4.manual Access 2007

Conceptos
fundamentales en un
gestor de base de
datos
unidad
didctica2
Access 2007
Conceptos fundamentales en un gestor de base de datos
1. Bases de datos
relacionales: tablas
En primer lugar sera conveniente familiarizarnos un poco con la terminologa y

los conceptos que son necesarios para usar Access y para ello pasaremos directa-
mente a definir que una tabla es un conjunto formado por datos que a su
vez estn distribuidos en columnas y en filas.
Una vez visto lo que es una tabla, es conveniente que sepamos que las tablas o
conjuntos de datos podemos relacionarlos entre s. Estaremos hablando de datos
relacionales, cuando existe un mismo campo o varios campos iguales en dos ta-
blas o en ms. El campo es la unidad mnima de informacin en una base de
datos que se encuentra integrado en la tabla y que nos aporta informacin acerca
de ella. Un ejemplo de campo podra ser un Nombre, un Apellido, un Cdigo
Postal, un Domicilio, etc.
Debemos tener en cuenta que cuantas ms tablas tengamos en nuestra base de

datos mejor, pues nos ser ms til manejar la informacin de los datos si sta se
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Access 2007
encuentra almacenada en un tema en concreto en nuestra tabla. Deberemos

utilizar una sola tabla si los campos estn directamente relacionados. Por ejem-
plo, incluiremos toda la informacin sobre empleados en una tabla y por lo tanto
por cada empleado habr un nombre de empleado, un cargo, un telfono, un
DNI, etc.
Utilizaremos ms de una tabla en los casos en los que no tengamos una relacin
entre la informacin. Por ejemplo, no incluiremos en la tabla "Empleados" las
bajas por enfermedad que se produzcan, pues un solo empleado puede tener
varias y otro, por ejemplo, slo una. La relacin entre las tablas la usaremos para
una mayor comprensin de la base de datos.
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Access 2007
2. Campos: tipos y aplicacin
Entenderemos por campo una parte de informacin que est integrada en una
tabla. Por ejemplo, la tabla "Proveedores" puede estar formada por los siguientes
campos: Nombre, Apellidos, Direccin, Telfono, Ciudad, Provincia, Comunidad
Autnoma, DNI y Cdigo Postal y el ttulo de stos se encontrara situado en la
parte superior de la ventana.
Es conveniente que sepas que los datos organizados en campos individuales, te

facilitarn la adquisicin de informacin. El tipo de un campo vendr especificado
por el dato que va a contener, por ejemplo, si el campo va a contener el nombre
del proveedor, ser un campo de texto, y si va a contener su edad, podr ser de
tipo numrico.
Tambin tendremos unos tipos de campo especiales que nos ayudarn en tareas
especficas para almacenar o consultar los datos. Veamos ahora estos tipos de
campos especiales que podremos utilizar en Access:
Campos autonmericos: son aquellos, que como su propio nombre indi-

ca, incluyen nmeros. Es un campo que nos puede ser de mucha utilidad
pues podemos tener, por ejemplo, a nuestros proveedores de forma orde-
nada numricamente, para lo cual crearamos un campo numrico para
cada uno de ellos, que se incrementara automticamente en el siguiente
proveedor que incluyamos en la tabla.
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Access 2007
Campos calculados: son aquellos que nos van a permitir realizar opera-
ciones numricas entre los mismos campos. Para poder realizar esto, slo
tendremos que hacer clic sobre una celda de campo vaca y escribir ah la
operacin que vamos a realizar. Estos campos pueden ser creados en las
consultas y en los formularios, ya que no son campos de la tabla en s.
Campos de bsqueda: son aquellos que nos facilitan el trabajo a la hora

de introducir datos en la hoja de datos de una tabla o formulario. Nos
sirven para buscar una informacin en otra tabla, por ejemplo, o en una
lista de valores posibles que indiquemos, introduciendo el valor selecciona-
do de entre los buscados. Para crear un campo de este tipo debemos selec-
cionar el tipo de datos "Asistente para bsqueda" y completar el asistente
que nos aparecer.
Campos de clave primaria: son aquellos que nos identifican de forma

nica cada registro de una tabla. Es decir, podremos tener varios proveedo-
res y cada uno de ellos con su identificacin (ID). Al aadir el campo ID a la
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Access 2007
tabla, Access evitar, por ejemplo, que dos proveedores tengan la misma
identificacin.
Para que podamos introducir, eliminar y organizar los campos de una tabla,
deberemos encontrarnos en la Vista de Diseo de la tabla. Para mover un
campo de posicin, tendremos que seleccionar el campo haciendo clic en
su selector.
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Access 2007
A continuacin, con el botn pulsado, los arrastraremos hacia el lugar que

queramos sin soltar el botn del ratn.
Si queremos eliminar un campo, deberemos igualmente seleccionarlo mediante

su selector de registro en la vista de diseo y a continuacin pulsar la tecla
Supr. Igualmente podremos eliminar un campo seleccionndolo y pulsando el
botn Eliminar filas ( ) del grupo de opciones Herramientas.
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Access 2007
3. Registros
Los registros son los conjuntos de todos los campos de una fila de la tabla. Las
bases de datos se organizan en tablas. Una Tabla est constituida por Registros y
cada registro est constituido por Campos.
La estructura en la que se encuentran los campos de una tabla, se repite para

cada registro. Si poseemos como estructura de una base de datos los campos:
Nombre y Telfono, todos los registros de que se compone, tendrn su propio
Nombre y Telfono. Esto lo veremos con mayor claridad con el siguiente ejemplo:
CAMPO 1 CAMPO 2
Nombre Telfono
REGISTRO 1 L uis 78-854-987
REGISTRO 2 Felipe 12-456-985
REGISTRO 3 Mario 99-214-574
A continuacin estudiaremos cmo aadir registros a una tabla. Para ello, es ne-
cesario abrir una tabla que hayamos creado anteriormente con sus campos res-
pectivos y veremos cmo nos aparece la tabla en el rea de trabajo, de modo que
solamente tendremos que introducir los datos correspondientes.
Igualmente, para aadir y modificar los datos de esta ventana, haremos clic en la
casilla que queramos modificar e introduciremos el texto.
Para desplazarnos por los campos, es conveniente saber que pulsando la tecla
Tabulador, el cursor se pasar al siguiente campo. Si por el contrario queremos
retroceder, lo haremos pulsando la combinacin Maysculas+Tabulador o bien
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Access 2007
utilizando el ratn o las teclas de direccin del teclado. Siempre que realicemos
alguna modificacin de datos en una tabla, Access los guardar automticamente.
Para eliminar uno o varios registros, en primer lugar nos situaremos en el registro
en cuestin y haremos clic sobre su selector.
Una vez seleccionado el registro, slo tendremos que pulsar la tecla Supr del
teclado o bien escoger la opcin Eliminar del grupo de opciones Registro. Se-
guidamente Access nos pedir confirmacin de la eliminacin del registro me-
diante el siguiente cuadro de dilogo:
Si queremos eliminar varios registros, el proceso ser el mismo, slo que la selec-
cin ser la que cambie.
Es necesario hacer referencia a la Integridad Referencial, que es un sistema que

utiliza Access para garantizar que las relaciones entre los registros y las tablas son
vlidas. Podremos llevar a cabo la integridad referencial cuando ambas tablas
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Access 2007
pertenezcan a una misma base de datos y los campos relacionados tengan el

mismo tipo de datos, aunque tenemos las siguientes excepciones:
Un campo autonumrico puede estar relacionado con un campo numrico.
Un campo autonumrico con la propiedad Tamao del campo estableci-

da Id. de rplica, puede estar relacionado con un campo numrico tam-
bin con la propiedad Tamao del Campo establecida a Id. de rplica.
Para que se d la integridad referencial, no podemos tener registros en una tabla

secundaria sin que estn enlazados con algn registro de la tabla principal. Igual-
mente no se podr eliminar un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en la tabla secundaria. Tampoco podremos cambiar el valor de clave
principal en la tabla principal, si ese registro tiene registros relacionados.
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Access 2007
4. Campo clave: concepto,

utilidad y criterio de seleccin
Un campo clave es un dato que define de manera nica cada registro de una
tabla. Un campo clave no puede tener valores nulos y siempre debe tener un
ndice nico.
Los campos clave son columnas de informacin que se encuentran integrados en

una tabla que nos identifican de forma nica cada registro de la misma. Por ejem-
plo, podemos incluir un proveedor con una identificacin concreta y an en el
caso de que en la tabla nos encontrsemos con varios proveedores con el mismo
nombre, podramos diferenciar a cada proveedor por su identificacin.
Por ejemplo, cuando aadimos el campo "ID de contacto" a la tabla de Proveedo-

res, Access, de forma automtica, nos incluir la clave primaria, para as evitar
que dos proveedores puedan tener el mismo nmero de identificacin.
Microsoft Access crea automticamente un ndice con el campo clave principal de

una tabla y lo utiliza para buscar registros y crear combinaciones entre tablas. El
ndice clave principal, requiere que haya una entrada en el campo clave principal
y no admite valores duplicados.
Se puede establecer la propiedad Clave Principal (Primary Key) de dos formas:
En la vista diseo de la tabla, selecciona el campo o campos en el orden

que desees para la clave principal, y luego haz clic en Clave principal del
grupo de opciones Herramientas.
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Access 2007
Pulsa en el botn ndices ( ) del grupo de opciones Mostrar u Ocultar
y en la ventana ndices selecciona o introduce el nombre de un ndice en la

columna Nombre del ndice y establece la propiedad Principal (Primary)
a S en la seccin Propiedades del ndice.
Si no hay clave principal al guardar el diseo de una tabla, Microsoft Access pre-
sentar un cuadro de dilogo preguntando si deseamos crear una. Si elegimos S,
se agregar un campo de tipo Autonumrico a la tabla y se establecer dicho
campo como clave principal. Si elegimos No, no se crear ninguna clave princi-
pal, pero se debe tener en cuenta que las tablas sin clave principal no pueden
relacionarse con otras tablas y en ellas las bsquedas y ordenaciones pueden ser
ms lentas.
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Access 2007
Ejercicios de repaso U.D. 2
1.Tabla es un conjunto formado por datos que a su vez estn distribuidos en

.......... y en .........................
2.Hablamos de datos relacionales cuando existe un mismo campo o varios

campos iguales en dos o ms tablas.
a Verdadero.
b Falso.
3.Los ............................. son la unidad mnima de informacin de una base

de datos y son los que integran una tabla.
4.Los registros son los conjuntos de todos los .................. de una ..............
de la tabla.
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Access 2007
5.La integridad referencial es un sistema...
a Para crear ndices en una tabla.
b Para crear el campo clave de una tabla.
c Para garantizar que las relaciones entre los registros y las tablas
son vlidas.
6.Un campo clave no puede tener valores nulos y no puede repetir el mismo
valor en la misma tabla.
a Verdadero.
b Falso.
7.Si no hemos definido una clave principal al crear una tabla, Access pregun-
tar si deseamos crear una. Si elegimos "S" en el cuadro de dilogo
a Se crear un campo nuevo de tipo autonumrico y se establecer

como clave principal.
b Volveremos a la vista de diseo de la tabla para poder establecer

un campo clave.
c Se establecer el primer campo de la tabla como clave primaria.
8.Qu entendemos por tabla?
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Access 2007
9.Qu son los campos?
10.Qu se entiende por integridad referencial?
11.Qu son los campos clave?
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Planificacin y diseo
de una base de datos
unidad
didctica3
Access 2007
Planificacin y diseo de una base de datos
1. Estudio previo y
diseo de la base de datos
Las bases de datos, como ya hemos visto, se organizan en tablas. Cualquier siste-
ma de bases de datos se construye mediante registros que podran compararse a
las fichas de un fichero, siendo ste la base de datos o una parte de sta. A su vez
cada registro est compuesto por campos que equivalen a los datos distribuidos
en las fichas del fichero y que se repiten para cada ficha (los campos, pero no su
contenido).
De este modo se organiza una base de datos, y como tambin ya hemos visto, en
las bases de datos relacionales, los datos se representan por tablas, donde cada
tabla contiene los datos organizados en filas (registros) y columnas (campos).
CAMPO 1 CAMPO 2
Nombre Telfono
REGISTRO 1 L uis 78-854-987
REGISTRO 2 Felipe 12-456-985
REGISTRO 3 Mario 99-214-574
La estructura de campos se repite para cada registro, aunque los datos son distin-
tos, organizndose as los datos en una tabla.
Las bases de datos relacionales tienen la ventaja de poder relacionar los datos
entre s, de modo que una base de datos no tiene por qu estar compuesta nica-
mente por una tabla (aunque podra ser as), si no que puede estar constituida por
varias tablas con datos relacionados.
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Access 2007
Una vez definida la estructura de las bases de datos relacionales, pasemos a ver
la planificacin y diseo de una base de datos.
Antes de crear un sistema de base de datos a medida, debemos tener un conoci-

miento amplio del sistema a informatizar (como por ejemplo una empresa), para
poder definir las tablas y datos que requerir, creando as tantas tablas como sea
necesario para almacenar la informacin.
Veamos un ejemplo: imaginemos que trabajamos para un videoclub, y que va-

mos a informatizarlo, por tanto necesitaremos, por ejemplo, una tabla con la
informacin de los clientes, otra con todos los datos de los proveedores e incluso
otra ms con los productos que tenemos en almacn (las pelculas para alquiler y
venta). Estas tres tablas conformaran nuestra base de datos. Debemos definirlas
correctamente para el funcionamiento ptimo de la base.
Por tanto, necesitaremos definir las tablas de nuestra base de datos conforme a la
realidad que deseamos representar, transformando los datos del mundo real que
deseamos almacenar a campos de nuestras tablas. Por esto los gestores de bases
de datos disponen de varios tipos de campos, para as elegir el tipo que ms se
ajuste al dato a representar. Por ejemplo, si necesitamos almacenar una cantidad
monetaria podremos usar un campo numrico y si necesitamos almacenar un
nombre usaremos un campo alfabtico.
Otra cuestin importante a tener en cuenta en la planificacin de nuestra base de

datos es la definicin de los campos que sern ndices, los cuales nos facilitarn la
ordenacin y bsqueda. Por ejemplo, sera bueno crear un ndice para el campo
Apellidos de la tabla "Clientes". Tambin definiremos el campo clave de cada
tabla, teniendo en cuenta que ste representar a un nico registro de esa tabla,
de modo que el campo Apellidos por ejemplo, no es un buen campo clave, ya que
puede haber apellidos repetidos. Un buen campo clave para la tabla "Clientes"
sera por ejemplo, el DNI, ya que, como sabes, es nico y todo el mundo tiene
uno.
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Access 2007
2. Creacin de
la base de datos
Pasaremos a continuacin a explicar la creacin de una base de datos. Para crear

una base de datos en cualquier momento, podremos desplegar el men del bo-
tn de Office y ejecutar la opcin Nuevo.
Cuando iniciamos Access, se nos da la oportunidad de elegir entre varias opcio-

nes para la creacin de una nueva base de datos en la pantalla de Introduccin
a Microsoft Access, a saber: crear una base de datos en blanco, utilizar una
plantilla de base de datos de las que nos proporciona Access o bien utilizar una
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Access 2007
plantilla de base de datos de Microsoft Online, para lo que el programa se conec-

tar a Internet.
Para crear una Base de datos en blanco debe-

mos hacer clic sobre el icono del mismo nombre
que aparece en la parte central de la pantalla bajo
la seccin Nueva base de datos en blanco.
Podremos utilizar una plantilla de base de datos eli-

giendo entre varias opciones, para lo que Access
nos muestra un panel de opciones en la izquierda
de la pantalla. En este panel nos encontramos con
los grupos de opciones Categoras de Plantillas y
Desde Microsoft Office Online.
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Access 2007
En el grupo Categoras de Plantillas podremos seleccionar Destacado, que es la

categora que aparece de manera predeterminada y que muestra las secciones
Nueva base de datos en blanco y Plantillas Destacadas en Lnea, donde
podremos escoger una plantilla a utilizar de Office Online, o Plantillas Locales,
que nos permitir seleccionar una plantilla de entre las proporcionadas por Access.
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Access 2007
En el grupo Desde Microsoft Office Online del panel podremos buscar una
plantilla en Office Online (la pgina web de Microsoft Office) eligiendo entre las
categoras de plantillas que se nos ofrecen y que son Trabajo, Educacin, Personal
y Ejemplo.
Sea cual fuere la forma de crear la base de datos

elegida, Access nos presentar un panel en la
parte derecha de la pantalla de Introduccin de
Access donde nos pide que especifiquemos el
nombre de la base de datos que vamos a crear,
el cual escribiremos en el cuadro de texto Nom-
bre de archivo.
Podremos tambin definir la ubicacin donde

guardaremos la base de datos. En Access vamos
a tener un directorio predefinido para guardar la
base de datos, que ser la carpeta "Mis Docu-
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Access 2007
mentos", pero la podemos guardar en cualquier directorio que deseemos. Esto lo

haremos pulsando sobre el botn con icono de carpeta que aparece a la derecha
del campo Nombre de Archivo, con lo que aparecer la ventana Archivo de
Nueva Base de Datos donde podremos indicar la carpeta donde guardar el
archivo navegando por entre los directorios.
En este cuadro de dilogo podremos cambiar el tipo de base datos. Aunque lo

ms normal es que se cree una Base de datos de Microsoft Office Access
2007 (*accdb), podremos elegir un formato antiguo de Access para mantener la
compatibilidad con programas antiguos. En la siguiente imagen se pueden ver los
tipos entre los que podemos elegir.
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Access 2007
Por ltimo, una vez que hemos cumplimentado los pasos anteriores, deberemos
pulsar el botn Crear.
Con esto habremos creado una base de datos y se mostrar el panel de explo-
racin con todos los elementos que contiene, que, en el caso de que hayamos
creado una base de datos en blanco, ser una nica tabla vaca que podremos
empezar a definir.
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Access 2007
3. Creacin de las tablas
Para crear una nueva Tabla en nuestra base de datos debemos seguir los siguien-
tes pasos:
1. Abrir la base de datos y despus seleccionar el botn Crear. Hecho esto, se

abrir la cinta de opciones Crear, en la que deberemos dirigirnos al grupo
de opciones Tablas.
2. A continuacin tendremos que seleccionar una opcin de las disponibles

para crear una nueva tabla en el grupo de opciones Tablas. Podremos
crear una tabla nueva, definindola por nosotros mismos desde cero o bien
elegir una de las plantillas de tabla disponibles. Para crear una tabla desde
cero pulsaremos el botn Tabla, con lo que se nos abrir una nueva tabla
sin campos definidos en vista Hoja de Datos. Otra opcin, y la ms ade-
cuada para definir una nueva tabla desde cero, es pulsar el botn Diseo
de Tabla, que abrir una nueva tabla vaca en Vista de Diseo, con lo
que podremos definir su estructura y campos con comodidad.
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Access 2007
Una vez realizados estos pasos, aparecer en rea de trabajo la vista de

diseo de la tabla vaca que hemos creado. Dicha ventana nos muestra
varios lugares donde deberemos introducir datos. Son los siguientes:
Nombre del campo: es el nombre que le vamos a asignar al campo.

Por ejemplo: Nombre, Apellidos, etc.
Descripcin: nos permite redactar una breve explicacin de la funcin

del campo. sta aparecer posteriormente en la barra de estado cuan-
do estemos introduciendo registros.
Tipo de datos: es donde indicaremos a Access el tipo de dato que

vamos a introducir en el campo que estamos creando. Los diferentes
tipos de campos son:
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Access 2007
Texto: se utiliza cuando el campo vaya a contener caracteres o

caracteres y nmeros mezclados. Cuando sto ltimo ocurre, se
dice que el dato es "alfanumrico". La longitud de este tipo de
datos debe estar comprendida entre 0 y 255 caracteres.
Memo: es aconsejable el uso de este tipo cuando se suponga que

la longitud que va a tener el campo es superior a 255 caracteres.
Nmero: se emplea para la introduccin de cantidades numri-

cas. Normalmente se utiliza cuando se van a realizar operaciones
matemticas con los datos del campo.
Fecha/Hora: se definen campos de este tipo cuando queremos

guardar fechas y horas.
Moneda: es aconsejable para la utilizacin de precios y cantida-

des monetarias.
Autonumrico: es un tipo especial, ya que incrementa su valor

automticamente al aadir un registro en una tabla.
S/No: tambin conocido como booleano o lgico, nicamente

puede tener el valor S o el valor No, o lo que es lo mismo, Verda-
dero o Falso o 1 (uno) y 0 (cero).
Objeto OLE: se utiliza para grficos u objetos de otras aplicaciones.
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Access 2007
Hipervnculo: permite la utilizacin de vnculos a archivos Web.
Datos Adjuntos: permite almacenar documentos y archivos en la

base de datos, como imgenes, grficos, archivos de office, o cual-
quier otro tipo de archivos.
Asistente para bsqueda: la finalidad de este asistente es la de

crear una lista con los posibles valores que presentar el campo.
Una vez que tenemos diseada nuestra tabla, procederemos a guardarla, pu-
diendo tomar varios caminos para hacerlo. Uno de ellos consiste en cerrar la
pestaa de la tabla, tras lo cual nos aparecer un mensaje pidiendo confirmacin
para guardarla y en caso de que as sea, bastar con pulsar el botn S. Hecho
esto, aparecer un nuevo cuadro de dilogo en el que se nos pedir que introduz-
camos el nombre que se asignar a la tabla. Dicho cuadro, tambin aparecer si
en el men contextual de la pestaa de la tabla seleccionamos el comando Guar-
dar, o si pulsamos el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso
rpido, o si pulsamos la opcin Guardar del men del botn Office.
Una vez introducido el nombre de la tabla, pulsaremos el botn Aceptar y si no

habamos definido una clave principal, Access por defecto nos mostrar la si-
guiente ventana:
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Access 2007
Puede darse el caso de que no recordemos haber definido una clave principal,
entonces deberemos pulsar el botn S para que Access genere una clave de
forma automtica o el botn Cancelar para regresar al diseo de la tabla y defi-
nir nosotros mismos la clave. Si no deseamos que haya clave principal en la tabla,
simplemente pulsamos el botn No.
Plantillas para la creacin de tablas
Adems del mtodo estudiado anteriormente existen plantillas para la creacin

de tablas, que no son ms que tablas predefinidas muy genricas y que pueden
servir para multitud de proyectos de base de datos. Para crear una nueva tabla
basndonos en una de estas plantillas no tendremos ms que dirigirnos a la cinta
de opciones Crear, y en el grupo de opciones Tablas desplegar el botn Planti-
llas de tabla, donde podremos seleccionar la plantilla que mejor se ajuste a
nuestras necesidades.
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Access 2007
Una vez hecho esto, nos aparecer nuestra nueva tabla en vista Hoja de datos.
Ahora nicamente tendremos que guardar y nombrar nuestra nueva tabla.
Por supuesto, si lo deseamos, podremos modificar la estructura de la tabla para

adecuarla a nuestras necesidades, para lo que no tendremos ms que dirigirnos a
la Vista de Diseo y modificar sus campos.
Para cambiar la vista de la pestaa de la tabla podremos actuar de varias mane-

ras: Haciendo clic en el icono de la vista deseada en la barra de estado, desple-
gando el men contextual de la pestaa y eligiendo la vista deseada, o bien
cambiando la vista mediante el botn desplegable Ver del grupo de opciones
Vistas de la cinta de opciones Inicio.
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Access 2007
4. Guardar la base de datos
Dado que al crear una base de datos debemos indicar la ruta donde se guardar
y su nombre, se puede decir que no es necesario guardar la base de datos antes
de salir de Access. De la misma forma, al abrir una base existente, estamos indi-
cando el lugar donde se realizarn los cambios. Por este motivo, cada vez que
realizamos modificaciones en la base de datos, sta se archiva de forma autom-
tica y por ello no es necesario estar guardando los cambios continuamente.
De todas formas, siempre llega un momento en el que hayamos concluido el

trabajo con una base de datos o con un proyecto y finalmente deseemos cerrarlo.
Para cerrar la base de datos nos dirigiremos al men del Botn de Office, y
ejecutaremos el comando Cerrar base de datos. Todos los cambios realizados
se guardarn automticamente al cerrar la base de datos.
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Access 2007
Por supuesto si salimos de Microsoft Access, ya sea mediante el men del Botn
de Office o mediante el botn Cerrar de la barra de ttulo, se cerrar la base de
datos de forma segura y guardando los cambios realizados.
Si estamos trabajando en una base de datos y abrimos otra, la primera ser cerra-
da por Access automticamente, ya que no podemos tener dos bases de datos
abiertas en Access. Para tener dos bases de datos abiertas simultneamente de-
bemos tener dos instancias de Access ejecutndose, es decir, debemos abrir otra
ventana de Access y abrir la nueva base de datos con la que deseamos trabajar, o
bien hacer doble clic sobre ella en el explorador de Windows para abrir una nue-
va instancia de Access con dicha base de datos abierta.
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Access 2007
1.Indica el tipo de datos ms adecuado para cada campo de la tabla "Pelcu-

las" de una supuesta base de datos de un videoclub.
a. CodigoPelicula. .......................................
b. Titulo. .......................................
c. TipoIVA. ........................................
d. UnidadesVenta. ........................................
e. PrecioVenta. ........................................
f. PrecioAlquiler. .......................................
g. Alquilada. ........................................
e. FotoCaratula. ........................................
i. Sinopsis. ........................................
2.De la tabla del ejercicio anterior, el campo ms adecuado para convertirse

en campo clave o clave principal es ................................, y el campo que
definira el ndice ms til posible para ordenacin y bsqueda sera
............................
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Access 2007
3.El campo FotoCartula de la tabla anterior no podramos introducirlo en

una tabla de Access, ya que este gestor no permite la introduccin de un
grfico en un campo de la tabla.
a Verdadero.
b Falso.
4.El campo Sinopsis de la tabla "Pelculas" podra ser un campo memo, pero
siempre que en todos los registros de la tabla se complete este campo, ya
que de otra forma estaramos ocupando mucho espacio de disco para la
base de datos intilmente.
a Verdadero.
b Falso.
5.Explica las condiciones necesarias para planificar correctamente una base

de datos.
6.Explica las cuestiones ms importantes a tener en cuenta en el diseo de la

base de datos.
7.Vamos a crear una tabla llamada "Clientes" compuesta por los siguientes
campos: CdigoCliente, Apellidos, Nombre, Direccin, Poblacin, Telfono,
TelfonoMvil, TotalFacturado, DescuentoAplicado, FechaAlta, FechaBaja y
Observaciones. Indica para cada campo el tipo de dato ms adecuado.
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Access 2007
8.Para la tabla del ejercicio anterior, define un campo clave y al menos dos
campos que puedan definir sendos ndices.
9.En Microsoft Access podremos crear nuestra base de datos desde cero,
indicando que deseamos crear una base de datos en blanco pero, de qu
otra forma podremos crear nuestra base de datos?
10.Enumera y define los datos que podremos introducir para definir los cam-
pos de una tabla que estemos creando.
11.Al crear una tabla es condicin necesaria el definir un campo clave para ella.
a Verdadero.
b Falso.
12.Crea una base de datos llamada "Base 1" y crea dentro de ella la tabla
"Clientes" con los siguientes campos:
ClnCdg de tipo numrico.
ClnNmb de tipo texto 50.
ClnDir de tipo texto 50.
ClnTlf de tipo texto 12.
ClnPbl de tipo texto 50.
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Access 2007
13.Finalmente cierra y graba la tabla "Clientes".
72
Introduccin y
modificacin
de datos
unidad
didctica4
Access 2007
Introduccin y modificacin de datos
1. Abrir una base de datos
A la hora de abrir una base de datos podemos hacerlo de varias maneras, pero
independientemente de la que escojamos, siempre se mostrar la ventana Abrir,
en la que deberemos movernos a travs del rbol de directorios hasta encontrar el
archivo correspondiente a la base de datos que queramos abrir.
Seguidamente, explicamos detalladamente la manera de abrir una base de datos

existente utilizando mtodos distintos:
Para abrir una base de datos desplegaremos el men Office y haremos clic
sobre Abrir.
Tambin podemos pulsar el botn Ms del panel derecho de la pantalla de

Introduccin de Office.
Tambin podremos localizar una base de datos o proyecto desde fuera de

Access. Para ello, en primer lugar localizaremos la base de datos. Lo ms
comn, es que lo hagamos con la ayuda del Explorador de Windows o Mi
PC. Una vez localizado el archivo, pulsaremos dos veces sobre el nombre o
el icono.
75
Access 2007
Si hemos usado este archivo ltimamente, es probable que Windows lo tenga

archivado entre los documentos de uso reciente, por lo que podemos pulsar sobre
el botn Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccionar la opcin Docu-
mentos recientes y pulsar sobre el nombre de la base de datos de la lista. De
esta forma iniciaremos tambin Access y abriremos la base de datos o el proyecto
en cuestin.
Ya hemos dicho que indistintamente del mtodo que empleemos para abrir la
base de datos, se mostrar siempre la misma ventana, denominada Abrir y que
se puede ver sobre estas lneas. Para localizar una base de datos en sta, veremos
a continuacin una serie de mtodos a seguir y as nos familiarizaremos mejor
con el sistema:
Para que podamos ver, por ejemplo, los archivos recientemente utilizados,
pulsaremos el botn Documentos recientes que lo tenemos situado en la
parte izquierda de la ventana.
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Access 2007
Para poder ver los archivos de Mis documentos o del Escritorio sin que ten-
gamos que navegar con la lista Buscar en, pulsaremos en el botn Mis
documentos o Escritorio, en la parte izquierda del cuadro de dilogo Abrir.
Para poder abrir un objeto de la lista situada en la ventana Abrir, pulsare-

mos dos veces sobre l.
Para que determinemos el equipo, la unidad o la carpeta en la que se

almacena la base de datos, slo tendremos que pulsar sobre el botn de la
lista Buscar en y seleccionar el elemento en cuestin.
Abriremos la carpeta situada por encima de la carpeta

actualmente seleccionada pulsando sobre el botn
Subir un nivel del cuadro de dilogo Abrir o pulsan-
do sobre cualquier punto de la lista Buscar en y pul-
sando la tecla retroceso.
Para que podamos introducir un nombre de unidad, directorio y/o archivo

de forma manual, escribiremos la informacin en la casilla Nombre de
archivo, que est situada en la parte inferior del cuadro de dilogo Abrir,
o bien seleccionaremos un elemento de la misma.
Podremos modificar el aspecto de la lista Buscar pulsando en el botn

Vistas y escogiendo entre las opciones Lista, Detalles, Propiedades o
Vista previa.
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Access 2007
Vistos estos pasos, es necesario subrayar que si seleccionamos una base de datos
o un proyecto de la lista situada debajo de Buscar en, comprobaremos que el
nombre aparece marcado en dicha lista. A continuacin, haremos clic sobre el
botn Abrir o bien simplemente pulsaremos dos veces sobre el nombre del archi-
vo seleccionado.
La forma ms rpida de abrir una base de datos de Access es mediante el panel

Abrir base de datos reciente de la pantalla de introduccin de Access, don-
de se muestran los ficheros de base de datos con las que hemos trabajado recien-
temente, de modo que podamos abrirlos con solo hacer clic sobre ellos.
Estas mismas bases de datos recientes podremos abrirlas desde el men del bo-
tn de Office, que las mostrar en su parte derecha bajo el ttulo Documentos
Recientes.
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Access 2007
2. Introducir y eliminar
datos en una tabla
Para comenzar a aadir datos o registros en una tabla, es necesario abrir sta en
la Vista hoja de datos. Para abrir una tabla en la vista hoja de datos debemos
hacer doble clic sobre la tabla en el panel de exploracin. En el siguiente grfico,
se puede ver un ejemplo de los registros de una tabla.
La manera que existe para aadir y modificar los datos de esta ventana es idnti-
ca a las utilizadas por las aplicaciones de entorno Windows. Se hace clic en la
casilla que se desee introducir o modificar y se teclea el dato. Si vamos a aadir
registros, en la vista hoja de datos debemos situarnos en una celda de la ltima
fila, que aparecer vaca y con un asterisco en su selector. Tambin podemos
aadir un registro pulsando el botn Nuevo registro que aparece en la barra
inferior de la ventana hoja de datos representado por un tringulo y un asterisco.
Como sucede en todas las aplicaciones de entorno Windows, nos podemos mover
utilizando el teclado. De esta forma, si pulsamos la tecla TAB el cursor se ir al
siguiente campo dentro del mismo registro. Sin embargo, si pulsamos la combi-
nacin de teclas MAY + TAB, har lo contrario de lo que haca la anterior, es decir,
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Access 2007
se ir al campo anterior dentro del mismo

registro. Una manera ms sencilla, es uti-
lizando las teclas de direccin del teclado.
Si pulsamos la tecla ENTER tambin dare-
mos por validado el campo y pasaremos a
la siguiente celda, de modo que si el cam-
po que estamos editando es de tipo memo,
para aadir una nueva lnea de texto ten-
dremos que pulsar CTRL+ENTER.
Un caso especial en cuanto a la introduccin

de datos son los campos de tipo objeto OLE,
que pueden contener imgenes, sonidos, do-
cumentos de Word, etc. Para introducir un ob-
jeto en un campo de este tipo necesitaremos
hacer clic con el botn derecho del ratn so-
bre el campo y seleccionar la opcin Insertar
Objeto en el men contextual que aparece.
Al insertar un objeto OLE nos aparecer un cuadro de dilogo donde se nos per-
mite crear el objeto en la aplicacin que deseemos, o bien insertarlo desde un
archivo de nuestro disco.
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Access 2007
Hemos de decir que en las nuevas versiones de Access es ms conveniente utilizar

el nuevo tipo, Datos adjuntos, que utilizar el tipo objeto OLE, ya que el primero
tiene varias ventajas frente a las muchas limitaciones que presentan los objetos
OLE. Por ejemplo, los objetos OLE necesitan que el ordenador donde usamos la
base de datos est ejecutando un servidor OLE para trabajar con este tipo de datos.
Para introducir un archivo adjunto en nuestro registro, el tipo de datos del campo
debe ser pues Datos adjuntos, pudiendo entonces abrir sobre el campo el men
contextual y seleccionar la opcin Administrar datos adjuntos, o bien hacer
doble clic sobre la celda del campo. Cualquiera de dichas acciones nos abrir el
cuadro de dilogo Datos Adjuntos donde podremos utilizar el botn Agregar
para buscar el fichero a adjuntar.
Debemos recordar en todo momento, que siempre que se modifiquen los datos
de una tabla, Access los guardar automticamente. Si la modificacin que que-
remos realizar es eliminar uno o varios registros, la forma ms comn es situarse
en el registro a eliminar haciendo clic sobre la cabecera del mismo.
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Access 2007
Una vez seleccionado el registro a borrar, tan slo tendremos que pulsar la tecla
Supr del teclado o bien elegir la opcin Eliminar del grupo de opciones Regis-
tros. Access nos pedir confirmacin de la eliminacin del registro mediante el
siguiente mensaje:
De la misma manera que se puede eliminar un solo registro, podemos eliminar

varios al mismo tiempo, para lo cual, en lugar de seleccionar uno slo, seleccio-
naremos varios.
Para eliminar uno o ms registros completos, el primer paso ser seleccionarlos.

Para esto emplearemos los selectores de registro, que pueden mostrar distintos
iconos o dibujos, dependiendo de la accin que estemos desarrollando. Pero,
qu son y cmo se utilizan los selectores de registro? Pues bien, los selectores de
registro son cada uno de los recuadros que aparecen a la izquierda de cada fila de
una tabla y los emplearemos de la siguiente forma:
Para seleccionar un nico registro, haremos clic sobre el selector

correspondiente al mismo.
Para seleccionar dos o ms registros consecutivos, pulsaremos so-

bre el primero de ellos y arrastraremos hasta el ltimo que quera-
mos marcar.
As mismo, en la esquina superior izquierda de la tabla aparece un re-

cuadro llamado Selector; haremos clic sobre l si queremos seleccionar
todos los registros que componen la tabla.
Una vez realizada la seleccin de registros, podremos eliminar los mismos de

varias formas, pero lo ms rpido es pulsar la tecla Supr (Suprimir) o bien el
botn Eliminar del grupo de opciones Registros.
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Access 2007
3. Modificar los
registros de una tabla
Para modificar un registro de una base de datos existente, el primer paso a seguir
es abrir dicha base de datos. Una vez hecho esto, debemos acceder a la tabla que
queramos modificar. Hecho esto, se abrir una pestaa en el rea de trabajo
similar a la que se muestra en la siguiente imagen, en la que se listarn los regis-
tros que componen la tabla. Desde ella podremos modificar los registros que
queramos, as como eliminar o agregar uno o ms.
Para realizar los cambios oportunos, actuaremos del siguiente modo:
Si queremos modificar un dato de un campo determinado, lo primero ser hacer

doble clic en la celda adecuada (una celda es la interseccin de una fila y una
columna). Con esto habremos seleccionado el contenido de la celda y ahora ser
el momento adecuado para escribir el nuevo dato que debe contener o bien mo-
dificar la informacin que ya contena.
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Access 2007
1.Indica la tecla o combinacin de teclas a pulsar para aadir una nueva lnea
de texto en un campo Memo.
a MAY + TAB.
b CTRL + ENTER.
c ENTER.
2.Si en la situacin mostrada en la figura pulsramos la tecla Supr. qu

ocurrira?
a Se borraran los datos de los campos de los registros 2 y 3.
b Se borrara completamente el registro 1.
c Se borraran completamente los registros 2 y 3.
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Access 2007
3.Si en la situacin de la figura queremos modificar el valor del campo

PrecioVenta del registro n 2, qu deberamos hacer?
a Simplemente escribir el nuevo valor del campo.
b Hacer doble clic sobre la celda para seleccionarla y escribir el

nuevo valor.
c En la vista hoja de datos no se puede modificar el contenido de los

campos.
4.Si en la situacin del ejercicio anterior deseamos eliminar el registro de

cdigo 7, debemos hacer clic en el ............................ de registro corres-
pondiente a este registro y seleccionar la opcin ............................ del
grupo de opciones .......................
5.Si en la situacin de la figura del ejercicio 3 queremos aadir un registro sin

pulsar el botn correspondiente de la barra inferior, debemos arrastrar la
barra de desplazamiento vertical para situarnos al final de la tabla y poste-
riormente editar el ltimo registro, que aparecer con todos sus campos
vacos y en cuyo selector veremos un asterisco.
a Verdadero.
b Falso.
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Access 2007
6.Explica cmo se accede a la vista hoja de datos de una tabla.
7.Explica la forma de introducir un grfico como un dato en una tabla, indi-

cando el tipo de campo necesario y la forma de introducirlo.
8.Indica tres formas de abrir una base de datos de Access que hayamos
creado con anterioridad.
9.En un campo de tipo memo no se puede introducir ms de una lnea de

texto.
a Verdadero.
b Falso.
10.Indica los pasos necesarios para eliminar varios registros consecutivos de

una sola vez.
11.Para modificar un campo de una tabla slo tenemos que posicionarnos

sobre l y sobrescribirlo.
a Verdadero.
b Falso.
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Access 2007
12.Abre la base de datos que habamos creado llamada "Base 1". Dentro de
sta abre la tabla "Clientes". Prueba a introducir datos y a hacer modifica-
ciones sobre sta, tales como seleccionar registros, modificar datos...
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4.manual Access 2007

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Conceptos

En primer lugar sera conveniente familiarizarnos un poco con la terminologa y

Debemos tener en cuenta que cuantas ms tablas tengamos en nuestra base de

encuentra almacenada en un tema en concreto en nuestra tabla. Deberemos

2. Campos: tipos y aplicacin

Es conveniente que sepas que los datos organizados en campos individuales, te

Campos autonmericos: son aquellos, que como su propio nombre indi-

Campos de bsqueda: son aquellos que nos facilitan el trabajo a la hora

Campos de clave primaria: son aquellos que nos identifican de forma

A continuacin, con el botn pulsado, los arrastraremos hacia el lugar que

Si queremos eliminar un campo, deberemos igualmente seleccionarlo mediante

La estructura en la que se encuentran los campos de una tabla, se repite para

Es necesario hacer referencia a la Integridad Referencial, que es un sistema que

pertenezcan a una misma base de datos y los campos relacionados tengan el

Un campo autonumrico puede estar relacionado con un campo numrico.

Un campo autonumrico con la propiedad Tamao del campo estableci-

Para que se d la integridad referencial, no podemos tener registros en una tabla

4. Campo clave: concepto,

Los campos clave son columnas de informacin que se encuentran integrados en

Por ejemplo, cuando aadimos el campo "ID de contacto" a la tabla de Proveedo-

Microsoft Access crea automticamente un ndice con el campo clave principal de

Se puede establecer la propiedad Clave Principal (Primary Key) de dos formas:

En la vista diseo de la tabla, selecciona el campo o campos en el orden

Pulsa en el botn ndices ( ) del grupo de opciones Mostrar u Ocultar

y en la ventana ndices selecciona o introduce el nombre de un ndice en la

Ejercicios de repaso U.D. 2

1.Tabla es un conjunto formado por datos que a su vez estn distribuidos en

2.Hablamos de datos relacionales cuando existe un mismo campo o varios

3.Los ............................. son la unidad mnima de informacin de una base

5.La integridad referencial es un sistema...

a Para crear ndices en una tabla.

b Para crear el campo clave de una tabla.

a Se crear un campo nuevo de tipo autonumrico y se establecer

b Volveremos a la vista de diseo de la tabla para poder establecer

c Se establecer el primer campo de la tabla como clave primaria.

8.Qu entendemos por tabla?

9.Qu son los campos?

10.Qu se entiende por integridad referencial?

11.Qu son los campos clave?

Antes de crear un sistema de base de datos a medida, debemos tener un conoci-

Veamos un ejemplo: imaginemos que trabajamos para un videoclub, y que va-

Otra cuestin importante a tener en cuenta en la planificacin de nuestra base de

Pasaremos a continuacin a explicar la creacin de una base de datos. Para crear

Cuando iniciamos Access, se nos da la oportunidad de elegir entre varias opcio-

plantilla de base de datos de Microsoft Online, para lo que el programa se conec-

Para crear una Base de datos en blanco debe-

Podremos utilizar una plantilla de base de datos eli-

En el grupo Categoras de Plantillas podremos seleccionar Destacado, que es la

Sea cual fuere la forma de crear la base de datos

Podremos tambin definir la ubicacin donde

mentos", pero la podemos guardar en cualquier directorio que deseemos. Esto lo

En este cuadro de dilogo podremos cambiar el tipo de base datos. Aunque lo

3. Creacin de las tablas

1. Abrir la base de datos y despus seleccionar el botn Crear. Hecho esto, se

2. A continuacin tendremos que seleccionar una opcin de las disponibles

Una vez realizados estos pasos, aparecer en rea de trabajo la vista de

Nombre del campo: es el nombre que le vamos a asignar al campo.

Descripcin: nos permite redactar una breve explicacin de la funcin

Tipo de datos: es donde indicaremos a Access el tipo de dato que

Texto: se utiliza cuando el campo vaya a contener caracteres o

Memo: es aconsejable el uso de este tipo cuando se suponga que

Nmero: se emplea para la introduccin de cantidades numri-

Fecha/Hora: se definen campos de este tipo cuando queremos