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Coso-Propuesta 1 PDF
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SALESIANA
Sede Cuenca
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
AUTORES:
DIRECTOR:
CUENCA-ECUADOR
2012
I
Ing. Irene Buele
CERTIFICA:
DIRECTORA
II
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD
III
AGRADECIMIENTO:
IV
DEDICATORIA:
Byron Gmez
Jessica Tenesaca
V
NDICE
CARTULA I
CERTIFICACIN DEL DOCUMENTO II
RESPONSABILIDAD DE INFORMACIN III
AGRADECIMIENTO IV
DEDICATORIA V
NDICE VI
CAPTULO I 1
1. CONTROL INTERNO Y MODELO COSO 2
1.1 FUNDAMENTOS TERICOS DEL CONTROL INTERNO 2
1.1.1 DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO 2
1.1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 4
1.1.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 6
1.1.4 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO 7
1.1.5 PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO 9
1.1.6 CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO 11
1.1.7 CLASIFICACIN 12
1.1.8 MODELOS DE CONTROL INTERNO 13
1.2. MANUAL DE CONTROL 15
1.2.1 DEFINICIN 15
1.2.2 IMPORTANCIA 16
1.2.3 UTILIDAD 17
1.2.4 CONFORMACIN DEL MANUAL 17
1.2.5 OBJETIVOS DEL MANUAL 21
1.2.6 JUSTIFICACIN DEL CONTENIDO DEL MANUAL 22
1.2.7 TCNICAS PARA ELABORACIN DE LOS CONTROLES 22
1.2.8 IMPLANTACIN DEL MANUAL 25
1.3 MODELO COSO 26
1.3.1 ANTECEDENTES 26
1.3.2 DEFINICIN 29
VI
1.3.3 IMPORTANCIA 29
1.3.4 FINALIDAD 30
1.4 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SEGN EL
COSO I 31
1.4.1 AMBIENTE DE CONTROL 32
1.4.2 EVALUACIN DE RIESGOS 39
1.4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL 43
1.4.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN 46
1.4.5 SUPERVISIN Y MONITOREO 47
CAPITULO II 15
2. GASOLINERA MILCHICHIG MARA NGELA FLORES E
52
HIJOS CA. LTDA
2.1 ANTECEDENTES 52
2.1.1 GASOLINERA MILCHICHIG 52
2.1.2 MISIN, VISIN Y VALORES 53
2.1.2.1 MISIN 53
2.1.2.2 VISIN 54
2.1.2.3 VALORES 54
2.1.3 UBICACIN 55
2.1.4 ORGANIGRAMA 56
2.1.5 ANLISIS INTERNO 59
2.1.5.1 CLIENTES 59
2.1.5.2 PROVEEDORES 60
2.1.5.3 COMPETENCIA 61
2.1.5.4 PRECIOS Y PRODUCTO 61
2.1.6 ANLISIS EXTERNO 62
2.1.6.1 FACTOR POLTICO-ECONMICO 62
2.1.6.2 FACTOR TECNOLGICO 69
2.2 ANLISIS PRELIMINAR AL CONTROL INTERNO 70
2.2.1 DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS EXISTENTES EN EL
REA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL DE LA
VII
GASOLINERA MILCHICHIG 70
2.2.1.1 GERENCIA 71
2.2.1.2 REA ADMINISTRATIVA 71
2.2.1.2.1 DEPARTAMENTO FINANCIERO 72
2.2.1.3 ASESORA CONTABLE Y DE AUDITORIA 73
2.2.1.4 REA COMERCIAL 74
2.2.1.4.1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 74
2.2.1.4.2 DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS 74
2.2.1.4.3 DEPARTAMENTO DE VENTAS 75
2.2.2 DESCRIPCIN NARRATIVA DE LOS PROCESOS 75
2.2.2.1 PROCESO DE COMPRAS 75
2.2.2.2 PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE
INVENTARIOS 76
2.2.2.3 PROCESO DE COMPRA DE ADITIVOS Y
LUBRICANTES 76
2.2.2.4 PROCESO DE VENTA DE COMBUSTIBLE 77
2.2.2.5 PROCESO DE CONCILIACIN BANCARIA 77
2.2.2.6 PROCESO DE DECLARACIN DE IMPUESTOS 77
2.2.3 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 78
2.2.3.1 EMPRESA GASOLINERA MILCHICHIG 79
2.2.3.2 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 86
2.2.3.3 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 92
2.2.3.4 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 98
2.2.3.5 DEPARTAMENTO DE VENTAS 103
2.2.3.6 DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS 108
2.2.4 CONCLUSIN GENERAL 112
CAPTULO III 114
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE
CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO
APLICADO A LA GASOLINERA MILCHICHIG MARA
NGELA FLORES E HIJOS CA. LTDA. 115
VIII
3.1 GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 115
3.2 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 116
3.1.1 OBJETIVO GENERAL 116
3.1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 116
3.3 IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA 117
3.4 EVALUACIN DE LOS POSIBLES RIESGOS 118
3.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA 120
CAPTULO IV 208
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 209
4.1 CONCLUSIONES 209
4.2 RECOMENDACIONES 211
BIBLIOGRAFA 213
BIBLIOGRAFA CITADA 213
BIBLIOGRAFA UTILIZADA 213
DIRECCIONES ELECTRNICAS 214
DIRECCIONES ELECTRNICAS CITADAS 214
DIRECCIONES ELECTRNICAS UTILIZADAS 215
IX
CAPTULO
I
1
1. CONTROL INTERNO Y MODELO COSO I
1
SANTILLANA GONZLEZ, Juan Ramn, Establecimiento de sistemas de control interno la funcin de
contralora, 2. Edicin, Editorial THOMSON, Mxico 2003, p.3.
2
http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic2_ecu_anexo31.pdf, capitulo 2, seccin 1, artculo 9
2
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular
la adhesin a las practicas ordenadas por la gerencia3
De esto podemos decir que el control interno son una serie de procesos que forman un
sistema y que al estar adecuadamente diseados e implementados a la estructura
organizacional de una empresa, favorecer a que obtenga una mayor fiabilidad en sus
operaciones y actividades as como cierto grado de seguridad en sus activos. Tambin
ayudar a que no existan irregularidades en las actividades de la entidad ya que el control
interno establece la obligacin de asumir conducta tica en todos los niveles de
organizacin, como base para su funcionamiento.
3
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/evaluacion-del-control-interno.htm
4
MALDONADO, Milton K., Auditoria de Gestin, 3. Edicin, Producciones digitales Abya Yala, Quito -
Ecuador 2006, p.53.
3
Control Interno
Aporta un grado de
A cargo de todas las
Es un sistema.- seguridad
personas que forman Facilita la
Mtodos y razonable.- Aporta un
la entidad.- Es consecucin de
procedimientos nivel de seguridad
llevado a cabo desde objetivos.- El control
interrelacionados, que razonable para
las mximas interno bien aplicado
al ser adoptados por la salvaguardar los
autoridades hasta el ayuda a que la entidad
entidad buscan activos y que exista
personal de cada nivel cumpla sus objetivos
resultados especificos, razonabilidad y
de la organizacin y de la manera ms
que es la consecucin confiabilidad en su
promueve la eficiencia eficiente y eficaz.
de un fin. informacin financiera
operativa.
y operativa.
Grfico N. 01
Elaborado por: Los Autores
De los conceptos anteriormente analizados, podemos decir que el control interno persigue
los siguientes objetivos:
4
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Grfico N. 02
Fuente: Establecimiento de sistemas de control interno: la funcin de contralora, p.13-15.
Elaborador por: Los Autores.
5
1.1.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
El control interno debera ser de mucha importancia para una empresa ya que mediante
este se puede conocer si las metas y objetivos organizacionales que se trazaron se estn
logrando segn lo planificado.
El conocimiento del control interno permite a toda entidad sea pblica o privada, a
obtener beneficios significativos en sus actividades y estas sern realizadas con eficiencia,
eficacia y economa, ya que estos indicadores son muy elementales en el anlisis, para la
toma de decisiones y consecucin de los objetivos planteados.
Esta es la razn, por la que todas las empresas sin importar cual sea su actividad, deben de
contar con controles administrativos y a la vez tambin con un buen sistema contable. En
este departamento, el funcionamiento del control interno es muy importante, ya que el
xito de este, permite confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de la
informacin generada por la entidad.
El control interno tambin es una prioridad para la integridad fsica de los activos de la
entidad, y tambin para tener un mayor control como en el efectivo en caja y bancos,
mercancas, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto y maquinaria.
Por estos motivos un sistema eficiente y prctico de control interno permite que sea muy
difcil la existencia de fraudes y robos.
6
Determina y analiza
Se establece medidas para Las normas, polticas y
rpidamente las causas que
mejorar y/o corregir las procesos se pueden aplicar a
pueden originar
actividades, de tal forma que todo lo que engloba la
desviaciones, para que no se
se alcancen los planes entidad: a las cosas, a las
vuelvan a presentar en el
exitosamente. personas, y a los actos.
futuro.
Proporciona informacin
acerca de la situacin de la
ejecucin de los planes, Reduce costos y ahorra
sirviendo como fundamento tiempo al evitar errores.
al reiniciarse el proceso de
planeacin.
Grfico N. 03
Elaborado por: Los Autores
Para que el control interno se aplique de la mejor manera en la entidad, este debe estar a
cargo de cada uno de los miembros de la empresa y es responsabilidad de todos cumplir y
velar su cumplimiento.
La Direccin: Es el responsable
ltimo. Asume la titularidad del
sistema. Lidera el equipo directivo y
revisa como los miembros controlan
el negocio. Estos a su vez designan
responsables dentro de su unidad.
Establecen controles internos ms
especficos.
7
El consejo de administracin: Los
miembros de la administracin tienen
un pleno conocimiento sobre el
control interno por lo que estn
encargados de orientar a los dems
miembros de la entidad. Son
objetivos, capaces y curiosos.
Conocen todas las actividades de la
entidad y vigilan el cumplimiento de
estas.
Grfico N. 04
Fuente: Los nuevos conceptos del control interno: Informe coso, p.8-10.
Elaborado por: Los Autores
Por otra parte, algunos terceros ajenos a la entidad, como por ejemplo los auditores
externos, tambin son parte importante en el funcionamiento adecuado del control interno
ya que ayudan a la consecucin de los objetivos planteados, porque aportan una opinin
8
independiente y objetiva, contribuyen directamente en la auditora de los estados
financieros e indirectamente, proporcionando informacin til para el ejercicio de sus
responsabilidades. Otras personas que pueden influir en el control se encuentran los
legisladores, entidades de control, los clientes y otros.
De los objetivos: Esto quiere decir que el control no existe por s solo, este est
basado en funcin de los objetivos, esto significa, que el control es un medio para
alcanzar los objetivos planteados. Los controles que se establezcan sern validos si
se basan en los objetivos y tambin si son utilizados para verificar el logro de los
mismos.
9
variaciones o desviaciones encontradas ya que esto permitir poder establecer
nuevas medidas o corregir las existentes.
De excepcin: Este principio nos dice que los controles deben aplicarse a los
procesos de ms importancia o crticos de la entidad. Esto con el fin de reducir
costos y tiempo, especificando debidamente cuales son las funciones estratgicas
que requieren un mayor control. El principio se ayuda de mtodos probabilsticos,
estadsticos o aleatorios.
10
1.1.6 CARACTERSTICAS
OPORTUNIDAD
ORGANIZACIONAL
ACCESIBILIDAD
UBICACION ESTRATEGICA
control deber debe control debe imposible
ajustarse a las establecer establecer implantar
necesidades de medidas
la empresa y medidas controles
sencillas y sencillas y para todas
tipo de fciles de
actividad que interpretar fciles de las
desee para facilitar interpretar actividades
controlar. Por su aplicacin. para de la
ejemplo: una Es facilitar su empresa,
pequea aplicacin, por lo que
empresa
fundamental
necesita de un que los datos o las tcnicas es necesario
sistema de informes de muy establecerlo
control distinto los controles complicadas s en reas
al de una sean en lugar de de acuerdo
empresa accesibles para ser tiles con criterios
grande; los las personas a crean de valor
controles que las que se van
a ser dirigidos. confusiones. estratgico.
se implanten en
el Las tcnicas
departamento muy
de ventas sern complicadas,
diferentes a los en lugar de ser
controles del tiles, crean
departamento confusiones.
de produccin.
Grfico N. 05
Fuente: Resumen Funciones Administrativas: http://www.slideshare.net/Pablosainto/3-resumen-funciones-
administrativas
Elaborado por: Los Autores
11
1.1.7 CLASIFICACIN
Los controles internos se clasifican en: controles internos contables y controles internos
administrativos.
Grfico N. 06
Fuente: El control interno: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm
Elaborador por: Los Autores
12
1.1.8 MODELOS DE CONTROL INTERNO
En los ltimos aos el control interno se ha vuelto muy importante para las empresas por
lo que los auditores, gerentes, contadores y legisladores le han prestado una mayor
atencin. Existen muchos informes de control interno pero tres documentos emitidos que
se les considera como los ms importantes son el resultado de los esfuerzos continuos
para definir, evaluar, reportar y mejorar el control interno. Estos son:
COBIT (1996): Este sistema de control interno es una herramienta para los
administradores de todos los procesos del negocio, delegando de una manera eficiente y
efectiva las responsabilidades de control sobre los activos de informacin de la entidad.
Este sistema de control interno est diseado para llevar un control y uso adecuado de los
sistemas informticos de la entidad.
La Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF) desarroll los Objetivos
de Control para la Informacin y Tecnologa relacionada (COBIT) para tener un estndar
de cmo se debe manejar y la seguridad y controles que deben tener las tecnologas de
informacin de la entidad. COBIT al ser un estndar permite a los administradores evaluar
sus practicar en base a la comparacin de la seguridad y prcticas de control de los
ambientes de TI, tambin brinda un control y seguridad adecuada a los usuarios de TI y
13
permite a los auditores dar sus opiniones sobre cmo est funcionando el control interno y
aconsejar si necesita correctivos o que otras materias de seguridad y control de TI se
debera implementar.
SAC (1991, revisado en 1994): Brinda apoyo a los auditores internos sobre cmo debe
ser llevado y evaluado el control y como realizar auditoras a los sistemas y tecnologa de
informacin de la entidad.
El informe SAC provee lineamientos sobre cmo usar, administrar y proteger a los
recursos de tecnologa informtica y discute los efectos de la computacin de usuario
final, las telecomunicaciones y las tecnologas emergentes.
El informe destaca el papel importante que juega as como el impacto que puede llegar a
tener los sistemas de informacin sobre el control interno. Explica la necesidad de evaluar
los riesgos, comparar los costos y beneficios y crear controles en los sistemas en lugar de
aadirlos luego de la implementacin.
El ambiente de control
14
El informe ofrece pautas de cmo elaborar informes pblicos sobre control interno y
abastece materiales para que la gerencia, los auditores y otras personas puedan evaluar el
funcionamiento del control interno. El informe tiene como objetivos:
Construir una definicin comn de control interno que sirve a muchas partes
diferentes, y
Ambiente de control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Monitoreo.
1.2.1 DEFINICIN
15
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de todas las reas, generando informacin til y
necesaria.
Los manuales tienen ventajas en proporcin al uso que se haga, ya que fijan claramente
la responsabilidad y autoridad de los miembros de la organizacin e indican el lugar que
5
ocupa el individuo y la lnea probable de asensos para l
Producir Mejores
Modernizarse Cambiar
Resultados
Grfico N. 07
Elaborado por: Los Autores.
1.2.2 IMPORTANCIA
5
http:://www.slidesshare.net/ABEELALITO001//manual-de-prrocedimientoss-1040718
Joaqun Gmez Martn, la Administracin moderna y los sistemas de Informacin, Mxico D.F.
16
Los manuales buscan entregar una descripcin actualizada, concisa y clara de cmo se
debe desarrollar las actividades contenidas en cada proceso. Esto no quiere decir que los
controles se deben llevar de esta manera siempre sino que debe ir cambiando con el paso
del tiempo segn la evolucin de la entidad y corrigiendo los posibles errores que se
puedan presentar.
1.2.3 UTILIDAD6
6
http:://www.slidesshare.net/ABEELALITO001//manual-de-prrocedimientoss-1040718
Joaqun Gmez Martn, la Administracin moderna y los sistemas de Informacin, Mxico D.F.
17
Logotipo de la Organizacin
Denominacin Social
Clave de la forma
Las siglas de la organizacin
La siglas de la unidad administrativa
Numero de la forma
Unidades Responsables de elaboracin, revisin y/o autorizacin
Numero de Revisin
Grfico N. 08
Elaborado por: Los Autores.
ndice o Contenido
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los mismos
que permiten informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o erro res; facilitar las
labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
18
reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos
Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica los
procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances,
en:
Responsables
19
Conceptos de palabras en el manual de control interno
FORMULARIO O IMPRESOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
Es un documento que utiliza grficos que indica la secuencia que tiene que seguir el
procedimiento. Este contiene la documentacin y quines son los responsables de dicho
procedimiento.
20
1.2.5 OBJETIVOS DEL MANUAL
Un sistema de informacin
seguro y confiable para la
Informar claramente las direccin y para los diversos
actividades que realiza la niveles ejecutivos que permita
entidad y tambin las funciones llevar de una forma correcta la
y las responsabilidades de cada informacin que genera la
departamento. entidad de todas sus operaciones
y tambin tomar decisiones para
mejorar sus actividades.
Grfico N. 09
Elaborador por: Los Autores
21
1.2.6 JUSTIFICACIN DEL CONTENIDO DEL MANUAL
Generar recomendaciones.
Para la elaboracin de los controles se debe recolectar informacin las actividades que
realice la entidad como documentos y datos, que una vez que se analizan, organizan e
interpretan, nos permitan saber cmo se desarrollan los procesos actualmente, y en base a
esa informacin podamos proponer los ajustes que sean necesarios.
7
http://olea.org/~yuri/propuesta-implantacion-auditoria-informatica-organo-legislativo/ch03s03.html
22
OBTENCIN DE LA INFORMACIN:
PERSONAS
AREAS DE LA ENTIDAD
Reglamentos empleados un mejor
Que indican el Pueden aportar entendimiento
funcionamiento informacin de en qu
y que que nos permita condiciones se
actividades analizar, encuentran las
tiene la entidad. disear e actividades y
implementar procedimientos
de manera ms de la entidad.
efectiva los
procedimientos.
Grfico N. 10
Elaborador por: Los Autores
Tcnicas:
Las tcnicas que mejor resultado brindan para obtener informacin y determinar el estado
de la entidad son:
a. Investigacin documental.
b. Entrevista directa.
c. Observacin de campo.
a. Investigacin Documental
En este mtodo se selecciona y analiza los documentos fsicos y/o electrnicos que
contienen informacin que puede resultar de inters de cmo se lleva los procedimientos,
se toman en cuenta los documentos como los de la constitucin y base legal, reglamentos
las operaciones administrativas, datos estadsticos y toda la informacin importante que
sirva para el estudio.
23
Es de gran importancia obtener toda la informacin del proceso que se estudia para poder
establecer todos los procesos que sigue y determinar cmo se origina, se archiva o
destruye. 8
b. Entrevista Directa
Esta tcnica consiste en realizar una reunin con cada uno de los miembros de la
organizacin, desde los altos mandos hasta los empleados y mediante preguntas
previamente elaborados segn el cargo que realizan, obtener informacin. Esta tcnica es
mucho ms efectiva ya que se tiene un contacto directo y se puede percibir ciertas
actitudes del entrevistado que nos permite darnos cuenta si la informacin obtenida es
valedera o no. 9 Para que la entrevista tenga xito se debe seguir ciertos lineamientos que
es conveniente seguirlos:
c. Observacin de Campo
Este mtodo se debe realizar acudiendo al lugar donde se realizan las actividades u
operaciones como las oficinas o talleres y observar detenidamente como se desarrollan las
labores de cada uno de los empleados. 10
8
http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/13223/1/Auditoria%20de%20gesti%C3%B3n.pdf
9
http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/13223/1/Auditoria%20de%20gesti%C3%B3n.pdf
10
http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/13223/1/Auditoria%20de%20gesti%C3%B3n.pdf
24
Es necesario apuntar todos los detalles que se consideren importantes y de esta manera
poder verificar la informacin que se obtuvo con otros mtodos.
Este mtodo es muy importante ya que nos permite observar y entender con mayor
precisin debido a que permite definir y detectar con mayor claridad los problemas que
puedan existir, as tambin obtener informacin que se haya omitido en los otros mtodos
aplicados.
Mtodos de Implantacin
Existen mtodos que nos ayudara a realizar una mejor implementacin del manual, esto
tambin depende del tipo de manual que se pretende adoptar, la cobertura que va a tener
en la entidad, la cantidad de recursos que se asignaron para su desarrollo, la facilidad con
la que el personal acepte los cambios que se realizaran en sus actividades y el clima
organizacional que exista.
25
MTODO INSTANTNEO
Este mtodo solamente se aplica cuando la entidad tiene una fuerte estructura
organizacional y que podra reaccionar rpidamente ante cualquier error.
Este mtodo se utiliza para aplicar el control interno en una sola +area de la entidad
que permitir evaluar que tan bien fue adoptado y ayudara a determinar si es apto
para ya aplicarlo a toda la entidad.
MTODO EN PARALELO
El mtodo es utilizado cuando se quiere experimentar con algo nuevo y tambien
se lo aplica en un rea que no es importante para el desarrollo de las actividades
de la entidad.
MTODO PARCIAL
Se aplica cuando las modificaciones que se realicen en los procesos se haga de una
manera gradual y controlada.
COMBINACIN DE MTODOS
Se utilizan diferentes mtodos y determinar cul es el mas favorable y que ayuda a
adoptar rpidamente los nuevos procesos sin que existan efectos negativos.
Grfico N. 11
Elaborador por: Los Autores
1.3.1 ANTECEDENTES
26
Norteamericano de Contadores Pblicos) y de otras para examinar y presentar
recomendaciones para el cambio.
Cambios de
leyes Mala
Relajado Tasas de tributarias gestin de
Excesiva
entorno inters afectando institucione Fraudes
Especulacin
regulador fluctuantes mercado de s
bienes financieras
races
Grfico N. 12
Elaborado por: Los Autores
La incidencia de fraude en informes financieros fue tal que llev a un grupo de cinco
asociaciones profesionales a establecer incluso otra comisin. Su propsito fue considerar
el grado al cual el fraude en informes financieros erosionaba la integridad del informe
financiero, examinar el papel de los auditores pblicos independientes en la deteccin de
fraudes, e identificar los atributos de la estructura corporativa que podra contribuir a
actos fraudulentos. El comit recibi formalmente el nombre de Comisin Nacional de
Informes Financieros Fraudulentos (National Commission on Fraudulent Financial
Reports), pero lleg a ser conocida popularmente como la Comisin Treadway por su
lder, James C. Treadway, abogado y ex comisionado de la SEC (Securities and Exchange
27
Commission). La investigacin sera una mirada ms comprensiva a la fecha, al problema
del fraude en los informes financieros y sus factores contribuyentes. La comisin de seis
miembros fue conformada por lderes profesionales altamente respetados y cont con el
apoyo de un consejo asesor que representaba un amplio espectro de experiencias y puntos
de vista.
La Comisin Treadway
La Comisin Treadway fue formada en 1985 y entreg su informe en 1987. Durante aquel
perodo, consider no slo el papel de los auditores pblicos independientes, sino tambin
el de (1)asesores legales, financieros y de otro tipo; (2) el tono al ms alto nivel de la
gerencia corporativa; (3) las funciones de la contabilidad interna y de la Auditora interna;
(4) comits de Auditora; (5) el aparato fiscalizador regulador, incluyendo la SEC; y (6) la
adecuacin de programas formales de estudio de grado y post-grado en escuelas de
contabilidad y negocios.
11
http://www.contabilidad.com.py/articulos_75_informe-coso-historia.html
28
1.3.2 DEFINICIN
Grfico N. 13
Elaborado por: Los Autores
1.3.3 IMPORTANCIA
Con el transcurrir del tiempo, los problemas de control interno en las empresas, ha
centrado la preocupacin de la gerencia moderna, as como de los profesionales
12
COOPER &LYBRAND, Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO), Ediciones Daz de
Santos S.A, Madrid- Espaa, p.16.
29
responsables, en implementar nuevas formas para mejorar y perfeccionar dichos
controles, esto es muy importante en cuanto a que el control interno bajo el modelo
COSO, es fundamental para que una empresa logre alcanzar a travs de una evaluacin
su misin y visin, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario, sera
imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos y
evaluar el grado de cumplimiento.
Por lo tanto, la comprensin del control interno bajo el modelo COSO, puede ayudar a
cualquier entidad pblica o privada, a obtener logros significativos en su desempeo con
eficiencia, eficacia, economa e indicadores indispensables para el anlisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
1.3.4 FINALIDAD
La finalidad del Modelo Coso I es facilitar un modelo con el cual las empresas puedan
evaluar sus sistemas de control y definir cmo manejarlos, contando con una estructura
que les permita medir la eficiencia y eficacia dentro de sus procesos, disminuyendo el
nivel de errores que puedan existir dentro de cada una de las actividades diarias que
13
Econmica, Quinta Edicin 2000, pg. 4.
30
realiza la organizacin, as como obtener con ms rapidez y exactitud los responsables de
los errores existentes dentro de la empresa.
AMBIENTE DE
CONTROL
SUPERVISION Y EVALUACION DE
MONITOREO RIESGOS
Componente
s de Control
Interno
Modelo
COSO
INFORMACION Y ACTIVIDADES DE
COMUNICACION CONTROL
Grfico N. 14
Elaborado por: Los Autores
31
1.4.1 AMBIENTE DE CONTROL
DISCIPLINA
PROPORCIONA
ESTRUCTURA
AMBIENTE DE
CONTROL
ESTABLECIMIEN
TOS DE
OBJETIVOS
INFLUENCIA
PROFUNDA
VALORACION DE
RIESGOS
Grfico N. 15
Elaborado por: Los Autores
Las entidades que cuentan con un control exhaustivo realizan grandes esfuerzos por tener
gente competente laborando en sus instalaciones, inculcan actividades de integridad y
conciencia de control a todo lo ancho de la empresa, estableciendo polticas y
procedimientos que estn de acuerdo a las necesidades de la institucin, aunque esto
signifique la inclusin de un cdigo de conducta escrito, el mismo que fomenta la
participacin de los valores y el trabajo en equipo, con el fin de conseguir los objetivos
planteados por la entidad.
32
El ambiente de control a su vez cuenta con factores que le permiten realizar su papel con
eficiencia y eficacia dentro del control interno los cuales son:
Reflejo de los
Competencia de la
conocimientos y
gente
habilidades necesarias
El manejo de la
AMBIENTE DE Filosofa y Estilo de
empresa a travs de
CONTROL Operacin
sus administradores
Estructura
Estructura organizacional para
Organizacional cumplimiento de
objetivos
Grfico N. 16
Elaborado por: Los Autores
14
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
33
Dentro de este componente y siendo ms concretos dentro de este factor la integridad es
un pre-requisito para el comportamiento tico en todos los aspectos de las actividades de
la empresa.
VALORES TICOS
DIFCIL ESTABLECER
BUSCANDO EQUILIBRIO
Grfico N. 17
Elaborado por: Los Autores
34
Actitudes
observadas por
la alta
administracin
Desarrollan Conocimiento de
actitudes de lo los valores y
correcto e estndares de
incorrecto comportamiento
Los
Empleados
Grfico N. 18
Elaborado por: Los Autores
Competencia de la Gente
Al utilizar el trmino competencia con respecto a la gente se hace una interpretacin a los
conocimientos y habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos
individuales.15
15
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
35
LA ADMINISTRACIN
Grfico N. 19
Elaborado por: Los Autores
La filosofa y estilo de
operacin
Afecta el manejo
de la empresa
Incluyendo
riesgos normales
del negocios
Grfico N. 20
Elaborado por: Los Autores
Una entidad que ha tenido xito asumiendo riesgos significativos puede tener una
percepcin diferente sobre el control interno que otra que ha tenido una rigurosa situacin
36
econmica o consecuencias reguladoras como resultado de sus incursiones en negocios de
alto riesgo.
Estructura Organizacional
Tamao de la empresa
Grfico N. 21
Elaborado por: Los Autores
Sin importar cual sea su estructura las actividades de una entidad sern organizadas para
llevar a cabo las estrategias diseadas para cumplir los objetivos especficos.
37
Logrando definir a la delegacin de Autoridad como:
Delegacin de Autoridad
Grfico N. 22
Elaborado por: Los Autores
Es esencial que cada individuo conozca como sus acciones interrelacionan y contribuyen
a la consecucin de los objetivos.17
Niveles
esperados de
integridad
Practicas sobre
Envan Mensajes Comportamiento
Recursos
a los Empleados tico
Humanos
Competencia
Grfico N. 23
Elaborado por: Los Autores
17
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
38
La rotacin del personal y las promociones orientadas al desempeo peridico evaluado
demuestran el compromiso de la entidad con el avance del personal calificado hacia altos
niveles de responsabilidad.
Es esencial y de vital importancia que el personal este preparado para los nuevos cambios
que realiza la empresa llevndola a ser ms compleja, debido a que se desempea dentro
de un mundo globalizado en donde las tecnologas cambian rpidamente y la competencia
se incrementa. El empleo de gente competente y el entrenamiento sobre la marcha no es
suficiente pues el proceso de educacin debe ser constante.
Los riesgos que enfrentan las empresas se dan en todos los niveles de la organizacin sin
importar el tamao, la estructura, naturaleza o clase de industria. La entidad debe ser
consciente de los riesgos y enfrentarlos, es deber de la organizacin determinar cuntos
riesgos es posible sostener y en que niveles mantenerlos, obteniendo mecanismos para
identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, las cuales
deben valorarse.
VALORACIN DE RIESGO
Para la consecucin
Identificacin y Anlisis de Riesgos Relevantes
de objetivos
Para determinar la
Constituyendo una
administracin de los
base
riesgos
Grfico N. 24
Elaborado por: Los Autores
39
La definicin de objetivos es una condicin previa a la valoracin de riesgos ya que es
una parte clave del proceso administrativo, pues los objetivos proporcionan los blancos
medibles hacia los cuales la entidad se mueve en la conduccin de sus actividades.
Grfico N. 25
Elaborado por: Los Autores
El componente en estudio para ser eficiente y efectivo dentro de cualquier institucin sin
importar su tamao, actividad o nivel se debe considerar los siguientes aspectos:
40
Objetivos Globales de la Entidad
Dentro del componente de Anlisis de Riesgo la extensin de los objetivos globales deben
proveer declaraciones y orientaciones ampliamente suficientes sobre lo que la entidad
desea conseguir y si son lo suficientemente especficos como para relacionarse
directamente con ella. Adems debe existir una relacin directa de las estrategias con los
objetivos globales de la organizacin.
Objetivos Globales
Consistencia con los planes y presupuestos de negocios
Grfico N. 27
Elaborado por: Los Autores
Estos objetivos deben tener un vnculo con los objetivos globales y los planes estratgicos
de la entidad, para esto se deben identificar los factores crticos de xito los mismos que
nos dirigirn a la consecucin de los objetivos planteados, el xito no se puede asegurar,
la administracin deber tener una seguridad razonable de ser alertada cuando los
objetivos estn en peligro o no estn siendo conseguidos.
Riesgo
41
Las acciones que se puedan tomar para reducir la importancia o la probabilidad de
ocurrencia del riesgo incluyen una gran cantidad de decisiones administrativas que deben
tomarse a diario en las instituciones, pues se deben identificar los procesos claves de
negocio en los cuales existe exposicin potencial de alguna consecuencia.
RIESGO
Conveniencia Conveniencia Identificacin Totalidad y
de mecanismos de mecanismos de los riesgos Relevancia del
para identificar para identificar significativos proceso de
riesgos de riesgos de para cada Anlisis de
fuentes internas fuentes externas objetivo. Riesgo
Grfico N. 28
Elaborado por: Los Autores
Este proceso ser paralelo o formara parte del proceso regular de valoracin de riesgos de
la entidad. Implica la identificacin de las condiciones cambiantes lo cual requiere tener
en funcionamiento mecanismos para identificar y comunicar sucesos o actividades que
afecten a los objetivos de la empresa y el anlisis de las oportunidades asociadas o riesgo.
18
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
42
MANEJO DEL CAMBIO
Grfico N. 29
Elaborado por: Los Autores
Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que las directivas administrativas se lleven a cabo, al igual que se cumplan las acciones
necesarias para orientar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad.
Procesamiento de Informacin
Controles fsicos
Indicadores de Desempeo
Segregacin de Responsabilidades
Polticas y Procedimientos
Grfico N. 30
Elaborado por: Los Autores
44
Procesamiento de Informacin
Se implementa una variedad de controles para verificar que las transacciones estn
completas y cuenten con la debida autorizacin pues los datos que ingresan estn sujetos a
chequeos o a cotejarse con los archivos de control, para ellos todas las transacciones que
se realicen dentro de la organizacin debern contar con la debida numeracin y de una
manera secuencial.
Controles Fsicos
Este tipo de control permite realizar comparaciones con los registros presentados de forma
escrita asegurando que los datos son reales a travs de conteos fsicos, entre los cuales se
puede realizar a equipos, maquinarias, inventarios.
Indicadores de Desempeo
Este tipo de control hace referencia a la relacin de los diferentes conjuntos de datos
operacionales o financieros, adems permite realizar un anlisis de las interrelaciones e
investigar y corregir las acciones efectuadas dentro de la organizacin.
Segregacin de Responsabilidades
Este control tiene como objetivo dividir o segregar actividades relacionadas entre los
diferentes empleados de la organizacin evitando el riego de cometer errores y acciones
inapropiadas.
Polticas y Procedimientos
45
Establecimiento de Politicas que puedan cumplirse
Las polticas en la mayor parte de veces son comunicadas de manera oral, pero es
recomendable realizarla de manera escrita ya que permite una implementacin completa,
consistente y consciente, ya que el procedimiento no sera til si el mecanismo
desempeado no est centrado en las condiciones bajo las cuales la poltica es dirigida.
Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente sino tambin con
informacin sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de
decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicacin efectiva
tambin debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba
de la organizacin.20
Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia, respecto a que
las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio
papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como las actividades
20
CONTROL INTERNO: Informe COSO, Escrito por Committe of sponsoring organizations of the
threadway commission (COSO), Samuel Alberto Mantilla B. pag. 71.
46
individuales se relaciona con el trabajo de otros, obteniendo un medio para comunicar la
informacin significativa.
Proveedores Reguladores
Clientes Accionistas
Comunicacin
efectiva
Grfico N. 32
Elaborado por: Los Autores
21
CONTROL INTERNO: Informe COSO, Escrito por Committe of sponsoring organizations of the
threadway commission (COSO), Samuel Alberto Mantilla B. pag. 83.
47
Monitoreo Ongoing
Evaluaciones Separadas
Combinacin de monitoreo
ongoing y evaluaciones separadas
Grfico N. 33
Elaborado por: Los Autores
Monitoreo Ongoing
Existen diferentes actividades de monitoreo ongoing entre las cuales podemos mencionar
las siguientes:
48
Obtener evidencia que el sistema operativo
Actividades regulares de continua funcionando cuando los reportes de
Administracin operacin estn integrados o se concilian con el
sistema de informacin financiera
Grfico N. 34
Elaborado por: Los Autores
Evaluaciones Separadas
Una combinacin del monitoreo ongoing y de las evaluaciones separadas asegurara que el
sistema de control interno mantenga su efectividad en el tiempo.
22
CONTROL INTERNO: Informe COSO, Escrito por Committe of sponsoring organizations of the
threadway commission (COSO), Samuel Alberto Mantilla B. pag. 86.
49
Debe monitorearse el proceso total y considerarse como necesario realizar
modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinmicamente cambiando a
medida que las condiciones lo justifiquen.
23
CONTROL INTERNO: Informe COSO, Escrito por Committe of sponsoring organizations of the
threadway commission (COSO), Samuel Alberto Mantilla B. pag.87
50
CAPTULO
ll
51
2. GASOLINERA MILCHICHIG MARA NGELA FLORES E
HIJOS CIA. LTDA.
2.1 ANTECEDENTES
2.1.1 GASOLINERA MILCHICHIG24
La Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores E Hijos Ca. Ltda., tiene su domicilio
en la ciudad de Cuenca, y su objeto social es la compra venta, comercializacin y
distribucin de productos combustibles (gasolina) y gases, lubricantes, aceite de todo tipo,
aditivos y dems productos derivados de hidrocarburos, para el efecto podr montar,
administrar y explotar Estaciones de Servicios (Gasolineras), en las cuales se expandan
dichos productos, a mas de repuestos de vehculos y accesorios, prestar servicios de
lavado y lubricado de vehculos, montar mini mercados, locales comerciales, y servicios
de hostelera, as como farmacias y cualquier servicio similar vinculado o relacionado con
este objeto.
24
Escritura de constitucin de la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores Ca. Ltda.
52
La empresa al ser Contribuyente Especial tiene la obligacin de presentar al SRI las
siguientes obligaciones tributarias:
Como empresa la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., cuenta
con un reglamento interno de trabajo el cual es conocido y acatado por cada uno de los
empleados de la institucin, facilitando el correcto desempeo en las funciones
establecidas cualquiera que sea el nivel del empleado ya que es parte fundamental del
buen prestigio de la compaa.
2.1.2.1 MISIN
25
http://www.barandilleros.com/vision-y-mision-dos-conceptos-fundamentales.html
53
Garantizar la satisfaccin de los clientes en lo que se refiere a las necesidades en consumo
de combustibles, lubricantes y servicio de conveniencia ofreciendo una excelente calidad
en el servicio, con una atencin y trato personalizado.
2.1.2.2 VISIN
Visin puede definirse como una exposicin clara que indica hacia dnde se dirige la
empresa a largo plazo y en qu se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las
nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la
aparicin de nuevas condiciones del mercado.26
2.1.2.3 VALORES
Los valores de la empresa son los pilares ms importantes de cualquier organizacin. Con
ellos en realidad se define a s misma, porque los valores de una organizacin son los que
definen a cada uno de sus miembros y de sus dirigentes.
Los valores son muy importantes ya que son grandes fuerzas impulsoras del como
realizamos nuestro trabajo, permiten posicionar una cultura empresarial, promueven un
cambio de pensamientos y ayuda a lograr el xito en los procesos de mejora continua.27
26
http://www.barandilleros.com/vision-y-mision-dos-conceptos-fundamentales.html
27
http://www.trabajo.com.mx/valores_de_una_e|mpresa.htm
54
Responsabilidad en cada una de las tareas diarias.
Precios Justos
Cantidad Justa
Producto de calidad
Lealtad a nuestro trabajo desempeado.
Respeto a todas las personas que nos rodean.
Excelente imagen a nuestro cliente, de los trabajadores e instalaciones.
Mejora continua en nuestros servicios.
Productividad
Respeto al medio ambiente.
Mentalidad Positiva
2.1.3 UBICACIN
La Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., est ubicada en la
provincia del Azuay, en el cantn Cuenca en la parroquia Machangara y su direccin es:
Calle Av. Gonzlez Suarez s/n Interseccin Camino a Quinta Chica.
55
Gasolinera Milchichig.
2.1.4 ORGANIGRAMA
28
http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama
56
La Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., tiene una estructura
Departamental la cual como su nombre lo indica, consiste en crear departamentos dentro
de la organizacin; esta creacin por lo general se basa en el proceso utilizado.
29
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm
57
ORGANIGRAMA GASOLINERA MILCHICHIG
Grfico N. 35
Elaborado por: Los Autores
Fuente: Administracin de la empresa
58
2.1.5 ANLISIS INTERNO
Las influencias microeconmicas son aquellas que la entidad puede manejar y que
con la ayuda de estas y mediante una buena gestin se puede cumplir con los
objetivos planteados. Con un buen anlisis realizado de estas influencias
microeconmicas podremos determinar todas las fortalezas y debilidades de la
empresa.
2.1.5.1 CLIENTES
Clientes Internos:
Los clientes internos son todas las personas que forman la empresa y que conforman
las distintas reas que existen en ella.
Dentro de la Gasolinera Milchichig existen los siguientes clientes internos:
Jefe Financiero, Contadora, Jefe de Recursos Humanos, Asesor, Jefe de Ventas,
trabajadores de las islas.
59
Clientes externos:
2.1.5.2 PROVEEDORES
30
Cuenca tendr un centro de monitoreo del aire, Lenin Riera, 30/11/2011.
http://www.ciudadaniainformada.com/noticias-ciudadania-ecuador0/noticias-ciudadania-
ecuador/ir_a/lista-azuay/article//cuenca-tendra-un-centro-de-monitoreo-del-aire.html
31
Precio de Combustibles al 30 de Abril del 2012
60
A excepcin de la gasolina Sper, que pueden establecer el precio ms conveniente
para ellos, siendo el valor de $2,19/galn.32
2.1.5.3 COMPETENCIA
Anlisis de la Competencia
32
Precio de Combustibles al 30 de Abril del 2012
61
alguien quiere modificar el producto sin autorizacin de esta tambin ser sancionado
por la ley.
La Gasolinera Milchichig tambin vende aditivos para los vehculos como aceites
para la maquina, liquido para frenos. Estos productos tambin no pueden ser
modificados, lo que se trata es de establecer un precio que sea atractivo para los
consumidores y que tambin produzca una ganancia para la gasolinera.
Grfico N. 36
Fuente: Banco Central del Ecuador
62
PIB Sectorial: El PIB Sectorial ayuda a identificar la tendencia que ha tenido
el sector dentro del mercado en el que se desenvuelve, para nuestro caso debido a
que la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores Ca. Ltda. Se encuentra dentro
del comercio al por mayor y menor se realizara un anlisis dentro de este sector hasta
el 31 de Diciembre del ao 2011, siendo los productos que se identifican dentro de
este sector los lubricantes y aditivos.
Grfico N. 37
Fuente: Banco Central Del Ecuador
Con los datos identificados se puede establecer que el sector a nivel nacional ha
venido evolucionando con una tendencia al alta, pues de esta manera brindara la
oportunidad de crecimiento en el sector al cual est dirigida la Gasolinera.
63
los talleres, venta de llantas lubricantes, financiamiento automotriz y otros negocios
relacionados como: seguros, venta de combustibles entre otros.
Grfico N. 38
Fuente: Aeade http://www.aeade.net/
64
Grfico N. 39
Fuente: Aeade / http://www.aeade.net/
Las Ventas del Sector Automotriz dentro de la Provincia del Azuay se encuentran
divididas de la siguiente manera:
Grfico N. 40
Fuente: Aeade/ http://www.aeade.net/
65
Grfico N. 41
Fuente: Aeade / / http://www.aeade.net/
66
FECHA VALOR
Marzo-31-2012 6.12 %
Febrero-29-2012 5.53 %
Enero-31-2012 5.29 %
Diciembre-31-2011 5.41 %
Noviembre-30-2011 5.53 %
Octubre-31-2011 5.50 %
Septiembre-30-2011 5.39 %
Agosto-31-2011 4.84 %
Julio-31-2011 4.44 %
Junio-30-2011 4.28 %
Mayo-31-2011 4.23 %
Abril-30-2011 3.88 %
Marzo-31-2011 3.57 %
Febrero-28-2011 3.39 %
Enero-31-2011 3.17 %
Diciembre-31-2010 3.33 %
Noviembre-30-2010 3.39 %
Octubre-31-2010 3.46 %
Septiembre-30-2010 3.44 %
Agosto-31-2010 3.82 %
Julio-31-2010 3.40 %
Junio-30-2010 3.30 %
Mayo-31-2010 3.24 %
Abril-30-2010 3.21 %
Grfico N. 42
Fuente: Banco Central Del Ecuador
Grfico N. 43
Fuente: Banco Central Del Ecuador
67
La inflacin Mensual aumento 6,12% en marzo frente a Febrero de 5,53%, en
cuanto al acumulado se puede observar que ha existido un aumento en 2.26% con
relacin a Marzo del ao 2011 que tuvo una inflacin de 1.58%, siendo este
crecimiento acompaado por un rpido crecimiento de la cantidad de dinero y por los
elevados dficit fiscales.
De esta manera se crea una gran incertidumbre en las polticas econmicas del pas,
ya que se puedes establecer leyes e impuestos rgidos en la comercializacin de
combustibles.
68
El rgimen de transicin contempla la instalacin de una funcin legislativa
temporal, donde tendr mayora el oficialismo, y que designara a los nuevos
miembros temporales de la funcin electoral y de los rganos de justicia.
El Estado tiene un rol distinto ya que tiene que cumplir un rol regulador, un rol
orientador del desarrollo econmico social y un rol distribuidor de la riqueza. Con la
aprobacin de algunos artculos muchas de las empresas debern disear nuevas
estrategias o implementar nuevas polticas ya que afectan su normal funcionamiento:
69
2.2 ANLISIS PRELIMINAR AL CONTROL INTERNO
Este software tiene como caracterstica principal que es un sistema integrado que
permite el registro automtico de las ventas de combustible realizadas en cada una de
las islas de la gasolinera adems se encuentra enlazado con el Servicio de Rentas
Internas (SRI) por lo que esta institucin tambin est informada de cada uno de los
movimientos que realiza la Gasolinera.
70
Actualmente la empresa se encuentra realizando una ampliacin de su local para
poder mejorar el servicio brindado a sus clientes y de esta manera acatar otra parte del
mercado existente al cual est dirigido.
La empresa se encuentra conformada por los siguientes departamentos: gerencia,
contabilidad, financiero, recursos humanos, ventas, compras, inventario; los cuales
conjuntamente luchan por un fin en comn y el logro eficiente y eficaz de los
objetivos que se encuentran planteados en la empresa.
2.2.1.1 GERENCIA.
La persona que se encuentra bajo este cargo en el rea administrativa es el Eco. Pablo
Flores, el mismo que desempea varios roles dentro de la gasolinera, su cargo no es
nicamente en el rea administrativa, participa en todas los departamentos existentes,
controlando y verificando que todas las actividades se realicen.
71
Ayuda a la gerencia en el anlisis de la informacin financiera, as como en la
toma de decisiones para la empresa.
Controla la asistencia de todo el personal a sus labores a travs de un registro.
Realiza los trmites pertinentes con las empresas encargadas de abastecimiento
del combustible y la compra de otros insumos necesarios para la gasolinera.
Colabora en servicio al cliente, ya que l es la persona encargada de tratar con el
cliente en cuanto a ofrecimiento en beneficios de crditos a empresas privadas de
la ciudad.
Departamento de Contabilidad.
72
Realiza los respaldos de la informacin contable diariamente y se le confa
resguardar esta informacin de la manera ms segura posible.
Colabora con el asesor contable y de auditora entregando toda la informacin
requerida por este para su posterior control.
La persona encargada de esta rea es el Ing. Milton Condo, entre sus actividades a
realizar se encuentra el control diario de cada una de las transacciones contables que
se registran automticamente en el sistema al realizar las ventas en las islas,
verificando que su ingreso haya sido el correcto caso contrario informa para que se
realicen los correctivos necesarios.
Concilia toda la informacin financiera utilizando los mdulos que brinda el software
SOFI de la empresa como es: ventas, compras, bancos, contabilidad, reportes
tributarios, informacin independiente pero que debe ser registrada contablemente
para as evitar errores en la presentacin de los reportes mensuales
73
2.2.1.4 REA COMERCIAL.
Combustible
El combustible al ser el giro principal del negocio, tiene una alta rotacin de
inventario. El control de los tanques de combustible se realiza verificando cuanto de
la capacidad total de estos est ocupado, segn lo que indique el medidor de los
tanques de combustible se pide la reposicin del mismo, este control se realiza
diariamente para evitar que pueda escasear el combustible durante la labores.
74
Lubricantes y aditivos
Islas
Este est conformado por todos los empleados que laboran en las islas distribuidoras
de combustible y que estn bajo el mando del Sr. ngel Correa.
Arriendos
75
2. Si se encuentra por debajo de los lmites normales se comunica con la
Comercializadora (Lutexa) para hacer el pedido del combustible y que emita la
factura, caso contrario no se realiza el pedido.
3. Se procede a retirar la factura de la comercializadora.
4. Se contacta con Petrocomercial para comunicar la compra.
5. Se enva un Tanquero contratado para el traslado del combustible desde
Petrocomercial a la gasolinera.
6. Pago de la factura correspondiente a travs de la entidad financiera establecida
por la distribuidora.
76
2.2.2.4 PROCESO DE VENTA DE COMBUSTIBLE
77
b. Si la informacin es incorrecta se llama al encargado del sistema
contable para que realice los ajustes respectivos, una vez realizada
estos ajustes se procede al envi de la declaracin mensual respectiva.
3. Se genera el reporte mensual en formato para el DIMM.
4. Se ingresa a la pgina web del Servicio de Rentas Internas.
5. Se carga el reporte generado por el Software.
6. Se realiza el pago a travs de debito bancario.
78
2.2.3.1 EMPRESA GASOLINERA MILCHICHIG.
GASOLINERA MILCHICHIG
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
79
conocimientos y cuentan con la
habilidades para experiencia
ejecutar los trabajos de necesaria, no as
manera adecuada? en la
administracin que
le falta un poco de
esta.
No se selecciona al
personal de esa
El personal que labora
manera, la
en la empresa es
1.6 0 3 0 gerencia
seleccionado mediante
selecciona al
concurso?
personal que se
requiere
El personal que labora
en la empresa es el
1.7 1 3 3
necesario para cumplir
con las actividades?
No se tiene planes,
pero si se les
Se cuenta con un plan brinda
1.8 de capacitacin para el 0 2 0 capacitacin al
personal? personal
especialmente al
de ventas.
Si se realiza
Se evala al personal evaluaciones pero
1.9 0 3 0
de la empresa? no de una manera
tcnica
No existe un cdigo
Existe un cdigo o
de tica
normas de tica que
formalmente. Esto
deben observar los
1.10 0 4 0 est esta
empleados y stas son
englobado en la
de su pleno
capacitacin que
conocimiento?
se da al personal
Se realiza por parte de
la Gerencia el
seguimiento o Tiene conocimiento
evaluacin peridica pero el que se
1.11 0 5 0
del cumplimiento de encarga de todo es
las metas y objetivos el administrador
propuestos por la
empresa?
RIESGOS DE
2
CONTROL
80
Se pretende evaluar si la
gasolinera Milchichig ha
definido sus objetivos y
metas; y si se han
considerado los riesgos que
afecten el cumplimiento de
stas.
Los trabajadores La misin y visin si
conocen la misin, existen pero no de
2.1 visin y los principales 0 3 0 manera formal y
objetivos de la los trabajadores no
Institucin? la conocen.
No se realiza estos
La empresa cuenta con
tipos de
una planificacin a
2.2 0 2 0 planificacin por
largo y mediano
ser una empresa
plazo?
pequea
Existen indicadores
La planificacin
de gestin pero no
incluye el
de manera formal,
2.3 establecimiento de 0 2 0
todo se realiza de
indicadores de
una manera no
gestin?
tcnica
Si hemos
determinado los
riesgos que puede
haber
externamente
como por ejemplo
Se han determinado los incendios, algn
riesgos externos que problema
pueden influir en el vehicular en los
2.4 1 3 3
cumplimiento de las alrededores de la
metas y actividades de gasolinera,
la Direccin? mantenimiento de
las vas y varios
ms y sabemos lo
que tenemos que
hacer en caso de
que se presentaren
estos casos.
Se han determinado los Si se han estudiado
riesgos internos que todos los riesgos
2.5 pueden influir en el 1 3 3 que pueden existir
cumplimiento de las como por ejemplo
metas y actividades? cadas del sistema,
81
Falta de electricidad,
etc. y existen
planes de
contingencia en
caso de que se
presentasen.
Se ha establecido
mecanismos que
permitan detectar
2.6 1 3 3
cambios en el entorno,
econmico, legal,
poltico?
ACTIVIDADES DE
3
CONTROL
Se pretende evaluar si la
Gasolinera Milchichig
cuenta con controles que le
permitan tener un mejor
control de las actividades
que se realizan.
Si existen pero se
Se han determinado
realiza de una
parmetros e
manera no tcnica.
indicadores que le
El momento de
3.1 permitan evaluar su 0 4 0
evaluar se
gestin y el impacto de
determina de qu
los servicios que
manera se va a
presta?
realizar.
En caso afirmativo
indique:
a.- Se cuenta con datos
estadsticos o 0 1 0
histricos
b.- Encuestas o
cuestionarios para
medir la satisfaccin 0 1 0
de las necesidades de
los usuarios?
Existe un control del
personal, as como,
reportes a Recursos
Humanos y
3.2 1 4 4
Contabilidad para la
elaboracin de los
roles de pago y para
establecer costos
82
reales?
83
Se evala que el sistema de
control interno contine
funcionando
adecuadamente.
Considera que los
reglamentos existentes
que norman las
actividades de la
5.1 1 4 4
empresa son
aplicables a las
funciones que
realizan?
Se emiten
recomendaciones para
mejorar el control de
Se analizan pero no
la empresa en base a
5.2 0 5 0 ha sido necesario
las evaluaciones de la
tomar decisiones
informacin financiera
realizadas por la
gerencia?
Existen acciones de
Si existen pero no de
control y seguimiento
5.3 0 4 0 una manera
para cada
formal
departamento?
SUMA 100% 47%
Tabla N. 01
Fuente: Los Autores
Resultados de la evaluacin
84
Nivel de confianza del 47% y como nivel de riesgo del 53% que nos da un riesgo
moderado.
A pesar de contar con controles, planes y reglamentos la confianza es moderada
porque estos no estn establecidos de una manera formal y los trabajadores solo los
conocen porque el administrador les informa pero no existen documentos que
respalden toda la informacin que supuestamente existe.
85
2.2.3.2 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
GASOLINERA MILCHICHIG
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: Recursos Humanos
ENTREVISTADO: Sra. Mara Romero
ENTREVISTADOR: Byron Gmez
FECHA: 16/04/2012
No. Grupo/preguntas Si No %Pond Calific. Observac.
AMBIENTE DE
1
CONTROL
Se pretende evaluar el
entorno que estimule las
tareas del personal con
respecto al control de sus
actividades
Si se informa a los
Existen descripciones trabajadores de las
formales o informales obligaciones que
1.1 1 4 4
del puesto de trabajo o deben de cumplir
funciones a cumplir? pero de una manera
informal.
Existe una Si se realiza
1.2 planificacin dentro 0 4 0 planificacin pero
del departamento? no formalmente.
No se realiza
Existe algn proceso de
procesos de
reclutamiento para
1.3 0 5 0 contratacin. La
requerimiento de
persona que realiza
personal?
esto es la gerente
Dispone de algn
sistema de retribucin
1.4 0 2 0
por mritos o de
incentivos?
Existen prestaciones
adicionales para los
1.5 empleados diferentes a 0 2 0
las establecidas por la
ley?
La honestidad y la tica
prevalecen en las
1.6 polticas establecidas 1 5 5
para el trato con los
trabajadores?
86
Existen acciones
No existen acciones
correctivas cuando se
correctivas, si
da una violacin por
1.7 0 4 0 realizan algo no
parte de los
debido se les
trabajadores al cdigo
despide.
de conducta?
Existe precisin para
No se maneja
cumplir con los
indicadores de
1.8 indicadores de 0 2 0
gestin
rendimiento dentro del
formalmente.
departamento?
Se analizan los
Solo cuando se trata
conocimientos y
de un puesto dentro
1.9 habilidades requeridas 0 4 0
de la
para realizar los
administracin
trabajos adecuados?
La entidad dispone del
personal necesario en
nmeros, capacidades,
1.10 1 4 4
conocimientos y
experiencia para lleva
a cabo su misin?
Se han implementado
las polticas y
procedimientos para la
1.11 contratacin, 0 2 0
formacin y
promocin de los
trabajadores?
Solo se da la
explicacin de que
Se informa a los
funciones debe
trabajadores de sus
desempear pero
1.12 responsabilidades y de 0 3 0
nunca se le dice
lo que se espera de
que se espera de
ellos?
ellos para la
empresa
Las polticas del
personal estn
orientadas a la
1.13 observacin de las 1 4 4
normas ticas y
morales de la
empresa?
RIESGOS DE
2
CONTROL
87
Se quiere evaluar si el
departamento realiza
actividades que le permitan
evaluar los riesgos que
afecten a las ventas
Existen mecanismos Se les hace conocer a
para dar a conocer los travs de reuniones
2.1 0 3 0
objetivos de la entidad con el personal de
a los trabajadores? manera eventual
El departamento
participa en la fijacin
de los objetivos y
estn conscientes de
2.2 0 3 0
hasta qu puntos se
encuentran
comprometidos con
los mismos?
Existen mecanismos
para detectar y
reaccionar ante el
cambio de nuevo
personal que puede
2.3 tener un efecto 0 4 0
importante dentro de
la empresa y que
consecuentemente
requieran la atencin
de la alta direccin?
ACTIVIDADES DE
3
CONTROL
Se pretende evaluar si se han
cumplido con las polticas y
procedimientos establecidos
para cumplir con los
objetivos y funciones
asignadas
Los funcionarios y Se realiza anlisis
trabajadores relacionado con el
consideran las entorno desde
3.1 implicaciones y sus 1 4 4 derrames, asaltos,
repercusiones de sus accidentes, solo
acciones en relacin que no se encuentra
con la entidad? escrito
El Departamento se
3.2 administra en funcin 0 3 0
de programas de
88
trabajo que recogen
los objetivos y metas a
cumplir?
Se cumplen los planes
de rotacin en el
desempeo en las
3.3 tareas claves del 1 4 4
personal involucrado y
se desarrollan con
calidad?
Se encuentran
establecidos
indicadores de
Todo se encuentra de
3.4 Rendimiento en la 0 2 0
manera mental
entidad para la puesta
en marcha de acciones
correctivas?
SISTEMA DE
4 INFORMACIN Y
COMUNICACIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de
inters hacia la autoridad
correspondiente en lo que
refiere a las ventas
Existe informacin en
4.1 0 4 0
todos los niveles?
Existen registros que le
permiten preparar los
4.2 informes peridicos en 0 3 0
cuanto al desempeo
del personal?
Es utilizada la Se regir por lo que
informacin como mira es decir
4.3 0 4 0
herramienta de realiza un anlisis
supervisin? de manera visual
Se comunica con
eficiencia a los
4.4 trabajadores las tareas 1 3 3
y responsabilidades de
control?
89
Estn establecidos los
canales de
comunicacin para que
4.5 los trabajadores 0 3 0
puedan informar sobre
posibles
irregularidades?
Existen los
mecanismos para que
la direccin obtenga
las sugerencias de los
4.6 trabajadores sobre 0 4 0
cmo manejar la
productividad, calidad
y otro tipo de mejoras
similares?
MONITOREO Y
5
SUPERVISIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de
inters a la autoridad
correspondiente
Existe un monitoreo
5.1 continuo por parte de 0 3 0
la administracin?
Cumplimiento de las
5.2 0 2 0
metas programadas?
Los eventos de
formacin de personal,
las sesiones de
planificacin u otras
5.3 reuniones facilitan 0 3 0
informacin a la
direccin sobre el
funcionamiento de los
controles?
Peridicamente se
verifica si el personal
comprende y cumple
5.4 0 3 0
con el cdigo de
conducta de la
entidad?
SUMA 100% 24%
90
Nivel de Confianza No. RIESGO
76% - 90% 3 BAJO
41% - 75% 2 MODERADO Nivel de confianza = 24%
14% - 40% 1 ALTO Nivel de Riesgo = 76%
Tabla N. 02
Fuente: Los Autores
Resultados de la evaluacin
Adicionalmente se puede notar que no existe una capacitacin adecuada para los
trabajadores de la empresa, se les brinda capacitacin pero no existen programas que
ayude a que esto se realice de una mejor manera.
91
No existen indicadores para evaluar el rendimiento del personal de una
manera formal.
No se informar de una manera adecuada al personal sobre los objetivos de la
empresa y sus obligaciones que deben cumplir.
GASOLINERA MILCHICHIG
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: Contabilidad
ENTREVISTADO: Ing. Lorena Guamn
ENTREVISTADOR: Byron Gmez y Jessica Tenesaca
FECHA: 16/04/2012
No. Grupo/preguntas Si No %Pond Calific. Observaciones
AMBIENTE DE
1 CONTROL
Se pretende evaluar el
entorno que estimule las
tareas del personal con
respecto al control de sus
actividades
No debido a que el
Existe caja fuerte para efectivo es
1.1 0 2 0
custodia del efectivo? depositado 2 veces
al da
Se ha responsabilizado
a una sola persona Si el encargado es el
1.2 1 5 5
para el manejo de las Eco. Pablo Flores
cuentas con cheques?
No debido a que si se
necesita hacer
Existe un fondo para
1.3 0 3 0 gastos menores se
Caja Chica?
utiliza el efectivo
de las islas
Existe asignacin de
Si existe asignacin
funciones dentro del
1.4 1 5 5 de funciones dentro
departamento de
del departamento.
contabilidad?
92
Existe una segregacin Estas funciones son
adecuada de las realizadas solo por
1.5 funciones de 0 5 0 el Eco. Pablo
autorizacin, venta, Flores y registrado
custodia y cobranzas? por la contadora
Las personas
encargadas de
1.6 contabilidad son 0 5 0
responsables por una
transaccin completa?
Existe delimitacin de
responsabilidades as
1.7 como de procesos 1 4 4
dentro del
departamento?
Se archivan en un lugar
seguro y apropiado
1.8 todos los 1 3 3
comprobantes tanto
ingresos y egresos?
Los valores recaudados
1.9 a diario son ingresados 1 4 4
directamente a caja?
Se realiza la
Se elaboran
conciliacin
1.10 conciliaciones de 1 4 4
bancaria de manera
manera peridica?
mensual
RIESGOS DE
2
CONTROL
Se quiere evaluar si el
departamento realiza
actividades que le
permitan evaluar los
riesgos que afecten a las
ventas
Si ya que se utiliza
un software en
Existen un control en la
donde se ingresan
2.1 secuencia de emisin 1 5 5
los cheques
de cheques?
emitidos de manera
secuencial
La gerente deja
firmando alrededor
Se evita la firma de
2.2 0 6 0 de 5 cheques en
cheques en blancos?
blanco para uso de
la empresa al
93
custodio que es el
Ing. Pablo Flores
Si existe segregacin,
ya que la persona
que tiene que
Existe segregacin en
realizar el pago
2.3 los procesos que se 1 4 4
informa a gerencia
manejan cheques?
para que emita un
cheque con la
cantidad a pagar.
Existe autorizacin
2.4 previa para la salida de 0 4 0
cheques?
La decisin de
Opera la autorizacin a
contraer pasivos es
diferentes niveles para
2.5 0 3 0 analizada por el
contraer pasivos y
administrativo y la
garantizarlos?
gerente nada mas
ACTIVIDADES DE
3
CONTROL
Se pretende evaluar si se han
cumplido con las polticas y
procedimientos
establecidos para cumplir
con los objetivos y
funciones asignadas
Se realiza un anlisis
por parte del director
3.1 0 4 0
del departamento para
evitar riesgos?
Existe un presupuesto
aprobado para el logro
de metas y objetivos
3.2 0 4 0
propuestos en cada
una de sus
actividades?
Se revisan las facturas,
precios, clculos y
3.5 cotejos contra las 0 4 0
rdenes de compra y
notas de recepcin?
94
Cuando se necesita
Se controla
hacer pagos
adecuadamente el
pequeos se utiliza
acceso al efectivo, sin
3.6 0 5 0 el dinero de las
permitir que se utilicen
islas de la venta del
las ventas del da para
da de los
hacer pagos del da?
empleados
SISTEMA DE
4 INFORMACIN Y
COMUNICACIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le
permitan comunica
resultados, excepciones,
puntos de inters hacia la
autoridad correspondiente
en lo que refiere a las
ventas
Existe informacin en
4.1 todos los niveles del 1 3 3
departamento?
Pues como son
compaa,
Existe informacin de
necesitan firmas del
4.2 los estados 1 3 3
gerente as que se
financieros?
debe comunicar a
todos los niveles
Todos los pagos se
realiza con cheques
, en caso de pagos
mnimos se utiliza
Se evita el uso de
4.3 0 4 0 el dinero de las
dinero en efectivo?
islas de acuerdo a
las necesidades q se
presenten al
momento
Pues se realizan
Es utilizada la
conciliaciones as
informacin como
4.4 1 3 3 como una
herramienta de
supervisin
supervisin?
constante
MONITOREO Y
5
SUPERVISIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le
permitan comunica
95
resultados, excepciones,
puntos de inters a la
autoridad correspondiente
Consulta de
Existe un monitoreo morosidad de
5.1 continuo por parte de 1 4 4 clientes, revisando
la administracin? mediante el internet
saldos bancarios
Se ha dado una
evaluacin financiera
5.2 0 4 0
por parte de una
auditora externa?
SUMA 100% 47%
Tabla n. 03
Fuente: Los Autores
Resultados de la Evacuacin
96
Debilidades detectadas
97
2.2.3.4 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
GASOLINERA MILCHICHIG
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Se archivan de manera
adecuada los
1.5 documentos que 1 5 5
demuestren el pago de
obligaciones a terceros?
Todas las
Esta registrado a nombre chequeras que la
de la empresa la cuenta empresa utiliza se
1.7 1 6 6
de cheques que se encuentran
maneja? registradas a
nombre de esta.
Si, son personas
La persona que realiza el diferentes. El eco.
1.8 pago y la que concilia es 1 4 4 realiza el pago y
diferente? la contadora es
quien registra.
La compra es
Se registra
registrada el
oportunamente en el
1.9 1 5 5 momento despus
sistema los desembolsos
de haberse
de dinero realizados?
realizado
RIESGOS DE
2
CONTROL
Se quiere evaluar si el
departamento realiza
actividades que le permitan
evaluar los riesgos que
afecten a las compras
El proceso de
compra de
Se preparan solicitudes
2.1 0 4 0 combustible se
de compra?
realiza solo de
manera telefnica
Se realizan estudios
Se sigue algn mtodo
para determinar
2.2 para la seleccin de 1 5 5
los proveedores
proveedores?
de la empresa
Se emiten los cheques en
2.3 1 6 6
orden secuencial?
Se evita firmar cheques A veces la gerente
2.4 en blanco, al portador o 0 7 0 deja firmados
a la vista? cheques en
99
blanco cuando se
va a ausentar
algunos das, se
evita emitir
cheques al
portador
Manejan Controles para
2.5 Mitigar los Riesgos
Como:
2.5.1 Procedimientos de compra 1 4 4
Procedimientos de
2.5.2 1 4 4
Seguridad
ACTIVIDADES DE
3
CONTROL
Se pretende evaluar si se han
cumplido con las polticas y
procedimientos establecidos
para cumplir con los
objetivos y funciones
asignadas
La compra se
Las rdenes de compra autoriza va
3.1 estn debidamente 1 4 4 telefnica o
autorizadas? mediante correo
electrnico.
La contadora es la
que se encarga de
Existen controles controlar el
adecuados para el registro de los
3.2 0 4 0
registro del impuesto al impuestos pero
valor agregado? estos controles no
existen de una
manera formal.
El asesor es el
encargado de
conciliar la
Existe una persona que
informacin
verifique el impuesto al
3.3 1 4 4 generada en las
valor agregado en las
ventas y compras
facturas de compra?
y ah se realiza la
verificacin del
impuesto.
En los cheques se realiza
la verificacin de cifras
3.5 1 4 4
y nmeros antes de su
firma?
100
SISTEMA DE
4 INFORMACIN Y
COMUNICACIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de
inters hacia la autoridad
correspondiente en lo que
refiere a las ventas
Los informes se
hacen
obligatoriamente
a la Agencia de
Regulacin y
Control de
Se generan reportes sobre
4.1 1 3 3 Hidrocarburos
las compras realizadas?
parte del
ministerio de
recursos no
renovables. Esto
ayuda para evitar
el contrabando.
Existen registros que le
4.2 permiten preparar los 1 3 3
reportes?
MONITOREO Y
5
SUPERVISIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de
inters a la autoridad
correspondiente
El Eco. Pablo
Flores Es el
Existe una persona
encargado de
5.1 nombrada responsable 1 4 4
realizar el trmite
de realizar las compras?
de compra de
combustibles
Si la Gerente se
encuentra en la
Se requiere de una
empresa, ella
5.2 autorizacin previa para 1 4 4
autoriza la
realizar la compra?
compra de lo
contrario autoriza
101
el administrador
Tabla N. 04
Fuente: Los Autores
Resultados de la evaluacin
102
2.2.3.5 DEPARTAMENTO DE VENTAS
GASOLINERA MILCHICHIG
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
103
servicio al
cliente y ventas
Existe rendicin de Todos los das el
cuentas internas dentro jefe de esta
1.6 del departamento en lo 1 3 3 rea da
que se refiere a las rendicin de
ventas? cuentas.
RIESGOS DE
2
CONTROL
Se quiere evaluar si el
departamento realiza
actividades que le permitan
evaluar los riesgos que afecten
a las ventas
Existe una caja
fuerte
Existe un lugar seguro y
debidamente
adecuado para depositar
resguardada
2.1 el dinero recaudado 1 7 7
donde se
durante las ventas del da
deposita el
en las islas distribuidoras?
dinero de las
ventas
La verificacin
se realiza todos
los das,
cuando se
presenta algn
Se verifica que se emitan inconveniente
2.2 las facturas correctamente 1 5 5 este debe ser
llenadas? corregido en el
sistema y el
SRI ya que el
software esta
enlazado con
esa institucin.
Se emiten las facturas en
2.3 1 5 5
orden secuencial?
Se les capacita en
lo que se
Manejan Controles para refiere a ventas
2.4 Mitigar los Riesgos y tambin
Como: tienes charlas
de seguridad
industrial
2.4.1 Procedimientos de venta 1 4 4
104
Procedimientos de
2.4.2 1 4 4
Seguridad
ACTIVIDADES DE
3
CONTROL
Se pretende evaluar si se han
cumplido con las polticas y
procedimientos establecidos
para cumplir con los objetivos
y funciones asignadas
Con las
transacciones
registradas
Existe algn medio que
automticamen
3.1 autorice y controle la 1 3 3
te en el sistema
venta de combustible?
se controla
todas las ventas
del da
Existe un
generador
Existen alternativas para manual de
seguir con las actividades electricidad y si
3.2 normalmente en caso de 1 5 5 es una falla del
que el sistema integrado sistema se
no est disponible? realiza
facturacin
manual.
No existen
controles
formales pero
la contadora y
Existen controles
el asesor se
adecuados para el registro
3.3 0 5 0 encargan de
del impuesto al valor
verificar el
agregado?
cobro y
retencin
correcta en las
ventas.
El dinero se
deposita
generalmente
Se deposita el dinero de
al comenzar el
3.4 las ventas en el banco al 0 8 0
da, se
final del da?
transporta en
un camin
blindado.
105
Si se realiza
conciliaciones
Se realiza cada final de bancarias al
3.5 mes, conciliaciones 1 4 4 final de mes, de
bancarias? esto se encarga
el asesor
contable.
Se archiva en un lugar
Estn
seguro y apropiado todas
correctamente
las facturas y
3.6 1 4 4 archivados en
comprobantes que
las oficinas de
soportan los ingresos
la empresa.
realizados?
Se realizan respaldos El respaldo se
diarios de la informacin realiza al
3.7 0 5 0
contable generada durante terminar la
el transcurso del da? semana.
SISTEMA DE
4 INFORMACIN Y
COMUNICACIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de inters
hacia la autoridad
correspondiente en lo que
refiere a las ventas
Si se realizan
Se generan reportes informes
4.1 peridicos sobre las 1 3 3 diarios para su
ventas que se realizan? posterior
anlisis.
Si, estos se
Existen registros que le
extraen del
4.2 permiten preparar los 1 3 3
sistema
reportes peridicos?
contable
MONITOREO Y
5
SUPERVISIN
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de inters
a la autoridad correspondiente
106
A la gerente no
se le informa
Se reporta el resultados de
muy seguido ya
las conciliaciones de cada
5,1 0 6 0 que no se
mes a la gerencia de la
encuentra en la
Gasolinera
empresa
siempre.
SUMA 100% 69%
Tabla N. 05
Fuente: Los Autores
Resultados de la evaluacin
El departamento de ventas se maneja muy bien y cuenta con controles para que las
actividades que se realizan.
Los resultados obtenidos en el cuestionario de control interno muestran un nivel de
confianza de 69% y un nivel de riesgo de 31% esto es porque en algunos puntos que
son crticos para que las actividades del rea sean seguras, no tienen el control
adecuado disminuyendo notablemente la confianza.
Debilidades Detectadas
107
La gerencia no est al tanto del movimiento de las actividades de la empresa
ya que se ausentan muchos das.
GASOLINERA MILCHICHIG
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
108
No existe una
adecuada
segregacin, el
Existe una segregacin
registro lo
adecuada de las funciones
2.1 0 8 0 realiza la
de autorizacin, custodia
contadora pero
y registro?
el resto lo hace
una sola
persona.
Se registran diariamente
2.2 los movimientos de los 1 6 6
inventarios de la entidad?
Si estn
establecidos los
mnimos que
Existe un control sobre el
debe de existir
2.3 mximo y el mnimo de 1 4 4
en los tanques:
combustible?
extra 1500 gl
diesel 1000gl
sper 500 gl.
Se tiene muy en
cuenta la
seguridad
Manejan Controles para industrial para
2.4 Mitigar los Riesgos la proteccin
Como: de los tanques
y los
trabajadores y
clientes.
Procedimientos de
2.4.1 1 5 5
almacenamiento
Procedimientos de
2.4.2 1 5 5
Seguridad
ACTIVIDADES DE
3
CONTROL
Se pretende evaluar si se han
cumplido con las polticas y
procedimientos establecidos
para cumplir con los objetivos
y funciones asignadas
No se ha
Se ha adoptado algn establecido
mtodo de valoracin de ningn mtodo
3.1 0 2 0
inventarios para los ya que son
aditivos y lubricantes? productos no
perecibles.
109
Es solo externo.
De esto se
encarga la
Agencia de
Regulacin y
Control de
Se realiza controles para Hidrocarburos,
verificar el producto en lo hace 2 veces
3.2 1 7 7
cuanto al precio y al mes como
calidad? mnimo y la
empresa
comercializado
ra
obligatoriament
e 1 vez al mes
al azar
El lugar esta
adecuado para
El lugar donde se el
encuentran los tanques de almacenamient
3.3 combustibles cuenta con 1 9 9 o de
todas las seguridades combustible,
necesarias? cuenta con
tubera
antiexplosiva.
Los tanques
cuenta con
calibradores y
Se verifica que el
tambin
combustible depositado
3.4 1 6 6 usamos una
en los tanques sea la
varilla que
cantidad comprada?
marca la
cantidad
comprada
Se registra
absolutamente
Se registran como
todo sea
inventarios la compra de
3.6 1 3 3 combustible,
tiles de oficina u otros
insumos y
insumos?
tiles de
oficina.
SISTEMA DE
4 INFORMACIN Y
COMUNICACIN
110
Determinar si el rea realiza
actividades que le permitan
comunica resultados,
excepciones, puntos de inters
hacia la autoridad
correspondiente en lo que
refiere a las ventas
Se preparan reportes de
si existe informes
recepcin del combustible
4.1 1 5 5 internos y
y de los aditivos y
externos
lubricantes?
MONITOREO Y
5
SUPERVISIN
Determinar si el rea realiza actividades que le permitan comunica resultados,
excepciones, puntos de inters a la autoridad correspondiente
Si existe un
encargado de
Existe una custodia fsica custodiar que
5.1 adecuada de los 1 6 6 no exista
inventarios? irregularidades
en la venta del
combustible.
Solo una vez han
Se ha tomado acciones por ocurrido
faltantes entre los saldos irregularidades
5.2 1 6 6
de los informes y los y se despidi a
saldos fsicos? los empleados
esa vez.
No hay controles
establecidos
ese momento
se toma las
medidas
necesarias en
Existen procedimientos caso de
claramente establecidos presentarse
5.3 para identificar faltantes 0 7 0 algn problema
en los aditivos y pero para que
lubricantes? no existan
faltantes el
control en estos
se realiza
diariamente. Se
les descuenta si
hay faltantes.
111
SUMA 100% 74%
Tabla N. 06
Fuente: Los Autores
Resultados de la evaluacin
Debilidades detectadas
112
Esta situacin se debe a que en esta rea no se ha realizado la creacin de controles
as como el establecimiento de normas, polticas e indicadores de gestin para los
clientes tanto internos como externos, de igual manera no se ha preocupado de
realizar evaluaciones a cada uno de los colaboradores de la empresa indicando los
controles que se deben seguir para evitar incurrir en errores o fraudes.
113
CAPTULO
lll
114
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO APLICADO A LA
GASOLINERA MILCHICHIG MARA NGELA FLORES E HIJOS CIA.
LTDA.
El modelo Coso I es un informe que rene 5 componentes, los cuales al ser aplicados
ayudan a tener mejores pautas para llevar un control adecuado en la empresa.
Los componentes que conforman el Modelo Coso son: Ambiente de Control, Riesgos
de Control, Actividades de Control, Informacin y Comunicacin y Monitoreo y
Supervisin; los cuales cuentan con factores que al ser aplicados ayudan a un
mantener un desempeo adecuado de los procesos que existen en las actividades
diarias de la entidad brindando un nivel de confianza alto.
115
Por lo tanto la propuesta del Diseo de un Manual de Control Interno basado en el
modelo Coso I para la Gasolinera Milchichig, tiene como punto de partida la gerencia
y administracin general de la empresa ya que estas reas deben tener un nivel alto de
confianza para poder controlar de manera adecuada a las dems reas que conforman
la entidad.
116
Contar con reglamentos especficos para las reas de Contabilidad,
Recursos Humanos, Compras, Ventas e inventarios evitando errores y/o
irregularidades en el desempeo de los trabajadores.
Lograr que los manuales propuestos sean una gua a utilizar para los
trabajadores de la empresa, mejorando las actividades realizadas y
disminuyendo riesgos existentes.
Adems permitir que las actividades y los procesos se realicen con una seguridad
razonable ya que al seguir controles y procedimientos previamente establecidos
disminuir el nivel de riesgo en posibles errores y fraudes.
117
3.4 EVALUACIN DE LOS POSIBLES RIESGOS
ADMINISTRACIN GENERAL
118
Contratacin de personal incompetente
La empresa no cuenta con un proceso para la realizacin de las actividades
para reclutamiento de personal. requeridas en el cargo.
Existe una escasez en asignacin de
Existencia de tiempo ocio que provoca un
actividades por parte de la gerencia para
gasto innecesario para la entidad
el departamento.
Desconocimiento de obligaciones y
La empresa carece de manuales funciones de las actividades a realizar
especficos para este departamento dentro del departamento.
El personal carece de conocimiento en
Bajo rendimiento del personal de la
cuanto a los objetivos de la empresa y las
empresa
obligaciones a cumplir.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE VENTAS
119
El proceso de recaudo del dinero por se puede correr los riesgos de cometer
ventas realizadas en el da no es fraudes o robos por parte de personas
depositado a diario externas
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
120
MANUAL DE CONTROL
DE LA GASOLINERA
MILCHICHIG
121
FILOSOFA
CORPORATIVA
GASOLINERA
MILCHICHIG
122
INTRODUCCIN
Este documento tiene como fin, en primer lugar recopilar en un solo lugar toda la
filosofa de la empresa, as como, sus normas, reglamentos y estructura. Esto ayudara a
tener una mejor organizacin y ante cualquier duda o consulta que se quiera realizar, se
pueda encontrar todo en un solo documento.
Como segundo punto este documento busca ser una gua que ayude a la administracin a
siempre estar al tanto sobre su filosofa y adems poder tambin informar a sus
colaboradores todo lo referente a la empresa como es: Su historia, la misin, visin,
valores, valores ticos, cdigo de tica, organigrama y reglamento interno de trabajo,
que ayudara a estos a tener una visin ms profunda de los objetivos que quiere lograr la
empresa y tambin facilitando el aprendizaje y capacitacin para los nuevos
colaboradores.
123
HISTORIA
La Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores E Hijos Ca. Ltda., tiene su domicilio
en la ciudad de Cuenca, y su objeto social es la compra venta, comercializacin y
distribucin de productos combustibles (gasolina) y gases, lubricantes, aceite de todo
tipo, aditivos y dems productos derivados de hidrocarburos, para el efecto podr
montar, administrar y explotar Estaciones de Servicios (Gasolineras), en las cuales se
expandan dichos productos, a mas de repuestos de vehculos y accesorios, prestar
servicios de lavado y lubricado de vehculos, montar mini mercados, locales
comerciales, y servicios de hostelera, as como farmacias y cualquier servicio similar
vinculado o relacionado con este objeto.
La Gasolinera Milchichig tiene como actividad principal la venta al por mayor y menor
de combustibles en gasolineras, adems puede desempear las siguientes actividades:
Alquiler de Bienes Inmuebles para locales comerciales, Venta al por menor de
Lubricantes, Refrigerantes y aditivos; las mismas que Constan en el Registro nico de
Contribuyentes y Sociedades (RUC) cuya inscripcin fue realizada el 28 de Abril del
2009 como Contribuyente Especial que fue otorgado por el Servicio de Rentas Internas
(SRI).
124
FILOSOFA CORPORATIVA DE LA GASOLINERA MILCHICHIG MARA
NGELA FLORES CIA. LTDA.
MISIN:
VISIN:
La Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores Ca. Ltda. tiene como misin ser
reconocida como una de las estaciones de servicio lideres en la provincia del Azuay por
sus niveles de excelencia en calidad, productos y servicios basados en la mejora
continua y personal altamente competitivos.
VALORES:
Los valores para nuestra empresa son:
Cliente: La razn de ser de nuestra empresa.
Honestidad en cada una de nuestras actividades.
Responsabilidad en las tareas diarias realizadas.
Precios Justos: Nuestra entidad contara con precios justos dentro del mercado
Cantidad Justa
Producto de calidad
Lealtad a nuestro trabajo desempeado.
Respeto a todas las personas que nos rodean.
Excelente imagen a nuestro cliente, tanto de los trabajadores como de nuestras
instalaciones.
Mejora continua en nuestros servicios.
Productividad
Respeto al medio ambiente.
125
Mentalidad Positiva
126
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA COMPAA MARA
NGELA FLORES E HIJOS CIA. LTDA. 33
Con el propsito de que los funcionarios, trabajadores y empleados que prestan sus
servicios en la compaa Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., y con el objeto de
cumplir con las normas que el cdigo de Trabajo seala, se expide el presente
reglamento interno:
Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., tiene su domicilio en la ciudad de Cuenca,
provincia del Azuay y su objeto social es la compra venta, comercializacin y
distribucin de productos combustibles (gasolina) y gases, lubricantes, aceites de todo
tipo, aditivos y dems productos derivados de hidrocarburos; para el efecto podr
montar, administrar y explotar Estaciones de Servicio (Gasolineras), en las cuales se
expendan dichos productos, a mas de repuestos de vehculos y accesorios, prestar
servicios de lavado y lubricado de vehculos, montar mini mercados, locales
comerciales, y servicios de hostelera, as como farmacias y cualquier servicio similar
vinculado o relacionado con este objeto.
Art.1.- Todo funcionario y empleado de Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., debe
tener conciencia que el correcto desempeo de sus funciones, cualquiera que sea su
nivel, es parte fundamental del buen prestigio de esta compaa.
Art.2.- El trabajo de la Compaa est basado en una mutua confianza; por esta razn es
indispensable que se guarde reserva y absoluto secreto sobre las operaciones que realiza
la Compaa dentro de sus oficinas.
33
Reglamento interno de trabajo de la Gasolinera Milchichig
127
CAPITULO II: DISPOSICIONES GENERALES
Art.5.- Son empleados de Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., todas aquellas
personas que presten servicios personales, bajo relacin de dependencia, de conformidad
con lo dispuesto en el Cdigo de Trabajo, a fin de garantizar y regular el normal y
armnico desenvolvimiento de las relaciones laborales.
Art.6.- Los trabajadores para prestar sus servicios dentro de la Compaa previo su
ingreso deben entregar los siguientes documentos:
128
10. En caso de que el empleado fuere menor de edad se requerir autorizacin por
escrito del padre o representante, y autorizacin de la Direccin del Trabajo.
Son das hbiles todos los del ao, excepto los considerados como feriados, los de
celebracin cvica nacional o de descanso obligatorio, legalmente establecidos.
129
Art.12.- Todos los funcionarios y empleados deben cumplir con el requisito de registrar
su asistencia y puntualidad, utilizando para el efecto los respectivos controles.
Art.14.- Los empleados una vez que hayan registrado su ingreso deben incorporarse en
forma inmediata a sus labores.
El tiempo que inmediatamente despus del ingreso sea empleado en actividades ajenas a
sus funciones podr considerarse como retraso o falta de puntualidad a la asistencia, esto
siempre y cuando sea comprobado por el empleador.
Art.17.- Cuando se produzca una falta por problemas de salud, esta deber ser justificada
por el medico sealado por la Compaa o con el certificado mdico conferido por el
IESS.
Los permisos para ausencias motivadas por tratamientos mdicos y ocupaciones varias
se solicitaran, siempre que sea posible, por lo menos con un da de anticipacin.
Art.19.- Los empleados a cuyo cargo se hallen valores o dinero, cuando por cualquier
circunstancia deban abandonar su puesto, aun cuando sea por pocos minutos, debern
dejar con las debidas seguridades los valores o dinero a su cargo, prohibindose el
encargo de valores y dinero sin autorizacin del jefe inmediato.
Art.20.- Aquellos empleados que dada la naturaleza de sus labores tuvieran a su cargo
valores o dinero en efectivo, no podrn retirarse de su lugar de trabajo, sin haber
concluido a satisfaccin sus labores diarias.
130
La constatacin de que el trabajo est concluido corresponde al jefe inmediato, quien
autorizara al empleado a que se retire de su trabajo.
Art.21.- Toda solicitud para la obtencin de licencias y permisos tendr que ser
comunicada al Administrador o a quien haga sus veces.
Cuando las faltas fueren superiores a tres en un periodo mensual, las mismas se
consideraran como causales para que la Compaa pueda solicitar el Visto Bueno de
acuerdo a lo establecido en el Art. 172 del Cdigo del Trabajo.
Para hacer uso de sus vacaciones anuales conforme lo dispone el Cdigo del Trabajo, los
empleados debern presentar la solicitud respectiva en la Oficina Administrativa ocho
das antes de la fecha sealada en el calendario de vacaciones. Esta solicitud deber
contar con el visto bueno del Jefe inmediato.
Art.25.- Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., est facultada para modificar o
postergar los periodos de vacaciones de su Personal cuando existan razones que
justifiquen este particular.
131
Art.26.- Como norma general se evitara que los empleados acumulen vacaciones.
Art.27.- Tendr derecho a licencia con sueldo los empleados que deban concurrir a
conferencias, seminarios, visitas de observacin y cualquier otro evento que a juicio de
la Compaa convenga para un mejor entrenamiento y capacitacin los empleados y
funcionarios que hayan asistido debern presentar un informe y un plan de
entrenamiento terico practico que beneficie a los empleados de las diferentes reas de
la Compaa.
Dentro de las oficinas de la Compaa la vestimenta apariencia deben ser llevadas con
sobriedad y elegancia; los funcionarios y empleados que atienden al pblico debern
laborar con el uniforme entregado por la Compaa.
Art.30.- A ms de las obligaciones del Art. 45 del Cdigo del Trabajo, las que se
entienden debidamente incorporadas a este reglamento interno, todo empleado deber
cumplir con las siguientes obligaciones:
132
(nacimientos, defunciones u otros), educativos, (escuelas, colegios,
universidades, etc.) comprobando tales datos con las respectivas partidas o
certificacin de orden legal.
2. Ejecutar el trabajo conforme a las normas y procedimientos establecidos por la
Compaa, a los manuales e instructivos de funciones y procesos, y a las
instrucciones impartidas por sus superiores, realizando el mismo con iniciativa y
eficiencia.
3. Asistir puntualmente a sus labores. Cualquier retraso deber justificarse de
acuerdo a lo establecido en este Reglamento.
4. Asistir puntualmente a los cursos de capacitacin internos y externos, en los das
y horarios que determine la Compaa y entregar copia de los certificados de
asistencia o ttulos obtenidos en la oficina Administrativa. El empleado que no
concurra a dichos cursos deber rembolsar a la Compaa los gastos y egresos en
que hubiere incurrido a fin de posibilitar su asistencia, dejando como constancia
un llamado de atencin firmado por el empleado y el jefe inmediato que
entregara a la Administracin, para su registro y control en la carpeta individual.
5. Mantener limpio y ordenado su puesto de trabajo.
6. Cumplir los turnos de remplazo.
7. Respetar el horario y turnos asignados.
8. Acatar las normas de Seguridad e Higiene vigentes en la Compaa.
9. Utilizar adecuadamente el material, tiles o enseres, as como computadoras,
copiadoras, impresoras, internet, mail, fax y dems bienes de Mara ngela
Flores e Hijos Ca. Ltda., nicamente para el desempeo de las funciones
asignadas.
10. Guardar la debida reserva y confidencialidad sobre las claves asignadas para el
desempeo de sus funciones.
11. Reducir a un mnimo las llamadas telefnicas personales, tanto internas como
externas, incluidas las de celulares.
12. Estn prohibidas las visitas dentro de las instalaciones de trabajo.
13. Cumplir las disposiciones contenidas en las circulares emitidas por la Oficina
Administrativa.
133
14. Cuidar debidamente las instalaciones y edificios de la Compaa, y en especial
los equipos y maquinas a su cargo, debiendo dar aviso a su superior de cualquier
desperfecto que ocurriere en los mismos.
15. La informacin deber ser respaldada mediante medios magnticos y
documentos impresos, cada semana.
16. Comunicar oportunamente a su Jefe inmediato cualquier circunstancia que
impida el normal cumplimiento de sus funciones.
17. Responder personal y pecuniariamente por la prdida de dinero, perdida o dao
de tiles, instrumentos de trabajo, productos y recursos materiales de la
Compaa, ocasionados por negligencia. La valoracin se realizara de acuerdo al
valor referencial dentro del mercado.
18. El personal encargado de ventas debe presentar un reporte de las ventas
realizadas al final de cada da.
19. Facilitar los controles que amerite la Compaa. Esta obligacin se refiere
especialmente a los empleados que manejen dinero y valores.
20. Prestar toda la colaboracin posible en caso de siniestros o riesgos inminentes
que amenacen a las personas o pertenencias de la compaa.
21. Informar a la Oficina Administrativa de cualquier irregularidad o incorreccin
que se conozca dentro del rea de trabajo.
22. Instruir a sus empleados subalternos o al personal de su rea, en las tcnicas,
instrucciones, reglamentaciones y conocimientos tericos prcticos que les
permitan ejercer sus actividades en forma competente.
23. Los guardias de seguridad portaran solamente las armas que se encuentran
autorizadas por los permisos legales correspondientes, con la mayor cautela y
cuidado, sin poder sacarlas de los lmites del rea en la que laboran.
24. Los guardias de seguridad tienen como obligacin principal la vigilancia y
proteccin de sus compaeros de trabajo, de los clientes y de los administradores
de Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., as como de los bienes de propiedad
de estas.
25. Los Choferes deben conducir los vehculos con sus respectivas licencias de
conducir y matriculas.
134
26. Los choferes deben viajar solos sin compaa de personas que no laboren dentro
de la Compaa.
27. Los choferes deben cuidar el vehculo que se encuentra bajo su responsabilidad,
todo dao, principalmente producido por accidente que se deba a descuido, culpa
o negligencia del Trabajador, ser pagado por el trabajador, ya sea directamente
al Empleador, o ya a terceras personas de conformidad con la planilla respectiva
o por acuerdo mutuo.
28. Los choferes deben cumplir con los reglamentos de Transito en lo que se refiere
a evitar accidentes.
29. Los choferes deben solicitar oportunamente repuestos y revisin mecnica de los
vehculos y maquinas a su cargo.
30. Cada chofer responsable de cada vehculo tiene la obligacin de presentar un
reporte de viajes y de horas trabajadas con respaldo de la firma de su Jefe
inmediato.
31. Los gastos efectuados tienen que ser justificados con facturas o notas de venta
legalmente autorizadas y correctamente llenadas, y especificaran los conceptos
de gastos, a que vehculo corresponde el gasto, y la firma del trabajador que hizo
la compra y a quien entrega el gasto, en el reverso de la factura o nota de venta.
32. Los choferes deben realizar los pedidos de repuestos y mantenimiento a su
debido tiempo, pues ciertos daos son predecibles y se pueden pedir con
anticipacin, como por ejemplo aceite, combustible o algn repuesto, ya que los
choferes al estar en contacto diario con los carros que estn a su cargo pueden
prever un dao a futuro.
33. Mantener y conservar los vehculos que estuvieren a su cargo, los que no podrn
destinar a un fin diferente al asignado.
34. Dentro del rea de ventas los vendedores deben presentar un reporte diario de
ventas enviando el efectivo con las facturas y notas correspondientes a las ventas
del da. Al final del mes enviaran un reporte mensual de ventas con el total de
gramos vendidos, ventas en efectivo, ventas con tarjeta de crdito, y ventas con
cheque siempre y cuando los cheques hayan sido autorizados por la
Administracin.
135
CAPITULO XII: DE LAS PROHIBICIONES A LOS EMPLEADOS.
Art.31.- A ms de las prohibiciones del Art. 46 del Cdigo del Trabajo, las que se
entienden expresamente incorporadas a este reglamento interno es prohibido a los
empleados:
1. Ingerir ningn tipo de alimento, bebida, fumar cuando trabajan en las reas
internas y en reas de atencin directa al pblico.
2. Recibir cheques como pago de las ventas realizadas, a menos de que cuente con
autorizacin dispuesta por la Administracin.
3. Abandonar sus funciones sin haber entregado el puesto al empleado remplazante,
en actividades que se realicen por turnos.
4. Abandonar su rea de trabajo, sin autorizacin del jefe inmediato.
5. Salir de las oficinas o locales comerciales durante la jornada de labores o
abandonar injustificadamente el trabajo antes de las horas establecidas.
6. Permanecer en las dependencias de la Compaa en horas diferentes a la jornada
de trabajo, salvo que se estn desempeando labores o actividades debidamente
autorizadas.
7. Efectuar cambios de muebles o equipos entre departamentos o personas sin el
visto bueno previo del funcionario responsable.
8. Confiar a otro empleado, sin la autorizacin correspondiente, la ejecucin du su
propio trabajo
9. Recibir visitas de familiares sin previa autorizacin de la Gerencia.
10. Crear un ambiente de hostilidad dentro del trabajo, evitando chismes, rumores
que alteren las relaciones entre compaeros de trabajo.
136
1. Faltar al respeto, de palabra u obra, al Propietario (gerente), y a quienes ejercen
funciones de direccin y administracin, a sus representantes y a los miembros
de su familia.
2. No acatar las disposiciones verbales o escritas dictadas por los superiores por
asuntos disciplinarios y para prevenir accidentes o enfermedades.
3. Faltar al respeto, de palabra u obra, a clientes.
4. Cometer cualquier acto que signifique abuso de confianza, fraude u otros que
impliquen comisin de delito o contravencin penal, o constituirse en cmplice o
encubridor de los mismos.
5. Usar formularios o documentos de la Compaa para tomarlos como patrn para
su produccin en beneficio de otras compaas, personas naturales o para si
mismo.
6. Utilizar o proporcionar a terceros informacin que no sea pblica, con el fin de
lograr tratamientos especiales o ventajas econmicas.
7. Alterar los documentos o registros propios de la Compaa, de los clientes o
proporcionar intencionalmente informacin falsa o alterada.
8. Vender, cambiar, prestar o negociar, en cualquier forma, algn objeto o
informacin de la Compaa.
9. Intervenir en actividades de proselitismo poltico o religioso dentro de la
Compaa.
10. Realizar una actividad econmica tal, que pudiera producir conflictos de inters
con la Compaa o que sean del giro normal de la Compaa.
11. Utilizar el nombre de la Compaa o comprometerla de cualquier manera en
asuntos ajenos a sus funciones.
12. Aceptar comisiones, gratificaciones u obsequios de los clientes, proveedores en
recompensa de servicios otorgados o por motivos que puedan influir en la
ejecucin del deber por parte de los empleados.
13. Aprovechar de la posicin que ocupe dentro de la Compaa para obtener
contratos o ventajas en negociaciones extraas a sus funciones.
14. Contraer deudas con clientes de la Compaa, a no ser que sean organizaciones
financieras o casas comerciales legalmente establecidas.
137
15. Introducir a las instalaciones drogas o estupefacientes, as como consumirlos en
su interior o presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo el efecto de
drogas.
16. Introducir o consumir en las reas de trabajo bebidas alcohlicas.
17. Incurrir en conducta o accin inmoral o falta de honradez.
18. Ejecutar cualquier acto que cause grave dao a las pertenencias de la Compaa,
o ponga en peligro la seguridad o la integridad personal de quienes se encuentren
en sus locales.
19. Originar o promover rias o discusiones con otros empleados y con clientes,
tomar parte en tales actos, o promover suspensiones intempestivas de trabajo, sea
o no participe de ellas.
20. No guardar confidencialidad sobre la informacin que posee la Compaa y que
compete exclusivamente al inters o a la actividad privada de la Compaa.
21. Ofender, hostilizar, coaccionar a agredir a compaeros de trabajo, dentro o fuera
de las dependencias de trabajo.
Art.33.- El empleado que incumpliere con las disposiciones de este reglamento podr ser
sancionado teniendo en cuenta el tipo de falta que hubiese incurrido, leve o grave, de
acuerdo a la clasificacin del presente reglamento interno.
Faltas leves: Se podrn sancionar con amonestacin verbal o escrita, y/o con sancin
pecuniaria que ser el 5% de la remuneracin mensual del empleado. Tres faltas leves
concurrentes constituyen falta grave a este Reglamento.
En caso de que existan faltas leves reiteradas, en ningn caso estas podrn exceder de la
sancin pecuniaria del 10% de la remuneracin mensual del empleado.
138
Cualquier empleado que cometa errores en las ventas, tales como recibir billetes falsos,
cheques sin autorizacin de la Gerencia, permita por su negligencia robos o hurtos de
mercadera, cambie cheques o altere documentos de cualquier clase, especialmente los
Boucher de tarjetas de crditos, ser responsable de tales valores, los que se le
descontaran de su respectivo rol de pagos, sin perjuicio de las responsabilidades penales
a que hubiere lugar.
Art.34.- Si la violacin de cualquiera de las normas de este Reglamento por parte de los
empleados de la Compaa causare perjuicios de cualquier ndole a esta, o alarma en la
sociedad, la Compaa poda solicitar de inmediato el Visto bueno para dar por
terminadas las relaciones laborales.
Art.35.- Cuando un empleado hubiere cometido una infraccin fuera del trabajo y
hubiere recado sobre la sentencia judicial confirmando su culpabilidad, previo el trmite
legal correspondiente, la Compaa podr dar por terminadas las relaciones de trabajo.
139
Art.39.- El empleado que se sintiese con derecho de elevar una queja o un reclamo podr
hacerlo verbalmente o por escrito a la Administracin de la Compaa.
La Oficina de Personal llevara por cada empleado una carpeta personal en la cual
registrara todo los hechos o novedades con relacin a su trabajo.
Esto hace necesario que existan valores ticos dentro de la Gasolinera Milchichig para
que permita que haya un ambiente laboral muy beneficioso para la consecucin de las
metas de la empresa.
Estos son los principales valores ticos que deben de ser cumplidos por todos los que
conforman la Gasolinera Milchichig:
140
Honestidad en sus labores: Mostrar compostura y moderacin en todos sus actos de la
vida diaria, la informacin importante nunca debe de ser oculta o deformada, ya que
puede perjudicar las actividades de la empresa.
Respeto entre todos: Socializando entre los colaboradores y con la sociedad en general,
para lograr una adecuada convivencia social.
Justicia: Realizar las labores con equilibrio, de manera de que no se busque beneficiar a
si mismo u a otras personas.
Compromiso en sus actividades: Se ver reflejado en las acciones que realicen y que
contribuyan a la consecucin de los objetivos de la empresa, sus actividades aportaran al
crecimiento de la empresa.
141
Clima laboral en la Gasolinera Milchichig
142
CDIGO DE TICA
GASOLINERA MILCHICHIG
CDIGO DE TICA
143
Distinguirse por una conducta tal que las palabras y las acciones sean
congruentes, honestas, dignas y crebles, fomentando una cultura
pedaggica de calidad y de justicia.
Respetar el compromiso irrenunciable de servir a la comunidad, con la
finalidad de motivarlos en el quehacer diario, orientndolos al uso de las
tecnologas de la informacin y de la comunicacin.
Superacin Acadmica: Adoptar una clara voluntad de participar con
ahnco, con entusiasmo y responsabilidad en la empresa, sin menoscabo
de la libertad de los futuros usuarios, respetando su entorno prximo, su
idiosincrasia, etc., pero siempre buscando la superacin, fortaleciendo
sus habilidades y sus destrezas.
Sin distingo de gnero, credo, etnia, nivel social, econmico o rasgos
polticos, etc., se actuara siempre sin otorgar preferencias o privilegios.
Tratar a los colegas y al pblico de manera profesional y con cortesa.
Debe ser honesto en las crticas que se realicen y no difamar ni denigrar
el trabajo de sus colegas.
Mantener la confidencialidad de la informacin privilegiada.
144
SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS
145
REA DE
COMERCIALIZACIN
146
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 01
Fecha Julio 2012
COMPRA DE ADITIVOS Y LUBRICANTES Versin 1.0
Pgina 1/4
REA DE VENTAS
REA RESPONSABLE: ADMINISTRACIN GENERAL
PROPSITO:
Desarrollar un mtodo para planear de manera exhaustiva y metdicamente todas las actividades de
compras de la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., en un perodo determinado.
Conocer el procedimiento de manera exacta evitando cometer errores que afecten los objetivos de la
gasolinera.
ALCANCE:
Este procedimiento arranca con la verificacin del inventario fsico por parte de la Administracin hasta
la cancelacin al proveedor de la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores Ca. Ltda., para el periodo
determinado.
147
POLTICAS:
148
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N. N. DE
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO
ACT. DOCS.
Verificar el inventario fsico de aditivos y
Jefe Kardex Original
1 lubricantes mensualmente y mantener
Comercializacin Ingresos de Bodega Copia
actualizado el registro.
Revisar si el inventario existente de Aditivos
Jefe Reporte Ventas Histricas de
2 y Lubricantes es igual o menor al punto de Original
Comercializacin Aditivos y Lubricantes
re-orden Copia
SI ES IGUAL O MENOR
Administrador
Realizar y comunicar al proveedor la Orden Original
4 Gerente General Orden de Pedido
de Pedido de Aditivos y Lubricantes. Copia
(Copia)
149
Solicitar envi de la Factura correspondiente
Original
5 Administrador a la Orden de Pedido de Aditivos y Orden de Pedido
Copia
Lubricantes.
Administrador
Original
6 Jefe Receptar la factura y el ingreso del pedido. Orden de Pedido
Copia
Comercializacin
Administrador
Verificar que la factura contenga la misma Factura Original
7 Jefe
cantidad solicitada en la Orden de Pedido. Orden de Pedido Copia
Comercializacin
Ingresar la Factura de manera manual al
8 Contador Factura Original
Sistema Contable de la Gasolinera.
Contador Factura Original
9 Elaborar el cheque para pago de Factura.
Administrador Cheque Copia
Firma del cheque emitido para pago a
10 Gerente Cheque Original
proveedor.
11 Administrador Pagar y entregar cheque a proveedor Cheque Original
FIN DEL PROCEDIMIENTO
150
FLUJOGRAMA DE COMPRA DE ADITIVOS Y LUBRICANTES
151
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 02
Fecha Julio 2012
COMPRA DE COMBUSTIBLE Versin 1.0
Pgina 1/5
REA DE VENTAS
REA RESPONSABLE: ADMINISTRACIN GENERAL
PROPSITO:
Describir las actividades y parmetros que se utilizan para realizar la compra del objetivo principal de la
empresa que es el combustible.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la verificacin del inventario fsico hasta el pago al proveedor corres-
pondiente.
POLTICAS:
152
Revisar la Orden de Pedido.
El ingreso del Combustible a las instalaciones no se realizara si no existe una previa revisin por parte del
personal encargado.
Los tanques de transporte deben poseer las condiciones adecuadas para el transporte del combustible.
El pago del combustible debe realizarse hasta 72 horas subsiguientes a la recepcin de la factura.
Revisar los tanques de descarga garantizando que posean las condiciones exigidas para el mantenimiento del
combustible.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas involucradas en este proceso de
acuerdo al respectivo manual, es decir no podrn realizar todas las actividades una sola persona sin
el debido control y supervisin de sus superiores.
153
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N. N. DE
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO
ACT. DOCS.
Jefe de Verificar el inventario fsico existente en los
Kardex Original
1 Comercializacin patios de descarga de la Gasolinera y mantener
Tanques Copia
Administrador el debido registro actualizado
154
Asesor Contable y Verificar la secuencia y pre numeracin de las
6 Orden de Pedido Original
Auditora rdenes de Pedido
Entregar Orden de Pedido a Departamento de Original
7 Administrador Orden de Pedido
Compras Copia
Comunicar con la Comercializadora para Original
8 Jefe de Compras Orden de Pedido
realizar la Orden de Pedido Copia
Entrega Orden de Compra a Comercializadora Orden de Pedido Original
9 Jefe de Compras
para la emisin de la Factura
Revisar si el proveedor realiza la emisin de Original
10 Contador Factura
Factura Copia
SI SE EMITE
Solicitar la factura emitida por la Original
11 Contador Factura
Comercializadora Copia
155
Transportar el Combustible desde
15 Transporte Factura Copia
Petrocomercial hacia la Gasolinera
Descarga del combustible en los patios de Original
16 Transporte Factura
descarga de la Gasolinera Copia
156
FLUJOGRAMA DE COMPRA DE COMBUSTIBLE
157
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 03
Fecha: Julio 2012
PROPSITOS:
Desarrollar un mtodo para planear de manera exhaustiva y metdicamente todas las actividades de
Almacenamiento y control de la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., en
un periodo determinado.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la compra, facturacin y entrega del combustible por parte del proveedor
158
POLTICAS:
Para el cumplimiento eficiente y eficaz del sistema de control interno y la gestin debe acatarse al
reglamento interno vigente de la empresa.
La cantidad transportada de combustible debe ser verificada de inmediato con relacin a la factura
entregada por el proveedor.
Los tanques de almacenamiento deben contener tablas de calibracin para mantener el estado ptimo del
combustible.
Calcular punto de re-orden de combustible para el abastecimiento del mismo.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas involucradas en este proceso de
acuerdo al respectivo manual, es decir no podrn realizar todas las actividades una sola persona sin
el debido control y supervisin de sus superiores.
159
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N. N. DE
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO
ACT. DOCS.
Transportar el combustible desde las
Original
1 Transporte instalaciones del proveedor hasta los patios de Factura
Copia
descarga de la Gasolinera
Administrador
Jefe de Orden de Pedido Original
2 Revisar el transporte de Combustible
Comercializacin Factura Copia
(Bodeguero)
Jefe de
Verificar si la cantidad transportada es igual a Orden de Pedido Original
3 Comercializacin
la solicitada con la varilla especial. Factura Copia
(Bodeguero)
SI ES CORRECTO
Administrador
Jefe de Firmas de responsabilidad de aceptacin e Comprobante de Ingreso a Original
4
Comercializacin ingreso del combustible. Bodega Copia
(Bodeguero)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
160
FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
161
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 04
Fecha Julio 2012
PROPSITO:
Establecer procedimientos que permitan custodiar y coordinar un eficiente manejo de las ventas que
se realizan en las instalaciones de la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde el ingreso del cliente a las instalaciones de la Gasolinera Milchichig
Mara ngela Flores e Hijos Ca. Ltda., hasta la facturacin del consumo de combustible.
POLTICAS:
162
Imprimir dos ejemplares de la Factura, la original para el cliente y la copia para la Gasolinera.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas involucradas en este proceso de
acuerdo al respectivo manual, es decir no podrn realizar todas las actividades una sola persona sin
el debido control y supervisin de sus superiores.
163
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 04-1
Fecha Julio 2012
VENTA DE COMBUSTIBLE (CON DATOS DEL Versin 1.0
CONSUMIDOR)
Pgina 3/5
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
DOC.
N. N. DE
RESPONSABLE ACTIVIDAD TRABAJO/OBSERVACI
ACT. DOCS.
N
1 Vendedor Colocar el contador de combustible a cero. Contador de Combustible Original
SI ES CORRECTO
164
Asesor Contable y Verificar que la factura otorgada por el Original
5 Factura
Auditora Sistema sea la correcta Copia
Original
6 Vendedor Generar Factura con datos a Clientes Factura
Copia
165
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 04-2
Fecha Julio 2012
VENTA DE COMBUSTIBLE (A CONSUMIDOR FINAL) Versin 1.0
Pgina 5/5
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
166
FLUJOGRAMA DE VENTA DE COMBUSTIBLE
167
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AC 05
Fecha: Julio 2012
PROPSITOS:
Determinar que el ingreso de los fondos recaudados a diario sean iguales a los expuestos en los
documentos de la Gasolinera Milchichig.
Evitar la perdida de los fondos recaudados brindando una seguridad razonable, eficiente y eficaz.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la recaudacin de los fondos hasta el respectivo deposito de
los mismos.
POLTICAS:
168
laboral (3:00 pm) conjuntamente con el administrador general.
Revisin de la documentacin de ventas asegurndose que siga la secuencia normal incluida
los comprobantes anulados.
Los fondos obtenidos en la recaudacin del da no podrn ser utilizados para gastos admi-
nistrativos u operativos, debido a que existe el fondo de caja chica para dichos gastos.
El faltante que se produzca ser descontado de su respectivo rol de pagos o se llegara a un
acuerdo con el trabajador, dicho acuerdo deber constar en un documento firmado por las
partes.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas involucradas en este proceso de
acuerdo al respectivo manual, es decir no podrn realizar todas las actividades una sola persona sin
el debido control y supervisin de sus superiores.
169
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N. DE
N. ACT. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO
DOCS.
1 Vendedor Informar de que termino el turno
Solicitar los documentos de ventas y el dinero Original
2 Administrador Comprobantes de Venta,
recaudado
Verificar la secuencia de los comprobantes de Original
3 Administrador Comprobantes de Venta,
venta y sumatoria de los valores impresos
4 Administrador Sumar los billetes, monedas y separarlos por
su denominacin
Verificar que la sumatoria de los valores
Administrador Original
5 impresos es igual a la sumatoria del dinero Comprobantes de Venta,
recaudado.
SI ES CORRECTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
170
FLUJOGRAMA DE ARQUEO DE CAJA RECAUDACIN
171
REA
ADMINISTRATIVA
172
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 01
Fecha Julio 2012
PROPSITO:
A travs de los procedimientos especficos conseguir que se mantenga un control previo, especifico y
contino para la supervisin de las cuentas bancarias de la Gasolinera Milchichig Mara ngela Flores
e Hijos Ca. Ltda.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde el ingreso de cheques emitidos al Libro de Bancos hasta la consolidacin
de saldos bancarios.
173
POLTICAS:
174
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
175
FLUJOGRAMA CONCILIACIN BANCARIA
176
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 02
Fecha Julio 2012
PROPSITO:
A travs de los procedimientos verificar que el 100% de la informacin financiera presentada est de
acuerdo con las normas y polticas de la Gasolinera y el Servicio de Rentas Internas (S.R.I.).
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la extraccin de la informacin de cada uno de los mdulos que
conforman el sistema contable utilizado por la Gasolinera hasta el pago de impuestos causados por la misma.
177
POLTICAS:
Las transacciones deben ser ingresadas al sistema Contable Sof de manera inmediata a su realizacin.
Debe existir eficiencia y eficacia en el ingreso diario de las transacciones evitando de esta manera errores
futuros que pueden entorpecer o retardar l envi de la informacin contable al Servicio de Rentas Internas.
El registro de facturas emitidas en el mes deben ser registradas en el mismo mes en el que se emitieron.
Realizar la declaracin de impuestos al SRI, con fecha mxima las impuestas por la dicha institucin evitando
recaer en multas y acciones que podran perjudicar a la Gasolinera.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas involucradas en este proceso de
acuerdo al respectivo manual, es decir no podrn realizar todas las actividades una sola persona sin
el debido control y supervisin de sus superiores.
178
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
179
9 Contador Ingresar al Link de General Pagina web SRI Original
10 Contador Ingresar al Link Declaraciones Pagina web SRI Original
11 Contador Subir el Archivo en XML a examinar Pagina web SRI Original
Realizar el pago en efectivo o Debito
12 Contador Formulario SRI Original
Bancario
FIN DEL PROCEDIMIENTO
180
FLUJOGRAMA DECLARACIN DE IMPUESTOS
181
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 03
Fecha: Julio 2012
PROPSITO:
Desarrollar un mtodo para planear exhaustiva y metdicamente todas las actividades de seleccin y contratacin
Disear una gua metodolgica para la implementacin de un eficiente plan de seleccin y contratacin de personal.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la publicacin de requerimiento de personal hasta el archivo de la documenta-
cin del personal contratado para la Gasolinera Milchichig "Mara ngela Flores Ca. Ltda.".
182
POLTICAS:
183
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N. DE
N. ACT. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO
DOCS.
Jefe del rea que se
1 requiere nuevo Informar de requerimiento de personal Requisicin de personal Original
personal
Verifica si existe los recursos econmicos
2 Jefe de RRHH suficientes para contratar al nuevo personal
184
Secretaria de RRHH Publica la convocatoria a concurso Convocatoria Copia
185
Analiza informacin obtenida en segunda
186
FLUJOGRAMA DE SELECCIN Y CONTRATACIN
187
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 04
Fecha: Julio 2012
PROPSITO:
Establecer procedimientos que nos permitan dar seguimiento a las actividades del ingreso del nuevo personal
Disear una gua metodolgica para el registro adecuado del nuevo personal de la Gasolinera al I.E.S.S.
ALCANCE:
El procedimiento tiene su inicio desde la solicitud de la documentacin necesaria para realizar el registro hasta la
notificacin dada por el IESS del registro correcto del mismo.
188
POLTICAS:
El nuevo personal que ingrese a la Gasolinera deber presentar su documentacin de identificacin personal.
El Aviso de Entrada realizada en el IESS se podr realizar hasta 10 das consecutivos al ingreso del nuevo personal a la
Gasolinera.
De manera obligatoria el encargado de realizar el respectivo aviso de entrada deber hacer firmar al empleado dicho
registro.
189
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N. DE
N.ACT. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO
DOCS.
Solicitar a nuevo(s) empleado(s) documentos Cedula y papeleta de Original y
1 Secretaria de RRHH
necesarios para realizar el registro. votacin copia
190
SI ES CORRECTO
Llenar datos requeridos
* Sueldo
* Enviar registro
SI ES CORRECTO
Secretaria de
9 Empleado registrado correctamente.
RRHH
191
FLUJOGRAMA DE NOTIFICACIN DE ENTRADA AL IESS
192
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 05
Fecha: Julio 2012
PROPSITO:
Disear una gua metodolgica para la induccin eficiente y eficaz del personal contratado para la Gasolinera
Milchichig.
Establecer procedimientos que nos lleven a dar seguimiento a las actividades de induccin al nuevo personal
contratado.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la revisin en la base de datos al personal nuevo contratado hasta el archivo
de asistencia de capacitacin de los mismos.
POLTICAS:
Informar a los nuevos empleados sobre la filosofa corporativa con la cual se maneja la Gasolinera Milchichig.
193
Asegurarse que se de a conocer todos los procesos y actividades que se encuentren a cargo del nuevo personal.
Dar a conocer cuales son las obligaciones, responsabilidades y derechos que posee el nuevo empleado dentro
de la empresa.
El proceso de induccin debe ser seguido y asistido con carcter de obligatorio para todo el personal nuevo.
194
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
195
Desarrollar el taller de induccin e informar
de toda la informacin necesaria al nuevo
5 Jefe de RRHH personal y tambin resolver dudas de los
participantes
196
FLUJOGRAMA INDUCCIN AL PERSONAL
197
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 06
Fecha: Julio 2012
PROPSITO:
Describir las actividades y parmetros que se utilizan para capacitar al personal de la Gasolinera logrando
ALCANCE:
Este procedimiento tiene su inicio desde la determinacin de necesidades de capacitacin observadas por el
personal hasta la entrega del reconocimiento por el esfuerzo de capacitacin al empleado.
POLTICAS:
El personal a capacitarse debe asistir de manera obligatoria a cada una de las sesiones de capacitacin otorgada
por la empresa.
Los asistentes deben firmar los registros de asistencia en cada una de las capacitaciones.
198
La empresa deber realizar un presupuesto econmico para la capacitacin requerida del personal.
La capacitacin debe ser otorgada por profesionales en las ramas permitiendo obtener una capacitacin eficiente
y eficaz de los asistentes que se vera reflejada en el desarrollo de sus actividades diarias.
199
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
200
Analiza y decide si autoriza el programa de
Gerencia
7 capacitacin o no.
SI SE AUTORIZA
201
FLUJOGRAMA DE CAPACITACIN
202
GASOLINERA MILCHICHIG
Procedimiento GM-AA 07
Fecha: Julio 2012
PROPSITO:
Disear una gua metodolgica para el pago eficiente y eficaz del personal de la Gasolinera
Milchichig.
Establecer procedimientos que nos lleven a dar seguimiento a las actividades del pago de sueldo al personal.
ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la verificacin de la asistencia de cada uno de los empleados de la Gaso-
linera Milchichig hasta el pago de roles de los mismos.
POLTICAS:
La asistencia mensual de cada uno de los colaboradores que conforman la Gasolinera ser revisada al mo-
mento de realizar el rol de pagos .
203
Los memos y oficios otorgados a los empleados ya sea por multas as como por horas extras debern ser
entregadas a la persona encargada al finalizar el mes correspondiente al pago de roles.
Se entregar una copia del rol conjuntamente con el valor adeudado al empleado.
Se realizar los respectivos comprobantes que sustenten el pago de los roles a los empleados.
204
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5 Secretaria de RRHH Impresin de los Roles individuales y general. Rol Individual / Rol General Original
205
Emitir los respectivos cheques con los valores
Secretaria de RRHH Cheques Original
7 asignados en el rol
Gerente General
Firma de los cheques y roles Cheques
9 Original
Jefe de RRHH Rol Individual / Rol General
206
FLUJOGRAMA DE PAGO DE SUELDOS
207
CAPTULO
IV
208
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
209
acciones que deben cumplir las diferentes unidades administrativas para el
procedimiento de actividades financieras y contables q permitan a su vez presentar una
informacin verdica y confiable basndose en principios de justicia y transparencia.
El control eficiente y eficaz de una empresa es medido a travs del cumplimiento de sus
polticas, normas, leyes y reglamentos internos como gubernamentales, que conlleve a la
empresa al establecimiento de programas de capacitacin que favorecer el
mantenimiento y mejora continua de la competencia laboral, as como el incremento del
potencial humano y de los recursos econmicos.
Todo el personal que labora dentro de la empresa es responsable del sistema de control
interno, ya que el cumplimiento del ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo va
de la mano con el sistema de control interno.
210
4.2 RECOMENDACIONES
211
Crear los cargos sugeridos dentro de los manuales para la empresa lo cual ayudar a
obtener una debida segregacin de funciones evitando la centralizacin de
actividades en una sola persona.
212
BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA CITADA:
BIBLIOGRAFA UTILIZADA:
213
DIRECCIONES ELECTRNICAS
214
AGUIRRE, Yuritzin, Normas tcnicas y procedimientos de auditoria
(recuperado el 04 de Marzo del 2012)
http://olea.org/~yuri/propuesta-implantacion-auditoria-informatica-organo-
legislativo/ch03s03.html
Informe COSO : Historia (recuperado el 04 de Marzo del 2012)
http://www.contabilidad.com.py/articulos_75_informe-coso-historia.html
Control de Gestin Informe COSO (recuperado el 04 de Marzo del 2012)
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
215