PROCEDIMIENTO ESPECFICO

RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

ndice

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO .......................................................................................... 5
9.1. PLANIFICACIN DE STOKS............................................................... 5
9.2. CONTROL DE EXISTENCIAS .............................................................. 5
9.3. REALIZACIN DE PEDIDO ................................................................ 6
9.4. REVISIN DE LA PLANIFICACIN .................................................... 6
10. ARCHIVO .............................................................................................. 7
11. DEFINICIONES ..................................................................................... 7
12. FORMATOS Y REFERENCIAS .................................................................. 7

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado: Revisado y aprobado:

1
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

1. TABLA RESUMEN

COMERCIO AL PORMENOR Y AL POR

SECTORES
MAYOR

SUBSECTOR/ES COMERCIO AL PORMENOR

ALIMENTACIN, TEXTIL Y CONFECCIN,

ACTIVIDAD/ES
OTROS PRODUCTOS

TODAS LAS DEL SUBSECTOR DE

GUA/S ACTIVIDAD/ES
COMERCIO AL PORMENOR

TIPOLOGA DEL PROCESO ESPECFICO

PROCESO GESTIN Y CONTROL DE EXISTENCIAS

RESPONSABLE PROCESO RESPONSABLE DE LA TIENDA/GERENCIA

ATENCIN AL CLIENTE, RENOVACIN

PROCESOS RELACIONADOS
DE ARTCULOS

ENTRADAS: NECESIDAD DE RESPONSABLE: RESPONSABLE DE LA

ASEGURAR LAS EXISTENCIAS TIENDA/GERENCIA

SALIDAS: DISPOSICIN DE
RESERVAS DE MATERIAL EN
RESPONSABLE: RESPONSABLE DE
CANTIDAD ADECUADA PARA
LA TIENDA
PRESTAR EL SERVICIO Y ANTE
IMPREVISTOS

2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la
planificacin de existencias, junto con su control peridico y la realizacin del
pedido, teniendo como resultado final la gestin de los stocks en el establecimiento.

3. ALCANCE
El proceso empieza con la planificacin de las cantidades de material a almacenar
para asegurar el servicio, en funcin de la poca del ao y del volumen de clientes
recibido, incluyendo la realizacin del inventario y el pedido en caso necesario

Actividades a las que afecta este proceso:

Alimentacin.
Textil y confeccin. 2
Otros productos.
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

4. RESPONSABILIDADES
Responsable tienda /Gerencia:Determinacin de las cantidades mnimas a
almacenar, teniendo en cuenta las necesidades temporales, espaciales, etc.
Personal Tienda: Realizar el control de existencias

5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la necesidad de asegurar que existe disponible en
almacn la cantidad mnima de existencias para asegurar la prestacin del servicio
por parte del comercio o tienda.

6. SALIDAS
La finalizacin del proceso es con el material en almacn en cantidad y nmero
necesario, y correspondindose con las existencias que constan en el programa de
gestin de Comercio o tienda.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Atencin al cliente.
Mantenimiento de instalaciones y renovacin de artculos.

3
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

8. DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del
procedimiento DESARROLLO al que pertenece

4
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

9. DESARROLLO

9.1. PLANIFICACIN DE STOKS

La Gerencia de la tienda o comercio, con periodicidad como mnimo anual,
planificar las existencias mnimas necesarias dependiendo de la demanda
estimada por parte del cliente para poca concretas del ao(verano, navidades,
carnavales).

Tambin cambiarn con la poca los stocks mnimos necesarios para el desarrollo
de la actividad, que sern determinados en esta etapa, segn formato "Planificacin
de stocks", detallando la temporada/fecha de que se trata y las cantidades mnimas
a acopiar para la correcta prestacin del servicio, para cada artculo.

9.2. CONTROL DE EXISTENCIAS

El personal designado por parte del Responsable de Servicio revisar que las
unidades que figuran como existencias en el programa de gestin, se correspondan
con las que se encuentren realmente en el almacn, segn formato "Control de
Existencias".

Se cuidar especialmente el conteo del nmero de unidades para conseguir una

actualizacin efectiva del material disponible en el programa de gestin de la tienda
o comercio. En caso de que se detecte una desviacin, se analizarn las causas
para poder subsanarlas, si procede.

Asimismo, el personal designado para la realizacin del control de existencias se

asegurar que las instalaciones destinadas al almacenamiento de mercanca
cumplan los requisitos exigibles, especialmente en cuanto a orden, limpieza y
condiciones de higiene.

En caso de que alguna de las condiciones expuestas anteriormente no se cumpla,

se registrar en el formato "Control de Existencias", en el apartado "Estado
instalaciones". El personal designado procurar subsanarla en el momento, si es
posible, o, en caso contrario, se lo notificar al Responsable de servicio en ese
turno.

5
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

9.3. REALIZACIN DE PEDIDO

Mnimo establecido

Cuando durante la realizacin del control de existencias se detecte que la cantidad

de mercanca de un tipo en concreto es inferior a la cantidad mnima definida en el
registro "Planificacin de stocks", se comunicar al Gerente/Responsable de Tienda.

El Responsable de Tienda/Gerente realizar el pedido segn procedimiento "Gestin

de Compras y Evaluacin de Proveedores".

9.4. REVISIN DE LA PLANIFICACIN

Al finalizar el ao, como mnimo, por parte de la Gerencia, se analizar si las
cantidades previstas inicialmente en el formato "Planificacin de stocks" se ajustan
a la realidad o es necesario modificarlas, lo cual se realizar en la siguiente
planificacin.

6
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

10. ARCHIVO
Toda la documentacin resultante de la estancia de los clientes (planificacin de
stocks, control de existencias, etc.) sern archivados por el personal de recepcin
en el programa informtico de gestin.

11. DEFINICIONES
No aplica

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

Planificacin de stocks.
Control de existencias.

7
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO
RAZN SOCIAL DE
Gestin y Control de Existencias
LA EMPRESA
Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

PLANIFICACIN DE STOCKS

PLANIFICACIN DE STOCKS

TEMPORADA CDIGO MERCANCA MERCANCA CANTIDAD MNIMA OBSERVACIONES

8
 PROCEDIMIENTO ESPECFICO

RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin y Control de Existencias

Cdigo SB-XV-01-2 Edicin 0

CONTROL DE EXISTENCIAS

CONTROL DE EXISTENCIAS

N REALIZADO POR: FECHA HORA

CDIGO DE PRESENTACIN EXISTENCIAS PROGRAMA EXISTENCIAS ORIGEN

MERCANCA LOTE DESVIACIN
MERCANCA UNIDAD DE GESTIN REALES DESVIACIN

ESTADO INSTALACIONES

DESCRIPCIN
ZONA ACCIN REALIZADA OBSERVACIONES
INCIDENCIA

Revisado:Aprobado: