Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
LA : Liz lvarez
HZ : Hugo Zumaeta
JC : Jos Castilln
NG : Natalia Garca
Manual de usuario SIAGIE 3 2012
ndice
1. Introduccin ............................................................................................................................ 6
2. Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9
3. Datos de la Institucin Educativa ......................................................................................... 18
4. Ao Escolar periodo promocional ..................................................................................... 26
5. Fases .................................................................................................................................... 30
6. Perodos de Evaluacin ........................................................................................................ 38
7. Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34
8. Registro de Perifricos. ........................................................................................................ 36
9. Grados y Secciones ............................................................................................................. 48
10. Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49
11. Padrn Nacional del Personal .............................................................................................. 57
12. Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59
13. Administrar Roles ................................................................................................................. 69
14. Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76
15. Asignacin Accesos a Familiar............................................................................................. 78
16. Envo de mensajes ............................................................................................................... 77
17. Solicitud de creacin de talleres ........................................................................................... 81
18. Programacin de talleres ...................................................................................................... 87
19. Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91
20. Matrcula de estudiantes .................................................................................................... 104
21. Nmina de Matrcula .......................................................................................................... 119
22. Registro de Nmina Adicional ............................................................................................ 125
23. Postergacin de Evaluacin ............................................................................................... 129
24. Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131
25. Estudiantes por seccin ..................................................................................................... 134
26. Padrn de Apoderados ....................................................................................................... 137
27. Cambio de Seccin del Estudiante .................................................................................... 139
28. Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143
29. Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144
30. Gestin de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146
31. Gestin de Traslados Salida .............................................................................................. 150
32. Proceso de generacin de prematrcula ............................................................................ 152
33. Actualizacin de estudiantes por programa ....................................................................... 155
34. Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158
35. Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161
36. Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167
37. Registro de Notas Genrico ............................................................................................... 175
1. Introduccin
De similar manera, se podr tener un registro del personal docente que labora en la
Institucin Educativa y que tendr la responsabilidad de registrar las asignaturas a su
cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin
Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas.
El sistema est diseado para ser usado por el personal administrativo y docente de las
instituciones educativas. Tambin es usado en las instancias educativas regionales en
modos de consulta y de gestin.
El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrn
consultar el avance en la evaluacin y la asistencia del estudiante y dems datos de
importancia para el familiar.
Administracin IE
Estudiantes
Matrcula
Asistencia
Evaluacin
El usuario no debe confundir los mdulos con los roles. Un usuario del sistema puede
tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el
sistema. Sin embargo el agrupamiento por mdulos corresponde a un punto de vista
ms genrico.
Ayuda
Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las
funcionalidades del sistema, la cual podrn identificar por el smbolo (interrogacin
en color blanco y fondo azul) o (botn verde con texto blanco Ayuda) en
estas ventanas tambin encontrarn videos interactivos que les guiar paso a paso
como realizar las operaciones en el sistema.
Tipo de Ayuda A
Tipo de Ayuda B
2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL:
http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.
Ingrese al SIAGIE.
Al ingresar por primera vez, el usuario tendr que registrar algunos datos como telfono y correo
electrnico. Tambin tendr que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:
NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo
varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar
para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:
Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, y solo por nica vez, la primera ventana que
mostrar el Sistema ser la ventana del asistente de configuracin inicial de Instituciones
Educativas en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se
podr configurar rpidamente la Institucin Educativa e iniciar el uso del sistema.
Si todas las instituciones educativas a las que el usuario est asociado ya han sido inicializadas,
entonces esta ventana no se visualizar y aparecer la institucin educativa por defecto.
Seleccione los
turnos en el que
funciona la IE.
NOTA: Cuando se trate de configurar a una institucin educativa que pertenezca a la Educacin
Bsica Alternativa, la ventana de configuracin puede quedar con un aspecto similar a esta
ventana:
La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes
veces que ingrese el usuario, automticamente ingresar a esta institucin. La pantalla principal
luce de la siguiente manera:
Datos de la institucin
educativa a la que est
asociado el usuario.
Esta opcin se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas,
desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar
a la siguiente:
Cabe sealar que solo aparecern en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga
permisos de acceso.
Datos de la IE extrados
del padrn de ESCALE.
Esta opcin constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opcin no tiene
un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa
que est previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando as la
seguridad de que solo las IE que estn registradas en el Padrn, tengan acceso al
sistema.
Ya que los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botn Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la informacin quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrar la
siguiente ventana, la cual tendr que Aceptar.
En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Configuracin por Ao.
Buscar personal en
Sistema nico de
Planillas
Bsqueda de personal en
la base del sistema.
Coloque ac la imagen
representativa de la
institucin educativa.
3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botn de Turno se mostrar la
siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duracin de las
horas acadmicas como la duracin de la hora libre.
Seleccione uno o ms
turnos. Una Institucin
Educativa puede
organizar sus actividades
en uno o ms turnos.
Ingrese la duracin de
la hora acadmica y de
la hora libre (recreo).
4. Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas
puede configurar las horas pedaggicas de funcionamiento de la institucin educativa
(por turno). Se realiza a travs de una ventana similar a la siguiente:
Despus de pulsar el botn Agregar se mostrar una ventana donde se tiene que
seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmica o libre. Despus tiene
que ingresar desde y hasta qu hora ser la duracin la correspondiente hora. Si el
usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir
mostrando las mismas automticamente sin la intervencin del usuario, de lo
contrario, el ingreso de las horas se har libremente.
Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la
siguiente ventana:
5. Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos
das de la semana. Esta informacin condiciona el registro de asistencia entre otras
funcionalidades.
Ruta de la imagen.
Muestra la ventana de
dialogo.
Carga la imagen al
sistema, despus de haber
seleccionado el archivo
correspondiente.
b) Modificar Parmetros.
Visualizacin de datos de
libretas de notas
Indica si en el formato impreso de la libreta se usa
el tramado en escala de grises para los sectores
correspondientes a los nombre de reas. Esto con
Fondo libreta el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia
En esta pestaa, es posible configurar tanto los programas en los que est
comprometida la institucin educativa en un ao lectivo determinado, as como
tambin una configuracin de las boletas de informacin (o tambin conocida como
libreta de notas).
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al
menos un ao acadmico en la IE.
Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, despus de haber
seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botn Grabar, se muestra una
pantalla parecida a la siguiente:
cantidad de periodos, reas y criterios de evaluacin, con lo que el formato una vez
impreso ser diferente.
Separador 1
Separador 3
Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su
estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.
Registrar Ao
Acadmico.
Enlace modificar
Ao Acadmico.
Eliminar el
registro.
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar
a la que se muestra a continuacin:
Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones
disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:
Hacer clic en ao
inactivo.
Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea
activar el ao acadmico:
Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario
refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que
corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se
debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir
al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.
Hacer clic en el
ao escolar
activo abierto.
5. Fases
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de
recuperacin).
Registrar Fase.
Enlace Modificar
Fase.
a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar
los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de fases.
ESTADO
Activo
Inactivo
Al marcar la casilla se
establece la asistencia a la
fase.
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna ID para realizar los cambios.
c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn
Eliminar (smbolo del aspa).
d. Cambiar estado de Fases.- Esta opcin permite cambiar el estado de una fase,
desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta funcin es de importancia para
todos los procesos que se realizan mediante la opcin Procesar notas. Mientras la
fase se encuentre activa se podr realizar procesamientos, una vez cerrada la fase
no permitir realizar procesos.
Una vez que la fase ha sido cerrada tambin se deshabilita el enlace de modificacin
Enlace de modificar
deshabilitado.
6. Perodos de Evaluacin
Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre)
para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se
desarrollar las actividades del Ao Acadmico.
a. Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos
pulse el botn Grabar.
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se
registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b. Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego
elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios.
c. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego
pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
7. Registro de Ambientes
Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de
clases de la institucin educativa.
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego
ingresar los datos a continuacin descritos. Luego pulse el botn Grabar.
Enlace Modifica
Ambiente.
Eliminar el registro.
8. Grados y Secciones
Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institucin Educativa para un ao acadmico o periodo promocional en particular.
Inicialmente se mostrar lo siguiente:
El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un
grado va a llevar en un ao acadmico determinado.
a. Agregar Grado por Ao.- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y
luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados
que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
1) Agregar reas por grado. Una institucin educativa puede haber definido reas
de tipo taller que son consideradas como especficas para todos los estudiantes de un
grado de la institucin educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
Nmero de reas, entonces abrir la siguiente ventana donde nos muestra la lista
de las reas potenciales de un determinado grado.
Configuracin de
Especialidad a un rea de
grado de la IE.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y
luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botn Agregar de la
ltima ventana.
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una
ventana donde le pregunta si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
Si el rea o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, sern eliminados. El
sistema muestra el siguiente mensaje:
Seleccione el mdulo de
Al presionar el botn especialidad y pulse el
Agregar, se muestra esta botn Grabar.
ventana.
2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el
botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe
informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.
3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el
grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el
contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de
Areas.
Nmeros de
criterios de
evaluacin.
Agrega Criterio
de Evaluacin.
Elimina el
registro.
7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el
botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los
datos pulse el botn Grabar.
Cantidad de
Link para modificar
estudiantes por
los datos de la
seccin.
seccin.
b. Agregar Secciones.
Listado de Personal.
Listado de Aulas.
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de
la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.
Listado de reas
Genricas.
Listado de
Docentes.
Esta asignacin del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser
utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando
sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y
las secciones que tienen una asignacin de este tipo.
5) Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado
de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del
candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.
En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo
que se desea controlar.
Elige el periodo de
evaluacin.
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono
del candado y viceversa.
Si el candado se encuentra
cerrado no podr realizar
modificaciones de notas en
el rea.
Si el candado se encuentra
abierto podr realizar
modificaciones de notas en
el rea.
9. Registro de Perifricos.
Esta opcin permite registrar los locales perifricos de una institucin educativa del nivel
EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicacin exacta de las secciones.
Registro de
Perifricos.
a. Agregar Perifrico.- Para agregar un nuevo perifrico debe pulsar el botn Agregar
y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el
botn Grabar.
Enlace
Eliminar el
Modifica
registro.
Perifrico.
Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o
no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden
identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar
asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como
puede ser un sbado o un domingo.
Agregar fecha
especial.
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos
pulse el botn Grabar.
Enlace Modificar
fecha especial. Eliminar el
registro.
b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego
pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
Esta opcin permite registrar los datos de un personal para la institucin educativa
(docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su informacin disponible en
el sistema.
Eliminar
registro.
Bsqueda
Modificar datos por filtros.
del personal.
Registrar nuevo
personal.
Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por
apellidos, nombre y cdigo modular.
Seleccione el
criterio de
bsqueda.
1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo
cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego
ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Calendario para
Listado de Ubigeo.
elegir la fecha.
Seleccione el ao escolar en
curso.
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicacin particular, la misma que se
extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento,
provincia y distrito. Si el usuario conoce el cdigo de ubigeo, lo podr ingresar
directamente, en caso contrario, recurrir a la ayuda en donde se muestra una ventana
similar a la siguiente:
Buscar texto
ingresado. Permite hacer
bsquedas
exactas al texto de
detalle ingresado.
Seleccin el
registro.
Asociar ao acadmico.
Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en
un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar
el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):
Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn
Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.
2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de
bsqueda: bsqueda especfica y bsqueda por filtros.
3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda
Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea
cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.
Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el
registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los
documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.
Agrega un nuevo
documento. Editar.
Eliminar.
Agrega documento.
Tambin es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de
su domicilio.
Listado de Ubigeo.
4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por
Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un
mensaje de confirmacin de la accin.
Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que
pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El
mensaje es similar al siguiente:
En esta ventana nos muestra de forma paginada la relacin del personal de la Institucin
Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), as como tambin nos permite realizar
bsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que
labora en la Institucin Educativa en un ao acadmico determinado. Note que es
importante el ao acadmico porque el personal que labora en un ao acadmico suele
ser diferente de un ao para otro.
Estado Activo o
No Activo.
Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.
Esta opcin tambin permite la asignacin de reas curriculares que estn bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.
a) Bsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de bsqueda nos permiten ubicar
fcilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignacin o edicin. Puede
hacerse por apellidos y nombres as como por cdigo modular.
b) Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el
botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
seleccin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar. Inicialmente
se muestra la siguiente ventana:
Apellidos y nombres
Cdigo modular
Tipo y nmero de
documento
mbito de Bsqueda:
Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar.
Cambio a estado
Activo.
Es responsable de matrcula
No es responsable de matrcula
d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar ms datos
asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic
sobre el cdigo modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a
la siguiente:
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato, el
sistema mostrar la siguiente ventana de advertencia la cual no permitir que se
elimine el registro.
Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un rea determinada para una seccin.
Para iniciar el registro deber hacer clic en el nmero que indica la cantidad de
reas asociadas al personal.
Entonces, aparecer la siguiente ventana, que muestra las reas que el personal
de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningn rea)
g) Asignar Secciones al personal por reas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podr asociar un conjunto de secciones al docente en un rea determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opcin de Registro de Secciones en la
opcin de Grados y Secciones.
Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada
Institucin Educativa, podr darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.
Al pulsar la opcin de privilegio abrir la siguiente ventana en donde puede escoger los
privilegios del usuario con respecto al rol que tenga despus de seleccionar los privilegios
pulse guardar.
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningn tipo de
mantenimiento.
Leyenda.
Personal I.E asociado Seleccione el personal que est asociado a la I.E. El sistema
mostrar nicamente los usuarios que se encuentren activos
en el ao acadmico en curso. La siguiente pantalla muestra
en un recuadro los usuarios que seran incluidos.
Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendr acceso al
sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del
personal de la IE, si es que existiera.
Contrasea Ingrese la contrasea para que ingrese al sistema.
Confirmar contrasea Ingrese nuevamente la contrasea, debe coincidir a la
contrasea ingresada en el campo anterior.
Correo Electrnico Ingrese el correo electrnico del usuario. El sistema va a
validar que el formato del correo sea vlido.
Cambiar password 1era SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentar
vez una ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podr entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institucin educativa
tenga solo un usuario (login) en la institucin educativa.
Esta opcin permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante
para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver informacin de notas y asistencia
del estudiante a su cargo.
Para la bsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del
familiar y despus pulse el botn Buscar
Luego, se podr marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener informacin:
Despus de darle grabar abrir la siguiente ventana donde indica que la informacin se
grab correctamente. Tambin muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave
sern el DNI del familiar) con los cuales podr ingresar al sistema.
En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara
directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra
en la siguiente ventana.
Seleccionar al estudiante y
pulse grabar.
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la
cual muestra la informacin correspondiente de los estudiantes a los cuales est asociado.
a. Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botn Agregar y se
muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
Bsqueda de destinatarios.
Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:
b. Visualizar mensajes:
Esta es la lista de
mensajes pendientes de
lectura.
Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo.
Entonces, la ventana se mostrar de la siguiente manera:
Haciendo clic ac se va
a poder descargar el
archivo adjunto.
Cada institucin educativa puede solicitar la creacin de talleres a travs del sistema
SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intencin de uniformizar los nombres
y criterios se necesita una aprobacin de la solicitud del taller por parte de la instancia
educativa correspondiente a la IE.
Ante la creacin de un taller, la institucin educativa debe saber que el taller solicitado,
una vez aprobado, ser puesto a disposicin de todas las instituciones educativas a nivel
nacional para que pueda ser utilizado en estas ltimas o lo tomen como base para
creacin de nuevos talleres.
Esta opcin permite gestionar las solicitudes de creacin de taller, llevando un control de
las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de
gestin educativa local, quien visa y aprueba la creacin del taller.
Inicialmente no se
visualizan solicitudes
registradas.
Al hacer clic al botn Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de creacin de taller, similar a la siguiente ventana:
Al hacer clic en el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el
estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botn Modificar.
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluacin que sern agregados desde
la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botn Habilitar Registro de
Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluacin que se determinen en
una solicitud aplicarn para todos los grados previamente seleccionados.
Este sector de la
ventana queda como
desactivada.
Este sector de la
ventana queda como
activada.
Para agregar un nuevo criterio de evaluacin se debe hacer clic en el botn Crear criterio,
con lo que se muestra la ventana siguiente:
Luego de presionar el botn Confirmar, los valores que se van ingresando aparecern en
la lista del formulario de la solicitud.
Cuando el registro de los criterios haya culminado deber presionar el botn Grabar, tras
lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:
Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se
registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el
siguiente formulario tiene un taller base.
Cuando se ha seleccionado un
taller base, entonces es posible
seleccionar alguno de sus
criterios de evaluacin (de
acuerdo al grado).
Para agregar criterios de evaluacin a la solicitud con taller base asociado, se puede
realizar de las siguientes maneras o en una combinacin de ellas:
Asociando uno o ms criterios de evaluacin del taller base: Para ello es necesario
elegir el grado y luego presionar el botn Agregar existente. Aparecer entonces la
siguiente ventana:
Ingresando uno a uno los criterios de evaluacin, como si se tratara de una solicitud
sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acpite algunas lneas arriba.
Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botn Remitir, tras lo cual aparece la siguiente
ventana:
Una vez que se confirma la remisin, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y
el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestin educativa
local, para su revisin y correspondiente aprobacin.
Una vez aprobada la solicitud, recin es posible manejar el registro de notas en el taller
aprobado en la institucin educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las
boletas, etc.
Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el
taller como parte de las reas impartidas:
Si se consulta las reas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller
solicitado
Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres
convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean
asistir.
b. La institucin educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos,
para ello se debe ingresar a la opcin de Datos generales de la Institucin Educativa:
Solo es posible
eliminar una
programacin de taller
siempre que no
existan estudiantes
asociados.
Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la
programacin del taller.
Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programacin de taller, el sistema
valida si existen notas asociadas a los estudiantes que estn llevando dicho taller en el
periodo siendo desmarcado.
Pulsando el botn Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los
estudiantes matriculados.
Esta opcin permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institucin
educativa.
Indicadores de
secuencia.
Este es el grupo de
Accede a la seccin
informacin de la
de bsqueda de
matrcula que es
estudiantes.
solicitada.
Formularios de registro de
informacin asociada al
estudiante.
Los semforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue:
Color Significado
Rojo No es posible ingresar al formulario.
Verde El ingreso de datos est completo. Es posible ingresar al formulario.
Amarillo El ingreso de datos no est completo. Es posible ingresar al formulario.
Al ingresar el Cdigo del Estudiante y hacer clic al botn Siguiente, el sistema validar si el
estudiante est registrado en el SIAGIE, si es as mostrar el siguiente mensaje:
Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.
Cdigo Estudiante Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo
nacional.
Posee apellidos Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno
y/o materno.
Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto
de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo ser
presentado en letras maysculas. Esto aplica tambin para el
apellido materno.
Apellido Materno Apellido materno del estudiante.
Nombres Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para
efectos de la presentacin de los formatos oficiales (por ejemplo
nmina de matrcula) la presentacin de este campo es siempre:
La primera letra con mayscula y las siguientes con
minsculas.
Sin embargo como excepcin a esta regla y solo en la
presentacin de los formatos oficiales se considera que los
nombres que lleven las palabra compuestas del y de los sern
presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por
ejemplo:
Mara Del Carmen, Mara del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor
de los ngeles, etc.
Sexo Gnero masculino (Hombre) o femenino (Mujer)
Estado Civil Condicin del estudiante:
Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los
estudiante) formatos .jpg, .bmp.
Otros datos
Lengua maternal Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista).
Segunda lengua Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).
Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botn
Grabar, se mostrar un mensaje de confirmacin al usuario similar al siguiente:
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarn grabados en el sistema.
Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botn Modificar para
que el sistema le permita la actualizacin de los datos. Luego hacer clic en botn Grabar
para guardar los cambios.
Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Ao Ao de inicio de labores.
Edad Edad correspondiente al ao de labores. El sistema
valida que la edad corresponda al ao registrado antes
y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:
Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
respectivamente.
Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como
documentos de identidad y otros datos de inters principalmente para la ficha de
matrcula. Este formulario est divido en dos secciones: Documento y Otros Datos.
Seccin Documentos:
En esta seccin se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como:
Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjera, etc.
En esta seccin se registran otros datos del estudiante que sern mostrados en la ficha de
la matrcula, tales como: lengua materna, segunda lengua, nmero de hermanos, lugar
que ocupa, religin, etc. Para esto deber hacer clic al botn Modificar.
Luego de ingresar los otros datos deber hacer clic en el botn Grabar.
Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
En esta seccin se ingresan las alergias, experiencias traumticas y el tipo de sangre del
estudiante que sern mostrados en la ficha de la matrcula. Para esto deber indicar el
botn Modificar, luego el sistema habilitar los atributos para su respectivo registro.
Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar.
Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Datos principales
Parentesco Relacin del familiar con el estudiante
Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la
consistencia de la informacin contenida en el sistema, por ejemplo:
Datos de la institucin
educativa.
Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro
de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestaas:
En este formulario todos son datos obligatorios a excepcin del registro de observaciones.
Para esto deber hacer clic el botn Modificar, luego el sistema le permitir actualizar los
registros.
Datos de matrcula
Situacin matrcula
Anular Matrcula
Una vez anulada la matrcula no podr modificarla. Para eliminar fsicamente la matrcula
deber realizarse a travs de la opcin Estudiantes por Seccin.
Fecha lmite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la
edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podr se
matriculado en dicho grado.
Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular
estudiantes en el sistema. Estas opciones son:
Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro
de matrcula segn la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica
que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:
Para tener acceso a esta opcin previamente debe haber registrado la matrcula para el
ao acadmico actual.
Este formulario cuenta con tres secciones: reas Exoneradas, reas a Cargo y
Programas Sociales.
En esta seccin podr registrar las reas exoneradas del estudiante para el ao
acadmico.
Para registrar un rea exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea exonerada de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Esta seccin permite registrar las reas a cargo, siempre y cuando se trate de una
matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin
inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).
Tambin es posible que segn corresponda puede haber ms de un rea a cargo para un
estudiante en un ao acadmico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a
EBA, que tiene ms de uno).
Para registrar un rea a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea a cargo de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Esta seccin permite registrar los programas sociales en los que est participando o
inscrito el estudiante para el ao acadmico actual.
Para asignar uno o ms de los programas sociales mostrados, deber marcar el check,
luego indicar el botn Grabar.
Para quitar la asignacin de un programa social, simplemente deber desarmar el check y
a continuacin indicar el botn Grabar.
Esta opcin permite generar los formatos oficiales de Nmina de Matrcula y/o Nominas
Adicionales de las secciones de la institucin educativa. Tambin permite remitir los
formatos oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE a la que est
adscrita la IE.
Pulse el botn
Generar Nmina.
Para el caso de Nominas de matrcula, pulse el botn Generar Nmina para que
muestre la imagen en PDF de la Nmina de Matricula. En el caso de Nominas de
matrcula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolucin asociada al
grado y seccin.
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo.
Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en
el paso n 02, tal como lo muestra este diagrama:
Una vez que se ha culminado exitosamente con la nmina de matrcula con la informacin
registrada en el sistema, para remitir el usuario deber marcar el check de Generar
nmina oficial final.
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptacin se genera un formato PDF de la
nmina de matrcula y se muestra la nmina en pantalla sin el sello de agua.
Es posible eliminar el
registro siempre y cuando
no sea aprobado o
En este sector rechazado.
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
seccin.
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una coleccin de envo para
remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin que corresponda. Para agrupar formatos se
debe pulsar el botn Envo de nminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la
siguiente:
Es posible tambin
ingresar un documento de
referencia que puede ser
Note que es posible el nmero de oficio de la
armar un envo con IE con la que se envan
formatos de nminas los formatos.
de secciones de
diferentes grados.
Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las nminas de las secciones
seleccionadas sern incluidas en el envo que se est preparando. Note que si requiere
incluir nuevas nminas es necesario volver a generar un nuevo envo.
Este es el nmero de
envo.
Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando
para sus matrculas adicionales.
Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones
registradas.
Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de
la resolucin.
Note el cono siguiente . Indica que la resolucin tiene una finalidad que obliga al
usuario a trabajar con la informacin contenida en el sistema.
En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de
las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:
Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas
asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una
resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir
confirmar la accin.
Esta opcin permite registrar la informacin de los estudiantes que no podrn rendir sus
evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrn rendir
posteriormente los exmenes
Despus de pulsar la opcin de Agregar abrir la siguiente ventana donde podr ingresar
la informacin solicitada por el sistema.
Observaciones Observaciones
Pulse el siguiente icono para que pueda realizar la bsqueda del estudiante, abrir la
siguiente ventana:
Despus de encontrar el
estudiante, pulse doble clic.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta.
c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
Si existieran
problemas, el
sistema muestra el
mensaje de error.
Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin
permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.
a. Orden Automtico
b. Orden Manual
Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.
Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados de los estudiantes de una seccin
pudiendo tener filtros por grado, diseo curricular, seccin o grupo.
Despus de seleccionar todos los campos se mostrar la relacin de todos los apoderados
que cumplen con los criterios seleccionados.
Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del
cual se va realizar el cambio de seccin.
a. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de seccin hacer clic en el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos
hacer clic en el botn Grabar.
Al pulsar abrir la
ventana de bsqueda
por el estudiante.
Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado an. Para
lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.
Esta opcin lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del ao
acadmico actual.
Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa hacer clic
en el botn Agregar
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en
el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la
Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das
que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Esta opcin permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que
ingresarn a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con
constancia de vacante:
En este campo se
ingresa el nombre de la
IE Cdigo Modular.
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin o liberacin de la matrcula la
cual deber realizarse por la IE Origen.
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrcula del estudiante el estado se
mostrar como sigue:
Luego que haya sido aprobada la IE podr matricular al estudiante haciendo clic en el
botn . Aparecer una ventana modal que le permitir elegir la Seccin y el Apoderado,
luego clic en matricular.
Esta opcin permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van
a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de
vacante:
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin/liberacin de la matricula.
Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido
como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser
matriculados en el siguiente ao acadmico. Se tienen dos procesos de prematrcula:
Fase Regular y Fase de Recuperacin.
Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de
Evaluado.
Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern
promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el ao previo
como Seccin Posterior.
Esta opcin permite realizar la actualizacin de estudiantes por programa que la Institucin
Educativa tenga asociada. Esta opcin es til cuando se desea realizar una rpida
identificacin en el sistema de los estudiantes asociados
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
programa social y un
separador
Del 36 al 40 Es un numero aleatorio 16091
Del 41 al 45 Es la extensin del .xls
archivo
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
Mediante esta opcin las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos
podrn registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el
ao escolar. Previamente, en el proceso de matrcula propio de la IE o durante el ao
escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia.
Al ingresar a esta opcin, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a
continuacin:
En las columnas se
muestran las
programaciones de
En las filas se puede talleres.
apreciar los
estudiantes de la
seccin.
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde
a la interseccin estudiante taller.
Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya
tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, ste mostrar el mensaje de
advertencia correspondiente.
Enlace Registro
directo de
Seleccione Asistencia.
alguna seccin
del grado.
Botn de registro
de asistencia por
Este es un ao intermedio de
cronolgico. Note que a plantilla Excel.
un ao acadmico (o
ao de estudios o
periodo promocional) Permite consolidar o
puede sobrepasar un resumir el total de
ao cronolgico. asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
Mediante esta opcin es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:
a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico (en
el caso de EBA, periodos promocionales), y como lmite hasta la fecha actual.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podr
ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.
Si coloca el cursor en un
evento, aparecer el
significado de cada letra.
Fechas especiales
marcadas.
Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una seccin
modifican directamente la informacin en la base de datos del sistema (note que no existe
el botn Grabar en esta pantalla).
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuacin.
Descripcin Smbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza
Justificada U
Asisti .
Espacio en
No se registr blanco
a. Imprimir asistencia
b. Eliminar asistencia
Esta accin debe efectuarse siempre y cuando se est seguro de borrar la asistencia
de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrar la siguiente ventana y pulse
Aceptar.
Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botn Generar plantilla Excel,
tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuacin.
Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fcil acceso por el usuario (puede ser
en su pc o algn dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario
1
debe actualizar la asistencia aqu mismo. El nombre del archivo tampoco debe ser
modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente informacin:
La primera hoja es de
Generalidades y muestra
informacin de la institucin
educativa y las secciones
seleccionadas. No debe
modificar nada en esta hoja.
1
Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el cdigo modular y anexo de la institucin
educativa. 20110304 corresponde al ao, mes y seccin y los ltimos dgitos son aleatorios.
Note que la hoja de clculo va a validar que los nicos valores posibles que se ingresen
sean los que se muestran a continuacin:
Solo se permite
el ingreso de
estos valores.
Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se
debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el
botn de Cargar Excel.
Consolidar asistencia
Use este procedimiento para generar informacin resumida para los diferentes formatos
emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.
Use este botn
para consolidar
la informacin.
En algunos casos, se va a requerir que la institucin educativa ingrese las notas finales
por rea de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas
calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardo en el uso del
sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con
internet en la zona donde viene funcionando la institucin educativa, entre otras razones.
Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opcin se muestra una ventana que est
dividida en tres reas de trabajo o paneles:
Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una accin especfica. A
continuacin se detallan paso a paso las acciones del usuario:
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del
mismo que la informacin ah contenida actualizar los datos correctamente.
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el
registro de la ruta
1
Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opcin a una mayor
cantidad de usuarios.
Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrar un
mensaje similar al siguiente:
La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas
de los estudiantes.
Nota: En el caso de una IE del nivel Educacin Bsica Alternativa, para los grados
Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,
se debe registrar RR en lugar de la nota.
Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr
cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Notas, no sin antes ubicar el
archivo que se desea subir mediante el botn Examinar.
Si un estudiante aparece
como bloqueado, es
posible que se trate de un
traslado, retiro o
postergacin.
- Si existe algn estudiante retirado, trasladado o con evaluacin postergada, sus notas
finales no son cargadas.
El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relacin
de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por
ingresar contienen algn error, entonces debe hacer la modificacin en el archivo Excel
que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario
est conforme con la informacin mostrada, entonces debe presionar el botn Grabar, con
lo que el sistema realiza la actualizacin definitiva en la base de datos y el sistema
mostrar la siguiente ventana:
El usuario puede repetir la operacin tantas veces desee con diferentes secciones dentro
de su institucin educativa, para ello debe presionar el botn Nueva Carga.
Como se puede notar, las celdas que estn pintadas distinguen a los talleres selectivos.
Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI
corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,
entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al
estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de
inconsistencias. De esta manera:
Cuando eso pase, el usuario no podr guardar la informacin de las notas finales hasta
que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botn Grabar
no aparecer.
Esta opcin permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada
periodo, grado, seccin y rea.
Mediante esta opcin tambin es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas
para el llenado de las notas de los estudiantes de una seccin para que posteriormente se
carguen al sistema.
Grado
resmen:
Datos generales.
En el caso que algn estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estar
de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la lnea
correspondiente a dicho estudiante estar de color anaranjado, tal como se muestra
en la siguiente ventana. En ambos caso no se podr realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado.
Amarillo: Trasladado.
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
- En el momento que se est ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso 9
y no 09; es decir que falto poner el 0 en el momento de guardar la notas
automticamente se guardara como 09.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD sern de color azul y
B, C sern de color rojo.
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los
mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con
el botn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botn recibe la siguiente
advertencia:
El docente podr registra las notas solo de las reas que le fueron asignadas, podr
realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.
Elegir el grado.
Elegir el diseo
curricular.
Numero de reas
asignadas al docente.
Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la
opcin Num reas Asignadas, abrir la siguiente ventana donde muestra todas las
reas correspondientes a un determinado grado.
Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podr tenerse acceso al registro de
las notas. Las notas slo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de
la IE se encuentre En evaluacin.
Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
Despus de pulsar Grabar automticamente generar la nota final para cada registro
como se muestra en la siguiente ventana.
Notas Finales.
En el caso que vaya realizar alguna modificacin pulse la opcin Modificar. Cuando el
usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opcin
Cerrar Registro, esta opcin bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.
Despus de pulsar Abrir mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podr
ingresar las notas por asignatura.
Recomendaciones para el
correcto registro de notas.
Cada pestaa tiene el identificador del Estudiante, el cdigo del estudiante, nombre del
estudiante as como los criterios de evaluacin.
Criterios de evaluacin.
Esta opcin permite importar la informacin de las notas de cada estudiante desde una
hoja de clculo previamente descargada desde el sistema.
Pulse Abrir.
Informe de Carga.
Pulse Cargar
Notas.
Pi
Informe de
Inconsistencias.
En el caso que ingresaron las notas errneamente como por ejemplo el rea de
comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaa
Informe de Inconsistencia donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
el detalle de todas las inconsistencias.
Relacin de inconsistencias.
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el
botn grabar o puede pulsar primero el botn grabar y despus corregir las notas desde
el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opcin de
Nueva Carga.
Esta opcin permite importar las notas de las reas que le fueron asignadas al docente
desde una hoja de clculo previamente descargada desde el sistema.
Despus de ingresar a la opcin subir notas desde Excel por docente mostrara la
siguiente ventana donde podr buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.
El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde
Excel, con la diferencia que se trata de nicamente las evaluaciones correspondientes a
las secciones del personal de la IE.
Presionando el botn Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.
Luego de seleccionarlo, pulse el botn Cargar notas, aparecer una ventana similar a la
siguiente:
Esta opcin permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la
boleta de informacin (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, seccin
y periodo.
Consiste en el registro de las apreciaciones a travs del cono que aparece a la izquierda
de la lista de estudiantes:
Pulse modificar para que pueda ingresar la informacin como se muestra en la siguiente
ventana
Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, en el caso que quiera seguir
ingresando informacin en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se
habilitar el campo para que pueda ingresar la informacin.
Apreciaciones del
Docente.
RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520
Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el
archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de
. Al pulsar este botn se va a mostrar la siguiente ventana:
Ingrese el nombre del
archivo Excel donde realiz
la actualizacin.
Esta opcin permite realizar el clculo de las notas de los estudiantes durante el ao
acadmico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperacin.
Por estas dos razones existe el botn de refrescar tablero mediante el cual el usuario
puede actualizar la informacin que se muestra en la pagina una vez que sea emitido
una orden de procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el ao acadmico, diseo curricular y la fase que desea realizar
el clculo de notas.
Fase Regular
Al ingresar a esta opcin se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo
muestra la siguiente pantalla:
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del ao
acadmico
Enlace Informe
de Proceso
Clculo de Notas.
fase correspondiente aplicando las reglas de promocin y repitencia que han sido
definidas previamente.
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promocin y
repitencia.
Si el usuario refresca el tablero podr notar que se muestra una esfera verde o
amarilla segn sea el caso:
Tambin aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la
posicin en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso
va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible
ver el porcentaje de avance.
reas y criterios de
evaluacin.
Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular est CERRADO, de
esta forma no se podr realizar accin alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
Fase de Recuperacin
Este proceso permitir obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el
PRA (Proceso de Recuperacin Acadmica) y de los cuales se haya registrado sus
notas de reas a cargo.
En opcin permite procesar las notas de forma especfica a un grado, una seccin, o hasta
a un estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opcin estar validando que solo un
proceso por IE se est ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen informacin
el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las
estadsticas de la seccin y generar las libretas de calificaciones.
Sector de seleccin de
estudiantes para procesar.
Sector de
seleccin.
Sector de procesamiento.
El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opcin Por
grados, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Despus de seleccionar la opcin Por grados podemos observar todos los grados del
ao acadmico en el sector de seleccin. Posteriormente seleccione los grados de los
cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
Despus de seleccionar los grados pulse la opcin Procesar Notas, esta opcin se va
encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe
pulsar la opcin de Refrescar tablero para que actualice estado del proceso de las
notas como se muestra en la siguiente ventana.
Despus de seleccionar las secciones pulse la opcin Procesar notas esta opcin se
encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron
seleccionadas.
Sector de bsqueda de
estudiantes.
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este
mensaje
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link Ver Informe.
Esta opcin permite imprimir las boletas de informacin de calificacin de los estudiantes
para lo cual tiene 3 opciones de bsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.
En el caso que haya elegido el criterio de seleccin la opcin Por Grados le mostrara la
siguiente ventana:
Despus de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrir la siguiente ventana
en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Esta opcin permite emitir las actas consolidadas de evaluacin de las secciones
pertenecientes a una institucin educativa. Tambin permite remitir estos formatos
oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE o municipalidad a la que
est adscrita la IE.
Selecciona el formato:
Se debe marcar este Acta Final, Subsanacin,
check siempre que Recuperacin o
se est seguro que el Postergacin.
acta est bien hecha.
Debe seleccionar el diseo curricular, la fase, el grado, la seccin y la fecha de emisin del
formato a generar y luego de presionar el botn Generar Acta, se muestra un acta que
tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuacin.
El formato de actas
vara de un ao a
otro.
1
La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluacin es similar a la siguiente :
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la
institucin educativa debe remitirlo.
1
El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.
Luego de pulsar el botn de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta
Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que est completa), el
sistema mostrar el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la Es posible eliminar el
seccin. registro siempre y
cuando no se haya
enviado a la
DRE/UGEL.
Este es el nmero de
envo.
Esta opcin nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperacin, examen y
subsanacin para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la seccin
Esta opcin permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de
recuperacin de un ao acadmico as como tambin las notas de las reas a cargo
(subsanaciones).
Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se
registran en esta seccin:
Se debe elegir la seccin que se desea ingresar las notas de reas a cargo as como
tambin elegir tambin el tipo de nota que se va a registrar.
Secciones de
recuperacin.
Secciones de
recuperacin.
Para actualizar las notas de recuperacin pulse el botn Modificar, con lo que se va
a activar la lista de la siguiente manera:
Registre aqu la
fecha en la que el
estudiante rindi el
examen de
recuperacin.
Una vez actualizadas las notas de recuperacin se debe pulsar el botn Grabar. Con
lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.
Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos
aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperacin, mediante la
opcin Grados y Secciones:
Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del ao acadmico y aplica
para aquellos estudiantes que obtuvieron reas de subsanacin ya sea por el
proceso de notas de la fase regular o recuperacin en algn ao precedente, en el
mismo nivel educativo. Tambin aplica para aquellos registros de reas a cargo en la
opcin de matrcula de estudiantes.
Seleccione ao
acadmico y haga clic en
Mostrar reporte.
Esta opcin permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las
calificaciones de los estudiantes de cada seccin de la institucin educativa. Solo est
disponible para el nivel Secundaria.
Aqu debe seleccionar el grado, seccin y rea de la cual se desea emitir el reporte. Luego
hacer clic en el botn Generar Reporte.
Esta opcin permite gestionar las solicitudes de rectificacin de formatos oficiales, es decir
nminas de matrcula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y
haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestin Educativa Local, quien
visa y aprueba la rectificacin.
Este procedimiento tiene lugar nicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por
la Instancia de Gestin Educativa local correspondiente.
Al presionar el botn Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de rectificacin de formato oficial, similar a la siguiente ventana:
Al pulsar el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado
inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
Al pulsar el botn Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.
Note que en este punto el estado de la solicitud est como Remitida y ya no es posible
eliminar la solicitud (note tambin que ya no se muestra el cono que permite la
eliminacin). Una solicitud de rectificacin remitida debe procesarse a nivel de la IGEL
1
(Instancia de Gestin educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia .
1
La IGEL va a recibir esta solicitud y con la informacin proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la
solicitud es aprobada, entonces se el formato (nmina o acta) ser liberado.
En este punto la
solicitud ha sido
aceptada y el usuario
puede realizar las
correcciones.
Una vez modificada la informacin correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la
seccin, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opcin y ubicar la solicitud de
rectificacin original. Al hacer clic sobre el cono del estado se muestra un mensaje que
2
indica que se van a generar los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:
2
Generar puede ser tomado como sinnimo de obtener la imagen del formato.
Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podr hacerlo desde la opcin de
Rectificacin de formatos oficiales.
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.
El usuario debe hacer clic en el cono correspondiente al estado Generado tras lo cual
se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta
manera:
Use la opcin de
Generar si se desea
volver a generar el
formato seleccionado.
En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se
muestra en la modalidad de envo. Se debe usar la opcin Generar si desea volver a
generar el formato.
En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos
oficiales modificados.
NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de
nomina de matricula se visualizar de la siguiente forma.