Control de Documentos y

Registros

CODIGO PROC CDR 07

 Procedimiento obligatorio del Sistema de
Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros

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Cdigo :PROC-CDR- Versin formato: 07

Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestin de Calidad

Control de documentos y registros.

1. Objetivo

Establecer la metodologa para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos

asociados a los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin Municipal
de Lo Prado; segn el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodologa para
asegurar que los registros estn debidamente identificados, almacenados, protegidos,
accesibles, legibles; as como el tiempo de retencin y su disposicin

2. Alcances

El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del
Sistema de Gestin de Calidad, segn el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.

3. Trminos y Definiciones

Concepto Definicin

SGC Sistema de Gestin de calidad

SG Secretario General

RP Responsable de proceso

CMLP Corporacin Municipal de lo Prado

RDGC Representante de la Direccin de SGC

Documento interno Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma

parte del Sistema de Gestin de Calidad Ejemplo: Manual de
calidad, revisin de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de
seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.

Documento externo Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo:

Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones tcnicas u
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otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP

Documento Se entiende como documento controlado todo documento que

Controlado forma parte del Sistema de Gestin de Calidad y que requiere de
una lista de distribucin, de forma de asegurar que sean usados
slo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos, para la realizacin de las actividades. Los
documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o
externos.

Documento Documento que ha sido reemplazado por la versin

Obsoleto inmediatamente siguiente.

Procedimiento Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades

que el personal debe realizar en cada proceso.
Instructivo: Manera especfica de realizar una actividad. Su objetivo es
complementar los pasos de un proceso, detallando ms claramente
los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad
esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo
para la realizacin de procedimientos del SGC de la CMLP.

Diagrama de Flujo Representacin grafica de secuencia de las actividades de un

proceso.

Formato Documento empleado para el registrar informacin que da

evidencia de la ejecucin de una actividad. Normalmente, se debe
nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles
en la Web de la CMLP

Manual de la Documento controlado que describe el Sistema de Gestin de

Calidad ISO 9001 Calidad y sus elementos.

Registros Se entiende por registro, a todos los documentos generados como

resultados de un proceso y/o durante la ejecucin de una accin,
con fines de dejar una constancia que dicha accin fue hecha y
conservar sus resultados para posterior anlisis. El trmino
"registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y
cualquier otra documentacin que registre resultados obtenidos o
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proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros

pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrnicos
u otros, establecindose en cada caso los respaldos necesarios.

Registros internos Registros generados dentro de la CMLP

Registros externos : Registros generados por cualquier organizacin, fuera de CMLP

Tiempo de retencin Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben

permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este
tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los
cuerpos legales respectivos

Medio de soporte Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte

informtico o en papel; tomndose las medidas precisas para
garantizar su perfecto estado de conservacin

Recuperacin Acto que permite acceder a los registros de manera rpida. Por lo
tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o
carpetas tanto fsicas como electrnicas identificadas y destinadas
para su proteccin.
Proteccin Actividad que protege los registros impresos colocndolos en
carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para
su conservacin; evitando su maltrato, extravi o dao.
Nota: (si algn registro se daara o extraviara se deber reponer).
Adems, cuando un registro es electrnico, la cuida, realizando
respaldos quincenales de la informacin en dispositivos de
almacenamiento extrable; asimismo se cuenta con software
antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario va servidor
establecido en la CMLP.
Disposicin Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su
tiempo de retencin

4. Funciones y Responsabilidades

SG
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Aprueba toda la Documentacin del SGC. Todos los documentos del SGC deben
contar con aprobacin.

RSGC
Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del
SGC
Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin obligatoria del
SGC cada vez que se requiera
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del
SGC
Difundir los Documentos del SGC

RP

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin de su proceso
cada vez que se requiera.
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del
SGC.
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5. Diagrama de Flujo de proceso

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Continuacin
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Continuacin
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6. Descripcin de las Actividades del proceso.

Etapa Descripcin Evidencia

1 Elaboracin de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de Procedimiento

proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones segn el procedimiento de control de
de Control de documento y registro del SGC de la Corporacin Municipal de Lo documento y
Prado PROC-CDR-01. Adems, propone los documentos, formato, estructura, registros PROC-
especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus CDR
objetivos y sus actualizaciones. Luego enva al Responsable del SGC para gestionar
la aprobacin y su distribucin de dichas modificaciones. El Responsable del SGC
asigna cdigo al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROC-
CDR-01.

Las modificaciones a los documentos se identificarn en el apartado Registro de

modificaciones donde se indicar la versin, fecha de la modificacin, principales
puntos modificados, y resumen de modificaciones.

Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la

informacin de versin u otros elementos identificatorios aportados por el emisor.

Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado

o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el
registro debe comunicarse con el Dueo de Proceso respectivo para que genere el
formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se
identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deber
evidenciar los resultados, garantizando que la informacin sea legible, por medio de
un registro.

2 Revisin y aprobacin de las versiones oficiales de los procesos e PROC-CDR

instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobacin y
validacin a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las
modificaciones y distribucin en el SGC. La aprobacin del documento se obtiene a
travs de la firmas en el apartado registro de modificaciones segn las
especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia
controlada que est disponible en el archivador de documento controlado que
posee cada RP.

En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se

presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente
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establecido, la revisin se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna

cdigo segn lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01

3 Publicacin de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en Publicacin en

la pgina web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos la pgina web
oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en pgina (documento no
web estn en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del controlado)
documento. Adems, no contienen firma para evitar el mal uso.
4 Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el PROC-CDR
encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el
funcionamiento de sus procesos y el mtodo utilizado esta declarado en el manual
o procedimiento apartado control de registro segn PROC-CDR. El RPSGC es quien
controla los documentos internos de SGC y los externos

Adems, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los

Documentos oficiales del SGC ; adems estn en PDF disponible en la pgina web
de la Corporacin Municipal de Lo Prado e identificado como Documento NO
Controlado

Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la

carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro
y contiene el timbre de agua documento Obsoleto en caso de ser necesario su
uso.
5 Almacenamiento de los registros: Los registros debern almacenarse de acuerdo a
lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe
almacenarse en el lugar y por el tiempo de retencin que corresponda (se deben
cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro
debe protegerlo segn su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para
garantizar que este sea recuperable para su uso y/o anlisis posterior.

Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deber recuperar el

registro por medio de rutas, ya sea para una recuperacin digital o impresa. El
responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro
bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo
de Retencin.

Cumplido el perodo de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro

segn la accin definida en la columna Disposicin.
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7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental)

Almacenamiento
Identificacin
Lugar Medio de Tiempo de Disposicin
Proteccin Recuperacin
/responsables Soporte Retencin

Oficina

RD/notebook
RD/escritorio/
carpeta
corporacin/c
arpeta
Sistema de
gestin de
calidad
Of. de RSGC/ Sistema 2012/carpeta
Computador del
Matriz de electrnico computacion Obligatorios/c Hasta que Carpeta digital
Responsable del
Control de al de arpeta quede obsoleta
SGC respaldo cada Procedimient obsoleto
Documentos digital
15 das os
Obligatorios/c
arpeta
Procedimient
o ACP/ por
correlativo
/acta de
mejoramiento
xx

8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)

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INDICADORES:
DESCRIPCIN FORMULA DE META MBITO DIMENSIN SEGUIMIENTO
CALCULO
Este proceso no cuenta con
N/A N/A N/A N/A N/A
indicadores de gestin

9. Referencias ( ver instructivo estructura documental)

Ref.1: Norma ISO 9001

10. Anexos ( ver instructivo estructura documental)

Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC

Anexo 2: Formato Procedimiento

Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo

Anexo 4: Matriz Control de Documentos

11. Aprobacin y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)

Fecha de Fecha de la
Fecha Responsable aprobacin de la Responsable implementacin de Responsable
Modificaciones modificaciones la modificacin
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Responsable del Secretario Representante

01/03/2013 03/03/2013 03/03/2013
proceso General de la Direccin

Firmas de los
responsables.

Versin Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones

Modificados
00 02.11.2011 -Versin inicial Estandarizacin
04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la identificacin
de los cambios en los documentos. En
responsables se elimina el nombre y se
deja estandarizado, en funcin del
cargo.
05 15.11.2012 Revisin y actualizacin completa - Modificacin del Objetivo y campo
del Manual de la Calidad de aplicacin
- Modificacin de las Exclusiones del
alcance del SGC
- Modificacin de la Poltica de
Calidad y los objetivos
- Modificacin de la descripcin del
servicio
- Complementacin de los trminos
y definiciones
- Actualizacin del sistema de
Gestin de la calidad
- Revisin y actualizacin de la
responsabilidad de la direccin
- Modificacin de la descripcin de la
gestin de los recursos
- Complementacin del proceso
realizacin del servicio
- Actualizacin de la descripcin del
proceso medicin, anlisis y mejora
- Modificacin de la aprobacin y
Control de los cambios.
06 30-12-12 Captulo 2: Descripcin de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad
Corporacin Municipal de Lo - 2.3 Estructura Organizacional-
Prado Organigrama
07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versin del
manual de RRHH, Formulacin
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Presupuestaria y Rendiciones de
Educacin Fagem.