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es
1. Mi primer documento
2. El entorno de Word 2016
3. Edicin bsica
4. Guardar y abrir documentos
5. Ortografa y gramtica
6. Formato del documento
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
11. Imgenes y grficos
12. Organigramas y diagramas
13. Plantillas
14. Combinar correspondencia
15. Esquemas
16. Documentos maestros
17. Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices
18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie
19. Seguridad
20. Macros
22. Compartir documentos. OneDrive
23. Pginas web con Word
24. Publicar en un blog con Word
25. Word Online y Word App
Noticias y novedades.
Ejercicios propuestos
Al hacer clic en Estilos de tabla podremos dar estilo a la tabla desde ah mismo. Si no aparece
el comando que buscamos podemos hacer clic en los dos ltimos elementos del desplegable para
obtener ms ayuda.
instantnea.
- Con Word Online slo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para
acceder a una versin reducida de Word de forma gratuita. Podrs crear y modificar documentos
de Word desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar
Word. Lo veremos con detalle en la unidad 25.
- Historial de versiones mejorado. Desde Archivo -> Historial se puede ver el historial
completo.
Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2016, si has
utilizado alguna versin anterior puedes pasar a la Unidad 2. Aqu aprenderemos a crear y guardar
nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que es Word 2016 y esperamos que te
animes a seguir el resto del curso.
Si no conoces funciones bsicas tales como manejar el ratn, el teclado o las ventanas visita el
tema bsico Conceptos iniciales .
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2016 es, obviamente, arrancar el
programa. Podemos hacerlo de varias formas:
Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla y desde l se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn
instalados en el ordenador.
La primera es escribiendo "word 2016" en la caja de bsqueda. As aparecer una lnea con el
icono de Word 2016 y bastar hacer clic para arrancarlo.
La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opcin Todas las
aplicaciones que al desplegarse mostrar una lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador. Normalmente los programas estn ordenados alfabticamente. Buscamos en la
letra W y veremos lo que buscamos: Word 2016.
Y si no dispones de acceso directo, pero quieres crear uno en Windows 10, localiza el programa
Word en el men Inicio como acabamos de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic y arrstralo al
Escritorio, de esta forma se crear un acceso directo.
Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro,
memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca automticamente para permitirte
visualizarlo.
En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word . No es necesario que las
uses todas, pero es interesante conocerlas para elegir la que ms te guste.
Es conveniente que vayas poniendo en prctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso.
Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word.
Si no sabes cmo alternar rpidamente entre distintas ventanas o cmo asignar media ventana a
cada programa, aqu te lo explicamos Compaginar dos ventanas .
A continuacin, vamos a ver ms formas de arrancar Word 2016. Seguro que, de entre todas
ellas, hay alguna que se adapta mejor a tu forma de trabajar o que te resulta ms cmoda.
Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que localizar el
icono de Word 2016 utilizando una de las formas que acabamos de ver desde el botn Inicio
, a continuacin basta hacer clic y arrastrar el icono de Word 2016 a una zona vaca del escritorio
de Windows 10.
Este acceso directo funciona como una llamada al programa en su lugar de origen. Puedes
cambiarlo de lugar para disponer de l all donde te parezca, no tiene por qu estar necesariamente
en el escritorio, como veremos a continuacin.
Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con
repetir los pasos anteriores y entonces arrastrar el icono hasta la barra de tareas.
Otra forma de hacer lo mismo es pulsar con el botn derecho del ratn sobre el icono de Word
2016 y elegir Anclar a la barra de tareas, en el men que se abrir.
Para que aparezca un icono de Word en el men que se muestra nada ms pulsar Inicio, sin
necesidad de buscarlo en Todas las aplicaciones, debemos hacer lo mismo que en el punto
anterior y elegir Anclar a Inicio.
Ms usadas
Otra forma de arrancar Word es utilizable cuando hayas arrancado frecuentemente Word 2016,
ya que en ese caso, al hacer clic en el botn de Inicio aparecer una lnea con Word 2016 en
la parte superior, debajo del rtulo Ms usadas.
Para localizar donde est la carpeta Inicio podemos abrir la ventana de ejecucin de comandos
(CMD) buscando Ejecutar desde la caja de bsqueda de la barra de tareas. Hacemos clic en la
aplicacin Ejecutar y escribimos shell:Commom Startup, tal y como se ve en la siguiente imagen.
Ahora slo queda copiar en esa carpeta el acceso directo de Word 2016, para localizarlo hacer
lo mismo que hemos hecho anteriormente para abrir esta ventana
Se abrir el explorador de Windows con la ubicacin del acceso directo para arrancar Word 2016,
como se muestra en la siguiente imagen.
Ahora hay que copiar el acceso directo para arrancar Word 2016 en la carpeta Inicio que ya
tenamos abierta.
De esta forma, la prxima vez que se arranque Windows 10, se abrir Word 2016.
Trabajar con dos ventanas a la vez te permite utilizar Word 2016 para ir probando las cosas que
acabas de leer en el curso. Existen dos formas bsicas para trabajar con varias ventanas: ir
alternndolas u organizarlas de forma que se coloquen una junto a la otra.
Alternar ventanas
Presionando las teclas ALT+TABULADOR (la tecla tabulador est a la izquierda, encima de la
tecla para bloquear las maysculas). Si mantienes estas teclas pulsadas vers un listado de los
programas abiertos. Simplemente debers mantener ALT pulsado y hacer una pulsacin sobre la
tecla TABULADOR para ir recorriendo las ventanas de la lista. Cuando est marcada la que quieres
utilizar, suelta las teclas.
Haciendo clic en el botn que corresponde al programa, en la barra de tareas que hay en la
parte inferior de la pantalla.
Organizar ventanas
En algunas ocasiones puede ser interesante tener las dos ventanas a la vez en la misma pantalla.
Sobre todo si tu monitor es grande (17" o ms) puedes seguir el mtodo que se explica a
continuacin para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con
Word 2016.
4. Para windows XP, elegir la opcin Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecer la
pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con Word.
Para versiones superiores como Windows 7 y Windows 8, las opciones sern Mostrar
ventanas apiladas o Mostrar ventanas en paralelo.
En las imgenes puedes apreciar el resultado. Elige la forma de organizacin que ms cmoda
te resulte. Nuestro consejo es que, para trabajar ms cmodamente en Word utilices la
organizacin horizontal o apilada, que permite visualizar mejor las herramientas de la cinta de
opciones. Si tienes una pantalla grande panormica seguramente te convendr ms la organizacin
vertical o paralela.
Ten en cuenta que la ventana se dividir en tantas partes como ventanas haya abiertas y no
minimizadas, de modo que te recomendamos que minimices todas las ventanas si ests utilizando
ms programas adems de Word y este curso, para luego restaurar estas dos y que sean stas las
que se organicen.
Aunque veas ambas ventanas al mismo nivel, recuerda que slo habr una ventana activa. Fjate
en la barra de ttulo para identificarla, ya que las acciones que realices se efectuarn sobre sta.
Si quieres que la ventana activa sea la otra, simplemente haz clic sobre cualquier parte de ella.
Al arrancar Word 2016 aparece una pantalla inicial con la opcin Documento en blanco, al hacer
clic aparece una pantalla como sta.
En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas.
En el centro de la parte superior encontramos, la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el nombre del programa, Word, en
este caso porque estamos en la versin Word de escritorio, pero podra aparecer Guardado en
OneDrive si estamos en la versin gratuita de Word Online en la Web.
Al abrir un documento en blanco Word 2016 le asigna el nombre Documento1. Cuando guardemos
el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los
pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea se realizan
automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de lnea de forma
explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de
una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele
ser una flecha con la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la
izquierda).
- El puntero tiene esta forma cuando est dentro del rea de texto,
- esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos
viendo ms adelante.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de
direccin del teclado, mueves el punto de insercin. Al hacer clic, colocas el punto de insercin en
el lugar donde estaba el puntero.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez
para que retroceda una posicin borrando la ltima letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada,
seguir borrando letra tras letra hasta que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para
controlar su efecto.
- Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas cuantas letras
ms. En ese caso no sera bueno que borraras toda la frase por un error que est al principio de
la misma. Lo normal es que desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas
situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del
teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.
- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo mejor es hacer clic
tras la letra que queremos borrar.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto
de insercin.
Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y
aparecer una ventana similar a esta.
Aqu debes elegir en qu unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco duro de tu
ordenador selecciona Este PC (ms adelante veremos las otras opciones) y en la parte derecha
aparecern las carpetas usadas recientemente. Por ejemplo, en la imagen anterior
aparece Hoy con la carpeta PruebasWord2016. Si no quieres utilizar una de esas carpetas que se
muestran pulsa el botn Examinar para que se abra un cuadro de dilogo como el siguiente.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word(*.docx), que ya
viene escrito por defecto.
- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por defecto normalmente
se guardarn en la carpeta Documentos. Pero siempre podrs elegir otra carpeta.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar. En ese
momento, la barra de ttulo indicar el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa y luego hacer clic en Cerrar. Si
hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos
preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos
cmo este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue
abierto, permitindonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear y
guardar documento
Arrancar Word
1. En Windows 10, escribe "word 2016" en la caja de bsqueda que hay junto al
botn Inicio .
2. Haz clic en la lnea que habr aparecido con la aplicacin Word 2016. Esto har que se
arranque el programa.
En Windows 7 utiliza uno de los mtodos que hemos visto para arrancar Word 2016, por ejemplo,
haz doble clic en el icono del escritorio, si lo hay.
Escribir
Una vez iniciado Word, el programa abre una pantalla donde debes hacer clic en Documento
en blanco, automticamente se abre documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1.
Ahora copia el texto que ves a continuacin y sigue las instrucciones para corregir los errores
que contiene.
Este es el texto completo que debers teclear, pero no lo hagas an, hazlo siguiendo los pasos
que se detallan a continuacin.
Al asomat la cabeza, qued deslunbrado. Mir hacia abajo, hacia la penumbra de donde l
surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compaero mal
afeitado, prematuramente viejo.
1. Empieza a escribir el texto Al asomat, pulsa la tecla RETROCESO para borrar la letra "t" y
escribe la letra "r"
2. Escribe la cabeza, qued deslunbrado. Pulsa la tecla en forma de flecha para mover el punto
de insercin hacia la izquierda hasta que quede entre las letras "u" y "n" de la
palabra deslunbrado. Ahora pulsa la tecla SUPR y se borrar la letra "n", escribe la letra "m".
3. Pulsa la tecla FIN y el cursor ir al final de la palabra deslumbrado, contina escribiendo y
observa como salta de lnea automticamente cuando llegues al final de la lnea, observa
como no corta la ltima palabra, sino que la pasa a la lnea siguiente. Escribe Mir hacia
abajo, hacia la penumbra de donde el surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes,
vio el rostro de su compaero mal afeitado, prematuramente viejo.
4. Ahora vamos a usar el ratn para desplazar el punto de insercin. Haz clic con el ratn justo
detrs de la letra "e" donde dice "el surga". Observa cmo el punto de insercin se coloca
en esa posicin. Ahora borra la letra "e" con la tecla Retroceso y escrbela con tilde: "".
Guardar documento
1. Hacer clic en el botn Guardar . Como es la primera vez que guardamos el documento, se
abrir la ventana siguiente
Pulsa en Examinar y se abrir Guardar como para que demos un nombre y una
localizacin al documento.
Cerrar documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la
pestaa y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecer una
ventana similar a la que vemos aqu.
Tambin aparecer esta ventana si al abrir Word pulsas en Abrir otros Documentos.
Para abrir un documento de los que se muestran en la columna Recientes basta con hacer clic
sobre l.
Si el documento que queremos abrir no se encuentra en esa lista hacer clic en Este PC y se
abrir una ventana como la que ves a continuacin.
Para abrir un archivo de los que aparecen en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic
sobre l (quedar marcado de color azul) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida
En esta ventana se ven todos los documentos que estn en la carpeta seleccionada, en este
caso Documentos, y tambin otras carpetas. Las carpetas tienen el icono y hemos de hacer
doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen.
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, pulsaremos el
botn y escogeremos la opcin Cerrar. La forma de proceder es la misma que cuando
cerramos un documento, es decir, que tambin nos preguntar si conservar los cambios no
guardados.
programa.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Abrir y
cerrar documentos
Vamos a abrir un documento de dos modos distintos: desde Word y desde Windows.
1. Si no tienes Word abierto, brelo. Recuerda que para abrirlo debes escribir "word 2016" en
la caja de bsqueda que hay al lado del botn Inicio, as aparecer una lnea con el icono
de Word 2016 y bastar hacer clic para arrancarlo. Tambin puedes utilizar otro de los
mtodos que hemos visto para arrancar Word 2016.
2. Haz clic en Abrir otros documentos y luego en Este PC y en el botn Examinar.
3. Se abrir el cuadro de dilogo Abrir. En l debes localizar el documento que guardaste en el
ejercicio anterior, llamado Deslumbrado. Est situado en Documentos. Seleccinalo
haciendo clic sobre l y pulsa Abrir.
4. Observa que ya has abierto el documento. Cirralo desde Archivo > Cerrar.
5. Ahora lo abrirs de un modo distinto, en Archivo > Abrir >Reciente busca el
archivo Deslumbrado en la lista y haz clic en l.
6. El resultado es el mismo, se muestra el documento en Word. Ahora cerraremos el programa
con las teclas ALT+F4 o desde el botn escogeremos la opcin Cerrar.
Tambin puede ocurrir que estemos visualizando una carpeta con distintos archivos guardados
en ella. En ese caso no interesar abrir Word y luego el archivo desde all, sino hacerlo
directamente.
Cierra Word, si lo deseas, utilizando el mtodo que ms cmodo te resulte de los que hemos
visto.
En este primer tema hemos practicado con ejercicios paso a paso las operaciones bsicas para
trabajar con documentos de Word. Tambin hemos visto un video demostrativo de cmo hacerlo.
A continuacin, te planteamos unos ejercicios muy similares para que intentes resolverlos por tu
cuenta.
a) Escribir un documento.
Luego, modifica el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un editor de texto".
Recuerda utilizar las distintas formas de mover el punto de insercin, con el ratn y con las flechas
del teclado.
Por ltimo, convierte el punto y seguido en un punto y aparte de forma que cada frase quede en
una lnea distinta.
b) Guardar un documento.
Guarda el documento anterior con el nombre apuntes. Es recomendable que a lo largo del curso
utilices siempre la misma carpeta para guardar los ejercicios, por ejemplo, en Documentos.
a) Abrir un documento.
b) Guardar un documento.
Si no te han quedado totalmente claros estos procedimientos, repite el ejercicio tantas veces
como sea necesario para adquirir soltura. A lo largo del curso debers ir trabajando con archivos y
saber crearlos, guardarlos, recuperarlos (abrirlos) y cerrarlos es la base imprescindible.
a) Escribir un documento.
Abre Word haciendo doble clic en su icono del escritorio o bien desde Inicio > Todas las
aplicaciones > Word 2016. Se mostrar una pantalla donde debes hacer clic en Documento en
blanco, se abrir un documento donde debers escribir el texto: Microsoft Word es un programa
de edicin de textos que me permite crear cualquier tipo de escrito. Con l es muy sencillo
dar una apariencia profesional a un documento.
Para modificar el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un editor de texto",
coloca el punto de insercin tras la palara textos haciendo clic despus de la s. Pulsa la tecla
RETROCESO para eliminar el texto letra a letra hasta que ests situado tras la palabra un. Cuidado
de no dejar pulsada la tecla mucho tiempo, se borrar rpidamente una tras otra. Escribe "editor
de texto", asegurndote de que dejas los espacios adecuados entre las palabras nuevas y las que
ya existan.
Para convertir el punto y seguido en un punto y aparte, haz clic tras el punto y pulsa la
tecla INTRO (la tecla grande situada justo debajo de RETROCESO).
b) Guardar un documento.
Para guardar el documento hacemos clic en el botn de la barra superior . Se abrir una
ventana, selecciona Este PC y pulsa el botn Examinar, se abrir una ventana con el nombre de
archivo seleccionado en azul. Teclea directamente la palabra apuntes sin hacer clic en el cuadro.
Como la palabra estaba seleccionada se ha sobreescrito directamente. Luego explora las carpetas
hasta situarte en la que desees utilizar para guardar tus ejercicios del curso. Por fin, pulsa el
botn Guardar de la zona inferior del cuadro. El cuadro se cerrar y observars que el nuevo
nombre de archivo se lee en la barra de ttulo superior (Apuntes.docx - Microsoft Word).
Para cerrar el documento sin cerrar Word haz clic en Archivo > Cerrar.
a) Abrir un documento.
Para abrir el archivo apuntes que acabas de crear haz clic Archivo > Abrir. Se abrir una
ventana donde debers hacer clic en el archivo de la lista Documentos recientes.
Para volver a convertir el punto y aparte en un punto y seguido debers situarte al principio de la
segunda lnea y pulsar la tecla RETROCESO. Con ello, eliminars el salto de lnea que habis creado
anteriormente.
b) Cerrar Word.
Para cerrar Word guardando los cambios utiliza el aspa de la esquina superior derecha del
Si no te han quedado totalmente claros estos procedimientos, repite el ejercicio tantas veces
como sea necesario para adquirir soltura. A lo largo del curso debers ir trabajando con archivos y
saber crearlos, guardarlos, recuperarlos (abrirlos) y cerrarlos es la base imprescindible.
Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2016. Aprenderemos
cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en el siguiente
tema.
La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las
herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso
como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando
con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos trminos.
2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento
abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa.
7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor
detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao
real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.
9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de
pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta informacin
si hacemos clic sobre ella, ya que, realmente, son botones.
Si quieres saber algo ms sobre las barras y botones, visita el siguiente tema bsico sobre las
barras de Word .
Al hacer clic sobre el ltimo botn de la barra de herramientas de acceso rpido, Personalizar,
se muestra un listado de los comandos ms comunes que puedes aadir a la barra. .
Haz clic en Ms comandos para aadir otros. Se abrir un cuadro de dilogo que veremos a
continuacin.
Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. Los
botones disponibles se agrupan en listas, de modo que debemos seleccionar una opcin del
desplegable superior para cambiar de una lista a otra. Por defecto se mostrarn los Comandos
ms utilizados.
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y
pulsa Agregar. Aparecer entonces en el listado de la derecha que indica los comandos que hay
actualmente en la barra.
la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel , se puede cambiar su posicin de
forma que los botones estn en el orden que queramos.
- Otra forma ms rpida de agregar un botn es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre
el botn de la cinta de opciones que queremos agregar para que aparezca el siguiente desplegable:
Slo hay que hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
- O bien, pulsa el botn que hay justo debajo de la lista. De esta forma, no slo
quitars el botn seleccionado, sino que dejars la barra con los botones
predeterminados: Guardar,Deshacer y Rehacer.
- O tambin hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn que queremos eliminar para
que aparezca el siguiente desplegable:
Las barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en
ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional, por
ejemplo,Documento2, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangras en los prrafos seleccionados,
colocar los mrgenes, etc. Es posible que no se muestren por defecto. Para visualizar las reglas
debers ir a la pestaa Vista y marcar la casilla Regla.
La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los
botones de visualizacin del documento.
En ella encontramos tambin una barra de Vistas para cambiar la forma en que se presenta el
documento (equivalente a las opciones de la pestaa Vista).
Y una barra de Zoom, que permite verla ms grande o ms pequea (acercar y alejar).
Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento de
forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer
clic en los tringulos.
1. Localiza la barra de ttulo. Recuerda que se trata de la zona superior que ocupa todo el ancho
de la ventana.
2. Observa que se muestra tu nombre completo, al ser el nombre con el que guardamos el
archivo en el ejercicio anterior.
3. Ahora, cntrate en los botones que hay a la derecha del todo de esta
barra: Presentacin, Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Sita el cursor encima de
cada uno de estos botones para comprobar cul es cada uno leyendo el texto de ayuda que
se va mostrando.
4. Pulsa el primero, Minimizar. La ventana desaparecer. Para recuperarla, pulsa el logotipo de
Word en la barra inferior de la pantalla, donde se encuentra en botn de Inicio de Windows.
La ventana volver a mostrarse tal y como estaba.
5. A continuacin, debers pulsar el segundo botn, Maximizar. Comprobars que Word pasa a
ocupar toda la pantalla. Luego vuelve a pulsarlo para que recupere su tamao habitual.
1. Partimos del supuesto que el documento que has creado en este ejercicio est abierto.
Localiza la barra de desplazamiento vertical, en la zona derecha de la ventana. Haz clic en
ella y arrstrala hasta abajo. Lo normal ser que ya no veas en pantalla el texto que
introdujiste, sino que vers dibujado el final de la hoja.
2. Aumenta el zoom al mximo (500%) bien arrastrando el deslizador inferior o bien con el botn
en forma de +. Apreciars que el texto ahora se ve muy grande y que no se ve el ancho total
de la hoja. Fjate en la barra de desplazamiento vertical, la barra se ha hecho ms pequea,
esto indica que hay ms superficie oculta que no cabe en pantalla.
3. Ahora, centra tu atencin en la barra de desplazamiento inferior. Se trata de la barra horizontal,
que desplaza el documento a lo ancho. Arrstrala hacia la derecha hasta el final, poco a poco,
y observa cmo el texto con tu nombre va quedando a la izquierda hasta desaparecer. Luego,
regresa al punto inicial (a la derecha del todo).
4. Por ltimo, recupera el zoom al tamao real (100%). Para ello haz clic en el valor 500% y
selecciona la casilla donde se muestra el valor 100%. Luego, pulsa el botn Aceptar.
Ejercicio 4: Vistas
Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque contiene todas las
opciones que se pueden realizar con los documentos. Vemosla con ms detalle.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de
pestaa.
Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el
usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la
ficha Herramientas de tabla no estar visible de entrada, nicamente se mostrar si insertamos
una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros con fondo gris en
lugar de negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que corresponde al comando Deshacer.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de
ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn de
la zona derecha superior que abrir la ventana que se muestra a continuacin, con tres opciones.
Con la aparicin de pantallas tctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos
con el dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el nuevo modo
Toque. En este avanzado puedes ver como activarlo. Modo Mouse/Tctil.
Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que trabajemos de forma
cmoda y que tengamos a nuestro alcance rpidamente las herramientas que ms frecuentemente
utilizamos. Para ello, disponemos de unas opciones de personalizacin que nos permiten gestionar
las opciones de las fichas:
- Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de herramientas.
- Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los botones que ms utilizamos.
- Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
Opciones. Tambin haciendo clic con el botn derecho sobre una pestaa y eligiendo la
opcin Personalizar cinta de Opciones en el men contextual.
Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que
podemos incluir en las fichas, y qu fichas queremos modificar (Personalizar la cinta de
opciones).
- Comandos disponibles en: Podremos elegir entre los ms utilizados, los que no estn
disponibles en ninguna ficha, macros, la ficha de Archivo, entre otros.
- Personalizar la cinta de opciones: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales
o las de herramientas.
Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarn, en funcin de lo que
hayamos seleccionado en los desplegables explicados.
Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo, ya que
Word no nos permite modificar la organizacin de los grupos predeterminados. Los pasos a seguir
seran:
1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botn que necesitamos y visualizar la
ficha que queremos modificar.
5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el comando o el
grupo y moverlo hasta donde queramos.
6. Pulsar Aceptar.
En nuestro caso, hemos creado el grupo aulaClic en la ficha principal Inicio. Lo hemos situado
arriba de todo, por lo que aparece en primer lugar, a la izquierda. Dentro, hemos incluido los
comandos Hipernculo y Agrandar fuente, que se encuentran en la lista de comandos
disponibles Comandos ms utilizados.
Para crear una ficha con comandos personalizados dispares, que no se engloben en una
categora ya existente, lo mejor es crear una nueva pestaa.
3. Automticamente se crear un grupo dentro de ella, ya que las fichas deben tener como
mnimo un grupo que sirva de contenedor para los comandos.
4. Ya podras pulsar Aceptar y la ficha estara ah, vaca. Pero obviamente sto no sirve de nada,
as que lo lgico sera ir aadiendo los grupos y los comandos como hemos visto en el apartado
anterior, sobre la nueva barra que hemos creado.
Si alguna de las fichas no la utilizas nunca, puedes inhabilitarla para ocultarla y que deje de
aparecer la pestaa en tu entorno de trabajo.
Para ello, simplemente debers hacer clic sobre la casilla de verificacin que hay junto a su
Si lo que queremos es eliminarla definitivamente, haremos clic con el botn derecho del ratn
sobre ella y elegiremos Quitar en el men contextual. Ten en cuenta que no podrs eliminar las
fichas del propio programa, slo las personalizadas que hayas creado.
Cuando utilizamos frecuentemente un programa, como Word, suele ser habitual que lo
personalicemos: incluimos en la cinta fichas y los comandos que ms utilizamos. Esto nos ayuda a
trabajar ms cmodamente y con eficacia. Pero en ocasiones, tenemos que compartir un ordenador
con compaeros de otro turno en el trabajo, o debemos trabajar en otro equipo. Acostumbrarse a
trabajar con el entorno por defecto, despus de haber cogido agilidad utilizando nuestro propio
entorno supone un tiempo valioso.
Por eso es interesante exportar nuestras personalizaciones. Para luego poder importarlas en
cualquier momento y equipo que disponga de Word 2016. De sta forma podremos trabajar
cmodamente sin que ello suponga una molestia para el resto de usuarios del programa.
Lo primero es exportar nuestro entorno, desde el men Archivo > Opciones > Personalizar
Cinta. Elegimos el botn Importar o exportar y seleccionamos Exportar todas las
personalizaciones. Se guardar un archivo con extensin .exportedUI en la carpeta que
indiquemos. Una buena costumbre es guardar este archivo en una memoria usb extrable o similar,
que nos permitan tenerla a mano en cualquier momento.
Luego, para importarlo, pulsaremos Este mismo botn y escogeremos la opcin Importar
archivo de personalizacin.
Las opciones para importar y exportar la cinta tambin estn disponibles para la barra de
herramientas de acceso rpido, en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rpido> Ms comandos. Recuerda que esta barra es la que se encuentra en la zona superior
izquierda.
El modo Mouse es el modo convencional utilizado para dispositivos que utilizan el ratn,
mientras que el modo Tctil est pensado para ser utilizado en dispositivos tctiles o para
personas con visin reducida.
En el modo MOUSE la cinta de opciones y los comandos estn diseados para aprovechar
mejor el espacio, son ms pequeos y caben ms comandos en la cinta de opciones.
En el modo TOQUE los comandos son ms grandes y hay ms espacio entre ellos lo que
facilita su uso en dispositivos tctiles.
Una forma sencilla y rpida de poder cambiar de un modo a otro se consigue aadiendo la
opcin Modo mouse/tctil a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para ello despliega la lista de opciones de la barra haciendo clic en el ltimo botn y selecciona
la opcin Modo mouse/tctil:
Para quitar el botn de la barra solo tienes que volver a abrir el men de la barra de herramientas
y hacer clic sobre la opcin para deseleccionarla.
De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a partir de la
siguiente imagen.
Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical. Esta pestaa equivala al botn Office en
la versin Word 2007, y en versiones anteriores era el men Archivo.
La principal caracterstica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte izquierda
aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas opciones aparecen
otras opciones ms en la parte derecha de la pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el
comando Abrir genera las opciones Recientes, OneDrive, ... y al seleccionar Recientes aparece
una lista con varios documentos recientes.
OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en la unidad 22, por
el hecho de tener de una cuenta de correo de Microsoft (outlook, hotmail, ...) ya disponemos de
espacio en OneDrive para guardar documentos.
Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cinta de
opciones y ficha Archivo
1. Abre Word. En la pantalla inicial vers los documentos Recientes. Si se muestra el documento
que lleva tu nombre, que creaste anteriormente, haz clic para abrirlo.
2. En otro caso haz clic en Abrir otros documentos y bscalo.
3. Ahora deber mostrarse el documento con el que hemos estado trabajando. Observa que
Word nos ha situado de nuevo en la ficha Inicio.
4. Ve haciendo clic en todas las pestaas, una por una y en orden, para observar cmo van
cambiando las opciones de la cinta.
5. Luego, regresa a la ficha Inicio y localiza el grupo Prrafo. Recuerda que el nombre de grupo
siempre est escrito en la zona inferior de la cinta, y que cada grupo est separado del resto
por unas lneas verticales que delimitan sus herramientas.
6. Haz clic en tu nombre y pulsa el botn Centrar del grupo Prrafo. Para saber cul es, como
siempre, recorre uno a uno los botones sin hacer clic en ellos. El nombre ahora aparecer
alineado horizontalmente al centro de la pgina.
7. Pulsa la tecla ALT en tu teclado. Aparecern una serie de nmeros y letras sobre la cinta que
te permitirn utilizarla mediante el teclado.
8. La tecla que corresponde al nmero 2 es la que ejecuta la accin Deshacer que ya
conocemos. Plsala y a continuacin pulsa INTRO. Observars que el nombre vuelve a su
posicin inicial, deshaciendo la accin de centrado que acabamos de realizar.
9. Ahora, haz clic en el botn de la esquina inferior derecha del grupo Prrafo, para ver ms
opciones del grupo. Se abrir un cuadro con ms opciones. Obsrvalo y cirralo.
10. Para finalizar, haz clic en el botn que permite ocultar y mostrar la cinta, que est situado
a la derecha, junto al botn en forma de interrogacin. Oculta la cinta y vuelve a mostrarla,
observando el espacio de trabajo que se gana en la zona de redaccin del documento.
1. Haz clic sobre la ficha Archivo. Observa que ya no se ve el documento, sino que las opciones
ocupan toda la superficie de la ventana.
2. Pasa el ratn sin hacer clic por cada una de las opciones del men de la izquierda. Fjate en
que el fondo toma un color azul oscuro al hacerlo. Haz clic en Opciones y observa que se
muestra una nueva ventana con las diferentes opciones de personalizacin. Adems, te
sacar de la ficha Archivo, y no situar en la ficha Inicio con el documento abierto.
3. Regresa de nuevo a la ficha Archivo. Observa que la opcin Recientes tiene un texto con
fondo azul claro y muestra a su derecha la lista de archivos recientemente utilizados. En este
caso no abriremos ninguno.
4. Ahora haz clic en Nuevo y fjate en que el comportamiento es similar. Ahora se muestran las
plantillas para abrir documentos.
5. Para finalizar, haz clic en la flecha superior y luego en la X de la derecha para cerrar Word.
Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar dos segundos para
que aparezca una ventanita con la explicacin sobre la funcin de dicho icono. Por ejemplo, en la
siguiente imagen vemos la explicacin sobre el icono Borrar todo el formato.
Qu desea hacer?.
Esta caja sirve para ir a buscar ayuda en Word, pero adems, es capaz de ejecutar el
comando que estbamos buscando. Por ejemplo, en este caso, podemos insertar una tabla en el
documento, con el comando Agregar tabla, si queremos ejecutarlo en ese instante, tambin
podremos Obtenga ayuda sobre "tabla", que nos llevar a la clsica ayuda de Word, o Bsqueda
inteligente de tabla, que busca en internet todo lo relacionado con esa palabra mediante el
buscador Microsoft Bing.
Si colocamos el cursor en Agregar tabla aparecer una cuadrcula para elegir cuantas filas y
columnas queremos que tenga la tabla que se va a insertar en ese momento.
- Botones bsicos de navegacin: Adelante, Atrs. Y la opcin para volver a la pgina de Inicio.
- Y botones de accin que te permitirn Imprimir o Cambiar tamao de fuente, que te ayudar
a ver ms grandes (o pequeas) las letras de la documentacin.
- Caja de bsqueda. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos
mostrar una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a
la ayuda de Microsoft Office en Internet y tambin de otros sitios de Internet, entre ellos, la pgina
web de aulaClic.
1. Pulsa la tecla F1 para abrir la Ayuda. Si dispones de internet en el equipo, aparecer una
ventana como esta:
barra de herramientas de acceso rpido: pequea barra superior izquierda con las acciones
ms frecuentes: guardar, deshacer, rehacer y personalizar.
barra de estado: barra inferior izquierda que muestra en qu pgina estamos situados y el
nmero de palabras del documento, as como su idioma.
barra de ttulo: barra superior donde se encuentra el nombre del documento y del programa
y algunos botones de utilizacin de la ventana: minimizar, maximizar y cerrar.
cinta: banda sobre la cual se encuentran los botones y herramientas que permiten trabajar
con Word. Se sita en la zona superior y est organizada en fichas que se van intercambiando
a travs de unas pequeas pestaas.
zoom: pequea barra situada en la zona inferior derecha, donde encontramos el porcentaje
del zoom del documento (siendo 100% su tamao real) y una pequea barra deslizante para
modificarlo.
La vista backstage se encuentra en la ficha Archivo. Al activarla, se cubre toda la superficie del
documento y se muestran una serie de opciones que ocupan toda la ventana y que se corresponden
con la opcin del men Archivo que est seleccionada (Reciente, Nuevo, Informacin, ...).
Hemos visto que escribir nuestro primer documento bsicamente se trata de teclear el texto y
controlar siempre dnde est situado el punto de insercin. En este apartado vamos a ver algunas
consideraciones tiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estticas y de formato que
veremos ms adelante.
En el documento podemos definir qu texto es el ttulo, cul el subttulo, y cul los prrafos de
contenido. sta distincin no es nicamente esttica, sino que ayuda a Word a hacerse una idea
de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudar en nuestro trabajo. Un documento
bien estructurado siempre es ms sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creacin
de ndices.
Desde la pestaa Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo
de texto que vamos a introducir.
De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes algo, se considerar que el texto
introducido es un ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al formato Normal.
Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel
ms bajo en la jerarqua estructural) para incluir un subttulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers elegir el
estilo Prrafo.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro
de unos mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene
saber que, si algn momento quieres realizar un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes
hacer con la combinacin de teclas MAYS+INTRO.
en la imagen.
En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYS+INTRO para realizar
un salto de lnea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos
pulsando INTRO para empezar un prrafo nuevo.
Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se muestran otros
smbolos como un punto medio que seala que hay un espacio separando las palabras, o una
marca de salto de pgina.
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn inicindose en la utilizacin
de Word es saber cmo afrontar las acciones que Word realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por
ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a
continuacin un espacio y texto:
Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que ests
utilizando el asterisco como vieta.
En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo que aparece junto
al texto. Al hacerlo se desplegar un men que nos permitir deshacer la accin de Word si va en
contra de nuestros intereses.
Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografas,
logotipos, tablas, grficos y muchos otros objetos que enriquecern el documento. Cmo hacerlo
lo iremos viendo a lo largo del curso.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Introduccin de datos
En este ejercicio nos familiarizaremos con el comportamiento de Word y la forma de trabajar con
l.
1. Escribe datos que puedan resultar de inters a la hora de buscar empleo. Esta vez debers
introducirlos con un asterisco y un espacio. Por ejemplo: * Carn de conducir tipo B. Observa
que el asterisco automticamente es modificado por Word, que entiende que deseamos crear
una lista y lo transforma en una pequea esfera negra.
2. Sin embargo, nosotros no deseamos que realice esta modificacin. De modo que haremos
clic sobre el icono en forma de rayo que aparece junto al asterisco y elige la
opcin Deshacer vietas automticas. Ahora se mostrar el asterisco original y ya
podremos continuar introduciendo el texto.
Inserta tanta informacin de inters como desees, siempre separndola en distintas lneas
con MAYS+INTRO.
3. Localizamos en la ficha Inicio, grupo Prrafo, la herramienta Mostrar todo . Tambin se
puede activar con CTRL+I. Observa los smbolos que se muestran, que indican dnde
hacemos un salto de lnea y dnde finalizamos un prrafo. Se distingue perfectamente cundo
1. Cambia a la vista Modo lectura, bien desde el botn inferior (junto al zoom), bien desde la
ficha Vista. Observa el resultado final y luego cirrala. En nuestro caso el resultado se muestra
en la imagen.
2. Si deseas realizar alguna modificacin o retoque puedes hacerlo. Luego, pulsa CTRL+G o el
botn Guardar. Debers guardarlo en tu carpeta de documentos, all donde pienses
almacenar todos los ejercicios que vayas realizando. Gurdalo con el nombre que te propone,
el del ttulo: Currculum vitae. Y ya puedes cerrarlo.
Insertar texto no tiene secreto, nicamente hay que escribirlo, pero qu ocurre si queremos
insertar algn smbolo o un carcter especial? O si queremos insertar ecuaciones matemticas?
El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que facilita la insercin
de ecuaciones. Si deseas aprender cmo introducir ecuaciones y frmulas en el siguiente
avanzado te explicamos cmo utilizar el editor. Insertar ecuaciones.
Los smbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrs cambiar la
fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable
Subconjunto el tipo de smbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un smbolo lo utilizas con regularidad, seleccinalo y observa las teclas que lo
insertan automticamente en la zona inferior. As no tendrs que recurrir cada vez al cuadro de
dilogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el smbolo del euro (), las teclas
son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinacin, la puedes cambiar por otra desde el
botn Teclas....
Word dispone de un editor de ecuaciones que nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas
matemticas.
Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar > grupo Smbolos >
opcin Ecuacin.
Si en un momento dado necesitas cambiarla, simplemente haz clic sobre ella y aparecer de
nuevo el cuadro de edicin y la ficha de Diseo.
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y
corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la
modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla,
necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para
desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de
insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima
letra que tecleemos.
Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de
insercin se colocar en ese lugar. En las pantallas tctiles, en lugar de utilizar el ratn podemos
tocar con el dedo.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una
posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea
arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la lnea y la tecla INICIO al principio de la lnea.
Combinacin de teclas:
Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad
que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor
mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros.
Combinacin de teclas:
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma
grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una
pantalla hacia arriba/debajo del documento.
Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como
por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en
sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la
izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo
que cabe en una pantalla.
En este tema bsico, puedes ver cmo utilizar la rueda del ratn para moverse a travs del
documento. Desplazamiento con la rueda del ratn .
Panel de navegacin.
En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el nmero de
pgina, se abre un panel de Navegacin similar a la que puedes ver en esta imagen.
1. El ndice con los ttulos que se generan automticamente al insertar ttulos en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que lo
contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocers esta opcin con el nombre
anterior: Mapa del documento.
3. Por resultados de la bsqueda que hemos realizado utilizando la caja de bsqueda que hay
justo encima.
Tambin podemos abrir el panel de navegacin desde la pestaa Vista, opcin Panel de
navegacin, como se muestra en la imagen.
Ir a.
A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opcin
ms habitual es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo, elegir un Ttulo (definido como tal),
un Comentario, etc.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Desplazarse por el
documento
Abre Word. Despliega la ficha Archivo > Abrir y en Reciente escoge el documento Currculum
vitae, que realizamos en el ejercicio anterior. Trabajaremos con este archivo.
1. Haz clic despus de Datos personales y escribe los dos puntos (recuerda que debes hacerlo
con MAYS + tecla de punto). El resultado ser Datos personales:.
2. Repite la operacin para Formacin.
3. Ahora, pulsa la tecla FLECHA ABAJO hasta situarte en la lnea del ttulo Idiomas. Si el punto
de insercin est al final, teclea los dos puntos y sigue bajando con la flecha hasta el prximo
ttulo.
Si el ttulo es ms largo que el anterior, como ocurre con los ltimos ttulos, el punto de
insercin quedar a mitad palabra y no al final. En tal caso debers pulsar la tecla FIN para
Ahora queremos incluir el telfono de contacto en la carta de presentacin, por si hay algn
problema y se extrava el currculum que puedan solicitarlo de nuevo.
1. En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el nmero de
pgina, se abrir el panel de navegacin. Tambin desde la pestaa Vista y activamos la
casilla correspondiente a Panel de navegacin.
2. Se mostrar un panel en el lateral izquierdo. En l encontraremos ordenados jerrquicamente
y por orden de aparicin los distintos ttulos del documento. Haz clic en Formacin:. Word
nos situar en la primera pgina, exactamente en ese apartado. Prueba con varios de
ellos: Informacin de inters, Datos personales... Sera interesante que no los probaras en
orden, sino que apreciaras cmo va de delante a atrs y viceversa.
3. Pero no sirve nicamente para navegar a travs de los ttulos. Utiliza el cuadro buscador del
panel para introducir una palabra clave. Por ejemplo: RRHH. Observars cmo Word te sita
justo donde aparece esa palabra y la resalta de color amarillo de forma temporal.
4. Cierra el panel con su correspondiente aspa, en la esquina superior derecha del mismo. Word
vuelve a mostrar el ltimo ttulo mostrado, ignorando el desplazamiento de la bsqueda. En
cambio, si bajamos la barra de desplazamiento hasta abajo, comprobaremos que la palabra
que habamos buscado (RRHH) est seleccionada.
5. Ya puedes cerrar el documento guardando los cambios.
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle
a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto
seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado
(normalmente en azul o negro).
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn,
mover el cursor hasta el final de la seleccin.
Teclado
Opcin Seleccionar.
En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un men que te
permitir, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin
seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra
seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un
prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es
necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos
deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
Para deshacer la ltima accin realizada, pulsar el icono Deshacer, de la barra de acceso
rpido.
Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecer una lista
con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias
acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres
acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer,
por ejemplo, Escritura "la", Escritura "el", Negrita.
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que
acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin
porque pensamos que no queda bien en cursiva, pero al cabo de un momento pensamos que s
queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.
Cuando el botn Rehacer no est activo, en su lugar aparece el botn Repetir formato que
permite repetir la ltima accin de formato realizada. Por ejemplo, si seleccionamos una palabra y
le cambiamos el tamao de fuente a 14, bastar con seleccionar otra palabra y pulsar este botn
para cambiarle el tamao a 14. Este botn es til si tenemos que aplicar una accin a varias
palabras distribuidas por distintas partes del texto.
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando
hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden
utilizar varios mtodos.
Mediante ratn:
Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men
contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta
que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las
personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz.
El portapapeles
Cada vez que realizamos las acciones Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles,
aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automtico del portapapeles. Al copiar
se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el ltimo elemento que se copi.
Pero el portapapeles tambin se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus
posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la caracterstica de copiado
selectivo de los elementos del portapapeles, es decir, se puede elegir qu elemento pegar (o
pegarlos todos). Tambin se puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra
caracterstica interesante es que nos permite copiar y pegar fcilmente entre diferentes
aplicaciones de Microsoft Office.
Cmo se usa?
El portapapeles est siempre activo, pero no tiene sentido verlo en pantalla cuando slo
queremos pegar o copiar el ltimo elemento.
Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el panel Portapapeles de Office, para
ello ir a la pestaa Inicio, y hacer clic en el botn inferior derecho del grupo Portapapeles, segn
se ve en la figura.
A continuacin, aparecen los elementos que hay en el portapapeles, cada elemento tiene un
icono delante que nos informa de su origen co un icono. Observa que en el caso de las imgenes,
se ve una previsualizacin de las mismas.
Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o Cortar. Podemos aadir elementos en Word
2016 o en otros programas de Office, e incluso en cualquier otro programa que tenga la
funcin Copiar y Pegar (que son la mayora), para ello basta con ir al programa del que deseamos
copiar y hacer Copiar, al volver a Word 2016 observaremos que se ha aadido un nuevo elemento.
Esto nos permite, por ejemplo, poder copiar texto de pginas web.
Pegar
La principal funcin del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento.
Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre l, o copiar todos los elementos
pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el icono Pegar de la barra estndar o la
combinacin de teclas CTRL+V, se pegar el ltimo elemento del portapapeles.
Estructura
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como
cuando dejamos libros, uno encima de otro.
Cuando hacemos Copiar aadimos un elemento que pasar a ser el ltimo de la pila, y cuando
hacemos Pegar sacamos de la pila el ltimo que se apil.
Si queremos aadir ms elementos cuando est llena, deberemos eliminar el primero de la pila.
Cuando hagamos Copiar la vigsimo tercera vez Word 2016 nos preguntar si queremos borrar lo
que copiamos en primer lugar.
Lo que diferencia al portapapeles de una pila en sentido estricto, es que aqu existe la posibilidad
de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que
hacemosPegar no se elimina el ltimo elemento de la pila, slo se pega en el documento.
El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa distinta. Sin
embargo estn estrechamente relacionados, cuando copiamos en el de Office, tambin se copia
en el de Windows y cada vez que copiamos en el de Windows se aade un elemento al de Office.
Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en cualquier aplicacin que tenga la
funcin Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque el portapapeles de
Office slo se puede utilizar para pegar en las aplicaciones Office. Para pegar en otras
aplicaciones hay que usar el portapapeles de Windows. Tambin hay que tener en cuenta que
al hacer Borrar todo en el de Office tambin se borra el de Windows.
Ms cosas
1. Se puede distinguir el origen de los elementos que hay en el portapapeles porque tienen
diferentes iconos, los elementos copiados desde Word2016 tienen un icono con una letra W,
1. Escribe una vez el texto En Word copiamos con CTRL+C y pegamos con CTRL+V.
2. Haz clic en el margen izquierdo de la hoja, a la altura de la lnea que acabas de escribir.
Asegrate de que el cursor apunta hacia la derecha y no, como suele hacerlo, hacia la
izquierda. De este modo seleccionaremos toda la lnea, ya que, el primer paso para copiar un
texto es seleccionarlo.
3. Pulsa CTRL+C o el botn Copiar de la ficha Inicio > grupo Portapapeles. Aparentemente no
ocurre nada.
4. Pulsa FIN para situar el punto de insercin al final de la lnea y quitar la seleccin. Luego pulsa
INTRO para empezar un prrafo nuevo.
5. Pulsa CTRL+V o el botn Pegar de la ficha Inicio. Para hacerlo, mantendrs pulsado CTRL
pero te asegurars de realizar una pequea pulsacin con la V. Sin soltar CTRL, haz tres
pulsaciones con la V. La copia se pegar tres veces, es decir, tendremos cuatro veces escrita
la misma frase con un mnimo esfuerzo.
6. Ahora, mantn pulsado CTRL y pulsa V de forma constante. Observars que se llenan hojas
y hojas con el mismo texto, hasta el momento en que soltamos la tecla.
La utilidad real de copiar y pegar es muy vasta. Normalmente se utiliza para copiar un texto y
realizar pequeas modificaciones sobre l. Y especialmente se utiliza para pegar en Word
informacin que est en otro documento o en otra fuente, como internet.
Este ejercicio tratar de la copia y modificacin de un texto de este curso en Word.
1. Primero, borraremos las frases anteriores. Para ello seleccionamos todo el texto del
documento con las teclas CTRL+E y pulsamos la tecla SUPR.
2. Selecciona el siguiente texto (clic antes de la primera letra y arrastrar sin soltar hasta la
ltima) y pulsa CTRL+C para copiarlo:
En ocasiones veo la luz mientras realizo los ejercicios de aulaclic. Entonces me doy
cuenta de lo mucho que me queda por andar, pero tambin de lo mucho que ya he
andado.
3. Luego, ve a Word y haz clic en Pegar o pulsa CTRL+V.
4. Ahora, haz doble clic sobre la palabra aulaclic en tu documento. Quedar seleccionada.
5. Escribe Word y de este modo el nuevo texto sustituir al seleccionado. El resultado ser la
frase:
En ocasiones veo la luz mientras realizo los ejercicios de Word. Entonces me doy cuenta
de lo mucho que me queda por andar, pero tambin de lo mucho que ya he andado.
6. Por ltimo, abre el panel del Portapapeles, haciendo clic en el pequeo botn de la esquina
inferior derecha de su grupo. Observars que sigue en la memoria la frase que has copiado,
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por
ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en
negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya
que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones
de pegado.
Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en
ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.
- Combinar formato.
- Mantener slo texto, que copiar el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuacin.
Esta ventana ser diferente segn el objeto que vayamos a copiar, texto, imagen, etc.
Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que realizar cada tipo
de pegado, simplemente seleccionndolo en la lista superior.
3.9. Buscar
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Buscar o con la
combinacin de teclas CTRL+B.
En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el trmino que
queremos localizar y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento, excepto si hay una
seleccin realizada. Si hay texto seleccionado buscar nicamente en la seleccin.
Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel
de Navegacin del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de
La mayora de veces ser suficiente con esta bsqueda, pero si necesitas refinarla dispones de
ms opciones de bsqueda que puedes consultar en el siguiente avanzado:
Si has utilizado anteriores versiones de Word, y solas manejar el cuadro de bsqueda, lo puedes
mostrar pulsando el pequeo tringulo del botn Buscar, del grupo Edicin, se abrir el
desplegable que ves en esta imagen:
Este cuadro te puede ayudar a aprender a utilizar comodines en tus bsquedas. Pulsando
el botn Ms, adems de las opciones que hemos visto en el apartado anterior, encontrars el
botn Especial. Si activas la casilla de verificacin Usar caracteres comodn y a continuacin
Un consejo: Practica con los comodines con esta pequea ayuda, y cuando ya los controles y
te sepas de memoria los ms frecuentes, deja activada la casilla Usar caracteres comodn y de
esta forma podrs trabajar con comodines directamente en el panel, sin tener que pararte a abrir el
cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Si no tienes activa la casilla Usar comodines puedes utilizar igualmente el botn Especial. En
tal caso, el men que desplegar no mostrar comodines, sino teclas que simbolizan caracteres
especiales u objetos, como saltos de lnea, grficos o prrafos. Al utilizarlos, se insertar su
correspondiente smbolo en la caja de bsqueda.
Por ejemplo, imagina que quieres buscar la palabra Hola, pero slo si se encuentra tras una
tabulacin. Para hacerlo, simplemente deberas pulsar el botn Especial y seleccionar la
opcin Marca de tabulacin, se introducira el texto ^t en la caja de bsqueda y a continuacin
deberas escribir Hola. El resultado sera la bsqueda de ^tHola.
Desde este cuadro de bsqueda tienes acceso directo a la opcin Reemplazar, simplemente
haciendo clic en su pestaa. De esta forma podrs proceder a substituir los trminos que hayan
coincidido con una bsqueda ya realizada. Sus opciones son bsicamente las mismas que ya
hemos visto.
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el
botn Reemplazar .
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Reemplazar, o con la
combinacin de teclas CTRL+L.
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin
preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Buscar y
reemplazar
Abre Word. Trabajaremos con el documento en blanco que se muestra. Copia y pega en l el
texto siguiente:
Me llamo Mara y soy de Valencia. Estoy siguiendo el curso de Word para aprender a sacar
partido a mi ordenador y progresar en el mbito laboral. Conocer este programa me ayudar a
redactar documentos con mayor eficacia.
Fdo.
Mara (Valencia).
Recuerda que para copiarlo debes seleccionarlo aqu y pulsar CTRL+C y luego, en Word, pulsar
CTRL+V.
Observa que el nombre y la ciudad se repiten en dos ocasiones en el texto. No importa si son
dos o dos mil, podremos reemplazarlo fcilmente de la siguiente forma:
El texto ahora est totalmente personalizado y de una forma rpida y sencilla. El resultado ser
similar al siguiente:
Me llamo Pablo y soy de Buenos Aires. Estoy siguiendo el curso de Word para aprender a
sacar partido a mi ordenador y progresar en el mbito laboral. Conocer este programa me
ayudar a redactar documentos con mayor eficacia.
Fdo.
Pablo (Buenos Aires).
Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo
mismo, la vista Desde esta barra tenemos acceso a las vistas Modo lectura,
Diseo de impresin y Diseo web.
Para acceder a todas las vistas debes hacerlo desde la pestaa Vista > grupo Vistas de
documento, que incluye Esquema y Borrador.
Modo lectura. Esta vista permite visualizar la pgina de una forma muy limpia, con pocos
elementos para facilitar la lectura. En esta vista no se ven los los encabezados y pies de pgina. Si
el espacio de la pantalla lo permite, muestra dos pginas por pantalla.
1. Cuando tenemos la pantalla maximizada, ocupando todo el espacio, se mantiene una pantalla
con los mnimos elementos para que la lectura sea ms cmoda. As en la parte superior se ve tan
slo una pequea barra con cuatro botones tal como se muestra aqu
El primer botn hace desaparecer la barra de estado y la barra superior se hace de color gris
claro y con menos botones, como se ve a continuacin.
Los otros tres botones tienen el comportamiento que ya conocemos, minimizar, maximizar y
cerrar.
2. En la parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar pgina.
3. En la parte inferior la barra de estado cambia el diseo como muestra la siguiente imagen.
Cuando cerramos un documento en modo lectura y lo volvemos a abrir ms tarde, Word nos
muestra un aviso por si queremos volver al punto exacto donde dejamos el documento.
Basta con hacer clic en este aviso para ir al punto donde habamos dejado la lectura la ltima
Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vera si lo
publicramos en un navegador web, como Chrome, Internet Explorer o Firefox .
Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la
lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea que en la versin impresa, pero
elimina elementos como grficos, encabezados o pies de pgina.
En la pestaa Vista encontramos el grupo Ventana, que nos ayudar a decidir cmo organizar
las ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con ms de un documento a la vez.
El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de los
documentos abiertos, permitindonos elegir cul queremos ver en primer plano.
Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del
rea de la ventana.
Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona
superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase.
Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes
del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre s. As nos evitamos tener que ir
cambiando de pgina una y otra vez.
En la pestaa Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos permite
esta funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separacin. No te
preocupes mucho por ajustarlo, ya que luego podrs arrastrarlo.
De esta forma, por ejemplo, podemos visualizar a la vez la primera y ltima pgina del
documento. Cada una de las divisiones tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las
herramientas de la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se aplicarn all donde
se encuentre el punto de insercin o la seleccin.
Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto. Para ello, debers utilizar los estilos
predefinidos.
La pgina 1 contendr:
La pgina 2 contendr:
Reemplaza el nombre Mara por Mara Prez. No lo hagas a mano, sino con la herramienta de
reemplazo.
Ejercicio 3: Deshacer
Ejercicio 4: Desplazarse
Incluye el nombre Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el regalo comn,
en la pgina 2.
1. Inicia Word desde el icono del Escritorio (doble clic) o desde el men Inicio (clic). Se abrir
automticamente un archivo en blanco para empezar a escribir.
2. Localiza los estilos de la ficha Inicio y pulsa sobre el estilo Ttulo 1. Teclea Invitados a la
fiesta: y pulsa la tecla INTRO.
Recuerda que si cometes algn error durante la introduccin del texto en el ejercicio, puedes
borrar con las teclas RETROCESO y SUPRIMIR una vez situado el punto de insercin junto
al error.
3. El punto de insercin estar en la lnea superior y el estilo seleccionado en la cinta
ser Normal. Selecciona Ttulo 2 y teclea Compaeros de clase. Pulsa INTRO.
4. Escribe Teresa y pulsa MAYS+INTRO para realizar un salto de lnea simple, ya que el resto
de elementos que vamos a introducir formarn parte del mismo prrafo.
5. Repite la operacin con Ana, Paula, Carlos y Sebastin.
6. Escribe Pablo, que es el ltimo nombre, pero esta vez pulsa INTRO para indicar que finalizas
el bloque y que vas a insertar un prrafo nuevo. O, en este caso, un ttulo.
7. Selecciona Ttulo 2 y teclea Compaeros de trabajo. Pulsa INTRO.
8. Escribe Marcos y pulsa MAYS+INTRO. Haz lo mismo con Patricia.
19. Utiliza las barras de desplazamiento para pasar de una pgina a otra y ver el resultado.
20. Pulsa Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido o bien en la ficha Archivo.
En el cuadro de dilogo, indica el nombre Fiesta y gurdalo en la carpeta donde tengas el
resto de ejercicios que has ido creando.
Ejercicio 3: Deshacer
Para deshacer el reemplazo, pulsa las teclas CTRL+Z o la flecha deshacer de la barra de
herramientas de acceso rpido.
Ejercicio 4: Desplazarse
Para incluir a Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el regalo comn nos
situamos en este apartado.
Hay muchas formas de hacer esto, lo ms sencillo sera desplazarse con CTRL+FIN, porque ya
sabemos que queremos ir al final del documento. Sin embargo, no siempre sabremos en qu
pgina est un determinado apartado, as que para practicar nos desplazaremos mediante
el Panel de navegacin.
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la
pestaa Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a
guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En
definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones
realizadas en l en un archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia
modificada por separado.
En esta pantalla se puede elegir la ubicacin (dispositivo) y la carpeta donde vamos a guardar
el archivo.
El dispositivo ms utilizado es nuestro propio ordenador, es decir, la opcin Este PC. Tambin
podemos elegir otras ubicaciones como OneDrive. Si hacemos clic en Agregar un sitio nos
mostrar otra pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. Tambin podemos elegir otras
ubicaciones en la web.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. Aun as,
aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo
debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta
en que estamos situados, en este caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo
en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardamos un
documento y cuando pulsamos el botn Examinar la carpeta que se muestre sea la que est
destinada por defecto a guardar los documentos. Para ver cmo cambiar esa carpeta
predeterminada, visita este tema avanzado. Cambiar carpeta predeterminada al guardar
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 10.
Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las
subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la
tecla RETROCESO para volver al nivel superior.
Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar
el archivo.
Puedes ver con ms detalle cmo funcionan las unidades, carpetas y archivos en Windows,
y cmo se organiza su estructura en el siguiente bsico: Estructura de archivos .
Aqu debemos seleccionar la carpeta que queremos que aparezca de forma predeterminada
cuando pulsemos Guardar. Lo haremos cambiando la Ubicacin predeterminada de archivos
locales, desde su correspondiente botn Examinar situado a su derecha.
Se abrir el cuadro de dilogo Cambiar posicin. Sitate dentro de la carpeta que quieras utilizar
para guardar la mayora de documentos y pulsa Aceptar.
Para comprender cmo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos
conceptos.
Unidad fsica. Son componentes fsicos que tienen la capacidad de almacenar informacin.
Algunos ejemplos son: el disco duro del ordenador, un DVD, una memoria USB, una tarjeta SD,
etc.
Unidad lgica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades fsicas como tal sino
que lo hace a travs de una unidad lgica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lgica es
el nombre con el que Windows se refiere a las unidades fsicas.
Las unidades lgicas se nombran con letras maysculas seguidas de dos puntos. As la unidad
fsica disquete se corresponde con la unidad lgica A:, si hubiera otra unidad de disquetes sera la
unidad B:, el primer disco duro sera la unidad lgica C:, la unidad D: ser el siguiente disco duro o
el DVD, ... y as sucesivamente.
Puede darse el caso que una sola unidad fsica contenga dos unidades lgicas, por ejemplo, un
slo disco duro puede estar formateado en dos particiones con lo cual tendremos dos unidades
lgicas, por ejemplo, C: y D: que residen en el mismo disco.
Por otra parte, si nuestro equipo est en red, es posible que tengamos acceso a unidades que
no estn directamente conectadas a nuestro equipo. En este caso la unidad est conectada a otro
equipo y es un cable de red el que nos permite mantener la comunicacin con ella.
Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos
caractersticas fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Tipos de Archivos (extensiones). Hay diferentes tipos de archivos segn la clase de datos
que contienen, por ejemplo, hay archivos de imgenes, archivos de programas, archivos de
documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna
un tipo de archivo o documento.
Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo (o
extensin) separados por un punto, por ejemplo: carta.docx, programa.exe,... Actualmente ya
no es necesario incluir en el nombre la extensin, aunque internamente sigue existiendo.
Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo Documento de Word (.docx) y por defecto
siempre se crean de este tipo, salvo que explcitamente nosotros digamos lo contrario en el
momento de guardar el documento. Por lo tanto, el tipo de archivo viene definido por el
programa que se ha utilizado para crearlo y, cuando el programa permite guardar en distintos
tipos, el usuario podr elegir cul utilizar.
La funcin del tipo de archivo es la de indicar al sistema con qu programa se abre e
interpreta el documento. Por lo tanto, si creas un documento con la intencin de compartirlo con
terceras personas, lo ideal es que lo guardes con el formato de un programa que sepas que van a
poseer.
Por defecto, no se muestra el tipo de archivo, pero es muy fcil hacer que se muestren. Por
ejemplo, en Windows 10. Abre el explorador de archivos y pulsa el icono que muestra la flecha de
la siguiente imagen:
Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas (tambin
llamadas directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una
carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas
reglas que los nombres de los archivos.
Estructura de archivos
Lo nico que rompe la analoga es que las ramas iniciales de los rboles no tienen hojas, mientras
que cualquier carpeta puede contener archivos, adems de otras carpetas.
En la imagen estamos situados en la carpeta Ejemplos del curso, que a su vez posee dentro
las carpetas Curso Excel y Curso Word y un listado de documentos Word: Lorem
ipsum.docx, Notas escolares.docx, v1.docx, v2.docx... Si te fijas observars que normalmente
en los paneles de navegacin como el que se muestra a la izquierda no se visualizan los archivos,
sino simplemente las carpetas. Debemos estar situados en una carpeta para ver el detalle de
archivos que contiene.
Es interesante que aprendas a identificar los niveles correctamente. Siguiendo con el ejemplo,
las carpetas Ejemplo 1, Ejemplo 2 y Ejemplo 3 estaran dentro de Curso de Word, que a su vez
estaran dentro de Ejemplos del curso. Los niveles se identifican por una ligera tabulacin del
icono y nombre de la carpeta con respecto al nivel superior.
Como consejo bsico, te recomendamos que utilices la carpeta Mis documentos (Win XP o
Vista) o bien la biblioteca Documentos (Win 7, Windows 10) para guardar los archivos de Word.
Al ser carpetas que el propio sistema crea con este fin, te resultar ms fcil trabajar con ellas. Por
ejemplo, dispondrs de un enlace directo a ellas en los cuadros de dilogo o en el men de Inicio.
Por supuesto, puedes organizar los documentos en subcarpetas dentro de stas, de modo que no
se convierta en un "cajn desastre".
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento.
Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos
elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta,
aparece un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan
tres opciones:
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.
Guardar y sincronizar
Si el documento est guardado en OneDrive, el icono Guardar tendr esta forma que nos
indica que al guardar se sincronizar con OneDrive. Es decir, que los cambios realizados en el
archivo estn disponibles para cualquiera que acceda a l desde otra ubicacin a travs de
OneDrive.
Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se
abre un men que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad
de red en vez de en tu equipo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones
generales, Opciones Web y Comprimir imgenes.
La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede
variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de
Windows, sino que es algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo
visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas
u otras, pero las opciones son muy similares:
La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los
archivos (como su fecha de creacin o modificacin, etc.) y adems te permite ordenar los archivos
por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en
el cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que
ms te guste.
Ahora para Guardar como hay que realizar tres clics, como mnimo, mientras que en la versin
de Word 2010, se poda hacer con un slo clic. Aunque, como ya hemos dicho, pulsando F12 se
abre cuadro de dilogo directamente.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Guardar
documento
Si acabamos de abrir Word veremos una pantalla con los documentos usados recientemente,
podemos hacer clic en uno de ellos para abrirlo. En otro caso caso pulsaremos sobre el icono
En ese caso y tambin si utilizamos el comando Abrir de la pestaa Archivo, veremos una
pantalla similar a esta.
Desde aqu podemos abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de la parte
derecha. Si el documento que queremos abrir no aparece entre los documentos recientes haremos
clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...
Para buscar en nuestro disco duro pulsaremos en Este PC y se abrir una pantalla similar a la
que hemos visto para Guardar, desde ella elegiremos la carpeta donde queremos buscar y se
abrir un cuadro de dilogo similar al siguiente.
Si el documento que queremos abrir est en la lista que se nos muestra basta hacer doble
clic sobre l para abrirlo, en otro caso seguiremos buscando en las carpetas.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. El cuadro Nombre y el desplegable
de tipo de archivo nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del
archivo y hacer clic en el botn Abrir.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras,
en orden jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro
de Documentos, debers situarte en la carpeta padre Documentos y utilizar el cuadro de
bsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Abrir documento
Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o
carpeta que est listado. Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento
y elegiremos la opcin Eliminar. O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera. Para restaurar
un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde sta.
1. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de
reciclaje.
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos
utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los elementos
seleccionados y elige Restaurar en el men contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser
eliminados. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lstalos en
vistaDetalle y fjate en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos,
ya que es ah donde lo guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden
recuperar los archivos por este mtodo.
Abre el documento Probando cmo guardar que creamos a lo largo del tema. Debera
encontrarse en el Escritorio.
Una vez abierto, escribe tu nombre completo al final y guarda los cambios.
Inicia el cuadro de dilogo Abrir y sitate donde estn los archivos del tema, es decir, en
el Escritorio.
Desde ah, borra los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar
Modificado.
Luego, recupera el archivo Probando cmo guardar. Comprueba que ha vuelto a aparecer en
el Escritorio y brralo de nuevo, ya que estos archivos no los volveremos a utilizar a lo largo del
curso.
1. Inicia el cuadro de dilogo Abrir con las teclas CTRL+F12 y sitate donde estn los archivos
del tema, es decir, en el Escritorio.
2. Para borrar los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar
Modificado, puedes utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
- Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre uno y seleccionar Eliminar. Repetir la
operacin para el otro.
- Seleccionar uno y pulsar CTRL, sin soltarla, hacer clic en el otro. Ambos archivos quedarn
seleccionados. Luego, pulsa la tecla SUPR.
En ambos casos debers confirmar la accin, aceptando el mensaje que se muestra.
3. Ahora, los archivos han sido eliminados. Para recuperarlos, minimiza las ventanas de forma
que veas el Escritorio de Windows.
4. En l, localiza el icono de la Papelera de reciclaje y haz doble clic sobre l para abrirla.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber
que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las
palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta y Vasta de correr!. Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta"
son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta
es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son
errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como
por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con
los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos
gramaticales, que, al depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.
De forma predeterminada, Word ir subrayando con una lnea ondulada las palabras que
considere que contienen errores ortogrficos en rojo y las que considere que contienen errores
gramaticales en azul. Lo har a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la
revisin de forma expresa. Word no podr detectar errores gramaticales hasta que la frase est
acabada, por ejemplo, con un punto.
stas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se
imprimirn.
Ortografa. En este caso, para el error jugete nos ofrece este men contextual.
Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee.
Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Esta es la forma bsica de corregir nuestros
documentos.
Gramtica. En nuestro ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical es Este, con lo
que la frase quedara "Este autobs ... "
Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos
extensos, la carga del documento resulte lenta. Esto se debe a que, al abrir el archivo, se revisar
automticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o
para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesar tener activa la
correccin. En ese caso, te recomendamos que la desactives. Puedes ver cmo se hace en este
bsico Desactivar la revisin automtica .
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Revisar ortografa
durante la redaccin
Para que Word no nos corrija mientras escribimos debemos ir al botn Archivo > Opciones y
all seleccionar el apartado Revisin.
Debemos dejar sin marcar las casillas Revisar ortografa mientras escribe y Marcar errores
gramaticales mientras escribe.
1. Abre Word. Se iniciar un documento en blanco. Teclea el siguiente texto, incluidos los
errores:
Al final de cada una de las frases, para un momento a observar las palabras subrayadas con
la marca de error ortogrfico.
2. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre cada una de las palabras errneas. En el men
contextual encontrars, en primer lugar, algunas sugerencias para la correccin. En cada caso
debers hacer clic sobre aquella que consideres ms adecuada.
Es decir, debers escoger espaola, contemporneos y ha, que son las nicas opciones
que se muestran. En narradors en cambio hay varias opciones, debers escoger narradores.
3. Guarda el documento con el nombre Ignacio Aldecoa.
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar
la revisin una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la pestaa Revisar > grupo
Revisin > opcin Ortografa y gramtica, o bien pulsando la tecla F7.
Panel ortografa.
En la siguiente lnea vemos los botones Omitir, Omitir todo y Agregar (al diccionario). El
significado es el mismo que hemos visto en el men contextual.
Debajo tenemos una zona que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se
encontrar la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos cerciorarnos de que est
seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar uno de los dos botones
siguientes Cambiar o Cambiar todo. La mayora de veces la primera opcin ser la correcta, de
modo que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Cambiar. Cambia slo el error en la posicin del documento que estamos viendo, es decir,
corrige el error una vez.
Cambiar todo. Cambia el error a lo largo de todo el documento que estamos viendo, es decir,
corrige el error todas las veces que se haya producido.
Ms abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz pronunciando la palabra.
En la parte inferior nos informa del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso,
el espaol (Espaa). Lo podemos cambiar haciendo clic en el tringulo de la derecha.
Si quieres aprender ms sobre cmo Agregar al diccionario palabras que sueles utilizar y que
el corrector detecta como errores, visita el siguiente avanzado Gestionar diccionarios
personalizados
Y si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos aqu Ejemplos de
errores ortogrficos
Este panel tiene las mismas opciones que hemos visto en el men contextual,
podremos Omitir o Cambiar, en la parte inferior del panel hay una explicacin sobre por qu
Word lo ha considerado un error.
Si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores gramaticales
Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el
siguiente:
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una accin en Word,
y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botn Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por
ello, si te equivocas en alguna correccin, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la
accin, para luego proseguir con la revisin.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Revisar ortografa
del documento
Para modificar las opciones de ortografa debemos ir a la pestaa Archivo > Opciones.
Aparecer un cuadro de dilogo, all seleccionar la categora Revisin.
Vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece:
Omitir palabras que contienen nmeros. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las
palabras que contienen nmeros (Informe34c, Ejercicio5) cuando realice la revisin ortogrfica.
Marcar palabras repetidas. Cuando repita una palabra a continuacin de otra, Word marcar
el error.
Exigir maysculas acentuadas en francs. Obligar a escribir textos con letras maysculas
acentuados en francs.
Sugerir slo del diccionario principal. Si est marcada, slo consultar el diccionario
principal para ofrecer sugerencias. Si no est marcada utilizar todos los diccionarios disponibles.
Diccionarios personalizados. Word permite crear diccionarios con las palabras que nosotros
decidamos. En un tema avanzado que encontrars en esta unidad lo explicamos con ms detalle.
Excepciones para: Aqu podemos elegir entre las opciones que aparecen en el desplegable.
Es decir, entre Todos los documentos nuevos o uno de los documentos recientes del
desplegable. Lo que elijamos aqu se ver afectado por la siguiente casilla.
Ocultar errores de ortografa slo en este documento. Esta casilla afectar al documento
seleccionado en la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado
rojo en las palabras errneas.
Ocultar errores de gramtica slo en este documento. Esta casilla afectar al documento
seleccionado en la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado
azul en las palabras errneas.
Word dispone de ciertos diccionarios los distintos idiomas. Pero, en ocasiones, es posible que
nos interese tener un diccionario personalizado con determinada jerga especfica que no suele
venir contemplada en diccionarios ordinarios. Para ello disponemos de un diccionario
llamado CUSTOM.DIC.
Recuerda el cuadro de dilogo con el que trabajamos cuando estamos corrigiendo un texto.
Imagina que una palabra aparece marcada como error, pero la utilizas muy frecuentemente (por
ejemplo, el nombre de tu empresa). Decides incluirla en el diccionario para que no vuelva a
considerarse errnea en ningn documento. Lo nico que deberas hacer es pulsar el
botn Agregar al diccionario y la palabra pasara a considerarse correcta. Lo que realmente ha
sucedido es que se ha incluido en el diccionario CUSTOM.DIC. De esta forma, no se compromete
la integridad del diccionario empleado, sea de la lengua que sea.
Pero, como siempre, podemos sacarle ms jugo a esta herramienta si profundizamos un poco
ms. En algunos casos ser absurdo e innecesario, pero en otros puede resultar muy prctico.
Ahora imagina que varias personas utilizan el mismo equipo. Cada uno tiene una
especializacin o jerga, por ejemplo, un abogado y un mdico. No sera til que cada uno
pudiese crear su propio diccionario?
Hacerlo es muy sencillo, accedemos botn Archivo > Opciones y all seleccionar el
apartado Revisin. Ah debemos pulsar el botn Diccionarios personalizados. Se abrir un
nuevo cuadro de dilogo donde podremos crear un nuevo diccionario fcilmente, desde el
Observars que aparece en el listado. Podrs pulsar Cambiar predeterminado para que todas
las palabras que guardas cuando las decides Agregar al diccionario, se incluyan directamente en
el que prefieras.
La ventaja de todo esto es que permite una mayor flexibilidad al usuario en la gestin de sus
diccionarios, pudiendo utilizar uno u otro en funcin del tipo de documento. Adems, al tratarse de
archivos independientes de tipo .DIC, es posible copiar un diccionario para disponer de l desde
cualquier equipo. El campo Ruta de acceso del archivo indica en qu carpeta se guarda el
archivo.
Vamos a ver un ejemplo de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la ortografa.
En el caso de la imagen superior hemos escrito "bacalado" en lugar de bacalao, aunque Word
detecta el error, la primera sugerencia que nos ofrece, "bacalada", no es la mejor, por lo tanto,
debemos seleccionar la segunda sugerencia, "bacalao", y pulsar Cambiar. O ms rpido, hacer
doble clic en la segunda sugerencia.
Hay otro error detectado al escribir "pilpul" en lugar de "pilpil", en este caso Word nos ofrecer
la sugerencia correcta para corregir el error.
Vamos a ver algunos casos tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la
gramtica.
Otro error frecuente es la inconcordancia del gnero. En el ejemplo vemos que se ha escrito
"la calor", cuando realmente es una palabra masculina. Observa que la correccin tiene en cuenta
el contexto y propone "del" y no nicamente cambiar "la" por "el". La sugerencia ofrecida es
correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.
1. Abre el documento Ignacio Aldecoa creado en el anterior ejercicio. Copia y pega el siguiente
texto al final del documento, en un nuevo prrafo a continuacin del texto ya existente.
Recuerda que para copiar el texto anterior debes seleccionarlo en esta pgina y pulsar CTRL+C.
Luego debes situarte al final del texto del documento de Word (haciendo clic o con CTRL+FIN)
y pulsar la tecla INTRO. Una vez situado el punto de insercin, pulsa CTRL+V para pegar.
4. Se abrir un cuadro de dilogo que mostrar el primer error. Nos sugiere cambiar a por ha. La
sugerencia es adecuada, por lo que pulsaremos el botn Cambiar. Si no sucede as,
comprueba que el idioma seleccionado en el cuadro sea Espaol. En nuestro caso utilizamos
el alfabeto internacional, pero puedes seleccionar el que creas ms adecuado.
5. Automticamente se muestra el siguiente error. Nos sugiere cambiar tramba por tranva. De
nuevo la aceptaremos pulsando Cambiar.
6. Luego veremos que, en el siguiente error, vadana, se muestran varias sugerencias.
Seleccionamos la primera y pulsamos Cambiar.
7. Por ltimo, cambiaremos tambin trambiarios por tranviarios.
8. Word mostrar un mensaje indicando que ha finalizado la revisin.
En nuestro caso no hemos necesitado omitir ningn error y todas las primeras sugerencias
han sido vlidas. Sin embargo, no es recomendable utilizar la opcin Cambiar todo. Mirar
cada caso uno a uno nos garantizar que Word no cambie el sentido a nuestro texto sin que
nos demos cuenta.
9. Guardamos los cambios pulsando las teclas CTRL+G y cerramos el documento.
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos
ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por u once. O bien,
si detecta que empiezas una frase con minscula, la cambiar por mayscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores que solemos cometer
frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar automticamente una
palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algn caso en concreto. Por
eso no recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no
tengamos apenas control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal
es mirar la pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado.
Si te falta prctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de correccin.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros intereses. Para hacerlo:
Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.
Por ejemplo: Corregir DOs MAysculas SEguidas se corregira a: Corregir Dos Maysculas
Seguidas.
Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra
despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo un punto,
un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace
que empiece por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la
semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera
letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las
siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.
- Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el
listado y pulsar Agregar.
Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace
por Organizacin de las Naciones Unidas.
Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas
excepciones a algunas opciones de Autocorreccin.
Para aprender ms sobre cmo utilizar estas funciones visita el siguiente avanzado. Traduccin
y sinnimos
Observa el ejemplo de las siguientes imgenes, donde hemos realizado una bsqueda de la
palabra aprender tanto en un diccionario de sinnimos en espaol como en un traductor espaol-
ingls.
Diccionario de sinnimos
Word da especial importancia a los diccionarios de sinnimos, por ser una herramienta de
frecuente consulta. Por eso facilita un botn de Sinnimos en la pestaa Revisar que se
encarga de abrir el panel de Sinnimos. Este panel es similar a la opcin de Sinnimos del panel
de Referencia pero incluye tambin la definicin de la palabra.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Sinnimos
Si esto ya nos ahorrar mucho tiempo de hojear libros y pasar pginas, an podemos utilizar esta
herramienta de forma ms rpida. La mayora de veces las palabras que buscaremos en los libros
de referencia son palabras que hemos utilizado en nuestro documento. De modo que una forma
muy sencilla de ver informacin sobre ellas es utilizar un atajo de teclado. Para ello, debemos
mantener pulsada la tecla ALT y hacer clic en la palabra en cuestin. Se abrir el panel y se realizar
la bsqueda automticamente. Ten presente que el libro o el sitio de referencia que se utilizar ser
el ltimo que hubisemos seleccionado.
Men contextual
Opciones de configuracin
Y ahora que ya sabes cmo utilizar las referencias perfectamente, slo queda mencionar
sus opciones de configuracin. En la parte inferior del panel Referencia encontrars algunos
enlaces que te permiten:
Diccionario
El panel de Diccionario se abre desde la pestaa Revisar > grupo Revisin > Definir. Es el
icono azul de la lupa. O tambin pulsando Ctrl + F7.
Es posible que la primera vez que se utilice este panel no est instalado ningn diccionario y
aparezca una pantalla como la siguiente.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante, conviene
saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.
Para detectar las palabras errneas, comprueba si las palabras de nuestro documento existen
en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz
de hacer, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas
y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo
"Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con
los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos
gramaticales, que, al depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.
Recuerda que para copiar el texto debes seleccionarlo y pulsar CTRL+C. Luego debes situarte
en el documento en blanco de Word y pulsar CTRL+V para pegar.
Recorriendo una a una las palabras subrayadas y haciendo clic con el botn derecho del ratn
sobre ellas para escoger la palabra sugerida en el men contextual. O bien omitir la correccin.
Situndote en la ficha Revisar y seleccionando Ortografa y gramtica. Word ir mostrando
un error tras otro, en orden, y deberemos indicar con los botones de la derecha de la ventana
si Cambiar u Omitir el error.
Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que
tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el
mismo.
La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino tambin para
facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo
se consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de las ms
generales a las ms especficas:
Adems, veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y
cmo copiar el formato de un texto a otro.
Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que
introdujimos en el tema 3 de edicin bsica.
Como recordars, al definir cada texto con un estilo desde la pestaa Insertar > grupo Estilos,
indicamos a Word qu parte es un ttulo, qu parte un subttulo y cul es el prrafo que compone
el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a travs de la aplicacin de estilos, definimos la
estructura del documento.
Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que
componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un
determinado color, con un determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado
correctamente los estilos se cambiar su formato por completo con un nico clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaa Diseo >
grupo Formato del documento > opcin Temas.
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos,
y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay a la derecha del botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este
modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la
combinacin de colores del tema Faceta, la combinacin de fuentes del tema Orgnico y los
efectos del tema Circuito. Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos
conservar para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual....
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar un tema
Para hacerlo, lo primero es ir a la pestaa Diseo > grupo Formato del documento >
opcin Temas. Seleccionamos el tema ms cercano a lo que queremos conseguir, ya que sus
colores, fuentes y efectos nos proporcionarn un aspecto bsico sobre el cual iremos realizando
las modificaciones.
Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos Guardar. De este
modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluir en el listado, dentro de la categora
Personalizados que antes no exista. Los colores personalizados se pueden, en caso de que
queramos realizar alguna modificacin, editar. Tambin se pueden eliminar y Agregar a la barra
de herramientas de acceso rpido. Lo haremos desde su men contextual, haciendo clic con el
botn derecho del ratn sobre ellos y eligiendo la opcin correspondiente. Los colores de office en
cambio no pueden sufrir alteraciones ni se podrn eliminar.
Ten en cuenta que la paleta de colores personalizada se guarda como entidad propia y no como
parte de un tema en concreto. Esto implica que podras utilizar la misma en varios temas
personalizados en que los colores seran los mismos, pero las fuentes y los efectos no, por ejemplo.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas >
opcin Portada.
Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva
pgina al principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo,
el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre
corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay
que indicar el nuevo texto.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Crear una portada
Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el fondo de
las pginas.
Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de
impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo >
grupo Fondo de pgina.
Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la
vez:
En la pestaa Diseo > grupo Fondo de pginas > opcin Marca de agua se despliega un
men donde elegir una de las marcas disponibles. Pero para crear una personalizada que se adapte
a nuestras necesidades particulares, elegimos la opcin Marcas de agua personalizadas... en
este mismo men. Se abrir un cuadro de dilogo como el que sigue.
Por defecto est marcada la opcin Sin marca de agua, pero si marcas una de las otras dos
(Marca de agua de imagen o Marca de agua de texto) se activarn sus correspondientes
opciones y podrs modificarlas.
Para aplicar una marca de agua que conste de una imagen, hay que pulsar el botn Seleccionar
imagen.... Se abrir un cuadro de dilogo que permite elegir la ubicacin y el archivo en concreto.
Una vez seleccionada, pulsamos Insertar y el cuadro se cerrar, mostrando la ruta de la imagen
elegida junto al botn (como se aprecia en la imagen de ejemplo).
Este es un ejemplo de la misma marca de agua en los dos estados: con y sin decolorar.
Desplegando la lista Escala podrs elegir entre el tamao original. En la imagen anterior est
en Automtico, que es la opcin por defecto. De esta forma, la imagen tratar de ocupar casi
aproximadamente un tercio del tamao del folio. Pero puedes cambiar su tamao a 100% para que
se muestre en el tamao original, o bien escalarlo con los valores 500%, 200%, 150% o 50%.
Cuando hayas acabado, pulsa Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo conservando los
cambios.
Al igual que en el caso de la marca de agua de imagen, puedes ir aplicando los cambios para ver
el resultado y Aceptar cuando por fin hayas terminado de editarla.
Es interesante aplicar un texto de prueba sobre la marca de agua (sea del tipo que sea) para ver
el resultado final real. Por ejemplo, en nuestro caso quiz sera recomendable utilizar un color ms
suave:
Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la
paleta, pulsa Ms colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean
simplemente de un color, sino que utilicen degradados, texturas y tramas. Para aprender cmo
hacerlo puedes visitar el siguiente avanzado Degradados, texturas y tramas .
Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:
En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia
de dibujos. Por lo tanto, slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color
(cuando el programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del
dibujo.
3. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su
lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn:
todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar
las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un
color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Cambiar el fondo
de pgina
El cuadro de dilogo Efectos de relleno est compuesto por tres pestaas que nos permiten
crear efectos distintos como degradados, texturas o tramas, en vez de utilizar un color slido. El
funcionamiento siempre es el mismo: elegir las preferencias, visualizar el cuadro de muestra para
ver si nos gusta el resultado y pulsar Aceptar para guardar los cambios.
Este cuadro se puede utilizar, por ejemplo, para que las pginas tengan cierto fondo, en vez del
color blanco que viene por defecto. Podemos abrirlo desde la pestaa Diseo > grupo Fondo de
pgina > opcin Color de pgina > opcin del men Efectos de relleno....
Estas son las pestaas Degradado, Textura y Trama que vamos a ver en este avanzado:
- Un color: te permite escoger un color y luego desplazar una barra para indicar qu grado de
claridad o oscuridad aplicar de ese mismo tono para generar el contraste del degradado. En la
prctica observars que lo que haces es mezclarlo con un color ms bien negro, blanco o similar
al elegido.
- Dos colores: Elegir dos colores, que se mezclarn con un efecto degradado.
- Preestablecer: Muestra una lista desplegable que te permite elegir entre algunos diseos
preestablecidos por Word.
Dentro de cada estilo disponemos de cuatro variantes, que lo que hacen es modificar la
disposicin de los colores: el color 1 en los extremos y el color 2 en el interior y viceversa.
En la imagen puedes ver las variantes para un estilo vertical de dos colores.
Textura
La textura es una imagen que simula la textura de un determinado material o superficie: madera,
metal, corcho, piedra, pergamino... sta pequea imagen se aplica de forma repetitiva para crear
un efecto completo.
Las texturas no son modificables, pero puedes utilizar el botn Otra textura..., que abre un
cuadro de dilogo que te permite explorar en tu ordenador otras imgenes de texturas que puedas
tener.
Trama
Una trama es un motivo o serie de formas simples y repetitivasr. Puedes escoger el color del
primer plano y del fondo, para personalizarlas.
En este ejercicio practicaremos cmo cambiar el color blanco de las pginas por otro
coloreado y aplicar marcas de agua.
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las
letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los
temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y
precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
Fuente
De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la
tipografa. En la imagen vemos que la tipografa de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre
el pequeo tringulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro
equipo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas
las fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la
encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha
para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el
botn central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo
directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un
cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que
buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la
que te interesa.
Tamao de la fuente
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados
son 10 y 12 puntos.
Efectos bsicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la pequea
flecha triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar el estilo de la lnea,
pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
- Subndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms abajo que el resto del
texto.
- Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto
del texto.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la
ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo Fuente.
Tambin puedes especificar qu fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos
los nuevos documentos que crees. Para saber ms visita el siguiente avanzado: Cuadro Fuente y
caractersticas OpenType .
En la pestaa Inicio > grupo Fuente encontramos las opciones ms comunes para la
modificacin de las fuentes de nuestro documento. Pero podemos ver todas las opciones posibles
si accedemos al cuadro de dilogo Fuente. Para hacerlo hay que pulsar en la parte inferior
derecha del grupo.
Cuando el resultado sea el buscado, pulsaremos Aceptar los cambios. El nuevo formato de
fuente se aplicar al nuevo texto que insertes, o bien al texto que hubieses seleccionado antes de
abrir el cuadro.
Si lo quieres es que se utilice el formato de fuente especificado en cada uno de los documentos
nuevos que crees en un futuro, pulsa el botn Establecer como predeterminado.
Vamos a ver algunas de las caractersticas de stas pestaas que no son accesibles
directamente desde la cinta, puesto que las de la cinta las veremos en el tema.
Fuente
La mayora de opciones son las que se encuentran en la cinta: tipografa y tamao de la fuente,
efectos bsicos, color de la fuente, estilos de subrayado...
Versales: Convierte todo el texto a maysculas, con el matiz de que las letras que realmente
eran maysculas en el formato original sern ligeramente ms grandes que el resto.
Avanzado
Se trabaja con valores relativos: 200%, 150%, 100%, 90%, 80%, 66%, 50% y 33%.
Las opciones son Normal, Elevado y Disminuido. Y el valor que se establece de alto (o bajo)
tambin es un valor absoluto en puntos.
Es decir, Elevado sera como un superndice y Disminuido como un subndice, con la diferencia
de que podemos especificar exactamente qu altura tendr.
Caractersticas OpenType.
Anteriormente Microsoft utilizaba en gran parte tipografas de tipo TrueType (un formato creado
por Apple y Microsoft). Ms adelante, la compaa la mejor, junto con Adobe, creando el
tipoOpenType. Casi todas las fuentes que utilices en Office sern de este ltimo tipo. La forma de
distinguirlas es observar el icono que hay dibujado a la izquierda de cada una de las tipografas en
la cinta de opciones.
El tipo de fuente tiene que ver con la forma en que se ha realizado e instalado. Las distintas
formas de desarrollo influyen en las caractersticas de las mismas, por ejemplo, les permite tamaos
mayores de fuente sin distorsionar su forma.
Las opciones de esta seccin bsicamente te permiten crear una caligrafa propia,
personalizando una existente. Este apartado se introdujo en Word 2010, vamos sus opciones con
ms profundidad:
- Formatos de nmeros.
* Predeterminado: El establecido por defecto en la fuente.
* Alineacin: Todos los nmeros tienen la misma altura y no se muestran en una posicin ms
baja que el resto del texto.
* Estilo antiguo: Los nmeros no tienen la misma altura, ni se sitan en la misma posicin, sino
que pueden estar ms o menos altos que la lnea de texto.
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas.
minsculas. Todas las letras en minsculas.
MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas.
Poner en maysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el
resto de la palabra en minsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando MAYS+F3, las
palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: maysculas,
minsculas y tipo oracin.
Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que tambin se
pueden aplicar a la vez. Estn en la pestaa Inicio > grupo Fuente y desde el men contextual.
Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra A del icono es
el color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de una paleta de colores que se
muestra al pulsar su correspondiente flecha.
Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar cierto efecto
degradado al texto. El degradado tendr en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma
independiente.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor cambiar y tomar la
forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo
Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la paleta de colores
disponibles.
Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el texto
resaltado, pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar el formato normal del cursor,
pulsa Detener resaltado.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un
efecto personalizado. Si quieres ver en detalle cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado Efecto
de texto personalizado .
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Color y efectos de
texto
Muchas herramientas permiten elegir un color de una paleta. Para simplificar, Word muestra una
paleta reducida, pero podemos acceder a una mayor variedad cromtica si pulsamos la opcin Ms
colores.... Por ejemplo, en la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Color de fuente.
Al hacer clic sobre un color, se mostrar en la previsualizacin inferior, en la mitad superior del
cuadro (Nuevo). De esta forma puedes compararlo con el que hay aplicado actualmente (Actual),
justo debajo.
En el caso de utilizar RGB, deberemos especificar el nivel de rojo, verde y azul. Si utilizamos
HSL deberemos especificar el nivel de matiz, saturacin y luminosidad.
Si has utilizado Word antes, vers que los efectos causan un resultado similar a WordArt, solo
que en este caso no creamos un objeto de tipo dibujo, sino que simplemente aplicamos sombras,
relieves y bordes al propio texto.
Hemos visto que en la cinta podemos establecer un efecto para el texto. Pero si lo que queremos
es crear uno personalizado, podemos acceder a la ventana Formato de efectos de texto:
Permite elegir el aspecto que queremos modificar del texto: Relleno de texto o Contorno de
texto. Si hacemos clic en la letra A de la parte superior derecha accedemos a ms opciones:
Al pulsar sobre cualquiera de las opciones se abrirn sus correspondientes herramientas para
fijar los parmetros. Por ejemplo, Para Relleno de color tenemos la siguiente pantalla:
Veamos un ejemplo:
El contorno es rojo. En cambio, vemos como un aura morada, eso es un efecto de iluminado.
La sombra tiene una orientacin inferior derecha, se ve en tono gris. Tambin hay
un reflejo aplicado, que da un efecto espejo.
Ten en cuenta que, para aplicar relleno y contorno, debers elegir una fuente lo suficientemente
gruesa como para que se distingan. Nosotros hemos realizado el ejemplo con la Franklin Gothic
Heavy a tamao 72.
Este texto de ejemplo est algo cargado, pero es para que veas las posibilidades de las
herramientas. No vamos a detenernos en cada una de las herramientas, porque existen muchas.
En cambio, mostraremos a continuacin cada una de las secciones, las comentaremos brevemente
y explicaremos cmo manejar los mens y opciones en general. Te invitamos a que las pruebes
todas poco a poco.
El relleno tiene tres opciones generales: Sin relleno, Relleno slido y Relleno degradado. En
funcin de la opcin que elijas vers unas herramientas u otras.
Para un relleno degradado, debers elegir el color y tipo, la direccin de entre las del men y
su ngulo.
La mayora de selectores ya los conoces: mens, listas desplegables o barras deslizadoras.
Vamos a comentar el selector de Puntos de degradado, por ser algo diferente a lo que nos
solemos encontrar.
El degradado es una mezcla paulatina de dos o ms colores. Por lo tanto, esta barra nos permite
elegir en qu punto se introduce un color en la mezcla.
Desde los botones situados a la derecha de la barra puedes Agregar un delimitador nuevo
o Quitar el delimitador que est seleccionado. Tambin puedes deslizarlos a otra posicin,
arrastrndolos.
Al situar el cursor sobre uno de los limitadores, aparece un recuadro de ayuda (tooltip) que te
indica las caractersticas generales del mismo. Si haces clic en l, vers estas mismas
caractersticas plasmadas en las herramientas inferiores de color, posicin, brillo y transparencia.
Por tanto, las herramientas inferiores se modifican para cada uno de los delimitadores.
Formato 3D
En este ejercicio practicaremos cmo cambiar el color y cmo aplicarle efectos al texto.
Con las opciones anteriores seramos perfectamente capaces de crear un rtulo vistoso en
nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rtulos de forma
sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaa Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botn WordArt.
Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer
clic sobre la que ms nos guste.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro
texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino
de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las
Herramientas de dibujo, con una pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el
En la parte izquierda hay un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la parte superior
central est el icono para girar y en la parte derecha el icono para alinearlo con el texto que lo
rodea.
Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y modificar
las caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas
de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son
las secciones, que veremos ms adelante.
Alineacin.
Estos son los botones para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:
Este prrafo tiene Este prrafo tiene Este prrafo tiene Este prrafo tiene
establecida establecida la establecida una alineacin
alineacin izquierda. alineacin centrada. alineacin derecha. justificada.
Otra forma de definir la alineacin del prrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta
funcin permite escribir en cualquier parte de la pgina directamente sin tener que insertar lneas
en blanco. Puedes aprender cmo hacerlo en el siguiente avanzado: Hacer clic y escribir .
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda.
Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa
Inicio en el grupo Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se
puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones de
la pestaa Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que
separa las lneas o interlineado. Formato del prrafo
Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn
problema, pero es posible que en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en
dos pginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el
cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina. Tambin hay otras opciones
relacionadas con este tema que puedes ver aqu. Formato del prrafo En el apartado, Lneas
y saltos de pgina.
En ocasiones nos interesar que Word divida una palabra en dos lneas, o bien que dos palabras
no sean separadas en distintas lneas. Por ello, haremos una especial mencin las funciones de
guin y espacio de no separacin en el siguiente avanzado. Guin y espacio de no
separacin
Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Alineacin y
sangra del prrafo
En las ltimas versiones, incluido Word 2016, se ha mejorado este aspecto. Ahora es
posible escribir en cualquier punto de la pgina directamente haciendo doble clic sobre el
lugar exacto, y sin necesidad de crear prrafos sin contenido.
Cmo se usa?
Al mover el cursor por una pgina de Word, en Vista Diseo, vemos que Este toma diferentes
formas. Es debido a la funcin que te permite escribir libremente o escribir "al vuelo".
Las formas del cursor simbolizan el tipo de alineacin de prrafo que adquirira el texto si fuese
insertado en el lugar sealado. Tambin se crear una sangra automticamente, a la altura de
donde hayamos situado el punto de insercin haciendo doble clic.
izquierda.
Cuando colocamos el cursor por el centro de la pgina, veremos como el cursor toma la forma
derecha.
Esta funcin es til, por ejemplo, cuando creamos una pgina de ttulo para un trabajo. Podemos
escribir al principio de la pgina el lugar y la fecha, en el centro el propio ttulo del trabajo y al final
de la pgina el autor del trabajo. Todo en los lugares exactos, sin tener que ir insertando lneas en
blanco ni cambiar el tipo de alineacin desde la cinta.
Sangra y espacio
Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Prrafo, veremos la pestaa Sangra y
espacio. En ella encontramos las opciones para configurar la Alineacin, el Espaciado o
el Interlineado, entre otras. El Nivel de esquema lo veremos ms adelante.
Alineacin.
Truco: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le falta un poco
para llegar hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO,
esto har que la lnea se reparta homogneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el
prrafo quedar perfectamente justificado.
Sangra.
Podemos fijar los centmetros que queremos que se desplace el prrafo tanto a la izquierda como
a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecho.
Tambin podemos indicar uno de los dos tipos de sangra Especial disponibles en la ventana
que se despliega al hacer clic en el botn de la derecha.
Francesa: desplaza todas las lneas del prrafo hacia la derecha excepto la primera lnea.
Espaciado.
Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el
prrafo anterior y posterior.
Interlineado.
El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la
ventana de Interlineado que nos ofrece las siguientes posibilidades:
1,5 lneas.
Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos
deseados, pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas.
Mltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lneas, incluso con
decimales.
En esta pestaa podemos controlar como se comportan los saltos de pgina respecto de los
prrafos.
Activando esta casilla impediremos que el prrafo seleccionado y el siguiente sean separados
por un salto de pgina.
Al activar esta casilla impediremos que un salto de pgina reparta entre dos pginas el prrafo
seleccionado.
Si activamos esta casilla se insertar un salto de pgina delante del prrafo seleccionado, por lo
que el prrafo seleccionado ser el primer prrafo de la pgina.
Esta casilla activada evitar que aparezcan los nmeros de lnea, si los hubiere, al lado del
prrafo seleccionado.
As evitaremos que, en el prrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al final
de la lnea, si es que esta opcin se encuentra activada.
En ambas pestaas dispondremos del botn Establecer como predeterminado, que guardar
la configuracin realizada y la utilizar por defecto en cada nuevo prrafo de cada documento.
Por defecto, cuando escribimos en Word el texto se autoajusta y hace saltos de lnea para
evitar que una palabra quede dividida. Para que se utilicen los guiones de separacin nos
situaremos en la pestaa Formato , grupo Configurar pgina y cambiaremos la opcin Guiones.
Por defecto est activa la opcin Ninguno, que hace que la ltima palabra de la lnea no se
separe con guiones.
Aqu puedes ver un ejemplo del resultado si seleccionamos Ninguno, Automtico y Manual:
En el ltimo caso, en Manual, vemos que aparece un cuadro de dilogo que nos permite indicar
cmo se divide correctamente la palabra, aunque lo normal es que el sistema lo haga bien.
Ten presente que los guiones se aplicarn a todo el documento. Si quieres que slo se aplique
a una parte del mismo tendrs que utilizar el modo Manual con el texto a modificar previamente
seleccionado.
Si, por el contrario, lo que queremos es conseguir que dos palabras no se separen en
distintas lneas, por la razn que sea, lo que haremos ser pulsar la combinacin de
teclas CTRL + MAYS +ESPACIO, en vez de separarlas con un espacio simplemente. Si ya estaban
escritas debers borrar el espaciado e insertarlo de la forma descrita.
Como las tres palabras son ahora inseparables, y no caben en el espacio de la lnea superior, se
sitan juntas en la inferior.
Podras pensar que, visto lo visto, insertando un salto de lnea con la tecla INTRO se obtendra el
mismo resultado. Y as sera, al menos en apariencia. Pero de esta forma, al autoajustarse
automticamente, no habr ningn salto de lnea si modificamos el texto posteriormente.
Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma
automtica.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entender que
quieres introducir una lista de vietas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear una
lista, en este caso numrica.
Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la
tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un
salto de lnea, pulsando MAYS+INTRO en vez de INTRO.
Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza
la opcin Establecer valor de numeracin del submen que despliega su correspondiente flecha.
Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un prrafo normal, hay que
pulsar de nuevo la tecla INTRO despus del ltimo elemento, es decir, hay que pulsar dos veces la
teclaINTRO.
Al pulsar el botn Aumentar sangra antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este
est un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas
multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.
Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de
lista , si despliegas su submen pulsando la flecha triangular que hay a la derecha
de cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular
situada a la derecha de cada uno de los botones.
Si no queremos que se creen lista de forma automtica podemos hacerlo desde Archivo
Opciones Revisin Opciones de autocorreccin
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Listas
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla
de tabulacin TAB, como ves en esta imagen.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones.
Word 2016 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems, podemos definir la alineacin para cada
tabulacin.
Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que
las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin
repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaa Vista >
grupo Mostar > opcin Regla.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
Tambin podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulacin de la regla horizontal
para que aparezca el cuadro de dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha
donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Aprende ms sobre el cuadro
de Tabulaciones en el siguiente avanzado: Tabulaciones
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a
la que vemos en la imagen inferior.
En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar
formato . Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a
otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de
herramientas y hacer clic en Copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo
sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez
el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar
sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo.
Desde la pestaa Inicio > grupo Prrafo, iniciamos el cuadro de dilogo Prrafo. Se pueden
establecer las tabulaciones desde el botnTabulaciones que se encuentra en la parte inferior
izquierda. Tambin se pueden aplicar tabulaciones desde la regla horizontal.
Si queremos eliminar una tabulacin debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el
botn Eliminar. Tambin tenemos un botn para eliminar todas las tabulaciones del prrafo en que
nos encontramos. Una vez tengamos todas las tabulaciones preparadas pulsaremos el
botnAceptar y volveremos a nuestro documento donde veremos en la regla horizontal los iconos
de las tabulaciones que acabamos de fijar.
Para modificar cualquier tabulacin se puede utilizar esta ventana o la regla horizontal,
independientemente de la forma en la que se cre la tabulacin.
Por ltimo, en esta ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las tabulaciones
predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta con escribir otro nmero en la ventana.
En este ejercicio practicaremos cmo crear columnas de texto con distintas alineaciones gracias
a la tabulacin.
34. En la ficha Inicio, grupo Prrafo dispones del botn Mostrar todo . Recuerda que con l
puedes ver las marcas y smbolos de formato. Al trabajar con tabulaciones puede resultar
muy til, para ver dnde hemos introducido una. El mismo documento con esta herramienta
activada se vera as:
Ejercicio 1: Receta
Abre el archivo Plato de la semana de los ejercicios del curso y dale formato para que quede
como el siguiente, o al menos lo ms parecido posible:
El tema empleado en el ejemplo es Office, y los ttulos se han formateado con sus estilos
predefinidos.
El texto relativo a los comensales est en verde y negrita.
Las columnas correspondientes a los tiempos se han creado con tabulaciones.
Abre el archivo Curso bases de datos de los ejercicios del curso y aplica los cambios siguientes:
Observa que, en el caso en que Ejemplo: est en la misma lnea que SELECT, hacemos un
retorno de carro para separarlo en distintas lneas.
Utilizar las tabulaciones para organizar bien la tabla de verdad, de forma que los valores AND,
TRUE, FALSE y NULL queden bien alineados.
Dar estilo de lista de vietas al texto Una constante, Una funcin de agrupacin, Una
columna de agrupacin y Una expresin basada en las anteriores. Se encuentran en el
apartado Determinacin de los valores mnimos y mximos, al final de la pgina 3.
Tras la lista de vietas anterior, insertar un salto de pgina.
Los ejercicios de la ltima pgina estn mal numerados, por haber sido numerados a mano y
posteriormente modificados. Cambia la numeracin por una lista numerada.
Adems, los ejercicios no presentan una homogeneidad. Los ejercicios de consultas simples
se resuelven tras el enunciado, y los ejercicios multitabla y de sumatorias separan enunciados
y soluciones en dos bloques distintos. Modifica los ejercicios de consultas simples para que
sigan el mismo patrn.
Modificar la fuente de todo el texto por una que te guste ms. Por ejemplo, Calibri.
Ejercicio 1: Receta
1. Seleccionar el texto Curso de SQL que encabeza el documento y pulsar las teclas CTRL+X
para cortarlo.
2. En la ficha Insertar, grupo Pginas, desplegar el men Portada y seleccionar cualquiera de
ellas. Nosotros hemos escogido Puzzle.
3. En la portada, hacer clic sobre el texto [Escriba aqu el ttulo de la portada] y pulsar las
teclas CTRL+V para pegarlo. En cuanto al resto de elementos (Ao, subttulo, etc.), puedes
rellenarlos opcionalmente, o bien puedes seleccionarlos y pulsar SUPR para eliminarlos.
4. Para tabular las consultas, lo primero ser, en todos aquellos ejemplos en que quede la
consulta en la misma lnea que la palabra Ejemplo: u otro texto introductorio, situar el punto
de insercin al final de dicho texto y pulsar INTRO.
5. Una vez cada consulta se encuentra en filas encabezadas por sentencias como SELECT o
FROM, mostrar las reglas desde el botn que hay arriba de la barra de desplazamiento vertical.
Luego, escoger la Tabulacin izquierda en el pequeo cuadro sobre la regla vertical
izquierda.
6. Seleccionar cada consulta y hacer clic a la altura deseada en la regla superior. Nosotros las
insertamos a 2 todas ellas, para que d sensacin de homogeneidad. En el texto, debers
pulsar la tecla TAB para crear tabulaciones, o la tecla RETROCESO para eliminarlas, de modo
que se vaya ajustando a las marcas de tabulacin de la regla.
Un truco para hacer esto podra ser pulsar la tecla CTRL y sin soltar ir seleccionando cada
consulta en todo el documento. Luego, aplicar la tabulacin al 2. As las haremos todas de una
tacada y luego ya podremos revisarlas una a una para ir ajustando las tabulaciones del texto.
7. Para modificar la tabla de verdad, hacemos clic entre los FALSE que aparecen pegados y
pulsamos la tecla TAB. Repetiremos la operacin para los FALSE y NULL que hay pegados,
separndolos.
8. Seleccionar el texto Una constante, Una funcin de agrupacin, Una columna de
agrupacin y Una expresin basada en las anteriores. Luego, en Inicio > Prrafo, hacer
clic en la herramienta Vietas.
9. Situarse al final de la lista y pulsar la herramienta Insertar > Pginas > Salto de pgina.
10. Repetir la operacin, pero con la herramienta Numeracin, para crear una lista numerada
sobre los ltimos ejercicios y soluciones del documento. Los nmeros que estaban
introducidos a manos deberemos borrarlos seleccionndolos y pulsando SUPR o
RETROCESO.
Para encuadrar a la misma altura la lista numerada de los enunciados con la de las soluciones,
debers jugar con los marcadores de sangra en la regla superior y dejarlos a la misma altura.
11. En el apartado de ejercicios de consultas simples:
- Selecciona cada uno de los enunciados y pulsa CTRL+X para cortarlo. Luego, sita el
punto de insercin tras el anterior y pulsa INTRO. Pulsa CTRL+V para pegarlos. De este
modo conseguirs tener los enunciados juntos y las soluciones juntas.
- Tras el ltimo enunciado, escribe el texto Soluciones ejercicios consultas simples.
- Selecciona los enunciados y pulsa la herramienta Numeracin de la ficha Inicio para crear
una lista numerada. Repite la operacin con las soluciones y retoca la sangra y las
tabulaciones si es necesario. Recuerda que en caso de que se inserte una numeracin en
7.1. Introduccin
Los estilos sirven para para dar formato al texto ms fcilmente. Al aplicar un estilo podemos
dar varios formatos a la vez co un slo clic. Por ejemplo, un estilo puede incluir caractersticas del
formato fuente (negrita, tipo, color y tamao fuente, ...) y tambin del formato prrafo (alineacin,
sangra, ...). Word ya tiene predefinidos unos estilos que nos sern suficientes en muchos casos,
pero tambin podemos definir nuestros propios estilos personalizados.
La otra funcin de los estilos es indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo
(o cul es su naturaleza). Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no
son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el
ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos
desencaminados si decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del documento.
Los estilos estn disponibles desde dos sitios, la cinta de opciones y el panel de estilos:
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los estilos
disponibles y ms opciones (Crear estilo, Borrar formato y Aplicar estilos)
Tambin puedes realizar funciones parecidas desde el Panel de estilos que se abre
haciendo clic en el botn del extremo derecho inferior del grupo Estilos o pulsando la combinacin
de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.
La principal diferencia con el grupo Estilos de la cinta de opciones, es que podemos elegir entre
mostrar o no mostrar una vista previa de su formato mediante la casilla inferior Mostrar vista
previa.
Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro
estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuacin. Tambin podemos
aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre
el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del
documento: Ttulo, Subttulo, Cita, nfasis, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por
motivos estticos, sino por ser la etiqueta ms adecuada para el tipo de texto. El aspecto del
formato se puede modificar, as que no debemos preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel
estructural supone muchas ventajas escogerlos en funcin de la verdadera naturaleza del texto.
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y aplicar el primer
estilo llamado Normal. Pero, en ocasiones, dependiendo de los formatos manuales que hayas
especificado, al aplicar el estilo Normal, no desaparecen. En ese caso, hay que seleccionar el texto
en cuestin, y pulsar en el icono borrar formato del grupo Fuente, o tambin, desplegar el men
que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.
Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente
igual.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Aplicar estilos
Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su aspecto global modificando
los estilos que lo componen, uno a uno, o de forma mucho ms rpida utilizando los temas y los
conjuntos de estilos integrados. En ambos casos conviene revisar bien el documento para ver los
cambios efectuados.
Los estilos estn relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al
documento, se cambiar automticamente el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un
cambio radical de la imagen del documento con tan slo un clic, como vimos en la unidad anterior.
Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos juntos
como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botn y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo
conjunto de estilos aparecer en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de
estilos Integrados.
Internet
3. Para mostrar el panel de estilos, haz clic en el pequeo botn que hay en la esquina inferior
derecha del grupo Estilos.
4. Selecciona la primera palabra, Internet, y haz clic en Ttulo 1 en el panel.
5. Selecciona la segunda lnea de texto y pulsa esta vez en Ttulo 2.
6. Luego, haz clic en Borrar todo para eliminar el estilo. Quedar seleccionado el estilo Normal.
7. Selecciona ahora el estilo Sin espaciado. Observars que disminuye la separacin entre lneas.
8. Cierra el documento sin guardar los cambios.
Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la
opcin de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
Aparecer un cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el siguiente.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Para
remediarlo, existen varios sistemas, que puedes ver en el siguiente avanzado Utilizar un estilo en
varios documentos .
Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo como son los cuadros Tipo
estilo, Estilo del prrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los
estilos Propiedades de los estilos . El tema de estilos es un poco ms complejo que lo que
habamos visto hasta ahora en el curso, por lo tanto, te recomendamos practicar primero los
conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Es posible
que esto suponga un inconveniente, ya que, en la mayora de casos, crearemos estilos para
utilizarlos en ms de un documento.
Una posible solucin es crear los estilos en una plantilla (las veremos con detalle ms
adelante).
En Inicio > Estilos, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo en cuestin y
elegimos Modificar....
De esta forma, el estilo estar disponible en los nuevos documentos que se creen a partir de ella,
aunque no en los que hayan sido creados con anterioridad.
Y haremos clic en el botn inferior Administrar estilos . Se abrir el cuadro de dilogo desde
donde podremos eliminar, crear y modificar estilos, entre otras funciones. La que nos interesa en
este caso es Importar o exportar... as que pulsaremos este botn, que se encuentra en la parte
inferior de la ventana.
Al crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de dilogo con algunos cuadros y
casillas de verificacin que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en
este tema avanzado.
- Tipo de estilo.
- Actualizar automticamente.
Tipo de estilo.
El cuadro Tipo de estilo admite cinco valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y
caracter), Tabla y Lista.
Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El
tipo carcter tiene como smbolo una "a" cmo puedes ver en la imagen.
El estilo de prrafo, puede contener todas las caractersticas del estilo carcter y adems
tambin caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El smbolo lo
identifica.
El estilo de lista, se aplica a las listas y puede contener las caractersticas que ves en la
imagen siguiente, como el cuadro "Empezar en" donde se indica el nmero o letra en que
empezar la lista, fuente, estilo, sangras, etc.
Estilo basado en
Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De esta forma el estilo tomar
las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms la nueva que aadamos al
definirlo.
Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos
detalles, ahorrndonos trabajo.
Segn el tipo de estilo sea prrafo, carcter o tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro
despegable "Estilo basado en".
Permite definir el estilo que tendr el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir,
cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla INTRO dejar de aplicarse el estilo que
hemos definido y se aplicar el que pongamos en "Estilo del prrafo siguiente". Esto se suele
utilizar por ejemplo en los ttulos en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal.
Si la casilla est activada, se incluir el estilo en la cinta. De lo contrario slo estar disponible
en el panel de Estilos.
Actualizar automticamente.
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifica manualmente. Adems
aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo.
El problema de este sistema es que este nuevo estilo no tendra definido su nivel jerrquico en
el documento, sino que simplemente sera un conjunto de formatos que aplicar rpidamente.
Debemos tener esto presente si decidimos hacerlo de esta forma.
Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo nico que debemos hacer es hacer clic
con el botn derecho del ratn sobre l en la cinta y seleccionar la opcin Modificar....
Pero tambin podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el
nombre del estilo sin hacer clic. Veremos que aparece un tringulo en el lateral derecho. Hacemos
clic en l para desplegar el men de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo
1. Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin correcto a los subapartados
de forma automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos
apartados y subapartados que se van creando se numeren automticamente. Para ello, desde la
ventana Modificar estilo, pulsar el botn Formato, elegir Numeracin y escoger uno de los tipos
de listas numeradas existentes.
Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizndolo
quedar sin formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de la derecha del
estilo en cuestin. Se desplegar el men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.
Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto
con Word.
Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el
panel como se ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la galera de estilos rpidos desde el
men contextual de un estilo de la cinta no lo estars eliminando realmente. Simplemente estars
quitando el acceso directo a l de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el
formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Crear un estilo
Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato
de forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces, Qu ocurre si un
prrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle adems un formato manual?
Cmo interactan los diferentes tipos de estilos entre s? Qu preferencias existen cuando se
aplican varios tipos de estilos sobre un documento?
Planteado el tema as parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las prioridades se
adivinan, la mayora de veces, con un poco de sentido comn.
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos
conflictos que requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en
cursiva (adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato
carcter que tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado?
Pues esa cierta palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es que
Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el
resto del texto est en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante
lgico.
Desde el panel de estilos, el botn Inspector de estilo abre un cuadro de dilogo que
permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado de aulaClic azul y
adems del formato de prrafo que consiste en una alineacin centrada. Pero no slo esto, sino
que tambin se nos indica que, en el texto seleccionado, hay una caracterstica de formato de nivel
de texto que tampoco formaban parte del propio estilo: cursiva.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su
derecha , podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos
aplicados. O bien Borrar todo.
Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos
pulsar el botn Mostrar Formato , que encontraremos desde el propio inspector. De este modo
se abrir un nuevo panel que, no slo indicar explcitamente los formatos aplicados de forma
manual, sino tambin los que formen parte del propio estilo.
Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir, su origen,
deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo, tal y como muestra la imagen. As
vemos que en el formato Fuente Desde el estilo aulaClic azul se han aplicado unas
caractersticas, y adems, de modo directo, tambin se ha aplicado Cursiva.
Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante: comparar el formato
de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se ocultarn y
deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el listado de caractersticas, veremos
que nicamente aparecen las diferencias entre uno y otro.
En este ejercicio combinaremos dos funciones que ya conocemos: la aplicacin de estilos y las
listas multinivel. Gracias a ello, lograremos crear una numeracin a los ttulos que se adaptar de
forma automtica si borramos o incluimos apartados en el documento.
Recuerda que el primer nivel son estilos Ttulo 1 y el segundo nivel Ttulo 2.
2. Aplica el estilo nfasis al texto:
o Listar nombres, oficinas, y fechas de contrato de todos los vendedores. Del
apartado Lista de seleccin.
o Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los datos de oficinas
y el importe de ventas por encima o debajo del objetivo. Del apartado Utilizacin
del *.
En l debes crear un estilo nuevo desde el panel de estilos. Este estilo debe aplicar el
efecto Negrita. Gurdalo con el nombre Resaltado propio.
Aplica ese estilo a los siguientes textos (los hemos resaltado en azul para que los veas mejor):
Observa cmo se ha aplicado la modificacin a todos los textos del documento que tenan este
estilo. Esta es la ventaja de los estilos, poder cambiar radicalmente el aspecto del documento,
conservando la coherencia y la homogeneidad sin apenas esfuerzo.
1. En el archivo Curso bases de datos, localiza los textos que se corresponden con la imagen
y aplica, desde la ficha Inicio, los estilos Ttulo 1 a los tres ttulos principales y Ttulo 2 a
todos los dependientes.
En ocasiones, los ttulos terminan en punto o dos puntos, etc. Elimina este tipo de caracteres
para lograr el resultado mostrado.
2. Luego, localiza las frases:
o Listar nombres, oficinas, y fechas de contrato de todos los vendedores. Del
apartado Lista de seleccin.
o Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los datos de
oficinas y el importe de ventas por encima o debajo del objetivo. Del
apartado Utilizacin del *.
Una forma sencilla de hacerlo es mostrar el panel Navegacin desde la
ficha Vista. Aunque te adelantamos que estn al principio del documento, as que
no te resultar difcil localizarlas.
3. Aplcales el estilo nfasis.
4. Haz clic sobre uno de los ttulos, por ejemplo, el primero y aplica una Lista multinivel.
Concretamente debers escoger la siguiente en la Biblioteca de listas:
1. Ttulo 1
1.1 Ttulo 2
1.1.1 Ttulo 3
Sera interesante que tratases de intercalar un apartado entre otros dos y observases cmo
se reajustan los valores. Luego, elimina los elementos que hayas utilizado para la
comprobacin.
5. Pulsa CTRL+G para guardar.
6. Cierra el documento.
4. En la ventana para la creacin de estilos nuevos, escribe Resaltado propio como Nombre.
6. Activa la Negrita y luego pulsa el botn Aceptar. Asegrate que el tamao de letra es igual
que en el texto, es decir 11.
7. Selecciona el texto que queremos resaltar y pulsa sobre el estilo para aplicarlo. Repite la
operacin todos los textos indicados.
9. En la ventana donde se define el estilo, despliega la paleta de colores que hay junto al efecto
subrayado y escoge el color verde. Pulsa Aceptar.
10. Observa el resultado y cierra el panel de estilos.
11. Cierra el documento guardando los cambios.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno
nos sirve, podremos definir unos desde la opcin Mrgenes Personalizados.
Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al
hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo
de la pgina.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc.
y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior
del papel y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de
pgina y el borde inferior de la pgina.
Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con
la vista de Diseo de impresin.
Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaa Vista. Esta
imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un documento con encabezado y pie de
pgina.
En la pestaa Vista, marca la casilla Regla, para observar como en las reglas horizontal y vertical
hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes,
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele
contener los nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie
de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para encabezado y pie de pgina > Diseo, que
contiene los iconos con todas las opciones disponibles:
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y un rectngulo gris
indicndonos en que encabezado estamos, en este caso "Encabezado en primera pgina". Encima
de la lnea podemos escribir el texto del encabezado, por ejemplo "Curso de Base de Datos".
Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada, por ejemplo, para cuando la primera
pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con
el nmero de la pgina.
Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado
y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo, para imprimir el nmero de pgina
se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear
encabezado de pgina
Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte
del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las tpicas
frases de cortesa de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no
estn fijos en un determinado lugar ni son nicamente para un determinado tipo de documentos,
sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos.
El texto no est a priori en el documento, sino que encontramos un botn que nos permite incluirlo
desde la cinta de opciones. Esta opcin Autotexto la encontraremos en la pestaa Insertar >
grupo Texto > Elementos rpidos. Veremos que se despliega un submen para escoger el que
necesitamos. Al hacer clic en l se insertar all donde tengamos el punto de insercin.
Crear autotexto
Con la instalacin de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante
de esta opcin es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.
2. Luego, vamos a Insertar > Elementos rpidos > Autotexto y escogemos Guardar
seleccin en galera de autotexto.
- La galera, que de forma predeterminada ser Autotexto, aunque desde aqu podramos decidir
si queremos guardarlo como tabla, como pie de pgina, marca de agua o cualquiera de los tipos
de contenidos personalizables (o bloques de creacin) que admite Word en su galera.
- La categora, que en principio ser siempre General ya que es la nica por defecto, pero que
podemos cambiar. Por ejemplo, podramos tener una categora Cartas y dentro todos los
autotextos tpicos de cartas, otro para partes de incidencias, facturas. Se pueden crear nuevas
categoras desde el propio desplegable.
Se abrir una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creacin, incluidos los
que existen de forma predeterminada.
En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudar a saber
si estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.
Practcalo
En sistemas Windows, en la zona inferior derecha, dentro del rea de notificacin de la barra de
tareas encontramos un reloj. A este reloj lo denominamos fecha de sistema.
Ms all de ser un simple reloj informativo, la fecha de sistema es la referencia temporal que
tiene nuestro equipo. Cuando creamos documentos, por ejemplo, el ordenador guarda en qu fecha
fueron creados o modificados por ltima vez, por ello es importante tenerla correctamente
configurada. De esta forma podremos saber cundo modificamos por ltima vez un archivo o cul
es el ms reciente, ordenarlos por fecha, etc.
Podemos situar el cursor sobre la hora y esperar unos segundos para que aparezca la fecha
completa, que incluir el da de la semana. Es importante mantener la fecha y hora del sistema
bien configuradas. Normalmente haciendo clic o doble clic sobre ella podremos acceder a su
configuracin. En Windows 10, al hacer clic en la fecha aparce una ventana con el calendario y la
opcin Configuracin de fecha y hora.
En este ejercicio practicaremos cmo aplicar un encabezado de pgina a cada una de las hojas
de nuestro documento.
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este
nmero de pgina no aparece en el documento
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y
eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos
el que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada
ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con
cinta: .
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica
por ejemplo .
ejemplo .
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin
pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que
estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal.
Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del
nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.
Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del
captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando
un formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Numerar las
pginas
Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado apartado o seccin. Esto
permite que los elementos que comnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie
de pgina o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma
distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las pginas de
un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma pgina.
Aplicar un encabezado diferente para cada seccin, que se puede corresponder con los temas
o captulos.
Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o
captulos.
Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo documento.
Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto, independientemente de los establecidos
en el documento, etc.
pulsar el botn Vincular al anterior. Veremos cmo desaparece el recuadro gris que dice
"Igual que el anterior"
Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo forma parte del
mismo apartado y por tanto se pierde el formato especfico de la seccin inmediatamente superior
al salto para adoptar el de la seccin inferior.
Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes muestra una misma
pgina con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una
columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador,
la seccin superior adquirir el formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo tanto, de
una nica columna con mrgenes anchos.
En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2 de la carpeta ejercicios
del curso.
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si
est todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la
pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que
en la barra de estado est marcada esta opcin .
Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word 2007 es posible que eches de menos la Vista
preliminar. En Word 2010, 2013 y 2016 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la
pestaa Vista las opciones ms interesantes, que son las de Zoom:
El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa
completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que
tiene el documento?
Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 6 pginas, as que
hemos decidido mostrar 2 filas con 3 columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en
que queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a mostrar 2x 3 pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar veremos el resultado
real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina
contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa
en la anterior, y as ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que volvamos a la
vista que normalmente utilizamos para trabajar.
- La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el tamao de la ventana
de Word.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Vista previa a la
impresin
En este ejercicio practicaremos cmo modificar el zoom para echar un vistazo al aspecto
general del documento antes de imprimirlo.
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y
seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las opciones de impresin, tal y como se muestra en la
siguiente imagen.
A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se imprimir. Si te gusta el
resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir y ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es
todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuracin que nos
ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del
tema.
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. En caso de
tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar:
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista
previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la pgina. Lo
haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botn de la derecha permite
ajustar la pgina para que se vea entera con un slo clic.
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada
pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de un
documento que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el
trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Ventana de
impresin
La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos tambin en el cuadro de
dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace Configurar pgina.
Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No vamos a verlas
con detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Formato de la pgina,
pero s vamos a mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes.
Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar configuraciones en la
impresin de un nico documento.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra opcin configurable
en el cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes, orientacin, tipo
de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como predeterminado tras haber
configurado la impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Configurar
impresin
Si te paras a pensarlo, existen algunos elementos que por defecto no se imprimen, como
los colores e imgenes de fondo. Normalmente est configurado as para ahorrar tinta en las
copias impresas, pero podemos cambiarlo.
Desde la ventana de Configuracin de pgina que hemos visto en el apartado anterior tambin
podemos acceder a estas Opciones de impresin. Lo haremos desde la pestaa Papel, pulsando
su correspondiente botn.
En este ejercicio practicaremos cmo configurar las pginas que pensamos imprimir y
cmo lanzar la impresin.
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la
mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la
nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada
para instalarla. Esto es especialmente aplicable en sistemas operativos ms actuales como
Windows 7, Windows 8 y Windows 10, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no
vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la impresora de forma manual, ya que con la
tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema
operativo a otro.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es una especie de
"engao" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de
Existen impresoras virtuales que imprimen en PDF, por ejemplo, si tenemos instalado el
programa Adobe Acrobat veremos en la lista de impresoras Adobe PDF. Para obtener una imagen
jpeg, gif, png, ... al instalar el programa Snagit proporciona una impresora virtual.
Tambin podemos guardar un documento Word en formato PDF desde Guardar como
... eligiendo el tipo PDF, lo que equivale a imprimirlo en una impresora virtual.
Siempre disponemos de la impresora virtual que incluye Windows, llamada Microsoft XPS
Document Writer, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es
interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que
tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora
ya conoces el motivo.
Imprime una copia simple del archivo Currculum vitae que creaste en anteriores ejercicios.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda
se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u
ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la
distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre
todo en la construccin de pginas Web para Internet, aunque no est recomendado, ya que en
HTML hay otras posibilidades de maquetacin ms apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho ms potentes que utilizando las
tabulaciones u otros mtodos.
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo Tablas >
botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada cuadrado representa
una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en naranja la seleccin que realicemos. Al
hacer clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En
el ejemplo de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y
simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede
resultar muy til para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo
veremos que disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo > grupo
Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar el diseo deseado a la tabla.
Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomar forma de pluma para que
modifiquemos el diseo de los bordes de la tabla.
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor
y nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear tabla
En este ejercicio practicaremos cmo crear una tabla para el seguimiento de nuestra evolucin
en el curso.
Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla
dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo nico
que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, tambin se eliminar su
contenido, y esto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado.
Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar
otra tabla.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa Diseo >
grupo Estilos de tabla.
Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el resultado final, si lo deseas, con las
herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones
que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no
encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar estilo a
tabla
En este ejercicio practicaremos cmo dar estilo a la tabla que creamos en el ejercicio anterior.
Alineacin.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su
alineacin con respecto a la pgina y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas
de tabla. En la pestaa Presentacin > grupo Tabla haremos clic en el botn Propiedades.
Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno
o Alrededor) y una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).
Ajustar tamao:
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos
generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se
puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de
varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas
de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma
normal, pero, adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para
las tablas que vamos a ver a continuacin.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando
el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se
colorear.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble
clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Al colocar el cursor al principio de la fila aparece un crculo con un signo mas dentro, si hacemos
clic, se insertar una fila en blanco en esa posicin.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la
tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al
borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde la cinta. Modificar tabla desde la
cinta
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Desplazamiento
en tablas
Insertar.
En el grupo Filas y columnas disponemos de botones para insertar una fila arriba o abajo con
respecto a la posicin del punto de insercin. De la misma forma, podremos insertar columnas a la
izquierda o a la derecha.
Y si lo que queremos es insertar una celda, debemos hacer clic en el botn de la esquina inferior
derecha. Se abrir otra ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras celdas afectadas.
Eliminar.
La opcin Eliminar se encuentra en el mismo grupo, justo al lado. Al hacer clic sobre ella se
desplegar una lista donde podremos elegir qu elemento eliminar (columna, fila, tabla o celda).
Seleccionar.
Si nos situamos en el grupo Tabla y hacemos clic en el botn Seleccionar, podremos seleccionar
fcilmente la celda, columna o fila donde se encuentre el punto de insercin, o bien la tabla
completa.
Todos estos comandos tambin aparecen en el men contextual de la tabla. Ten en cuenta
que al hacer clic con el botn derecho del ratn cambiars el punto de insercin, as que deberas
hacerlo sobre la celda en cuestin que te interese utilizar como referencia a la hora de seleccionar,
insertar o eliminar.
1. Mi primer documento
2. El entorno de Word
3. Edicin bsica
5. Ortografa y gramtica
7. Estilos
8. Diseo de pgina
9. Impresin
10. Tablas
13. Plantillas
15. Esquemas
19. Seguridad
20. Macros
5. Tras escribir el ltimo ttulo, haz clic con la tecla flecha derecha para posicionarte en la celda
contigua, que corresponder con la ltima fila de la segunda columna.
6. Luego pulsa las teclas ALT+RePag. El punto de insercin se colocar al principio de la
columna.
En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por
ejemplo, una fila contenga una nica celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien
para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o ms celdas sin
afectar al resto.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo Combinar.
- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda seleccionada en la tabla.
Esto es as, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cules queremos combinar.
- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones dividir la celda
seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podramos haber realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna.
- Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla
aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de insercin.
Ya hablamos anteriormente de cmo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los
mrgenes de la pgina. Nos queda ver la alineacin interna de sus propios elementos, es decir, la
alineacin del contenido de las celdas con respecto a stas.
- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las
combinaciones de alineacin horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e
inferior). Lo nico que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera
aplicar la alineacin estn seleccionadas con anterioridad.
Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o
formas. stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si
estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y
grficos donde se explica cmo trabajar con estos objetos.
- Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la
direccin que sealen las flechas, que por defecto ser horizontal hacia la derecha (direccin de
lectura occidental). Las posibilidades son tres:
- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos asignar un margen fijo
a las celdas de toda la tabla, as como definir el espaciado entre celdas. Si no tienes muy clara la
diferencia entre ambos conceptos, aqu te los explicamos Margen y espacio entre celdas
Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo.
Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamao se vaya ajustando y la tabla
se vaya deformando.
Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar el aspecto que
tendrn las celdas.
- Las opciones de distribucin tambin pueden resultar muy interesantes. Toman como
referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero de filas o columnas (segn el tipo
de distribucin que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la opcin de ajustar el
tamao al contenido de la celda.
Cuando trabajamos con tablas existen dos conceptos que es interesante tener claros: el margen
de celda y el espacio entre celdas o cell spacing. Ambos valores se especifican desde las
Herramientas de tabla > pestaa Presentacin > grupo Alineacin > botn Mrgenes de celda.
Margen: Distancia entre los bordes de una celda y su contenido. Se puede especificar de
forma individual el margen superior, inferior, izquierdo y derecho.
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo ms importante
de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o ms importante saber sacarles
provecho. Las herramientas que veremos a continuacin se encuentran en la
pestaa Presentacin > grupo Datos.
Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No
importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la herramienta es vlida para todos
ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.
1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado encabezados de
columna en la tabla detectar los nombres automticamente. En el caso de la imagen Temas.
Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos personas tienen
el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la
seccin Luego por inmediatamente inferior.
En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico problema de que
los encabezados quedan nicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que
"adivinar" a qu equivale cada una de las columnas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos
dentro de una tabla. Word 2016 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos
estructurados (por ejemplo, mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos estn bien organizados
la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente.
Si quieres ver cmo convertir texto en tablas y viceversa, en este tema avanzado lo
explicamos Convertir texto en tabla y viceversa .
Frmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el uso de filas o
columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automtica, a travs de una
frmula. Lo nico que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pulsar el botn en la pestaa Presentacin > grupo Datos.
Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos parmetros. Por defecto se utilizar
la SUMA, pero en el desplegable Pegar funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que
tambin podremos elegir qu formato utilizar para mostrar el resultado.
- Podemos especificar qu celdas se calcularn, pudiendo escoger entre las que se encuentren
arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que
contenga la frmula. Por tanto, la sintaxis ser =FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numricos el sistema suele ignorar los encabezados de tabla
de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras frmulas como pueden ser COUNT (para contar)
sobre valores de tipo texto, es posible que s que considere el encabezado como un valor ms a
contar. Debemos revisar el resultado para detectar este comportamiento incorrecto.
- El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido
en el clculo. Deberemos volverla a ejecutar.
Para practicar algunas de estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a
paso: Ordenar datos de una tabla
Convertir un texto en una tabla puede ser muy til en ciertas ocasiones, tanto para ayudarnos a
realizar clculos con ellos, como por motivos estticos. Sin embargo, para poder hacerlo es
necesario que el texto tenga cierta estructura: que est encolumnado mediante tabulaciones o con
los datos separados mediante algn tipo de carcter separador. Nosotros mostraremos como
ejemplo visual un conjunto de datos tabulado.
Tambin podremos configurar el autoajuste. Nosotros lo hemos cambiado para que se ajuste al
contenido.
El proceso inverso al que acabamos de ver tambin es posible en Word. Es decir, convertir una
tabla en texto.
En nuestro caso elegir Tabulaciones devolvera la tabla a su aspecto original, as que vamos a
escoger Puntos y comas para que veas el resultado:
En este conjunto de ejercicios trabajaremos sobre el archivo Notas Curso Word, que creamos
en anteriores ejercicios.
Haz que las celdas de la columna Comentarios se dividan en dos, verticalmente. Es decir, que
la celda de encabezado con el ttulo seguir completa, pero el resto de celdas se dividirn en dos
columnas. Hazlo con la herramienta Dibujar tabla.
Para el tema 1 de Mi primer documento, escribe dos comentarios, uno en cada columna: Qu
divertido! y Repetir evaluacin para mejorar la nota. El resultado ser similar al de la imagen.
Supondremos que ya has repetido la evaluacin con un resultado excelente. Borra el comentario
de recordatorio del primer tema.
Ejercicio 4: Datos
Inserta una nueva fila al final de la tabla y escribe en la primera columna Media de los
resultados y en la segunda inserta una frmula que calcule el promedio de todos los valores. No
olvides indicar a Word que la tabla dispone de una fila de totales.
Haz clic en la primera celda de comentarios y al terminar de escribir el texto, pulsa la tecla
FLECHA DERECHA para pasar a la siguiente y escribir tambin su correspondiente texto.
Para ir directamente al ltimo tema y escribir el comentario: Estupendo! pulsa las teclas
ALT+AvPag. El punto de insercin se mover automticamente a la ltima fila.
Luego, pulsa ALT+RePag para volver a subir pulsa una vez la FLECHA ABAJO para pasar del
encabezado al contenido. Utiliza las teclas RETROCESO y SUPR para borrar el texto.
Ejercicio 4: Datos
11.1. Introduccin
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones,
y son los siguientes:
- Imgenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imgenes fotogrficas
procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG. Sobre estas imgenes se pueden realizar
algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo, pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una
posicin, pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo
de imgenes no vectoriales.
- Imgenes en lnea. Se abrir una ventana para que puedas buscar imgenes desde el
navegador web: Bsqueda de imgenes de Bing. Si tienes OneDrive tambin aparecer como
una opcin ms para buscar en tus carpetas de OneDrive. Tambin veremos unos botones para
buscar en Facebook y Flickr. Para todas estas opciones es necesario estar conectado a Internet.
En esta versin ha desaparecido la opcin Imgenes prediseadas de Office.com que exista en
Word 2013.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que
vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las
pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una
componente grfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos ampliando estos conceptos.
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los
ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la
extensin del archivo, por ejemplo, un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en
Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin con imgenes de
pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por
ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa
al GIF, porque tambin permite transparencias.
En el cuadro Buscar en Bing introduciremos las palabras que describan lo que buscamos. Por
ejemplo, al escribir perro aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer dobe clic sobre ella, o hacer clic para
seleccionarla y luego pulsar Insertar. Esta ltima forma tiene la ventaja que podremos ver el
tamao de la imagen en la parte inferior izquierda antes de pulsar. La imagen se descargar de
Intenet.
Aunque se pueden buscar imgenes desde el cuadro de bsqueda no hay disponible una
bsqueda por categoras. Hasta el ao 2015 se poda ir a la web de Office.com donde haba
disponible una bsqueda de imgens por categoras y otras opciones de bsqueda. Actualmente
en el ao 2016, ya no existe esa galera de imgenes de Office.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen
en lnea
OneDrive
Si tenemos una cuenta en OneDrive podemos buscar imgenes que se encuentren en las
carpetas de OneDrive desde aqu.
Podemos vincular nuestras cuentas de Facebook y Flickr para insertar imgenes directamente
desde estos servicios en nuestro documento Word.
6. Haz clic en uno de los crculos de las esquinas y arrastra para reducir el tamao hasta los 3
cm. de lado, aproximadamente.
7. Cierra el documento guardando los cambios.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que
cuando se realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en el
documento de Word. Para ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay
en el lateral del botn Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.
Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso ser el mismo. Lo nico que
deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para poder utilizarla como haramos
con cualquier otra imagen.
Dependiendo de tu navegador, puede que esta opcin se llame de forma ligeramente distinta.
Tambin existe la opcin Copiar que copia la imagen en el portapapeles y luego slo hay que
hacer Pegar desde Word.
Por otro lado, cuando utilizamos un buscador (Google, Bing,...) por defecto busca en la Web todo
tipo de documentos, pero tenemos la posibilidad de marcar Imgenes en la barra superior para
que slo busque imgenes.
Antes de usar una imagen obtenida de la web debes comprobar los derechos de autor a los que
est sometida.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar imagen
desde archivo
En este ejercicio practicaremos cmo insertar una imagen que tenemos guardada en el
ordenador. Utilizaremos la imagen foto.jpg que viene incluida en la carpeta de los ejercicios del
curso. Tenla localizada antes de empezar.
Una opcin de la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones que puede resultar til es la
de Captura. La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se est visualizando en la
pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, sin utilizar este comando,
son:
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaa Insertar y la opcin Imagen desde archivo.
En Word 2016 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botn.
Al hacer clic sobre Captura, se despliega un men que permite escoger qu pantalla queremos
capturar.
Se muestran cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Basta hacer clic sobre una de
ellas para que se copie en el documento de Word.
Despus de pulsar sobre Recorte de pantalla dispones de tres segundos para colocarte en la
pantalla que desees, suponiendo que tienes varias abiertas, a continuacin, basta mover el cursor
para capturar la zona de la pantalla elegida.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la
captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin
preocuparnos por que Word nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la
imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.
En este ejercicio practicaremos cmo incluir una captura de pantalla en nuestro documento.
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen
quedar enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas
de imagen agrupadas en la pestaa Formato.
Tamao
Los cuadraditos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden
arrastrar para modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadraditos situados
entre cada una de las esquinas sirven para modificar nicamente la altura o la anchura,
dependiendo de cul arrastremos.
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de
la imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu con la herramientaRecortar. Al hacer clic sobre
ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el
cursor al borde y hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al
Estilos de imagen
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn Ms situado al lado de los
iconos de los estilos. Con los botones Contorno de imagen, Efectos de la imagen y Diseo de
imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustar
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con
unos pequeos retoques ser suficiente. Veamos las herramientas disponibles en grupo Ajustar.
Con Quitar fondo podemos dejar transparente el fondo de fotografas, vemos unas herramientas
que nos ayudarn a seleccionar el fondo, tal y como muestra la siguiente imagen.
Inicialmente Word detectar el fondo a eliminar con un color morado, podemos refinar esta
seleccin haciendo clic en el botn Marcar las reas para mantener y Marcar las reas para
quitar.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen
aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar
tiles para dar un efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar,
voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.
- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen
respecto del texto que la rodea.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las
opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su
aspecto original, desde el grupo Ajustar.
Muchas de las herramientas que hemos visto en estos ltimos puntos tambin estn accesibles
desde el panel Formato de Imagen.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Manipular
imgenes
En este ejercicio practicaremos cmo modificar la posicin de una imagen con respecto a la
hoja en que se encuentra.
En este ejercicio practicaremos cmo mover una imagen, ajustndola al contenido que la rodea.
1. Abre el archivo Currculum Vitae que utilizamos en anteriores ejercicios. Vamos a intentar
mover la foto a la esquina superior derecha de la hoja de forma manual.
2. Haz clic en la foto y arrstrala hacia el borde derecho.
Observa que al soltar no se queda donde la hemos arrastrado. No conseguimos posicionarla
manualmente como hicimos en el anterior ejercicio.
Para poder mover la imagen con libertad:
3. Selecciona la ficha Formato de las Herramientas de imagen. En el grupo Organizar, pulsa
el botn Ajustar texto y selecciona la opcin Cuadrado en el men.
Ahora, la imagen se ha quedado entre el texto, dividindolo.
4. Vuelve a intentar arrastrar la imagen hacia el margen derecho. Ahora el sistema s que nos
permite moverla libremente por el documento. El resultado deber ser similar al que se aprecia
en la imagen:
En este ejercicio practicaremos cmo dar un aspecto ms atractivo a las imgenes, utilizando
los estilos.
Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, existen varias formas predefinidas
entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispondrs de rectas,
curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginacin.
Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la que ms
te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus caractersticas
a tu antojo.
Dentro de Formas bsicas, existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial,
porque permite insertar texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma,
crendolo sobre ella y agrupando despus los objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque
en las ltimas versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma, simplemente
haciendo clic con el botn derecho y elegir Agregar texto.
Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortogrfico. Si lo
recuerdas, esto no ocurra as con otras herramientas como WordArt.
La ltima opcin, Nuevo lienzo de dibujo requiere una explicacin previa. Normalmente, al crear
una forma, est se incrusta en el texto del documento, y el texto se puede ajustar a su alrededor.
Esto funciona bien para una forma, pero si queremos hacer un dibujo complejo con varias formas
es ms til disponerlas todas dentro de un contenedor. Eso es precisamente lo que hace Nuevo
lienzo de dibujo, crea un espacio rectangular para dibujar formas dentro de l y poder tratarlo como
un conjunto.
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y
proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello
hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado
de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se arrastra desde una de
las esquinas.
Adems, algunos grficos tambin tienen un crculo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar
la forma del grfico. En este ejemplo un tringulo issceles se ha convertido en escaleno.
El icono de la derecha sirve para alinear la forma respecto al texto que la rodea.
Formato
Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color de su contorno
o relleno, sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de opciones de organizacin y ajuste
de tamao que ya hemos visto anteriormente.
- Y efecto de sombra que puedes ver en el panel de Formato de forma de la siguiente imagen.
Para abrir el panel de Formato de forma hay que hacer clic en el botn de la esquina inferior
derecha del grupo Estilos de forma.
Desde el grupo Organizar tenemos opciones que son especialmente tiles cuando trabajamos
con ms de una forma a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una
nica imagen, alinearlas o definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al
frente y Enviar al fondo.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Insertar y manipular
formas
4. Arrastra el punto de la esquina para ajustar el tamao y que quede ms o menos como en la
imagen.
5. En Formato > Organizar, pulsa Enviar a atrs.
6. En esta misma ficha, escoge otro estilo rpido. Te proponemos que escojas Relleno
coloreado - Prpura, nfasis $4 u otro similar.
7. Mueve ligeramente el tringulo para ajustar los picos del logo en sus lados. En la imagen
vers el resultado:
8. Pulsa la tecla CTRL y haz clic en ambos objetos: la forma y la imagen prediseada. Ambos
quedarn seleccionados.
9. En la ficha Formato, pulsa la opcin Agrupar. Ahora, ambos objetos son uno slo y por lo
tanto se ha perdido la posicin que habamos establecido para la imagen y se ha reajustado
la tabla que est junto a ella.
10. Selecciona la figura que es la combinacin de ambas y arrastra su esquina para reducir un
poco su tamao. Observars que no conserva la proporcin como suceda en las imgenes.
Word 2016 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica.
En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde
donde podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos un tipo de la
lista de la izquierda y un subtipo de los iconos de la parte superior y pulsamos Aceptar.
Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.
Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo
el estilo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e
introducir nuevos datos y nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las
celdas de la hoja de clculo igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar
automticamente a partir de los datos introducidos.
Podemos insertar vdeos en nuestro documento de Word desde la pestaa Insertar con la
opcin Vdeo en lnea
Podemos buscar vdeos con el buscador de Microsoft, Bing, buscar un vdeo de YouTube o
insertar el cdigo que se encuentra en los sitios web. Una vez seleccionado un vdeo basta pulsar
el botn Insertar para poner el vdeo en el documento.
Una vez insertado el vdeo se puede mover y redimensionar como cualquier imagen. Para
reproducir el vdeo basta pulsar el botn Play que aparece en el centro del vdeo. En la siguiente
imagen puedes ver el aspecto de un vdeo insertado en un documento Word.
Trabajaremos sobre el archivo Fiesta que utilizamos en anteriores ejercicios, para lograr el
siguiente resultado:
Se trata de una imagen prediseada que puedes encontrar buscando por el concepto Fiesta.
En la hoja se sita arriba a la derecha.
Hemos decolorado sus colores para que se vea ms clara.
Se muestra detrs del texto.
Trabajaremos sobre el archivo Unidad 1. Vamos a completar el documento con imgenes que
conseguiremos haciendo capturas de pantalla del propio programa de Word.
Para hacerlo, abriremos por un lado Word con el documento Unidad 1 y por otro lado otro Word
con el tpico documento vaco que se muestra al arrancar. Recuerda que puedes abrir el programa
tantas veces como quieras. Esto lo hacemos porque al pulsar la opcin para capturar pantalla en
Word, la ventana se oculta, as que realizaremos las capturas sobre la otra que contiene el
documento en blanco.
Una imagen de la pestaa Archivo en el apartado Cerrar documento, tras el texto Para
cerrar un documento hacer clic en la pestaa .
La misma imagen tambin estar en el apartado Abrir un documento, tras el texto Para ello
hacer clic en la pestaa.
Una imagen de la opcin Cerrar en el apartado Cerrar Word, tras el texto Para
ello, escogeremos la opcin.
En este ejercicio partiremos de un documento en blanco para crear una invitacin. Adems de la
insercin de imgenes, se recordarn otras funciones que ya se han estudiado anteriormente.
1. Abre el archivo Unidad 1. Luego, ejecuta Word de nuevo para tener ambos abiertos a la vez.
2. En la ficha Vista, activa el Panel de navegacin para localizar ms sencillamente los
apartados.
3. Sitate en el apartado El primer texto. Localiza el texto Al arrancar Word 2013 aparece una
pantalla inicial como esta y haz clic a continuacin para situar el punto de insercin donde
deseas insertar la imagen. Pulsa INTRO para cambiar de lnea. Ah ser donde introduciremos
la imagen.
4. Haz clic en la pestaa Insertar y pulsa Captura. En el men se mostrar una vista previa de
las ventanas abiertas, dentro de la seccin Ventanas disponibles. Haz clic sobre aquella
que represente la ventana de Word, con el documento en blanco abierto.
12.1. Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un
organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente
jerrquica, por ejemplo, la organizacin de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una
organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre
s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los
pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo, los pasos a seguir para poner en
marcha un DVD.
Crear organigrama
- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres
insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.
Nos dibuja un organigrama bsico de varios niveles similar al que puedes ver en la siguiente
figura.
Agregar formas
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo, A1 es
asistente de A.
El botn Diseo sirve para modificar el diseo del organigrama. Para activarlo hay
que seleccionar un elemento del organigrama.
Podemos elegir entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los
recuadros.
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que
vemos en la imagen.
Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del
recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de
nuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Lo haremos desde la
pestaa Diseo > grupo Diseos:
Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin
podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico
SmartArt, que hemos visto anteriormente.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no
sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomar
en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando
este panel.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se crear
un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift +
Tabulador para moverlo a un nivel superior.
Para eliminar elemento, sitate en el lugar que quieras borrar y pulsa RETROCESO.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear un
organigrama
Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo
relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas
y grficos muy vistosos.
En primer lugar, seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo.
SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes
estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se
encuentran en la seccin Estilos SmartArt:
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar
la previsualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es
que en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir
un aspecto ms homogneo.
La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho, hay algunos
que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de
Word, los grficos 3D tienen una calidad muy buena.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes
selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la previsualizacin en tu grfico.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la
apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes
tareas:
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un
elemento cualquiera del diagrama, bastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar
la forma que quieres que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre
cualquier elemento del grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la previsualizacin en
el diagrama del documento.
Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico. Para
modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos
diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que, en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el
fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opcin Sin relleno, el
elemento tendr un fondo transparente y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn
elemento detrs (texto, imgenes, tablas) seran visibles a travs de l.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a
la visualizacin del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.
Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el
grfico y seleccionando Formato de forma.
Tamao. Las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes
establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del
grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego
Organizar. El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto
del documento. Como observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los
grficos e imgenes, que ya vimos en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la
ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se
comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Formato de un
diagrama
1. Abre el archivo Plato de la semana que has creado en los ejercicios anteriores
2. Haz doble clic algo ms abajo del ltimo texto, tras las instrucciones de preparacin.
3. Haz clic en Insertar > SmartArt.
4. En la categora Proceso escoge el primero, Proceso bsico y pulsa Aceptar.
5. Utiliza el Panel de texto para introducir los distintos elementos. En orden
sern: Lavar, Cortar, Sazonar, Reposar 30 min, Enharinar, Frer 5 min.
Recuerda que tras introducir los tres elementos que vienen por defecto, slo hay que pulsar
9. Muestra la ficha Diseo. En ella, pulsa Cambiar colores y escoge el primer diseo de la
seccin nfasis 3. Ahora, los elementos y las flechas que los separan sern verdes, en vez
de azules.
10. Volvamos a la ficha Formato. Puesto que los elementos del proceso se distinguan en la
receta en dos grupos: Preparar los ingredientes y Coccin, representaremos esta diferencia
coloreando el fondo de los elementos de cada proceso de forma distinta.
11. Selecciona los primeros cuatro elementos haciendo clic en ellos mientras pulsas la tecla CTRL.
12. En el grupo Estilos de forma, selecciona la herramienta Relleno de forma y escoge un color
morado claro.
13. Selecciona los otros dos elementos restantes, de la misma forma. Esta vez su Relleno de
forma ser naranja claro.
El resultado final ser el siguiente:
4. Cambia los colores y el estilo del diagrama para que se parezca ms al de la imagen. Lo
haremos desde la ficha Diseo.
13.1. Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de
fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina,
etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo cambian los
datos, como en un fax, un currculum o una factura.
Word 2016 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos
cmo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas
nuevas a partir de un documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de
introduccin de datos con controles ms complejos, pero stos los veremos en el tema Compartir
documentos.
Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido
en ellas. Pero tambin conservan otros elementos:
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y con
una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una
plantillaNormal.dotm que se aplica por defecto. La extensin del archivo es .dotm en lugar de
.dotx. De esta forma, cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna opcin para forzar
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Modificar la
plantilla por defecto
Vamos a modificar Normal.dotm de forma que los nuevos documentos que creemos estn
personalizados.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las teclas
CTRL+C para copiarla.
1. En Archivo > Reciente, localiza la plantilla Normal.dotm y haz clic en ella para abrirla.
2. Una vez abierta, haz doble clic sobre el encabezado para entrar en modo edicin. Se
mostrarn en la cinta las Herramientas para encabezado y pie de pgina.
3. En la ficha Diseo, grupo Encabezado y pie de pgina, pulsa sobre Encabezado y
selecciona la opcin Quitar encabezado.
4. Luego, pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en esa misma ficha.
5. Guarda los cambios y cierra la plantilla.
6. En Archivo > Nuevo, crea un nuevo Documento en blanco. El encabezado ya no se aprecia.
7. Cierra el documento.
Normalmente hacamos clic en Documento en blanco para crea un nuevo documento. Para
utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la
imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
- Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de
la seccin DESTACADA, por ejemplo, Espaciado simple. Como veremos ms adelante, nosotros
tambin podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna aparecer al hacer clic en la
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a
variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es
posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Una vez has utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista
de categoras relacionadas con la bsqueda. Puedes hacer clic en una categora para buscar
plantillas dentro de la misma.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y
pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la previsualizacin.
Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal, pero con la
estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo contiene un ttulo
predeterminado como Platilla1, propio de los archivos no guardados.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Utilizar plantillas
En este ejercicio veremos qu fcil resulta realizar un currculum partiendo de una plantilla ya
existente.
1. Abre Word.
2. En la ficha Archivo, selecciona Nuevo. Aparecer una pantalla con un cuadro de bsqueda,
escribe curriculum.
3. Utiliza la barra de desplazamiento para ir viendo las plantillas disponibles. Estn ordenadas
alfabticamente.
4. Selecciona Currculu (Diseo origen) u otra similar, haciendo clic sobre ella.
5. Pulsa el botn Crear. El resultado ser similar al siguiente:
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las
plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la
pestaa Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elegido currculum
ejecutivo. Luego, hacemos clic en el botn Crear, igual que si fusemos a crear un documento.
Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que
queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el
nombre JUAN LPEZ, y rellenar los campos correo electrnico, direccin postal y telfono. As ya
no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla
modificada, para ello hacemos clic en Guardar como y nos aparecer un cuadro de dilogo,
en Tipo de archivo aparecer Documento de Word, pero nosotros debemos cambiarlo a Plantilla
de Word (*.dotx), como puedes ver en la siguiente imagen.
Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en la
seccin PERSONAL a partir de una original de las Plantillas prediseadas. Si quisiramos
modificar una plantilla prediseada como tal, lo nico que tendramos que hacer es guardarla como
plantilla, con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.
Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2016 podemos crear una plantilla
simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2016 tendremos que:
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos
del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por
supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word (*.dotx). Como ya
sabes, automticamente Word 2016 te propondr que la guardes en la carpeta por defecto para las
plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego se comporte como una plantilla
y aparezca en la seccin PERSONAL.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear una
plantilla
1. Abre el archivo Currculum vitae con el que hemos trabajado a lo largo del curso.
Crea una plantilla a partir de un documento en blanco. Se llamar Autorizacin paterna y tendr
el siguiente aspecto:
Gurdala en el lugar adecuado para que sea visible desde la seccin PERSONAL.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las teclas
CTRL+C para copiarla.
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2016 nos permite generar varios
documentos a partir de uno, cada uno de estos documentos se diferenciar por los datos
obtenidos de una fuente de datos (Base de datos, tabla Excel, etc.).
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Es decir, combinar correspondencia permite obtener copias de un mismo documento, pero con
los datos de personas distintas.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un
cliente, y los campos sern, por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de
los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar
esta potente utilidad de Word.
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga
el texto fijo.
En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic
en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro
de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los
datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos. Por
ejemplo, en la imagen podramos tomar la base de datos Access contactos-accdb.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la
opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes
desplegar el men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que
En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es
que estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar
su casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras
ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos
haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic
en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el
asistente.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos aparecer un cuadro de dilogo para permitirnos elegir combinar
todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un
documento normal sin combinacin.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar
correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar
los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
Bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal
como vimos con el asistente.
Lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos
con el asistente.
botn . Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o
bien con los datos.
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se
generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.
Registro anterior.
Registro siguiente.
ltimo registro.
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro
concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza
el botn . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y
en qu campo lo tiene que buscar.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas
buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si
ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el
registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio
del origen.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Opciones de la
cinta Correspondencia
En l se nos informa de que abrir el archivo conlleva la ejecucin de una consulta sobre la
base de datos. Este aviso se muestra por razones de seguridad, si estamos seguros de la
procedencia y fiabilidad del archivo (como es este caso) pulsamos S.
2. Haz clic en la pestaa Correspondencia.
3. Observa el grupo Escribir e insertar campos. En l apreciars herramientas para incluir un
bloque de direcciones, una lnea de saludo o cualquier campo de la tabla enlazada. Pulsa el
botn Resaltar campos de combinacin. El nombre se resalta con un fondo gris. Desactiva
la opcin para devolverlo a la normalidad.
4. Ahora, nos centraremos en el grupo Vista previa de resultados. El botn con este mismo
nombre debe estar activado para que, al ir pulsando adelante y atrs, se vaya apreciando
cmo cambia el nombre del invitado.
5. Tambin disponemos, en este grupo, de la herramienta Comprobacin automtica de
errores. Al hacer clic sobre ella se muestra una ventana con varias opciones.
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo
para mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el
documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar
un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar
qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos
que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros
a la vez.
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin
podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que
nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo
que te explicamos en el siguiente apartado.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Editar
destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado
valor en un campo de combinacin. Por ejemplo, podramos decidir utilizar nicamente los clientes
de Alicante.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en
este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores,
seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems
no se combinarn.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se
compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo, si no queremos combinar los clientes sin
direccin, seleccionaremos Campo: direccin y Comparacin: No est vaco. Veremos
que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no
tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: Categora es igual a Clase,
de esta forma slo apareceran combinados los clientes de Clase.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como, por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes
de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya
no se muestra negra, sino azulada.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar
destinatarios
Al combinar una tabla de datos con un documento puede que estemos combinando cientos o
miles de registros. Nos resultar ms fcil trabajar con ellos si ocultamos aquellos que no nos
interesen. En este ejercicio aprenderemos a filtrar los destinatarios de la correspondencia
combinada.
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo, nos interesa que las
cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados,
hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios
se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo, queremos ordenar las cartas
por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la
misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del
cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el
botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los
registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de
saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al
nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen por qu coincidir con
los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad
de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en
nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria.
El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.
Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar
campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar
Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de
datos con el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar,
Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos
que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar
los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de
registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por ejemplo, del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar al
imprimir
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu
grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos
completar los parmetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del
destinatario.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Outlook 2016, ya que se iniciar
para poder realizar el envo de correos.
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia
para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la
nica opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos
tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes.
En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o
crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo
anteriormente con el ejemplo de las cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico
de Microsoft Office.
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por
seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah
donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar
el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin
del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra
la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la
bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer
es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si
se desea, por ejemplo, incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista
de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia >
grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad, ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan
en distintas pestaas de l.
En este ejercicio consultaremos el archivo Fiesta que creaste en ejercicios anteriores. Como
recordars, en ella haba un listado de invitados a una fiesta y tambin un listado de quienes
estaban interesados en participar en el regalo comn.
Utiliza lo aprendido sobre combinar correspondencia para enviar un correo electrnico a todos
los invitados. Los datos de los invitados los encontrars en la base de
Access contactos.accdb con la que ya has trabajado en los ejercicios paso a paso del tema.
Recuerda que la base est disponible en la carpeta de ejercicios del curso.
Debers seleccionar aquellos contactos que figuren en el listado del archivo Fiesta y elaborar un
correo donde les recordars la fecha, hora y lugar de la misma. A aquellos que hayan solicitado
colaborar con el regalo, les informars del importe a abonar.
Los invitados confirmados que no participan en el regalo recibirn un correo electrnico como
este:
Crear y enviar un correo para todos los contactos de la base que aparezcan en el
listado Fiesta.
Crear otro correo (basado en el anterior) para los invitados que participan en el regalo.
Ten presente que el texto del saludo es una Lnea de saludo que hemos personalizado.
No es necesario que guardes el documento, una vez enviados los correos.
14. Pulsa Siguiente para pasar al paso 5. Observars que la lnea de saludo ha cambiado y que
ahora se muestra el texto final Hola Teresa: Con los botones del panel << y >> podrs ir
movindote entre los correos adelante y atrs.
15. Ahora vamos a consultar la lista de invitados del fichero Fiesta para enviarles el correo
nicamente a ellos. Para ver ambas ventanas a la vez, haz clic en la ficha Vista >
grupo Ventana > herramienta Ver en paralelo. Este paso no es necesario, puedes organizar
tu miso las dos ventanas de Word para ver los dos documentos a la vez.
16. Nos centramos de nuevo en el panel del documento con la correspondencia combinada.
Concretamente en la seccin Realice cambios. Hacemos clic en el enlace Editar lista de
destinatarios.
17. Se abrir la ventana con sus datos. Haz clic en el encabezado Categora para que los
contactos se ordenen segn su origen tal y como estn ordenados en el archivo Fiesta.
18. Desactiva las casillas de aquellos contactos que no figuren en la lista de invitados
confirmados. Es decir, desactiva las casillas de:
- Esther, Carmen, Estefana y Marcos (de la categora Clase)
- Jose y Marta (de la categora Familia)
- Miguel (del Gimnasio)
19. Llegados a este punto, slo se generarn correos para aquellos que confirmaron su asistencia.
Sin embargo, como queremos enviar un correo distinto a quienes van a participar en el regalo,
tambin los excluiremos.
Desactiva pues las casillas de Teresa, Carlos, Beln, Mara y Gloria y pulsa Aceptar.
20. Pulsa Siguiente en el panel para ir al ltimo paso.
21. En el apartado Combinar, haz clic sobre el enlace Correo electrnico.
22. En la ventana que se muestra deberemos indicar:
- Para: email (para que el destinatario de cada correo sea la direccin electrnica que le
corresponde en la base de datos)
- Asunto: Cumpleaos Lola
- Formato de correo: HTML (para que el texto del documento se muestre tal cual, con
formato y como cuerpo del mensaje, no como archivo adjunto)
- Enviar a: Todos
Y pulsamos Aceptar.
15.1. Introduccin
Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que
utilizaremos en el resto de la unidad.
Tambin es importante no confundir los esquemas con las tablas de contenidos o el mapa del
documento:
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con
un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una tabla
de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se
encuentra dicho punto. Adems, tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de
actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido se explicar con profundidad en la Unidad
17.
As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden
que deseemos.
- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos cmo Word le asigna Ttulo
1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento
asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones de la pestaa de la
siguiente forma:
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente ttulo con
el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn
,y si queremos subir un nivel pulsamos el botn . Tambin puedes utilizar el resto de los botones
de la pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.
- Una vez est creado el esquema, para introducir el texto normal del documento en el
Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel
1, nivel 2...). Si no es as tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos
importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos
nosotros en los ejemplos de esta unidad.
El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por
ejemplo, el Ttulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato
no se adapte a nuestro documento.
En la unidad 7 puedes repasar cmo definir un estilo. Para asignar un nivel de esquema al estilo
hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y pulsar en el botn de la parte inferior
izquierda llamado Formato. Se abrir un desplegable, elegimos Prrafo y aparecer un cuadro de
dilogo como el de la imagen.
En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel
que deseemos. Por ejemplo, en la imagen tenemos seleccionado el Nivel 2.
c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaa
Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la
imagen de abajo.
Subir y Bajar. Trasladan el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea arriba
o abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con ms detalle.
En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles
del texto.
Con el botn conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena
un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y pulsar este botn pasa a
tener nivel 1.
Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente
el texto y presionando sobre el tringulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles
niveles y aplicrselo directamente al texto.
Con el botn conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un
nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botn conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel ms bajo de todos
(Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena anteriormente. En realidad, el nivel "Texto
independiente" equivale a no tener ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto
normal.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Establecer
niveles de esquema
1. Trabajaremos con un documento en blanco desde Archivo > Nuevo > Documento en
blanco.
2. Empezaremos por redactar el documento. Lo puedes hacer en la vista Diseo de
impresin habitual.
- En la primera lnea, escribe Anlisis Matemtico, que ser el ttulo del documento.
- Escribe el resto de puntos del documento como ves a continuacin:
2.2. Convergencia.
3. Series Numricas.
3. Series Numricas.
2.2. Convergencia.
9. Cambia a la vista Diseo impresin de nuevo para ver cmo han afectado estos cambios al
aspecto. Observars que se han aplicado los estilos correspondientes a cada nivel.
10. Guarda el documento con el nombre Esquema matemticas.
Nota: Si quisieras volver a practicar cmo hacerlo, vuelve a seleccionar la vista Esquema. Pulsa
CTRL+E para seleccionar todo el texto y a continuacin selecciona el nivel Texto independiente
desde la ficha Esquema de la cinta.
En este ejercicio practicaremos con la ficha Esquema para que te familiarices con su uso.
1. Abre el archivo Unidad 1 que se encontraba en la carpeta de los ejercicios del curso y que
has ido modificando a lo largo de los temas.
Como recordars, se trata de un archivo que ya tiene los estilos aplicados. Por lo tanto ya
tiene definida una estructura y el esquema se mostrar sin problemas.
Entendemos que es mejor partir de este punto porque, a lo largo del curso, se ha practicado
bastante cmo aplicar estilos.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
10. Repite la operacin, pero esta vez desde la cinta. Pulsa Expandir y luego Contraer .
11. Pulsa el botn Promover o selecciona Nivel 1 en el men desplegable que hay junto a l.
Ahora el apartado Cerrar Word est al mismo nivel que Unidad 1: Mi primer documento.
12. Pulsa el botn Disminuir nivel o las teclas CTRL+MAYS+DERECHA para devolverlo a
su posicin original.
13. Cierra la vista esquema con el botn de la cinta. El punto de insercin se encontrar en el
apartado Cerrar Word, que es el ltimo que hemos manipulado.
14. Cierra el documento, sin guardar los cambios.
Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que
hemos visto en la pgina anterior y en sta barra tenemos estos dos botones (el botn de
subir y el botn de bajar )
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I) es el primer
punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por
un documento que tendr un nivel inferior al del ttulo principal y Este a su vez tiene tres puntos
en su interior que son Desplazamientos cortos dentro de una misma
pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el documento y Mediante las Barras de
desplazamiento. que sern del mismo nivel los tres, pero evidentemente un nivel inferior al
ttulo Desplazarse por un documento.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma ms fcil: simplemente
seleccionado el ltimo punto (Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el
botn de la barra de esquema. Y con esto desplazamos el ttulo y todo su contenido un lugar
por encima de donde estaba como podemos ver en la imagen.
En las dos imgenes anteriores tenemos el esquema nicamente con los puntos claves del
documento. Con la ayuda de los botones y podemos ampliar o reducir el contenido del
Este es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver
el ttulo principal del documento.
Si a continuacin pulsamos sobre el botn estando con el cursor sobre este ttulo
conseguimos expandir el documento un nivel ms, es decir tendremos el nivel 2 a la vista tambin.
Si volvemos a pulsar sobre el botn estando de nuevo sobre el primer ttulo conseguimos
expandir un nivel ms en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos ttulos con el nivel
3.
Y volviendo a hacer clic sobre el botn desde el ttulo 1 del documento conseguiremos
expandir un nivel ms sobre el documento, en nuestro caso ya no existen ms niveles as que
despliega el documento en toda su extensin con el texto normal, como vemos en la siguiente
imagen.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Trabajar con la
ficha Esquema
En este ejercicio trabajaremos con el archivo Curso bases de datos que se encontraba en la
carpeta de los ejercicios del curso y que has ido modificando a lo largo de los temas.
Como recordars, se trata de un archivo que ya tiene los estilos aplicados.
Observa que cada ttulo de Nivel 1 contiene dos puntos dedicados a Ejercicios y
a Soluciones de los ejercicios. Su nivel actual es el 2, disminyelo a un Nivel 3.
Luego, muestra slo los elementos del Nivel 2.
Muestra ahora hasta el Nivel 3 y utiliza esta vista para devolver a los ejercicios y soluciones
su nivel original, el 2.
Expande y contrae el apartado 3.1. Definiciones.
Muestra y oculta el formato de los ttulos.
Cierra la vista esquema y el documento sin guardar los cambios.
16.1. Introduccin
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los
documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en
subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para
compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar
bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del
grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden
fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien, pero y qu ocurre con los nmeros de pgina, los
ndices y dems caractersticas de los subdocumentos? El documento final no estar organizado.
En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento,
teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen
gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos
causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar
con estos subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.
Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la
unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al
tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms
detalladamente el uso de estos botones.
Esta opcin sirve cuando tenemos muy clara la organizacin, estructura y el desarrollo del
documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en
el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por
documentos individuales.
- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los
siguientes pasos:
Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Ttulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento
queremos insertar.
En el archivo Temario encontrars los ttulos de los temas de este curso. La idea es enlazar cada
uno de ellos con un documento que contenga un resumen del tema o anotaciones personales y
apuntes sobre lo que consideres ms destacable. Por ejemplo, enlazando el archivo Unidad 1 al
texto 1. Mi primer documento, y el resto de unidades con documentos de creacin propia.
independiente a Nivel 1 .
4. En realidad, queremos que todos los elementos sean de Nivel 1. Modificarlos uno a uno sera
costoso, as que pulsa las teclas CTRL+E para seleccionar todo el documento y luego
selecciona el Nivel 1 en la cinta.
5. Ahora ya podemos crear el documento maestro. Pulsa Mostrar documento.
6. Selecciona 1. Mi primer documento y haz clic en Insertar para enlazar el documento con
nuestro archivo Unidad 1.
7. En la ventana Insertar subdocumento, localiza, selecciona y abre Unidad 1. Es posible que se
muestre un cuadro de dilogo preguntndonos si cambiar el nombre de los estilos
coincidentes, en tal caso indicaremos que S a todo.
8. Ahora, el documento maestro presenta el contenido de Unidad 1, rodeado por un borde que
delimita el subdocumento. A continuacin, se muestran el resto de ttulos de unidad.
11. Haz clic en Guardar o pulsa las teclas CTRL+G. Si accedes a la carpeta donde se
encuentra Temario en tu disco duro, podrs comprobar que se han creado los archivos
correspondientes a cada una de las unidades. Se llamarn 2.docx, 3.docx, 4.docx...
hasta 24.docx.
Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la
manipulacin con documentos maestros, ahora los veremos con un poco ms en detalle.
Quitar subdocumento.
Combinar.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . Se fusionarn
todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios
subdocumentos seleccionados.
Dividir.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del
subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn , este botn slo estar
habilitado si estamos en la posicin correcta.
Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios
subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando
un usuario est utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr
acceso en modo lectura.
1. Abre el archivo Temario y usa la vista Esquema, si no lo ests haciendo ya. Es muy posible
que, en lugar del contenido, se muestren una serie de enlaces que apuntan a la direccin (o
ruta) de cada subdocumento.
2. Haz clic en Mostrar documento si esta opcin no se encuentra activa. As vers cada ruta
enmarcada con un fino borde gris, que indica dnde empieza y dnde acaba cada
subdocumento.
3. Prueba a activar y desactivar la opcin Expandir subdocumentos/Contraer
subdocumentos, de modo que se muestre o no el contenido de cada archivo. Al final, djalos
expandidos, de modo que se muestre el texto de la Unidad 1, y del resto.
4. Haz doble clic sobre el icono que est situado en la esquina superior izquierda del
contenido del subdocumento. Se abrir una nueva ventana con el documento en cuestin,
abierto de forma independiente.
5. Minimzala y observa el pequeo candado que se ha dibujado bajo el icono. Se trata del
smbolo que identifica el subdocumento como bloqueado. Es decir, que no podremos modificar
el contenido deUnidad 1 desde el documento maestro hasta que cerremos la ventana donde
se encuentra abierto.
6. Comprueba que esto es as, intenta escribir algo en el documento maestro dentro del apartado
de la primera unidad. No podrs.
7. Pulsa el botn de la cinta Bloquear documento para desactivar el bloqueo. Un mensaje de
aviso nos indicar que no podemos desbloquearlo hasta que cerremos la ventana en que se
est mostrando el archivo.
8. Maximiza de nuevo la ventana Unidad 1 y cirrala. Observa como el candado del documento
maestro ha desaparecido.
9. Trata de realizar modificaciones en el apartado Unidad 1 del documento maestro. Observars
que ahora s que es posible.
10. Para finalizar, vamos a desvincular la Unidad 1 del documento maestro. Sita el punto de
insercin dentro del cuadro que delimita este subdocumento y pulsa el botn Desvincular de
la cinta. Observars que ahora ya no se muestra delimitado por el borde gris.
11. Pulsa Contraer subdocumentos. Ve bajando la barra de desplazamiento para observar que
el texto de la Unidad 1 ahora forma parte del propio documento, y que por eso es el nico
apartado que no muestra la direccin con la localizacin del archivo.
12. Selecciona todo el texto correspondiente a la Unidad 1 y elimnalo pulsando la tecla SUPR.
13. Pulsa Expandir subdocumentos y escribe 1. Mi primer documento antes del apartado 2. El
entorno de Word.
Has de entregar un trabajo de clase sobre las clulas. El trabajo lo habis realizado en equipo,
de modo que cada uno ha preparado su parte de forma independiente. Tu tarea consistir en crear
un nico documento, que ser el que se le entregue al profesor, a partir de los archivos de las
aportaciones de todos.
Para realizar este ejercicio te proporcionamos, en la carpeta Clulas de los ejercicios del curso,
los archivos Historia y teora celular, Caractersticas, Estudio de las clulas, La clula
procariota y La clula eucariota, que son las aportaciones de los miembros del equipo.
Crea el documento Clulas - grupo 2, que ser un documento maestro que incluya los cinco
archivos mencionados, en el orden indicado.
Trata de dar un aspecto homogneo al documento. Puedes modificar cualquier caracterstica
que consideres oportuna: el tema, los mrgenes, aplicar un encabezado de pgina, una
numeracin... la idea es que sean caractersticas genricas que te hagan ver que el documento
se comporta como un documento nico.
Desvincula los archivos de modo que el documento maestro se convierta en un documento
independiente que contenga toda la informacin y que pueda ser entregado sin que sea
necesario adjuntar el resto de archivos.
Si lo deseas, puedes incluir una portada para lograr un resultado ms elegante.
10. Activa la casilla Mostrar formato de texto. Observars que el formato se ha homogeneizado,
aplicando el mismo tema a todo el documento. Sin embargo, si abres en tu disco duro los
archivos de forma independiente, observars que en realidad cada uno tiene aplicado un tema
distinto.
11. Desactiva Mostrar formato de texto.
12. Haz clic en la vista Diseo de impresin y sitate en la ficha Formato de la pgina. En ella,
modifica el Tema actual por defecto por otro.
13. Haz clic en Insertar > Encabezado > En blanco y escribe como encabezado Las clulas -
Biologa Curso 2010-2011. Desde la pestaa Inicio, cambia la alineacin del encabezado a
la derecha y luego haz doble clic fuera de l para salir del modo edicin de encabezado.
14. Haz clic en Insertar > Nmero de pgina > Final de pgina > Nmero sin formato 1.
Luego, haz doble clic fuera de la zona de pie de pgina para continuar editando el documento.
15. Suele ocurrir que la primera pgina del documento maestro est en blanco. Si esto ocurre
sita el punto de insercin en ella y pulsa la tecla SUPR para eliminar cualquier salto de lnea
o de prrafo. De esta forma, la pgina se eliminar.
16. Vuelve a la vista Esquema y pulsa Mostrar documento.
17. Selecciona todo el texto pulsando CTRL+E y luego haz clic en la herramienta Desvincular de
la cinta. Ahora, el documento es independiente de los subdocumentos que haba enlazados.
Nos aseguraremos as de que el profesor no tenga problemas para visualizar el archivo una
vez se lo enviemos por correo electrnico, y tambin evitamos modificar, por error, los
originales.
18. Guarda el documento con el nombre Clulas - grupo 2.
17.1. Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice
y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos
ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de
contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del
documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos
permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de
los lectores.
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha
palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que
normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura
que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de
manera rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un ndice.
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de
los apartados que aparecen en el documento. En la mayor parte de los libros la tabla de contenido
se llama ndice y aparece al principio del libro.
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos
pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en
la tabla de contenidos.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que
incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos
al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles
de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo
de ttulo apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en
cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos
en la pestaa de Referencias, en el botn Tabla de contenido (que veremos a continuacin)
debemos pulsar sobre Tabla de contenido personalizada y luego en el botn Opciones...
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos
creado el estilo miEstilo2. le podemos asignar el Nivel de TDC 2, y mantener o no, los que ya
aparecan a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al crear la tabla de contenido basta
con dejar a blanco la casilla Nivel de TDC correspondiente.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por
lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar
dicha tabla.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir,
pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Tabla de contenido
personalizada, donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto
son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 4,
Ttulo 5, como se ve en la siguiente imagen.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de
contenido.
En este ejercicio aprenderemos a crear una tabla de contenido que contenga los ttulos de todos
los apartados del documento, con su correspondiente localizacin. Trabajaremos sobre el archivo
Unidad 1, que has ido modificando a lo largo de los temas, as que brelo.
Como el documento ya est estructurado mediante estilos, slo nos quedar incluir la tabla. Lo
haremos en la pgina que sigue a la portada.
3. Borra los espacios que haya antes de la tabla de contenido con la tecla SUPR de modo que
no quede espacio entre la portada y el ndice.
4. Sita el punto de insercin al final de la tabla de contenido y haz clic en Insertar > Salto de
pgina para que el contenido propiamente dicho empiece en una pgina nueva.
5. Guarda los cambios y cierra el documento.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando
ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda.
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde
encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el
dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l indicaremos si
deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.
1. Modifica el ttulo Arrancar Word 2013 del documento. Escribe, en cambio, Ejecutar Word.
2. Luego, haz clic en la tabla de contenido y pulsa el botn Actualizar tabla que se muestra en
el borde superior.
3. Existen dos opciones: Actualizar slo los nmeros de pgina y Actualizar toda la tabla.
Debes seleccionar la segunda y pulsar Aceptar. Vers que el ttulo ha cambiado.
4. Guarda los cambios y cierra el documento.
Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos
tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el
ttulo en el documento es Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que escribir ese
texto idnticamente, si escribiramos captulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est
en minscula y la i no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo, podemos querer tener dentro
del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un
subndice de Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizar la opcin de la pestaa Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automticamente.
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro
texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente
apartado.
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente,
podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo
de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
Desde el dilogo de ndice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar el estilo del
ndice presionando sobre el botn Modificar. Nos aparece un dilogo como el que vemos en la
imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.
En este ejercicio aprenderemos a crear un ndice de trminos con aquellas palabras que nos
parezcan ms interesantes. Trabajaremos sobre el archivo Unidad 1, que has ido modificando a lo
largo de los temas, as que brelo.
1. Selecciona el trmino a marcar. Por ejemplo, el texto botn Inicio que hay justo encima de la
primera imagen del documento.
2. En la ficha Referencias, grupo ndice, haz clic en la herramienta Marcar entrada.
3. Se abrir una ventana para configurar el marcado. Cambia la b por una B mayscula en el
campo Entrada. As, su nombre ser Botn Inicio, que queda ms elegante.
4. Luego, pulsa el botn Marcar y a continuacin, Cerrar.
Estos pasos debers repetirlos para todos los trminos que quieras destacar. Nosotros te
proponemos los siguientes trminos, que se encuentran en el apartado El primer texto:
barra de ttulo
cambio de lnea
punto de insercin
cursor
borrar texto
Una vez hayas terminado, puedes ocultar los smbolos que se muestran representando los
prrafos, saltos de lnea, etc. Recuerda que puedes hacerlo desde Inicio > Prrafo > Mostrar
todo o con las teclas CTRL+(.
Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar
las entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas
a la tabla de ilustraciones:
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen, grfico, etc.),
acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen. Como podemos ver el ttulo se va a
insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc., y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser
incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo
de la numeracin de los ttulos.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos,
tablas, y dems objetos no son una excepcin. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios
estilos personalizados de ilustraciones y asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo
personalizado.
Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la
pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo
de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la
tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el
contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos
seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que
hayamos creado.
En este ejercicio aprenderemos a crear una tabla de ilustraciones. Utilizaremos el archivo Unidad
1 que has ido modificando a lo largo de los temas, as que brelo.
1. Haz clic en la primera imagen para seleccionarla. Se trata de la imagen del men inicio.
2. En la pestaa Referencias, grupo Ttulos, haz clic en la herramienta Insertar ttulo.
3. Se abrir la ventana para definir el ttulo, donde el Ttulo ser Ilustracin 1. A continuacin
de l, escribe dos puntos y Men inicio, para que el resultado final sea Ilustracin 1: Men
inicio.
4. Marca la casilla Excluir el rtulo del ttulo para que no aparezca la palabra Ilustracin en
cada uno de los ttulos. El resto de opciones las dejaremos como estn.
5. Haz clic en Aceptar. Bajo la imagen se mostrar el texto 1: Men inicio.
6. Repite la operacin para la imagen que hay tras el apartado El primer texto. La
llamars Ventana inicial de Word.
De momento con estas dos imgenes ser suficiente para apreciar el resultado.
Ahora, vamos a insertar la tabla de ilustraciones justo debajo del ndice de trminos que
creamos en ejercicios anteriores.
7. Sita el cursor justo antes de la tabla y escribe el ttulo Ilustraciones del documento:
8. Aplcale el estilo Ttulo 1 desde la ficha Inicio.
9. Guarda los cambios y cierra el documento.
En este ejercicio trabajars con el archivo Curso bases de datos que ya has ido modificando en
ejercicios anteriores.
Crea una tabla de contenido que muestre los distintos apartados del documento. Deber estar
en una hoja en blanco donde no haya nada ms, justo despus de la portada.
En este ejercicio trabajars con el archivo Clulas - grupo 2 que creaste en los ejercicios finales
del tema anterior.
Debers crear una tabla de ilustraciones en la ltima pgina del documento. En una pgina nueva
que no contenga nada ms. El resultado ser similar a este:
Ten presente que las imgenes tienen un pie de imagen escrito. Debers realizar las
modificaciones necesarias para que este pie de foto sea el ttulo de la imagen que se muestre en
la tabla de ilustraciones.
1. Abre el archivo Curso bases de datos, que has ido modificando a lo largo de los temas.
2. Haz clic justo delante del ttulo Consultas simples. La sentencia Select.
3. Haz clic en Insertar > Pgina en blanco. Se insertar tras la portada.
4. Observa que, si en la pgina nueva aparece un ttulo con el valor 1, y el ttulo Consultas
simples. La sentencia Select de la pgina siguiente ahora empieza por un 2, debers
eliminar el 1 para que no se reajuste la numeracin de la lista. Para ello, haz clic tras el 1 y
pulsa RETROCESO. Luego, confirma que el ttulo vuelve a ser el nmero 1.
5. En la ficha Referencias, haz clic en Tabla de contenido y escoge, por ejemplo, el segundo
estilo. Observars que se ha creado el ndice.
6. Borra los espacios que haya antes de la tabla de contenido con la tecla SUPR de modo que
no quede espacio entre la portada y el ndice.
7. Sita el punto de insercin al final de la tabla de contenido y haz clic en Insertar > Salto de
pgina para que el contenido propiamente dicho empiece en una pgina nueva.
8. Guarda los cambios y cierra el documento.
18.1. Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar
informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a hacer
aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles
de utilizar.
Al redactar un documento, Cuntas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando
de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustara que el lector pudiera acceder a ello
desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo.
Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la
pgina dnde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos
el riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no
nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las
referencias cruzadas, como vamos a ver a continuacin.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos
puntos de manera rpida y sencilla. Adems, son la base para crear referencias cruzadas en
nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no
ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando
hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en
la imagen para el marcador [aulaClic]
En la imagen siguiente vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El
bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada
nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se
encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suelen utilizarse para aadir informacin o dejar
constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo,
una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se
pondr quin es el autor de esa cita.
En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1,
esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie
referente al superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo
o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para
aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual,
la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto
y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del
marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra,
seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para
mostrar Mostrar marcadores. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista
de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas
aMostrar contenido de documento , all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Ya hemos comentado qu es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadores.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de
nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos
insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y, dentro del grupo Vnculos, hacer clic en
el botn Referencia cruzada . Aparecera el cuadro de dilogo Referencia
cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo Elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los
marcadores que hayamos creado previamente.
Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que
podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones,
tablas, notas al pie, ...
En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En
la imagen puedes ver un ejemplo de tipos disponibles.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin
"preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo
hace falta que haya una tabla en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo
tipo Tabla. A continuacin, vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.
Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos
(Ttulo 1, Ttulo 2, ... Ttulo 9). Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en
el punto anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Al final de esta unidad veremos cmo crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya
podremos asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina
con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero debemos crear
los marcadores correspondientes, para el caso de ilustraciones lo vimos con detalle en el tema
anterior, en el punto Tablas de ilustraciones y otras.
De todas formas, vamos a recordarlo brevemente. Para crear el marcador debemos situarnos en
la ecuacin, ilustracin o tabla y luego ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecer un
cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un marcador al
que asignar la referencia cruzada.
Es un poco ms complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cmo hacerlo visita nuestro
avanzado Referencias cruzadas de elementos numerados. Ref. cruzadas con
numeraciones
De las diferentes referencias cruzadas que podemos crear, es posible que las referencias
cruzadas a prrafos numerados sean las ms difciles de entender a primera vista.
Lo haremos en dos pasos, primero vamos a ver como crear un prrafo numerado y luego cmo
establecer una referencia cruzada a l.
Podemos insertar un prrafo numerado antes de redactarlo o bien despus. Nos situamos al
inicio de este y accedemos a la pestaa Insertar y desplegamos la lista Elementos rpidos, all
hacemos clic sobre la opcin Campo.
En el caso que nos ocupa que es insertar un prrafo numerado debemos seleccionar en
Categoras Numeracin.
Ahora podemos ir al segundo paso, insertar la referencia cruzada, para ello vamos a la
pestaa Insertar y, dentro del grupo Vnculos, hacer clic en el botn Referencia
cruzada . Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, seleccionamos
el Tipo, Elemento numerado, nos aparece la lista con los prrafos que tenemos numerados, como
muestra la siguiente imagen.
Veamos las distintas opciones que podemos hacer sobre elemento numerado en el
desplegable Referencia a.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo numerado. En el ejemplo con el prrafo
seleccionado es i).
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero del prrafo numerado sin mirar el
contexto de donde se encuentra el prrafo. En el ejemplo es i) puesto que no mira el contexto en
el que se encuadra el prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero del prrafo al completo. En el ejemplo es
1)a)i) ya que es el primer prrafo y que est en la primera pgina.
Texto de prrafo. El texto que aparece en el prrafo de la referencia. En el ejemplo nos mostrara
el texto perteneciente al prrafo I) "Una de las ventajas que han aportado...".
En este ejercicio vamos a crear unas referencias cruzadas a los ttulos del documento.
1. Sitate al final del ltimo apartado (Cerrar Word). Se trata de la penltima pgina.
2. A continuacin, crea el ttulo Conclusin, que utilizar el estilo Ttulo 2.
3. Como contenido de este apartado, escribe En esta unidad hemos aprendido a terminando
la frase con un espacio.
4. Luego haz clic en Insertar > Referencia cruzada.
5. En el cuadro de dilogo Referencia cruzada, selecciona Ttulo como Tipo.
6. Justo abajo, en el apartado Para qu ttulo, vers un esquema con los ttulos del documento.
Selecciona Ejecutar Word.
7. En Referencia a, selecciona Texto del ttulo.
8. Presiona Insertar y despus Cerrar. El texto se insertar como una referencia, de modo que
ahora podremos leer En esta unidad hemos aprendido a Ejecutar Word.
9. Podemos modificar el texto y sigue funcionando como una referencia cruzada a nuestro ttulo.
Por ejemplo, cambia Ejecutar por iniciar.
10. Al dejar el cursor sobre el texto iniciar Word, un recuadro informativo nos indicar que pulsando
CTRL y haciendo clic sobre l podremos seguir el enlace.
11. Contina editando el texto de este nuevo apartado. Incluye un punto final y un espacio. A
continuacin, escribe Tambin hemos estudiado lo bsico para crear terminando la frase
con un espacio.
12. Haz clic en el botn Referencia cruzada de la ficha Insertar.
13. Lo normal ser que el tipo Ttulo se mantenga seleccionado. Selecciona el ttulo El primer
texto y asegrate de que en la opcin Referencia a est seleccionado Texto del ttulo.
14. Presiona Insertar y despus Cerrar.
15. El texto ser Tambin hemos estudiado lo bsico para crear El primer texto.
Cambia El por un.
16. Ahora vamos a comprobar que el enlace funciona. Pulsa la tecla CTRL y haz clic sobre el
texto un primer texto. Word te situar en el apartado El primer texto del documento.
17. Guarda los cambios, pero no cierres el documento, ya que lo utilizars en el ejercicio siguiente.
En este ejercicio seguiremos ms o menos los mismos pasos que en el anterior. La diferencia
ser que el tipo de referencia no ser a un ttulo, sino a una imagen.
1. Sita el punto de insercin tras el texto que has incorporado en el apartado Conclusin, en el
ejercicio anterior. Luego, pulsa INTRO para crear un nuevo prrafo.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
Adems, en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se
muestre como subndice.
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a
mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece
un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el
superndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice.
En este ejercicio aprenderemos a crear notas al pie. Trabajaremos sobre el archivo Clulas -
grupo 2.
Hemos sealado los lugares donde hay que incluir notas con un pequeo nmero, como el que
resultara si insertramos notas al pie. Sin embargo, estos nmeros son intiles, ya que estn
puestos a mano y no estn relacionados con ninguna nota. Lo que debes hacer es localizarlos en
el texto y borrarlos, sustituyndolos por notas al pie correctas.
Crearemos una como ejemplo. Si deseas seguir practicando repite la operacin con el resto de
palabras marcadas.
1. Al final del primer apartado (Historia y teora celular), borra el nmero 5 y selecciona el
texto siglo XX que hay junto a l.
2. Accede a la pestaa Referencias y abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al
final haciendo clic en la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas
al pie.
3. Selecciona Notas al pie y Final de pgina.
4. En formato de nmero escoge 1,2,3,....
5. Iniciar en: 1
6. Numeracin: Continua.
7. Aplicar cambios a: Texto seleccionado.
8. Haz clic sobre Insertar.
9. Escribe Bechtel, William (2005). Discovering Cell Mechanisms: The Creation of Modern
Cell. Cambridge University Press.
Observa que ahora el texto siglo XX tiene un superndice con nmero 1 y que en el pie de pgina
est el nmero 1 con la nota que hemos escrito. Adems, si sitas el ratn encima del superndice
aparece un bocadillo con esa frase.
1. El primer tema contiene unos ejercicios en el apartado 1.5 y sus soluciones en el 1.6. Crea
marcadores en cada una de las soluciones. Luego, crea referencias en los enunciados de
modo que al pulsar CTRL y hacer clic sobre el texto Solucin ms adelante, Word nos dirija
a su correspondiente solucin.
2. Ve al final del documento y luego utiliza la opcin Ir a para situarte en la solucin al ejercicio
2.
1. Sitate en el apartado 1.5 y haz clic tras el primer enunciado. Escribe Solucin
2. En la ficha Insertar, haz clic en Referencia cruzada.
Para desplazarte por el documento mediante los marcadores como solicita el ejercicio:
19.1. Introduccin
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad
en el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de un antivirus, especialmente si el sistema
tiene acceso a internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es
muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en entornos
de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma mquina. Por ejemplo, en una
empresa un empleado puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debera poder
modificar porque pertenecen a otro empleado de otro turno distinto.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene
completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es
asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea pueda
abrir y modificar el documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto
letras como nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en
una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn Proteger documento
Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la
contrasea. As el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores
tipogrficos.
En este ejercicio aprenderemos a proteger un documento de Word, para que nadie pueda abrirlo
si desconoce la contrasea de acceso. Trabajaremos sobre el archivo Currculum Vitae que
creaste y modificaste en ejercicios anteriores, as que brelo.
1. Vuelve a la opcin Archivo > Informacin > Proteger documento > Cifrar con contrasea.
2. Borra los puntos que representan la contrasea en la caja de texto y pulsa Aceptar.
3. Cierra el documento (Archivo > Cerrar) guardando los cambios.
4. Vuelve a abrir el documento, desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes. El
documento se mostrar sin solicitar contrasea de acceso.
Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el
formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no
pueden realizar ningn cambio de formato.
Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una casilla implicara
dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir, bloquearlo.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender
la proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y
pulsar Aceptar.
Con esta restriccin podemos determinar qu tipo de edicin permitimos sobre el documento.
Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas
opciones en el panel de Restringir formato y edicin.
Marcas de revisin. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el
documento, pero los cambios realizados sern resaltados como marcas de revisin.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el
documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los
formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a
slo lectura.
En este ejercicio aprenderemos a proteger un documento para que no sea editado por terceras
personas. Es decir, para que puedan abrirlo, pero no modificarlo.
En la pestaa Archivo > Informacin > Proteger documento encontramos la opcin Agregar
una firma digital.
Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste firmar documentos y nos
permite abrir el catlogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando
dispongamos de internet para conectar con la pgina web correspondiente.
Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora
como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o DocuSign. Estas y otras compaa ofrecen
certificados de firmas digitales, para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar
una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el
documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle, pero en una firma digital existen dos tipos de clave para un mismo
usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de
quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que
nicamente debe conocer l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser vlida para
identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital
puedes utilizar esta alternativa.
Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se
encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de
que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto
que ha realizado los cambios es el mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el
documento est finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no
podr modificarlo sin romper la firma digital.
Seguridad de macros.
En la pestaa Archivo > Opciones podemos escoger la categora Centro de confianza. All
encontraremos varios enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su configuracin:
Configuracin del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre
los documentos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que no permite la
ejecucin de macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros a peticin del
usuario. cuando abras el archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macros
se ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecucin de las
macros con firma digital.
Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms peligroso
puesto que no ofrece proteccin alguna sobre las macros.
El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de acceso, impresin,
copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una forma bastante completa. Con l
conseguimos un mayor control sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y
modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos.
Es una herramienta que necesita realizar una configuracin especfica en un servidor de RMS
para Windows Server.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que, aunque el
archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguir
vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada impide que por ejemplo la persona que visualiza el
archivo haga una captura o una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto.
Si lo recuerdas, el planteamiento del archivo Clulas - grupo 2 era que se trataba de un trabajo
en equipo cuya finalidad era entregarlo al profesor para su valoracin.
Puesto que no nos interesa que el profesor pueda realizar cambios, debers protegerlo para que
no se pueda editar. Sin embargo, s que deber poder incluir comentarios, si lo cree conveniente.
La contrasea para la proteccin ser aulaclic. No olvides guardar los cambios que realices.
20.1. Introduccin
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse
automticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el
usuario decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la
empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen como si
fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una
combinacin de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de comandos
ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:
- Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista con
los comandos disponibles en Word.
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que
vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos (o
acciones) que vayamos realizando. As pues, todo lo que hagamos se guardar y posteriormente
al ejecutarla se llevar a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin
innecesaria o que no tenga que ejecutarse siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qu tipo de
macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy
recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin
ningn error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar el
ratn para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las
opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edicin bsica.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la
macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces
no podremos utilizarla para posteriores documentos. Una macro debe ser genrica.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word
las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba
antes. Por tanto, debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podr
ser un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado
aparecern unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente. No es necesario
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para
crear todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento
podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado pulsando en el
botn cuadrado.
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin
que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro
seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de
guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero
es conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
En este ejercicio aprenderemos a grabar una macro. Abre Word. Trabajaremos con un
documento en blanco.
1. En la pestaa Vista, despliega el men Macros haciendo clic sobre la flecha negra triangular,
y selecciona la opcin Grabar macro.
2. Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala encabezado y deja la opcin Guardar
macro en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionado. As la macro estar
disponible para los nuevos documentos que se creen. Como descripcin escribe el
texto Incluir encabezado corporativo.
3. Pulsa Botn. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
4. Se abrir la ventana de Opciones de Word y se mostrar la categora Barra de herramientas
de acceso rpido. En la columna de la izquierda se mostrarn las macros disponibles,
debers seleccionar la nica que hay: Normal.NewMacros.encabezado. Luego, pulsa el
botn Agregar que hay entre las columnas.
5. La macro se incluir en la columna de la derecha. Pulsa el botn Modificar... que hay justo
bajo ella.
6. Escoge el icono que tiene forma de nube (est al final).
7. En el recuadro Nombre para mostrar escribe Encabezado corporativo. Luego,
pulsa Aceptar. Vers que ahora el botn aparece en la columna tal y como lo has definido.
Volvers a apreciar la pgina en blanco y al colocar el cursor sobre ella, vers que tiene un
aspecto distinto . Estamos grabando. A partir de ahora y hasta que detengamos la grabacin,
todas las acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear el encabezado.
1. Haciendo clic en Insertar > Encabezado > Editar encabezado creamos el encabezado.
2. Escribe:
www.aulaclic.es.
Cursos de informtica
3. Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
4. Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa Archivo > Opciones.
Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categora del men izquierdo
Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de
herramientas de acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.
- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se aada a la barra.
La macro se aadir al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y haciendo clic en
el botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para
que puedas seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre.
Se abrir el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente imagen, que es el mismo que veramos
si pulsramos la opcin Teclado del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto
anteriormente.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.
Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems, puede servirnos de
utilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic, para corregir posibles errores
que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro en la ficha Vista vamos a Macros > Ver Macros y pulsamos el
botn Modificar. Tambin podemos editar la macro con la combinacin de teclas ALT + F11 y
dentro del dilogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y
pulsamos Modificar.
En ambos casos, nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en
la imagen.
En este tema bsico puedes consultar el entorno de programacin del editor de Visual Basic
El lenguaje de programacin que utiliza Word para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic
Applications) que como podemos deducir est basado en Visual Basic.
En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic.
Esta es la barra de men del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas
opciones y comandos del propio editor.
La barra de botones
Esta es la barra de botones de visual basic, donde podemos acceder de una manera ms rpida
a las opciones ms comnmente utilizadas, como son la volver a Word, Insertar UserForm, guardar,
etc.
En este ejercicio aprenderemos cmo visualizar el cdigo fuente de una macro. Esto nos
permitira editarla, si disponemos de conocimientos de programacin.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el anterior, en que se creaba la
macro sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo en el mismo equipo en que
hicimos el anterior, ya que la macro se guard en la plantilla bsica Normal.
- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros. Veremos una ventana similar a la que
puedes ver a continuacin.
- Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre l, y si hemos
creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e
intercambiar macros de diferentes documentos.
Por otro lado, tambin podemos crear macros que se autoejecuten, para ello, al crear la macro
debemos asignarle uno de estros nombres:
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos
la macro.
Por ejemplo, si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de
pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el primer paso a paso de esta
unidad, en que se creaba la macro sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo
en el mismo equipo en que hicimos el otro ejercicio, ya que la macro se guard en la plantilla
bsica Normal.
Incluye un botn personalizado con el siguiente icono en barra de acceso rpido. Al hacer
clic en l, se crear un nuevo documento en blanco.
Luego elimnala.
Si consideras que la macro del ejercicio anterior no te va a resultar de utilidad, brrala tambin,
as como el botn que la ejecuta.
1. En la pestaa Vista, despliega el men Macros haciendo clic sobre la flecha negra triangular,
y selecciona la opcin Grabar macro.
2. Se abrir un cuadro para configurar la macro. Llmala nuevo y deja la opcin Guardar macro
en con Todos los documentos (Normal.dotm) seleccionada.
3. Pulsa Botn. Su icono tiene un dibujo de un martillo.
6. Escoge el icono .
7. En el recuadro Nombre para mostrar escribe Nuevo documento en blanco. Luego,
pulsa Aceptar. Vers que ahora el botn aparece en la columna tal y como lo has definido.
8. Pulsa Aceptar para cerrar la ventana de opciones.
Volvers a apreciar la pgina en blanco y al colocar el cursor sobre ella, vers que tiene un
aspecto distinto . Estamos grabando. A partir de ahora y hasta que detengamos la grabacin,
todas las acciones realizadas se guardarn como una macro. Vamos a crear un nuevo
documento.
1. Haciendo clic en Archivo > Nuevo > Documento en blanco y pulsa Crear.
2. Haz clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
3. Pulsa el botn Detener grabacin de la barra de estado inferior.
1. Pulsa sobre el botn de la barra de acceso rpido. Plsalo varias veces, y observars
como cada vez que lo haces se abre una nueva ventana con un documento nuevo en blanco.
Fjate que la barra de ttulo va mostrando nombres correlativos
(Documento2, Documento3, Documento4, etc.)
2. Cierra todas las ventanas, excepto una, si pretendes seguir con el ejercicio siguiente.
La macro ya est grabada. En caso de tener problemas para ejecutarla, por restricciones de
seguridad, a continuacin, te recordamos cmo habilitar las macros (se explic en el tema
anterior de seguridad):
6. En caso de que hayas eliminado la macro nuevo que se ejecutaba desde el botn de la
barra de acceso, debers borrarlo. Para ello haz clic con el botn derecho del ratn sobre l.
Se mostrar un men, donde debers seleccionar la opcin Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.
21.1. Introduccin
Actualmente podemos trabajar en equipo con documentos de Word en varias formas, en esta
unidad veremos herramientas de revisin como el resaltado, los comentarios y el control de
cambios, en el tema siguiente veremos cmo podemos guardar documentos desde OneDrive y
compartirlos con otros usuarios para trabajar de forma prcticamente simultnea.
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por diferentes
manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tambin
en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en
trabajos de estudiantes.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen
las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos.
No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los
elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.
Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, una vez
insertado el comentario dibuja un globo o bocadillo en la parte derecha y si hacemos clic sobre
l aparece el texto del comentario, con fondo morado aparece el texto al que se refiere el
comentario.
Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante textos informativos los
diferentes cambios producidos en el documento.
En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en
el documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.
Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector
o la persona que ha hecho los comentarios.
La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir
documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.
La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta en los
grupos Comentarios y Cambios, segn muestran las siguientes imgenes:
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.
Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas, pero igual de efectivas.
- El puntero del ratn tomar esta forma , ya podemos seleccionar el texto y quedar
resaltado.
- Hacer clic otra vez sobre el botn , para dejar de resaltar y que el puntero del ratn tome su
forma normal.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar,
pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Sin color para que as quite el
resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es
situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaa Inicio y desplegar el men del
botn Buscar para seleccionar la opcin Bsqueda avanzada.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar y hacer clic en
el botn Ms que despliega ms opciones de bsqueda. Pulsamos sobre Formato y
seleccionamos Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo
hacemos de forma habitual. Nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.
Abre el documento Curso bases de datos, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso.
Vamos a resaltar dos o tres palabras o frases al azar en cada pgina (exceptuando en la
portada y las que contienen los ndices y tablas de contenido). Para ello:
Ahora, vamos a practicar cmo realizar una bsqueda entre el texto resaltado.
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o
apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de
personas que comparten el texto.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
Nos resalta el texto seleccionado en color morado, y aparece una ventana flotante en la parte
derecha del documento donde debemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por
ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece un globo en el lateral, si hacemos
clic en el globo veremos una ventana flotante con el texto del comentario y en fondo morado el
texto al que se refiere el comentario, como puedes ver en la siguiente imagen.
El comentario lo primero que indica es el rtulo Comentarios. A la izquierda aparece el logo del
autor y su nombre (aula Clic) y a continuacin muestra el texto del comentario. En la parte derecha
aparece un tringulo que abre un desplegable con las opciones Mover, Tamao y Cerrar, a la
derecha aparece el aspa X para cerrar el comentario. Si colocamos el cursor encima del comentario
aparece la hora/fecha en que se hizo el comentario y un icono para contestar al comentario.
En otras vistas, como Esquema el texto aparece con fondo morado y para poder ver los
comentarios deberemos hacer clic en el texto morado.
Podemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar,
en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones vertical se vera como vemos en la
siguiente imagen.
Anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento, desde la
opcin que encontraremos desplegando el men haciendo clic en la flecha triangular inferior.
Hemos visto que en los comentarios aparecen las iniciales del autor en el globo del comentario
y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Este nombre Word lo
puede tomar de dos sitios: Por defecto, lo toma del usuario de la cuenta de Office con que nos
hemos conectado, pero podemos hacer que lo tome del nombre que pongamos en el
panel Opciones de Word, cmo puedes ver dos imgenes ms abajo.
Aqu pulsamos el botn Cambiar nombre de usuario y se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. Los comentarios
introducidos antes del cambio no sern modificados, pero los siguientes que introduzcamos
mostrarn la nueva identidad.
Por otro lado, siempre podemos cambiar el nombre de nuestra cuenta de Office haciendo
clic en el tringulo que hay al lado del nombre para que aparezca el siguiente desplegable.
Buscar un comentario.
Mostrar/ocultar comentarios.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o
desmarcar la opcin que pone Comentarios. Ssi la opcin est seleccionada los comentarios
sern visibles de lo contrario no se vern.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar como deben imprimirse. Debemos
acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la
esquina, nos aparecer el siguiente un cuadro de dilogo donde debemos pulsar el
botn Opciones avanzadas..., aparecer un cuadro de dilogo donde veremos la
opcin Orientacin del papel al imprimir, como muestra la siguiente imagen:
Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que vemos en la imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Como puedes ver, hay ms opciones que permiten un amplio control del formato.
Los siguientes ejercicios los debers realizar sobre el archivo Curso bases de datos, con el que
hemos ido trabajando a lo largo del curso. Por lo tanto, brelo.
1. Sita el punto de insercin donde quieras incluir el comentario. En nuestro caso, selecciona
el ttulo de apartado 1.6 Soluciones ejercicios consultas simples.
Recuerda que para encontrarlo fcilmente puedes ir a Vista y activar el Panel de
navegacin.
1. Sitate en el inicio del documento presionando las teclas CTRL+INICIO del teclado. As se
apreciar mejor el desplazamiento.
2. En la ficha Revisar, grupo Comentarios, pulsa los botones Comentario
siguiente y Comentario anterior para desplazarte a travs de ellos.
1. Abre la pestaa Inicio, despliega el men Buscar y selecciona Ir a. O bien pulsa las teclas
CTRL+I. Se abrir el dilogo Buscar y reemplazar.
2. En la pestaa Ir a selecciona de la lista de la izquierda la opcin Comentario y en el cuadro
despegable debes seleccionar el revisor de los comentarios que quieres ver. En este caso
ser tu mismo usuario, ya que slo t has insertado comentarios en el documento.
1. En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, haz clic sobre Mostrar marcas y haz clic
sobre Comentarios para desactivar la opcin. Observars que ya no se muestran en el
documento.
2. Sin embargo, no se han borrado. Haz clic de nuevo en la opcin para activarla de nuevo y
volver a mostrarlos.
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los
miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente
a cada miembro del equipo que realice algn cambio, as se les puede identificar fcilmente.
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones, los cambios de formato
estn especificados pero otras modificaciones no estn tan claras. A continuacin, estudiemos qu
tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya. Por ejemplo, en
Cambios de formato. Subraya en color azul y muestra un texto con el prefijo Con formato, y
despus indica qu tipo de formato se ha aplicado. En este caso se ha cambiado la fuente a negrita
en las palabras "en una sola tabla".
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor, en este caso
color rojo.
Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada, igual que ya vimos para los comentarios
en el tema avanzado, personalizar los cambios.
Como puedes ver, hay ms opciones que permiten un amplio control del formato.
El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el
documento.
Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas marcas
verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.
Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a la
derecha, es la opcin por defecto.
Ninguna revisin. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas, pero sin ninguna
marca que las muestre.
Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.
Una buena opcin es trabajar en vista Revisiones simples porque as evitamos que por cada
cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar
bastante agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.
Tambin podemos controlar el grado de revisin desde el men Mostrar marcas ya que
podemos elegir lo que queremos ver, basta marcarlo en la lista que se muestra, como se ve en la
imagen siguiente.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el cambio
propuesto.
- O automticamente
Aceptar todos los cambios. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con
respecto al documento original.
De forma similar podemos tenemos varias opciones para rechazar cambios. Desplegando la
opcin Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la siguiente imagen.
Aparte de lo que estamos viendo en esta unidad, Word 2016 tambin muestra instantneamente
los cambios que realizan otros usuarios cuando se comparte un documento con el botn
Compartir como veremos con detalle en la siguiente unidad.
1. Abre el archivo Curso bases de datos, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso
2. Pulsa el botn Control de cambios de la ficha Revisar.
Ahora, realizars los cambios que proponan los comentarios que insertamos en el ejercicio
anterior.
3. Modifica el ttulo 1.6 Soluciones ejercicios consultas simples eliminando la palabra
ejercicios.
Observa que la palabra sigue apareciendo, pero en rojo y tachada. El cambio se ha producido
correctamente.
4. Cambia a minsculas la palabra MULTITABLA del ttulo 2.4 Ejercicios MULTITABLA.
Hazlo eliminando la palabra y escribindola de nuevo.
Observars que la palabra en maysculas aparece en rojo tachada y la palabra nueva en
minsculas aparece junto a ella, en rojo y subrayada.
5. En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, en el desplegable Todas las
revisiones elige Original. Vers el documento tal y como estaba antes de realizar los
cambios.
6. Ahora, cambia el valor por Ninguna revisin. Vers cmo quedar tras las modificaciones,
pero sin ningn tipo de marca.
7. Vuelve a dejar el valor por defecto Todas las revisiones.
8. Cntrate ahora en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Contiene las herramientas para
aceptar o rechazar cambios. Pulsa el botn Aceptar.
Es posible que un mensaje te indique que no hay cambios ms all de donde est situado el
punto de insercin, en tal caso debers responder que S que deseas empezar a analizar el
documento desde el principio.
9. Se aceptar el primer cambio, realizado en el apartado 1.6, desapareciendo as las marcas de
revisin. Pulsa Siguiente para ir al siguiente cambio en el apartado 2.4 y pulsa el
botn Rechazar.
10. Observars que el cambio rechazado ha sido el ltimo realizado, es decir, la eliminacin de la
palabra MULTITABLA. En cambio la insercin de la palabra multitabla no se ha cancelado,
de modo que el texto que se muestra es 2.4 Ejercicios MULTITABLA multitabla
Este tipo de cosas ocurren a veces, por eso es interesante siempre, despus de aceptar o
rechazar cambios, observar el resultado.
11. Selecciona el texto MULTITABLA del ttulo y brralo.
12. Ahora, despliega el men del botn Aceptar haciendo clic sobre la pequea flecha triangular
que contiene. En l, elige Aceptar todos los cambios.
En realidad, esta accin no era necesaria, con Aceptar habra bastado, porque no tenamos
ms cambios en el documento, pero as prcticas para utilizar esta accin.
13. Pulsa los botones Siguiente y Anterior del grupo Cambios. Comprobars que no se realiza
ningn desplazamiento, y que un mensaje informa de que no se han encontrado cambios.
Esto es as porque ya no existe ningn cambio pendiente de ser aceptado o rechazado.
14. Pulsa Guardar.
Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea
modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el
documento se guardarn los cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre ellos, por
tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia
del documento original y lo podamos comparar.
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener
guardada una copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn
cambio sin activar el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos
utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios
debemos seguir los siguientes pasos:
Nos muestra una pantalla nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de
los cambios producidos con respecto al documento original., como puedes ver en la siguiente
imagen.
Si hacemos clic en el botn Ms >> para ver ms opciones nos encontraremos varias opciones,
entre ellas, es muy interesante la que aparece en la parte inferior derecha Mostrar cambios en,
que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.
Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento. Esta es la opcin
por defecto.
Al hacer clic aparecern los tres documentos, como muestra la siguiente imagen.
Esta visin con los tres documentos permite ver en detalle todos los cambios.
Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos documentos el
documento original y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos:
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posicin vertical un
documento al lado del otro.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y volver a la edicin normal.
Los formularios son documentos normales de Word que estn diseados con campos para que
los usuarios los completen con informacin, por ejemplo, un formulario para rellenar los datos
necesarios para contratar un seguro de automvil. Por lo tanto, para crear un formulario partiremos
de un documento de texto, en el que incluiremos cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el
lector del documento podr rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenbamos los documentos basados en plantillas.
Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o como una
plantilla. Lo ms habitual es protegerlo para que slo se pueda escribir en los campos preparados
para ello y no se pueda alterar el resto del documento. Ms adelante veremos cmo hacerlo.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado
por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten
introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha
de programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la pestaa
Archivo. En la seccin Personalizar cinta de opciones marcaremos la casilla Desarrollador en
el cuadro de la derecha que muestra las fichas disponibles.
En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al
documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer
clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Desarrollador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionndolo haciendo clic
sobre l, y pulsando en .
El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre: se
mostrara .
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo
Diseo.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen
las vern.
Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido
por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en , hacer clic sobre el control e introducir
el nuevo texto. El texto que escribamos se mostrar como ayuda.
Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un cuadro de texto que
el usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que slo el control Texto
enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no,
que se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
El control Imagen , permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.
Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del
control.
Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando
estilos y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe
introducir la informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar
y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos
proteger el documento de la siguiente forma:
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como
una plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado,
y guardar lo que rellenen como un documento normal.
La principal ventaja de este tipo de documentos es que podremos compartirlo con terceras
personas para que rellenen los datos en l. El usuario no podr modificar el diseo del formulario,
slo introducir los datos.
Abre un documento en blanco de Word y edtalo para conseguir que presente el aspecto de
formulario. De momento slo debers preocuparte del texto fijo, sin incluir controles de ningn tipo.
Si tienes problemas para realizar este documento, debers repasar las unidades relativas al
formato y las tablas de este curso. En la carpeta de ejercicios del curso encontrars el
1. Haz clic sobre el control Cuadro de lista y pulsa el botn Propiedades del grupo Controles.
Vamos a introducir los valores que el usuario puede elegir.
2. En la lista de valores inferior, selecciona Elija un elemento. y pulsa Quitar. As eliminamos la
opcin de ejemplo.
3. Pulsa en Agregar.
4. Escribe Word y pulsa Aceptar.
5. Repite los dos ltimos pasos para introducir los valores Excel, Access y PowerPoint.
6. Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los valores alfabticamente.
7. Pulsa Acepar.
8. Selecciona el control de texto que est junto a Pregunta: y pulsa el botn Propiedades.
9. Marca la opcin Permitir retorno de carro para poder escribir varias lneas y pulsa Aceptar.
siguiente:
Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas que
rellenen el formulario con sus datos modifiquen su diseo y contenido.
Ejercicio 1: Resaltar
Abre el archivo Fiesta que creaste y modificaste en ejercicios anteriores. Debers resaltar
a Teresa, Beln y Gloria en la lista de personas que participan en el regalo en comn de la
pgina 2, para indicar que ya han entregado el dinero.
Supn que la lista fuese muy larga, y quisieras saber si una determinada persona ha pagado.
Realiza una bsqueda en que slo se tengan en cuenta las personas resaltadas para comprobar
si Pablo ha pagado.
Ejercicio 2: Comentar
Abre el archivo Clulas - grupo 2. Si lo recuerdas, creaste este archivo bajo el supuesto de que
debas entregarlo al profesor como un proyecto escolar. En el tema de seguridad lo protegiste para
que slo se pudiesen realizar comentarios sobre l.
Inserta un comentario en la portada con el texto No habis citado las fuentes, aunque es
evidente que ha sido la Wikipedia.
Si leste el avanzado sobre cmo cambiar el nombre del revisor, haz que el comentario aparezca
bajo el nombre de Profesor.
Ejercicio 1: Resaltar
Ejercicio 2: Comentar
.
5. El globo del comentario mostrado indicar que el autor es Profe1. Escribe dentro de l el
texto No habis citado las fuentes, aunque es evidente que ha sido la Wikipedia.
22.1. Introduccin
En esta unidad vamos a ver como compartir documentos Word de varias formas, aunque vamos
a hacer hincapi en compartir a travs de OneDrive por ser la ms importante. Por lo tanto, vamos
a explicar primero todo lo referente a OneDrive.
En la unidad 25 veremos Word Online, el Word gratis que se ejecuta en el navegador; y Word
App, el Word gratis para los smartphones y tablets.
En general, podemos decir que las ventajas del uso de internet para trabajar con documentos
superan a las desventajas, entre las ventajas podemos citar las siguientes:
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintas
ubicaciones.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha
sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier ubicacin a los documentos, inclusive desde terminales
mviles.
Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir prdidas o robos de
informacin de forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.
Permite ejecutar programas desde la propia internet, sin instalar nada en nuestro dispositivo.
Desde que Internet se extendi de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de programas
conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal caracterstica
es que no estn instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir
en "la nube". Para usar este tipo de programas slo necesitamos un navegador web y una conexin
a Internet.
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas es Office Online (Word online, Excel online, ...)
que permiten crear documentos de texto, hojas de clculo etc. El elemento inicial de estos
ecosistemas informticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener una cuenta de
correo para tener acceso a todos estos servicios.
OneDrive es una buena solucin para compartir archivos entre diferentes dispositivos de
distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu mvil Android y
envirsela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu casa
y envirsela al ordenador MacBook de un familiar.
Qu es OneDrive?
Para usar OneDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...).
Slo por eso Microsoft pone a disposicin de sus usuarios un espacio de 30 GB (en Febrero de
2015) para usar con OneDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se ampla a
1 TB.
Como decamos, OneDrive est pensado fundamentalmente para usar con los programas de
Office y por lo tanto se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y
Bloc de notas, pero tambin se pueden subir fotografas, msica y vdeos, as como archivos
comprimidos zip y en general, cualquier archivo de los tipos ms comunes.
1- OneDrive como servicio, sin instalar nada en el dispositivo (ordenador, tablet, smartphone). Lo
veremos a continuacin.
Puedes usar OneDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de Microsoft
sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo mvil.
Es decir, para usar OneDrive como servicio slo necesitas darte de alta en una cuenta de
Microsoft.
Para acceder slo necesitas ir a la web de onedrive.com (o outlook.com) y dar tus datos de
acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenas ya. En este tema bsico lo tienes detallado. Cuenta
de correo de Microsoft
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya necesitaras hacer prcticamente nada ms
con OneDrive, simplemente iniciar sesin en Word con ese usuario y a partir de ese momento ya
podras guardar tus documentos de Word en OneDrive porque cada vez que vayas a guardar un
documento te aparecer una unidad OneDrive como un dispositivo ms.
Es decir, al hacer clic en el icono Guardar desde Word aparecer una ventana similar a esta.
Sincronizacin.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automticamente los archivos, de esta forma, los
archivos que subas desde un ordenador podrs verlos desde otro ordenador sin hacer nada ms.
Dependiendo de la velocidad de la conexin a Internet y del tamao de los archivos la
sincronizacin puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.
Incluso si ests dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo
desaparecer de tu pantalla de forma automtica,
La empresa Microsoft, al igual que lanza los productos Office de escritorio como Excel, Access o
Word, tambin dispone de otros servicios que se ofrecen de forma gratuita a travs de internet. Un
ejemplo son los servicios Office Online, el programa de mensajera instantnea Skype o el correo
electrnico Outlook, entre otros. El nico requisito es poseer una credencial Microsoft.
- Elegir el correo electrnico que deseas (si ya est siendo ya utilizado por otra persona te
avisar).
- Elegir la contrasea secreta que te dar acceso a tu correo y confirmar tu identidad, validando
la credencial.
Con estos datos crear tu cuenta, dispondrs de una credencial que te permitir identificarte para
disfrutar de los servicios de Microsoft, como correo, OneDrive o la versin online gratuita de Office
2016, Word App, etc.
Luego puedes hacer clic en el icono de la parte superior derecha y se abrir un desplegable como
este:
- Cambiar la contrasea.
Ya hemos dicho que para usar OneDrive desde Word como un disco duro en la nube no es
necesario hacer nada ms, ni siquiera entrar dentro de OneDrive.
Sin embargo, si quieres usar OneDrive para subir archivos distintos de Office dispones de la
interfaz propia de OneDrive.
Par entrar en ella debes ir a la web de OneDrive y dar tu usuario y contrasea. Si ests ya
conectado a Outlook, otra forma de entrar en OneDrive es hacer clic en la flecha que hay junto al
icono de Outlook y se abrir un desplegable donde podrs hacer clic en OneDrive.
Una vez dentro de OneDrive, la pantalla principal tiene el aspecto que puedes ver en la siguiente
imagen.
En la parte central tenemos las carpetas y los archivos que hay en ese momento subidos a la
nube. Puedes ver como hay archivos de varios tipos, de msica, de texto, documentos de excel,
de Word y presentaciones PowerPoint.
Sobre cada archivo se pueden realizar varias acciones, basta seleccionar el archivo para que
aparezcan en la barra superior
(tambin se puede pulsar con el botn derecho sobre el archivo para que aparezca un
desplegable con estas mismas opciones).
- Nuevo. Este comando permite abrir la aplicacin web correspondiente, segn se trate de un
archivo de Word, Excel, PowerPoint o OneNote, ms adelante veremos cmo trabajar con estas
aplicaciones gratuitas en la nube.
- Compartir. Podemos compartir el archivo con otros usuarios de OneDrive, podemos dar
permiso slo para leer el archivo, o tambin para escribir sobre l.
- ... . Aqu hay otros comandos como renombrar, ver las propiedades, ...
El botn Nuevo es el que nos permite crear un nuevo documento de Word, Excel,
PowerPoint o OneNote, y abrir la correspondiente Web App.
En lugar de acceder desde dentro de Word o desde el navegador web, como acabamos de ver
en el punto anterior, podemos acceder a OneDrive desde una aplicacin. Hay dos tipos de
aplicacin, el primer tipo es para instalar en los dispositivos mviles, se llama OneDrive App y se
instala de la misma forma que Word App que veremos en la unidad 25, es decir desde la tienda de
aplicaciones correspondiente (Google Play, App Store, Tienda Windows) y el otro tipo de aplicacin
es un programa para instalar en el ordenador con sistema operativo Windows, que vamos a ver
a continuacin.
Puedes instalar en tu ordenador la versin aplicacin de OneDrive, de esta forma podrs ver
OneDrive como una unidad ms desde el explorador de archivos, sin necesidad de abrir Word o
ir a la web onedrive.com. La aplicacin OneDrive se ejecutar en tu ordenador y no en la nube,
aunque los archivos seguirn guardndose tambin en la nube.
Una vez instalada podrs anclarla en el men inicio o en la barra de tareas, como cualquier otra
aplicacin de escritorio de Windows.
de esta otra
OneDrive no es el nico servicio existente de estas caractersticas, hay otros muy similares
como GoogleDrive (que apareci antes) y otros que slo ofrecen caractersticas de disco duro
virtual como DropBox. En este tema bsico lo explicamos un poco ms. OneDrive frente a servicios
similares
En Windows 10, puesto que OneDrive forma parte del sistema operativo, no se puede desinstalar,
pero si se puede desvincular, de forma que los archivos ya no se sincronizarn. Para ello hay que
hacer clic con el botn derecho en el icono de OneDrive en la barra de tareas de Windows 10 y
elegir Configuracin, en la ventana que se abrir. Aparecer una pantalla como la que ves a
continuacin.
Ya slo quedara pulsar en el botn Desvincular OneDrive, para realizar la desvinculacin. Esto
no supone que se pierdan los archivos de OneDrive, seguirn estando accesibles desde OneDrive
como servicio, en la web onedrive.com, y en otros dispositivos donde est instalado el programa
OneDrive.
OneDrive es similar a Google Drive, actualmente Google Drive ofrece 15 GB. gratis mientras que
OneDrive da 30 GB. gratis. Google Drive tambin dispone de aplicaciones online gratuitas para
crear documentos de texto, presentaciones, hojas de clculo, formularios y dibujos. Para usar
Google Drive hay que tener una cuenta de correo Gmail.
Hay otros servicios como Dropbox y Box que slo ofrecen almacenamiento, pero no tienen
correo, procesador de texto, hoja de clculo, ni presentaciones. Una ventaja de Dropbox es que es
muy conocido y fcil de utilizar, adems puedes crearte una cuenta con tu actual cuenta de
correo, ya sea esta de Gmail, Outlook, Yahoo, o cualquier otra. Con lo cual es ms fcil compartir
archivos con tus amigos ya que no tienen por qu crearse otra cuenta de correo.
Por ejemplo, si quieres compartir un archivo en OneDrive, todos tus amigos necesitarn estar
dados de alta en una cuenta Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...) mientras que, si lo haces
en Dropbox, pueden darse de alta con cualquier cuenta de correo que estn usando ya.
Apple tambin tiene un sistema de almacenamiento en la nube llamado iCloud con 5 GB. gratis.
Nota: Las cantidades de espacio ofrecido suelen cambiar cada cierto tiempo. Consltalas para
la fecha actual.
1. Si no dispones de una cuenta Microsoft (Hotmail, Outlook...) debes crearla para realizar este
ejercicio.
2. Accede a la pgina web de Outlook o de OneDrive.
3. Pulsa en el enlace que dice Suscrbase gratuitamente. A continuacin, rellena el formulario
de alta.
4. Una vez ests dado de alta, entra en OneDrive, desde tu cuenta de Outlook pulsa en la flecha
que hay junto al icono de Outlook y se abrir un desplegable donde podrs hacer clic
en OneDrive.
5. Deja abierto OneDrive y abre Word 2016. Inicia una sesin en Word 2016 con la misma cuenta
que en OneDrive.
6. Abre un documento en blanco en Word escribe Mi primer archivo de Office en internet.
7. Haz clic en Archivo > Guardar.
8. En la parte izquierda aparecer el icono de OneDrive, haz clic sobre l.
9. En la parte derecha se mostrarn las carpetas predefinidas de OneDrive, elige una y da un
nombre al documento. Llmalo Primero y pulsa Guardar. Este archivo no existir en tu equipo,
a partir de ahora estar guardado en internet, para acceder a l desde cualquier lugar, siempre
y cuando dispongas de conexin.
A lo largo del curso ya hemos ido utilizando OneDrive para guardar documentos como si se
tratase de una ubicacin ms, de forma que podamos abrir el documento desde distintos
dispositivos, lo que puede considerarse como una forma de compartir el documento, desde
diferentes dispositivos, con nosotros mismos usando una sola cuenta de OneDrive. Ahora
utilizaremos OneDrive para compartir documentos con otros usuarios, usando cuentas diferentes
de OneDrive.
Desde la aplicacin Word escritorio podemos compartir un documento que tenemos abierto
pulsando en el botn . Si el documento no est guardado en OneDrive, aparece este
panel pidindonos que lo guardemos primero en OneDrive:
Si el documento ya est guardarlo en OneDrive aparece directamente este otro panel para que
invitemos a otra persona:
A continuacin, podemos dejar la opcin por defecto Puede editar o abrir el desplegable para
elegir Puede visualizar, segn deseemos que el invitado pueda modificar el archivo o slo pueda
leerlo.
Al pulsar en el botn Compartir aparecer un mensaje diciendo que se est enviando un correo
electrnico a la persona invitada. Una vez esta acepte, el propietario del documento ver un panel
como el siguiente.
En este panel nos informa que el usuario aulaC ejemplos es el propietario en modo Edicin y
que el usuario aula Clic Puede modificar el documento (es el invitado).
Ahora el invitado, si desea modificarlo, puede hacer clic en Modificar documento para que
aparezcan estas dos opciones:
Al hacer clic para Modificar en Word aparecen mensajes del navegador (por ejemplo, Chrome)
y del propio Office advirtiendo que el archivo que vamos a abrir puede ser peligroso, si no
conocemos a la persona que nos invita conviene hacer caso a estas advertencias y no abrir el
archivo, ya que cualquiera que conozca nuestra direccin de correo puede invitarnos.
Una vez hemos habilitado la edicin, ya podemos modificar el documento compartido. Cuando
guardemos el documento se sincronizar en OneDrive de forma que cuando la persona que nos
invit a compartir lo abra ver nuestras modificaciones.
Para saber si hay otros usuarios autorizados a modificar el documento basta hacer clic en el
botn y en el panel Compartir veremos quienes tienen permiso para usar el
documento. Por ejemplo, la imagen siguiente muestra que el usuario aula Clic est editando el
documento y el usuario aulaC Ejemplos es el propietario del documento, pero no lo est editando
en ese momento.
Pero no slo eso, podramos estar modificando el mismo documento dos personas a la vez y
Word se encarga de gestionarlo todo para que nadie borre sin querer lo que ha modificado el otro.
Es decir, es posible modificar simultneamente un documento sin mayores problemas. Vamos a
verlo con ms detalle.
Cuando varios usuarios modifican un mismo documento a la vez aparece una ventana en la parte
derecha avisndolo, como puedes ver en la siguiente imagen
modificado.
Es decir, cuando estamos modificando un documento y otro usuario al que hemos invitado, lo
modifica al mismo tiempo, nos va apareciendo el texto que introduce marcado por la banderita de
su color. Dependiendo del ancho de banda de las conexiones a internet, el texto del otro usuario
tardar ms o menos en aparecer. En el caso de conexiones a 300 MB tarda apenas unos
segundos.
Cuando uno de los dos usuarios simultneos guarda o cierra el documento, el otro usuario recibe
un aviso de ello diciendo "El usuario xxx ya no est editando el documento", y puede continuar
modificando l solo el documento que habr incorporado los ltimos cambios realizados por el otro
usuario.
En cualquier momento, haciendo clic en el botn veremos si hay otro usuario con
autorizacin a modificar el documento, y si lo est modificando en ese momento aparecer bajo su
nombre el rtulo Edicin en tiempo real, como se ven en esta imagen.
Al pulsar Aceptar, se guarda el documento incluyendo los cambios realizados por el otro usuario
y veremos esos cambios con un color de fondo verde claro.
En principio, con este sistema no hay problema, el documento siempre conserva los cambios
realizados por los usuarios simultneos y somos conscientes de ello.
Sin embargo, se pueden dar algunas situaciones delicadas cuando dos usuarios intentan
modificar al mismo tiempo, la misma parte del documento. Es decir, hay algunas situaciones que
generan un conflicto.
Cuando el ancho de banda es suficientemente amplio para ver las actualizaciones en tiempo
real, aunque no es muy probable, si es posible que dos usuarios intenten modificar en el mismo
instante una misma palabra. Si esto sucediese, un usuario vera como lo que acaba de escribir es
modificado como por arte de magia, ya que justo en ese instante el otro usuario lo ha cambiado, lo
cual no sera lgico. O quizs, no se dara cuenta que lo que acaba de escribir ha sido modificado
por otro.
Para evitar estas situaciones conflictivas, Word ha optado por evitarlas, es decir, no dejar que se
produzcan. Para ello, cuando un usuario intenta modificar el texto que el otro usuario est
modificando en ese momento, Word no le deja hacerlo, es decir, Word bloquea el texto en conflicto
y aparece un mensaje advirtiendo de ello al usuario bloqueado. Como se ve en la siguiente imagen,
en la barra de tareas aparece el texto "No puede hacer este cambio porque la seleccin est
bloqueada"
Como estamos viendo el sistema de compartir documentos en Word 2016 es bastante completo
y funciona bien.
Dejar de compartir.
Desde OneDrive hay que situarse en el archivo que queremos dejar de compartir, para ello desde
el men lateral de OneDrive podemos ir a la secin Compartido y seleccionar el archivo, entonces,
hacer clic en Puede editar para desplegar las opciones, y elegir Dejar de compartir.
Antes de compartir un documento con otras personas, es interesante que comprobemos que no
contiene informacin oculta o algn componente no compatible con versiones anteriores, as como
que est realizado siguiendo las recomendaciones de accesibilidad, para las personas que tienen
alguna discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el trabajo, realizando estas
comprobaciones de forma automtica. Las encontramos en la pestaa Archivo > Informacin y
pulsamos el botn Comprobar si hay problemas.
Inspeccionar documento:
Comprobar accesibilidad:
En la zona inferior informacin adicional explicando el motivo por el cual se recomienda realizar
la modificacin y el procedimiento a seguir para corregirlo.
Debers realizar las modificaciones de forma manual, si deseas que el documento sea accesible.
Cuando termines puedes cerrar el panel desde el aspa situada arriba a la derecha. Y si quieres,
puedes comprobar de nuevo el archivo para ver si ya est todo solucionado.
Comprobar compatibilidad:
Te permitir saber si el documento lo podrn abrir y visualizar sin problemas las personas que
no utilizan Word 2016, sino una versin anterior.
Al hacer clic en la opcin se abrir una ventana que te informar de si hay caractersticas
incompatibles.
Para que el documento sea compatible, deberemos pulsar el botn Guardar. Es posible que se
muestre un aviso. En l podremos elegir entre:
- Pulsar Cancelar. Y guardar una copia del archivo en un formato reciente. De sta forma
dispondrs de una copia compatible pero no perders la original. Para hacerlo, recuerda que debes
ir a Archivo > Guardar como. All escogers el tipo de archivo Libro de Word (.docx). Cuando
abras el nuevo documento se abrir en Modo de compatibilidad, para que lo visualices de la forma
ms fidedigna posible a la copia original.
Una tarea muy comn suele ser la de compartir el documento a travs de internet. Word 2016
facilita esta tarea.
Accede al men Archivo > Compartir. Y veremos estas cuatro posibilidades una por una. La
primera Invitar a personas es el mismo caso que ya vimos anteriormente en el punto Compartir
documentos Word usando OneDrive
Enviar un vnculo, lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del correo electrnico.
Sera ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin
acabar generando varias versiones del mismo. Para poder usar esta opcin debemos guardar
previamente el documento en una ubicacin compartida, por ejemplo, OneDrive.
Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera, se trata de enviar adjunta la informacin,
solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms comn para enviar
informacin que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es
que el receptor no necesitar tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es
gratuito.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax
online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente
botn.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envo ordenando
al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario tener una
cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.
Una vez pulsado el botn Publicar en blog nos aparecer una pantalla para asociar nuestra
cuenta de Microsoft con la cuenta del blog. Deberemos indicar el blog y entraremos en un asistente
que nos guiar en el proceso de publicacin. Es necesario conocer el usuario y contrasea del
blog. En la unidad 24 ampliaremos este punto.
Con la opcin Enviar como datos adjuntos aparece el siguiente panel con dos opciones.
Si elegimos la segunda opcin Enviar un PDF, se abrir igualmente la pestaa Mensaje para
que enviemos el documento Word en versin PDF como un archivo Adjunto, como puedes ver en
la siguiente imagen. En el campo Adjunto ya se habr incluido el archivo en PDF.
Con la opcin Obtener un vnculo para compartir podemos obtener un vnculo para
colocarlo en una pgina web y que cualquier persona que acceda a esa pgina pueda ver el
documento de Word. De esta forma podemos compartir el documento con un gran nmero de
personas sin necesidad de conocer su correo electrnico. Podemos elegir entre crear un vnculo
de visualizacin que slo permite leer Vnculo de slo vista , o un vnculo de edicin que permite
modificar el documento Editar vnculo.
Ya slo quedar pegar el vnculo en la pgina web o lugar que deseemos, por ejemplo en las
redes sociales.
Podemos hacer que el vnculo deje de funcionar en cualquier momento, pulsando el botn
derecho y eligiendo Deshabilitar vnculo, como se ve en la siguiente imagen.
Otra forma de compartir el vnculo en las redes sociales es desde OneDrive. Ves a la pgina
web de OneDrive y selecciona el documento, luego pulsa el botn Compartir, y a continuacin
pulsa en Obtener un vnculo, elige Solo lectura o Editar y pulsa el botn Crear vnculo, vers
una pantalla como la que se muestra a continuacin.
Microsoft SharePoint, es una aplicacin orientada a la empresa de que permite trabajar junto con
el paquete Office 2016. Permite crear un entorno comn mediante el cual compartir documentos,
contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organizacin. Tambin
existe la versin SharePoint Online.
- Ms material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que
se les enven notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.
Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet. Practicaremos como subir
a OneDrive archivos que no sean documentos Word.
Sube un archivo de imagen a esa carpeta. Por ejemplo, el archivo foto.jpg que encontrars en
la carpeta de ejercicios del curso, u otra foto que tengas en tu ordenador.
Vuelve a Word para insertar la foto dentro del documento, al final del mismo.
3. Se abrir un cuadro de dilogo, escribe el nombre de la capeta fotos y pulsa el botn Crear.
4. Se crear la carpeta fotos, haz clic sobre ella para entrar.
5. Ahora pulsa el botn Cargar se abrirn dos opciones, elige Archivo, y se abrir
el navegador de archivos de Windows. Busca el archivo foto.jpg que encontrars en la carpeta
de ejercicios del curso, u otra foto que tengas en tu ordenador.
6. Abre el documento Primero, que creaste en el ejercicio paso a paso de esta unidad, bscalo
en tu OneDrive.
7. Pulsa Ctrl + Fin para ir al final del documento.
8. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en Imgenes en lnea.
9. Aparecer un cuadro de dilogo para que busques en Bing o en OneDrive, haz clic en el
botn Examinar que aparece al lado de One Drive
Lo importante de este ejercicio es que comprendas que Word est perfectamente integrado con
el servicio de OneDrive, podemos insertar objetos que se encuentren almacenados en l fcilmente
Microsoft dispone de un programa llamado Expression Web que est especialmente diseado
para crear pginas web, pero su utilizacin requiere un cierto nivel de especializacin en ese tema.
Ante el poco xito de Expression Web, Microsoft ha decidido parar su desarrollo en la versin 4 y
dejarlo para su descarga gratuita, con lo cual es una buena opcin como un programa gratis de
edicin web.
Dado que una pgina web, en el fondo, no es ms que texto, Word incorpora un editor de
pginas Web bsico para aquellos usuarios que necesiten publicar contenido en internet de una
forma sencilla. Esto nos permite transformar un documento de Word en una pgina en lenguaje
HTML sin conocimientos previos de programacin o diseo. En esta unidad descubrirs lo fcil que
es.
Para crear una nueva pgina, lo haremos creando un documento normal. Ya nos
preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el
men contextual, elegir Abrir con > Word.
Puede ocurrir que Word no pueda abrir la pgina HTML por algn problema con el
contenido. Por ejemplo, como se ve en la siguiente imagen, si usa DTD. En estos casos
hay que eliminar la instruccin que impide el acceso.
A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para
el resto de documentos.
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los
formatos de Word, y al guardarla, se modificarn.
Un hipervnculo (o hiperenlace) puede ser una palabra, frase o grfico. Se caracteriza porque al
hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que apunta el hipervnculo. Cuando pasamos el
cursor por encima de un hipervnculo, Este cambia de forma y toma la forma de una mano.
Los hipervnculos pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina en el
mismo servidor o en uno distinto, a una direccin de correo electrnico, a un archivo PDF, etc.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin
completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo,
http://www.aulaclic.es/index.htm .
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la
primera parte de la direccin (http://www.aulaclic.es)
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo
nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos encontramos. Previamente deberemos
haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace
colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde la pestaa Insertar,
3.- Crear nuevo documento. El hipervnculo nos llevar al documento que vamos a crear en
este momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el
campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se rellenar el
campo Direccin con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el
texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hipervnculo y lo mantenga
un cierto tiempo aparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hipervnculo. Slo
funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un archivo, con este botn podemos
elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos
el comando Abrir archivo.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la
pgina a la que queremos que nos lleve el hipervnculo que estamos insertando. La direccin (URL)
de la pgina que estemos visitando se copiar en el campo Direccin.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos
seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en
una ventana como esta para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el
usuario pulse en el hipervnculo, el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se
insert el marcador.
Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo www.aulaClic.es, Word
genera automticamente un hipervnculo a esa direccin.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hipervnculo y pulsar el botn derecho del ratn
aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de
dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las
caractersticas del hipervnculo.
Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no
lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos
guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar la pestaa Archivo y la opcin Guardar o Guardar
como. El proceso ser el mismo, tanto si se trata de una pgina nueva como si queremos guardar
un documento de Word como pgina web.
La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina web, pero aade
menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan cada una en un
archivo y estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la pgina web.
Si elegimos pgina Web de un slo archivo, se genera un nico archivo que lleva incorporadas
las imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las imgenes incrustadas dentro del
documento, en un archivo .htm las imgenes estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto donde se especifica
el Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic en el botn Cambiar ttulo.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de
Word, escogiendo el tipo adecuado.
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas
de formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina
en un navegador como Internet Explorer, Firefox o Chrome.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y
el contorno no tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas
caractersticas de formato desaparecen.
Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos
los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el
texto en varias columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas
hasta el final de la pgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin
puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de
lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.
Como ya hemos dicho Word no es muy adecuado para trabajar con pginas web pero la
posibilidad de transformar un documento word en pgina web si puede ser muy til en determinadas
circunstancias. Si tenemos un documento escrito en word que queremos transformar en una pgina
web y disponemos de un editor de pginas web como, por ejemplo, Dreamweaver, podemos
hacerlo de dos formas.
Al guardar un documento Word como pgina web desde el propio Word, se genera mucho cdigo
en el documento resultante que puede hacerlo dificil de tratar desde Dreamweaver, en ese caso el
comando Limpiar HTML de Word puede resultar muy til, ya que simplifica el cdigo HTML.
Para practicar lo visto hasta ahora realiza los ejercicios Crear una pgina web y Convertir
documento maestro a web
En este ejercicio aprenderemos a crear una pgina web a partir de un documento de Word.
Tambin veremos cmo incluir hipervnculos, ya que son un recurso imprescindible en cualquier
pgina.
1. Abre el documento Unidad, con el que hemos ido trabajando a lo largo del curso.
2. Selecciona el encabezado Unidad 1. Mi primer documento.
3. Haz clic en la ficha Insertar, grupo Vnculos, y pulsa Hipervnculo.
4. En la ventana que se muestra, asegrate de que est marcada la opcin Archivo o pgina
web existente de la botonera de la izquierda.
5. En el cuadro de texto inferior llamado Direccin es donde debers escribir la ruta de la pgina
que quieras enlazar. En nuestro caso escribimos http://www.aulaclic.es/word-2016 que
enlazar con el curso de Word de la web de aulaclic.
6. Luego, pulsamos Aceptar.
7. Al situar el cursor sobre el ttulo del apartado, un pequeo globo informativo nos indicar que
pulsando la tecla CTRL y haciendo clic sobre l se seguir el enlace. Hzlo para comprobar
que funciona correctamente. Recuerda que si no dispones de conexin a internet en ese
momento se mostrar un mensaje de error.
8. Ahora, guardaremos el resultado como una pgina web, en vez de sobreescribir el archivo de
Word docx existente. Para ello, haz clic en Archivo > Guardar como.
9. Cambia el tipo de archivo a Pgina web. Observa que justo sobre el botn Guardar se
muestra el ttulo de la pgina. Por defecto ser el texto que se estableci con el estilo Ttulo o
el que indicamos en la portada. Podramos modificarlo desde el botn Cambiar ttulo. En esta
ocasin no lo haremos.
10. Pulsa el botn Guardar. Si existe alguna incompatibilidad de formato que Word no pueda
pasar a formato HTML propio de las pginas web, nos informar en un mensaje. Deberemos
considerar si son incompatibilidades relevantes o no. En nuestro caso slo nos informa de que
no podr adaptar los estilos subrayados, pero eso no es de demasiada trascendencia, as que
pulsa Continuar.
11. Observa cmo Word adapta algunos contenidos al formato web. Por ejemplo, en caso de tener
varias pginas numeradas, los nmeros de pgina desaparecen puesto que slo tenemos una
pgina web.
12. Slo nos queda comprobar que el enlace que hemos creado en este ejercicio funciona
correctamente. Haz CTRL+clic sobre el ttulo Unidad 1. Mi primer documento. La pgina de
aulaclic se abrir en el navegador.
13. Cierra el documento.
En este ejercicio veremos lo fcil y cmo que resulta crear un sitio web a partir de un documento
maestro y sus subdocumentos.
Hemos partido de documentos con poco contenido y no queda demasiado vistoso, pero te da
una idea de lo fcil que puede llegar a ser la creacin de un sitio web a partir de por ejemplo unos
apuntes tuyos que tengas en Word.
Imagina que tienes los temas de tu asignatura redactados en Word, en un documento por tema.
Slo tienes que crear el documento maestro e incluir en l cada tema como subdocumento y
luego Guardar como Pgina web.
Una vez tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet y podr ser vista
desde cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los pasos que te vamos a indicar, sin
gastarte un duro.
Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en un
servidor de internet.
Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador, una direccin IP
fija, una conexin a la red y un software adecuado, como el servidor Apache que adems es
gratuito. Esto explica el gran crecimiento inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que
comparten su informacin por el simple gusto de aprender y ensear. Y muchos ms que esperan
hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un servidor tiene cierta complejidad y se sale del mbito de este curso,
adems necesitaras una conexin permanente a Internet y un ordenador con el servidor web en
funcionamiento las 24 horas del da. S es ms accesible instalar en servidor local como WAMP,
en el curso de Dreamweaver de aulaClic lo tienes explicado.
Sin embargo, hay una forma mucho ms fcil de publicar en Internet: basta utilizar los servicios
gratuitos que ofrecen algunos servidores comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A
continuacin, te vamos a indicar cmo puedes hacerlo en Espaa, aunque en los dems pases es
muy similar.
Inscribirse en un sitio que ofrezca servicio de almacenamiento web gratuito como Google
Sites o Galen
Proveedores de acceso
Servidores de pago
Si quieres tener un lugar ms profesional donde colocar tus pginas o las de tu empresa puedes
utilizar los servicios de empresas especializadas que por menos dinero de lo que piensas te ofrecen
muchos servicios, prueba a visitar Arsys , Acens o Alojalia y ver sus condiciones y tarifas.
Una vez hayas elegido el espacio web donde hospedars tus pginas debes seguir las
instrucciones que te darn para transferir tus pginas web a su servidor. Normalmente se hace
mediante un programa de transferencia por FTP, como Ws_Ftp, utilizando el usuario, contrasea
y DSN que te proporcionen. Los proveedores tambin suelen proporcionar ftp va web, fcil de
usar y sin tener que instalar nada en tu ordenador. Una vez accedes vers dos ventanas, una con
los ficheros de tu ordenador y la otra con los ficheros en el servidor Web, y mediante unos botones
podrs pasar los ficheros de un lado al otro. As de fcil.
A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas en internet
tecleando la direccin (URL) que te asignen. Por ejemplo.
Http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm. Si la direccin que te asignan es larga y
complicada puedes utilizar una ms corta mediante una redireccin como la que ofrecen algunos
sitios web gratuitamente o bien utilizar un dominio gratuito, durante un ao, como los
dominios Dot TK.
Con lo visto hasta ahora ya podramos salir del paso si quisiramos crear una pgina web sencilla
y publicarla en internet. Sin embargo, vamos a darte algunos consejos que te resultarn tiles en
su diseo.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de tamao segn
el monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en
porcentaje) que absolutas (en pixels). Y an mejor utilizar tcnicas de diseo web fluido o
adaptativo.
Conviene utilizar etiquetas DIV para contener las diferentes partes de la pgina y lograr que
se siten en el sitio que ms nos interese, es decir, para maquetarla.
Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG.
Facilitar la navegacin con ndices o mens, ttulos en cada pgina y flechas para avanzar y
retroceder. Esto es fundamental, ya que un sitio web no es ms que un conjunto de pginas y el
usuario que la utilice siempre debe saber cmo moverse de una a otra y en qu apartado est
situado en cada momento.
Crea una pgina web que contenga la informacin del archivo Curso bases de datos. El ttulo
de la pgina ser Curso de bases de datos. Bsicamente, se trata de guardar el archivo como
una pgina web.
1. Abre el documento Curso bases de datos, con el que hemos ido trabajando a lo largo del
curso.
2. Haz clic en Archivo > Guardar como.
3. Cambia el tipo de archivo a Pgina web. Observa que justo sobre el botn Guardar se
muestra el ttulo de la pgina. Por defecto es Curso de SQL. Pulsa el botn Cambiar ttulo y
escribe Curso de bases de datos.
4. Pulsa el botn Guardar.
5. Se mostrar un mensaje con las incompatibilidades. Haz clic en Continuar.
6. Ahora, el documento se muestra en la vista Diseo web.
7. Observa cmo Word adapta algunos contenidos al formato web. Por ejemplo, la tabla de
contenidos que tenamos a modo de ndice en la primera pgina ha cambiado de estilo y es
ahora una lista de enlaces que podemos probar con CTRL+ clic.
8. Ahora puedes practicar la creacin de hipervnculos como se ha visto en la unidad de teora.
9. Cierra el documento.
24.1. Introduccin
Hace unos aos quien quera estar a la ltima y tener presencia en internet quera crear una
pgina web. Los usuarios menos expertos trataban de buscar soluciones como la que hemos visto
en la unidad anterior para crear sus pginas personalizadas de forma sencilla y sin invertir
demasiado capital en ello. Fue la poca en que requeramos tener un pequeo informtico dentro,
en que sentamos que nos quedbamos atrs si no invertamos tiempo en aprender informtica a
nivel tcnico.
Hoy en da eso ya no es as. Existen muchas soluciones gratuitas y fciles de utilizar que permiten
la publicacin de contenidos en internet sin necesidad de disponer de ningn conocimiento tcnico.
El concepto ha cambiado, ahora las grandes compaas especializadas son las que se preocupan
de disear buenas herramientas que estn a disposicin de los usuarios de forma gratuita. As,
nosotros nos preocupamos nicamente de generar informacin. Un ejemplo de ello son los blogs.
Un blog no es ms que una pgina web donde se publican noticias (entradas) que pueden
ser comentadas por aquellos que las leen. Normalmente estas publicaciones se ordenan
automticamente en un rbol cronolgico que sirve de archivo, como un cuaderno de bitcora.
Tienden a ser espacios donde compartir informacin muy concreta, sobre una empresa, una aficin
o un tema en concreto. Lo habitual es que su contenido sea pblico, es decir, est al alcance de
cualquier internauta, aunque dependiendo de nuestras necesidades podremos hacer que su
acceso est limitado a ciertas personas, por ejemplo, los empleados de una compaa.
La gestin de un blog es muy sencilla, nicamente hay que registrarse en un sitio que ofrezca
este tipo de servicio, como blogger.com (de Google) o WordPress.com. Luego deberemos
identificarnos con el usuario y contrasea que hayamos escogido y ya podremos gestionar su
contenido, diseo, formato y preferencias de configuracin a travs de su pgina. La mayora de
los blog son gratuitos.
Una vez ya tienes el blog funcionando, lo normal sera que cada vez que quieras publicar una
nueva entrada o noticia en l, iniciaras tu navegador web, accedieses a la pgina del blog, te
identificases y escogieses la opcin de publicacin de entradas. Word pretende facilitarte este
proceso, de modo que configurando tu cuenta en el programa Word puedas escribir y publicar
entradas desde el propio programa sin necesidad de acceder a la web.
Esta opcin es muy cmoda, especialmente para las personas que estn acostumbradas a
trabajar sus documentos con Word y que ya manejan con soltura las distintas opciones del
programa.
El primer paso, como hemos dicho, es disponer de un blog. Es decir, de un espacio donde
publicar.
En primer lugar nos presenta unos temas de diseo, podemos elegir uno ahora o hacerlo ms
tarde, luego nos pregunta por el nombre que queremos ponerle al blog (o si tenemos ya un dominio
de internet). El nombre no debe de existir, debe ser nico en el mundo. Observa que junto a l se
dibujar un aspa de color rojo si el nombre no es vlido y un tick de color verde si lo es. Prueba
nombres hasta conseguir una direccin vlida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe
dar una idea clara del contenido del blog. De esta forma conseguirs ms lectores.
Si quieres tener una direccin propia, sin que aparezca "wordpress" puedes solicitar un dominio
propio por una cantidad al ao (18 $ para los acabados en .com)
Por ltimo, ten presente que el hecho de hacer clic en Crear mi cuenta, es decir, el hecho de
completar el proceso de registro implica que aceptas las condiciones de uso del blog. Las puedes
leer si sigues el enlace situado justo encima. Esto es algo que siempre se solicita cuando utilizamos
un servicio online. No quiere decir que no sea gratuito, simplemente son los trminos legales en los
que se basa el servicio, que impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido del espacio.
Una vez enviado, debers comprobar el correo electrnico que has indicado. All habrs recibido
un mensaje de activacin de WordPress. Se trata de una medida de seguridad que trata de evitar
que se d de alta el servicio con datos falsos o bajo la identidad de otra persona. Lo nico que
debemos hacer es hacer clic en el enlace que se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya
est activo y se ha abierto su pgina. Desde ah podrs decidir si quieres ver el blog tal y como lo
vera un lector, o acceder a tu cuenta para empezar a configurarlo.
Para publicar en el blog desde Word, debers crear previamente tu cuenta en el blog
correspondiente (WordPress, Blogger, ... ) para despus indicarle a Word tus datos de acceso al
blog. De esta forma Word acceder al servicio por ti y tendr va libre para enviar las publicaciones
que vayas redactando. A continuacin vamos a verlo con ms detalle.
Este ser el momento de indicar la direccin, el usuario y la contrasea del blog. Es decir, los
datos que habas indicado previamente en el formulario a la hora de registrar el blog. Lo ms
importante en esta pantalla es no borrar la coletilla final /xmlpc.php de la direccin.
Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad. Indicaremos que
deseamos continuar. Si no consigues conectar asegrate de que has introducido correctamente los
datos y que no tienes ningn Firewall activado que impida la conexin.
Una vez disponemos de un blog dado de alta tendremos disponible un nuevo entorno dentro de
Word, conviene que nos familiaricemos con l.
La vista utilizada por defecto ser Diseo web. Recuerda que se trata de una vista en que no
hay lmite de tamao como en el caso de un folio que va a ser impreso, ni mrgenes u otras
caractersticas.
Desde la pestaa Entrada de blog escribiremos el texto que queremos publicar de modo normal.
Ten presente que el contenido que estamos generando actualmente se va a publicar en una
pgina web y por lo tanto habr muchos elementos incompatibles que se han excluido en este
entorno, como por ejemplo las macros, los temas, las opciones de correspondencia o las de diseo
de pgina. Por otro lado, veremos un nuevo grupo denominado Blog. En l encontraremos
herramientas especficas que veremos ms adelante.
La ficha Complementos est indicada para publicar en sitios como Contribute, que no vamos
a ver en este curso.
Al igual que en cualquier otro tipo de documento que creemos en Word, dispondremos de una
zona para redactar el documento. La pequea peculiaridad de la redaccin de entradas para blogs
es que deberemos indicar un ttulo para las mismas. Lo haremos en el espacio especialmente
reservado para ello indicado entre corchetes. El resto del documento ser el cuerpo de la entrada.
Por lo dems trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la cinta para dar el
formato deseado e incorporar los elementos que queramos.
Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botn Publicar del grupo Blog.
Automticamente Word realizar la conexin y, tras unos segundos, la publicacin estar
disponible para nuestros lectores. En Word apreciaremos un pequeo aviso en la zona superior del
texto que nos proporcionar informacin sobre la fecha y hora de la ltima publicacin.
Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opcin Pgina principal.
Esta opcin abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de la ltima entrada publicada, la
veremos inmediatamente tal y como la vern nuestros lectores.
Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningn momento se est almacenando nada
en nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario entender el concepto de trabajar en la nube,
es decir, online. Al publicar contenidos lo estaremos haciendo directamente en internet. Implica que
Para esos casos disponemos de la opcin Publicar como borrador que encontramos haciendo
clic en la pequea flecha triangular del botn Publicar. La entrada en este caso se guardar en
internet, en el servidor de nuestro proveedor de blogs (en nuestro caso WordPress). La diferencia
ser que no se publicar y por lo tanto no estar a la vista de los lectores. Simplemente se
almacenar para poder seguir trabajando con ella ms adelante.
Ahora, slo queda enlazar Word para tener acceso al blog y empezar a publicar.
1. Abre Word.
2. Haz clic en Archivo > Compartir > Publicar en blog y pulsa el botn Publicar en blog.
3. En la siguiente ventana, selecciona el proveedor del blog. En nuestro caso, WordPress. Y
pulsa Siguiente.
4. La ventana que se muestra a continuacin es donde realmente se configura el acceso. Es
importante rellenarla correctamente para que funcione. En el cuadro de texto para indicar la
direccin URL asegrate de que escribes la direccin completa exactamente en el espacio
que se reserva para hacerlo, y que viene delimitado por el texto <Inserte la direccin URL de
blog aqu>. El resto de texto que bordea a este no debers tocarlo. En nuestro ejemplo el
resultado ser el texto siguiente: http://aulaclicblog.wordpress.com/xmlrpc.php
5. Luego, introduce el Nombre de usuario y Contrasea y activa, si lo crees conveniente, la
casilla Recordar contrasea.
6. Un mensaje nos avisar de que el enlace se ha creado correctamente.
1. Escribe Primera publicacin en espacio reservado para el ttulo [Introducir aqu ttulo de la
entrada del blog].
2. Justo bajo la lnea divisoria, escribe lo que ser el cuerpo del texto. En nuestro caso ser
breve, porque es slo un ejemplo. Escribe Esta es mi primera publicacin y la he realizado desde
Word.
3. Luego, pulsa Publicar en la cinta. Se mostrar un mensaje en el documento indicando la
ltima fecha y hora de publicacin.
Bien se trate de una entrada ya publicada, bien de un borrador, siempre podremos acceder desde
Word a ella para modificarla y publicarla de nuevo.
Lo haremos desde la opcin Abrir existente, que inicia un cuadro de dilogo con un listado de
todas las entradas del blog seleccionado. El ejemplo de la imagen muestra dos entradas: la nuestra
y la de ejemplo que genera automticamente WordPress cuando creamos el blog.
Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrir una nueva ventana de Word con esa
entrada para que trabajemos con ella.
Hasta ahora no lo habamos mencionado, pero es una cuestin de lgica. Una persona puede
poseer varios blogs o participar en blogs de otras personas, as que el sistema est preparado para
que podamos configurar el acceso a cada uno de ellos. Sabiendo esto cobra ms sentido el
desplegable del apartado anterior, en el que seleccionbamos de qu blog queramos listar las
entradas.
Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus cuentas. En ningn
caso eliminar un blog de esta lista implicar eliminar realmente el blog. Cualquier cambio que se
desee efectuar en la cuenta, por ejemplo, modificar la contrasea, deber hacerse desde el panel
de control del blog directamente, y no desde Word.
Lo que Word hace bsicamente es leer la lista de categoras que el proveedor (como WordPress)
le ofrece, y listarlas. A travs del botn Aadir una categora nueva podremos mostrar bajo el
ttulo un desplegable que nos permitir escoger una de entre las disponibles.
Adems, damos por hecho que has realizado el ejercicio paso a paso de esta unidad en que se
enlazaba el blog con Word. De modo que, si no lo has hecho o si ests trabajando con un ordenador
distinto, realiza el ejercicio antes de proseguir con este.
Te proponemos la siguiente como ejemplo, pero eres libre de introducir el texto que desees.
25.1. Introduccin
Ya vimos en la unidad 22 como crear una cuenta de Microsoft para compartir documentos a
travs OneDrive, y dijimos que el hecho de poseer una cuenta de Microsoft tambin permita usar
Word Online y Word App, pues en esta unidad vamos a verlo con detalle.
Word Online es algo similar a los Documentos de Google Drive que ya hace aos que llevan
funcionando. Aunque menos, Word Online tambin lleva un tiempo funcionando, y antes se llamaba
Word Web App.
Una de las opciones que ofrece Microsoft en su versin 2016 de Office es la existencia
una versin gratuita online llamada Office Online que
incluye Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, One Note Online y dos
nuevas Sway Online y Docs.com.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin
necesidad de instalar la suite Office de pago en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las personas
con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego
volver a subir la versin modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del
archivo dispondr siempre de la informacin actualizada.
En la versin Word Online hay menos funciones que en la versin Word de escritorio. Por
ejemplo, no permite usar diccionarios personalizados, ni corregir la gramtica, ni traducir, ni ejecutar
macros, ni insertar WordArt, ni documentos PDF, etc. Aunque para ser justos hay que decir que
Word Online s permite las funciones ms comunes de Word y para la mayora de las ocasiones
resulta suficiente. Teniendo en cuenta que es gratuito la valoracin es muy positiva.
Si dispones de una cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a OneDrive y a todas las
aplicaciones de Office en su versin web, incluida Word Online. Podrs crear documentos Word
desde la nube, usando un navegador web y sin tener instalado Microsoft Word en tu ordenador.
Adems, dispondrs de la ltima versin actualizada de la aplicacin.
Puedes abrir Word Online desde la pgina web de Office.com haciendo clic en el icono de Word
que encontrars en la pgina, como muestra la siguiente imagen.
Tambin puedes abrir Word Online desde dentro de cualquier otra de las aplicaciones de Office
Online (OneDrive, Outlook, Excel Online, ...), basta pulsar el botn que encontrars en la
parte superior, se abrir una ventana con todas las aplicaciones de Office Online, tal y como
muestra la siguiente imagen, al pulsarlo desde OneDrive.
Una vez ya sabemos entrar en Word Online vamos a ver cno usarlo.
El tipo de documento es el mismo (.docx), por lo que podemos abrir un documento en ambas
versiones.
Al Guardar como un documento podemos elegir entre guardarlo en OneDrive, o Descargar una
copia en nuestro ordenador (en diferentes formatos) como muestra la siguiente pantalla.
Incluso si no disponemos de ordenador, tambin podemos acceder a una versin para telfonos
inteligentes (smartphones) como veremos en este tema con las aplicaciones de Office para mviles
(Word App,)
El hecho de que nuestros datos tengan que pasar por el servidor de Microsoft crea cierta
incertidumbre sobre la privacidad. Qu garanta tenemos que nadie ver nuestros archivos?
25.4. Funciones
Hemos dicho que Word Online no tiene todas las funciones de Word escritorio pero las
funciones ms habituales si estn incluidas. Para la mayora de los documentos tendremos
suficiente con lo que nos ofrece Word Online. Podemos cambiar el formato del texto incluyendo,
negrita, cursiva, cambiar el color, el tamao, el tipo de letra, alinear los prrafos, sangras, vietas,
insertar imgenes, tablas, vnculos, encabezados, saltos de pginas, numerar pginas, cambiar
mrgenes, revisar ortografa, ...
Sin embargo, no podremos abrir documentos con formato de pgina web (html), ni texto
enriquecido (RTF), tampoco podremos abrir documentos cifrados con contrasea, ni crear nuevos
estilos, la funcin Reemplazar no est disponible, no se pueden modificar los temas, ni los fondos
de pgina, se puede revisar la ortografa pero no la gramtica, no se pueden usar diccionarios
personalizados, las correcciones automticas se pueden deshacer pero no se pueden personalizar,
y algunas opciones avanzadas de las tablas y las imgenes no estn disponibles en Word Online.
Las formas, grficos, cajas de texto, Smart Art, Word Art se pueden visualizar y borrar, pero no
modificar, ni insertar. Algo parecido ocurre con las tablas de contenido, los ndices, notas al pie y
bibliografia. En Word Online no se pueden ejecutar documentos con macros.
1. Si no dispones de una cuenta Microsoft (Hotmail, Outlook,...) debes crearla como hemos visto
en la unidad 22.
2. Accede a la pgina web de Word Online bien buscando en Google o desde la pgina web
de Office.com haciendo clic en el icono de Word que encontrars en la pgina,
3. Pulsa en el enlace que dice Iniciar sesin con una cuenta de Microsoft. A continuacin,
rellena los datos de acceso.
4. Una vez ests dentro de Word Online, pulsa en Documento en blanco, se abrir un
documento en blanco.
5. Escribe un pequeo texto, por ejemplo: Aprendiendo con aulaClic a crear un documento en Word
Online. Observa como en la parte superior aparece el rtulo Documento 1 - Guardado, es decir
el documento se ha guardado automticamente con el nombre Documento 1 ( o el nmero
correspondente).
6. Haz clic en Archivo, y luego en Guardar como, de nuevo en Guardar Como (Guardar una
copia en OneDrive) y dale el nombre PruebaOnline.
7. Ahora se abrir de nuevo el documento, pero en la cabecera aparecer ese
nombre PruebaOnline.
8. Puedes probar varias herramientas de edicin, poner negrita, aplicar estilo Ttulo 1, cambiar
fuente, tamao y color del texto, insertar una imagen, etc. Comprueba que hay funciones que
no estn disponibles, como, por ejemplo, los temas, o cambiar el color de fondo de pgina.
Puedes ver si las funciones disponibles son suficientes para el tipo de documentos que sueles
crear. Al modificar el texto, vers cmo cada pocos segundos el documento se va guardando
automticamente.
9. Para acabar puedes pulsar en el botn Cerrar sesin.
10. Si dispones de otro ordenador conectado a internet, o desde casa de un amigo, entra a Word
Online con tu usuario y vers tu archivo en los documentos recientes, podrs modificarlo a tu
gusto.
11. Si te conectas desde otro ordenador que no sea el tuyo, recuerda cerrar la sesin, cerrar el
navegador y volver a entrar para comprobar que no se ha almacenado tu contrasea. Algunos
navegadores estn configurados para almacenar la contrasea.
Al igual que sucede en Word versin escritorio, la funcin compartir est muy bien resuelta en
Word Online, es muy fcil compartir un documento con otros usuarios, slo hay que dar su nombre
de usuario. Por defecto, podrn modificar el documento, pero podemos hacer que los documentos
compartidos no se puedan modificar, slo leer.
Adems, un documento se puede modificar simultneamente por varios usaurios, a cada usuario
se le asigna un color y, al colocar el cursor encima de una palabra veremos una pequea bandera
modificado.
Para aumentar la seguridad, en ciertas ocasiones, como al intentar compartir un archivo nada
ms crear la cuenta, Word Online pide el nmero de telfono mvil para confirmar la cuenta.
Una de las diferencias con Google es que Microsoft dispone de una aplicacin "hermana mayor"
de Word Online, se trata del Word de escritorio de forma que podemos empezar a redactar un
documento en Word Online cuando nos encontremos fuera de nuestro domicilio u oficina, y cuando
lleguemos a casa descargarlo y continuar editndolo con Word de escritorio para incluir funciones
ms avanzadas si fuera necesario.
Si ya ests acostumbrado a trabajar con Word escritorio no te costar nada adaptarte a Word
Online, mientras que Google Drive es un poco diferente a Word, aunque es muy fcil de usar.
Word Online forma parte de Office Online y tambin podemos usar Excel Online, PowerPoint
Online, ... mientras que, aunque Google Drive tambin tiene hoja de clculo y presentaciones, no
son tan conocidas como Excel y PowerPoint de Microsoft.
Office Online est bien integrado en Windows 10 mientras que Google Drive lo est con el
navegador Chrome y otros productos de Google, como Gmail.
Como hemos dicho, Google Drive lleva ya bastante tiempo en marcha y funciona muy bien, han
ido puliendo los pequeos defectos iniciales y hoy en da es la aplicacin ms usada para escribir
y compartir documentos en la web.
No slo podemos usar Word desde el navegador web con Word Online, ahora tambin est
disponible la app Word para telfonos mviles con Windows Phone, Android o iOS.
Hasta 2015 exista una sola aplicacin Office Mobile para telfonos mviles, ahora, en la versin
de Office 2016, hay seis apps independientes que se pueden instalar por separado, Word, Excel,
PowerPoint, Outlook, OneDrive y OneNote. Todas estas aplicaciones se pueden instalar en los
dispositivos mviles (telfonos mviles y tabletas) de forma gratuita.
Las nuevas versiones de 2016 han sufrido cambios importantes, tienen ms funciones y son ms
fciles de manejar.
Ahora ya se pueden instalar gratis tambin en tabletas de menos de 10,1". Para tabletas a partir
de 10,1" se requiere comprar Office 365, y tambin hay que pagar para poder usar todas las
funciones en los telfonos mviles. No obstante, la versin gratuita de Word App 2016 tiene
suficientes funciones para editar sin problemas la mayor parte de los documentos.
25.8. Instalacin
Para descargar Word App 2016 de forma gratuita hay que ir a la tienda correspondiente al
sistema operativo de cada mvil (smartphone). Por ejemplo, para Android, Google Play, para Apple,
iTunes y para Windows Phone, tienda Windows.
Vamos a ver el proceso de instalacin para Android. Entramos en Google Play y buscamos
Microsoft Word, veremos una lista con aplicaciones, enseguida identificaremos la que buscamos
por el logo de Word, al pulsar sobre ella, nos aparecer una imagen similar a esta:
Tambin aparecer una pantalla que nos dice que esperemos mientras se cargan los archivos.
Finalmente entraremos en Word App 2016 y veremos una opcin para crear el primer documento
en blanco y una lista de plantillas, como puedes ver a continuacin.
25.9. Edicin
que tocar el icono del micrfono que aparece en la parte superior derecha del teclado (en los
mviles Android).
Adems, cuando hay un error que no puede corregir lo subraya en rojo, si tocamos esa palabra
nos ofrece varias posibilidades, como puedes ver en la siguiente imagen para la palabra "word".
Como "word" es una palabra que no existe en espaol la detecta como un error, en este caso
podemos hacer tres cosas, si tocamos en el botn Word corregir "word" por "Word", si tocamos
en +word, lo dejar tal cual est, "word", y lo aadir al diccionario para no volver a considerarlo
error a partir de ese momento, si tocamos Ignorarlo todo, no har nada, dejar la palabra "word",
y acabar de revisar el resto del documento.
Tambin son ya habituales en los mviles los sistemas predictivos que muestran las palabras
que se parecen a las letras que estamos escribiendo, por ejemplo, si escribimos "murci" nos
ofrecer Murcia y murcilago, de forma que podemos ahorrarnos escribir muchas letras si
queramos escribir "murcilago", ya que slo tendremos que tocar ese botn.
larga, queda seleccionada y aparecen dos tiradores azules que podemos mover a
izquierda y derecha para modificar la seleccin.
Una vez seleccionada una parte del texto podemos pulsar en el primer botn de la cinta de
Podemos cambiar el tipo y el tamao de la fuente (tipo de letra), poner en negrita, cursiva,
subrayado, tachar, resaltar, cambiar el color de la fuente y borrar formato. Si desplazamos la
pantalla hacia abajo aparecern ms opciones: vietas, numeracin, sangra, estilos, etc.
Que nos permite insertar tablas, imgenes, formas, cuadros de texto, comentarios, encabezados
y pies de pginas, etc.
Una opcin ms que aparece al pulsar en Inicio es Revisar que nos permite corregir la
ortografa, contar palabras, etc.
Como estamos viendo Word App para dispositivos mviles tiene bastantes funciones para editar,
dar formato, corregir, insertar diversos elementos y buscar. Sin embargo, no todas las funciones
que aparecen estn disponibles para la versin gratuita. Aunque la mayora de las que hemos visto
si lo estn, hay algunas que slo estn activadas para versiones de pago mediante una suscripcin
a Office 365.
Al tocar en una de estas funciones, por ejemplo, insertar salto de pgina, aparecer una pantalla
como esta:
Tambin podremos utilizar la versin de prueba durante un mes de forma gratuita, sin embargo,
es obligatorio dar los datos de pago para activarla, aunque no te cobrarn nada si solicitas la baja
antes del mes de prueba.
Por otro lado, en esta versin de Word para dispositivos mviles que estamos viendo, hay
algunos elementos que pudieron ser insertados, previamente, en el documento desde Word
escritorio y que no pueden modificarse desde Word App. Por ejemplo, Smart Art, Word Art, tablas
de contenido, los ndices, bibliografa, y algunas ms, aunque se pueden visualizar no pueden
modificarse. Tampoco se pueden ejecutar documentos con macros.
Volviendo a la barra superior, al hacer clic en el tercer botn, Ajustar , se ajusta el tamao
al ancho de la pantalla, si no lo pulsamos, se ver la letra muy pequea porque se ajusta al ancho
del documento. Dado el pequeo tamao de la pantalla de un telfono mvil este botn viene
bastante bien para poder leer mejor el texto.
2. Otra forma de abrir y guardar archivos es en Este dispositivo. Es decir, utilizar el propio
telfono o tableta para guardar los archivos. Nos aparecer una lista con las carpetas del dispositivo
para que elijamos la que queramos utilizar, como se ve en la siguiente imagen. Obviamente, lo que
guardemos aqu slo podremos usarlo desde este mismo dispositivo.
5. La ltima forma de abrir y guardar archivos es Examinar, que nos permitir tomar archivos de
otros servicios de almacenamiento. Por ejemplo, Google Drive que es el equivalente a
OneDrive por parte de Google, u otras aplicaciones que tengamos instaladas en nuestro
dispositivo. Al tocar en Examinar se abrir una pantalla similar a esta (si usamos Google
Drive).
Para estos casos, vendra bien un botn para actualizar la lista de archivos. Seguramente estos
pequeos inconvenientes se irn corrigiendo en futuras versiones.
Otra de las grandes ventajas de usar aplicaciones que usan sistemas de almacenamiento en la
nube, como Word App, es que es muy fcil compartir archivos. Si desde el men tocamos
enCompartir, veremos una pantalla que nos preguntar cmo queremos compartir:
Si optamos por compartir un vnculo, a la otra persona le llega un vnculo en un email, WhatsApp,
Google+, mensaje, etc. y esa persona tendr que elegir con qu aplicacin abre el vnculo
(OneDrive, GoogleDrive, ...), mientras que si elegimos compartir cmo datos adjuntos le llegar un
email con un archivo adjunto a su correo (Gmail, Outlook, ...)
Tanto en un caso como en otro, Word tambin nos preguntar si queremos que esa persona
pueda modificar el archivo o slo verlo.
Si se modifica un documento por dos usuarios a la vez, a la hora de guardarlo surge un conflicto:
si se guardan los cambios del usuario A, los cambios del usuario B se perdern, y viceversa. Por
esto, Word nos avisa con un mensaje como el que muestra la siguiente imagen.
En este caso debemos optar por una de las tres opciones. Guardar una copia, guarda el
documento con otro nombre para salvar nuestros cambios, Descartar cambios, deshace los
cambios que hemos hecho, y Descartar, cancela el comando Guardar. En ninguna de las tres
opciones se borran los cambios realizados por el otro usuario. La solucin menos mala al conflicto
25.12. Tabletas
Aunque en telfonos mviles Word App 2016 funciona bien, donde se le puede sacar ms partido
en tabletas con pantallas ms grandes.
Al instalar la aplicacin en una tableta la interfaz cambia para adaptarse a una pantalla ms
grande. Aparece una barra de men con las opciones ms habituales en una segunda fila. Por
ejemplo, para el men Inicio se ven los comandos de edicin ms habituales, negrita, cursiva, etc.,
como puedes ver en la siguiente imagen tomada de un tablet Nexus 10, en orientacin vertical:
Hay un botn en la esquina inferior derecha para seleccionar el modo escritorio que hace que
no aparezca el teclado virtual y que es til cuando tenemos un teclado fsico conectado a la tableta.
El modo vista lectura permite leer un documento con el estilo de un ebook, desplazando las
pginas de izquierda a derecha y viceversa. Adems, tiene botones para aumentar el tamao del
texto y cambiar el color de fondo.
Accede al archivo Primero que has creado en el ejercicio paso a paso de la unidad 22 y que est
guardado en OneDrive. Hazlo desde Word Online desde el navegador, entrando
poroffice.microsoft.com y escribe, al final del documento, el texto Qu fcil ha sido con
aulaClic!
Guarda los cambios. Luego, abre ese mismo archivo, pero esta vez desde Word 2016 de
escritorio, y comprueba que los cambios se reflejan.
Realiza un segundo cambio, esta vez desde el programa de escritorio. Por ejemplo, resalta la
palabra aulaClic con negrita.
Si tienes instalado Word App en un dispositivo mvil, abre el archivo y aade la frase Modificado
desde mi mvil, gurdalo, y brelo desde Word escritorio y desde Word Online y comprueba que
el archivo tambin se ha actualizado de este modo.
1. Abre tu navegador web y busca "word online", accede a la pgina web de Word Online.
2. Aparecer una pantalla para que inicies sesin con tu cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook,
...)
3. Una vez iniciada la sesin en Word Online, en la parte izquierda aparecern los documentos
recientes, si aparece Primero, haz clic sobre l, si no aparece bscalo desde el botn Abrir
desde OneDrive.
4. Haz clic en Modificar documento y luego en Editar en Word Online.
5. Ahora vemos el contenido del archivo, que era el texto Mi primer archivo de Office en
internet. Sita el punto de insercin al final de dicho texto y escribe Qu fcil ha sido con
aulaClic!
6. Al cabo de muy pocos segundos en la parte superior pondr Guardado en OneDrive, cierra
el navegador.