COMUNICACIN
La comunicacin es la trasmisin de una idea que se desea dar a
conocer de un emisor a un receptor a travs de smbolos, seas,
dialectos etc. Con el fin de dar a entender a una idea, un mensaje, una
orden etc.
La comunicacin es un proceso inherente en el cual un emisor desea
transmitir informacin a un receptor a travs de un canal que sera la
forma como se va a dar a conocer un mensaje, es un proceso cotidiano
que nos ayuda a involucrarnos con otros seres humanos con el fin de
formar parte de una sociedad y de cumplir la necesidad de comunicarse
Mensaje: Es la informacin que se desea transmitir
Contexto: son las situaciones que se pueden presentar entre los
individuos que realizan el acto comunicativo que permiten comprender
el mensaje
Retroalimentacin: es la forma de dar a entender que el mensaje
fue recibido y entendido
Estos elementos son importantes en la comunicacin ya que permite
describir de una forma clara el quien, donde, como, cuando se trasmite
la informacin de esta manera se podr encontrar localizar las fallas o
inconvenientes en un rea especfica
Unas de las principales funciones de la comunicacin organizacional es
la de crear una atmsfera que posibilite una comunicacin constructiva,
aspectos que permiten el perfeccionamiento de las mismas, y este, a su
vez, puede favorecer el funcionamiento de la entidad mejorando los
procesos y la imagen tanto al interior como al exterior de la empresa
COMUNICACIN FORMAL Es la comunicacin en donde el mensaje
se origina en un integrante de un determinado nivel jerrquico y va
dirigido a un integrante de un nivel jerrquico superior, de un nivel
inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos
formalmente por la empresa. Su objetivo es coordinar de manera
eficiente todas las actividades de la empresa de acuerdo a la estructura
de la organizacin siguiendo el conducto regular determinado por el
organigrama
Emisor: Aqul que transmite la informacin a un individuo u grupo.
Receptor: Aqul que recibe la informacin
Cdigo: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para
codificar el mensaje, son idiomas dialectos o jergas que se utilizan
entre el emisor y el receptor.
Canal: Mtodo por el cual el emisor transmite la informacin y que
el receptor capta por los sentidos, existen canales naturales como el
aire y los medios tcnicos como radio, telfono, televisin, ordenador,
etc.) y se perciben a travs de los sentidos del receptor odo, vista,
tacto, olfato y gusto
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL El desarrollo
de la comunicacin y el de las organizaciones estn firmemente
ligados, ya que la primera es imprescindible para el funcionamiento de
las segunda. A la manifestacin de este proceso en el mbito de las
organizaciones, es a lo que llamamos comunicacin organizacional.
Con el fin de mejorar la interrelacin entre sus miembros y entre pblico
externo, la comunicacin organizacional se centra el anlisis, el
diagnstico, la organizacin y el perfeccionamiento de las complejas
variables que conforman los procesos comunicativos en las
organizaciones.
BARRERAS DE TIPO ADMINISTRATIVO.
Omisin de testimonios o pruebas: no se puede emitir mensaje sin
previa informacin que respalde los argumentos.
Preparacin: preparar adecuadamente el mensaje, estudiar y analizar
detalladamente su sentido o intencin.
Complejidad: buscar la manera ms sencilla de trasmitir cualquier tipo
de mensaje, un mensaje complejo produce confusin.
Carencia de coordinacin: se debe fomentar la coordinacin de
funciones, para evitar la duplicidad de trabajos.
Lo medios ms utilizados por la empresas para comunicarse
formalmente son
Correo interno (INTRANET) Ip telefnica Memorandos Notas internas
Cartelera informativa .La estructura de comunicacin interna formal
que maneja la organizacin se encuentra estandarizada y establecida
por el organigrama y por los medios electrnicos que permiten una
mejor gestin de documentos y se establece en el manual de funciones
y procedimientos internos
MANUAL DE FUNCIONES
Contiene las funciones, actividades, responsabilidades, que debe
realizar cada colaborador de acuerdo al rea donde ser ubicado,
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que
cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles
LAS ACTAS DE REUNIN
Es un documento formal, resumen de una reunin de informacin o de
trabajo, y supone la difusin de elementos de informacin a los
participantes de la reunin y a las dems personas que se desee
informar.
Por s sola, el acta, es un documento dotado de autoridad, y que
supone simultneamente una herramienta de comunicacin
ascendente, descendente y lateral.
Caractersticas de la comunicacin informal
Se mantiene constante evolucin
Es dinmica y flexible
Brinda un apoyo y es un excelente mtodo para mejorar la motivacin
Requiere contar con experiencia para ser vista
trata a las personas como individuos
Es un sistema simple basado en la confianza y la reciprocidad
Esencial para las situaciones que cambian rpidamente o no se
entienden todava completamente
EL CORREO ELECTRNICO
Es un mecanismo que se caracteriza por la inmediatez en el proceso de
transmisin y recepcin de informacin, y por el ahorro de papel que
suponen. Las ventajas del mismo son muy superiores a los posibles
inconvenientes que acarrea, debido al principio de compartir
informacin entre, desde y hacia.
COMUNICACIN INFORMAL
Es el intercambio de informacin que se establece entre las personas
de una organizacin, independientemente de los puestos que ocupa en
ella, sin seguir Canales establecidos formalmente, y cuando se tocan
los elementos de trabajo sin tener la legitimidad de las autoridades
correspondientes en esa rea (Martnez de Velazco y Nosnik; 2003,58)
PLAN DE ACCIN
Un plan de accin es una presentacin resumida de las tareas que
deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo
especficos, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de
lograr un objetivo dado
Que se quiere alcanzar (objetivo)
Cunto se quiere lograr (cantidad y calidad)
Cundo se quiere lograr (en cunto tiempo)
En dnde se quiere realizar el programa (lugar)
Con quin y con qu se desea lograrlo (personal, recursos
financieros)
Cmo saber si se est alcanzando el objetivo (evaluando el proceso)
Cmo determinar si se logr el objetivo (evaluacin de resultados)
Con el plan de accin que se desarrollara buscamos estampar los
resultados obtenidos por la auditoria, analizando la informacin, se
buscaran estrategias que permitan mejorar la calidad de los procesos
de comunicacin interna determinando el tiempo de ejecucin el costo
que tendr implementarlo y quien ser el responsable de que se
ejecute