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El Sistema de Gestión Por Procesos ++ PDF
El Sistema de Gestión Por Procesos ++ PDF
DE LA FORMACIN PROFESIONAL
Organizar la gestin del centro en base a procesos en lugar de hacerlo en base a funciones.
Los procesos aportan productos y servicios a sus clientes satisfaciendo sus expectativas y
alcanzando los resultados previstos.
POR QU:
Porque hemos cerrado un perodo marcado por la obtencin de los 400 puntos EFQM;
nuestra principal rea de mejora en el mbito de la gestin es la integracin entre la
estrategia los objetivos- y su despliegue a travs de los procesos. Queremos que los
procesos estn orientados claramente al logro de los objetivos.
PARA QU:
Para que todo el Sistema de FP y AP, los centros y la propia Vice-consejera, trabajemos de
forma homognea, como un gran equipo, de manera que los objetivos generales puedan
desplegarse a los centros y estos contribuir en la medida en que puedan a los objetivos
globales y tambin a los especficos del centro.
Ofrecemos el SGP como referencia para que los centros establezcan sus propios procesos
de acuerdo a los objetivos que hayan establecido en su estrategia y a los factores crticos
que hayan identificado.
2.-INTRODUCCIN.
La Formacin Profesional del Pas Vasco ha venido trabajando con modelos de calidad desde hace ya ms
de una dcada; los principales referentes han sido la norma ISO 9001 y el modelo EFQM aunque tambin
se ha trabajado con normas medioambientales (Ekoscan, ISO 14001) de gestin de personas (Investors in
People), de prevencin (OSHAS 18001), etc.
Cuando los centros de FP comenzamos a trabajar con el modelo EFQM fuimos comprendiendo poco a poco
el significado de la palabra procesos; comenzamos a entender que todas las actividades que desarrollamos,
desde las actividades formativas hasta la planificacin pasando por la gestin econmica o el mantenimiento
pueden considerarse como procesos o parte de procesos; en este sentido los procesos seran un conjunto
de actividades ligadas entre s; pero lo fundamental de los procesos estara en que stos utilizan recursos y
controles para transformar determinados elementos de entrada en resultados. Lo que da sentido a los
procesos son los resultados que persiguen.
Probablemente nuestros primeros intentos de cambio no pasaron de ser una adecuacin ms bien formal;
tratbamos de disear los procesos a partir de los sistemas de la calidad, juntando varios procedimientos o
agrupando actividades relacionadas; tratamos tambin de avanzar clasificando y ordenando procesos por
categoras: procesos de prestacin de servicio, procesos de apoyo, procesos de planificacin o procesos de
mejora.
Finalmente comprendimos que la razn de ser de los procesos est en los resultados, en el valor aadido
que aportan a los clientes o beneficiarios del proceso. Adems, la gestin por procesos implicara pasar de
un modelo organizativo funcional a una organizacin ms horizontal basada en responsables o propietarios
de dichos procesos.
A partir de 2005, a la vista de los resultados de las evaluaciones realizadas en los centros de FP por
Euskalit, la Agencia de la Calidad comenz a trabajar sobre un proyecto, no muy claramente explicitado
todava en aquella poca, con la idea de dar con un sistema de gestin basado en procesos que pudiera
servir de modelo orientativo a todos los centros; tambin iniciamos entonces una reflexin para dar con un
modelo de autoevaluacin ordenado de una manera similar a los procesos.
Esta reflexin termin con las dos principales propuestas de la Agencia para seguir mejorando la gestin de
los centros de FP: el Sistema de Gestin por Procesos SGP- y el Modelo de Gestin, Autoevaluacin y
Mejora HOBBIDE.
Los centros de Formacin Profesional adoptan un sistema de gestin por procesos; asignan
propietarios de los procesos y de los grupos de inters- que han identificado como claves para el
logro de los objetivos estratgicos resultados a medio y largo plazo-. Para que los procesos y
actividades se desarrollen en condiciones controladas disean y estandarizan sus procesos de
acuerdo con un ciclo IPAE (Anlisis de Informacin, Planificacin, Accin y Evaluacin); utilizan
indicadores y establecen objetivos para evaluar peridicamente los resultados y el rendimiento de
los procesos, analizan las causas cuando se producen desviaciones y desarrollan acciones
correctivas y de mejora. Para establecer los objetivos analizan la capacidad del proceso y toman en
cuenta los resultados precedentes para que sean precisos, siendo alcanzables, realistas y acotados
en el tiempo.
Cuando es posible por ejemplo en la formacin inicial-, los centros de FP fomentan la autogestin
de los procesos a travs de equipos de ciclo- que trabajan con autonoma y con la autoridad y
responsabilidad sobre el proceso, los objetivos, las actividades y los recursos.
La idea clave aqu sera procesos que han identificado como claves para el logro de los objetivos
estratgicos. Los procesos tienen sentido en tanto que coadyuvan al logro de los objetivos.
En el origen de la propuesta del SGP hay dos elementos fundamentales: de un lado, la necesidad de
adoptar una sistemtica de gestin por procesos, cuestin que como veremos fue el rea de mejora ms
relevante de las detectadas en las evaluaciones externas de Euskalit. De otro lado, la necesidad de una
reflexin estratgica como punto de partida para identificar cules son los procesos clave del sistema de FP;
como veremos el origen del SGP est precisamente en la reflexin estratgica realizada por la Vice-
consejera de FP a finales de 2005
As pues, los centros de FP no deben implantar mimticamente los procesos de la propuesta SGP que
presentamos en este documento; en realidad deben primero establecer sus objetivos a largo plazo y slo
despus los procesos necesarios para alcanzarlos. Es cierto que los centros de FP, todos ellos, contribuyen
al logro de los objetivos de un sistema comn, el sistema de FP y que los objetivos del sistema slo pueden
lograrse a travs de los centros y, por tanto, stos deben de hacerlos suyos. Por esta razn pensamos que
lo ms probable es que los objetivos de los centros y los del sistema estn alineados, siendo similares y por
ello tampoco sean muy diferentes los procesos de los centros y los del sistema de FP. Pero ello no obsta
para sea la reflexin estratgica del centro la que establezca cules son los procesos clave del centro.
Pues bien, en el marco del Acuerdo de colaboracin entre la Agencia y Euskalit, sta ha venido presentando
a la Agencia un informe anual destacando las principales reas de mejora detectadas por los evaluadores y
algunas ideas para la mejora.
La mejora de los procesos fue un tema recurrente en los informes y constituy, en nuestra opinin, la
principal rea de mejora a abordar; la lnea de mejora deba ir orientada a una integracin ms clara y
consistente entre los procesos y la estrategia del centro.
reas de mejora:
Falta de indicadores para la gestin de procesos que no forman parte de la prestacin del servicio, y
en ste, los indicadores utilizados sirven ms para el control de cumplimiento que para la gestin de
su efectividad.
La gestin por procesos implica la fijacin de indicadores y objetivos que propicien su posterior
evaluacin y revisin. Se considera por ello adecuado, que el cuadro de mando integre los objetivos
e indicadores de los procesos.
Revisar el mapa de procesos para simplificarlo y orientarlo a una gestin por procesos. El vigente
se orienta ms a una gestin de procesos; adems, consideramos que la organizacin actualmente
est centrada ms en implantar procedimientos que en gestionar procesos.
reas de mejora:
No existe un sentimiento claro de propiedad en los procesos ni gestin eficiente de los mismos a
travs de herramientas de evaluacin y medicin. Escaso fomento de la participacin del personal
en los equipos de proceso.
El mapa de procesos y los procedimientos del sistema de gestin de la calidad ISO 9001 muestran
un elevado grado de confusin en cuanto a la coexistencia de ambos y a la finalidad y utilizacin de
cada uno de ellos.
Falta por cerrar los ciclos de evaluacin y revisin de muchas de las actividades que se realizan.
Mejorar la sistemtica para la seleccin y presentacin de los indicadores con mayor relevancia para la
organizacin.
Para llevar a cabo una gestin por procesos, la organizacin tendra que diferenciar entre un
proceso y la aplicacin de un procedimiento. Podra ayudar en este sentido la articulacin de la
informacin (objetivos, indicadores, planes de accin, grado de cumplimiento, documentacin
asociada) por cada uno de los procesos definidos y no por Alorgunes e Ikasgunes; la informacin
derivada de estos se gestionara a travs de la presencia de los gestores de estas estructuras en
equipos de proceso.
Gestin de y por procesos para mejorar la identificacin en todos los procesos de sus elementos:
propietario (funciones), proveedores, clientes, procesos relacionados (interacciones entradas-
salidas), indicadores, objetivos, etc.
reas de mejora:
Reflexionar sobre el alcance del concepto de gestin por procesos y sobre la definicin meditada de
una estructura de gestin por procesos, cuestin esta ltima importante para continuar la tarea de
horizontalizacin en la gestin iniciada por el equipo directivo.
La eliminacin de parte del papeleo y burocracia interna, que en muchos casos puede suponer
cierto rechazo en el personal, podra abordarse con el objetivo de "cero papeles"; el sistema
informtico de que dispone el centro facilitara la introduccin progresiva de este sistema, al menos
en la gestin por procesos.
La organizacin ha desarrollado un itinerario interesante hacia la gestin por procesos con un amplio
despliegue en lo que respecta a las personas implicadas en la propiedad de los mismos. No
obstante, convendra seguir profundizando dotando a cada propietario de proceso de una autonoma
y capacidad de gestin suficientes.
1 5
Identificar los GRUPOS Redactar la Misin del
DE INTERS del Sistema de Sistema para el prximo
FP y AP periodo
2 6
Analizar y deducir las Identificar los procesos
necesidades y expectativas clave del sistema de FP y
de los Grupos de Inters. AP
3 7
Establecer los objetivos Realizar el prediseo de
estratgicos del Sistema de los procesos clave
FP y AP
4 8
Identificar los Factores Nombrar propietarios y
Crticos de xito para el equipos para comenzar la
logro de los objetivos gestin por procesos
El equipo, destac como expectativas del alumnado de Formacin Profesional Inicial principalmente la
insercin laboral, la calidad de los cursos y del profesorado, la promocin de curso progreso
acadmico-, un aprendizaje fcil y prctico, lograr un buen nivel para el desempeo profesional y
obtener una certificacin oficial.
Las empresas esperan tener buenos profesionales, competentes con un valor aadido en idiomas, en
actitudes y comportamientos-; pueden esperar apoyo de los centros en el desarrollo de sus planes de
formacin, esperan que la brecha tecnolgica empresa-centro sea pequea y los profesionales que
contratan estn actualizados.
Todas las expectativas identificadas se agruparon por afinidad resultando finalmente un total de 36. Algunas
de ellas se muestran a continuacin:
Necesidades / Expectativas / Beneficios Incluye en la misma: Grupo Inters
1 Empleablidad / Insercin laboral Insercin de calidad e insercin de calidad
2 Certificacin oficial de la formacin Certificado profesionalidad en Iniciacin Profesional
Adquisicin de competencia para el
3 Empleabilidad rpida en FO e IP
empleo Alumnado FI;
5 Asesoramiento / orientacin Bsqueda de empleo y formacin ms adecuada FC; FO; IP /
Empresas
6 Progreso acadmico Promocin de curso en inicial
Competencia para el empleo no slo tcnica, polivalencia, idiomas, capacidad de aprender,
7 Profesionales cualificados
majo..
8 Formacin bajo su demanda Planes de fromacin especficos segn sus necesidades concretas
10 FP competitiva, innovadora Formacin actualizada, slida. GOBIERNO
Conocimiento para la competitividad y para la cultura, para desarrollo personal y profesional, Vasco
11 Aprendizaje permanente (Educacin
cubrir necesidades de los individuos.
/Personal) /
12 Optimizacin de recursos de la FP Personal, medios, equipos presupuestos...Incluye eficacia y eficiencia en la gestin (VC) Viceconsejera
15 Buenos resultados (ms clientes) Mantener un liderazgo de la FP, en los parmetros de la Unin Europea y ser tractores. )
Autonoma para gestionar las plantillas y problemas propios, competencia adecuada del
19 Poder de gestin directiva en los centros profesorado, RPTs adecuadas a necesidades, seguridad jurdica en la polltica interna de
Centros /
personal, capacidad de resolver problemas propios de personal y de gestin.
Profesorado -
Acceder a competencias para puesto, recursos de conocimiento, formacin y desarrollo personal
Competencia, conocimiento, desarrollo y
21 profesional. RPT necesarias -completas- , no por conocimientos -mdulos- sino por centros y
formacin
sus necesidades y las competencias requeridas en el puesto.
Alineacin entre tareas y organigrama de la VC y la valoracin de puestos de trabajo de la
Valoracin y retribucin justa de puestos
23 Administracin. Retribucin de cargos en VC y entes segn niveles de administracin Personal VC
de trabajo
general.
Colaboracin en proyectos Colaboracin en proyectos institucionales. Apoyo acciones formativas. Asuncin de la
30 Dip. Ayunt.
institucionales. Asuncin de la I.P. Iniciacin Profesional por educacin
Oportunidades de acceso a los Conciencia de los beneficios. Informacin y orientacin para su progreso. Oportunidades de
32 aprendizajes no formales e informales. Su acceso a los aprendizajes no formales e informales y su financiacin. Reconocimiento de Ciudadana
financiacin y reconocimiento. esos aprendizajes
2) Para 2010 alcanzar 35.000 personas que logran certificacin Alumnado FI; FC;
oficial de FP (actualmente 10600 + 8050 cat +500 RC) FO; IP / Empresas
Por ejemplo, actualmente tenemos 155.700 personas matriculadas en el CONJUNTO del sistema de
FP. Queremos alcanzar las 170.000 para 2010 lo que nos parece un objetivo realista y alcanzable.
Pero no esperamos crecer en Formacin Inicial; por tanto, hemos apostado por crecer
fundamentalmente en la Formacin Continua, aunque tambin podemos hacerlo en Iniciacin
Profesional y en Formacin Ocupacional si llegan las transferencias y hay un acuerdo con Trabajo
para que los centros de la red impartan esa formacin. Por eso hay un objetivo especfico, que es
mejorar en casi 10.000 alumnos en Formacin Continua bajo demanda (115.000). Pero no es
previsible crecer en catlogo modular; por tanto hay que mejorar la cuota de mercado de los centros
de la RED en la Formacin bajo demanda. Sin embargo, este dato es desconocido y hay que
esperar a conocerlo para formular un objetivo realista en este indicador.
Necesidades /
Objetivo estratgico Grupos inters
Expectativas / Beneficios
de la FP para los GI
GOBIERNO Vasco
1) Alcanzar el 75% en el porcentaje de titulados que trabajan en
/ Viceconsejera
su familia profesional
La VC, a travs de los centros, pasa una encuesta bienal a las empresas que colaboran en la FCT,
en ella se mide la percepcin de los empleadores sobre el perfil profesional de nuestros titulados;
queremos llegar al 7,5; ya estamos cerca de ese objetivo pues actualmente es de 7,3.
Segn dicha encuesta, la disposicin actual de los empleadores para contratar titulados de FP
supera el 95% y queremos mantenernos en este nivel; por ltimo queremos llegar a cerca del 8 en la
satisfaccin general de los empleadores; actualmente estamos en un 7,5 de media.
Necesidades /
Objetivo estratgico Grupos inters
Expectativas / Beneficios
de la FP para los GI
GOBIERNO Vasco
Viceconsejera
Progreso acadmico 1) Reducir el fracaso escolar a un digito en la Formacin
Alumnado FI; FC;
Profesional para 2010 (90% de indice de promocin medio)
FO; IP
Lgicamente, todos queremos mejorar los resultados acadmicos. El objetivo es reducir el fracaso
escolar a un dgito, algo menos en realidad: 85% de promocin en Grado Medio y 90% en Grado
Superior. Este objetivo no es fcil de lograr; aunque actualmente estamos 5 puntos por debajo, hay
que tener en cuenta que tenemos grupos de alumnos pequeos (de hecho la media de alumnos por
grupo es de 16) y que el impacto del fracaso de un solo alumno es muy alto.
Los anteriores son algunos ejemplos del mtodo seguido para la reflexin sobre los objetivos
estratgicos.
Los objetivos estratgicos que hemos ido fijando van a poder alcanzarse slo con el apoyo y la
colaboracin de los centros. En este sentido, debemos ser capaces de desplegar estos objetivos a
los centros para que stos contribuyan, en la medida en que puedan, a su logro.
El objetivo que nos hemos propuesto al respecto es que la Vice-consejera y los centros lleguen a
acuerdos concretos respecto a la contribucin a planes y objetivos, que se puedan cuantificar y
medir, y que stos se alcancen en un 80%. Nunca hasta ahora se ha trabajado con un indicador de
este tipo y habremos de ver cmo podemos hacerlo.
Precisando un poco ms, la idea es la siguiente: podemos plantearnos unos objetivos ms o menos
ambiciosos pero todos sabemos que si seguimos haciendo lo mismo lo ms probable es que
obtengamos los mismos resultados. Si queremos mejorar los resultados debemos especificar qu
es lo que vamos a hacer diferente, de qu nuevas capacidades vamos a dotar al Sistema de FP y
AP para lograrlo. Esas nuevas capacidades internas que vamos a poner en marcha son los Factores
Crticos para tener xito en nuestra misin.
Para identificar los factores crticos, el equipo se preguntaba, por ejemplo: qu tenemos que hacer
para realmente conseguir ms clientes para la FP? La respuesta fue que debamos centrar la
apuesta en la FC bajo demanda y en gestionar la Iniciacin Profesional. Tambin debamos
formalizar una alianza estratgica con el Departamento de Trabajo con vistas a las transferencias y a
que nuestros centros impartan la Formacin Ocupacional. Otro factor de xito, en este caso una
capacidad interna necesaria, sera la reconversin de Hobetuz en el rgano gestor de FC y FO con
estructura comarcal y centros homologados por especialidades as como un cambio en el Consejo
Vasco.
Necesidades / Expectativas /
Objetivo estratgico Factor crtico de xito
Beneficios de la FP para los GI
Llegar a 170.000 personas con acciones de
formacin presenciales del sistema de FP
Para mejorar la insercin laboral el factor crtico es que la oferta de FP no se disee slo en funcin
de la demanda intereses del alumnado- sino que tambin se tome en cuenta la insercin laboral
que tienen las familias profesionales. Tenemos que favorecer la oferta de los ciclos que tienen mayor
salida profesional; hablamos de lograr un equilibrio entre satisfaccin de la demanda del alumnado y
la empleabilidad de los ciclos.
Necesidades / Expectativas /
Objetivo estratgico Factor crtico de xito
Beneficios de la FP para los GI
El factor crtico para asegurar que nuestros profesionales estn bien cualificados sera reducir la
brecha entre el nivel de actualizacin profesional que tienen nuestros alumnos y lo que requieren las
empresas. Por tanto, tenemos que trabajar la I+D+i de la profesionalidad y actualizar ms rpido
nuestros currculos. Tambin aadimos la competencia en idiomas del profesorado como un factor
crtico ya que nos puede permitir trabajar con una oferta multilinge y mejorar la competencia
lingstica del alumnado.
Necesidades / Expectativas /
Objetivo estratgico Factor crtico de xito
Beneficios de la FP para los GI
Superar el 7,5 en la percepcin de
empleadores sobre el perfil.
Mantener un nivel de disposicin de
empleadores -de empresas colaboradoras Trabajar la I+D+i de la profesionalidad para reducir la
Profesionales cualificados en FCT- a contratar titulados de FP por brecha entre profesionalidad necesaria en las
encima del 95%. empresas y la de los titulados
Lograr una satisfaccin general de
empleadores con titulados de FP cercano al 8
para 2010.
Y, qu vamos a hacer para mejorar los resultados acadmicos que ya son francamente buenos
actualmente? Todos estaremos de acuerdo en que la competencia docente del profesorado es el
factor crtico; tenemos que dejar de lado la enseanza basada en la transmisin explicacin- de
contenidos y centrarnos en el aprendizaje y la adquisicin de competencia; implantar nuevos
formatos de aprendizaje que favorezcan el trabajo prctico y cooperativo.
Pero todo esto no se puede lograr si el alumnado se mantiene pasivo o desdea el esfuerzo. Por eso
es necesario fomentar la cultura del esfuerzo y el trabajo a travs de la implantacin de los Premios
de FP, participar en concursos como word-skils, etc.
Necesidades / Expectativas /
Objetivo estratgico Factor crtico de xito
Beneficios de la FP para los GI
Mejorar la metodologa del proceso de enseanza-
Reducir el fracaso escolar a un (90% de ndice aprendizaje y los formatos.
Progreso acadmico de promocin medio) Fomentar de la cultura del esfuerzo y el trabajo
(Premios FP, word-skils..)
Los anteriores son algunos ejemplos de los Factores Crticos de xito identificados y el proceso
seguido para hacerlo.
A continuacin mostramos el conjunto de Factores crticos de xito identificados que, agrupados por
afinidad, forman el declogo de intenciones de la FP para el prximo perodo:
Colaborar en el diseo de un instrumento que permita establecer con claridad el mdulo de concertacin.
Asegurar la gestin por procesos en y desde la VC as como el despliegue de objetivos al conjunto del sistema
Dado que los FCE constituyen algo as como actividades fundamentales a gestionar en esos
procesos, nos preguntamos: en qu proceso se debe gestionar este factor crtico?
As por ejemplo, en que proceso podemos trabajar la apuesta por la formacin continua bajo
demanda? La respuesta fue clara: en el proceso de Formacin Continua. Y la apuesta por asumir
la Iniciacin Profesional? En el proceso de Formacin Profesional Inicial. Y la alianza estratgica
con Trabajo? En el proceso de Posicionamiento Estratgico.
As fuimos identificando los procesos clave y subrayando en ellos las actividades relacionadas con
los Factores Crticos como recordatorio. Por ejemplo, una actividad clave de la gestin del proceso
de Formacin Profesional Continua ser la formacin bajo demanda y un tema clave en el gobierno
de la VC ser la Alianza con Trabajo.
Se recogen aqu los procesos identificados y las actividades ligadas a FCE que deben incluirse en
cada proceso para asegurarnos de que los FCE se han includo en los procesos. Se ha incluido la
formulacin genrica de los objetivos estratgicos asociados a cada proceso.
Personas
- Contratacin y/ o reconversin profesional de los actuales docentes Gestin de - Identificacin de nuevas figuras 9.-Estabilidad del
hacia las nuevas figuras profesionales de la FP asociadas a sus personas profesionales en FP y reconversin de los personal en los
compromisos con su entorno productivo, social e institucional. docentes / contratacin. centros.
- Configurar las plazas de RPT de acuerdo con las necesidades reales - Configuracin de plantillas (RPT) sobre
y nuevas figuras profesionales (no ligadas exclusivamente a horas de necesidades reales.
docencia) asegurando la cobertura legislativa. - Regulacin del trabajo del personal
- Regular el trabajo en los centros segn el calendario laboral, no el docente segn calendario laboral.
lectivo. - Revisin del protocolo de provisin y
- Implantar un protocolo para provisin y perfilacin de plazas. perfilacin de plazas.
- Fomentar la cultura del esfuerzo y el trabajo (Premios FP, word- - Establecimiento de un nuevo protocolo de
skils..) acceso a listas de interinos y sustitutos.
- Impantar un SISTEMA de reconocimiento pblico a los mritos del - Establecimiento de premios de la FP para
profesorado. los mritos del profesorado.
- Establecer un nuevo protocolo de acceso a listas de interinos y de
sustitutos y la formacin de stos.
- Competencia del Profesorado en metodologa y formatos de Formacin del - Metodologas de aprendizaje (formatos 7.-Formacin del
aprendizaje. profesorado de aprendizaje / equipamientos...). profesorado.
- Implantar la gestin por competencias en los centros y planes - Formacin de directivos especfica para
estratgicos de formacin en centro. FP.
- Aumentar el presupuesto para formacin - Acceso a la formacin de interinos y
- Implantar un ambicioso PROGRAMA DE FORMACIN DIRECTIVA sustitutos.
especfico para la FP. - Aprobacin d eplanes estratgicos de
- formacin de los centros.
- Implantacin generalizada de la gestin
por competencias.
Asesora FP
- Orientador profesional -laboral- en los centros para el servicio general Informacin y - Portal empleo-formacin profesional 10.-Informacin y
de informacin, asesora... asesora de la FP nico Lanbide.net. asesoramiento
- Red de mediadores de arprendizaje -tambin para el aprendizaje - Red de mediadores y orientadores
pernanente profesionales.
Comunicacin
interna
- Identificar la informacin y el conocimiento relevantes sobre las Informacin, - Canal de comunicacin en la VC sobre
recomendaciones europeas y establecer un canal de comunicacin conocimiento y conocimiento relevante.
dentro de la VC para ello. comunicacin
interna.
Innovacin
- Formar parte de la Red de Ciencia y Tecnologa Innovacin y mejora - Ente apoyo a Tknika 11.-Innovacin.
- Tener un ente (consorcio, fundacin...) de apoyo a Tknika - I+D+ i d elas tecnologas emergentes
- Realizar I+D + i de las tecnologas de la comunicacin (NTICs) - I+D+i de comunicacin interna FP
- Realizar I+D + i de las tecnologas emergentes. - Implantacin del modelo de gestin
- Puesta en marcha del modelo de gestin autoevaluacin y mejora de autoevaluacin y mejora de la FP
la FP del Pas Vasco en los centros y sistema de FP para asegurar la
gestin por procesos en y desde la VC as como el despliegue de
objetivos al conjunto del sistema.
As pues, la reflexin estratgica no slo ha identificado los procesos clave sino tambin las
actividades que son crticas en la gestin de dichos procesos, precisamente porque estn
relacionadas con los Factores Crticos de xito que hemos identificado para poder alcanzar los
objetivos.
De esta manera tratamos de establecer la relacin entre los objetivos y los procesos; la forma de
entender esta relacin representa un cambio de paradigma; la forma ms natural de ver esta
relacin es que los resultados son la consecuencia de los procesos, de lo que hacemos, y es verdad;
pero el punto de vista que sugerimos es que los procesos son producto de los resultados que
queremos lograr; que los objetivos manden sobre los procesos.
POSICIONAMIENTO ESTRATGICO
ESTRUCTURA DE PROCESOS
Despliegue de la estrategia
Informacin a la Estrategia
PLANIFICACIN ECONMICA
INNOVACIN
GESTIN DE PERSONAS
POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO
Necesidades de Comunicacin
Publicidad y
APRENDIZAJE PERMANENTE
DISPOSITIVO DE RECONOCIMIENTO
INFORMACIN Y COMUNICACIN
5
Procesos ligados al Gobierno de la VC Procesos de gestin de Personas Procesos de prestacin de servicios
3.7. CONCLUSIONES
El SGP (Sistema de Gestin por Procesos) es el resultado de una reflexin estratgica realizada por
la Viceconsejera de FP y AP; en este sentido los procesos del SGP estn orientados al logro de los
objetivos del sistema.
La propuesta del sistema de gestin por procesos de la Agencia no es una propuesta cerrada; los
centros deben alinear esta propuesta no slo ni nicamente con los objetivos del sistema de FP sino
con sus propios objetivos estratgicos y, por tanto, deben identificar sus procesos clave desde su
propia reflexin estratgica.
Como veremos ms adelante el SGP propone una forma de gestin de los procesos; lo
fundamental estara en el seguimiento de los resultados que obtiene, por ms que el seguimiento de
las actividades realizadas sea importante tambin. Adems, en el SGP el seguimiento de los
resultados y el rendimiento de los procesos y las acciones de mejora son .responsabilidad propia del
proceso y por tanto de su propietario y equipo.
Los procesos del SGP incluyen indicadores de resultados (R) y de rendimiento (r); los indicadores de
resultados se asocian a los objetivos estratgicos vinculados al proceso; los de rendimiento a las
actividades incluidas en las etapas del proceso.
En el diseo de los procesos del SGP se ha utilizado una variante del PDCA (Plan-Do-Check-Act)
denominada IPAE (Anlisis de Informacin-Planificacin-Accin-Evaluacin y Revisin) que incluye
actividades para las cuatro etapas en coherencia con el Modelo de Gestin, Autoevaluacin y Mejora
HOBBIDE.
El SGP propone una gestin por procesos; esto significa que se pretende descentralizar la gestin
y se opta por la autogestin a travs de propietarios y equipos de proceso al menos a cada proceso
clave, y que pretende superar la organizacin por funciones; la misin del propietario y el equipo de
proceso es precisamente evaluar peridicamente los resultados y el rendimiento, analizar las causas
cuando se producen desviaciones y mejorar los procesos hasta alcanzar los resultados previstos de
acuerdo con la capacidad del proceso y los resultados precedentes, gestionar los factores crticos,
resolver las interrelaciones con otros procesos y desplegar los objetivos a todos los niveles de la
organizacin.
4. SGP SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS
El mapa del modelo SGP se compone de nueve procesos, identificados a partir de objetivos
estratgicos de la Viceconsejera relacionados con resultados de los centros.
Una vez identificados los procesos, cada uno de ellos tendr establecidos unos objetivos,
concretados en trminos de indicadores, y asignado un propietario y equipo de gestin, que
sern quienes lo definan y documenten.
4.3. LA DOCUMENTACIN
La flexibilidad que se pide al sistema para adaptarse a las necesidades, exige que el
sistema documental no sea burocrtico y el nmero de instrucciones operativas que nos
dicen qu hacer y cmo sea reducido.
Se trata de establecer para el periodo (curso-ao...) los resultados que se esperan del
proceso, concretados con indicadores y objetivos, entre ellos los objetivos estratgicos
anualizados en el caso de los procesos clave, y cuando se plantea el seguimiento.
Hay que tener en cuenta, de cara a la certificacin ISO, que las instrucciones operativas
son requisitos a cumplir, por lo que aquellas metodologas o instrucciones que no se
quieren seguir en todo lo que determinan, se contemplan como informacin de referencia
como pueden ser las bibliografas.
No hay porque documentar todas las actividades o sistemticas de los procesos, aunque s
las evidencias de cumplimiento de los requisitos de la norma ISO y los legales.
En relacin con las misiones y responsabilidades que tienen que ver con la ejecucin de
actividades o tareas, generalmente estn definidas en los propios planes o en normativas
oficiales o en el ROF (reglamento de organizacin y funcionamiento del centro), de no ser
as se incluirn en una instruccin.
Anlisis de informacin:
La metodologa de referencia es la que ha utilizado la Viceconsejera., que parte del
anlisis de las necesidades y expectativas de los grupos de inters y de los resultados de
los indicadores y de la gestin de los procesos.
Planificacin:
En esta etapa se ha incluido la planificacin estratgica a largo o medio plazo que es la que
recoge el plan estratgico, que incluye:
La gestin del cambio se contempla en aquellas actuaciones que, por su impacto en las
personas o en los procesos, requieran de una planificacin especfica del mismo.
Accin
En el seguimiento del plan, se determinar la eficacia de las acciones, que est en funcin
de su cumplimiento y del logro de los objetivos, para, en caso negativo revisar el plan.
Evaluacin:
Para terminar, como en todos los procesos, est la evaluacin de la eficacia del proceso.
(5.6) La revisin por la direccin, que es un anlisis anual del sistema, en el que se
debe tener en cuenta una informacin y unos resultados que estn establecidos en
la norma, en el proceso esto se ha recogido en un guin revisin del sistema de
acuerdo al cual se realizar el Informe de Revisin del Sistema .
(5.4) Planificacin, todo los que tiene que ver con el plan anual y el seguimiento
En el anlisis habra que determinar las necesidades econmicas de los procesos clave, en
relacin con los factores crticos de xito identificados, y las posibilidades de cobertura,
para a partir de ah establecer los objetivos e indicadores del proceso.
Planificacin:
En esta etapa, las actividades estn relacionadas con la ejecucin del presupuesto, y su
desarrollo est sujeto a normativa legal (para centros pblicos), en el caso de la
contabilidad con un programa informtico.
E incluir en la gestin aquellos aspectos que tienen que ver con la seguridad (y en el caso
de muchos centros adems los de medio ambiente).
En el anlisis habr que tener en cuenta, adems de las propuestas de mejora planteadas
en la memoria a partir de los resultados y de los aspectos de seguridad o medio ambiente,
las necesidades del centro en este mbito y cmo abordarlas.
Planificacin:
Otras sistemticas como la de gestin del uso de los activos se podrn determinar de
acuerdo con los objetivos establecidos.
Accin:
La gestin del inventario, como mnimo tendr que ajustarse al programa informtico oficial,
aunque puede ser ms operativo elaborar uno propio del centro.
Anlisis de informacin:
Planificacin:
A partir del anlisis se establecen los objetivos e indicadores del proceso, objetivos a medio
plazo, si definimos una estrategia de gestin de personas, y a corto plazo, que en ese caso
seran los de progreso anual, las acciones asociadas se incluirn en los planes que
corresponda.
Adems de las actividades de gestin de la provisin de personal, asignacin de cargos y
tareas y planificacin docente, se contemplan planes especficos de Acogida y de
Formacin y Desarrollo.
Accin:
Evaluacin
4.8 (7.1) Planificacin de la Realizacin del Producto, aunque est mas relacionado con
los procesos de prestacin de servicios, en los que se definen las actividades de la
prestacin, hay una actividad de este proceso la elaboracin de la planificacin
docente que est relacionada.
Los objetivos y la razn de ser de este proceso est en lograr los resultados que se
esperan en la matrcula o la inscripcin, con indicadores como n de alumnos matriculas en
FI, % de plazas cubiertas sobre ofertadas
Descripcin del proceso, en su documento ficha:
Anlisis de informacin:
Para determinar los aspectos a analizar, tenemos como referencia los 6 que contempla el
modelo Hobbide: tipo de mercado; tendencias y cambios en sectores demandantes;
cuestiones sociales, medioambientales, de seguridad y legales; indicadores demogrficos,
sociales y polticos; imagen externa del Centro; efectos de la cartera de productos y
servicios del Centro.
Planificacin:
A partir del anlisis se establecen los objetivos e indicadores del proceso y se determinan la
cartera con la oferta educativa y de servicios y los requisitos de los cursos /servicios.
Los requisitos de los cursos /servicios son las caractersticas que los definen y que de cara
a la comunicacin al cliente estn recogidos en los catlogos u otros documentos
informativos como las especificaciones, en el caso de los cursos hablamos de sus mdulos
o materias, la duracin, el itinerario formativo, etc..., algunos determinados por la
administracin en normativa legal.
En el manual de calidad las caractersticas que los cursos deben cumplir se han definido
atendiendo a los siguientes aspectos:
Efectividad del aprendizaje (ndice de aprobados, ndice de asistencia).
Efectividad de la enseanza; (cumplimiento de la programacin, cumplimiento de horas, y
satisfaccin con el curso).
Accin:
La razn de ser de este proceso est en la mejora de los resultados de los cursos de
formacin inicial, con objetivos respecto al ndice de promocin, el grado de satisfaccin con
el curso, el ndice de insercin laboral....
Y el cumplimiento de los requisitos de los cursos, que se determina a partir de unos objetivos
asociados a las caractersticas (o que se alcancen unos niveles de aceptacin en los
indicadores asociados), un % de horas impartidas, un % de unidades didcticas impartidas o
un % de aprobados
Planificacin:
El cumplimiento de estos objetivos determina la conformidad del curso, por lo que en cada
evaluacin se realiza el control y seguimiento del curso con estos mismos indicadores e
incluso objetivos. Tambin pueden establecerse como indicadores de rendimiento del
proceso al controlar actividades de planificacin y de accin.
Accin:
Evaluacin
Al igual que en el proceso de formacin inicial, la razn de ser de este proceso est adems
de en la mejora de los resultados, en el cumplimiento de los requisitos que se determinen
par los cursos.
La finalidad es la misma que en el proceso de formacin inicial, pero habr que tener en
cuenta las diferencias entre la formacin continua de catlogo, ms similar a la inicial, la
formacin continua bajo demanda, en la que el centro realiza el diseo, y la formacin
ocupacional que puede tener sus propios requisitos (en principio no se ha tenido en cuenta
en el diseo del proceso).
Planificacin:
En relacin con los requisitos de los cursos, para los de formacin continua de catalogo
modular la Agencia ha establecido, unos objetivos (niveles de aceptacin) e indicadores
asociados, que varan respecto a los de formacin inicial, se tiene en cuenta para la
conformidad del curso, la satisfaccin de los alumnos, adems de la asistencia o las horas
impartidas.
Se elabora un plan de diseo, que contempla y describe las diferentes etapas, las
revisiones, la verificacin y la validacin del diseo, y establece las
responsabilidades.
De acuerdo con el plan, se realizan revisiones para evaluar la capacidad del diseo
para cumplir los requisitos, analizando los problemas habidos y proponiendo
soluciones, y se verifica asegurando que cumple los requisitos de los elementos de
entrada.
Una vez validado, el diseo del curso puede ser vlido para otros similares.
Accin
Evaluacin
Anlisis de informacin:
Habra que plantear objetivos a medio /largo plazo para abordar todas las necesidades de
los procesos y grupos de inters, y su progreso anual.
Las acciones se recogen en un Plan de Comunicacin, que contempla: destinatarios
(grupos de inters), canales, contenidos y periodicidad
Accin:
Accin:
Se evala la eficacia del proceso mostrando el nivel de logro alcanzado rspecto de los
objetivos y se proponen las mejoras necesarias en la memoria-valoracin; tambin se
evala la satisfaccin de los grupos de inters al respecto.
Un objetivo de este proceso sera gestionar la Innovacin desde dos aspectos: la creacin
de condiciones de contexto que la propicien y disponer de un proceso riguroso que genere
ideas y las desarrolle.
Planificacin:
El plan de innovacin recoger los proyectos aprobados, con sus objetivos de resultados y
el seguimiento (hitos del proyecto).
Accin:
Evaluacin: