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SIMBOLOS PARA CURSOGRAMAS

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CLASE PRACTICA 06/10/2006 ORSNA Sandra DAgostino 1.0

Cursogramas

1. Cursogramas

El Cursograma es un modelo esquemtico de un procedimiento que utiliza la forma grfica como

medio de expresin. Para la confeccin de los mismos se utilizan smbolos y reglas
convencionales.

Los smbolos se emplean para caracterizar las diversas acciones o situaciones que se puedan
presentar en un procedimiento. Existen normas que rigen la forma de presentacin y disposicin
de los smbolos.

Los cursogramas constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica

del flujo de acciones de un procedimiento, registrando su secuencia y sus relaciones funcionales
con las distintas reas o funciones de la Organizacin involucradas en el proceso analizado.

2. Normas de representacin simblica

a). Direccin del diseo

En razn de que la secuencia de las operaciones que integran un cursograma se desplazan en

el doble sentido: vertical y horizontal, la representacin grfica normal del procedimiento, que
en lo posible deber respetarse, debe ser descendente en su orientacin vertical y en direccin
de izquierda a derecha en el sentido horizontal. Excepcionalmente, puede ser ascendente si se
desea indicar un retroceso en el procedimiento motivado por economa de espacio.

b). Disposicin de los smbolos

Los smbolos se ubican dentro de las columnas, con separaciones verticales suficientes para
que el desarrollo de las correspondientes leyendas aclaratorias, sean cercanas a los smbolos
o descriptas en una columna especial. Las distintas columnas indican el rea o sector que
ejecuta las acciones indicadas por los smbolos.

Atendiendo a razones de necesidad de diagramacin, los smbolos pueden ocupar en el

Cursograma una posicin inicial, media o final:

La posicin del smbolo ser inicial cuando no llegue al mismo ninguna lnea, pero si partan
de l una o ms lneas. Pueden ocupar sta ubicacin los smbolos de Operacin, Archivo
Transitorio y Definitivo, Proceso no Representado y Conector.

Cuando est ubicado en posicin media, el smbolo puede recibir una lnea de traslado y
de l partir una o ms. Pueden adoptar esta ubicacin todos los smbolos a excepcin del
de Destruccin.
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Smbolo final es aquel al que llega una lnea de entrada pero de la que no sale ninguna.
Pueden tener esta ubicacin los smbolos de Operacin, Archivo Definitivo, Destruccin,
Proceso no Representado y Conector

c). Traslado de informacin

Comunicaciones de Traslado de informacin

Lneas de traslado de informacin:

Para dibujar el traslado de la informacin (generalmente se opera a travs del
movimiento fsico del elemento que soporta a la misma) se utilizan lneas rectas
continuas, indicndose el sentido de las mismas con una flecha. La flecha no ser
necesaria para las lneas descendentes.

Lneas de toma de informacin:

Para dibujar la toma de informacin (en este caso no existe movimiento fsico del
elemento que soporta a la misma) se utilizan lneas rectas discontinuas, indicndose su
sentido con una flecha. Esta no ser necesaria para las lneas descendentes

Cruce de Lneas:
Por razones de claridad de diseo, debe evitarse o minimizar el cruce de lneas. Cuando
los cruces sean inevitables, se utilizarn puentes de media circunferencia. Este
puente se dibujar sobre la lnea que cruce a otra ya trazada. La concavidad del
puente debe coincidir con la orientacin de la lnea que se est cortando.

Orden: A-B Orden: A-B-C

A A C

B B

Uniones de lneas o secuencias:

Se efectan formando ngulos rectos, tanto en el caso de varias lneas convergentes a
un smbolo, como continuacin de una misma lnea que cambia de direccin.

Entrada y salida de lneas a los smbolos :

La regla general determina que la entrada de lneas deber efectuarse por la parte
superior o lateral del smbolo, y la salida por la parte inferior o lateral. Es importante
agregar que la llegada lateral a un smbolo debera efectuarse por el lado izquierdo, y la
salida lateral por el lado derecho.
Solo puede entrar una lnea de traslado a cualquiera de los smbolos y slo puede salir
una, salvo para el smbolo de alternativa (del que pueden salir hasta tres), del smbolo
formulario (del que pueden entrar o salir una o varias lneas de secuencia) y el smbolo
de operacin simultnea (en cuyo caso cualquier smbolo de accin puede tener mayor
cantidad de lneas de traslado).
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En cuanto a lneas de toma de informacin, puede entrar una a cada smbolo y salir
tantas como sean necesarias. Cuando a un mismo smbolo converjan varios cursos de
accin o se tome informacin de distintos orgenes, se procede a unir las lneas
correspondientes antes de su entrada o luego de su salida.

d). Smbolos utilizados

El IRAM, Instituto Argentino de Normalizacin, en sus Normas:

NA 34501 Procedimientos Administrativos. Smbolos para la representacin grfica
NA 34502 Procedimientos Administrativos. Tcnicas para la representacin grfica
NA 34503 Procedimientos Administrativos. Lineamientos generales para el diseo de
formularios para la representacin grfica establece los smbolos que se utilizan en la
representacin grfica de procedimientos administrativos.

La Secretara de la Funcin Pblica ha publicado Guas de Metodologa para la elaboracin

de Manuales de Procedimientos en las que acepta las Normas IRAM y propone a su vez
algunos smbolos adicionales.

Los smbolos que se utilizarn en los cursogramas se presentan en la siguiente pgina.

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Representa Smbolos Denominacin Utilizacin

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin
de informacin o decisin. Por lo general representa acciones de
Operacin
emisin de formularios, incorporacin de datos o autorizaciones sobre
el mismo, de consulta, firma, cumplimiento, etc.
Actividades
Representa toda accin de verificacin, que se realice en el
procedimiento: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,
Control
comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, de
autorizaciones y de niveles de autorizacin, etc.
Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un
acontecimiento esperado. Respecto al ordenamiento requerido de la
documentacin que se encuentra en situacin de espera, no es
Actividades Demora imprescindible que se siga un criterio determinado. Sin embargo, puede
resultar conveniente, en algn procedimiento administrativo en
particular, que la documentacin que permanece demorada sea
ordenada de conformidad con la necesidad del mismo.
Representa el almacenamiento sistemtico, en forma temporaria, de
elementos portadores de informacin. Se denominan elementos
Archivo
portadores de informacin no solamente a formularios o registros
Transitorio
factibles de lectura humana, sino tambin a los archivos magnticos y
otros elementos de almacenamiento de informacin como el microfilm.
Representa el almacenamiento sistemtico, en forma permanente de
elementos portadores de informacin. Como se puede observar, se
identifica por su carcter de permanencia, esto es, se diferencia del
archivo transitorio en razn de mantenerse en tal carcter por lapsos
Archivo Definitivo
ms prolongados. Los motivos que pueden determinar la necesidad de
Actividades sta permanencia pueden surgir de disposiciones legales, o bien
pueden ser resultado de requerimientos de los procedimientos a los
que, ante consultas, alimentan con informacin.
Representa la eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o
no el elemento portador de la misma. El elemento portador de la
informacin puede ser un archivo magntico (disco o cinta) y, en tal
caso, ste puede ser borrado y volver a utilizarse para soportar una
Destruccin
nueva informacin. Un ejemplo de destruccin directa del soporte sera
el caso de un ejemplar de formulario, tal como una copia de una orden
de pago que se mantienen durante un lapso en un archivo transitorio,
vencido el cual se microfilma y se destruye.
Se utiliza para indicar que en el procedimiento administrativo pueden
originarse distintos cursos de accin, u optar de distintos modos, sea
Alternativa
sobre la base de decisiones programadas o no, segn instrucciones
que prevn distintas situaciones.
Representa el desplazamiento fsico del elemento portador de la
informacin y es la conexin entre los diferentes smbolos de
Traslado
procedimientos. La flecha indica el sentido de circulacin. En general,
Cursos De Accin se dibuja verticalmente.
Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento
fsico del elemento que la porta. La flecha indica el sentido de
Toma De circulacin de los datos. De sta forma se representa todo dato que se
Informacin extrae, en general, de ficheros, archivos, listados, etc. Y que se
incorporan de alguna manera al procedimiento administrativo. <puede
tratarse tambin de informacin verbal
Representa el nexo entre partes de procedimientos o procesos. Se lo
utiliza para solucionar las siguientes situaciones:
Conector Conectar smbolos de un mismo cursograma que se encuentran
dibujados en pginas sucesivas.

Unin o Vincular distintos cursogramas entre s.

Vinculacin Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que,
definidas, no interesa representarlas o no es necesario. Generalmente
Proceso No se utiliza cuando se trata de procedimientos que se llevan a cabo fuera
Representado de la organizacin o cuando se quiere simplificar la diagramacin
eliminando aquellos pasos que no hacen a la situacin representada
especficamente.

Representa el elemento portador de la informacin a todo vehculo de

Soporte De
Formulario informacin escrita, o de otro tipo, impreso o no, tales como: grficos,
Informacin notas, memorndums, microfilm, discos magnticos, CD rom, etc.
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Representa Smbolos Denominacin Utilizacin

Operacin Tareas que se realizan mediante el uso de computadoras. Conviene
Electrnica indicar el programa o sistema utilizado
La representacin de formularios con varios ejemplares, se dibujan
superpuestas y ligeramente desplazadas tantas figuras como cantidad
de ejemplares se utilicen. La superposicin se muestra generalmente
Simbolos Y Reglas 1
hacia abajo y a la derecha, indicando el nmero correspondiente a cada
Adicionales 2 Formulario ejemplar:
3 Varias Copias Original: 1
4
Duplicado: 2
Triplicado: 3
Cuadruplicado: 4
Es una accin conjunta que se realiza simultneamente y en forma
Operacin conjunta, sobre dos o ms ejemplares dentro de un mismo documento
Simultanea o de documentos diferentes. La vinculacin se representa con una
doble lnea entre los smbolos, sin indicar sentido en las lneas.

La representacin consiste en un smbolo de operacin seguido a

Emisin
continuacin por el smbolo representativo de formulario o de otro
Formulario
soporte de informacin.

Se representa mediante un smbolo de operacin del que surgen tantos

Desglose De
documentos como partes en que se desglosa el documento principal.
Formulario En
Los documento desglosados se denominan con el mismo nombre que
Dos Partes
el principal seguido de un nmero indicativo del desglose.

Para la distribucin de ejemplares, esto es el traslado de los mismos

desde el sector en que se encuentran hasta otros sectores integrantes
del cursograma, se dibujan las lneas de traslado de salida partiendo
Distribucin De de cada uno o de cada grupo de ellos que tengan igual destino. Cuando
Ejemplares dos o ms ejemplares sigan un mismo curso de accin, se unirn sus
vrtices con una lnea, de cuyo centro partir la lnea de traslado.
Excepcionalmente, para simplificar el dibujo y esencialmente para evitar
el cruce de lneas, puede alterarse el orden de los ejemplares.
Operacin Y Cuando se realice una operacin y un control en forma simultnea, se
Control podrn representar ambas inscribiendo el smbolo de operacin dentro
Simultaneo del smbolo de control.
Simbolos Y Reglas
Adicionales En el caso de tres o ms opciones, se indica el trazado de una sola
Alternativa Con
lnea desde el smbolo, la cual se reunifica en forma horizontal o
Varias Opciones
vertical, con el nmero de lneas necesarias.

Se utiliza dentro de una misma pgina para evitar cruces excesivos de

lneas, que hagan poco legible la gratificacin.
A Conector Dentro A modo de ejemplo:
De La Misma
B el procedimiento viene del punto A en la misma pgina
Pagina
el procedimiento contina en el punto B en la misma pgina

Se utiliza para indicar el salto del cursograma a otra pgina, a modo de

ejemplo:
2
Conector Entre el procedimiento viene de pgina N 2
8 Paginas el procedimiento contina en pgina N 8

Se utiliza en la iniciacin o en la terminacin de procedimientos o

Conector De procesos. Est totalmente definido cuando incluye el cdigo del
Procedimientos procedimiento o proceso. Cuando marca la terminacin, si se incluye el
O Inicializador texto FIN, significa que no existe ningn enlace con otro
procedimiento o proceso.
Se representa el disco rgido del sistema (estando conectado en red) o
Disco Rgido Del de la PC. Significa un soporte magntico de la informacin, fcilmente
Sistema O PC accesible para su lectura o guardado.