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ArchivoGeneral
UniversidadCarlosIIIdeMadrid

MANUALDE
ORGANIZACINY
TRATAMIENTODE
DOCUMENTACINPARA
ARCHIVOSDEOFICINA

SUMARIO
1.PORQUHADEEXISTIRUNARCHIVOENLAUNIVERSIDAD?.

2.QUDOCUMENTACINFORMAPARTEDELARCHIVODELA
UNIVERSIDAD?.

3.QUELEMENTOSCONSTITUYENELSISTEMADEARCHIVOSDELA
UNIVERSIDAD?.

4.PORQUUNARCHIVODEDOCUMENTOSNOESUNALMACNDE
PAPEL?.

5.CMODEBOORGANIZARLOSDOCUMENTOSDEMIOFICINA?

6.QUDOCUMENTACINDEBOELIMINARENMIOFICINA?

7.CUNDOYCMOREALIZARTRANSFERENCIASALARCHIVO
GENERAL?

8.QUHACEMOSENELARCHIVOALRECIBIRLADOCUMENTACIN?.

9.CMOPUEDOSOLICITARUNDOCUMENTOALARCHIVO?.
10.INFORMACINDECONTACTO,ARCHIVOGENERALDELA
UNIVERSIDADCARLOSIIIDEMADRID.

1.PORQUHADEEXISTIRUNARCHIVOENLAUNIVERSIDAD?.

Porque el incremento constante del volumen documental de la

Universidad hace necesaria la normalizacin de la gestin de la
documentacinadministrativa,ascomolaaplicacindecriteriosdecalidad
y eficacia en la organizacin y acceso a la documentacin que genera la
Universidad.

Porque los organismos pblicos estn obligados a organizar y

conservarlosdocumentosquegenerenenelejerciciodesusactividades,
segnloestablecidolalegislacinespaola.

Porque toda la documentacin producida por la Universidad forma

partedesupatrimoniodocumentalydesumemoriahistrica.

2.QUDOCUMENTACINFORMAPARTEDELARCHIVODELA
UNIVERSIDAD?.

ElpatrimoniodocumentaldelaUniversidadestformadoporelconjuntode
documentos, generados, recibidos o reunidos por:los rganos rectores y de
gobiernodelaUniversidad,laspersonasfsicasalserviciodelaUniversidaden
el ejercicio de su actividad administrativa, docente e investigadora y las
personas fsicas o jurdicas, ajenas a la Universidad, que hagan donacin o
cesinexpresadesusdocumentos,unavezquehayasidostaaceptada.
3.QUELEMENTOSCONSTITUYENELSISTEMADEARCHIVOSDELA
UNIVERSIDAD?.

Losarchivosdegestinuoficina,Losdocumentosexistentesenlos
archivosdelosrganosdegobiernoylasunidades administrativasyde
serviciosdelaUniversidad,incluidoslosdepartamentos,conservanla
documentacinquegeneranhastaelfinaldesutramitacinyduranteel
periododevigenciaadministrativa.Laconservacinylacustodiadelos
documentosexistentesenlosarchivosdegestinesresponsabilidadde
losJefesdelasunidadesdelasqueformenparte,quienestienenel
deberdedesignarunoomsresponsablesqueasumanlaclasificacin
yordenacindelosdocumentosdeacuerdoconlasdirectricesque
establezcaelArchiverodelaUniversidad,quienentodomomentopodr
observarsucumplimiento.

ElArchivoGeneral,unidadespecializadaenlasfuncionesdegestin,
conservacin(temporaloindefinida),accesoy consultadelosdocumentos.

El fondo del Archivo General se forma principalmente a partir de las

transferenciasdelosarchivosdeoficinasderganos,servicios,centros,etc.de
la Institucin, siendo imprescindible, por lo tanto, una buena coordinacin
entre el Archivo General y los archivos de oficinas para trabajar
conjuntamente en la normalizacin de los procedimientos de organizacin de
los documentos en las oficinas y el establecimiento de las transferencias de
documentacin alArchivo.
4.PORQUUNARCHIVODEDOCUMENTOSNOESUNALMACNDE
PAPEL?

ALMACENDEPAPEL ARCHIVODEDOCUMENTOS

Papeles apilados, diarios, boletines,Documentos importantes que hay que

fotocopias... conservarclasificadosyordenados.
Inventario de los documentos con la
Pocaspersonassabenloquehay.
descripcincorrespondiente.
Losdocumentosllegancomopueden.Trasladoorganizado.
Cada persona conserva o elimina loCriterios nicos de conservacin y
quelepareceoportuno. eliminacin.
Es difcil encontrar y consultar unConsulta y prstamo de la documentacin
documento. deformagil.
Todoelmundopuedeacceder. Accesoparaelpersonalautorizado.
Manual de gestin de documentacin y
No hay normas de archivo ni de
archivos y cuadro de clasificacin
clasificacin.
corporativo.

5.CMODEBOORGANIZARLOSDOCUMENTOSDEMIOFICINA?

Losexpedientesdearchivoseguardanencarpetasysubcarpetasenlasque
sehandehacerconstarlossiguientesdatos:
NombredelServicioyUnidad
Cdigoyttulodeclasificacin(cuandosedispongadeellos)
Ttulopropiodelaserie.Unaseriedocumentalesunconjuntodeexpedientes
referidos al mismo trmite administrativo. Por ejemplo matriculaciones,
exmenes,etc.
 Aos:aodeoberturaycierredelexpediente
Opcionalmentesepodrhacerconstarelttulopropiodelexpedienteyotras
observacionesqueseconsiderennecesarias.

El Archivo General puede facilitar a las Unidades administrativas carpetas

normalizadasdecartulinaysubcarpetasdepapeldiseadasparaesteuso.

CarpetanormalizadadelArchivoGeneral SubcarpetanormalizadadelArchivo
General

Sealizacin de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y de

consultamenosfrecuenteseguardanencajasdecartndearchivodefinitivo
que debern llenarse sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas
semivacas hasta su transferencia al Archivo General, de acuerdo con el
calendario de transferencia que se establezca en cada caso. Estas cajas
normalizadaspuedensolicitarsealArchivoGeneral.

Enellomosecolocarunaetiquetaconlossiguientesdatos:

NombredelServicioyUnidad.
Cdigodeclasificacinyttulo.
Ao(s).
Nmerodeorden.
6.QUDOCUMENTACINDEBOELIMINARENMIOFICINA?

1. Las copias y los duplicados de documentos originales que estn

perfectamentelocalizados.
2. Las copias y duplicados de documentacin contable, cuyos originales
estnbajolacustodiadelaDireccinEconmicoFinanciera
3.Lasnotasinternas,cuandonoformanpartedeuntrmiteynocontengan
informacinrelativaaalgnprocedimientoadministrativo.
4. Los mensajes electrnicos que contengan una comunicacin no incluida
enalgnprocedimientooseanequivalentesaunacomunicacintelefnica.Sin
embargo,squeseconservarnlosdocumentosasociadosalmensajede
correo,siemprequehaganreferenciaaunprocedimiento.
5.Losborradoresdedocumentosquesehayanutilizadoparalaelaboracin
deundocumentodefinitivo
6. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas.
Sin embargo, s que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos,
carteles, fotografas o publicaciones impresas relativas a la UC3M y a las
actividadesorganizadasporlaInstitucinorealizadasenella.
7.Loscatlogosypublicacionescomerciales.
8.Losfaxes,siemprequeseconservenlosoriginalesdeldocumento.
9.Ladocumentacindeapoyoinformativo(fotocopiasdeBOE,BOCAMu
otras publicaciones oficiales, etc.), que ya se ha tratado en apartados
anteriores.

7.CUNDOYCMOREALIZARTRANSFERENCIASALARCHIVO
GENERAL?

Latransferenciaeselprocedimientomedianteelcuallosdocumentospasan
delosArchivosdegestinodeoficinaalArchivoGeneral,conlafinalidadde:

Evitarlaaglomeracindedocumentosenlasoficinasydescargarlasde
aquelloscuyousoespocofrecuente.
TraspasaralArchivogenerallasfuncionesdegestin,conservacin
(temporaloindefinida),accesoyconsultadelosdocumentos.

1) El primer paso es ponerse en contacto con el Archivo General para

acordarlasfechasdetrasladoyaclarardudasrespectoalaformadeenviarla
documentacin
La unidad administrativa debe cumplimentar el formulario Hoja de
transferencia de documentos, cuyo modelo se puede obtener en la pgina
WebdeArchivoGeneralyenviarporcorreoelectrnicoenficheroadjunto.

Ladocumentacinobjetodetransferenciadeberestarorganizada:

2)Preparacindelosdocumentosparatransferir:

a)Revisarlosdocumentos:
Comprobar que no falta ningn documento dentro de los expedientes o
expedientesdentrodelaseriedocumental.
Verificar la ordenacin correcta (numrica,cronolgica o alfabtica...) de los
documentos.
Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados,
borradores... y todoslos documentos que no estn relacionadosdirectamente
conelasuntooactividadparaelcualsehaconstituidoelexpediente.
Los expedientes deben estar libres de clips, GRAPAS, gomas, carpetas de
plsticoocualquierotroelementoquepudieseafectarasuconservacin.

b)Agruparlosdocumentosenexpedientesdeacuerdoconlaordenacinde
los asuntos o actividades a los cuales se refieren. En el caso de que se
considereimprescindiblemantenerunidosvariosdocumentosenelinteriordel
expedientesepuedenutilizarsubcarpetasdehojasdeDINA3.

ENCASODEQUENOHAYAMOSORDENADOELEXPEDIENTEAMEDIDA
QUELOCREBAMOS,DEBEMOSPROCEDERASUORGANIZACIN
ANTESDESUENVOELARCHIVO.

ELARCHIVOGENERALNOADMITIRDOCUMENTACINSUELTANI
GUARDADAENCONTENEDORESQUENOSEANLASCAJAS
NORMALIZADAS.

Rotulacindelascajas:
oNmerodeidentificacindelacajadentrodelatransferencia,alpiz.Esta
numeracinsercorrelativaysecorresponderconelnmeroasignadoenla
Hoja de transferencia de documentos, procedimiento que se describe en el
siguienteapartado.
oUnidad/CentrooServicio
oNombredelaseriedocumentalquecontiene.
oAo/s:primerayltimafechadeladocumentacincontenidaenlacaja.
EsimprescindiblequelasOficinasanotenalpizenellomodelascajas
lanumeracincorrelativadelascajasquesetransfieren,conobjetodeque
elArchivopuedaidentificarlasdentrodelatransferenciaycotejarelcontenido
delasmismasconlosdatoscumplimentadosenlaHojadetransferencia.
Redaccindelahojadetransferenciadedocumentos:

ElresponsabledelArchivodeoficinacumplimentarlaHojadetransferencia
de documentos, cuyo modelo est disponible en la pgina Web del Archivo
General.
En la Hoja de transferencia de documentos, la oficina remitente har
constarlossiguientesdatos:

a)Datosdelacabecera:
oNombredelrganoremitente.
oNombre,telfonoydireccindecorreoelectrnicodelresponsabledel
archivodegestin.
oFechadelatransferencia.
oNmerototaldecajasdearchivoquesetransfieren.

b)Descripcin:

oNmerodeordendecadaunadelascajasquecomponenlatransferencia.
(Elltimonmerohadecoincidirconelntotaldecajasdelatransferencia).
oDenominacindelaserieycontenidoespecficodecadacaja.
o Fechas extremas (Primera y ltima delos documentos contenidos en cada
caja).
Formalizacindelatransferencia
Una vez que la transferencia est preparada, se concretar con el Archivo
Generallafechadetraslado.
EltrasladodelosfondosdocumentalesalArchivoGeneralesresponsabilidade
ir a cargo del organismo remitente a travs de la correspondiente incidencia
detraslados.
 PASOSPARATRANSFERIRDOCUMENTACINALARCHIVOGENERAL

1. Consultar con el Archivo General qu fecha tengo

asignadaparaenviardocumentacin.

2.Preparacindeladocumentacinparasuenvo.

3.CumplimentarFormulariodetransferencia

4. Envo de formulario de transferencia por correo interno y

porEmail

5. Traslado de documentacin al archivo (incidencia de

traslado)

8.QUHACEMOSENELARCHIVOALRECIBIRLADOCUMENTACIN?

ElArchivoGeneralrealizaracontinuacinlassiguientestareas:

1.Comprobarlaconformidadentreloreseadoenlahojadetransferenciayla
documentacin recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja
serdevueltaasuremitenteparasubsanarloserroresdetectados.

2.Devolveralaoficinacorrespondienteunejemplardelahojadetransferencia,
firmada y sellada por el Archivo General, como confirmacin de que la
transferencia ha sido realizada, en la que se incluir la signatura topogrfica
queselehayaadjudicadoenelArchivo.

3.Lascopiasdelashojasdetransferenciahandeserguardadasyordenadas
porelOrganismoremitenteyconocidasporsupersonal.
9.CMOPUEDOSOLICITARUNDOCUMENTOALARCHIVO?

1. La unidad administrativa de la UC3M que desee solicitar un prstamo de

documentacin al Archivo General, debe hacer uso del formulario de solicitud
deprstamoenlapginaWebdelArchivoGeneral.Tambinsepuedenrecibir
peticionesdeprstamoportelfonoocorreoelectrnico.

2. Si una unidad administrativa solicita un prstamo de documentacin con

valoradministrativodelaquenohasidoproductora,debedirigirlapeticinala
unidadadministrativaresponsabledelprocedimiento.

3. Una vez que el Archivo General recibe la peticin, se prepara la

documentacin solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria,
acompaadaporelformularioendondeelArchivohaconsignadolosdatosde
nmerodeprstamo,fechadedevolucinyhafirmadoyfechadoelenvodel
prstamo.

4.Dentrodelplazodeprstamoestablecidolaunidadadministrativadevuelve
la documentacin al Archivo General, junto con el formulario en donde ha
fechado,firmadoyselladoladevolucin.

5.Silaunidadadministrativatienerazonesparamantenerelprstamodurante
unplazomsampliodelestablecido,esnecesarioquesoliciteunaprrrogaal
ArchivoGeneral.

6. La documentacin se devuelve al Archivo General sin modificaciones. Si

fuera necesario aadir al expediente algn documento, el responsable de la
unidad administrativa lo har constar en la portada de la carpeta
correspondienteyadvertirdeelloalArchivoGeneral.

7. En caso de prdida o deterioro de la documentacin, la responsabilidad

recaeenlapersonadelaunidadadministrativasolicitantedelprstamo.

8. Una vez recibida la documentacin prestada, el Archivo General remite al

prestatarioelformularioconelacusederecibofechado,firmadoysellado.
 10.INFORMACINDECONTACTO
ARCHIVOGENERALDELAUNIVERSIDADCARLOSIIIDE
MADRID.

SedeCampusdeLegans SedeCampusdeGetafe

EdificioBibliotecaReyPastor, EdificioBibliotecaMaraMoliner,
Despachos:3.0.B.07y3.0.B.08 Despacho:12.28

Ext.9079/9080 Ext.9790/9341
Fax9066 Fax9783

Email:archgeneral@uc3m.es