PROCEDIMIENTO GENERAL DEL PROCESO DE

COMPRAS

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INDICE:

1. OBJETO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA
4. GENERALIDADES
5. DESARROLLO
5.1.- Realizacin de las Compras
5.1.1.- Compras de Productos
5.1.2.- Contratacin de Servicios
5.2.- Verificacin de las Compras
5.2.1.- Verificacin de los Productos Comprados
5.2.2.- Verificacin de los Servicios Contratados
6. REGISTROS Y ANEXOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

Responsable de Calidad Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:
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COMPRAS

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1. OBJETO

Determinar las pautas necesarias para realizar el proceso de compras,

tanto de productos como de servicios, as como la verificacin de los
mismos.

2. ALCANCE

Todas las gestiones realizadas por HHH, S.L. para la adquisicin de

productos y servicios, as como las personas encargadas de su realizacin.

3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

Manual de Calidad de HHH, S.L.

Procedimiento General de Control de Registros.
Procedimiento General de Evaluacin de Proveedores.
Procedimiento General de Elaboracin y Control de la Documentacin.
Procedimiento General de No Conformidades.

4. GENERALIDADES

Compra de Prueba: Compras realizadas a proveedores que se encuentran

en proceso de homologacin, segn el criterio Compras de Prueba
Superadas, descrito en el punto 5.1 del Procedimiento General de
Evaluacin de Proveedores PG-7.2.

5. DESARROLLO

5.1.- Realizacin de la compras

Todas las compras son realizadas a proveedores aprobados segn se

describe en el Procedimiento General de Evaluacin de Proveedores PG-
7.2.

5.1.1.- Compras de Productos

Cuando cualquier miembro de HHH, S.L. en el desarrollo de sus

actividades detecta la necesidad de compra de algn tipo de producto,
se lo comunica al Responsable de Compras.
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COMPRAS

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Las compras de los productos pueden ser realizadas por cualquier

miembro de HHH, S.L. que lo requiera, previa autorizacin del
Responsable de Compras.

Las diferentes formas de adquisicin de producto en HHH, S.L., son:

Al contado: Las compras al contado que se realizan en los

establecimientos habituales homologados, pueden ser realizadas por
todo el personal que lo requiera. Para realizar la compra, llevarn el
correspondiente Pedido de Compras PG-7.1.1, firmado por el
Responsable de Compras (quedando as constancia de su autorizacin).
Posteriormente se har entrega al Responsable de Compras de la
factura, albarn, ticket de compra, etc., el cual lo archivar junto al
Pedido de Compras PG-7.1.1.

Por telfono: Las compras telefnicas se registran en el formato Pedido

de Compras PG-7.1.1, en el que la persona que desea realizar la compra
cumplimentar:

Fecha en que se efecta el pedido.

Proveedor.
Cantidad.
Descripcin del producto.
Referencia del producto.
Observaciones (cuando proceda, compra de prueba, condiciones de
entrega, precios, verificacin en locales de proveedor).
Seguimiento (slo a rellenar por el Responsable de Calidad en caso
de compra de prueba).

Posteriormente, hace llegar dicho Pedido de Compras PG-7.1.1 al

Responsable de Compras, el cual revisa la adecuacin de los requisitos
de compra especificados, dejando constancia de dicha revisin y
aprobacin de la compra mediante su firma.

A continuacin, para efectuar dichas compras, la persona que las realiza

se pondr en contacto telefnico con el proveedor, asegurndose, en
todo momento, que se describe de forma clara el producto solicitado
(referencias, cantidades, especificaciones, precios, plazos de entrega,
etc.).

5.1.2.- Contratacin de Servicios

Para los casos concretos en los que se subcontrate la prestacin de un

servicio, el Responsable de Compras, o persona en quin delegue, se
pondr en contacto con el proveedor con el fin de llegar a un acuerdo. La
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COMPRAS

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evidencia de la compra ser el contrato y la factura que el proveedor

entregue a HHH, S.L.

5.2.- Verificacin de las compras

5.2.1.- Verificacin de los productos comprados

El Responsable de Calidad, o la persona en quin delegue, verifica los

productos comprados en el momento de su entrega. Para ello, procede
a comprobar la coincidencia en cuanto a cantidad y caractersticas de los
productos recibidos con los pedidos (mediante contraste con el Pedido
de compras PG-7.1.1). As mismo, realiza una inspeccin visual para
comprobar que los productos comprados se encuentran en perfecto
estado para el uso al que van a ser destinados, cumplen con todas las
especificaciones establecidas y, en caso de que deban ser
acompaados por algn tipo de documentacin, se comprobar la
adecuacin de la misma.

En caso de aceptacin del pedido, firma el albarn, quedando ste como

confirmacin de entrega y se adjunta al Pedido de Compras PG-7.1.1
para su archivo.

Si no se cumple alguna de las especificaciones (cantidades,

caractersticas de producto, plazo de entrega, etc.) se abre la
correspondiente No Conformidad, quedando a expensas del Gerente y/o
del Responsable de Calidad la toma de decisiones relativa a esos
productos, segn lo descrito en el Procedimiento General de No
Conformidades PG-8.3.

Una vez aceptada la entrega, se coloca una etiqueta amarilla, donde se

informa sobre el producto (nombre del producto, cantidad, fabricante,
fecha de recepcin, etc) e indica que el lote se encuentra a la espera
para su verificacin.

Posteriormente, el Departamento de Calidad procede a la realizacin de

las pruebas necesarias para asegurar la conformidad de los productos
para el uso al que van a ser destinados. El tipo y alcance de las pruebas
realizadas dependen del impacto del producto adquirido sobre el
producto final.

Una vez verificado que el producto entregado cumple con los requisitos
especificados para su uso, se le coloca una etiqueta verde que incluye,
entre otra, la siguiente informacin:
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Producto
Cantidad
Lote y Referencia
Fabricante
Da de entrega
Pruebas realizadas
Nombre y firma de la persona que ha realizado la verificacin
Fecha de verificacin
Caducidad
.
En caso de que el producto no supere las pruebas correspondientes, se
le coloca una etiqueta roja, donde se informa sobre el producto
(fabricante, nombre del producto, lote, fecha de entrega,) y los motivos
de su rechazo. El Gerente y/o el Responsable de Calidad sern los
encargados de tomar las decisiones relativas a estos productos segn lo
descrito en el Procedimiento General de No Conformidades PG-8.3.

Para compras realizadas en el local del proveedor, la persona que

efecta la compra realizar una inspeccin visual para asegurar que los
productos cumplen con todas las especificaciones. En este caso firma la
factura como aceptacin de la entrega, y la adjunta al Pedido de
Compras PG-7.1.1. Una vez que el producto se encuentra en las
instalaciones de HHH, S.L. se le somete al tratamiento descrito
anteriormente.

5.2.2.- Verificacin de servicios contratados

En caso de compra de servicios, el Responsable de Calidad es el

encargado de verificar que la calidad de los servicios contratados se
corresponde con los requisitos estipulados.

Queda constancia de dicha verificacin en el registro Servicios

Contratados PG-7.1.2, donde, adems, se recoge el servicio contratado,
la empresa que lo realiza, plazo de realizacin del servicio,
observaciones.

Si durante la prestacin del servicio, se observa una desviacin de los

requisitos especificados entre el servicio contratado y el realmente
recibido, el Gerente y/o el Responsable de Calidad tomar las medidas
oportunas segn lo descrito en el Procedimiento General de No
Conformidades PG-8.3.
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6. REGISTROS Y ANEXOS

PEDIDO DE COMPRAS ANEXO

SERVICIOS CONTRATADOS ANEXO
ALBARANES/FACTURAS/TICKETS DE COMPRA
CONTRATOS DE SERVICIOS
 PEDIDO DE COMPRAS

Fecha de Pedido Proveedor Cantidad Descripcin Referencia Observaciones

SEGUIMIENTO:

REVISADO Y APROBADO POR: SEGUIMIENTO REALIZADO POR:

FIRMA: Responsable de Compras FIRMA: Responsable de Calidad

FECHA: FECHA:
 SERVICIOS CONTRATADOS

PLAZO VERIFICACIN
SERVICIO CONTRATADO EMPRESA OBSERVACIONES Firma del Responsable de
REALIZACIN Fecha
Calidad