Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

1. Presentacin de la Organizacin

Para asegurar la consecucin de esa Misin,

Actualmente la red de Metro de Madrid est

conformada por 14 lneas, con un total de 284
kilmetros de va y 335 trenes en circulacin
durante las horas punta. Sus 294 estaciones son
utilizadas diariamente por 2,4 millones de viajeros.
Metro de Madrid es hoy la tercera red de metro en
extensin del mundo por detrs de Londres y Nueva
York.

Ser la opcin de movilidad

socialmente ms rentable y cercana
a las expectativas de los clientes

Metro de Madrid defini su Visin estratgica

basndose en cuatro lneas de actuacin
principales:
SER COMPETITIVOS EN

RA
TU
UL
GESTIONAR LA AMPLIACIN Y C

Principales datos:
En la siguiente tabla puede apreciarse la evolucin de
las principales magnitudes del negocio que
desarrolla:
Indicadores

2006

2009

Longitud de red
N Estaciones ferroviarias
Parque en explotacin (n coches)
Produccin coches km (M)
Viajeros (M)
Ingresos (M)
Gastos (M)
Inversiones (M)
Plantilla
Plazas por km (M)

233
243
1.823
151
657
809
769
316
6.213
27.545

284
294
2.281
201
650
1.241
1.259
173
6.967
35.386

Principales Servicios Prestados

a) Servicios de Ingeniera, Consultora y Asistencia
Tcnica.
b) Servicios de Explotacin Ferroviaria: Operacin
y/o Mantenimiento.
c) Servicios de Suministro.
d) Servicios de Formacin.
Grupos de inters clave
Los principales grupos de inters de la compaa son:
1.
2.
3.
4.
5.

Empleados
Clientes
Sociedad
Proveedores
Administraciones Pblicas

Plan Estratgico 2004-2008-2011

El lanzamiento del Plan Estratgico, cuyo origen se
remonta seis aos atrs, como respuesta a los nuevos
retos que ya entonces planteaba la evolucin en el
marco jurdico regulador y en el grado de exigencia
cada vez mayor por parte de sus clientes y de la
sociedad en general, supuso un reto enorme para toda
la organizacin
La estrategia de Metro de Madrid est centrada en
maximizar la aportacin de la Compaa en trminos
de rentabilidad social al desarrollo sostenible de la
movilidad en la regin de Madrid, incidiendo por
tanto en las dimensiones econmica, social y
medioambiental del valor que genera la Empresa.

Metro de Madrid, S.A.

RO
ET

EXCELENCIA EN EL
SERVICIO DE

TRANSPORTE
SER COMPETITIVOS
EN LINEAS
DE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS
MEJORAR LA
EXPERIENCIA
DEL CLIENTE

TRANSFORMACION DE LA RED

N
CI
LU
VO

LINEAS DE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS

Grfica 1.-Visin, lneas estratgicas-

Reconocimientos
1.

Se dispone de 10 sistemas certificados: tres

corporativos OHSAS 18001, ISO 14001, UNEEN 13816, y siete ISO 9001 en diferentes
unidades organizativas.
2. Balance Scorecard Hall of Fame for executing
strategy.
3. Ganadores del V Premio a la Excelencia y
Calidad del Servicio Pblico de la Comunidad
de Madrid.
4. Marca Madrid Excelente.
5. Ganadores de la IV Edicin del Premio Madrid
Excelente a la Confianza de los Clientes.
6. Puntos EFQM: 400+
7. Premio Diamante en las Compras 2010
concedido por AERCE
Datos de contacto para el premio:
Organizacin

Metro de Madrid, S.A.

Contacto

Javier Bartolome Castilla

Posicin
Mail

Responsable Gabinete de Estudios y

Benchmarking
javier_bartolome@mail.metromadrid.es

2. Titulo de la buena prctica

Organizacin

Metro de Madrid, S.A.

Denominacin

Eficiencia y Responsabilidad en la

de la B.P

Gestin de la Contratacin

Responsable
de la B.P

Vctor Jimnez Rodrguez

Posicin

Responsable Unidad de Contratacin

Mail

victor.jimenez@metromadrid.es

Criterio de

Gestin de Procesos / Creatividad e

Excelencia

Innovacin

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

3. Desarrollo de la buena prctica

Este proyecto apoya simultneamente la Estrategia de

Garantizar la Eficiencia y la Responsabilidad en los

Responsabilidad Corporativa de Metro de Madrid,

diferentes procesos que rigen la Gestin de la

incrementando la eficiencia en el uso de los

Contratacin es una de las prioridades de la Unidad de

recursos: a travs de los ahorros en consumos

Contratacin de Metro de Madrid, S.A. Esta prioridad

energticos y de papel, contribuyendo a cuidar el

se fundamenta en las siguientes consideraciones:

medioambiente, siendo necesaria la implicacin e

a)

involucracin de los empleados en el proceso.

Apoyo a la Estrategia de Metro de Madrid: La

buena practica de la Unidad de Contratacin apoya
la consecucin de la misin de la compaa

b) Optimizacin del proceso de contratacin. La

consiguiendo que sus procesos sean realmente

actividad de contratacin de Metro de Madrid,

rentables en trminos econmicos, sociales y

S.A. se centraliza en la Unidad de Contratacin,

medioambientales, e impactando en los siguientes

que coordina todo el proceso y vela por el correcto

objetivos

2)

funcionamiento de cada una de las etapas del ciclo.

consiguiendo los resultados que se presentarn en

Resumidamente su ciclo es: (ver Grfica 3) Su

este documento.

optimizacin se ha abordado como consecuencia

estratgicos

(ver

Grfica

del dialogo con los grupos de inters (ver Grfica

CMI Unidad de Contratacin

4).

VALORES: Excelencia en la Gestin, Servicio pblico, Dinamismo e Innovacin

LOGRAR LA EXCELENCIA EN
EL SERVICIO DE TRANSPORTE

GESTIONAR LA AMPLIACION Y
TRANSFORMACIN DE LA RED

VALOR

Ser excelente en
la gestin de las
reclamaciones de
clientes externos

Establecer y
asegurar el
cumplimiento de
ANSs con clientes y
proveedores
internos

Impulsar la comunicacin
interna

SER COMPETITIVOS EN LINEAS DE

NEGOCIO COMPLEMENTARIAS

Optimizar costes
para alcanzar los
niveles de calidad
requeridos

Orientar los
aprovisionamientos
al cliente interno

CLIENTES
PROCESOS
ESTRUCTURA

MEJORAR LA EXPERIENCIA DEL

CLIENTE

Garantizar la
disponibilidad del
material
matriculado

Garantizar la
calidad de
proveedores y
contratistas

Minimizar las
reclamaciones de
clientes internos

Acciones de Formacin y Comunicacin. Para la

implantacin de la buena prctica se han

Posicionar a Metro
como referente en el
mbito de los
aprovisionamientos

desarrollado acciones formativas y campaas de

comunicacin. Todos los procesos internos estn

Gestionar los niveles

de stock de material
matriculado de forma
eficiente

Fomentar e impulsar
la implicacin
en la Organizacin

Ser pro-activos en la
deteccin de las
necesidades de los
clientes internos

Desarrollar una cultura

de seguridad y salud

Implicar al personal
tcnico
en proyectos
multidepartamentales

Optimizar los
plazos de
compras y
contrataciones

Mantener a
Metro en la vanguardia
tecnolgica

NECESIDAD
CONVOCATORIA
DE CONCURSO

CONVOCATORIA
DE CONCURSO

U.E. Unidad Econmica

externos

(proveedores)

estn

de Madrid en la seccin Perfil del Contratante.

Se aprueba digitalmente y la U.C

materializa el contrato, anexando la
documentacin. Cada departamento
visualiza los contratos que gestiona y su
documentacin asociada. SAP R3 MM,
SAP R3 FI

PROPUESTA DE
CONTRATACIN

Los departamentos solicitan

a la U.C la peticin de
ofertas . WorkFlow SAP R3

U.C: Unidad Contratacin

agentes

documentados a travs de la Pgina Web de Metro

La U.C convoca, recepciona las

ofertas a travs de la web. Se
comprueba validez firma electrnica
y se envian digitalmente las ofertas.
MySAP SRM

Identificacin
necesidades
Grupos de
inters

en el sistema de gestin documental corporativo

Platn. Los procesos que implican a otros

Grfica 2.- Cuadro de Mando Unidad de Contratacin-

INCIO
PROCESO

c)

La U.C enva la valoracin

automtica de las ofertas
econmicas y los departamentos
elaboran el informe de
adjudicacin para su aprobacin.
WorkFlow SAP R3

CONTRATO
PEDIDO

La U.C realiza el
seguimiento de los avales
y coordina la evaluacin
de proveedores. MySAP
SRM, SAP R3 MM

La U. E realiza el
control presupuestario
de gastos e
inversiones.
La facturacin
electrnica permite
conocer el estado online de las facturas.
SAP R3 MM, FI

SEGUIMIENTO
ECONOMICO

SEGUIMIENTO
ADMINISTRAC

Grfica 3.- Gestion de la ContratacinMetro de Madrid, S.A.

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

NECESIDAD

Unificar canales de comunicacin

GRUPO
DE INTERS

Empleados

Necesidad de recibir la informacin

en formato electrnico por parte de
los departamentos solicitantes y los
proveedores

Empleados/
Proveedores

Facilitar la bsqueda y accesibilidad

de toda la informacin

Empleados

Integrar el seguimiento
administrativo de los contratos en la
sistemtica cero papeles

Empleados

Integrar el seguimiento econmico

de los contratos en la sistemtica
cero papeles
Ahorro de Espacio
Ahorro de papel
Garantizar a las empresas licitantes
la confidencialidad

Garantizar la transparencia y la
trazabilidad en el proceso de
adjudicacin

Empleados/
Proveedores
Empleados
Proveedor /
Empleados /
A. Pblica

PROCESO AFECTADO

DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN

Necesidad de
Herramienta informtica (WorkFlow de SAP) que canaliza digitalmente todas las
Convocatoria de Concurso peticiones que recibe la U. Contratacin para lanzar procesos de peticin de oferta
Los usuarios de los diferentes departamentos cumplimentan un formulario nico con
Propuesta de Contratacin
datos relativos a la adjudicacin
Necesidad de
Sistemtica cero papeles: El formulario exige, para poder ser tramitado, que se anexen
Convocatoria de Concurso las especificaciones tcnicas en formato electrnico (Word, pdf...)
Sistemtica cero papeles: El formulario exige, para poder ser tramitado, que se anexe el
Propuesta de Contratacin
informe de adjudicacin y las ofertas ganadoras
Sistemtica cero papeles: desarrollo de la herramienta Web MySAP SRM para la recogida
Convocatoria de Concurso
electrnica de pliegos y presentacin de oferta
Desarrollo del mdulo SAP que gestiona la elaboracin de pedidos y contratos con la
Contrato - Pedido
posibilidad de anexar toda la documentacin asociada al contrato en el pedido SAP.
Cada departamento visualiza los contratos que gestiona y su documentacin asociada
Desarrollo de la funcionalidad SRM que permite hacer un seguimiento de los avales
Seguimiento
bancarios de los licitadores. Esta herramienta lanza automticamente (va correo
administrativo
electrnico), una vez recepcionado el 90% del importe del contrato, una ficha de
evaluacin que permite al Director Facultativo valorar el rendimiento del Contratista
Desarrollo funcionalidad en SAP que realiza el control presupuestario de los diferentes
Seguimiento econmico gastos e inversiones. Se implant la facturacin electrnica, que permite conocer el
estado de las facturas on line
Todos
La solucin reduce drsticamente el volumen de papel empleado, su espacio fsico
destinado a operaciones de archivo y almacenaje, as como redunda en un ahorro en coste
Todos
de papel y en la mejora del Medio Ambiente

Desarrollo de la funcionalidad SRM de SAP insertada en la Web de Metro de Madrid en la

que el proveedor ha de validar su identidad mediante Certificado Digital de Clase 2
Diseo de una base de datos de Proveedores (proTRANS) que ha permitido implantar un
sistema de seleccin de proveedores objetivo. Desarrollo de la funcionalidad SRM de SAP
que permite que se realice la valoracin tcnica de las ofertas sin conocer el importe,
Convocatoria de Concurso
garantizando su transparencia y trazabilidad. Diseo de una seccin en la pgina Web
Proveedores/
de Metro de Madrid destinada a publicar tanto las licitaciones convocadas como las
Empleados /
adjudicaciones realizadas
A.Pblica
Desarrollo de herramienta informtica (WorkFlow de SAP) que recoge todo el circuito de
aprobaciones necesarias para materializar la contratacin; el flujo de aprobacin se
Propuesta de Contratacin extiende hasta el Consejo de Administracin. Diseo de una herramienta que realiza la
valoracin de las ofertas econmicas de forma automtica teniendo en cuenta la dispersin
y el importe econmico y propone el adjudicatario tras introducir la valoracin tcnica
Proveedores

Convocatoria de Concurso

Grfica 4.-Respuesta a necesidades de los grupos de inters-

Metro de Madrid, S.A.

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

4. Resultados
La sistematizacin de los procesos ha posibilitado

TIEMPO MEDIO DE TRAMITACION DE UNA SOLICITUD

DE CONCURSO
(dias)

estudiar la evolucin de cada una de las etapas del ciclo

14,8

de contratacin, establecer indicadores de revisin e

10,3
8,9

implantar planes de mejora en los casos en que sea

6,5

necesario.
ETAPA

2006

INDICADOR

Solicitud de Convocatoria de
Concurso

2007

2008

2009

N solicitudes recibidas al ao

En este mismo ejercicio se produce un aumento

Tiempo medio de tramitacin de

significativo de los tiempos medios de tramitacin de

una solicitud

una solicitud de concurso y de su propuesta de

Convocatoria de Concurso

N Ofertas presentadas al ao

(Herramienta Web)

Ahorro econmico

contratacin, debido a la falta de previsin en la

Ahorro medioambiental

recepcin de las peticiones.

Contrato - Pedido SAP

Tiempo medio de tramitacin de

la

propuesta

(plazo

de

contratacin)

A final de 2008 se pone en marcha un plan de mejora

(reasignacin de recursos, eliminacin de procesos

Desde el lanzamiento de la Herramienta Web que

permite la captura de pliegos de condiciones y

innecesarios,) con el fin de reducir los plazos

asociados a este proceso, consiguindose en 2009.

posterior presentacin de ofertas (SRM) el nmero de

solicitudes de concurso y ofertas recibidas ha
aumentado considerablemente. Las ventajas que

TIEMPO MEDIO DE TRAMITACION DE LA PROPUESTA

DE CONTRATACIN (dias)

proporciona una herramienta Web (accesibilidad,

11,55

rapidez, ahorro papel y transporte) estimula a las

8,47
7,36

empresas a presentar sus ofertas a travs de este canal

6,37

de comunicacin.
N DE OFERTAS PRESENTADAS A TRAVS DE LA
HERRAMIENTA WEB SRM

2006

2007

2008

2009

975
935

Se entiende que esta buena prctica es un claro ejemplo

de puesta en prctica de polticas de Responsabilidad
Social Corporativa, en el sentido de que esta mejora se

395
310

ha trasladado a la cadena de suministros de Metro

149

2005

2006

2007

2008

2009

Desde la puesta en marcha del Work Flow de SAP

Solicitudes de Concurso, se ha triplicado el nmero
de peticiones generadas, alcanzando el mximo en

de Madrid. Es decir, Metro ha generado adems un

impacto positivo al orientar a sus licitadores a adoptar
medidas y comportamientos ms responsables y
sostenibles, provocando un efecto multiplicador de las
mejoras derivadas de esta accin, muy beneficioso para

2008.

el entorno y la sociedad.
N DE SOLICITUDES DE CONCURSO
89
81

Las ofertas para una licitacin son generadas por las

empresas ofertantes, por lo que realmente estos ahorros

42

han sido obtenidos por el grupo de inters proveedores.

23

2006

2007

Metro de Madrid, S.A.

2008

2009

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

tiempo porque el proceso va a ser largo y que

AHORROS MEDIOAMBIENTALES EN LAS

CONVOCATORIAS DE CONCURSO
(kg. de papel)

todos los miembros del equipo de Contratacin

perciban que todos los esfuerzos van en el mismo

4.393,42

4.229,18

sentido.

1.560,28

1.621,87

El Sistema informtico elegido para la gestin de

la informacin debe ser global, modular y

2006

2007

2008

compatible con otros sistemas informticos

2009

existentes.

AHORROS ECONMICOS EN LAS CONVOCATORIAS DE

CONCURSO

31.099

Global: Debe contemplar todas las fases del

29.936

expediente de contratacin, desde el proceso de

peticin de ofertas hasta la gestin de la
facturacin.

11.045

11.481

2006

2007

2008

Modular: La estructura del sistema informtico de

Gestin debe estar compuesta de bloques, de

2009

manera

que

puedan

ser

implantados

independientemente.

AHORROS MEDIOAMBIENTALES EN LAS

CONVOCATORIAS DE CONCURSO
(kg. de CO2)

Compatible: Sea cual sea el sistema informtico

31.099,08

29.936,50

seleccionado, debe ser compatible con otros

sistemas existentes en la Empresa.

11.044,53

11.480,50

La implantacin de los nuevos procesos de gestin

de la contratacin debe poderse acometer de forma

2006

2007

2008

paulatina y escalonada, con el fin de poder ir

2009

La implantacin de esta buena prctica es referencia a

adaptando los aspectos que sean necesario

nivel

rectificar.

nacional

innovaciones

internacional,

realizadas

en

el

destacando
mbito

de

las
la

Uno de los factores clave para el xito es el

confidencialidad y transparencia, como el certificado

compromiso y la formacin de las personas

de identidad electrnica. Dicha solucin fue presentada

involucradas. De nada sirve implantar el mejor

en Alemania en un Congreso Internacional organizado

sistema de gestin de la contratacin si los

por SAP, como Caso de Estudio de xito.

usuarios tienen reservas a la hora de ponerlo en

prctica.

5. Lecciones aprendidas

Por ltimo, si la implantacin del nuevo sistema

de

requiere la contratacin de una empresa externa, es

recomendaciones para Empresas que se enfrenten a un

necesario contar con una empresa que tenga mucha

proceso de optimizacin en la gestin de la

experiencia

contratacin, similar al que nos enfrentamos en su da

tambin, disponer de un equipo interno de

en Metro de Madrid, S.A.

asistencia tcnica que supervise todas las fases de

continuacin

se

recogen

una

serie

en

implantaciones

similares

y,

implantacin y asesore ante posibles dificultades y

El factor ms importante para el xito del nuevo

que, posteriormente, una vez en produccin, sea

sistema de gestin es el apoyo de la Direccin. Es

capaz de efectuar las modificaciones precisas y las

fundamental que este apoyo sea continuado en el

labores de mantenimiento.

Metro de Madrid, S.A.