1 UNIDAD 3 MANEJO DE DATOS

1.1 DATOS ORDENAR

Es una herramienta fundamental en el manejo de bases de datos, ya que nos permite clasificar en forma
ascendente o descendente por un campo especial la informacin que se tiene.

- Ordenar una lista por una sola columna

Permite ordenar la informacin de una lista para facilitar la bsqueda de algn dato, para llevar a cabo la
ordenacin por un campo no se debe seleccionar la columna donde se encuentran el dato, basta con ubicarse
en cualquier dato de la columna que contiene en campo.

Ubicarse en una celda perteneciente a la columna por la cual desea llevar a cabo la ordenacin.
Clic en la ficha Datos
Ubicarse en el grupo de iconos Ordenar y Filtrar
Clic en los botones: Orden Ascendente u Orden Descendente segn el caso.

Nota: Si la columna contiene entradas numricas y de tipo texto, Excel en una ordenacin ascendente, sita
todas las entradas numricas antes que las de tipo texto. La ordenacin descendente es la inversa a la
anterior. Las celdas en blanco quedarn siempre al final.

- Ordenar una lista por dos o ms columnas (Mximo 64)

Ubicarse en una celda de la base de datos a ordenar.
Clic en la ficha Datos.
Ubicarse en el grupo de iconos Ordenar y Filtrar
Clic en el cono

Aparece la siguiente caja de dilogo:

En la opcin Mis datos tienen encabezados, hacer clic en la casilla de verificacin, si la Base de datos
tiene ttulos para que stos no se incluyan en la ordenacin.
Hacer clic en la lista desplegable de la opcin Ordenar por y seleccione el campo principal por el que se
desea llevar a cabo la ordenacin, en este caso Ciudad.
Indique el Criterio de ordenacin deseada, ya sea Ascendente o Descendente.
Haga clic en el botn Agregar nivel, luego

1
 Hacer clic en la lista desplegable de la opcin Luego por y seleccione el campo que se requiera como
segundo criterio de ordenacin, en este caso Sexo. Indique el tipo de ordenacin.
Repita los pasos anteriores para el tercer criterio de ordenacin
Haga clic en Aceptar.

Ejemplo: Digitar esta base de datos.

Y ordenar los datos en forma
ascendente, teniendo en cuenta los
siguientes criterios:

Primer criterio: Ciudad

Segundo criterio: Sexo

Tercer criterio: Estado Civil

Siguiendo todo el procedimiento anterior la Base de Datos debe quedar ordenada de la siguiente forma:

1.2 APLICA FILTROS

Los filtros permiten visualizar las filas que cumplen unas determinadas condiciones, mientras que oculta las
dems. Para poder filtrar una lista, sta debe poseer ttulos en las columnas. Las filas filtradas se pueden
copiar en otra hoja de clculo del libro de trabajo actual, si se desea.

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Para activar los filtros se debe ubicar en un dato de la base de datos, hacer clic en la ficha Datos y
clic en el icono Filtro
Automticamente en cada campo de la primera fila de la base de datos aparecen los filtros, as:

Cada filtro contiene las opciones para realizar la bsqueda de los

datos que cumplan con alguna condicin.

Ejemplo: Se requiere filtrar a todos los empleados que viven en

Medelln, se debe:
- Desplegar el filtro de Ciudad
- Desactivar la opcin Seleccionar todo
- Activar Medelln y aceptar.

Automticamente, Excel mostrar solamente los registros que

cumplen con la condicin, ocultando los dems.

Al realizar un filtro, Excel, cambia el icono del filtro, para que se

identifique la columna por la cual esta filtrada la informacin.

Para eliminiar el filtro se debe desplegar las opciones de la

columna por la cual se filtr y elgir la opcin Borrar filtro de

a) Filtros de texto

Excel permite personalizar los filtros de acuerdo al tipo de datos que se tengan digitados en la base de datos.
Para los textos, Excel cuenta con las siguientes opciones:

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 Al seleccionar alguna de las opciones
que ofrece Excel, aparece un cuadro de
texto para realizar la personalizacin del
filtro.

Ejemplo: Se desean filtrar todas las

ciudades cuyo nombre comienza por
la letra B.

Se debe desplegar el filtro de Ciudad,

hacer clic en Filtros de Texto y elegir la
opcin Comienza por

En el cuadro de dilogo que aparece se

debe digitar la letra por la cual se desea
realizar el filtro, en este caso B y hacer
clic en aceptar.
Excel, solo mostrar las ciudades cuyo
nombre comiencen por la letra B,
ocultando las dems ciudades.

b) Filtros de nmero
Se utiliza para personalizar filtros en columnas que contengan valores numricos.

Ejemplo: Filtrar todas las personas cuya edad es

mayor o igual a 40 aos.

Desplegar el filtro de la columna Edad, hacer clic en la

opcin Filtros de nmero y elegir la opcin Mayor o
igual que

Automticamente se activa un cuadro de dilogo, donde

se debe digitar el valor por el cual se desea realizar el
filtro, en este caso 40.

Excel mostrar los registros que cumplan con la

condicin, ocultando los registros que no lo cumplan.

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1.3 SUBTOTALES

Los subtotales constituyen una manera rpida y sencilla de resumir datos de una Base de Datos. No es
necesario crear frmulas. Excel crea la frmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total.

En Excel, para trabajar los subtotales primero se debe ordenar la Base de Datos por el campo que se desee
resumir la informacin.
Realiza el siguiente Ejercicio1:

Crear un resumen con los subtotales por Empresas en orden descendente, sumando las ganancias de cada
empresa debajo de la columna Ganancia, de forma que pueda ver los totales parciales:

La base de datos debe estar ordenada por el campo Empresa en forma descendente (debido a que se
requieren los subtotales por este campo), como lo muestra la tabla anterior.
Ubicarse en un dato de la base de Datos
Clic en la ficha Datos
Clic en el icono Subtotal

En la opcin Para cada cambio en, se debe seleccionar

EMPRESA (el campo por el cual se orden la Base de Datos):

En la opcin Usar funcin, se debe seleccionar la funcin

que se requiere, en este caso SUMA

En la opcin Agregar subtotal a, se debe activar lo que se

pide sumar, en este caso GANANCIA

Clic en Aceptar.

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Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Ganancia agrupados por Empresas. A la
izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el
nivel del subtotal haciendo clic en los signos + y o, bien, en los nmeros que aparecen sobre estos signos,
como se observa en la siguiente figura:

- Ejercicio2: Agregar el Promedio de los Gastos, aparte del total anterior de la Ganancia.

Realizar los siguientes pasos:

Ubicarse en la tabla que contiene los subtotales

Clic en Datos
Clic en el icono Subtotales
En la opcin Usar funcin, seleccionar la funcin Promedio
En la opcin Agregar subtotal a, active la casilla GASTOS
Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, se perdern los subtotales
anteriores)
Clic en Aceptar

Si desea desaparecer los subtotales, debe activar la opcin Subtotales del Men Datos, y hacer clic en el
botn Quitar todos.

Nota: Para realizar subtotales por otro campo, por ejemplo, por Pases, deber primero ordenar la base de
datos por esa columna.

1.4 APLICA FUNCIONES CON BASES DE DATOS

Estas funciones, permiten realizar clculos matemticos y estadsticos en registros seleccionados de la base de
datos. Cada una de las funciones denominadas BD, usan tres argumentos: base_de_datos,
nombre_de_campo y criterios.

- Base_de datos: Es el rango de celdas que compone toda la base de datos.

- Nombre_de_campo: Es el campo que indica qu se va a hallar. Este campo puede ser el ttulo de la
columna encerrado entre comillas dobles, como por ejemplo Edad o se puede asignar un nmero que
represente la posicin de la columna en la base de datos, 1 para la primera columna, 2 para la segunda
columna y as sucesivamente.

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- Criterios: Son los datos que Indican de quin se va a hallar. Es el rango de celdas que contiene el ttulo de
la columna y el dato, correspondientes al criterio. El criterio debe copiarse en una columna despus de la
base de datos.

a) Funcin BdSuma
Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones
especificadas
Sintaxis: =BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

b) Funcin BdPromedio
Calcula el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis: =BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

c) Funcin BdMax
Devuelve el valor mximo dentro de un campo o columna de una base de datos, los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Sintaxis: =BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

d) Funcin BdMin
Devuelve el valor mnimo de una columna en una lista o base de datos que concuerde con las condiciones
especificadas
Sintaxis: =BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

e) Funcin BdContar
Cuenta las celdas que contiene un nmero en una columna de una lista o base de datos y que concuerdan
con los criterios especificados.
Sintaxis: =BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

f) Funcin BdContara
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de los registros que cumplan con los criterios
especificados.
Sintaxis: =BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

g) Funcin BdExtraer
Extrae un nico valor de la columna de una lista de datos que concuerde con las condiciones especificadas
Sintaxis =BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Observaciones:
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER, devuelve el valor de error #VALOR!
Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER, devuelve el valor de error #VALOR!

Ejercicio1: Digitar la siguiente tabla y hallar las Ventas totales de David Bisbal

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 Pasos:
1. Sacar el criterio aparte, hacindose la pregunta De quin se va a hallar?
a) Para sacar el criterio se deben seleccionar los datos de la Base de datos y dar la orden de copiar,
en este caso: Siempre el ttulo de la columna (Artista) y el dato correspondiente (David Bisbal)
b) Dar la orden de pegar, dejando una columna vaca despus de la base de datos.

2. Digitar la funcin que se requiera, en este caso =Bdsuma

3. Siguiendo la sintaxis de la frmula, se debe seleccionar toda la base de datos
4. Para el nombre del campo se debe hacer la siguiente pregunta Qu se va a hallar?
Para este nombre de campo se digita el nombre de la columna o se asigna un nmero, para este
caso se piden hallar las ventas o se digita el nmero 3 que es la columna donde estn las ventas.

Ejercicio2: Hallar el Artista que slo vendi en el mes de Abril

Pasos:
1. Para el criterio hacer la pregunta De quin se va a hallar?
En este caso el criterio ser:
E
17 Mes
18 Abril

2. Digitar la funcin que se requiera, en este caso =Bdextraer

3. Para el nombre del campo, hacer la pregunta Qu se va a hallar?
En este caso el nombre del campo ser: Artista o digitar el nmero 1
4. La frmula ser:
=Bdextraer(A1:D13;1;E17:E18)

1.5 VALIDACIN DE DATOS

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Permite personalizar datos de la hoja de clculo, con el objetivo de que el usuario ingrese slo los datos que
desee. Se pueden validar cualquier valor, nmeros enteros, decimales, crear una lista, fechas, horas, dar la
longitud de un texto, entre otras.

Realizar el siguiente ejercicio:

Validar las cantidades para que slo permita ingresar nmeros enteros entre 1 y 50.

1) Seleccione el rango de celdas que desea validar. Desde A2 hasta A7 (A2:A7)

2) Clic en la ficha Datos.

3) Del grupo de Iconos Herramientas de Datos, hacer clic en el

icono Validacin de Datos.

4) Clic en la opcin Validacin de datos

5) En la ficha Configuracin, determine qu criterio usar para validar Ejemplo: Nmeros enteros.
6) Entre: Determine aqu cul ser el rango (mayor, menor, entre
otros)
7) Mnimo y Mximo: escriba nmeros enteros como lmites
8) En la ficha Mensaje de entrada: escriba un comentario que
aparecer cuando los usuarios se ubiquen en las celdas
validadas
9) En la ficha Mensaje de Error: Escriba un mensaje que
aparecer cuando el dato que se digite no se encuentra entre el
rango que se estableci como lmite para la validacin.

- VALIDACIN A PARTIR DE UNA LISTA

Permite utilizar una lista de valores para crear un cuadro desplegable que muestre los datos que se estn
ingresando.

Realizar el siguiente ejercicio:

Crear una lista con seis ciudades

1) Seleccionar el rango de celdas donde se crear la lista

2) Clic en la ficha datos
3) Del grupo de Iconos Herramientas de Datos, hacer clic en el
icono Validacin de Datos.
4) En la opcin permitir del cuadro de dilogo, elegir Lista
5) En la opcin Origen, digitar los elementos de la lista, separando
cada uno con coma o punto y coma
6) Clic en Aceptar.

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NOTA: En cada celda del rango seleccionado, aparecer una lista desplegable donde slo se puede elegir una
opcin, como lo muestra la figura:

1.6 FORMATO CONDICIONAL

Permite cambiar el formato a unas celdas determinadas que cumplan

con una condicin especfica. Tambin se pueden aplicar formatos a
unos valores, barras de datos, escalas de color conjuntos de iconos
entre otros.

- Realizar el siguiente ejercicio, resaltando reglas de celdas:

Aplicar a la ciudad de Cali, relleno verde con texto verde oscuro

a) Seleccione las celdas a las que se desea aplicar el formato.

(A2:A12)
b) Clic en la ficha Inicio Grupo de Iconos Estilos, clic en el Icono
Formato condicional

c) Al hacer clic en este icono aparece la siguiente lista desplegable, con todas las opciones que se pueden
trabajar. Clic en la opcin Es igual a
d) Digitar Cali y seleccionar

e) El formato quedar como lo indica la muestra:

- Para borrar reglas:

Seleccione el rea trabajada
Clic en la ficha Inicio Grupo de Iconos Estilos, clic en el Icono Formato condicional
Ubicarse en la opcin Borrar reglas.
Seleccionar Borrar reglas de las celdas seleccionadas o Borrar reglas de toda la hoja.

- Para crear nuevas reglas:

Al ejercicio anterior agregar color rojo a las Ciudades de Medellin, color azul a Bogota y color amarillo a Pereira.

a) Seleccione las celdas a las que se desea aplicar el formato (A2:A12)

b) Clic en la ficha Inicio Grupo de Iconos Estilos, clic en el Icono Formato condicional
c) De la lista desplegable que aparece, hacer clic en la opcin Administrar reglas
d) Aparece la siguiente caja de dialogo, en la cual se debe hacer clic en el botn Nueva Regla

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 Al hacer clic en este botn aparece la siguiente caja de dialogo

Hacer clic en esta

opcin

Seleccionar estas Digitar el texto

opciones Medellin

Clic en este botn y

aplicar los formatos
que se requieren

1.7 BUSCAR OBJETIVO

Esta opcin se utiliza para modificar el resultado de una frmula, modificando el contenido de una celda
cualquiera, ya sea sumando o restando el valor que se requiera para conseguir el resultado esperado.

- Realizar el siguiente ejercicio:

El presupuesto del 2010 para todas las escuelas debe ser $ 500.000 (en este momento est en $ 410.000),
para esto se puede modificar el presupuesto de refrigerios de la Escuela1.

Celda que me va a
ayudar a lograr el
objetivo

Objetivo a alcanzar:
$500.000

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- Pasos para realizar el ejercicio:

1. Ubicarse en la celda que contiene la frmula que se desea modificar, en

este caso E5

2. Clic en la ficha Datos Grupo de conos Herramientas de datos Clic

en cono Anlisis Y si Clic en Buscar objetivo

3. En la siguiente caja de dilogo en las opciones:

a. Definir la celda: E5
b. Con el valor: 500000
c. Para cambiar la celda: $E$2

4. Clic en Aceptar

5. Si existe una solucin, debe aparecer el siguiente mensaje:

1.8 AUDITORA DE FRMULAS

Permite rastrear en una celda activa que contenga

frmulas, las celdas que la preceden, las celdas
dependientes de ella o rastrear un posible error dentro de
una frmula.

Las herramientas de auditora son las siguientes:

Ejercicio: Digitar el siguiente cuadro

Rastrear Precedentes: Slo se aplica a frmulas y seala las celdas que intervienen para obtener un
resultado.

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 Ejemplo: Se requiere saber que celdas intervienen para obtener el resultado 19490.

- Clic en la celda que contiene la frmula, D6

- Clic en la ficha Frmulas.
- Clic en el cono Auditora de frmulas
- Clic en la opcin Rastrear Precedentes.

Rastrear dependientes: No se aplica a frmulas, se debe ubicar en cualquier dato y seala los resultados
que dependen del valor donde se est ubicado.
Ejemplo: Se requiere saber qu resultados dependen del valor de la celda C3

- Clic en una celda C3

- Clic en la ficha Frmulas.
- Clic en el cono Auditora de frmulas
- Clic en la opcin Rastrear Dependientes.

Rastrear error: Permite detectar o definir la posible celda que est generando un error en la celda activa.
Ejemplo: Se requiere saber que celdas intervienen en la celda C8, en la cual aparece un error.

- Clic en una celda que muestra el error, C8

- Clic en la ficha Frmulas.
- Clic en el cono Auditora de frmulas
- Clic en la opcin Comprobacin de Errores
- Clic en la opcin Rastrear Error.

Quitar todas las flechas: Cuando desee anular las flechas que aparecen, basta con que active este
comando.

Evaluar frmula: Permite hacer un seguimiento paso a paso de una frmula.

- Clic en la celda que contiene la frmula a evaluar.
- Clic en la ficha Frmulas.
- Clic en el cono Auditora de frmulas
- Clic en la opcin Evaluar frmula.

Mostrar frmula: Permite mostrar todas las frmulas en lugar de resultados.

- Clic en la ficha Frmulas.
- Clic en el cono Auditora de frmulas
- Clic en la opcin Mostrar frmulas
1.9 REALIZA GRFICOS

Los datos numricos que se encuentran en la hoja de clculo, pueden visualizarse a travs de grficos que trae
incorporados la hoja electrnica Excel. A continuacin veremos el diseo de un grfico de columnas.

a) Elementos de un Grfico

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 Valores Eje Z APORTES
Ttulo del grfico

Planos laterales
90.000

80.000
rea del grfico
70.000

60.000
Series

50.000
(Pesos)

ENERO
40.000 Leyenda
FEBRERO
30.000

20.000

10.000

- Eje X
Juan Pedro Luis Jorge
Valores Eje X
Nombres Ttulo del Eje X

Eje Z

Ttulo del Eje Z

Para crear un grfico rpido se deben seleccionar los datos a graficar, incluyendo los ttulos, y presionar la
tecla F11. Automticamente, Excel crea el grafico en una hoja nueva y activa 3 cintas nuevas: Diseo,
Presentacin y Formato.

Ficha Diseo
En esta ficha encontramos los siguientes iconos:

Permite cambiar el tipo de grfico.

Permite cambiar los datos del eje. Es decir,

los datos que se colocaron en el eje X se
cambian para el eje Y, y viceversa.

Permite cambiar el diseo del grfico.

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 Permite modificar el estilo visual (colores)
del grafico.

Mueve el grafico a una hoja existente del

libro o a una nueva hoja.

Ficha Presentacin
En esta ficha encontramos los siguientes iconos:

Agrega o elimina los ttulos del grfico

Inserta o elimina los ttulos de las etiquetas de cada eje.

Permite eliminar o cambiar de posicin la leyenda del grfico.

Permite agregar o quitar las etiquetas de los datos, con el fin de

mostrar el valor de cada etiqueta del eje.

Inserta la tabla de datos al grfico.

Ficha Formato
En esta ficha encontramos los siguientes iconos:

Cambia el estilo visual a las lneas del grfico.

Agrega un color de relleno slido, degradado, imagen o textura

a la forma seleccionada.
Especifica el color, ancho y estilo de la lnea del contorno de la
forma seleccionada.

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 Cambia el ancho y alto de la forma seleccionada.

b) Agregar datos a un grfico

Seleccione los datos de la columna que desea agregar, incluyendo su ttulo.

Presionar las teclas Ctrl + C, para dar la orden de Copiar
Ubicarse en el Grfico y presionar las teclas Ctrl + V, para dar la orden de pegar

c) Como elaborar un grfico cuando todos los datos son numricos

1. Seleccionar los datos que sern el eje Y (Desde B1 hasta D6)

2. Presionar la tecla F11 (cambiar el tipo de grfico a columnas Ficha Diseo)
3. Desde la Ficha Diseo, hacer clic en el icono

4. De la caja de dilogo que aparece, clic en

el botn Editar

5. De la caja que aparece, ubicarse en el cuadro de texto, pasar a la hoja que contiene la informacin y
seleccionar los datos que sern el Eje X (Desde A2 hasta A6).

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6. El grfico quedar as:

CONCESIONARIO CLARI
140
120
100
CANTIDADES

80
MAZDA
60
RENAULT
40
CHEVROLET
20
0
1997 1998 1999 2001 2002
MODELOS

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