Gestin de proyectos

Proyecto
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio
o resultado nico.
Un proyecto puede generar:
Un producto que puede ser el componente de otro elemento
Un servicio o la capacidad de realizar un servicio
Una mejora de las lneas de productos
Un resultado, tal como una conclusin o un documento
Relaciones
Portafolio
Programa
Proyecto
Direccin de proyectos
Grupos de procesos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Monitoreo y control
Cierre
Dirigir un proyecto
Identificar requisitos
Abordar las necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados
Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas y eficaces
Gestionar a los interesados
Equilibrar las restricciones impuestas por:
Alcance
Calidad
Cronograma
Presupuesto
Recursos
Riesgos
Relaciones direccin portafolio, programa y
proyectos
Direccin de portafolios
Un portafolio est conformado por sub-portafolios, programas y
proyectos gestionados para alcanzar los objetivos estratgicos.
Proyectos o programas del portafolio pueden ser dependientes o no.
Consiste en la gestin centralizada de uno o ms portafolios
Se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen a fin
de establecer prioridades para la asignacin de recursos y alineacin
con las estrategias organizacionales.
Direccin de programas
Grupo de proyectos relacionados, subprogramas
Se ejecutan para obtener beneficios que de forma individual no se
lograran.
La direccin de un programa se enfoca en las interdependencias a
travs de:
Resolver restricciones y/o conflictos de recursos
Alinear la direccin de la organizacin/estratgica que afecta metas/objetivos
de los proyectos
Resolver la gestin de incidentes y cambios dentro de una estructura de
gobernabilidad compartida.
Proyectos y planificacin estratgica
Los proyectos se autorizan bajo las siguientes consideraciones
estratgicas:
Demanda de mercado
Oportunidad estratgica/necesidad del negocio
Necesidad social
Consideraciones ambientales
Solicitud de un cliente
Avance tecnolgico
Requisito legal
Oficina de direccin de proyectos (PMO)
Estructura de gestin que estandariza los procesos de gobierno
relacionados con el proyecto, facilita compartir recursos, metodologas,
herramientas y tcnicas.
Estructuras de la Oficina en funcin del grado de control:
De apoyo:
Rol consultivo, suministra plantillas, mejores prcticas, capacitacin, acceso a la informacin,
lecciones aprendidas.
Repositorio de proyectos
De control
Proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios
Control moderado
Directiva
Ejercer control sobre los proyectos asumiendo la propia direccin de stos.
Control elevado
Oficina de direccin de proyectos (PMO).
Evala hasta que punto se cumplen los objetivos estratgicos de alto
nivel.
Vnculo entre portafolio programa proyectos sistema de medida
corporativos.
Autoridad para actuar como un interesado integral y tomar decisiones
clave a lo largo de la vida del proyecto.
Oficina de direccin de proyectos (PMO).
Brindar apoyo a los directores de proyecto en:
Gestionar recursos compartidos
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y estndares para
la direccin de proyectos
Entrenar, orientar, capacitar y supervisar
Monitorear el cumplimiento de estndares, polticas, procedimientos y
plantillas
Desarrollar y gestionar polticas y procedimientos, plantillas y otra
documentacin compartida
Coordinar la comunicacin entre proyectos
Oficina de direccin de proyectos (PMO).
Diferencias entre los roles de directores de proyecto y PMO
El Director se concentra en los objetivos especficos del proyecto - PMO
gestiona los cambios significativos relativos al alcance del programa (objetivos
del negocio).
El Director controla los recursos asignados al proyecto PMO optimiza el uso
de los recursos de organizacin compartidos entre todos los proyectos.
El Director gestiona las restricciones de los proyectos individuales PMO
gestiona metodologas, estndares, riesgos/oportunidades globales, mtricas
e interdependencias entre proyectos a nivel de empresa.
Gestin de las operaciones Estrategia
organizacional
Gestin de operaciones es responsable de la supervisin, la direccin
y el control de las operaciones del negocio.
Las operaciones estn relacionadas con las actividades diarias del
negocio y son necesarias para alcanzar los objetivos estratgicos y
tcticos del negocio.
Operaciones de produccin
Operaciones contables
Soporte de software
Mantenimiento
Los proyectos pueden contribuir al logro de los objetivos de la
organizacin cuando estn alineados a la estrategia.
Gestin de las operaciones Direccin de
proyectos
Los cambios en las operaciones de negocio pueden dar lugar a un proyecto
especfico.
Las operaciones permanentes estn fuera del alcance de un proyecto, sin
embargo existe interseccin en varios puntos del ciclo de vida del proyecto:
Cierre de cada fase
Desarrollo de producto nuevo
Mientras se lleva a cabo la mejora del proceso de desarrollo del producto
Al final del ciclo de vida del producto
En cada uno de estos puntos, se realizar la transferencia de entregables y conocimientos
entre el proyecto y las operaciones a fin de implementar el trabajo entregado.
Las operaciones son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas.
La gestin de operaciones est fuera del alcance de la direccin formal de
proyectos.
Interesados operacionales
Operadores de planta
Supervisores de lnea de fabricacin
Personal del servicio de asistencia
Analistas de soporte a sistemas de produccin
Representantes de atencin al cliente
Personal de ventas
Trabajos de mantenimiento
Personal de venta telefnica
Minoristas
Gerentes de lnea
Responsables de capacitacin
Organizaciones y direccin de proyectos
Las organizaciones establecen la direccin estratgica y los
parmetros de desempeo a travs de la gobernabilidad
La direccin estratgica establece el propsito, las expectativas, las
metas, las acciones necesarias para guiar el desarrollo del negocio y
est alineada con los objetivos del negocio
Las actividades de direccin de proyectos deben estar alineadas con
la direccin del negocio a alto nivel.
Organizaciones y direccin de proyectos.
Organizaciones basadas en proyectos - PBO
Diversas formas de organizacin que generan sistemas temporales para llevar
a cabo su trabajo.
Funcionales
Matriciales
Orientadas a proyectos
Dirigen el trabajo como proyectos y/o adoptan el enfoque de proyecto.
Organizaciones y direccin de proyectos.
Vnculo entre la direccin de proyectos y gobierno corporativo
Programas y proyectos se emprenden con el fin de alcanzar los resultados
estratgicos del negocio
El director de proyecto debe tener conocimiento sobre las polticas y
procedimientos de gobierno corporativo
COBIT TOGAF
Vnculo entre la direccin de proyectos y la estrategia organizacional
La estrategia organizacional debe proporcionar gua y direccin a la direccin
de proyectos
El director de proyecto es el responsable de identificar y documentar los
conflictos entre los objetivos del proyecto y la estrategia organizacional.
Valor del negocio
Suma total de los elementos tangibles e intangibles
Activos monetarios
Equipos
Participacin de accionistas
Reconocimiento de marca
Marcas registradas
Beneficio pblico
Coherencia misin - visin
Rol del director de proyecto
Director de proyecto: Liderar el equipo responsable de alcanzar los
objetivos del proyecto
Gerente funcional: supervisin gerencial de una unidad funcional o de
negocio
Gerente de operaciones: asegura que las operaciones de negocio se
cumplan de manera eficiente.
Rol del director de proyecto.
Responsabilidades y competencias
Satisfacer las necesidades de las tareas, las necesidades del equipo y las necesidades individuales
Nexo entre la estrategia y el equipo
Competencias del director:
Conocimiento
Desempeo: logros
Personal: actitudes, caractersticas de personalidad y liderazgo
Habilidades interpersonales
Liderazgo
Trabajo en equipo
Motivacin
Comunicacin
Influencia
Toma de decisiones
Negociacin
Gestin de conflictos
Generar confianza
Proporcionar orientacin