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CENTRO DE EDUCACION PARA EL c

MIGRANTE MICHOACANO

CONTABILIDAD IIc

UNIDAD III

CATALOGO DE
CUENTAS Y
SISTEMAS
ELECTRONICOS
CONTABLES

ALUMNO: PEDRO DANIEL CERVANTES OVANDO

ASESOR: GUADALUPE CARRILLO MARTÍNEZ

MORELIA, MICH. A 01 DE JULIO DE 2010
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El diseño de catalogo de cuentas representa la base estructural del modelo
contable y su visualización facilita la captura y navegación del historial de la
vida económico financiero de las empresas.

Encontrar un lugar para cada cosa y después tener la disciplina de poner cada
cosa en su lugar es la consigna del profesional la contaduría pública en la
práctica profesional ya que cuando se tiene la estructura de operación, es
consecuencia natural su utilización entusiasta, siempre en la búsqueda de
nuevos horizontes que reflejan el progreso.

Esta práctica nos ayuda a aprender a ver en los documentos los registros
primarios de las transacciones, así como revisarlos, archivarlos etc.

Y por otro lado el sistema Electrónico COI nos sirve para reconocer la forma
de acceder y operar el sistema, el uso de las teclas utilizadas en un sistema
contable (Enter, o Return, F1-F10, teclas de movimiento izquierda, derecha,
arriba, abajo) y que identifique la forma de acceder al menú de opciones del
propio sistema.

El emplear sistemas mecánicos en la actualidad representa retraso en las

operaciones contables y financiera de una entidad.

El sistema de contabilidad integral ³COI´ de la línea de ASPEL fue creado

especialmente para facilitarte la captura, proceso y mantenimiento de la
información contable de la empresa. También te permite la generación de
diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El
objetivo principal de ³COI´, es proporcionarte una herramienta que te facilite la
práctica contable; sin embargo los conocimientos básicos y primordiales de la
contabilidad deben ser aplicados por nosotros.

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•efinición

³La lista orgánica y sistemática de las cuentas, clasificadas de una forma que
hagan posible la consecución de objetivos atribuidos a la contabilidad general´.

Es una lista o codificación de cuentas de mayor, colocadas sistemáticamente y

aplicadas a un organismo que incluye nombres de cuenta, números y/o
símbolos que los identifiquen.

El catalogo de cuentas permite que los empleados de oficinas diferentes

(sucursales, agencias, etc.), utilicen cuentas uniformes, facilitando así el trabajo
de contabilidad, ayudando a la confrontación de información financiera y con
ello facilitar el control interno y la elaboración de informes.

El catalogo de cuentas es necesario en todo tipo de empresa no importando su

magnitud; por escaso que sea su movimi ento de contabilidad, habrá que
establecer un catalogo que se satisfaga tanto las necesidades de registro diario
de sus operaciones, como la de una presentación adecuada de información
financiera.

Objetivos
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con
la implementación de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras
financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de
una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeració n se basa en

el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada
grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de
la manera siguiente:
Balance General
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital

Estructura
Esta Guía de Funciones y Usos se encuentra integrada por el Catálogo de
Cuentas, las •escripciones y •inámicas de cada una de las mismas.
La identificación de cada una de las cuentas se basa en el sistema decimal
por considerarse el más idóneo para el procesamiento, computarizado,
manual ó mecánico de las operaciones.
Se encuentra estructurada sobre las bases de los siguientes niveles:
Para ver el grafico seleccione la opción "•escargar" del menú superior
El Primer •ígito.
Obsérvese que la estructura del código tiene siete dígitos y cuatro niveles.
Por otra parte, las clases que identifican e l primer dígito, son:
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo Balance General.
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Costo de Ventas
Clase 6: Gastos Estados de Resultados.
Clase 7: Ingresos financieros
Clase 8: Gastos Financieros
Clase 9: Impuestos
Las clases 1, 2 y 3 son las que comprenden las cuentas que conforman el
Balance General y son las que se han tomado en consideración para el
desarrollo de la presente guía.
Las clases 4, 5 ,6 ,7 ,8 y 9 corresponden a las Cuentas de Resultados
quedando abierta la alternativa para el desarrollo de una nueva
investigación.

Tipos de Catálogos

La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

̅ Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo

crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados
financieros.

̅ •ecimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los

números dígitos, para cada grupo , debiendo crear antes grupos de cuentas de
acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo
subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.

̅ Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta,
pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los
Estados Financieros.

Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las letras iníciales de los grupos

y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con
la misma letra inicial, se empleara además de la primera letra, otra que le sirva
de distinción y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su
identificación.

̅ Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

Todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o

empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un
número en forma ordenada para su fácil manejo y c ontrol.

 Clasificación y codificación de las cuentas que lo integran

La codificación es considerada como una operación preliminar para la

clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el

catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

Catalogo de Cuentas

11 Caja y Banco

111 Efectivo

112 Caja chica

113 Bancos

1131 Banco de Reservas

1132 Banco Popular

1133 Banco del Comercio

12 Cuentas por Cobrar

121 Cuentas por cobrar clientes

122 Cuentas por cobrar funcionarios y empleados

123 Otras cuentas por cobrar

12R Reservas para cuentas incobrables

13 Inventarios

131 Mercancías

132 Materia prima

133 Productos en proceso

134 Productos terminados

Activos Fijos

21 Terrenos

22 Edificios

22• •epreciación acumulada edificios

23 Maquinarias y equipos

23• •epreciación acumulada de maquinarias y equipos

24 Equipos de transporte

24• •epreciación acumulada equipos de transporte

25 Muebles y equipos de oficina

25• •epreciación acumulada muebles y equipos de oficina

Activos •iferidos

31 Gastos pagados por anticipado

311 Seguros pagados por anticipado

312 Patentes pagadas por an ticipado

313 Intereses pagados por anticipado

314 Alquileres pagados por anticipado

Otros Activos

32 Finanzas

33 •epósitos

331 Codetel
332 C.•.E.

333 C.A.A.S.•

334 Telecable Nacional

Pasivos (2)

41 Cuentas por pagar

411 Suplidores

412 Proveedores

413 Instituciones Estatales

414 Otras

42 •ocumentos por pagar

43 Retenciones por pagar

431 Seguro Social

432 Impuesto Sobre la Renta

433 Infotep

434 Banco de Los Trabajadores •ominicanos

435 Prestaciones Laborales

436 Regalía Pascual

437 Otras retenciones

44 Intereses cobrados por anticipado

45 Ingresos cobrados por anticipado

451 Servicios financieros

452 Alquileres cobrados por anticipado

Capital (3)

51 Capital

52 Resultado del período

Ingresos (4)

61 Ventas

611 Ventas al contado

612 Ventas a crédito

Otros ingresos

62 Ingresos por servicios

63 Intereses cobrados

64 •onaciones

65 Ingresos en ventas de activos fijos

Costos (5)

500 Costo de ventas

Gastos (6)

100 Gastos generales y administrativos

1001 Sueldos

1002 Vacaciones

1003 Honorarios

1004 Horas extras

1005 •ietas

1006 Gastos de representación

1007 •epreciaciones

1010 Seguros

1011 Materiales de oficina

1012 Servicio de agua

1013 Servicio telefónico

1014 Servicio eléctrico

1015 Gastos legales

1016 Propagandas

1017 Fletes y embarques

1018 Cuentas incobrables

1019 Mantenimiento y reparaciones

1020 Combustibles y lubricantes

1021 Alquiler de inmuebles

1022 Servicio de vigilancia

1023 Otros

200 Gastos Financieros

2001 Intereses

2002 Comisiones

2003 Gastos de cierre

2004 Mora

300 Gastos de ventas

3001 Sueldos

3002 Comisiones

3003 Compras

3004 •escuentos en compras

700 Utilidades y pérdidas

 
 
  
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Programa desarrollado por ASPEL cuya finalidad es la de sistematizar la mayor
parte de los procedimientos contables, a través de un ambiente. •e manejo de
menús
COI consta de un programa principal denominado COIWIN.
Al realizar la instalación de COI dentro de la PC, ésta genera archivos de datos
(cuya extensión es 001) y archivos de índice (cuya extensión es X01). El
número que aparece dentro de la extensión de los archivos especifica la
empresa que se está manejando.
COI puede manejar hasta 99 empresas de las cuales las 4 primeras son sin
cargo alguno.
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Requerimientos de Hardware y Software
Sistema operativo Windows 95 en adelante.
Unidad de disco duro con al menos 10MB de espacio libre.
8 MB de memoria RAM.
Procesador 486 en adelante.
Unidad de disco flexible.
Hoja de cálculo (en caso de que desees generar algún reporte
específico).

Paquetes Existentes c

Software existente.
Banco Empresa v2.0
Tesorería v2.3
Préstamo Leasing v3.0
Recibos Normalizados
Contpaq
Adminpaq
Nomipaq
Cheqpac

Informática Financiera: Conjunto de herramientas para tratar la información del

flujo de dinero de un ente económico a través de un sistema automatizado
especializado.

Esta aplicación permite mantener la integridad de la información con sencillos

procedimientos que se puede ejecutar con el teclado o con la ayuda del ra tón.

Para evitar errores de captura, el sistema está pensado de manera que se

pueda verificar cada uno de los registros y de esta manera modificar o borrar
según sea el caso.

Sin embargo, debido a la naturaleza de la informática electrónica, se deberá

proteger la información respaldándola periódicamente (lo cual se explica
claramente en esta Introducción), así como darle mantenimiento a los datos
cuando advierta que los catálogos se encuentran dañados. Con estos
cuidados, el sistema será un mejor aliado pa ra aminorar la carga de trabajo y
minimizar la posibilidad de errores.

  

  


Los siguientes son algunos de los procesos en los que se obtendrán mayores
beneficios con el manejo electrónico de la contabilidad:

Facilita el control de la información contable y de los activos fijos de tu

negocio (este programa es óptimo para empresas mexicanas pequeñas
y medianas).

Facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la

obtención de los reportes financieros más importantes: B alanza de
comprobación, •iario General, Libro mayor, Auxiliares mensuales y
anuales; y Balanza anual.
 Cuentas con siete catálogos principales: Cuentas, Rangos de cuentas,
•epartamentos, Pólizas, Activos y Tipos de activo por empresa.

Se podrá localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar

información de un mismo tipo, gracias a los procesos de búsqueda y
filtrado.

Ofrece cuatro catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan

a los giros más comunes en México, pudiendo diseñar un catálogo de
cuentas.

La afectación a través de las pólizas es inmediata, de manera que se

actualizan los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores.
También se puede elegir que la afectación se haga de manera
independiente.

El manejo de cuentas se puede hacer por •epartamentos (centros de

costos) para que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a
los departamentos que las originaron.

Se puede utilizar varias opciones para la numeración de las pólizas (secuencial

por tipo, secuencial con folio único o asignada por el usuario).

Permite la generación de pólizas repetitivas con formatos diseñados por uno

mismo, manejando Pólizas modelo. Con este proceso también se pueden
guardar pólizas pendientes de ser contabilizadas.

Podrá Generar Fácilmente El Siguiente Periodo de T rabajo.

* Permite el ajuste en periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la

contabilidad.

* Permite trabajar con periodos posteriores, aún cuando no se haya concluido

el trabajo con periodos anteriores o actuales, tanto para registrar nuevos
movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados.

* Calcula los valores actualizados de los activos y genera Pólizas de

•epreciación y Revaluación.

* Permite hacer consultas específicas y seleccionar la información de

cualquiera de los catálogos.
* En pocos minutos generas los informes o estados financieros más
importantes, como: Balance general, Estado de resultados, Re expresión de
saldos y Reporte de presupuestos.

* Permite generar infinidad de reportes de depreciación, entre los que

destacan: •epreciación a valor histórico, •epreciación con valores actualizados
anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la
Renta), 2% a los activos fijos -deducción adicional art. 51A -III, y Proyección de
depreciación.

*Puede emitir el listado de Activos con o sin filtro.

* Puede imprimir etiquetas para llevar un control físico del activo, las cuales
puede emitir por rango de claves de activo, rango de fechas de compra, tipo de
activo y por localización.

* Puede elaborar formatos de reportes específicos que se adapten a las

necesidades de la empresa, con el editor de formatos.

* Puede generar gráficas como las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de

ácido, •ías de cartera, Rotación de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo
y Capital, Margen neto y muchas otras, las cuales se pueden personalizar y
presentar con infinidad de opciones.

* Con la función perfiles del usuario, se puede limitar el acceso a los usuarios y
a las funciones que desee mantener ocultas.

* Facilita la exportación de datos a otras aplicaciones y, además, puedes pedir

que la información se actualice auto máticamente cada vez que ingreses a
dichos programas (gracias al Intercambio dinámico de datos ó ••E).

  

El catálogo de cuentas consiste en un elemento que permite la clara e

inequívoca identificación de los costos reales de construcción de una obra en
proceso y así permite la evaluación de los mismos mediante su comparación
con los costos estimados previamente. •icho elemento es un requisito para eI
desarrollo e implementación de un sistema para control de l os costos de
construcción de una empresa constructora y su diseño es un proceso muy
sencillo, mientras con el mismo se cumplan los objetivos para los cuales se
diseñan estos catálogos. Y en el sistema eléctrico COI, Muchos sistemas de
información tradicionalmente se han diseñado bajo el supuesto de que los
datos incompletos constituyen el problema más crítico al que s e enfrentan los
gerentes. Esta suposición a menudo ha hecho que los diseñadores adopten
una ³estrategia de escopeta´ muy poco efectiva, que consiste en bombardear a
los gerentes con más información de la que pueden aprovechar. Lo que
necesitan muchos gerentes actuales es información concisa que resuma los
datos pertinentes y haga resaltar las excepciones con respecto a las
actividades normalmente planeadas.





 

  

     
  




  

 
 
   
  
 
 
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