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Guia Diagramar Procedadmvos PDF
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Introduccin 4
Qu es un procedimiento? 6
Qu es un diagrama de procedimientos? 6
V. Anexos 23
1. Formato para elaborar el diagrama de flujo 24
2. Simbologa 25
3. Formato para la descripcin de procedimientos 26
Qu es un procedimiento?
Qu es un diagrama de procedimientos?
ACTIVIDADES
1.- Para recabar la informacin general del procedimiento, se entrevista a los titulares de
los rganos administrativos que participan en la ejecucin del procedimiento. Se
debe solicitar al entrevistado toda la informacin jurdica y documental que se utiliza
en el procedimiento, as como los documentos que se generan durante el flujo de las
operaciones.
3.- Para seleccionar los ciclos lgicos no existen reglas mecnicas, debe basarse en sus
propios conocimientos, su experiencia, el sentido comn y la comprensin de los
procesos de su rgano administrativo; decida qu tanta actividad dentro de un flujo
formar parte de un paquete lgico.
5.- Una vez elaborado el diagrama verifique que no hayan pasos en los que falte
informacin, de ser as, obtenga la informacin faltante con el personal
correspondiente y represntela en el diagrama.
Dentro del flujo de actividades que indican el orden de ejecucin del procedimiento,
pueden presentarse las siguientes situaciones que son las ms comunes:
Dentro del diagrama se puede representar una alternativa o decisin, la cual es un punto
dentro del flujo, en que son posibles varios caminos alternativos, de acuerdo al siguiente
ejemplo:
HOJA 1 DE 2.
Hoja 2/2
DEPARTAMENTO DE CONTROL
PRESUPUESTAL
Sirve para:
Para que la descripcin sea simple y clara, debe incluir los siguientes elementos:
La informacin que se utiliza para elaborar las descripciones, es la que se recopila del
personal que interviene en las actividades, y a travs de entrevistas a los titulares de los
rganos administrativos; posteriormente se enumera las actividades en orden cronolgico
para integrar los procedimientos.
Para obtener informacin adicional acerca de las actividades del procedimiento, cmo,
cundo y para qu se ejecutan, es conveniente realizar entrevistas al personal operativo.
2.- Debe indicarse claramente el rgano administrativo que ejecuta cada actividad.
5.- Considere como reas que intervienen en un procedimiento, aquellas que realizan
una actividad sustantiva dentro del procedimiento; cuando solamente se turnen
documentos para firma no se consideran.
7.- Si como consecuencia de una alternativa se tiene que regresar a una actividad
anterior, se anotar en la actividad derivada de la toma de decisin la leyenda
regresa al paso nmero x.
8.- Si como consecuencia de una alternativa se contina con otra actividad, en sta se
anotar la leyenda contina con el paso nmero x.
9.- Las operaciones debern ser relacionadas entre s para que las anteriores sirvan
como base a las siguientes hasta llegar al final del procedimiento.
11.- Cuando se trate de recabar firma o distribuir documentos a travs de otro rgano
administrativo, ste solamente se mencionar en la descripcin de la misma
actividad.
14.- Cuando se distribuyan documentos fuera del Instituto, se anotar en primer lugar el
nombre de la institucin a la que se enva, posteriormente el nombre del rgano
administrativo al que se destina el documento.
Dentro del flujo de actividades que indican el orden de ejecucin del procedimiento,
pueden presentarse las siguientes situaciones que son las ms comunes:
Alternativas.
Retrocesos.
Finales mltiples.
3/3
Responsable Descripcin
1/3
Responsable Descripcin
Responsable Descripcin
En caso de que una actividad tenga relacin con las actividades de otro procedimiento
administrativo, se deber anotar la leyenda siguiente:
1/2
Responsable Descripcin
1. Mdico General o 1.1 Recibe al paciente que acude para ser atendido. Le solicita
Familiar Subrogado de la credencial de afiliacin y ltimo taln de cheque para
Adscripcin verificar la vigencia de derechos.
2/2
Responsable Descripcin
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
TERMINAL
OPERACION
DECISION O ALTERNATIVA
DIRECCION DE FLUJO
Descripcin: (2)
(3)
RESPONSABLE DESCRIPCION
FECHA DE ACTUALIZACIN
DA MES AO
Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas 1