Caso N 2 Inmobiliaria IMMOBILIS

Contexto

La inmobiliaria y corredora de propiedades IMMOBILIS, es

una empresa que se dedica a la administracin, venta y arriendo de
propiedades. Las propiedades que trabaja son departamentos,
casas, oficinas, bodegas y estacionamientos. La empresa posee una
cartera de clientes que han sabido mantener, sin embargo, con la
entrada en vigencia de nuevas beneficios e impuestos al sector
inmobiliario, ha habido una alta demanda de servicios de arriendo y
ventas de propiedades por lo que se presenta una oportunidad de
contar con nuevos clientes.
La empresa posee 3 ejecutivos que captan nuevos clientes en
los diferentes servicios que prestan y un supervisor que controla los
avances de los servicios.

Modelo de negocio.

El negocio de la inmobiliaria est enfocado principalmente en

la gestin de arriendos, para lo cual el ejecutivo de propiedades
toma los antecedentes de los clientes, los cuales llaman por telfono
y/o asisten personalmente a la oficina de la inmobiliaria para
entrevistarse con el ejecutivo de propiedades.
La empresa realiza los contratos de arriendos que se refieren
al registro y cobro de los arriendos los cuales son parte de un
contrato de arrendamiento que la empresa genera y por el cual le
reporta utilidades.
Los arriendos implican recibir los pagos respectivos por parte
de los arrendatarios, loa contratos de arriendo implica recopilar una
serie de antecedentes que indiquen solvencia del arrendatario.
Adems existen ventas de propiedades las que son
gestionadas por los ejecutivos de la inmobiliaria, a travs del
ejecutivo el cliente efecta la reserva de una propiedad la cual
puede llegar a generar una venta final, estas ventas generan la
documentacin correspondiente tales como contratos y escrituras
pblicas.

Problema

La empresa actualmente mantiene informacin de cobros,

ventas y clientes en planillas de clculo, en las cuales es complejo
buscar antecedentes de un cliente o seguir la traza de un
determinado proceso de venta, ya que adems se almacenan
muchos documentos digitales en formato Word, en los cuales es
difcil organizar y buscar informacin de un determinado cliente, con
 la actual demanda, la cual va en aumento, se torna complejo
continuar con los procesos manuales de gestin de la informacin ya
que demorar los procesos de gestin de arriendos implica generar
problemas de cobros y por consiguiente de ingresos a la
inmobiliaria.
Por otra parte, la gestin de ventas implica interaccin con
bancos y empresas de seguros, las cuales proveen mecanismos
tecnolgicos de acceso a su informacin en forma rpida y oportuna,
lo que de acuerdo a la forma de trabajo actual, no estn siendo
aprovechados por la inmobiliaria para mejorar su gestin de ventas
y arriendos.
Lo anterior implica que los administradores de propiedades no
tienen claridad de cules propiedades les corresponde gestionar,
pudiendo cometer errores en trmites legales, duplicidad de
inscripciones de propiedades y otros problemas derivados de la
forma actual de manejar la informacin.

Solucin

La inmobiliaria ha decidido que para dar solucin a los

problemas planteados y aprovechar las oportunidades de negocio,
se requiere optimizar sus procesos de gestin de arriendos y ventas
de propiedades y de esta forma mejorar la atencin de los clientes y
satisfacer la demanda de estos servicios, lo que incluye establecer
una integracin con las empresas de seguros, de manera de acceder
oportunamente a informacin de costos y deducibles de seguros que
deben ser incorporados en los contratos de arriendo y ventas.
Para lograr lo anterior cual se necesita implementar un
Sistema de Informacin para apoyar la gestin de arriendos y ventas
y lograr la integracin con empresas de seguros.
El nuevo sistema deber ser parte de un proyecto de
desarrollo de software, aplicando un seguimiento detallado del
proyecto para lograr visualizar sus avances.

Funcionalidades del Sistema

Los requerimientos del nuevo sistema fueron determinados en

conjunto con la persona de mayor trayectoria y antigedad en la
empresa, lo cuales se presentan a continuacin.
1. Contar con un inventario de las propiedades y si estn
disponibles para arrendar y/o vender. Este inventario debe indicar si
son de la inmobiliaria o de un tercero. Adems debe permitir
modificar la disponibilidad de las propiedades, es decir, si ya fueron
vendidas o arrendadas. Si fueron vendidas debe registrar la
tasacin, la notara donde se firm la escritura y el conservador de
bienes races que la archiv. Tambin, cul fue el banco que financi
la compra si el cliente utiliz un crdito hipotecario.
2. Las propiedades tienen caractersticas comunes como
propietario, direccin, comuna y regin. Tambin tienen las
siguientes caractersticas dependiendo del tipo:
o Departamentos: Edificio en el que se encuentra,
nmero de identificacin, cantidad de dormitorios y baos,
metros cuadrados construidos.
o Casas: Nombre del conjunto al cual pertenece (si
corresponde), cantidad de dormitorios y baos, metros
cuadrados habitables y de patio.
o Bodegas: Nmero de identificacin y metros
cuadrados.
o Estacionamiento: Nmero de identificacin y nivel
de ubicacin (si corresponde).
o Oficinas: Nmero de identificacin, metros
cuadrados disponibles y si cuenta con patente comercial.
3. Los arriendos se formalizan a travs de contratos anuales. El
sistema debe permitir generar los contratos de arriendo. Tambin
debe informar tanto al cliente como a la inmobiliaria el aviso de
vencimiento de acuerdo a lo indicado en el contrato. Por cada
contrato se debe registrar los documentos que respaldan la
capacidad econmica del arrendatario (contrato de trabajo,
liquidaciones de sueldo y/o boletas de honorarios, aval, fotocopia de
cdula de identidad).
4. Las propiedades de arriendo deben ordenarse de acuerdo a su
ubicacin para optimizar a los cobradores su trabajo y permitir
generar un listado de cobranza (diario, semanal o mensual) para que
realizar cobranzas.
5. Se debe contar con un sistema que permita registrar a todos
los clientes que tiene la inmobiliaria, ya sea que han comprado,
arrendado o entregado en corretaje una propiedad.
6. Los clientes pueden actualizar sus datos personales a travs
de un portal de clientes que se accede desde el sitio web de la
inmobiliaria, el cual debe desarrollar su equipo de trabajo. Pueden
indicar si reciben un recordatorio del pago del arriendo mensual.
Desde este mismo portal los clientes que arriendan pueden acceder
al historial de pagos de arriendos realizados. Los de corretaje
pueden acceder al listado de los pagos recibidos.
7. La inmobiliaria debe contar en su sitio web con una seccin
para ofrecer arriendos y permitir al Cliente solicitar un contacto,
llenando el formulario de contacto. Tambin debe ofrecer las
propiedades que estn a la venta y permitir realizar una reserva de
compra a travs del sitio web. Luego, un ejecutivo se contactar con
el cliente y generar el contrato de arriendo definitivo o realizar la
 gestin para finalizar la compra.
8. Para las ventas de propiedades se debe permitir agregar
copias digitalizadas de las escrituras y cualquier otro documento
relacionado.
9. La inmobiliaria cuenta con un sistema de convenios para dar
precios de arriendo y venta preferenciales a empleados de empresas
adscritas. En el caso de las ventas hay una rebaja del 50% de los
gastos operacionales. Para los arriendos hay un 15% de descuento
del monto de arriendo mensual. Esta informacin debe ser obtenida
desde el sistema de convenios el cual genera un archivo plano que
debe cargarse al nuevo sistema de gestin inmobiliaria, la
informacin que posee es: rut, paterno, materno, nombre y empresa
a la que pertenece por convenio. Servir para actualizar el registro
de personal con opcin de rebajas en el nuevo sistema.
10. Los clientes que compraron una propiedad pueden
contratar a la inmobiliaria como corredora de propiedades. Las
comisiones de Immobilis para la venta corresponden al 5% del
valor total de la casa. Para los arriendos la comisin es de un 20%
del valor del arriendo mensual. Estos datos debe quedar reflejados
en el registro de cada contrato de corredora.
11. Todos los clientes que arriendan propiedades tienen
asociado un seguro de vida y desgravamen. El nuevo sistema debe
acceder a travs de web services a todas las compaas de seguro
vigentes y autorizadas en el mercado a objeto de obtener los precios
de plizas y planes vigentes para que el cliente elija uno de ellos al
momento de generar el contrato de arriendo de una propiedad.
12. El da primero de cada mes se ejecutar un proceso
automtico que generar la nmina de pagos del mes de
todos los clientes de corretaje, indicando los dineros
correspondientes a las ventas y/o arriendos. Estos montos ya
tienen el descuento respectivo correspondiente a las comisiones de
corretaje. El proceso debe actualizar una estructura de dato del
nuevo sistema la que es accedida y consultada por el sistema de
Cobranzas de la organizacin en forma interna.
13. Se debe contar con informes de arriendos y ventas
realizadas de las propiedades de la inmobiliaria y de las comisiones
ganadas en el caso de los corretajes.
14. Se debe contar con mantenedores de maestro de datos:
propiedades, ejecutivos, empresas en convenio, compaas de
seguro y cualquier otro que sea necesario para dar cumplimiento a
los requerimientos

Caractersticas del producto

La aplicacin a desarrollar debe ser en ambiente web, con

 acceso desde internet, ya que los clientes sern usuarios del
sistema.
El sistema debe considerar acceder a servicios web que sern
otorgados por empresas aseguradoras, por lo que deber incluir en
el desarrollo la capacidad de integracin va web services, en una
instancia de desarrollo, considerar levantar el servicio web
simulando una empresa aseguradora, la cual debera proporcionar la
informacin de los precios .
En la aplicacin debe incluir la capacidad de consumir el
servicio web obteniendo el conjunto de precios de los seguros, los
cuales se deben desplegar en el sistema.
La autenticacin de usuario debe incluir cifrado de clave o
utilizar hash de comprobacin para simular un cifrado de clave, por
ejemplo, con algoritmos del tipo SHA256.
El sistema debe ser construido en arquitectura web mediante
modelo de capas, logrando una separacin de la interfaz grfica,
reglas de negocio y repositorio de datos.
Se debe desarrollar una aplicacin WEB y una de escritorio,
esta ltima orientada a la carga de informacin en el nuevo sistema
a partir de la informacin proporcionada por las empresas en
convenio y as acceder a descuentos en los precios. Los archivos
planos sern recibidos y cargados en el nuevo sistema por el
supervisor.

Restricciones

La aplicacin debe utilizar la base de datos ORACLE y

considerar el uso de procedimientos almacenados en la consulta
diaria para actualizar la lista de clientes con opcin de descuento de
las empresas.
Los archivos planos de texto deben poder subirse a la
aplicacin desde la aplicacin de escritorio.
El sistema debe permitir subir archivos de imgenes al registro
de los contratos respectivos.

Diagrama de casos de uso de primer nivel.

ID Descripcin y trazabilidad Actores involucrados

Caso
de
Uso
Cliente
Administrador
CU1 Ejecutivo de Propiedades
Autenticar usuario. Encargado de Cobranzas
Supervisor
Administrar Empresas en Ejecutivo de Propiedades
CU2 Convenio.

Administrar Clientes. Ejecutivo de Propiedades

CU3
Administrar Propiedades. Ejecutivo de Propiedades
CU4
CU5 Administrar Usuarios. Administrador.
CU6 Gestionar Inventario. Ejecutivo de Propiedades
CU7 Gestionar Contratos Ejecutivo de Propiedades
Generar Listado de Cobranzas Encargado de Cobranzas
CU8 Ejecutivo de Propiedades
Supervisor
CU9 Obtener Historial de Pagos Supervisor
Gestionar Solicitud de Contacto Cliente
CU10
Ejecutivo de Propiedades
Administrar documentos de Ejecutivo de Propiedades
CU11
contratos.
Actualizar beneficiarios de Ejecutivo de Propiedades
CU12
convenios.
CU13 Actualizar Antecedentes Cliente
Generar Archivo de Cobranzas Encargado de Cobranzas
CU14
Corretaje. Sistema Cobranzas
Generar informes de operaciones. Supervisor
CU15
Ejecutivo de Propiedades
Consideraciones del plan de Proyecto.

La planificacin del proyecto debe considera 3 iteraciones de

entrega de avances, considerando las actividades para el correcto
levantamiento de requerimientos y su respectiva documentacin.
En el seguimiento y control se debe efectuar de acuerdo al
cronograma del proyecto, se deben especificar los hitos y los
entregables segn las etapas sealadas en la planificacin.
Para la puesta en marcha se debe considerar establecer los
criterios de aceptacin del cliente y documentando mediante el
acta de cierre del proyecto.

Consideraciones el modelamiento de procesos

Se debe considerar efectuar el levantamiento de procesos

necesario, para la cual se debe utilizar algn estndar de la industria
para dicho modelamiento (BPMN/UML). Sobre ese modelo se podr
observar las reas funcionales y las actividades que sern afectadas
por el nuevo sistema, lo que implica operar con un nuevo modelo de
procesos que debe ser documentado.
Las entregas deben considerar implementar los casos de uso
 en la siguiente secuencia.
o Iteracin 1: Casos mantenedores de informacin.
o Iteracin 2: Casos de negocio.
o Iteracin 3: Casos de integracin e investigacin.

Consideraciones del Plan de pruebas.

El plan de pruebas debe ser documentado tanto en su

definicin como en su aplicacin, es decir, generar el plan de
pruebas considerando pruebas unitarias, de integracin y de
aceptacin. Posteriormente se deben aplicar al menos las pruebas
de funcionales de aceptacin por parte del cliente, las cuales debe
ser documentadas y entregadas al final del Proyecto

Consideraciones de control y seguimiento

Para el control y seguimiento, se deben preparar las reuniones

de control de avance del proyecto y permitir conocer con detalle
dichos avances, efectuando las actas de reunin y los informes
respectivos. Lo anterior de acuerdo a la planificacin previamente
establecida en una Carta Gantt, en la cual deber adems reflejar
los avances y cumplimiento de plazos.

Informacin de Referencia
<IMPORTANTE> La informacin de referencia es slo de ejemplo, no
necesariamente corresponde a la interfaz grfica del sistema, la
informacin definitiva debe corresponder a la solucin planteada por el
equipo de desarrollo.

La finalidad es mostrar un ejemplo de la forma en que se maneja la

informacin sin sistema y como se regulariza con la implementacin de un
sistema informtico.

Las imgenes corresponden a ejemplos de entradas y salidas de datos y

no necesariamente a lo requerido para implementar el modelo de negocio.
Ejemplo de Antecedentes Actuales

Planilla Excel Nuevos Contratos

Planilla Excel Cobros

Ejemplo de Producto Deseable

Ejemplo de formulario de Solicitud de Contacto

Ejemplo de Registro de Contrato