Cdigo:

Vigencia:

INSTRUCTIVO

Ttulo: Facturacin y Cobranzas

Usuario:
Responsable de Tesorera
Coordinador Ejecutivo
Asistente Comercial

Otras Unidades Intervinientes:

Analista de Movimientos
Gerente comercial
Comerciales

Aprobado por:

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Vigencia:

INSTRUCTIVO

Ttulo: Facturacin y Cobranzas

NDICE

PGINA

I. OBJETIVO.................................................................................................................................... 3
II. MBITO DE APLICACIN............................................................................................................ 3
III. CONSIDERACIONES GENERALES............................................................................................3
IV. INSTRUCTIVO.............................................................................................................................. 4

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

I. OBJETIVO

El objetivo del presente instructivo es establecer los pasos detallados para la facturacin, aplicacin
de las cobranzas y emisin de recibos.

II. MBITO DE APLICACIN

Las disposiciones contenidas en el presente procedimiento son de aplicacin a todas las Ventas de
Comercio Exterior y Mercado Interno

III. CONSIDERACIONES GENERALES

A. VIGENCIA

Los aspectos contemplados en el presente procedimiento deben aplicarse a partir de fecha.

B. DEFINICIONES GENERALES

N/A

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IV. INSTRUCTIVO

A. Autorizacin de cargas
1. Al momento de coordinar la carga de camiones el Asistente comercial debe imprmir la
autorizacin de la carga:

Disco local F//Maki//Copia Plan de Carga.xls

O.C: N de Orden de Caga, son nmeros correlativos que facilitan la trazabilidad

de las ordenes (este numero es registrado en la hoja de ruta de camiones por el
analista de movimientos)
Chofer / Patente: Ningn camin puede salir si el cliente no enva la orden de
carga identificado el camin y las patentes del mismo, en algunos casos no
tenemos esa informacin en el momento de la confecciones de la autorizacin de
la carga, con lo cual en ocasiones queda vacio.
Cliente: Nombre del cliente al que se le enva la mercadera
Factura: Se identifica cual es la empresa que factura la mercadera
Precio Neto: Informacin para facturar y para el control del crdito
Precio Con IVA: Informacin para facturar y para el control del crdito
Precio total final: Informacin para facturar y para el control del crdito
Descripcin de la carga: Informacin para facturar y para completar la hoja de ruta
del camin.
Cantidad: Informacin para facturar y para completar la hoja de ruta del camin.
Marca: Informacin para facturar y para completar la hoja de ruta del camin.
Sello: Informacin para facturar y para completar la hoja de ruta del camin.
FCA: Se detalla si la forma de venta, y hasta donde llega la responsabilidad del
molino sobre la mercadera vendida.
Autorizado: Firma quien verifica los crditos.

B. Control Crediticio

El Coordinador Ejecutivo deber verificar los saldos de los clientes a cobrar, de diferentes maneras
segn sea el caso:
Vendedores:
- Los vendedores tienen un contrato en el que establecen una garanta monetaria,
prendaria y/o hipotecaria por determinado valor y determinada cantidad de camiones.
- Si se establece una cantidad de camiones de crdito, si el monto de la garanta es
mayor al valor de dos camiones esto no posibilita el crdito de mas de dos camiones.
- Si el monto de la garanta es menor al valor de dos camiones, su crdito ser
equivalente en bienes al valor garantizado.
Directos: En el caso de clientes directos (posicin H), se sigue el mismo procedimiento que
para los vendedores pero para un cliente en particular, en este caso para realizar el informe
de duda global se puede utilizar el cdigo de cliente.

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Disco E//maki/molino/administracin/compartido Isabel/grupo de clientes.xls

1. Se deben controlar las cuentas de todos los clientes y completar el Excel con la
informacin que arroja el discovery:
i. Debe controlar el saldo global de cada cliente lo realizara de la siguiente manera:

2. Dentro del informe seleccionar en tipo de cliente el vendedor en cuesto (ej. Dinolfo, es la
primera posicin B, los dems parmetros quedaran variables es decir, *******)

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Desde cliente: No tipea nada

Hasta cliente: No tipea nada
Tipo de cliente: ingresa la primera posicin, segn el vendedor, de esta manera el
informe arrojara todas las deudas de los clientes de determinado vendedor.
Clientes: Ambos
Alfabtico: Si
Incluye Documentos: SI
Solo Crditos Excedidos: NO
Formato personalizado: Deja en blanco

3. Arrojara una pantalla que puede pasarse al Excel para su edicin, incluye:
i. Saldos en cero
ii. Saldos a favor del cliente
iii. Saldos deudores incluyendo cheques no acreditados
Obs cheque no acreditados: Solo incluye los cheques no acreditados en cartera. En el caso que el cheque se haya entregado a un proveedor aun
que no haya sido acreditado figura como acreditado y se deduce del saldo del cliente.

4. En el caso que la situacin crediticia sean normal, en el Excel de cada vendedor/cliente

figurar la leyenda SITUACION NORMAL, AUTORIZADO, en el caso que no sea normal
deber figurar la leyenda, CREDITO EXCEDIDO, NO AUTORIZADO autorizada por el
asistente administrativo. Si est excedido deber pedir autorizacin a tesorera.
i. Situacin normal: Crdito actual + Carga a autorizar <= al crdito otorgado.
ii. Situacin excedida: Cualquier situacin diferente a la normal.

5. Los saldos deben estar actualizados en el sistema, si no esta actualizado no podr

autorizar la carga. El encargado de realizar los recibos es el Coordinador Ejecutivo.
6. Una vez que haya actualizado los saldos de los grupos de clientes cuyas autorizaciones
estn pendientes, le dara aviso al tesorero, y le entregara las autorizacin pendientes de
firmas que fueron confeccionadas por el asistente comercial.
7. El tesorero firmara aquellas autorizaciones que estn en situacin normal, para autorizar
la carga, y analizara cada caso puntual que este fuera de una situacin normal para
aprobar o no una excepcin.

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C. Emisin de Facturas

2. Al momento de emitir una factura a Clientes, se deber ingresar al sistema Discovery /

Comprobantes / Deudores / Facturacin, seleccionando si es Cuenta Corriente o Contado.

3. Se debern completar los siguientes campos:

Fecha del da: la da el sistema

Nmero: lo da el sistema en forma automtica y correlativa.
Cliente: en el caso que sea nuevo, se deber cargar al maestro de clientes. (Ver
punto E)
Moneda: local
Vendedor: no se carga, salvo para ventas realizadas en Chaco.
Condicin de venta (Cuenta Corriente, Anticipado, 7 das, etc).
Cdigo
Cantidad de kilos (pellets)/ Cantidad de bolsas (harina)
Precio.
Calcula IVA automticamente.

Nota: en el ingreso de las facturas por ventas al exterior, primero es necesario actualizar
el precio de la cotizacin del dlar y luego cargarla en dlares con fecha igual al de la
factura comercial, emitida previamente.

4. Aceptar, para generar la factura

5. Imprimir la factura por duplicado.

D. Registro de Cobranzas / Emisin de Recibo

1. Los depsitos son ingresados en el planilla depsitos compartidos que se encuentra en:
Disco e//maki/molino/adminitracion/Isabel compartidos/depsitos.xls

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2. El mismo da en que se recibe la cobranza (CHEQUES, DEPOSITOS, EFECTIVO), se

deber ingresar la misma en el sistema Discovery, Men: Comprobantes / Caja / Recibo,
completando los siguientes datos:

Fecha del da.

Cliente.
Medio de Pago.

3. Al aceptar, aparecer una listado de facturas, seleccionar a cual/es se aplica la cobranza,

identificndola por monto y fecha.
4. Debera actualizar en el excel en cada deposito recibido el numero de recibo y si se le aplica
a un cliente del depositante debera definir a que cliente se le aplica.
5. Una vez cargados los datos, se imprime el recibo.

E. Carga de cheques al sistema

1. En el caso que la cobranza se realice con cheques, es necesario ingresar los mismos a
cartera, registrando los siguientes datos:

Nmero de cheque.
Banco.
Directo / Endosado
Si es directo el CUIT del cliente.
Importe
Fecha de vencimiento del cheque.

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Nota: todos los cheques deben ser ingresados a cartera a fin de tener el inventario de los
mismos para la realizacin de los pagos.

F. Rechazo de cheques

Si al momento de hacer un pago con un cheque recibido, el mismo es rechazado, se deber

proceder segn lo indicado en el Instructivo de Pagos.

En caso que se detecten errores en el cheque recibido antes de utilizarlo, se le solicitar al cliente la
reposicin del mismo. De no hacerlo, se dar intervencin a Legales.

G. Carga de cliente nuevo

Para dar de alta un cliente se deber:

1. Posicionado en el campo de Cliente, presionar F4. Aparecer una pantalla solicitando datos
2. Completar:
Nro. de Cliente: presionar F3, ver ltimo nro. utilizado e ingresar el siguiente.
Nro de CUIT
Razn Social
Direccin
3. Aceptar para guardar la informacin.

H. Cobranzas de COMEX

Pgina web del banco

1. Ingresar a http://www.bancocredicoop.coop/modules/home/. Seleccionar el icono Empresas.

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2. Ingresar a Comercio Exterior

3. Luego, ingresar a Exportacin- Orden de Pago de Exportacin

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

4. Seleccionar Instrucciones para recibir OP, en la moneda que corresponda. El sistema

brinda los datos de los bancos intermediarios. Esta informacin se enviar por fax a los
clientes.
5. Seleccionar Anticipo por Exportaciones de Bienes o Exportacin de bienes, segn
corresponda, para acceder al sitio desde donde obtener los formularios y el detalle de
requisitos. Tambin es posible acceder a AYUDA PARA EL LLENADO DE LOS FORM.

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

Ejemplo notificacin del Banco

El nro de Referencia es el nro de OP.

Formularios

Cobro anticipado a la exportacin

o Formulario Solicitud de Cierre de Cambio- Cobro anticipado de Exportacin (se

completa con el nro. de Factura pro forma).

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

o Declaracin Jurada de Liquidacin de Divisas

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

o Nota Declaracin jurada Com. A 3609 BCRA.

(se presenta si la fecha de liquidacin del cobro anticipado y la fecha de embarque en el caso de venta bajo
la condicin FOB o la fecha de recepcin en destino en caso de CIF, se produjeron dentro de un mismo
trimestre. Caso contrario, se deriva el caso al contador)

Sres.
Banco Credicoop C.L.
Gerencia de Exterior
Divisin Control de Ingreso de Divisas
PRESENTE

REF.: Declaracin jurada Com. A 3609 BCRA.

En relacin a los cobros anticipados que a continuacin detallamos, solicitamos informar al BCRA, en carcter de
Declaracin Jurada en los trminos de la Com. A 3609 del BCRA y sus complementarias, las siguientes aplicaciones de
embarques efectuados.

NRO. DE O.P.

FCHA. DE ACREDITACION OP

DIVISA E IMPORTE O.P.

NRO. DESTINACION EC (P.E.)

FECHA DE CUMPLIDO (P.E.)

DIVISA E IMPORTE APLICADO

Asimismo, se solicita informar al BCRA o al Banco designado en su caso, las correspondientes aplicaciones de los cobros
anticipados mencionados, a cada una de las Destinaciones de Exportacin en la forma detallada precedentemente.

Asimismo informamos que el presente anticipo no fue declarado en la com. A 3602, por haberse cumplido el embarque del
anticipo antes de la finalizacin del trimestre correspondiente.

Se adjunta a la presente copia de las Destinaciones de Exportacin y de las facturas comerciales correspondientes.

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

Cobro mercadera embarcada

o Formulario Solicitud de Cierre de Cambio- Exportaciones Realizadas

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

La tercera hoja se completa si el pago se aplica a distintos permisos de embarque:

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Ttulo: Facturacin y Cobranzas

Liquidacin enviada por el Banco

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