciones de Inters.
Tipos de Auditoras.
Objetivos de una Auditora de un SIG.
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CONCEPTOS BSICOS Y DEFINICIONES DE INTERS
Las distintas normas de sistemas de gestin: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y SGE 21, ponen
nfasis en la importancia de las auditoras como una herramienta de gestin, que permite el seguimiento
y la verificacin de la correcta implementacin de una poltica de empresa, adecuada para la gestin de
la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud de los trabajadores y la responsabilidad social
corporativa, respectivamente.
La Importancia de Auditar...
Auditora
Se puede decir que una auditora es el examen, por parte de personas neutrales, del cumplimiento de
una determinada norma o procedimiento.
De modo ms sencillo, la auditora es una actividad de anlisis que, partiendo del punto inicial de
recabar informacin, la evala para determinar posibles errores, estableciendo pautas para corregirlos.
No se trata de un proceso policial, sino de un proceso tcnico, en el cual el auditado tiene que ver
siempre la parte positiva de recibir informacin sobre el funcionamiento de la empresa.
Una auditora tampoco debe convertirse en una simple inspeccin rutinaria y en su desarrollo no
solamente participan la persona o equipo auditor, sino los propios auditados.
Actualmente se est tendiendo a la Integracin de Sistemas, por lo que en una misma auditora se
puede llegar a auditar:
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Sistema de Gestin de la Calidad.
Sistema de Gestin Medioambiental.
Sistema de Gestin tica y Socialmente Responsable.
Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales.
Sistema de Gestin de la Innovacin, etc.
El xito y la eficacia de una auditora dependen de la cooperacin de todas las partes involucradas.
Definiciones
Como definiciones de imprescindible conocimiento se pueden destacar las que siguen, que se
encuentran recogidas en las Normas:
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva
Accin Correctiva
a ocurrir.
Conclusiones de la Resultado de una auditora, tras considerar los objetivos de la auditora y todos
Auditora los hallazgos de la auditora.
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Conformidad Cumplimiento de un requisito.
Experto Tcnico Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.
Plan de Auditora Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
Plan de Auditora Descripcin de las actividades y los detalles acordados de una auditora.
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OBJETIVOS DE UNA AUDITORA DE UN SIG
La auditora de un Sistema de Gestin Integrado se utiliza con el fin de evaluar la implementacin y
eficacia del SIG de una empresa, de forma que se verifique que los objetivos, programas y los
procedimientos que conforman el sistema se implantan de la forma descrita en la documentacin y son
eficaces de forma continua.
La finalidad de una auditora es verificar la correcta implantacin o funcionamiento de un SIG. Para ello,
un auditor de amplia experiencia realiza una evaluacin completa del sistema de gestin y elabora un
informe detallado.
En caso de detectarse desviaciones respecto al sistema, la empresa deber llevar a cabo las acciones
correctivas que sean necesarias para solucionarlas.
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El estudio del proceso auditado y el examen de su cumplimiento por parte de los auditores, junto con la
aportacin creativa de los responsables del mismo, proporcionan la ocasin de simplificar y mejorar la
operacin, con las miras puestas en:
Un aumento de la calidad.
Una optimizacin de los impactos ambientales producidos por el proceso.
Una reduccin de los costes.
Una disminucin de los riesgos derivados de una actividad para las partes interesadas o
stakeholders.
Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofa de los sistemas de gestin est basada en la
prevencin, ms que en la deteccin de problemas, y por ello debemos dar mayor importancia a:
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CARACTERSTICAS GENERALES DE UNA AUDITORA
Para poder realizar una auditora, deben estar implantadas e implementadas en la organizacin, las
normas de referencia sobre las que se aplica dicha auditora.
Resulta imprescindible contar con personal preparado para llevarla a cabo. En caso contrario, no se
alcanzarn los objetivos de evaluacin deseados y el personal auditado sufrir una importante
desmotivacin al ser juzgado por personas a las que no considera con nivel suficiente para ello.
Antes de realizar una auditora, debe establecerse el objeto de tal auditora, sealando claramente sus
lmites, evitando as que estos puedan estar confusos, as como acopiarse de cuanta documentacin e
informacin exista sobre el objeto a auditar.
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En caso de realizacin de una auditora interna por personal de la propia empresa, es necesario que los
auditores designados dispongan de una copia del Procedimiento para la Realizacin de Auditoras,
redactado y aprobado con anterioridad a la auditora, de forma que permita seguir una pauta de
actuacin al personal auditor, sealando sus competencias y limitaciones.
As mismo, debern establecerse los oportunos contactos con los responsables del proceso
auditado, en los que se explicar el objeto de la auditora, presentndoles al personal del equipo auditor
y sealando las lneas generales de actuacin de la misma.
Desarrollo de la Auditora
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Verificaciones durante la Auditora
Revisin de los documentos aplicables del Sistema Integrado de Gestin, para comprobar que la
organizacin auditada dispone de los documentos del sistema de gestin, requeridos en la norma de
aplicacin.
Examen de los registros y evidencias documentales que demuestren el cumplimiento de las
disposiciones del Sistema Integrado de Gestin.
Supervisin directa de los procesos, para comprobar que las actividades se desarrollan de la
manera prevista en la documentacin del Sistema Integrado de Gestin.
Una vez finalizada la auditora, el auditor mantiene una reunin con el auditado, o persona delegada, al
que expone las desviaciones encontradas para obtener su acuerdo con las mismas o para que formule
sus observaciones. Tras la reunin, el auditor redactar el correspondiente Informe de Auditora.
La auditora no debe tener un cariz de crtica destructiva. Es deseable que se remarquen los aspectos
positivos del sistema auditado, sin embargo, lo que s debe especificarse en el documento o informe final
de la auditora son todas las no conformidades detectadas y verificadas sobre la base de evidencias
objetivas.
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PARTICIPANTES EN UNA AUDITORA
En un proceso de Auditora se encuentran involucrados tres participantes:
Cliente.
Auditor.
Auditado.
Conviene diferenciar claramente cada uno de ellos ya que, en ocasiones, algunas de las figuras pueden
llegar a coincidir.
Cliente
El cliente es la persona u organizacin que solicita una auditora.
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Auditor
El auditor es la persona cualificada para realizar auditoras. Para cada auditora, el auditor debe estar
autorizado para esa auditora en particular.
Lder del equipo auditor: Auditor designado para dirigir, planificar y actuar
como interlocutor principal al informar de las desviaciones encontradas y
evaluar las acciones correctivas.
Auditor: Persona que realiza cualquier parte de la auditora, bajo la
direccin del jefe del equipo.
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Verificar la eficacia de las acciones correctivas adoptadas a raz del informe.
Conservar los documentos y registros de la auditora, o entregarlos para su
conservacin en poder del auditado, respetando la confidencialidad.
Auditado
Es la organizacin o entidad sobre la cual se realiza la auditora.
Ejemplo Resumen
Un ejemplo claro que permite distinguir a los tres, se da en las auditoras de proveedores, en las que
intervienen los tres miembros:
Por un lado el cliente de la auditora, que es la empresa que demanda los servicios del proveedor.
Por otro el auditado, que se corresponde con el proveedor.
Y finalmente el auditor, que es la organizacin contratada para realizar la auditora.
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TIPOS DE AUDITORAS
Las auditoras pueden ser clasificadas, en base a su origen, como:
A las auditoras internas se las conoce tambin como auditoras de primera parte, mientras que a las
auditoras externas se las conoce como auditoras de segunda o de tercera parte:
En cualquier caso, es un requisito bsico la independencia del auditor de las actividades auditadas.
La credibilidad del auditor se basa en que sea, y sea visto, como objetivo e independiente, para que la
credibilidad de los resultados de la auditora no se vea comprometida.
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Por otro lado, las auditoras para evaluar la conformidad de las actividades realizadas en relacin con la
documentacin del sistema s pueden ser llevados a cabo por auditores propios de la empresa sin que se
vea comprometida la condicin de independencia, siempre y cuando esos auditores no estn
directamente implicados en las actividades objeto de auditora.
Asimismo, las auditoras internas son mucho ms asequibles a todo tipo de empresas y cuentan con la
ventaja de un mayor conocimiento del proceso productivo por parte del personal auditor. Todo ello
puede conducir a un reducido tiempo de realizacin y, como consecuencia, a la posibilidad de llevarlas a
cabo con frecuencia, de forma que el sistema de auditoras se acabe convirtiendo en un medio habitual y
rutinario de supervisin y mejora.
Todo ello puede conducir a un reducido tiempo de realizacin y, como consecuencia, a la posibilidad
de una elevada frecuencia, que acabar convirtiendo el sistema de auditoras en un medio habitual y
rutinario de supervisin y mejora.
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Evaluacin realizada por un organismo
independiente de la organizacin, de sus
proveedores y de sus clientes, tales como los
organismos certificadores.
Generalmente, realizada por un organismo de
certificacin conforme a una Norma relativa a
Sistemas de Gestin.
Posee como objetivos:
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de control e instrumentos de inspeccin y ensayo, as como la deteccin y
resolucin de no conformidades y adopcin de acciones correctivas.
Auditoras de Conformidad
Este tipo de auditoras sirve de instrumento para cubrir responsabilidades:
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Se inicia como consecuencia de una circunstancia especifica, un
siniestro, catstrofe o accidente, con el propsito de:
Tienen por objetivo perseguir, conocer y limitar todos los riesgos y peligros
existentes en una organizacin.
Puede traducirse en una atenuacin de los posibles riesgos jurdicos y
Auditoras de Riesgo econmicos que pudieran amenazar a la empresa.
Carcter ms dinmico que el de las anteriores, debido a que se convierte
en una herramienta de evaluacin de los riesgos potenciales y de
decisin del tipo de gestin o estrategia para prevenir dichos riesgos.
Auditoras Operacionales
Se trata de auditoras destinadas a preparar una operacin, una actividad o una inversin.
Auditoras de Tienen como fin, auditar la capacidad de los proveedores para cumplir los
Proveedores requisitos establecidos en el contrato.
Auditoras para la Se trata de auditoras en una empresa que va a ser absorbida, adquirida o
Compra de Empresas fusionada por otra, a requerimiento de esta ltima.
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Empleada en el caso de creacin y construccin de una empresa.
Suele estar centrada en el anlisis de situaciones geogrficas, hidrolgicas
Auditoras por
y econmicas, entre otras, intentando detectar la incidencia del proyecto en
Ubicacin y
Localizacin el medio ambiente.
Trata de minimizar el impacto ambiental y adecuar la empresa respecto a
los aspectos legales concernientes.
Auditoras Legales
Las auditoras legales del Sistema de Gestin de la SST son una obligacin establecida en la normativa
espaola sobre Prevencin de Riesgos Laborales.
Este tipo de auditoras son exigidas a aquellas organizaciones, con ms de diez trabajadores, que no
tengan concertado un Servicio de Prevencin Ajeno.
En el caso de organizaciones de hasta diez trabajadores, este tipo de auditoras no son obligatorias,
aunque la autoridad laboral lo puede exigir siempre que lo considere oportuno.
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Auditoras de Certificacin
Las auditoras de certificacin generalmente son realizadas por un organismo de certificacin conforme
a una norma de sistemas de gestin (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SGE21, SA8000, etc.).
Calidad.
Auditoras Combinadas
Medio ambiente.
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Responsabilidad Social.
Etc.
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AUDITORAS Y CERTIFICACIN DE LA EMPRESA
Una vez implantado el Sistema de Gestin, el siguiente paso es que la propia organizacin se asegure y
pueda asegurar de cara al exterior, que dicho sistema funciona eficazmente en el marco de una poltica
prefijada.
La auditora y la certificacin surgen, de este modo, como herramientas vitales para cubrir estas
necesidades.
Certificacin
La certificacin es un modo de confirmar, en general, de cara al exterior de la empresa, que la
organizacin es capaz de asegurar que su sistema de gestin es conforme a las normas voluntarias
implantadas.
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Ventajas de la Certificacin
Una vez que la entidad otorga el certificado, ste tiene una validez limitada. Al finalizar ese perodo de
tiempo es necesario realizar otra auditora para su renovacin, de este modo se comprueba el
mantenimiento de las condiciones de concesin del certificado.
Generalmente, una vez obtenido el certificado tiene un perodo de validez de tres aos, una vez
finalizado este perodo se realiza otra auditora para su renovacin y en el transcurso del mismo se
realizan auditoras de seguimiento de forma anual.
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ACTITUD
LA ESCUCHA ACTIVA
Escuchar, entender y comprender la comunicacin emitida por la persona que habla o da una opinin.
Pero, para influir en los dems es necesario centrar los esfuerzos en entender primero lo que la otra
persona nos quiere decir.
Escuchar significa ser capaz de aceptar lo que la otra persona expresa, y en ningn caso ignorar lo que
el otro tiene que decir.
Escuchar de verdad es una tarea difcil. Es habitual prestar atencin a la mitad o solo a una parte de lo
que se nos dice. Es ms, fingimos que atendemos con frases como: si te estoy escuchando, contina,
cuando en realidad hace tiempo que la persona ha desconectado de lo que estn comentando.
Es imprescindible en todo proceso de escucha activa con el fin de escuchar de verdad los que la otra
persona dice:
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