Z00-vai-L00-o-Hs z102-01-80 :Nolovaoudy 3a vHOas pomes VG, f N 0 9 ONVINH O1NS Vi 740 NOWS3D A SSdF 3G OSADONd NOIDVZINaLOWAVEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE CAPACITACIONES E CON U/) fiDA INCENTIVOS conico: | FESHADE ‘APROBAC! Pégina 1 de Ents mol Slide Risin ihe para. COM SENTIDO SoctAL TABLA DE CONTENIDO ASPECTOS GENERALES 1 OBJETO .2 ALCANCE 3 4 1 1 1.3 RESPONSABILIDAD 2 PLATAFORMA ESTRATEGICA INSTITUCIONAL 2.1 RESENA HISTORICA 2.2 MISION 2.3 VISION 2.4 VALORES CORPORATIVOS, 2.5 PRINCIPIOS CORPORATIVOS 2.6 POLITICA DE CALIDAD 2.7 OBJETIVOS DE CALIDAD 2.8 ORGANIGRAMA 2.9 MAPA DE PROCESOS 2.10 POLITICAS DE OPERACION 2.11 POLITICAS DE ADMINISTRACION DE RIESGOS INSTITUCIONALES 1 2.12 CONCEPTOS 3 PROGRAMACION DEL PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACION E INCENTIVOS 3.1 CONFORMACION DEL COMITE DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACION E INCENTIVOS 3.2 FUNCIONES DEL COMITE DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACION E INCENTIVOS 3.3 FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITE ELABORO: ~REVISO: ‘APROBO: RGSC GERENTE GENERAL REVISION” N° 001 FECHA Dauesato |CAPITULO 1 4 CAPACITACION PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E INCENTIVOS fia FECHA DE APROBACION: | Pésina2 de 25.07.2012 39 1.4 OBJETIVOS GENERALES DE LA CAPACITACION EN LA EPS’S CONVIDA 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA CAPACITACION EN LA ENTIDAD 1.3 REGLAMENTACION 1.4 AREAS DE FORMACION 1.4.1 INDUCCION 1.4.2 REINDUCCION 1.4.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO DE CAPACITACION 1.5 ACCIONES A DESARROLLAR 1.6 METODOLOGIA 1 1 1 1.7 RECURSOS CAPITULO 2 4 BIENESTAR SOCIAL 1.1 OBJETIVOS GENERALES DEL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL INSTITUCIONAL 6.1 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION 6.2. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION 6.3 EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACION 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA EPS'S CONVIDA CAPITULO 3 1 INCENTIVOS 4.1 CONCEPTOS 4.2 OBJETIVOS 1.3 PROCESO DE SELECCION 1.4 CLASES DE INCENTIVOS 1.5 REQUISITOS PARA SELECCIONAR AL MEJOR EMPLEADO 4.6 REQUISITOS PARA SELECCIONAR EL MEJOR EQUIPO DE TRABAJO ELABORO: PAN REVISO, RGsc APROBO: GERENTE GENERAL REVISION "N° 001 FECHA DIAIES-ARO.PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONESE | (Ges eae CO iM ID, 4 _ INCENTIVOS FECHA DE EE ees APROBACION: 25.07-2012 Pagina 3 de 39 DOCUMENTOS RELACIONADOS 1.- ASPECTOS GENERALES 4.1 OBJETO: Dar cumplimiento al Articulo 53 de la Constitucién Politica de Colombia que consagra que “es obligacién del Estado y los empleadores ofrecer formacion y habilitacion profesional y técnica a quienes lo requieren, e igualmente dentro del Sistema Integrado de Gestion, brindar espacios que permitan consolidar el sentido de pertenencia y compromiso, dando cumplimiento a los valores y_principios institucionales y ala plataforma estratégica institucional. 1.2 ALCANCE: El alcance de este documento esta orientado a generar en los funcionarios de la EPS'S CONVIDA mayor capacidad de aprendizaje, aprendiendo a aprender y de elevar los niveles de eficiencia, satisfaccién, desarrollo y bienestar en el desempefio de sus labores y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales y personales. Como también a mejorar el clima organizacional. Involucra todas las areas y dependencias de la Entidad y esta orientade inicialmente a todos los funcionarios de planta. 1,3 RESPONSABILIDAD: La responsabilidad de la aplicabilidad de este manual corresponde al Subgerente Administrative y Financiero quien delega en el Profesional especializado de la ELABORO REVISO: ‘APROBO REVISION NW) oot [FECHA CS PAN RGsC | GERENTE GENERAL dee i onwesato |EPS's PROCESO DE ADVINISTRACION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E @ CON iD, INCENTIVOS CODIGO: FECHA DE APROBACION: Pagina 4 do 25.07.2012, 38 oficina de personal en la parte programdtica y en la parte practica a los funcionarios de la Entidad quienes deberan participar en los eventos de capacitacién ¢ incentivos que se adelanten por parte de la Entidad. 2.» PLATAFORMA ESTRATEGICA INSTITUCIONAL, 2.1 RESENA HISTORICA El dia 7 de mayo de 1936, nace la “Caja de Previsi6n Social de los Empleados y Obreras del Departamento de Cundinamarca’, una entidad que nacié con el fime compromiso de proporcionar todos los servicios médico asistenciales para los empleados piblicos y los obreros y trabajadores oficiales del departamento de Cundinamarca, Durante estos 72 afios, ha suftido transformaciones en su razén social y organizacional, pero mantiene la directriz, de ser la abanderada en la aplicacién de las poliicas saludables asumidas por el gobiemo departamental. El origen de la EPS'S CONVIDA, es el resultado de todo un ~proceso de evolucién y transformacién que se inicia asi CAJA DE PREVISION SOCIAL DE LOS EMPLEADOS Y OBREROS DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA: mayo 7 de 1936, con la Ordenanza ntimero 35, INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LOS EMPLEADOS Y OBREROS DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA: noviembre 23 de 1962, con la Ordenanza nidmero 12 FONDO PRESTACIONAL DE CUNDINAMARCA “FONPRECUN": septiembre 9 de 1973, con el Decreto 2162 CAJA DE PREVISION SOCIAL DE CUNDINAMARCA “CAPRECUNI 1981, con el Decreto nlimero 3545. octubre 9 de Hasta CAPRECUNDI, la empresa era la encargada de la prestacién de los servicios médicos y el pago de las prestaciones sociales; con la expedicién de la ley 100 de 1993, las Cajas de Prevision Social de caracter Nacional, Departamental o Municipal; debian . transformarse en entidades abiertas a la comunidad, entrando a competir con la empresa / privada o simplemente, debian desaparecer. “ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION N* 001 PAN RGSc GERENTE GENERAL ‘ FECHA a _DIAMES-ARO | |EPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE CAPACITACIONES E CO maf INCENTIVOS conico, | FECHA DE APROBACION: Pagina 5 de 25:07-2012 3 EEE Para poder llevar a cabo esta transformacién, estas entidades debian demostrar, solvencia econémica y una buena infraestructura que garantizara la prestacidn de los servicios médicos a su poblacién afilada. ‘Superados los estudios financieros y de costes con que contaba la Caja de Prevision Social de Cundinamarca “CAPRECUNDI", la Asamblea de Cundinamarca, mediante la Ordenanza niimero 026 del 22 de agosto de 1995, orciena la transformacién de la Caja de Prevision Social de Cundinamarca en EPS CONVIDA y facutta al gobiemo departamental para adecuar los nuevos estatulos y organizar su estructura orgénica, la cual fue establecida mediante el Acuerdo numero 007 del 11 de septiembre de 1996. E118 de diciembre de 1995, mediante la Resolucién numero 944, recibié la autorizacion del Ministerio Nacional de Salud, hoy Ministerio de la Proteccién Social, para administrar los recursos otorgados por el estado y prestar los servicios de salud en el departamento de Cundinamarca, EPS'S CONVIDA, es una empresa Industrial y Comercial del departamento de Cundinamarca, adscrita a la Secretaria de Hacienda del departamento, con personeria juridica, autonomia administrativa, financiera y capital independiente; toma esta denominacion a partir de la expedicién de la Ordenanza Departamental No 05 de 2004, y posteriormente se modifica a partir de la expedicion de la Ordenanza Departamental No. 005 de junio 1 de 2.007, la cual se denominara en adelante EPS'S CONVIDA. Ubicada en la ciudad de Bogota, D.C. (Cundinamarca), EPS'S CONVIDA ha - realizado desde su inicio, una busqueda constante de mejoramiento orientado ala satisfaccion del cliente. A su vez, ha contribuido al desarrollo de la regién, con la generacién de un estilo de vida saludable para su poblacién afiliada. EPS'S CONVIDA basa sus operaciones en la filosofia del mejoramiento continuo, enfocando todos los esfuerzos en el cumplimiento de las normas técnicas y administrativas requeridas por el Sistema de Gestién de la Calidad; soportados por un personal calificado que permite realizar eficientemente todas las actividades y procesos asignados. 2.2 MISION: ‘Somos una Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado con sentido social que administra recursos de salud para garantizar una atencién ELABORO: FF REVISO: ‘APROBO: REVISION N° 004 PAN RGSC GERENTE GENERAL ee DIAMES.ANOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) 7 RACION DEE BIESEO} EPS's ~ MANUAL DE CAPACITACIONES E CON VIDA ‘APROBACION: Pagina 6 de 2507-2012 38 enmarcada dentro de los estandares de calidad que contribuyan al bienestar de la comunidad y aumenten la satisfaccién de los usuarios y sus familias. 2.3 VISION: Seremos en el afio 2019, una Entidad Administradora del Régimen Subsidiado con rentabilidad social y financiera, efectiva en sus procesos, competitiva, ' cettificada y lider en el mercado regional, con un Modelo de Atencién Integral en salud, desarrollado con personal competente y motivado, que mejore la calidad de vida de nuestros usuarios, convirtitndonos en la EPS-S con mayor reconocimiento por su funcién y sentido social. 2.4 VALORES CORPORATIVOS. Los valores organizacionales que inspiran y soportan la gestion de la EPS'S CONVIDA son: « RESPONSABILIDAD: Todo servidor publico de la “E.P.S’S. CONVIDA’, debe realizar las funciones encomendadas y cumpiir con sus deberes, con diligencia, celeridad y oportunidad, actuando dentro de un marco de eficacia y calidad. Las personas naturales 0 juridicas, privadas 0 de! estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa 0 intervenir como contratistas, exigiran al Servidor Publico, una actuacién responsable y deberan poner en conocimiento de los funcionarios competentes cualquier actitud o conducta en contra de la misma, + COMPROMISO: Todo servidor publico de la “E.P.S’S CONVIDA’, por convencimiento, debe asumir la misién de la empresa; debe actuar con fidelidad y sintonia hacia los, objetivos, programas y proyectos organizacionales, manifestando en todo su actuar, los principios éticos y valores organizacionales. Las personas naturales o juridicas, privadas © del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como . contratistas, deben actuar con fidelidad y sintonia hacia los objetivos, programas y 1 proyectos organizacionales, manifestando en todo su actuar, los principios éticos y valores organizacionales. ECABOR! RESO ——RBROBG REVISION WF] 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL on DIAMES-AfioPROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO) EPS's &, MANUAL DE CAPACITAGIONESE | MANUAL DE CAPACITACIONES E INCENTIVOS, Pagina 70 Ey * HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA: Todo servidor ptiblioo de la “E.P.S’S CONVIDA’, debe proceder con rectitud, dignidad, honradez, lealtad e integridad, proyectando confianza, basada en la autorregulacién institucional, el control social y ajustando su conducta al derecho que tiene la sociedad de estar informada sobre la actividad de la administracién y su gestién, orienténdose a satistacer el interés general y desechando todo provecho o ventaja personal, obtenido por si o por interpuesta persona, Debe ser sincero sin ocultar ni tergiversar la verdad, luchar contra la mentira, repudiar toda forma de corrupcién y las formas delictivas de fraude o que leven a un delito contra la administracion publica. Las personas naturales 0 juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, deben proceder con rectitud, honradez e integridad, denunciando acciones de comupcién y espetando al servidor ptiblico no ofreciendo dédivas o regalos, buscando un trato especial * RESPETO: Todo Servidor piblico de la "E.P.S'S CONVIDA’, y las personas naturales © juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, deberan procurar enmarcar sus relaciones interpersonales y Su interaccién con los demas, dentro de una actitud de cortesia, amabilidad, consideracién, cordialidad, acertividad, gentieza y valoracién de la dignidad de la persona humana. + VOCACION DE SERVICIO: Todo servidor publico de la “EP.S’S CONVIDA’, debe proceder con sincero interés en aras de atender los requerimientos, necesidades, expeciativas de los usuarios de la Entidad y de la comunidad en general, con una acttud y aptitud altruista, enfocada al bienestar integral de los usuarios, la entidad y la comunidad. 2.5. PRINCIPIOS CORPORATIVOS. Los principios éticos de la E.P.S°S CONVIDA son: 6 * AUTOCONTROL: Los servidores piblicos de la “E.P.S ' S CONVIDA’, las personas naturales 0 juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la entidad o intervenir como contratistas, desarrollaran su capacidad de autoevaluacion y control personal de su gestién en un ambiente de control, a través del manejo de indicadores, del conocimiento de los procesos donde intervienen y de los mapas de riesgo, que les permita alcanzar dentro de un plan de accién basado en metas y objetivos concretos, el logro de altos niveles de eficiencia, eficacia y transparencia, ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVi oot FECHA PAN RGSC GERENTE GENERAL DIAMES.ANO.PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO y 9, EPS's MANUAL DE CAPACITACIONES E iV INCENTIVOS copico: FECHA DE APROBACION Pagina sae SET sear20%e 2 + EXCELENCIA EN EL SERVICIO: Los servidores publicos de la “E,P.S’S CONVIDA", las personas naturales 0 juridicas, privadas 0 del estado, que deban realizar alguna gestidn ante la empresa 0 intervenir como contratistas, viven su compromiso en la prestacién de un servicio al ciudadano caracterizado por la calidad, amabilidad, confiablidad, oportunidad y respelo que genere satisfaccién. Sirven con excelencia y practica una actitud adecuada hacia el servicio y desarrolian acciones de mejoramiento de su inteligencia emocional, para establecer procesos que fomenten el manejo y el control de la ira y la empatia con el ciudadano. Las personas naturales 0 juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, exigirin calidad y oportunidad del servicio, acomodandose a la nomatividad que rigen los procesos y procedimientos, asociados con tramites, productos y servicios. * LIDERAZGO, TRABAJO EN EQUIPO Y COMUNICACION PARTICIPATIVA: Los servidores piblicos de la “E.P.S’ S CONVIDA’, y las personas naturales o juridicas, privadas 0 del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, se caracterizaran por su capacidad de sintonizar mentes en tomo a tun objetivo comin; comunicacién efectiva a través de su carisma credibilidad, crearén compromiso, se movilzaran y orientarén a la accién, Atraerén a las personas inspirandolas hacia el logro de metas, partiendo de la misién y vision de la empresa. Comunicaran las ideas y no las impondran, se involucrarén, ensefiarén, orientarén, reconocerén, reforzarén y motivarén. Estableceran mecanismos de ensefianza - aprendizaje dentro de la organizacién, basados en la premisa de que todos son lideres, y como buenos lideres excelentes comunicadores. Igualmente los servidores publicos de la "EP.S' S CONVIDA’, para lograr los objetivos institucionales, se organizaran ‘comprendiendo la meta comun y aportando acciones para el logro de la misma. Esto exigié, claridad en la meta, racionalizacién de recursos, asignacién de roles, aulocontrol, seguimiento, confianza, expresin de sentimientos, participacién, ‘comunicacién efectiva, colaboracién, apoyo mutuo, polivalencia y capacidad de propiciar el aprendizaje permanente de toda la organizacion a través de la dinamica de los equipos y de la actitud personal de desarrollar sus competencias. 2 EQUIDAD: Todo servidor puiblico de la “E.P.S’S CONVIDA’, debe tratar en forma imparcial a los ciudadanos y servidores publicos con quienes interacttia; su comportamiento debe inspirarse en rigurosos principios de imparcialidad, neutralidad e igualdad, evitando beneficiar o perjudicar a cualquier ciudadano o servidor ptiblico en raz6n de su ascendencia, situacién econdmica, condicién social, convicciones politicas, ELABORO: — REVISO: ‘APROBO: REVISION N° | 004 aia —— PAN RGSC | GERENTE GENERAL fece oamessio |PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) yi PROGESO DE_ADMINISTRAGION DEL RIESGO] EPS's MANUAL DE CAPACITACIONES E ONY INCENTIVOS congo, | FECHADE APROBAGION: Poona 9 de PEPE peoro2 BS relgiosas, ideolégicas o gremiales. Las personas naturales o juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestiin ante la empresa o intervenir como contratistas, deben exigir trato de iguaidad e imparcialidad, respetaran al servidor pliblico no ofreciendo dadivas o regalos buscando un trato parcial y deberan poner en conocimiento de fos funcionarios competentes cualquier acttud o conducta que demuestre parcialidad. * OPORTUNIDAD EN EL SERVICIO: Todo servidor publico de la “E,P.S’S CONVIDA’, debe propender por desarrollar sus actividades de forma oportuna y con calidad, de tal forma que su producto sea entregado al beneficiario del mismo, en tiempo, lugar y calidad con oportunidad. Los usuarios de la Entidad podran contar con un servicio en el momento y condiciones requeridas. Su comportamiento debe inspirarse en que la entidad presta servicios de salud y todos somos importantes para garantizar la vida de nuestros usuarios de manera directa e indirecta. Las personas naturales o juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir ‘como contratistas, deben exigir oportunidad en el servicio, y deberdn poner en conocimiento de los funcionarios competentes cualquier actitud o conducta que atente contra este principio. 2.6 POLITICA DE CALIDAD 1 En la EPS'S CONVIDA, nos preocupamos por la administracién eficiente de los recursos, para garantizar la atencién integral de la poblacién afiliada y responder con Oportunidad, Accesibilidad Calidad y Seguridad las necesidades de los usuarios, a través del seguimiento y control de nuestros Servicios, soportados en un sistema integrado de geslién, en aras de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes internos y externos 2.7 OBJETIVOS DE CALIDAD Establecer programas de mejoramiento continuo para incrementar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la entidad, garantizando la administracién eficiente de los recursos. Fortalecer el proceso del Sistema de Informaci6n facilitando la conectividad con los diferentes actores del SOGC. ELABORO: REVISE: BPROBO REVISION WP] oot | FECHA | PAN RGSC GERENTE GENERAL DIAMES-AROPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) EPS's MANUAL DE CAPACITACIONES E Us INCENTIVOS conse, | FECHADE RPROBAGION Pina 100 et ON VIDA seoraote FE COM SENTIpO Social Alcanzar la calidad esperada con Ia implementacién y seguimiento al PAMEC (Programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad de los procesos que influyen directamente con la atencién en salud) Asegurar a la poblacién afiliada una atencién, célida, oportuna, accesible y segura, fortaleciendo y monitoreando los servicios de salud prestados por la Red - de Salud Contratada. ' Alcanzar estandares superiores de calidad en nuestros servicios cumpliendo con un proceso de certificacién en calidad, que nos conviertan en una entidad lider en el mercado. 2.8 ORGANIGRAMA -Estructuralmente la entidad esta conformada por una Junta Directiva, y un equipo directivo, liderados por el Gerente General, quien vela por el manejo de la entidad y el cumplimiento de las normas internas, la satisfaccién del cliente y el desarrollo. permanente de la misma. Ademés cuenta con presencia institucional en todos los municipios donde tiene afiliados y una red de servicios que garantiza la accesibilidad de la poblacién al sistema obligatorio de salud del régimen subsidiado ELABORO: ] ~ REVISO: ‘APROBO, REVISION N° ] 004 | | [FECHA | PAN RGSC GERENTE GENERAL aaa | piaAMes.ato |@, PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| ” L RIESGO| EPS's MANUAL DE CAPACITACIONES E iM INCENTIVOS copico; | FECHA DE ‘APROBAGION Pagina 11 de Eee 25072012 30 ALNTADRECTVA Us ‘SUBGEREACIA | TECNICA cosas. ELABORO: REVISO, ‘APROBO: REVISION N° 001 PAN RGsC GERENTE GENERAL oe DIAMES-ANO, 1PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E | CONY INCENTIVOS | CODIGO: FECHA DE APROBACION: Pagina 12 de i Sibi 25.07.2012 39 Vcore gst sce) ee arse edi Bas enrgnsr Covel e) SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CON SENTIDO SOCIAL COD: DIA-GG-002-MPE-002 > ELABORO: REVISO: ‘APROBO. bool NP j 0 | FECHA PAN RGSC j GERENTE GENERAL DIAMES.ASO,EPS's PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO) "MANUAL DE CAPACITACIONES E INCENTIVOS. Z coico: | FECHA DE APROBACION: Pasina 13 de 25.07-2012 33 2.10 POLITICAS DE OPERACION: PROCESOS ESTRATEGICOS: » La Gerencia General procederé de manera permanente a evaluar el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestién con el animo de garantizar el cumplimiento de la implementacién y el mejoramiento continuo institucional. \gualmente garantizaré los recursos técnicos, econémicos, humanos y logisticos necesarios para el logto de los planes de accién y objetivos estratégicos de la Entidad PROCESOS MISIONALES: * LaEntidad propendera por garantizar la prestacidn de los servicios de salud a nuestra poblacién afiiada en términos de calidad, oportunidad, accesibilidad, integralidad y pertinencia, en aras de buscar de manera continua y | permanente la satisfaccién de nuestros usuarios y el cumplimiento legal y social + La Entidad buscard estructurar_mecanismos de patticipacién comunitaria y social con el animo de establecer las expectativas, necesidades y posibilidades de mejora a partir de la interrelacion con la comunidad usuaria de la Entidad. + La Enfidad buscara en todo caso garantizar el flujo de recursos al sistema de seguridad social en salud, en términos de oportunidad y cumplimiento normativo, pero con estricto apego a la racionalidad del gasto, resultados de auditoria y cumplimiento normativo y legal. La Entidad trabajard en funcién al cumplimiento de la politica de calidad, y proyeccién estratégica, en aras siempre del mejoramiento continuo en todas las fases y componentes que definen el Sistema Integrado de Gestion. ~~ ELABORO: 7 REVISO: ‘APROBO: | REVISION NP 001 FECHA PAN RGSC GERENTE GENERAL | | |__omares a0PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) EPS's o HANUALSE CAPRCTTRCIONESE | CON Vina covico: | FECHADE MANUAL DE CAPACITACIONES E | APROBACION: Pagina 14 de ee 2507-2012 2 cotissripo soni | PROCESOS DE APOYO PROC! La Entidad estableceré mecanismos que permitan el suministro de herramientas y soporte técnico, logistico, humano y econémico que propenda ~ por garantizar la integralidad de la informacién y la confiabilidad de la misma. La Entidad establecera mecanismos de control permanente que permita el cumplimiento de los procesos institucionales en términos de eficiencia y eficacia, ESOS DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA La Entidad estableceré. mecanismos de medicién y seguimiento a todos los procesos inslitucionales a través de auditorias intemas de calidad que permitan el ajuste de los procesos y garantice el mejoramiento continuo institucional, en cumplimiento al Sistema Integrado de Gestion de la Entidad. La Entidad enfilard todos los esfuerzos necesarios para fortalecer la cultura del auiocontrol, autoevaluacién y autogestion, como herramienta para generar una cultura institucional proactiva. 2.11 POLITICA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS INSTITUCIONALES Todos Ios procesos deberdn ser orientados a la salisfaccién de nuestros usuarios y al cumplimiento estratégico y normativo Se revisara, analizaré y ajustara el formato de encuesta en aras de que ella defina , a partir de la subjetividad del usuario , la percepcién que el mismo tiene de la Entidad, de la calidad de los servicios a los que a través de ella accede y sus sugerencias para mejorar, hasta convertirlos en objetivos estratégicos que permita mejorar los niveles de satisfaccién de nuestros usuarios. ELABORO: | REVISO: ‘APROBO: REVISION N° oot PAN ROSC GERENTE GENERAL Laie DIMES.EPS's PROCESO DE_ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E CON Vipae APROBACION: Pagina 15 de nL eee 25-07-2012 38 + La Entidad gestionara ante los organismos de control y vigilancia las acciones f pertinentes para que en los procesos que afecten directa 0 indirectamente la satisfaccién del usuario los recursos de la Entidad para que exista equilibrio « LaEntidad promoverd actividades orientadas a la capacitacién, formacién y desarrollo de incentives para que el personal de la Entidad sea competitive y motivado. «La Entidad promovera todas las acciones y controles necesarios para garantizar sistemas de informacion integral, oportuna y veras. * La€Entidad promovera mecanismos de informacién que permita canales de informacion efectivos con la comunidad, entes de control, usuarios, IPS y en general con todos los actores del sistema 2.12 CONCEPTOS: CAPACITACION: Comprende procesos relacionados a los aspectos que generan informacion y formacién de personal ~ BIENESTAR: Comodidad, aseguramiento de la calidad de vida de un individuo ESTIMULO: Forma de animar o incitar a alguien para que realice ciertas ¢ actividades de forma satisfactoria, o si lo esta haciendo, para que lo realice con mayor rapidez y mejora. INCENTIVO: Lo que mueve a desear o hacer una actividad. ELABORO. T REVISO: |. APROBO: REVISION N™ | | 001 | | FECHA | PAN RGSC GERENTE GENERAL f | Diasmes.anloEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE CAPACITACIONES E CONUI fia.” INCENTIVOS copigo: | FECHADE APROBACION: Paging 16 de 25.07-2012 30 3... PROGRAMACION DEL PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACION E INCENTIVOS El procedimiento basico para elaborar los Planes anuales de Bienestar Social, Capacitacién e Incentivos serd el siguiente: a.- Durante el mes de Enero de cada afio el area de personal de la Subgerencia Administrativa y Financiera, solicitaré diligenciar el formato _Diagnéstico individual de necesidades de capacitacién (F-RH-004) y Formato Consolidado de necesidades de capacitacién por dependencia (F-RH-005). b.- El drea de personal sera la encargada de analizar y armonizar el diagnéstico de capacitacién y definira tentativamente el diagndstico de bienestar social e incentives, en funcién al logro de objetivos institucionales y elaboraré los Respectivos Planes de Capacitacién, Plan de Bienestar social y Plan de Incentivos c.- Depurado el diagnéstico y elaborados los Planes de bienestar social, capacitacion e incentivos, el area de personal deberd presentarios al Comité de Bienestar Social, Capacitacién e Incentivos para su evaluacién, aprobacién y posterior presentacién a la Gerencia General, para la adopcién de los mismos. d.- Aprobados los respectivos Planes se socializarén a través de Carteleras institucionales, pagina web y correo electrénico. e.- Semestralmente se adelantara una evaluacién de los planes de capacitacién, bienestar social e incentives y si diera el caso se replantearan para ajustarlos y armonizarios con la plataforma estratégica de la Entidad. 3.1. CONFORMACION DEL COMITE DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACION E INCENTIVOS. El Comité de Bienestar Social, Capacitacién e incentivos, estard integrado por: © El Subgerente Administrative y Financiero quien lo presidira © ElJefe de la Oficina Asesora Juridica El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, quien tendra voz pero no voto ELABORO: REVISO. ‘APROBO: REVISION N° 004 PAN R@sC GERENTE GENERAL ee OIAMESASIOEPS's PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E CO. NYS INCENTIVOS _ | Jcooico: | FECHADE Pagina 17 do APROBACION: 25.07-2012 38 © El Profesional Especializado- Jefe de Personal, quien actuara como Secretario del comité, quien tendré voz, pero no voto, El Comité se reuniré en forma ordinaria en el mes de enero y en el mes de julio de la respectiva vigencia y en forma extraordinaria por solicitud de! profesional especializado del 4rea de personal o de uno de sus miembros, en todo caso se hard de forma electronica (intranet) o escrita y sesionara con un minimo de dos (02) de sus miembros. Del desarrollo de cada Comité se levantard un acta la cual se numeraré acorde con el cédigo establecido en las Tablas de Retencién Documental y su archivo y control sera responsabilidad de! profesional especializado del area de personal 3.2 FUNCIONES DEL COMITE DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACION E ; INCENTIVOS Son funciones del Comité: a.- En el mes de enero de cada vigencia deberd aprobar el Plan Anual de Bienestar Social, el Plan anual de Capacitaciones y el Plan Anual de Incentivos, acorde con las necesidades institucionales y el presupuesto correspondiente - Presentar a la Gerencia General de la Entidad los planes anuales de Bienestar Social, Capacitacién e incentivos para su aprobacién c- Evaluar y aprobar las solicitudes de suspensién temporal o definitiva de programas de capacitacién y/o bienestar social. d.- Presentar para la vigencia inmediatamente siguiente proyecto de necesidades presupuestales para garantizar se incluya en los rubros respectivos los recursos necesarios para garantizar el cumplimiento de los planes de bienestar social, capacitacion e incentivos de la préxima vigencia, los cuales se presentarén con fundamento en presupuestos histéricos y comportamientos, necesidades y expectativas presentadas por los funcionarios, necesidades sentida de la Entidad en funcién al cumplimiento estratégico y misional entre otros. ELABORO: REVISO: APROBO! “REVISION WF 001 PAN R@sC GERENTE GENERAL iad DaMEs-aioEPS's EEE PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE CAPACITACIONES E tat Sl él Rao Subst com seNrIpo s0c}AL. CON (ipa rai INCENTIVOS ‘APROBACION: Pagina 18 de | 2507-2012 38 l 3.3 FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITE: a El Secretario del Comité presentaré los respectivos planes al Comité, como también proyectara para la firma del Gerente General los actos administrativos de aprobacién, solicitudes de disponibilidad presupuestal y todos los documentos que sean necesarios para el desarrollo de los respectivos planes de bienestar social, capacitaciones e incentivos. b.- Presentar al Comité el informe de Ia ejecucién, evaluacién y seguimiento de los respectivos Planes, como también de la ejecucién presupuestal del mismo. ELABORO: ~~ REVISO: ‘APROBO; REVISION Ne | FECHA cae | PAN RGSC GERENTE GENERAL | | DIAMES.AROEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE CAPACITACIONES E INCENTIVOS copieo: [ees DE [Setoskéiow Pagina 19 de EEE 25.07-2012 38 CAPITULO 1: 1,.- CAPACITACION La capacitacién es una obligacién de la administracién, un derecho y un deber de los funcionarios cuando sea patrocinada y/o autorizada por la administracion. Tiene como finalidad el desarrollo de aptitudes (manejo de las herramientas y técnicas de la calidad) y actitudes (condiciones personales como la escucha activa, el liderazgo, el trabajo en equipo la cooperacién) necesarias para que cada funcionario potencialice y agregue valor a su labor cotidiana y contriuya a que los procesos y productos de la Entidad se realicen en términos de calidad orientados a la satisfaccién de los usuarios de cada proceso y del cliente externo. 4.1.- Objetivos Generales de la Capacitacién en la EPS’S CONVIDA: a.- Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una 6tica al servicio publico. b.- Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las politica, planes, programas, subprogramas, y los objetivos del Estado y de sus respectivas Entidades. c. Fortalecer la capacidad tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempefio laboral_y para el logro de los objetivos institucionales. d.- Elevar los niveles de satisfaccion personal y laboral de los funcionarios. e. Modificar actitudes para contribuir a crear un lima organizacional satisfactorio, incrementar la motivacién del trabajador y hacerlo mas receptive a la supervision y acciones de gestion. f.- Socializar todas las actualizaciones que la Entidad ha ido desarrollando. ELABORO. REVISO: APROBO; REVISION N° opt eee PAN Rese GERENTE GENERAL FECHA | DIAMES-ANO.EPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E C nt INCENTIVOS covico; | FECHADE APROBACION: Paging 20 de 25-07-2012 30 1.2 Objetivos Especificos de la Capacitacién en la EPS’S CONVIDA: + Identificar modalidades de capacitacién para los funcionarios de la Entidad que contripuyan al mejoramiento institucional y a las habilidades requeridas para un mejor desemperio de sus funciones * Proporcionar orientacién e informacién relativa a los objetivos de la EPS'S CONVIDA, su organizacién, funcionariento, normas y politicas * Proveer conocimientos y desarroliar habilidades que cubran la totalidad de fequerimientos para el desemperio de puestos especificos + Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en areas especializadas de actividad © Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo © Ayudar en la preparacién de personal calificado, acorde con los planes, objetivos y requerimientos de la Entidad Apoyar la continuidad y desarrollo institucional Llevar a cabo programas para atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos intemos e interinstitucionales disponibles © Realizar actividades que permitan la integracién del personal de la EPS'S CONVIDA, con el fin de propender por el buen clima organizacional. 4.3 Reglamentacién La EPS'S CONVIDA, ha considerado importante dictar unas politicas - institucionales, orientadas a definir unas reglas de juego claras, a efectos de optimizar el proceso de capacitacién institucional en aras de lograr el mejoramiento individual, colectivo e institucional acorde y en cumplimiento de la plataforma estratégica de la Entidad. Definiéndose para lo anterior unos principios. tectores de la Capacitacién como son: * Complementariedad: La capacitacin se concibe como un proceso ‘complementario, de la planeacién, por lo cual debe consuitar y orientar sus propios objetivos en funcién de los propésitos institucionales. ELABORO: | ~~ REVISO: ‘APROBO, REVISION NF PAN | RGSC GERENTE GENERAL aie | nestaEPS’s INCENTIVOS [copico: | FECHA DE APROBACION: Paging 21 de EE ee 2807-2012 38 GON SENTIDO SOCIAL. PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E_ | Integridad: La capacitacion debe contribuir al desarrollo del potencial de los funcionarios de la Entidad, a su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y con el aprendizaje organizacional Objetividad: La formulacién de politicas, planes y programas de capacitacion deben estar de acuerdo con los estudios técnicos que identifiquen requerimientos de las areas de trabajo de los empleados para desarrollar los planes anuales y las competencias laborales. Participacién: Todos los procesos que hacen parte de la gestion de la capacitacién, tales como deteccién de necesidades, formulacion, ejecucién y evaluacién de planes y programas, deben contar con la patticipacién activa de los funcionarios de la Entidad. ' Prevalencia del interés de la organizacién: Las politicas, los planes y los programas responderan fundamentalmente a las necesidades de la EPS'S CONVIDA. Economia: En todo caso se buscaré el manejo éptimo de los recursos destinados a la capacitacién, mediante acciones que puedan incluir el apoyo interinstitucional. Enfasis en la practica: La capacitacion se impartira privilegiando el uso de la metodologia que haga énfasis en la practica en el analisis de los casos concretos y en la solucién de problemas especificos de la Entidad Continuidad: Especialmente en aquellos programas y actividades que por estar dirigidos a impactar en la formacién ética y a producir cambios de actitudes, requieren acciones a largo plazo. Igualmente se ha establecido que el Plan Institucional de Capacitacién estaré conformado por: ELABORO: REVISG: T ‘APROBO: REVISION N* oot HR PAN RGsc GERENTE GENERAL FEC | DIAMES.480PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE CAPACITACIONES E INCENTIVOS FECHADE APROBACION: 26.07.2012 © El Programa Anual de Capacitacién * El Programa de contingencia. Que son los programas de capacitacién constituides por los eventos de capacitacién que se organizan para atender la demanda individual o grupal no prevista y que a juicio de la administracion debe atenderse. En todo caso los programas de capacitacién contingente no podran exceder el 20% de los recursos destinados a la capacitacién de la Entidad. 1.4 Areas de Formacion: 1.4.1: Induccién: Este programa se debe realizar durante los cuatro (04) meses siguientes a la vinculacién de un funcionario y su objetivo es fortalecer la integracién de! funcionario a la cultura organizacional de la EPS'S CONVIDA, a desarrollar en ésta habilidades gerenciales y de servicio publico y a suministrarle informacion necesaria para el mejor conocimiento de {a funcién publica y de la entidad 4.4.2: Reinduccién: Tiene por objetivo reorientar o reforzar, la integracién del empleado a la cultura organizacional, a la mejora de sus habilidades gerenciales y de servicio publico 4.4.3: Direccionamiento Estratégico de Capacitacion Para la EPS'S CONVIDA es importante garantizar que su recurso humano sea altamente calificado, capacitado y motivado, de forma tal que pueda responder a los retos que la vida moderna de alta competitividad, permanente movilidad y desarrollo tecnolégico, genera en el crecimiento personal, social y empresarial. Por |o tanto la Entidad estructura sus esfuerzos en garantizar mecanismos permanentes de capacitacién a los funcionarios estableciendo areas de formacién desde las areas basicas o de orientacidn, técnicas y operativas, administrativas, y humanisticas. e Area basica o de orientacién: EI plan de capacitacién de la EPS'S CONVIDA deberd contemplar programas y proyectos que afiancen la informacién del funcionario de la Entidad sobre las funciones generales del Estado y las especificas de la Entidad y el cargo, a fin de establecer sentido ELABORG: REVISO: ‘APROBO! PAN Res GERENTE GENERAL DIA.MES-AOEPS's PROGESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E CON VIDA” a EE | 25-07-2012 38 LON seNrIDO SOctAL. | de pertenencia institucional, El Plan de Capacitacién se elaborard anualmente, siendo aprobado en el primer trimestre de la vigencia respectiva, e Area técnica y operativa: Constituida por los programas que afianzan y desarrollan conocimientos, aptitudes, habilidades y destrezas directamente relacionadas con las funciones del funcionario, que sirven de soporte a la misién de la Entidad, estos programas y proyectos deben conducir al logro de objetivos y tareas de cada funcionario en su respectivo puesto de trabajo. + Area administrativa: Desarrollar el Plan de Capacitacién, implica considerar no solo los aspectos operativos de la misién institucional, sino la necesidad de . impulsar programas y proyectos dirigidos a consolidar conocimientos, ! habilidades y destrezas de orden administrative que comprometan la parte directiva de la Entidad y que son comunes a todas las entidades de caracter pitblico. * Area humanistica: Esta drea busca consolidar el proceso de cambio actitudinal a través de la informacién y la practica sobre procesos de comunicacién, solucién de problemas, trabajo en equipo, solidaridad, pertenencia, afiliacién y creatividad de los funcionarios de la Entidad. 1.5 ACCIONES A DESARROLLAR A efectos de optimizar el proceso de capacitacién institucional, la EPS'S CONVIDA, adelantara su estructura de capacitacién fundamentado en tres dimensiones; EL SER, EL SABER y EL HACER: SER: Comprende el conjunto de caracteristicas personales ( motivacién, compromiso con el trabajo, disciplina, liderazgo, entre otras) que resultan determinantes para la realizaci6n personal, el trabajo en equipo, el desempefio superior que genera valor agregado y el desarrollo personal al interior de las organizaciones, Para la politica es fundamental que cada una de las tematicas estratégicas abordadas recalque esta dimensién pues es basica para que las otras dimensiones puedan desarrollarse. ' ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION N° | 001 PAN RGSC | GERENTE GENERAL ae DIAMES-ANOEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE CAPACITACIONES E wi INCENTIVOS | congo: | FECHADE | ‘APROBACION: Pagina 24 de EEE 25.07.2012 39 SABER: Es el conjunto de conocimientos que se requieren para poder desarrollar las acciones previstas y adicionalmente mantener funcionarios interesados por aprender y autodesarrollarse, en el sentido de ser capaces de i recolectar informacién, cuestionarla y analizarla para generar nuevos conocimientos. ~ HACER: Corresponde al conjunto de habilidades que evidencian la manera en que -tanto las condiciones personales como los conocimientos se aplican en beneficio de las funciones propias del empleado piblico, desplegando toda su capacidad , para el logro del objetivo propuesto. EJE DE i DESARROLLO |DIMENSIONES TEMATICA | Condiciones personales que facilifan los | procesos de gestién del talento humano: - convivencia y diversidad GESTION DEL SER cultural, - ética del servidor publico. - TALENTO HUMANO: principios rectores de la administracion Direccionar la gestion piiblica, - mecanismos de autocontrol. del talento humano al = liderazgo, innovacién, creatividad servicio de la Entidad, Normatividad - gestion por bajo la éptica del competencias. - procesos de mérito, la) SABER — |reclamacién de personal. - clima responsabilidad, la organizacional. - relaciones humanas. | ; obtencién de |-procesosy procedimientos | resultados, generando Realizacion de — acciones que mayores niveles de promuevan este eje con criterios de compromiso y calidad: - optimizacién de recursos. - motivacién HACER — |aplicacién de principios: tolerancia, equidad, celeridad. - criterios de calidad. - desemperio en el trabajo. Clima laboral favorable. ~ [GESTION Retos personales para el logro de una ADMINISTRATIVA: gestion administrativa eficiente: _ |Asegurar una gestion SER convivencia y diversidad cultural. ‘ administrativa que 6tica del servidor publico. - principios [responda a los fines de rectores de la administracién publica. - ELABORO: REVISO, “APROBO REVISION WF oot FECHA PAN RGSC GERENTE GENERAL omuecano |EPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE CAPACITACIONES E | CON fips a Tne LON SENTIDO SOCIAL INCENTIVOS FECHA DE APROBACION: Pagina 25 de 25.07-2012 38 1 la Entidad, orientado creatividad e innovacion hacia la satisfaccién de las expectativas de los usuarios Desarrollo administrativo. Competividad. - Optimizacion de procesos y procedimientos. - planeacién estratégica. - Sistema de SABER Gestién de la Calidad. - Control Interno. Estrategias de Conectividad. - Nuevos| modelos de Gestién. - Gerencia. - Negociacién y Resolucién de conflictos. = Cultura organizacional. - Gestién de Proyectos Realizacion de acciones que : promuevan este eje con criterios de calidad: - Optimizacion de recursos. Aplicacion de — principios: eficacia, HACER — |eficiencia, celeridad, economia. - criterios de calidad. ~- comunicacion eficaz. - empoderamiento. - servicio al cliente. : Condiciones personales que facilitan la CULTURA aplicacién de los__valores ORGANIZACIONAL: institucionales: convivencia y Desarrollar entornos: SER diversidad cultural. - ética del servidor positives de ptblico. - principios rectores de la convivencia y fomentar administracién pitblica. - trabajo en la practica efectiva de equipo, - relaciones interpersonales. - los valores é manejo efectivo del stress institucionales en el Principios y valores _institucionales.- ejercicio de las Mision, vision, y objetivos actividades —_laborales SABER institucionales. - plan institucional. - cotidianas acoso laboral. - principios de negociacién. - politica de incentivos__| ELABORO: REVISO: ] ‘APROBO: REVISION N7) 00% | PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIAMES.AKIOEPS's Con vipa PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE CAPACITACIONES E ‘APROBACION: Pagina 26 de EN 25-07-2012 39 con Savr1po SOCtA, Realizacion de _acciones que promueven este eje con criterios de calidad: - Optimizacién de recursos. - HACER — |mediacién y resolucién de conflictos. - aplicacién de derechos y deberes. - ctiterios de calidad, - comunicacion asertiva Para cumplir con sus propésitos es importante que la capacitacién obedezca a una serie de condiciones basicas como son: Tener como marco de referencia el papel social del Estado, de las Entidades y de los servidores puiblicos Aportar en la solucién de los problemas criticos de las Entidades Contribuir al desarrollo de la capacidad institucional Consolidar una cultura del servicio ptiblico caracterizada por el compromiso con la ciudadania Crear émbitos de aprendizaje continuos que permitan principalmente la apropiacién de conocimiento, el desarrollo de habilidades y la construcci6n e interiorizacién de valores. Diferenciar los programas, sus estrategias metodolégicas y contenidos de acuerdo con la caracterizacién de las poblaciones objetivo. Responder a diagnésticos de necesidades especificas para atender | eficazmenie las responsabilidades y compromisos puiblicos Generar impacto real en el desemperio y en los resultados institucionales Atender prioritariamente los aspectos mas estratégicos que contribuyan al logro de los resultados institucionales Incluir un sistema de seguimiento y evaluacién que permita garantizar la calidad y pertinencia de los programas y medir su impacto Orientarse hacia el fortalecimiento de capacidades de los servidores publicos y los ciudadanos para democratizar la administracion publica “1.6 Metodologia Aspectos basicos del Plan de Capacitaciones de la EPS'S CONVIDA: EI Plan de Capacitacién institucional se formula anualmente Debe observar los principios de las capacitaciones ELABORO:——— REVISO: APROBO: REVISION WF oot PAN RGSC GERENTE GENERAL Fece DAMES.AROPROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO) EPS's _ MANUAL DE CAPACITACIONES E CON Via APROBACION: Pagina 27 de EEE 25.07.2012 8 CON SENTIDO SOClAL. * Debe concordar con [a planeacién de la Entidad » Deben ser evaluados los resultados de las capacitaciones con los objetivos establecidos. Aspectos procedimentailes: A efectos de adelantar el Plan anual de Capacitaciones se procederd a definir los siguientes items: * Diagnéstico de necesidades de capacitacién * Programacién de Actividades de Capacitacién : * Evaluacién de los resultados de la capacitacion. ' 1.6.1 Diagnéstico de necesidades de capacitacién: Para adelantar este paso es necesario que el subgerente y jefes de oficinas asesoras, tengan en cuenta: : La mision de la Entidad Los planes y proyectos de cada érea Las funciones del area Las orientaciones y lineas de politica fijadas en el Plan Nacional de Formacién y Capacitacion Informe de la Oficina de Control Interno sobre la Gestién de las diferentes dependencias especialmente en lo pertinente a la evaluacién del seguimiento del Plan de Accién y del Plan de Mejoramiento Analisis de debilidades de cada area frente a proyectos presentes y futuros Identificacion de las necesidades de cada area o dependencia de trabajo Identificacion de las necesidades individuales Formato F-RH-004 Consolidado de necesidades de capacitacién por dependencia Formato F-RH-005 Consolidacion de las necesidades de capacitacién de la Entidad Dificultades en el cumplimiento del Plan de accion Anual Encuesta Clima Organizacional Formato F-RH-003 vy v vy y vv 1.6.2 Programacién de Actividades de Capacitacién: Para adelantar este paso es importante que el Jefe de Personal y el comité de Capacitacién de la Entidad tengan en cuenta: t >_Priorizaci6n de los temas y de las areas a atender ELABORO: T REVISO APROBO REVISION NF | 001 | PAN RGSC GERENTE GENERAL oe DIAMES-ANOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE CAPACITACIONES E CO: AT INCENTIVOS conigo; | FECHA DE E APROBACION: Pagina 28 de 2507-2012 39 Busqueda de informacién sobre las soluciones de capacitacién Priorizacién y decisiones sobre la programacién de la capacitacion Concertacién para los eventos de capacitacion Diligenciamiento del Formato F-RH-008 vvvY 1.6.3 Evaluacién de los resultados de la capacitacién: Para adelantar este paso es importante que el Jefe de Personal de la Entidad evallie permanentemente las actividades de capacitacién, para lo cual se debe tener en cuenta la evaluacién en 4 niveles los cuales son: NIVEL 1: Grado de satisfaccion de los participantes. NIVEL 2: Aprendizaje NIVEL 3: Resultados relativos al desempefio en el lugar de trabajo NIVEL 4: Impacto a nivel de la entidad Los niveles 2, 3 y 4 estén relacionados de manera lineal. El impacto a nivel de la Entidad debe afectar la manera directa la forma en que los participates de las capacitaciones hacen su labor y deben tener un efecto en el desempefio en el lugar de trabajo. Es decir los participantes deben haber adquirido nuevos conocimientos, 1 destrezas o actitudes durante la actividad de capacitacién. ‘ Para evaluar los resultados de las actividades de capacitacién, correspondiente al grado de satisfaccién de los _participantes es importante analizar: Qué preguntar: Los participantes estan satisfechos con lo que han aprendido? Como calificaria la calidad de cada uno de los instructores y de los materiales de instruceién? © Los temas especificos tratados eran de interés y/o relevantes para los participantes? + Los participantes creen que la capacitacién recibida les serviré en su trabajo? Ensu opinion, que elementos especificos del curso se pueden mejorar? ELABORO: ~~ REVISO: Et ‘APROEO: REVISION” NP 001 PAN Reso GERENTE GENERAL fon DIA. aES.ANOEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E @, CON VIDA APROBACION: Pagina 29 ce 2507-2012 38 EERE * Considera que el ambiente (infraestructura) es éptimo para el éxito de la actividad de capacitacién? Cuando se debe medir? Al final de la capacitacion Cémo medir? Cuestionarios para los patticipantes, Se debe preguntar especificamente sobre la / calidad de cada expositor y cada uno de los temas tratados a fin de determinar que se podria mejorar en el curso Que tener presente: Los cuestionarios sobre el grado de satisfaccién de los participantes no ofrecen informacién sobre los resultados en términos de aprendizaje ni sobre fos resultados del curso relacionados con el lugar de trabajo, Puede suceder que los participantes -califiquen muy bien un curso incluso si no han aprendido nada o no podran aplicar lo aprendido en su trabajo. ‘ Para evaluar los resultados de las actividades de capacitacion, correspondiente al aprendizaje es importante analizar: Qué preguntar: * Los participantes recuerdan y entienden como aplicar las destrezas y conocimientos adquiridos en el curso? Cuando se debe medir? Al final de la capacitacién, cuando lo aprendido atin esta fresco en la memoria de los participantes, También se puede administrar pruebas al principio del curso para comparar los resultados con las pruebas finales. Cémo medir? realizados en clase. Pruebas, evaluacion de proyectos, ejercicios y tat ELABORO: REVISO, ‘APROBO: REVISION N°] 001 PAN Resc GERENTE GENERAL ree : z DAMES AROEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E CON hp, INCENTIVOS congo: | FECHADE APROBACION! Pagina 30 de REE 25.97-2012 39 Que tener presente: Las pruebas para evaluar el aprendizaje solo se puede administrar al final de la capacitacién, o bien se pueden comparar los resultados obtenidos en las pruebas al principio del curso con los de las pruebas finales. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas. + Para evaluar los resultados de las actividades de capacitacién, correspondiente al resultado relativo al desempefio en el lugar de trabajo es importante analizar: Qué preguntar: © Los participantes recuerdan y entienden como aplicar las destrezas y conocimientos adquiridos en el curso? Cuando se debe medir? Tres meses y hasta dos afios después de terminado el curso 0 capacitacién. La evaluacién se debe realizar con suficiente posterioridad de la capacitacion para asegurarse de que los patticipantes hayan tenido la oportunidad de aplicar_y practicar en el trabajo las destrezas aprendidas. La evaluacién por lo general no se debe realizar mas de dos afios después de terminado el curso y/o capacitacién, ya que los participantes pueden tener dificultades para recordar de que manera el curso modificé el modo de trabajo. Cémo medir? Entrevistas y encuestas a los participantes en el curso, sus supervisores, las personas responsable de las politicas y otras que puedan informar sobre los resultados relativos al desemperio en el lugar de trabajo. Observacién de los participantes en su lugar de trabajo ELABGRO: REVISO: ‘APROBO. REVISION N™ PAN Resc GERENTE GENERAL fee: DIR-MES-AROEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] ~ MANUAL DE CAPACITACIONES E CO vy INCENTIVOS copico: [covigo: | FECHADE ‘APROBACION: Pégina 31 de CREEL 2Bor 2012 °° ON SEITIND Sata Medicién del desempefio en el lugar de trabajo/produccién del empleado. (por ejemplo, silos participantes recibieron capacitacién para realizar ciertas tareas con més rapidez, se pueden medir los tiempos que registran después de haber completado el curso para compararlos con su desempefio antes del curso) Que tener presente: Lainformacién mas valedera y confiable sobre los resultados relativos al desemperio en el lugar de trabajo se obtiene de mediciones directas u observaciones de los cambios en el desempefto. Es posible que esto no se pueda realizar si no existen datos basicos de referencia 0 cuando las destrezas y actitudes que se han ensefiado son dificiles de medir. Las enouestas pueden proporcionar mediciones inexactas de los resultados relativos al desemperio en el lugar de trabajo, ya que es posible que los participantes no estén siempre en condiciones de determinar objetivamente el grado en que la capacitacién ha modificado su desemperio. En los casos en que se usan encuestas para medir los resultados en el lugar de trabajo, es posible mejorar la precision encuestando no solo a los participantes sino también a sus supervisores, y formulando preguntas muy especificas sobre los cambios en el desemperio que deberian haber ocurrido (por ejemplo en lo posible no preguntar gla capacitacién fue util_ para su trabajo? Preguntar en cambio gesté usando ahora en su trabajo el programa de informética que le ensefiaron? En caso afirmativo, gcon cuanta frecuencia? + Para evaluar los resultados de las actividades de capacitaci6n, correspondiente al impacto a nivel de la Entidad es importante analizar: Qué preguntar: © En los casos en que los participantes anteriores en el curso han aplicado con éxito en su trabajo lo que han aprendido, ;, ha influido esto en la capacidad de su organizacién para alcanzar sus objetivos? ' Cuando se debe medir? Por lo menos 6 meses después de terminado el curso, pero a veces el impacto a nivel de la organizacién s6lo se manifiesta mucho después. ELABORO: REVISO: ‘APROBO: ~~ TREVISION” NF 001 PAN Resc GERENTE GENERAL FECHA i onMes.atoEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE CAPACITACIONES E ye INCENTIVOS ‘covieo; | FECHADE ‘APROBAGION Pagina 32 de EE 25-07-2012 Ey COM Seiv71D0 SoctAb Como medir? Comparacién del desemperio / éxito de la organizacién en logar sus objetivos, tanto antes como después de las actividades de capacitacién. Entrevisias a la gerencia, el personal, los clientes y otras partes interesadas. Que tener presente: Amenudo resulta dificil medir el impacto a nivel de la organizacién, por tres razones: + Puede haber un problema de atribucién. incluso en los casos en que las organizaciones han cambiado, a menudo es dificil saber si ello se debid al curso de capacitacién o a otras razones. + Puede haber una brecha temporal. A veces el impacto de las actividades de capacitacién en las organizaciones solo se manifiesta afios después + Puede ser dificil encontrar medidas cuantitativas confiables para algunas formas de cambio en las organizaciones. 4.7 Recursos: La Entidad definiré anualmente y quedaré estipulado dentro del presupuesto de cada vigencia un rubro especifico para capacitaciones. Igualmente se podré adelantar programas a través de cooperacién interinstitucional a fin de optimizar los recursos disponibles, como también se podré adelantar capacitaciones por parte de dreas especificas de la Entidad atendiendo temas especificos de socializacién y/o capacitacién. Los recursos del presupuesto asignados seran para cubrir los programas realizados en la vigencia fiscal correspondiente | ELABORO: i REVISO: “APROBO: REVISION N° : 004 PAN ROSC GERENTE GENERAL eae DIA-MES-ANOEPS's PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E Con ipa" APROBACION: gina 33 de Pa 25-07-2012 38 CAPITULO 2: 1.- BIENESTAR SOCIAL Se orienta a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de! funcionario, el mejoramiento de nivel de vida y el de su familia; como también deben permitir elevar los niveles de satisfaccién, eficacia, eficiencia, efectividad y sentido de pertenencia (Decreto 1567 de 1998) Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de iniciativas de los servidores piblicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de! empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; asi mismo deben permitir elevar los niveles de satisfaccién, eficacia, eficiencia, efectividad e identificacién del funcionario con el servicio a la Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS'S CONVIDA. 1.1 Objetivos Generales del programa de bienestar social institucional: Generar espacios de integracién que permitan establecer lazos permanentes y a largo plazo que fortalezcan las relaciones interpersonales coadyuvando en garantizar un clima organizacional éptimo para el desempefio de las actividades tendientes al logro de la planeacién estratégica institucional 4.2 Objetivos Especificos de! programa de bienestar social de la EPS'S CONvIDA: a.- Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participaciény la seguridad laboral de los empleados de la Entidad; asi como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeno. b.- Fomentar la aplicacién de estrategias y procesos en el ambito laboral que contriouyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio ptiblico y al mejoramiento continuo de la organizacién para el ejercicio de su funcién social. ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION: NF 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FeCue omMES.AKOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| y EPS's MANUAL DE CAPACITACIONES E On Yh INCENTIVOS copico, | FECHA DE /APROBACION Pgina 34 de 26-07-2012 Ey con seWrIpo socias. ¢.- Desarrollar valores organizacionales en funcién de una cultura de servicio pUblico que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa de tal forma que genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad. d.- Contribuir a través de acciones participativas basadas en la promocién y la prevencién, a la construccién de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar. .- Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y servicios sociales que prestan los organismos especializados de proteccién y previsiOn social a los ‘empleados y a su grupo familiar y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional. ELABORO: ~ REVISO: ‘APROBO: REVISION NF A PAN Reso GERENTE GENERAL eae DIA-MES-ANOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) . 6, EPS's MANUAL DE CAPACITACIONES E INCENTIVOS: copiGo: FECHA DE RPROBACION Pin 35 en : pies "0 CAPITULO 3: 4.- INCENTIVOS 4.1 Concepto: Es el conjunto interrelacionado ‘y coherente de pollticas, planes, programas y subprogramas; con el propésito de elevar los niveles de eficiencia, - satisfaccién, desarrollo y bienestar de los funcionarios en el desemperio de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales. Estan dirigidos a dar reconocimiento y estimular el desempefio de los funcionarios de la Entidad y de cada uno de los niveles jerdrquicos que la conforman, asi como a los equipos de trabajo que alcancen niveles de excelencia, 4.2 Objetivo motivar a cada uno de los funcionarios de la Entidad a lograr esténdares personales de excelencia en el desemperio de sus actividades, de su comportamiento social y personal dentro de la Entidad. Crear condiciones favorables para el logro del buen desempefio de las funciones. El reconocimiento 0 premio de los resultados del desemperio en niveles de excelencia sera adelantado mediante el Plan de incentivos. 4,3 Proceso de seleccién: El Comité Evaluador sera el mismo de Capacitacion e Incentives y tendra las siguientes funciones: + Enelmes de enero de cada afio debera aprobar el Plan Anual de Incentivos, de acuerdo con las necesidades de cada dependencia y con el presupuesto correspondiente. © De conformidad con el articulo 129 del Decreto 1572 de 1998 y las normas que lo modifiquen o adicionen, El Comité de Incentivos establecera las variables y sistemas de calificacién para la seleccién de los mejores funcionarios y equipos de trabajo de la Entidad. : * Seleccionar y proclamar a los mejores funcionarios y al mejor jefe de la / Entidad, de acuerdo con el Decreto Ley 1567 de 1998 y su Decreto reglamentario 1572 del mismo afio y las normas que lo modifiquen o adicionen Una vez finalizado el proceso de seleccién de los mejores funcionarios y del mejor jefe, debera hacer entrega de! acto administrativo mediante el cual se designa a los ganadores y se asigna los respectivos incentivos. ELABORO: REVS: APROBO: REVISION WF oot * PAN R@esc GERENTE GENERAL ae : DIAMES-AKOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE CAPACITACIONES E EPS’s CON hoa. __INCENTIVOS ‘APROBACION: Pagina 36 de 2507-2012 30 TID SOClAL, En el caso del mejor funcionario y del mejor jefe, e! acto administrativo ira con copia a la hoja de vida del funcionario galardonado, 4.4 Clases de incentivos: De acuerdo con el Decreto Ley 1567 de 1998 y el Decreto Reglamentario 1572 del mismo afio o en las normas que lo modifiquen, adicionen 0 reemplacen, los incentivos podran ser: Pecuniarios y No pecuniarios. 1.5 Requisitos para seleccionar al mejor empleado: Para seleccionar al mejor funcionario de la entidad por desempefio laboral en niveles de excelencia se procederé de la siguiente manera: a) A partir del 15 de junio y dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes, el comité de incentivos dard inicio al proceso de seleccién, para lo cual aplicara una encuesta en la que se medir la dimensién humana, social y laboral de los funcionarios de la Entidad b) La oficina de personal evaluara los resultados de las encuestas y con fundamento en ella, ademas de la revision de la hoja de vida del funcionario para , evidenciar que no presenta conductas impropias que hayan sido incluidas en la 7 hoja de vida, procedera dentro de los diez (10) dias habiles siguientes, a presentar los cinco funcionarios con ia mayor calificacién al comité de incentivos ¢) El comité de incentivos, dentro de lo diez (10) dias habiles siguientes procederd a seleccionar a los tres mejores funcionarios de la Entidad a quienes hayan obtenido las mas altas calificaciones; Para lo cual el subgerente del area o jefe de la Oficina correspondiente al tutelar de cada uno de los funcionarios incluidos en la lista de los 5 postulados, sustentaré una calificacion apreciativa teniendo en cuenta el cumplimiento de los valores y principios institucionales y con fundamento en ello se procedera undnimemente a seleccionar a los tres (03) mejores definigndose como primero, segundo y tercero, teniendo la mayor : calificacién el primero, la segunda mejor calificacién el segundo y la tercera mejor calificacién el tercero d) El comité ofrecera a los seleccionados los incentivos previstos en el plan anual institucional de conformidad al mismo y en coherencia a los puestos obtenidos €) De lo anterior, el comité de incentivos elaboraré un acta que firmaran todos sus miembros y seré enviada al profesional de la oficina de personal para que mediante acto administrativo formalice la seleccion y la asignacién de los incentivos; f) En acto publico, dentro de los diez (10) dias hdbiles siguientes, deberdn ser proclamados los seleccionados. ~~ ELABORO: ~-REVISO: ‘APROBO, REVISION” N° 001 PAN | RGSC GERENTE GENERAL lai) DIAS. AIO 'EPS's PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E CO, iN i; ID, INCENTIVOS congo; | PECHADE APROBACION: Pagina 37 de 25.07.2012 39 g) Copia del acto publico se archivara en la hoja de vida de los funcionarios galardonados e igualmente se publicaran en todas las carteleras de la Entidad y en la pagina web de la misma. PARAGRAFO ‘lo. En caso de empate en el puntaje obtenido por dos o mas empleados y que corresponda al primer lugar, se presentara una nueva calificacién presentando los postulados y se encuestara por intranet, bajo el principio del que ejerza mayor liderazgo, sea més solidario y desarrolle de manera permanente unos resultados de trabajo en equipo. Los resultados de esta encuesta se evaluardn en la oficina de personal y se presentara al comité de incentivos para su aprobacién, PARAGRAFO 20. En caso de conflicto de intereses de alguno de los miembros del comité de seleccién, se designaré en su reemplazo a otro empleado de la entidad". 1.6 Requisitos para seleccionar el mejor equipo de trabajo: Para seleccionar al mejor equipo de trabajo de la Entidad por desemperio laboral en niveles de excelencia se procedera de la siguiente manera: a) A partir del 15 de junio y dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes, el comité de incentives propondré de conformidad al cumplimiento de! Plan de Accién y del Plan de mejoramiento institucional la evaluacién del equipo de trabajo que mejores resultados hayan dado en el cumplimiento del seguimiento de los anteriores para lo anterior es importante definir que el equipo de trabajo se entendera como la mejor subgerencia y/o oficina asesora, y se dara inicio al proceso de seleccién, para lo cual la oficina de control intemo presentara a la oficina de personal los resultados de Ia evaluacién del seguimiento del Plan de Accién y del Plan de Mejoramiento de cada equipo de trabajo. : b) La oficina de personal presentaré al Comité de Incentivos los resultados presentados por la Oficina Asesora de Control Interno y en el comité se revisard el impacto de los resultados con el cumplimiento de la plataforma estratégica de la Entidad y con fundamento en ello, procederé a efectuar la valoracién correspondiente, sustentandola como soporte de los resultados, ¢) El comité de incentivos, dentro de lo diez (10) dias habiles siguientes procedera a seleccionar al equipo de trabajo que mejores resultados y mayor impacto han presentado en los resultados institucionales ~~ ELABORO: REVISO; ‘APROBO: REVISION NP 001 a PAN ROSC GERENTE GENERAL si i DILMES-AKOEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) _ MANUAL DE CAPACITACIONES E C NY, INCENTIVOS copiGo, | FECHADE APROBACION: Pina 98 de (ESET 25-07-2012 °° d) El comité ofrecera al equipo seleccionado los incentivos previstos en el plan anual institucional. e) De lo anterior, el comité de incentives elaborara un acta que firmaran todos sus miembros y ser enviada al profesional de la oficina de personal para que mediante acto administrative formalice la seleccién y la asignacién de los incentives; f) En acto piiblico, dentro de los diez (10) dias habiles siguientes, deberd ser proclamado el equipo ganador. 9) Copia del acto pubblico se archivara en la hoja de vida del Subgerente ylo Jefe Oficina Asesora y se publicaré en las carteras institucionales y en la pagina web de la misma incluyendo la motivacién que origina el galardén. PARAGRAFO to. En caso de empate en el puntaje obtenido por dos o més equipos de trabajo, se presentara una nueva calificacién analizando los resultados en el impacto que genera para la sostenibilidad de la Entidad PARAGRAFO 2o. En caso de conflict de intereses de alguno de los miembros . del comité de seleccién, se designard en su reemplazo a otro empleado de la 1 entidad”. Recursos: La Entidad definiré en su presupuesto para cada vigencia recursos destinados para este fin, y estos solo se ejecutarén en la vigencia para la que fue : programada ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION FECHA PAN Resc GERENTE GENERAL puesto |EPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO MANUAL DE CAPACITACIONES E CON fib ee conico: | FECHADE ‘APROBACION: Pagina 38 40 SEC 25.07-2012 30 DOCUMENTOS RELACIONADOS: © RH-SAF-002 MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION ° F-RH-003 ENCUESTA CLIMA ORGANIZACION * F-RH-004 — DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION ¢ F-RH-005 — CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR DEPENDENCIAS * F-RH006 = CONSOLIDADO DE NECESIDADES E IDENTIFICACION DE SOLUCIONES DE CAPACITACION F-RH-008 FORMATO EVALUACION PROGRAMA DE INDUCCION F-RH-009 = FORMATO EVALUACION PROGRAMA DE REINDUCCION F-RH-011 PLAN ANUAL DE INCENTIVOS. F-RH-012 PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL F-RH-003 PLAN DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO ELABORO: "REVISE: APROBO: REVISION KF oot PAN Rese GERENTE GENERAL a oAMES NOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y } REINDUCCION copico: | FECHADE Sl APROBACION: Pagina t de 03-09-2012 36 CON TABLA DE CONTENIDO BIENVENIDA 4 GENERALIDADES 1 4.4 OBJETO 4.2 ALCANCE 4,3 RESPONSABLE 2 PLANEACION CORPORATIVA 24 MISION 2.2 VISION 2.3 VALORES CORPORATIVOS 2.4 PRINCIPIOS CORPORATIVOS 2.5 OBJETIVOS DE CALIDAD 2.6 RESENA HISTORICA 2.7 RESENA HISTORICA 2.8 ORGANIGRAMA 2.9 MAPA DE PROCESOS 3 POLITICAS: 3.41 POLITICA DE CALIDAD 3.2 POLITICAS DE OPERACION ELABORO: REVISO ‘APROBO: REVISON We PAN GSC GERENTE GENERAL tFEGHA DIA-MES-ANO_Ss ® PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y CON REINDUCCION [eonieo, | FECHA De | | RPROBACION Pcina 2 do LEE o3000012 con ser soci 3.2.1 Procesos Estratégicos 3.2.2 Procesos Misionales , 3.2.3 Procesos de Apoyo 3.2.4 Procesos de Medicién, Andlisis y Mejora 3.3 POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO INSTITUCIONAL 3.4 POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA DIRECCION DE LA ENTIDAD. 3.5 POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTION DE LA ENTIDAD 3.5.1 POLITICAS FRENTE AL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 3.5.1.1 Politicas para la gestion ética 3.5.1.2 Politicas de comunicacién e informacién © Compromiso con la comunicacién publica 1 Compromiso con la comunicacién organizacion 3.5.1.3 Politica de responsabilidad social © Politica de responsabilidad con la comunidad * Enel seguimiento de la gestion a) Compromiso con la comunidad b) Compromiso con el medio ambiente ; 3.5.1.4 Politicas frente a los grupos de interés * Compromiso frente a los conflictos de interés © Politicas con contratistas 3.5.1.5 Politicas frente al sistema de control interno 3.5.1.6 Politicas del Cédigo de Etica y Buen Gobierno ELABORO: REVISO: | APROBO: REVISION N 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIAMES-ANOEPS's: CON IDA x — 6, [PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y 03.09.2012 38 | APROBACION: Pagina 3 de CAPITULO 3.5.1.7 Politicas para la administracién y resolucién de controversias * Politicas de relacién con los usuarios * Politicas de relacién con los prestadores de servicios de salud SITUACIONES ADMINISTRATIVAS CAPITULO 2: DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES, INFRACCIONES Y SANCIONES DEL SERVIDOR PUBLICO. * DERECHOS * DEBERES r © PROHIBICIONES + SANCIONES, * RETIRO DEL SERVIDOR PUBLICO © DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACION PUBLICA a) Peculado b) Cohecho ©) Celebracién indebida de contratos d) Trafico de influencias : e) Enriquecimiento licito 1 ) Prevaricato @) Abuso de autoridad y otras infracciones h) Usurpacién y abuso de funciones publicas ELABORO: REVISO: ‘APROBO REVISION N° PAN RGSC | GERENTE GENERAL eeCHR DIA-MES-ANOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION copico: | FECHADE APROBACION: Pagina 4 de 03-09-2012 38 CAPITULO 3: DEFINICION Y MODALIDAD DE ACOSO LABORAL * MALTRATO LABORAL * PERSECUCION LABORAL * DISCRIMINACION LABORAL * ENTORPECIMIENTO LABORAL * INEQUIDAD LABORAL © DESPROTECCION LABORAL DOCUMENTOS RELACIONADOS ELABORO: REVISO: “| APROBO: REVISION NP PAN RGSC GERENTE GENERAL [FECHA TERE DIA-MES-ANO. }EPS's |PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y CON thpa |.” at APROBACION: Pésina 5 de i ni Sale i Ri Sits 03.09.2012 38 BIENVENIDA Para la Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS'S CONVIDA es un / placer darle la bienvenida a nuestro equipo de trabajo. En este manual encontrara la informacién neesaria, para. que como funcionario nuevo conozea nuestra Entidad. y pueda desarrollar sus actividades y compromisos laborales exitosamente. Igualmente para los funcionarios ya vinculados es una herramienta util que serviré de gula de referencia a través de los procesos de reinduccién. Confiamos en que sus potencialidades sean desarrolladas y motivadas, para que su labor cumpla con las expectativas propias y de la Entidad. Ahora haces parte de la familia EPS'S CONVIDA, gente con un alto sentido humano, con compromiso institucional, enmarcados en unos principios y valores y orientados al logro de resultados esquematizados en la misién, visién y politica de calidad. Contamos contigo para el desarrollo y crecimiento de nuestra Entidad. JAVIER FERNANDO MANCERA GARCIA GERENTE GENERAL 1 ELABORO: REVISO: | APROBO: REVISION N° 01 PAN” RGSC | GERENTE GENERAL FECHA ‘i DIA-MES-ANO.EPS's @ PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE INDUCCION Y CON IDA _REINDUGCION APROBACION: Pagha 6 de | o3.08-2012 38 4. GENERALIDADES 4.4. OBJETO: Presentar a los funcionarios una herramienta de informacién general y basica de la Entidad, que le permita dimensionar su ubicacién, actividades, y participacion e interaccién dentro de los procesos de la misma, y algunos conceptos juridicos que le seran de utilidad para el desempefio como funcionario publico en temas relativos a derechos, deberes, entre otros. 4.2. ALCANCI El alcance de este documento esta dado a brindar informacién general en temas alusivos a la ubicacién del funcionario en la Entidad, de la estructura organizacional, de las herramientas basicas, de las politicas de operacién y de administracién del riesgo, ademas de conceptualizar términos juridicos contenidos en el cédigo disciplinario, 7 1.3 RESPONSABILIDAD: La responsabilidad de la aplicabilidad de este manual corresponde al Subgerente Administrativo y Financiero quien delega en el Profesional especializado de la oficina de personal, ELABORO: ] REVISO! ‘APROBO: ” REVISION N° | | 001 | PAN Res GERENTE GENERAL HREGHA[PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION coiso; | FECHA DE ‘APROBACION: Pagina 7 de (93-09-2012 36 2. PLANEACION CORPORATIVA 2.4 MISION: : Somos una Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado con sentido social que adminisira recursos de salud para garantizar una atencién enmarcada dentro de los estandares de calidad que contribuyan al bienestar de la comunidad y aumenten la satisfaccién de los usuarios y sus familias. 2.2 VISION: Seremos en el afio 2019, una Entidad Administradora del Regimen Subsidiado con rentabilidad social y financiera, efectiva en sus procesos, competitiva, certificada y lider en el mercado regional, con un Modelo de Atencién Integral en salud, desarrollado con personal competente y motivado, que mejore la calidad de vida de nuestros usuarios, convirtiéndonos en la EPS-S con mayor reconocimiento por su funcién y sentido social 2.3 VALORES CORPORATIVOS, Los valores organizacionales que inspiran y soportan la gestién de la EPS'S CONVIDA son: 4.22. VALORES * RESPONSABILIDAD: Todo servidor pliblico de la “EP.S'S. CONVIDA’, debe realizar las ~ funciones encomendadas y cumplir con sus deberes, con diligencia, celeridad y oportunidad, ‘actuando dentro de un marco de eficacia y calidad. Las personas naturales o juridicas, privadas (© del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, exigirin al Servidor Publico, una actuacién responsable y deberdn poner en conocimiento de los funcionarios competentes cualquier actitud o conducta en contra de la misma, ‘» COMPROMISO: Todo servidor piblico de la *E.P.S’S CONVIDA’, por convencimiento, debe asumir la mision de la empresa; debe actuar con fidelidad y sintonia hacia los objetivos, programas y proyectos organizacionales, manifestando en todo su actuar, los principios éticos y [ELABORO: REVISO, ‘APROBO: REVISION N°] | oo | pan | Rese GERENTE GENERAL EER L DIAMES-ANO@ PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION copigo: | FECHADE ‘APROBACION: Paina 8 de 03.08.2012 36 r valores organizacionales. Las personas naturales o juridices, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, deben actuar con fidelidad y sintonia hacia los objetivos, programas y proyectos organizacionales, manifestando en todo su aactuar, los principios éticas y valores organizacionales, + HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA: Todo servidor puibico de la "E.P.S'S CONVIDA’, debe proceder con rectitud, dignidad, honradez, lealtad e integridad, proyectando confianza, basada en la autorregulacién institucional, el control social y ajustando su conducta al derecho que tiene la sociedad de estar informada sobre la actividad de la administracion y su gestion, orienténdose a_satisfacer el interés general y desechando todo provecho o ventaja personal, obtenido por si 0 por interpuesta persona, Debe ser sincero sin ocultar ni tergiversar la verdad, luchar contra la mentira, repuciar toda forma de comupcién y las formas delicivas de fraude o que lleven a un dafito contra la administracién plibica. Las personas nalurales o juridicas, privadas 0 del estado, que deban realizar alguna gestién ante la empresa o intervenir como contralistas, deben proceder con recitud, honradez e integridad, denunciando acciones de comupcién y respetando al servidor puiblico no ofreciendo dadivas o regalos, buscando un trato especial. 1 ‘* RESPETO: Todo Servidor plblico de la “E.P.S'S CONVIDA’, y las personas naturales 0 juridicas, privadas 0 del estado, que deban realizar alguna gestién ante la empresa o intervenir ‘como contratistas, deberén procurar enmarcar sus relaciones interpersonales y su interaccién con fos demas, dentro de una actitud de cortesia, amabilidad, consideracién, cordialidad, acertividad, gentieza y valoracién de la dignidad de la persona humana * VOCACION DE SERVICIO: Todo servidor piiblico de la “EP.S'S CONVIDA’, debe proceder con sincero interés en aras de atender los requerimientos, necesidades, expectativas de los usuarios de la Entidad y de la comunidad en general, con una actitud y aptitud aliruista, enfocada albienestar integral de los usuarios, la entidad y la comunidad. 7 2.4 PRINCIPIOS CORPORATIVOS. Los principio éticos de la E.P.S’S CONVIDA son © AUTOCONTROL: Los senvdores pibicos de la “E.P.S 'S CONVIDA’, las personas naturales 0 juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestion ante la entidad o intervenir ‘como contratistas, desarrolarén su capacidad de autoevaluacion y control personal de su gestién en un ambiente de control, a través de! manejo de indicadores, del conocimiento de los procesos donde intervienen y de los mapas de riesgo, que les penmita alcanzar dentro de un plan de accion basado en metas y objetivos concretos, el logro de altos niveles de eficiencia, eficacia y transparencia, ELABORO: REVISO: : ‘APROBO, alee Nr PAN RGSC GERENTE GENERAL [FECHA DIAMES-ANO.CO iN I iD REINDUGCION copigo; | FECHADE EEE i e PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] EPS's MANUAL DE INDUCCION Y APROBACION: Pagina 9 ce 03.08-2012 3 con sEnTivo soctaL, EXCELENCIA EN EL SERVICIO: Los servidores puibicos de la "EP.S'S CONVIDA’, las ; personas naturales o juridicas, privadas 0 del estado, que deban realizar alguna gestion ante la empresa o intervenir como contratistas, viven su compromiso en la prestacién de un servicio al cludadano caracterizado por la calidad, amabilidad, confiabilidad, oportunidad y respeio que genere satisfaccién. Sirven con excelencia y practica una actitud adecuada hacia el servicio y desarrollan acciones de mejoramiento de su inteligencia emocional, para establecer procesos ‘que fomenten el manejo y el control de fa ira y la empatia con el cludadano. Las personas nraturales 0 juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestién ante la empresa 0 intervenir como contratistas, exigitan calidad y oportunidad del servicio, acomodéndose a la normatividad que rigen los procesos y procedimientos, asociados con trémites, productos y servicios. LIDERAZGO, TRABAJO EN EQUIPO Y COMUNICACION PARTICIPATIVA: Los servidores piblicos de la "EPS ’S CONVIDA’, y las personas naturales 0 juridicas, privadas o del estado, que deban realzar alguna gestién ante la empresa o intervenir como contratistas, se caracterizarén por su capacidad de sintonizar mentes en tomo a un objetivo comtin, comunicacién efectiva a través de su carisma credibilidad, crearén compromiso, se movilzaran y orientarén a la accién, Atraerén a las personas inspiréndolas hacia el logro de metas, partiendo de la misin y visién de la empresa. Comunicaran las ideas y no las impondrén, se involucrarén, ensefiarén, ofientarén, reconocerén, reforzaran y motivaran, Establecerén mecanismos de ‘ensefianza - aprendizaje dentro de la organizacién, basados en la premisa de que todos son lideres, y como buenos lideres excelentes comunicadores. Iqualmente los servidores piblicos de la “EPS ' S CONVIDA’, para lograr los objetivos institucionales, se organizaran comprendiendo la meta comtin y aportando acciones para el logro de la misma. Esto exigird, laridad en la meta, racionalizacién de recursos, asignacién de roles, autocontrol, seguimiento, confianza, expresion de sentimientos, participacion, comunicacién efectiva, colaboracién, apoyo ‘mutuo, polivalencia y capacidad de propiciar el aprendzaje permanente de toda la organizacion a través de la dinémica de los equipos y de la acttud personal de desarrollar sus competencias. EQUIDAD: Todo servidor puibico de la"E.P.S'S CONVIDA’, debe tratar en forma imparcial alos ciudadanos y servidores puiblicos con quienes interactia; su comportamiento debe inspirarse en rigurosos principios de imparcialidad, neutralidad e igualdad, evitando beneficiar 0 perjudicar a cuaiquier ciudadano 0 servidor piblico en razén de su ascendencia, situacién econémica, condicién social, convicciones polticas, religiosas, ideolégicas 0 gremiales. Las personas naturales o juridicas, privadas o del estado, que deban realizar alguna gestidn ante la empresa 0 intervenir como contratstas, deben exigir trato de igualdad e imparcialidad, respetaran al seividor bio no offeciendo dadivas 0 regalos buscando un trato parcial y deberdn poner en conocimiento de los funcionarios competentes cualquier acttud 0 conducta que demuestre parcialidad, ELABORO: REVISO; ‘APROBO. REVISION N° 7 001 ban nose eo ec DIA-MES-ANOEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE INDUCCION Y 6 CO 1D, A REINDUCCION conico, | FECKADE . | ‘APROBACION: Pagina 10 de 03-09-2012 6 * OPORTUNIDAD EN EL SERVICIO: Todo servidor piblico de la "EP.S'S CONVIDA’, debe propender por desarrollar sus actividades de forma oportuna y con calidad, de tal forma que su producto sea eniregado al beneficiario del mismo, en tiempo, lugar y calidad con oportunidad. Los usuarios de la Entidad podrén contar con un servicio en el momento y condiciones: requeridas. Su comportamiento debe inspirarse en que la_entidad presta servicios de salud y todos somos importantes para garantzar la vida de nuestros usuarios de manera directa © indrecta . Las personas naturales o juridicas, privadas o del estaco, que deban realizar alguna gestién ante la empresa o intervenir como contratistas, deben exigir oportunidad en el servicio, y deberan poner en conocimiento de los funcionarios competentes cualquier actitud 0 conducta que atente contra este principio. 2.5 OBJETIVOS DE CALIDAD Establecer programas de mejoramiento continuo para incrementar los niveles de eficaci eficiencia y efectividad de los procesos de la entidad, garantizando la administracion eficiente de los recursos. Fortalecer el proceso del Sistema de Informacién facilitando la conectividad con los diferentes actores del SOGC. Alcanzar la calidad esperada con la implementacién y seguimiento al PAMEC (Programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad de los procesos que influyen directamente ~ conla atencién en salud). Asegurar a [a poblacién afiliada una atencién, célida, oportuna, accesible y segura, A fortaleciendo y monitoreando los servicios de salud prestados por la Red de Salud Contratada. Alcanzar estandares superiores de calidad en nuestros servicios cumpliendo con un proceso de ceriificacién en calidad, que nos conviertan en una entidad lider en el mercado. 2.6 RESENA HISTORICA El dia 7 de mayo de 1996, nace a “Caja de Previsién Social de los Empleados y Obreros de! Departamento de Cundinamarca’, una entidad que nacié con el fire compromiso de proporcionar todos los servicios médico asistenciales para los empleados piiblicos y los obreros y trabajadores oficiales del departamento de Cundinamarca. Durante estos 72 afios, ha sufrido transformaciones [ELABORO’ TREVISO APROBO: REVISION NF 001 PAN | Rese GERENTE GENERAL eet a) | DIAMES-AROEPS's CON fA Ee PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DEINDUCCIONY | REINDUCCION covico: FECHA DE APROBACION: Pagina 11 de 03-09-2012 en su razén social y organizacional, pero mantiene la directriz, de ser la abanderada en la aplicacién de las poliicas saludables asumidas por el gobiemo departamental. El origen de la EPS'S CONVIDA, ¢s el resuitado de todo un proceso de evolucién y transformacion que se inicia asi: ‘CAJA DE PREVISION SOCIAL DE LOS EMPLEADOS Y OBREROS DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA: mayo 7 de 1936, con la Ordenanza ntimero 36. INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LOS EMPLEADOS Y OBREROS DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA: noviembre 23 de 1962, con la Ordenanza nimero 12 ~ FONDO PRESTACIONAL DE CUNDINAMARCA "FONPRECUN' septiembre 9 de 1973, con el -Decreto 2162, CAJA DE PREVISION SOCIAL DE CUNDINAMARCA “CAPRECUNDT’: octubre 9 de 1981, con el Decreto numero 3545. Hasta CAPRECUNDI, la empresa era la encargada de la prestacion de los servicios médicos y el pago de las prestaciones sociales; con la expedicién de la ley 100 de 1993, las Cajas de Prevision Social de cardcter Nacionel, Departamental o Municipal; debian transformarse en entidades abiertas 2 la comunidad, enirando a competir con la empresa privada o simplemente, debian desaparecer. Para poder llevar a cabo esta transformacion, estas entidades debian demostrar, solvencia econémica y una buena infraestructura que garantizara la prestacién de los servicios médicos a su poblacién afiiada, ‘Superados los estudios financieros y de costos con que contaba la Caja de Previsin Social de Cundinamarca "CAPRECUNDI", la Asamblea de Cundinamarca, mediante la Ordenanza ntimero 026 del 22 de agosto de 1995, ordena la transformacién de la Caja de Previsién Social de Cundinamarca en EPS CONVIDA y faculta al gobiemo departamental para adecuar los nuevos estatutos y organizar su estructura organica, la cual fue establecida mediante el Acuerdo ntimero 007 del 11 de septiembre de 1296. El 18 de diciembre de 1995, mediante la Resolucién numero 944, recibié la autorizacion de! Ministerio Nacional de Salud, hoy Ministerio de la Proteccion Social, para administrar los recursos otorgados por el estado y prestar los servicios de salud en el departamento de Cundinamarca, EPS'S CONVIDA, es una empresa Industrial y Comercial del departamento de Cundinamarca, adscrta a la Secretaria de Hacienda del departamento, con personeria juridica, autonomia administrativa, fnanciera y capital independiente; tomia esta denominacién a partir de la expedicion de la Ordenanza Departamental No 05 de 2004, y posteriomerte se modifica a partir de ta > expedicién de la Ordenanza Departamental No. 005 de junio 1 de 2.007, la cual se denominara en adelante EPS'S CONVIDA ELABORO: REVISO: ‘APROBG: REVISION N° 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ANOEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y _|CON fy: _REINDUCCION copia, | FEGHADE APROBACION: Pagina 12de 03-08-2012 38 ste i Sl Rg Su Ubicada en la ciudad de Bogota, D.C. (Cundinamarca), EPS'S CONVIDA ha realizado desde su inicio, una busqueda constante de mejoramiento orientado a la satisfaccién del cliente. A su vez, ha contribuido al desarrollo de la regién, con la generacién de un estilo de vida saludable para su pobiacién afliada. EPS'S CONVIDA basa sus operaciones en la filosofia del mejoramiento continuo, enfocando todos los esfuerzos en el cumplimiento de las normas técnicas y administrativas requeridas por el Sistema de Gestién de la Calidad; soportados por un personal calificado que permite realizar eficientemente todas las actividades y procesos asignados. 2.7 ORGANIGRAMA Estructuralmente la entidad esta conformada por una Junta Directiva, y un equipo directivo, liderados por el Gerente General, quien vela por el manejo de la entidad y el cumplimiento de las normas internas, la satisfaccién del cliente y el desarrollo permanente de la misma, Ademas cuenta con presencia institucional en todos los municipios donde tiene afiliados y una red de servicios que garantiza la accesibilidad de la poblacién al sistema obligatorio de salud del régimen subsidiado. ELABORO: ] REVISS: 7 ‘APROBO: bane w | 1s PAN RGsC GERENTE GENERAL FECHA DIAMES-ANO_|EPS's IDA PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION ‘conice: | FECHADE APROBACION: | 02-09-2012 Pagina 13 de 38 ORGANIGRAMA “NTA DIFECTIVA SER POMNSTRATIVOS. ELABORO: REVISO ‘APROBO: REVEIONIe PAN RGSC GERENTE GENERAL hEGHAT [FECHA | piames.asio |EPS's 6, PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y |CON VIDA APROBACION: Paging 14 de 03.09-2012 36 r ‘CoN seNripo social 2.8 MAPA DE PROCESOS: Procesos Mis PrNeletea eager) cs Poa aac porn Gece) Le frie ach Sen Pounce fay alw FINANCIERA CALIDAD SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CON SENTIDO SOCIAL. coor01A.66-00240P.002 ELABORG: REVISO: ‘APROBO: REVISION? N 004 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ANOEPS's PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION covico: | FECHADE APROBACION: Pagina 15 de 93.09:2012 36 ' 3 POLITICAS 3.1 POLITICA DE CALIDAD Garantizar la calidad en la prestacién de los servicios, soportada en un sistema integrado de gestién en aras de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros cientes intemos y extemos. ~ 3.2 POLITICAS DE OPERACION: "3.2.1 PROCESOS ESTRATEGICOS: La Gerencia General procedera de manera permanente a evaluar el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestion con el dnimo de garantizar el cumplimiento de la implementacién y el mejoramiento continuo institucional. Igualmente garantizard los recursos técnicos, econémicos, humanos y logisticos necesarios para el logro de los planes de accién y objetivos estratégicos de la Entidad. 3.2.2 PROCESOS MISIONALES: » La Entidad propendera por garantizar la prestacion de los servicios de salud a nuestra poblacién afilada en términos de calidad, oportunidad, accesibilidad, integralidad y pertinencia, en aras de buscar de manera continua y permanente la satisfaccién de nuestros usuarios y el cumplimiento legal y social * La Entidad buscaré estructurar_mecanismos de participacién comunitaria y social con el animo de establecer las expectativas, necesidades y posibilidades de mejora a partir de la interrelacion con la comunidad usuaria de la Entidad. + La Entidad buscar en todo caso garantizar el flujo de recursos al sistema de seguridad social en salud, en términos de oportunidad y cumplimiento normativo, pero con esiricto apego a la racionalidad del gasto, resultados de auditoria y ‘cumplimiento normative y legal. La Entidad trabajard en funcién al cumplimiento de a politica de calidad, y proyeccién estratégica, en aras siempre del mejoramiento continuo en todas las fases y componentes que definen e! Sistema Integrado de Gestion ~ 3.2.3 PROCESOS DE APOYO + La Entidad establecerd mecanismos que permitan el suministro de herramientas y i soporte técnico, logistico, humano y econémico que propenda por garantizar la integralidad de la informacion y la confiabilidad de la misma ELABORO: REVISO: ‘APROBO: Ei REVISION N° 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL ECHR DIAMES-AROPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] - MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION copico: | FECHA DE APROBACION: Pagina 16 de r 03-09-2012 38 + La Entidad establecera mecanismos de control permanente que permita el cumplimiento de los procesos institucionales en términos de eficiencia y eficacia. 3.2.4 PROCESOS DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA * La Entidad establecera mecanismos de medicién y seguimiento a todos los procesos institucionales a través de aucitorias intemnas de calidad que permitan el ajuste de los rocesos y garantice el mejoramiento continuo institucional, en cumplimiento al Sistema Integrado de Gestién de la Entidad. La Entidad enfilara todos los esfuerzos necesarios para fortalecer la cultura del - autocontrol, autoevaluacién y autogestién, como herramienta para generar una cultura institucional proactiva. 3.3 POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO INSTITUCIONAL * Todos los _procesos deberan ser orientados a la satisfaccién de nuestros usuarios y al cumplimiento estratégico y normativo © Se revisard, analizara y ajustara el formato de encuesta en aras de que ella defina , a partir de la subjetividad del usuario , la percapeién que el mismo tiene de la Entidad, de la calidad de los servicios a los que a través de ella accede y sus sugerencias para mejorar, hasta convertirios en objetivos estratégicos que permita mejorar los r niveles de satisfaccion de nuestros usuarios. «La Entidad gestionara ante los organismos de control y vigllancia las acciones pertinentes para que en los procesos que afecten directa o indirectamente la satisfaccién del usuario y los recursos de la Entidad para que exista equilibrio * La Entidad promoveré actividades orientadas a la capacitacién, formacién desarrollo de incentivos para que el personal de la Entidad sea competitive y motivado. + La Entidad promoverd todas las acciones y controles necesatios para _garantizar sistemas de informacién integral, oportuna y verés. 1 ELABORO: REVISO: i ‘APROBO. REVISION NF 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ANO[PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y EPS's @ CON UID. APROBACION: Pagina 17 de 0308-2012 36 cow seNTiDO sociaL * La Entidad promoveré mecanismos de informacion que permita canales de informacién efectivos con la comunidad, entes de control, usuarios, IPS y en general con todos los actores del sistema. ~ 3.4 POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA DIRECCION DE LA ENTIDAD. ‘Se consideran al Gerente General y al Jefe de la Oficina Asesora de Control intemo de la Entidad r Promotora de Salud del Régimen Subsidiado E.P.S'S CONVIDA los funcionarios con responsabilidad especial en a aplicacion y seguimiento del Cédigo de Elica y Buen Gobiemo Respondiendo al liderazgo ético propio de la direccién y teniendo en cuenta el compromiso con el desarrollo de la misién de la E.P.S’S CONVIDA, se deben desarrollr tres elementos basicos: Y Enfocarse en el desempefio de una labor objetiva y transparente, cumpliendo a cabalided sus diferentes responsabilidades. Y Informarse adecuadamente y actuar de buena fe, con la debida ailigencia y cuidado, \elando por los intereses de la Entcad. ‘ Y Garantizar el cumpimiento de las leyes aplicables y det Cécigo de Etica y Buen Gobiemo, teniendo en cuenla las consideraciones de los diferentes grupos de inferés con los que interactiiala Entidad. © MECANISMOS DE SELECCION DEL PERSONAL, Los mecanismos de seleccién de! personal de la EPS’ S CONVIDA se fundamentan en pardmetros de tipo objetivo, teniendo como insumos basicos la defincién previa del peril del cargo, su remuneracién, la determinacion de las competencias requeridas y les responsablidades asignadas, * MECANISMOS DE EVALUACION Y CONTROL. Los mecanismos de evaluacién y control de la Entidad atienden a factores de autoconirol, autorregulacién y autogestion en aras de lograr resultados de eficiencia, eficacia, y operatividad en > Telacién con unos objetives y unas metas esperadas. 3.5 POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTION DE LA ENTIDAD. 3.5.1 POLITICAS FRENTE AL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION N oot PAN Resc GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ARO~ | EPSs . (C0, Et 6, PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y REINDUGCION covico: | FECHADE ] ‘APROBACION: Pagina 18 de 03.08:2012 38 3.5.1.1 POLITICAS PARA LA GESTION ETICA. © Respecto ‘Autorreguiar Politica de convivencia, a los compromisos con el Cédigo de Etica y de Buen Gobierno. r los procesos y actuaciones de la. Entidad en cumplimiento de la Constitucién Colombia, dei Cédigo de ética y Buen Gobiemo y las sanas prdciicas de , coriratacn e interaccién con los diferentes actores del Sistema de Seguridad Social en Salud y de la sociedad. » Respecto a la erradicacién de practicas corruptas. Incentivar los principios y valores institucional jes como garantes de practicas lcitas, transparentes y equitativas, en bisqueda de la construccién de una sociedad mas justa y equitativa, . 3.5.1.2 POLITICAS DE COMUNICACION E INFORMACION. > Compromiso con la comunicacién publica. Garantizar la confiabliiad oportunidad de la informacién publica de la Entdad en aras de proyectar una Imagen Comporativa confiable y eficiente en sus procesos comiunicativos con los diferentes actores del Sistema de Seguridad Social ‘en Salud y de la Comunidad en general Compromiso con la comunicacién organizacional, Garantizar mecanismos de comunicacién e informacién confiables, trazables, integrales e incluyentes, que apunten al lagro de los objetivos, proyeccién estratégica y generacién de una cultura de autocontrol de la Entidad. 3.5.1.3. POLITICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. POLITICAS DE RESPONSABILIDAD CON LA COMUNIDAD. Orientar las polticas y actividades de la Entidad en aras de identificar las necesidades requerimientos de nuestros usuarios y propender por la salisfaccién de los mismos, en un marco de responsabilidad sociale incentivar ia participacién de la comunidad y actores de control ciudadano EN EL SEGUIMIENTO DE LA GESTION DE LA ENTIDAD. a) — Compromiso con la comunidad. Orientar las polticas y actividades de la Entidad en aras de identiicar las necesidades y requerimientos de nuestros usuarios y propender por la satisfaccién de los mismos, en un marco de responsabifidad social 1 ELABORO: REVISO: : ‘APROBO: REVISION NF 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL [FEGHA DIA-MES-ANO_PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| y EPS's MANUAL DE INDUCCION Y na REINDUCCION congo; | FECHADE APROBAGION: Pagia 1940 EE asasane 6 b) — Compromiso con el medio ambiente. Ser garante del cumpimiento de las normas ambientales por parte de las Entidades involucradas y dependientes de la Entidad y de los procesos insttucionales propios. ~ 3.5.1.4 POLITICAS FRENTE A LOS GRUPOS DE INTERES ‘Se considera conflcto de interés cualquier situacién en la cual una persona enfrenta sus intereses 7 personales con los de la Entidad en actividades personales, 0 en el tralo con terceros, ya sean contratistas, usuarios u otros, de tal manera, que se afecte la libertad e independencia de la decision ppor diferencias en los motivos de quienes intervienen en la relacién, > Compromiso frente a los conflictos de interés. Garantizar el principio de equidad gana- gana, para resolver los confictos de interés de los diferentes actores del Sistema de Seguridad Social en Salud y de la comunidad en general politicas con contratistas. Cumpiir cabalmente con todas las disposiciones legales, constitucionales, morales y éticas que orientan las sanas costumbres, la equidad y la ‘ransparencia en los procesos contractuales. v 3.5.1.5 POLITICAS FRENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Implementar el Modelo Estandar de Control intemo como herramienta de control, orientado a evaluar permanentemente el desarrollo de la gestién institucional, en aras de garantizar el cumplimiento de la. pataforma estratégica de la Entidad. 7 3.5.1.6 POLITICAS DEL CODIGO DE ETICA Y DE BUEN GOBIERNO. Generar en fa Entidad una cultura que dé cumplimiento al cédigo de ética, orientado al cumplmiento de la plataforma estratégica y que permita liderar una imagen comorativa como centidad pabiica ejemplar, 3.51.7 POLITIGCAS PARA LA ADMINISTRACION Y RESOLUCION DE. CONTROVERSIAS. Establecer mecanismos de prevencién, administracin y resolucién de controversias que > propendan a garantizar la transparencia, y la comunicacién efectiva, orientada a la sana convivencia contractual, social y juridica que propenda en todo caso a la satisfaccién del usuario y cliente intemo y extemo, ELABORO: REVISG: APROBO REVISION NF 004 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ANOEPS's 6, PROCESO DE _ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y 7 CON |] A REINDUCCION copico: FECHA DE i il Sd el ‘APROBACION: COW SENTIDO SOCiAL, 03-09-2012 * POLITICAS DE RELACIONANIIENTO CON LOS USUARIOS. Establecer pautas de conducta que expresen los valores y principios Institucionales. enunciados en el presente Cédigo de ética y Buen Gobiemo * POLITICAS DE RELACIONAMIENTO CON LOS PRESTADORES DE ‘SERVICIOS DE SALUD, Construir relaciones equiibradas, y mecanismos de comunicacién e } informacién que generen confianza y que beneficien a todos los actores del Sistema de Seguridad Social en cumplimiento de los requerimientos legaies, sociales, éticos, morales, contractuales garantizando la generacién de valor en nuestra cadena de atencién... Todo esto en atencién a que los Prestadores son el eslabén mas importante para la generacién de valor en nuestra cadena de atencion. CAPITULO 1; SITUACIONES ADMINISTRATIVAS La EPS'S CONVIDA tiene estructurada su planta de personal con empleados publicos y trabajadores oficiales * Empleados Publicos: Su vinculacién es de libre nombramiento y remocién y corresponde al Gerente General, Subgerentes Generales y Jefes de Oficinas Asesoras, + Trabajadores Oficiales: Su vinculacién es por contrato de trabajo, de conformidad con lo establecido por la Ley 6 de 1.945, el Decreto 2127 de 1945 y la Convencion colectiva, Los funcionarios de la Entidad pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: * Permiso: Un empleado piiblico o trabajador oficial tiene derecho hasta por tres (03) . dias remunerados, concedidos por el Gerente General o su delegado el Subgerente 1 ‘Administrativo y Financiero avalado por el Jefe de Personal, siempre y cuando medie justa causa (Articulo 74 del Decreto 1950 de 1973) ELABORO: REVISO; ‘APROB( REVISION NF 001 PAN RGSc GERENTE GENERAL a DIA-MES-ARIOa 9, EPS's MANUAL DE INDUCCION Y CON ID, REINDUCCION cooico, | FecHa De | arrosacion: Pagina 21 de geet % PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] CON SENTIDO SOCIAL Comisién: El empleado pilblico 0 trabajador oficial se encuentra en comisi6n cuando, por disposicién de autoridad competente ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes @ la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas inherentes al empleo de que es titular (Atticulo 75 del Decreto 1950 de 1973). Las comisiones pueden ser de servicio, para adelantar estudios, para adelanter un cargo de libre nombramiento, cuando el nombramiento recaiga en un funcionario escalafonado en carrera administrativa, y para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos intemacionales o de instituciones privadas. Encargo: Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parciaimente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal © definitiva de su titular, desvinculéndose o no de las propias de su cargo. Mientras se surle el proceso de seleccién, el encargo se deberé hacer con funcionarios de! mismo nivel y condicién de vinculacién. El término de duracién del encargo no podra ser superior a los seis (06) meses Vacaciones: Es una situacién administrativa generada por el descanso remunerado, pero igualmente constituye una prestacion social ELABORO: REVISO: ‘APROBO: a NF PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIAMES-ANIOae 2 PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO : MANUAL DE INDUCCION Y CON | A REINDUCCION copico: FECHA DE APROBAGION Paina 22 oa ceaszore % 20 SENTIDO SOOIAL CAPITULO 2: DERECHOS, DEBERES, PROHIBIGIONES Y SANCIONES DEL SERVIDOR PUBLICO. * DERECHOS: La Entidad_promueve los derechos de los funcionarios fundamentado en los siguientes principios Definidos en la constitucién Politica de Colombia y en la Ley 734 de 2.002, Capitulo Primero, articulo 33. 1, Percibir puntualmente la remuneracién fijada 0 convenida para el respective cargo 0 funcién. 2. Disfrutar de la seguridad social en la forma y condiciones previstas en la ley. 3, Recibir capacitacién para el mejor desemperio de sus funciones. 4, Parlicipar en todos los programas de bienestar social que para los servidores piblicos y sus familiares establezca el Estado, tales como los de vivienda, educacién, recreacion, cultura, deporte y vacacionales. 5. Disirutar de estimulos @ incentivos conforme a las disposiciones legales 0 convencionales vigentes. 6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley. 7. Recibir tratamiento cortés con arreglo a los principios basicos de las relaciones humanas. 8. Participar en concursos que le permitan obtener promociones dentro del servicio. 9. Obtener el reconocimiento y pago oportuno de las prestaciones consagradas en los regimenes generales y especiales. 10. Los derechos consagrados en la Constitucién, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos municipales, los reglamentos y manuales de funciones, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. ELABORO: REVISO: APROBO: REVISION NP 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL ery DIA-MES-ANOEPS's 4 CON UIDA PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y __REINDUCCION coige: | FECHADE APROBACION: 03.09-2012 Pagina 23 de 38 DEBERES: La Entidad promueve los deberes de los funcionarios fundamentado en los siguientes principios definides en la constitucién Politica de Colombia y en la Ley 734 de 2.002, Capitulo Segundo, articulo 34, 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucién, los tratados: de Derecho Internacional Humanitario, los demas ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, Gisciplinarias, las convenciones colectivas, superiores emitidas por funcionario competente. las decisiones judiciales y los contratos de trabajo y las érdenes 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisién que cause la suspension o perturbacién injustificada de un ser io esencial, 0 que implique abuso inde! jo del cargo o funcién, 3. Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos econémicos publicos, © afectos al servicio publico. 4, ar los bienes y recursos asignados para el desemperio de su empleo, cargo 0 funcién, las facultades que le sean atribuidas, o la informacién reservada a que tenga 1 ‘acceso por raz6n de su funcién, en forma exclusiva para los fines a que estan afectos. 5. Custodiar y cuidar la documentacién e informacién que por razén de su empleo, cargo © funcién conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccién, destruccién, ocultamiento o utilizacién indebidos. 6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relacién por raz6n del servicio. -7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerdrquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitucién Nacional y a las leyes ‘ vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. 8. Desempefiar el empleo, cargo 0 funcién sin obtener o pretender beneficios at jonales a las contraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho. 9. Acreditar los requisitos exigidos por la ley para la posesién y el desempefio del cargo. ELABORO: REVISO: APROBO: REVISION N° 001 PAN | Rese GERENTE GENERAL == DIA-MES-ANO.6 PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO) f EPS's MANUAL DE INDUCCION Y CON REINDUCCION copico: | FECHADE CET APROBACION: Pagina 24 de ii 03.08.2012 38 10. Realizar personaimente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, asi como por la ejecucién de las érdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados. 11, Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempefio de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales. . 12. Resolver los asuntos en el orden en que hayan ingresado a su cargo, salvo prelacién legal o urgencia manifesta. 13, Motivar las decisiones que lo requieran, de conformidad con la ley. 14, Registrar en la oficina de recursos humanos, o en la que haga sus veces, su domicilio o direccién de residencia y teléfono, y dar aviso oportuno de cualquier cambio. 15. Ejercer sus funciones consultando permanentemente los intereses del bien comtin, y “teniendo siempre presente que los servicios que presta constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfaccién de las necesidades generales de todos ‘ los ciudadanos, 16. Permitir a los representantes del Ministerio Publico, fiscales, jueces y demas autoridades competentes el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. Asi mismo, prestarles la colaboracién necesaria para el desemperio de sus funciones. 17. Permanecer en el desemperio de sus labores mientras no se haya hecho cargo de elias quien deba reemplazarlo, salvo autorizacién legal, reglamentaria, o de quien deba prover el cargo. 18, Hacer los descuentos conforme a la ley o a las érdenes de autoridad judicial y girar en el término que sefiale la ley o la autoridad judicial los dineros correspondientes, 19, Dictar los reglamentos 0 manuales de funciones de la entidad, asi como los internos sobre el trémite del derecho de peticién. 20. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utlizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados, ELABORO: REVISO: APROB REVISION NF 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL LFEGr oy DIA-MES-ANOEPS's 0, PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y CONVIDA cs APROBACION: Pagina 25 a2 os.08-2012 38 ‘CoN seNTiDO Social, 21. Responder por la conservacién de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda 0 administracién y rendir cuenta oportuna de su utilizacién 22. Explicar inmediata y satisfactoriamente al nominador, a le Procuraduria General de la Nacién o a la personeria, cuando estos Io requieran, la procedencia del incremento patrimonial obtenido durante el ejercicio del cargo, funcién o servicio. 23. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimienta, salvo las excepciones de ley. 24, Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administracién y proponer las iniciativas que estime tiles para el mejoramiento del servicio. 25. Publicar en la pagina web de la Entidad de manera permanente y oportuna en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano comin, la informacién correspondiente a las licitaciones declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluird el objeto y valor de los mismos y el nombre del adjudicatario. 26. Hacer las apropiaciones en los presupuestos y girar directamente a las contralorias departamentales y municipales, como a la Contraloria General de ia Republica y las} Personerias Municipales y Distritales dentro del término legal, as partidas por concepto de la cuota de vigilancia fiscal, siempre y cuando lo permita el flujo de caja 27. Controlar el cumplimiento de las finalidades, objetivos, politicas y programas que deban ser observados por los particulares cuando se les atribuyan funciones publicas. 28, Ordenar, en su condicién de jefe inmediato, adelantar el trémite de jurisdicoién coactiva en la respectiva entidad, para el cobro de la sancién de mutta, cuando el pago no ~ se hubiere efectuado oportunamente. 29, Ejercer, dentro de los términos legales, la jurisdiccién coactiva para el cobro de las : sanciones de multa 30. Adoptar el Sistema de Control Interno y la funcién independiente de Auditoria Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demas normas que la modifiquen o complementen. 31, Implementar el Control interno Disciplinario al mas alto nivel jerarquico del organismo © entidad publica, asegurando su autonomia e independencia y el principio de segunda ELABORO: REVISO ‘APROBO: REVISION N° 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHE DIA-MES-ANOEPS's 6 PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y C NV REINDUCCION copige: | FECHADE Te APROBACION: Pagina 25 de jade Soe | 03.09.2012 38 ‘CoN senTipo social instancia, de acuerdo con las recomendaciones que para el efecto sefiale el Departamento Administrativo de la Funcién Publica 32. Adoptar el Sistema de Contabilidad Publica y el Sistema Integrado de Informacion Financiera SIIF, asi como los demés sistemas de informacién a que se encuentre obligada la administracién publica, siempre y cuando existan los recursos presupuestales - para el efecto. 1 33. Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la funcién administrativa del Estado. 34. Ofrecer garantias a los servidores publicos 0 a los particulares que denuncien acciones u omisiones antiluridicas de los superiores, subaltemos 0 particulares que administren recursos piiblicos o ejerzan funciones publicas, 35. Publicar en la pagina web de la Entidad el informe de gestién. 36, Crear y facilitar la operacién de mecanismos de recepcién y emisién permanente de ’ informacién a la ciudadania, que faciliten a esta el conocimiento periddico de la actuacién administrativa, los informes de gestién y los mas importantes proyectos a desarrolla. 37. Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas, sin ningin género de discriminacién, respetando el orden de inscripcién, ingreso de solicitudes y peliciones ciudadanas, acatando los términos de ley. 38, Acatar y poner en prdctica los mecanismos que se disefien para faciltar la participacién de la comunidad en la planeacién del desarrollo, la concertacién y la toma de decisiones en la gestion administrativa de acuerdo a lo preceptuado en la ley. 39, Capacitarse y actualizarse en el érea donde desemperia su funcién. * PROHIBICIONES La Entidad informa a sus funcionarlos de las prohibiciones fundamentado en la Ley 734 } de 2.002, Capitulo Tercero, articulo 35. 1. Incumplir los deberes 0 abusar de los derechos 0 extralimitar las funciones contenidas en la Constitucion, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la ELABORO: REVISG: “APROBO: REVISION NF oot PAN R@SC GERENTE GENERAL fecha : DIA-MES-ANOEPS's @ PROCESO DE ADMINISTRAGION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y CON ID, E REINDUGCION covico, | FEGHA DE APROBACION: Pagina 27 de 03-08-2012 36 = entidad, [os reglamentos y los manueles de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo, 2. Imponer a otro servidor publico trabajos ajenos a sus funciones o impedirle el cumplimiento de sus deberes. 3. Solicitar, directa o indirectamente, dadivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios. 4, Aceptar, sin permiso de la autoridad correspondiente, cargos, honores o recompensas provenientes de organismos internacionales o gobienos extranjeros, 0 celebrar contratos con estos, sin previa autorizacion del Gobierno. 5. Ooupar o tomar indebidamente oficinas o edificios publicos. 6. Ejecutar actos de violencia contra superior, subalterno 0 compafieros de trabajo, demas servidores pilblicos 0 injuriarlos 0 calumniarlos. 7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo ola prestacién del servicio a que esta obiigado. ' 8. Omitir, retardar 0 no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, asi como retenerias 0 enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. 9. Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas costumbres. ~ 10. Constituirse en acreedor 0 deudor de alguna persona interesada directa o “indirectamente en los asuntos a su cargo, de sus representantes 0 apoderados, de sus Parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, r ode su cényuge 0 compariero 0 compariera permanente. 11. Incumplir de manera reiterada e injustificada obligaciones civiles, laborales, ‘comerciales 0 de familia impuestas en decisiones judiciales 0 admitidas en diligencia de conciliacién. 12. Proporcionar dato inexacto 0 presentar documentos ideolégicamente falsos u omitir informacién que tenga incidencia en su vinculacién o permanencia en el cargo o en la carrera, 0 en las promociones 0 ascensos o para justificar una situacion administrativa, ELABORO: REVISO: APROBO: REVISION N° 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-AROPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] ‘i @, EPS's MANUAL DE INDUCCION Y CON ID, REINDUGCION conga, | ESHA DE | RPROBAGION: Pirin 280 ITE o58002 “ on sevr100 200% | 13. Ocasionar dafio o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razén de sus funciones. 14. Desempefiar simulténeamente mas de un empleo piblico o recibir mas de una asignacién que provenga del tesoro puiblico, 0 de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley. Entigndase por tesoro piblico el de la Nacién, las enlidades tertitoriales y las descentralizadas. 15, Ordenar el pago o percibir remuneracién oficial por servicios no prestados, 0 por cuantia superior a la legal, 0 reconocer y cancelar pensiones irregularmente reconocidas, © efectuar avances prohibidos por la ley 0 los regiamentos. 16. Asumir obligaciones 0 compromises de pago que superen la cuantia de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). 17. Ejercer cualquier clase de coaccién sobre servidores publicos o sobre particulares que ejerzan funciones publicas, a fin de conseguir provecho personal o para lerceros, 0 para que proceda en determinado sentido. 18. Nombrar o elegir, para el desempefio de cargos pubblicos, personas que no retinan los requisites constitucionales, legales o reglamentarios, o darles posesién a sabiendas de tal situacién, 19. Reproducir actos administrativos suspendidos o anulados por la jurisdiccién contencioso-administrativa, 0 proceder contra resolucién 0 providencia ejecutoriadas de! superior, 20, Permitir, tolerar o faciltar el ejercicio ilegal de profesiones reguladas por la ley. 21. Dar lugar al acceso 0 exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. 22. Prestar, a titulo particular, servicios de asistencia, representacién 0 asesoria en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un aio después de la dejacién del cargo 0 permitir que ello ocurra y sera indefinida en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el servidor conocié en ejercicio de sus funciones ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION NF oot PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIAMES-ANO_|CONUIDA |= copico; | FECHADE APROBACION: Pagina 22 de 03.08.2012 36 EPS!s 6, PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y 23. Proferir en acto oficial 0 en piiblico expresiones injuriosas 0 calumniosas contra cualquier servidor publico o las personas que intervienen en los mismos. 24, Incumplir cualquier decisién judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razén o con ocasién del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecucién. 25. Gestionar directa o indirectamente, a titulo personal, o en representaci6n de terceros, en asuntos que estuvieron a su cargo, 28. Distinguir, excluir, restringir o preferir, con base en motives de raza, color, linaje u origen nacional o étnico que tengan por objeto o por resultado anular 0 menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio, en condiciones de igualdad, de los derechos humanos y libertades fundamentales en las esferas politica, econémica, social, cultural o en cualquier otra de la vida publica (articulo 1°, Convencién Internacional sobre Eliminacion de Todas las Formas de Discriminacién Racial, aprobada en Colombia mediante la Ley 22 de 1981) 27. Ejercer la docencia, dentro de la jornada laboral, por un nimero de horas superior al legalmente permitico. : ’ 28. Manifestar indebidamente en acto puiblico 0 por los medios de comunicacién, opiniones 0 criterios dirigidos a influir para que la decisién contenida en sentencias judiciales, fallos disciplinarios, administrativos 0 fiscales sean favorables a los intereses de la entidad a la cual se encuentra vinculado, en su propio beneficio o de un tercero. 29. Prescindir del reparto cuando sea obligatorio hacerlo, 0 efectuarlo en forma irregular, 30. Infringir las disposiciones sobre honorarios o tarifas de los profesionales liberales 0 > auxiliares de la justicia y/o el arancel judicial, en cuantia injusta y excesiva 31. Tener a su servicio, en forma estable para las labores propies de su despacho, r personas ajenas a la entidad. 32. Propiciar, organizar o participar en huelgas, paros o suspensién de actividades o disminucién del ritmo de trabajo, cuando se trate de servicios piblicos esenciales definides por el legislador. 33. Adquirir, por si o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su gestién o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales. ELABORO: REVISO: ‘APROBO: REVISION N° oot PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ANO 1[PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION congo: | FECHADE APROBACION: Pagina 30 de 03.09.2012 38 34. Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administracién, cuando no esté facultado para hacerlo. * SANCIONES: 7 La Entidad informa a sus funcionarios de las Sanciones _fundamentado en la Ley 734 de 2,002, Titulo V: Capitulo Primero, articulo 42, y define las faltas como: 1. Gravisimas 2. Graves. 3. Leves. Igualmente en el articulo 43 determina los criterios para definir la gravedad 0 levediad de {a falta, para lo cual se definen los siguientes criterios: 1. El grado de culpabllidad. 2. La naturaleza esencial del servicio. 3. El grado de perturbacién del servicio. 4, Lajerarquia y mando que el servidor pubblico tenga en la respectiva institucion. 5. La trascendencia social de la falta 0 el perjuicio causado. 8. Las modalidades y circunstancias en que se cometié la falta, que se apreciaran teniendo en cuenta el cuidado empleado en su preparaciin, el nivel de aprovechamiento de la confianza depositada en el investigado 0 de la que se derive de la naturaleza del cargo 0 funcién, el grado de participacién en ta comisién de la falta, si fue induciddo por un + superior a cometerla, o si la cometié en estado de ofuscacién originado en citcunstancias © condiciones de dificil prevencién y gravedad extrema, debidamente comprobadas. 7. Los motivos determinantes del comportamiento. 8. Cuando la falta se realice con la intervencién de varias personas, sean particulares 0 servidores piblicos, ELABORO: REVISG, ‘APROBO: REVISION NF 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIAMES-ANO |EPS'5 6 PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y CON ID REINDUCCION copico: | FECHADE | PEELE ‘APROBACION: Pagina 21 de os-ce-2012 eae con sen71p0 sociaL, 9. La realizacién tipica de una falta objetivamente gravisima cometida con culpa grave, sera considerada falta grave. \gualmente en el articulo 44 se exponen las clases de sanciones: 1. Destitucién e inhabilidad general, para las faltas gravisimas dolosa o realizadas con culpa gravisima, 2. Suspensién en el ejercicio del cargo e inhabilidad especial para las faltas graves dolosas o gravisimas culposas. 3. Suspensién, para las faltas graves culposas. 4, Multa, para las faltas leves dolosas. 5, Amonestacién escrita, para las faltas leves culposas, Paragrafo. Habra culpa gravisima cuando se incurra en falta disciplinaria por ignorancia supina, desatencién elemental o violacién manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento. La culpa sera grave cuando se incurra en falta disciplinaria por inobservancia del cuidado necesario que cualquier persona del * _RETIRO DEL SERVICIO PUBLICO: El retiro del servicio de los funcionarios de la EPS'S CONVIDA se produce en los siguientes casos: ‘ Por deciaratoria de insubsistencia para los casos de los empleados publicos + Por notificacion de no renovacién del contrato ( siempre y cuando se le notifique por escrito al trabajador oficial con treinta (30) dias antes del vencimiento * Por renuncia regularmente aceptada '* Por retiro con derecho de jubilacién © Porinvalidez absoluta + Por edad de retiro forzoso Por destitucién, desvinculacién 0 remocién como consecuencia de Investigacién disciplinaria * Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo * Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para desempeftar elempleo + Por orden o decisién judicial. ELABORO: REVISO: ‘APROBO! REVISION NF 04 RGSC GERENTE GENERAL FECHA DIA.MES-ANOPROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] MANUAL DE INDUCCION Y EPS's IN fh __REINDUCCION copico: | FECHADE ‘APROBACION: Pagina 32 de An 03.09.2012 36 * DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACION PUBLICA: EI delito es definido como una conducta tipica (tipificada por ley), antijuridica (contraria a derecho) y culpable. Supone una conducta infraccional del derecho penal, es decir, una} accién u omisién tipificada y penada por la ley. Las siguientes conductas estan catalogadas como delitos contra la administracién publica a) PECULADO: >» POR APROPIACION: Cuando el servidor puiblico se apropie en provecho suyo 0 de un tercero de bienes del estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o de bienes o fondos parafiscales, 0 de bienes de particulares cuya administracion, tenencia 0 custodia se le haya confiado por razén 0 con ocasién de us funciones f ® POR USO: Cuando el servidor pubblico indebidamente use o permita que otro use bienes del Estado o de empresas 0 instituciones en que éste tenga parte, o bienes de particulares cuya administracién, tenencia 0 custodia se le haya confiado por razén 0 con ocasién de sus funciones. POR APLICACION OFICIAL DIFERENTE: Cuando el servidor publico dé a los bienes del Estado 0 de empresas o instituciones en que éste tenga parte, cuya administraci6n, tenencia, 0 custodia se le haya confiado por razén 0 con ocasién de sus funciones, aplicacién oficial diferente de aquella a que estén destinados, o comprometa sumas superiores a las fijadas en el presupuesto, o las invierta o utllice en forma no prevista en éste, en perjuicio de Ia inversién social o de los salarios 0 prestaciones sociales de los servidores. ae v CULPOSO: Cuando el servidor puiblico respecte a bienes del Estado o de empresa 0 instituciones. en que este tenga parte, o bienes de particulares cuya administracién, + tenencia o custodia se le haya confiado por razén o con ocasién de sus funciones, ! Por culpa dé lugar @ que se extravien, pierdan o dafien. > CONCLUSION: E! servidor piblico que abusando de su cargo o de sus funciones constrifia 0 induzca a alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero 0 cualquier otra utilidad indebidos. ELABORO: REVISO: | APROBO: : REVISION NF] 001 PAN Rese GERENTE GENERAL AOE DIA-MES-ANO.EPS's 0. PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| MANUAL DE INDUCCION Y CON IDA REINDUCCION congo: | FECHADE T a ma ‘APROBACION: Pagina 23 de 03-09-2012 38 CON senT190 soci Q b) COHECH > PROPIO: El servidor publico que reciba para si_o para otro, dinero u otra utilidad, 0 acepte promesa remuneratoria, directa 0 indirectamente, para retardar un omitir un acto propio de su cargo, 0 para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales IMPROPIO: El servidor publico que acepte para si o para otro, dinsro u otra utiidad 0 promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el ‘desempefio de sus funciones. a > COHECHO POR DAR U OFRECER: El que dé u ofrezca dinero u otra utilidad 3 servidor piblico, en los casos previstos anteriormente. ¢c) CELEBRACION INDEBIDA DE CONTRATOS: Cuando se viole el regiamento legal o constitucional de inhabilidades ¢ } Interés indebido en la celebracién de contratos, es cuando el servidor piiblico que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operacién en que deba intervenir por razén de su cargo o de sus funciones. Contrato sin cumplimiento de requisites legales. Cuando el servidor publico que por razon del ejercicio de sus funciones tramita contrato sin observancia de los requisites legales > esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos. d) TRAFICO DE INFLUENCIAS: Cuando el servidor piblico que utiice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la funcién, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor piblico en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer. ¢) ENRIQUECIMIENTO ILICITO: Cuando el servidor piblico que durante su vinculacién con la administracién, 0 quien haya desempefiado funciones publicas y en los dos (02) afios siguientes a su desvinculacién, obtenga para si o para otro, incremento patrimonial injustificado ELABORO. REVISO, APROBO, REVISION N° 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA oia.mes-As06, [PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO| Y a | MANUAL DE INDUCCION Y CON IDA | ____REINDUCCION COPIGO: | APROSACION Pina 34 de id Pa ce ae 03.09.2012 ae GON SENTIDO SOCIAL f) PREVARICATO: 7 ' » POR ACCION: Cuando el servidor publico que profiera resolucién, dictamen o concepto manifiestamente contrario ala Ley. > POR OMISION: Cuando el servidor piiblico que omita, retarde, rehise o deniegue un acto propio de sus funciones. g) ABUSOS DE AUTORIDAD Y OTRAS INFRACCIONES: > POR ACTO ARBITRATIO E INJUSTO: Cuando el servidor publico que fuera de los casos especialmente previstos como conductas punibles, con ocasién de sus funciones 0 excediéndose en el ejercicio de ellas, cometa acto arbitrario e injusto r > POR OMISION DE DENUNCIA: Cuando el servider pliblico que teniendo conocimiento de [a comisién de una conducta punible cuya averiguacién deba adelantarse de oficio, no dé cuenta a la autoridad REVELACION DE SECRETO: Cuando el servidor publico que indebidamente dé a conocer documento o noticia que deba mantenerse en secreto de reserva, ie > UTILIZACION DE ASUNTO SOMETIDO A SECRETO DE RESERVA: Cuando el servidor publico que utlice en provecho propio o ajeno, descubrimiento cientiico, u ‘tra informacién 0 dato llegados a su conocimiento por razén de sus funciones y que deban permanecer en secreto 0 reserva » UTILIZACION INDEBIDA DE INFORMACION OFICIAL PRIVILEGIADA: Cuando el servidor publico que como empleado 0 directive o miembro de una Junta Directiva u 6rgano de administracién de cualquier entidad pliblica, que haga uso indebido de! informacién que haya conocido por razén o con ocasién de sus funciones y que no sea objeto de conacimiento pilblico, con el fin de obtener provecho para si o para un tercero, sea éste persona natural o juridica. > ASESORAMIENTO Y OTRAS ACTUACIONES ILEGALES: EI servidor piblico que ilegalmente represente, litigue, gestione o asesore en asunto judicial, administrative 0 paticivo. ELABORO: REVISO: ‘APROBO: | REVISION N° 7 { 001 PAN RGSC GERENTE GENERAL FECHA L DIAMES-ANO |EPS's & CONUIDA ae congo, | FECHA DE PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO) MANUAL DE INDUCCION Y APROBACION: Pagina 36 de | 0309-2012 36 clei CON SENTIDO SOCIAL »® INTERVENCION EN POLITICA: Cuando el servidor piblico que ejerza jurisdiccién, autoridad civil 0 politica, cargo de direccién administrativa, o se desempefie en los 6rganos judiciales, electorales, de control, que forme parte de Comités, Juntas o Directorios Politicos, o utilice su poder para favorecer o perjudicar electoralmente a un candidato, partido o movimiento politico. > EMPLEO ILEGAL DE LA FUERZA PUBLICA: Cuando el servidor piblico que ‘obtenga el concurso de la fuerza publica o emplee la que tenga a su disposicion para ‘consumar acto arbitrario o injusto, 0 para impedir o estorbar el cumplimiento de orden legitima de otra autoridad > OMISION DE APOYO: Cuando el agente de la fuerza publica que rehuise o demore indebidamente el apoyo pedido por autoridad competente, en la forma establecida por la ley, h) USURPACION Y ABUSO DE FUNCIONES PUBLICAS > El particular que sin autorizacién legal ejerza funciones publicas > El que nicamente simulare investidura 0 cargo piblico 0 fingiere pertenecer a la fuerza publica > El servidor piiblico que abusando de su cargo realice funciones pUblicas diversas de las que legalmente le correspondan. CAPITULO 3: DEFINICION Y MODALIDAD DE ACOSO LABORAL El acoso laboral puede darse, entre otras, bajo las siguientes modalidades generales: * Maltrato Laboral: Todo acto de violencia contra la integridad fisica o moral, la libertad fisica 0 sexual y los bienes de quien se desemperie como empleado o trabajador; toda expresién verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral © los derechos a la intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relacién de trabajo de tipo laboral 0 todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de quien participe en una relacién de trabajo de tipo laboral. + Persecucién Laboral: Toda conducta cuyas caracteristicas de reiteracién o evidente arbitrariedad permitan inferir el propésito de inducir la renuncia del empleado o trabajador, mediante la descalificacion, la carga excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir desmotivacién laboral [ ELABORO: PAN REVISG: ‘APROBO: REVISION NF 001 RGSC GERENTE GENERAL FECHA 1 |% EPS's MANUAL DE INDUCCION Y CON VIDA eae coieo: | FECHA DE | ‘APROBACION: Pagina 35 de iti iia Sal 03-09-2012 6 @ PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO] con sen71p0 SociaL Discriminacién Laboral: Todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar © nacional, credo religioso, preferencia politica o situacién social que carezca de toda razonabilidad desde el punto de vista laboral Entorpecimiento Laboral: Toda accién tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la labor o hacerla mas gravosa o retardara con perjuicio para el trabajador 0 empleado. Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras, la privacién, ocultacién o inutilzacién de los insumos, documentos o instrumentos para la labor, la destruccién o pérdida de informacién, el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrénicos. Inequidad Laboral: Asignacién de funciones a menosprecio del trabajador Desproteccién Laboral: Toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad y la seguridad del trabajador mediante ordenes o asignaciones de funciones sin el cumplimiento de los requisitos minimos de proteccién y seguridad para el trabajador. DOCUMENTOS RELACIONADOS: RH-SAF-004 PLEGABLE PROGRAMA DE INDUCCION RH-SAF-005 PLEGABLE PROGRAMA DE REINDUCCION F-RH.008 FORMATO EVALUACION PROGRAMA DE INDUCCION F-RH-009 FORMATO EVALUACION PROGRAMA DE REINDUCCION ELABORO REVISO: ‘APROBO: REVISION NP 001 PAN RGsc GERENTE GENERAL FECHA DIA-MES-ANO.