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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG

REVISIN DE DESEMPEO INSTITUCIONAL N20

Julio Diciembre 2014


Bogot D.C.,

OBJETIVO

Realizar la evaluacin del desempeo del SIG


para el periodo Julio Diciembre de 2014,
estableciendo su eficacia, eficiencia, efectividad,
adecuacin y pertinencia.

PARMETROS DE CLCULO GENERALES


Fuentes de
informacin: Sistema
de Seguimiento de
Proyectos SSP y datos
reportados por las
dependencias en el
SIG

Indicadores
normalizados frente
al respectivo valor
meta establecido (en
los casos aplicables)

Datos con cierre a


Diciembre 31 de
2014.

AGENDA
A. Datos para evaluacin del desempeo del SIG, basados en los objetivos:
1. Aumentar la satisfaccin de los clientes
2. Fortalecer la prestacin de los servicios orientados al mejoramiento de la cobertura,
calidad, eficiencia y pertinencia de la educacin
3. Fortalecer el desempeo de los Macroprocesos
4. Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la
disponibilidad y competencia del recurso humano

5. Fortalecer la aplicacin de mecanismos de autocontrol y de evaluacin para garantizar la


mejora continua
6. Garantizar mecanismos de participacin ciudadana y control social sobre la gestin del
MEN
7. Mejorar el desempeo ambiental y prevenir la contaminacin

8. Mejorar el desempeo de procesos sectoriales

B. Mejoras realizadas en el SIG


C. Cambios internos y externos que puedan afectar el SIG
D. Seguimiento a compromisos, cambios y propuestas

E. Conclusiones generales

A. Evaluacin del Desempeo del SIG


con base en los objetivos
Institucionales

CUMPLIMIENTO OBJETIVOS SIG


1
Aumentar la
satisfaccin de los
clientes

5
Fortalecer la aplicacin
de mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la mejora
continua

2
Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados al
mejoramiento de la
cobertura, calidad,
eficiencia y pertinencia
de la educacin

6
Garantizar
mecanismos de
participacin
ciudadana y control
social sobre la gestin
del MEN

3
Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

4
Garantizar la
disponibilidad, el uso
eficiente de los
recursos financieros y
la disponibilidad y
competencia del
recurso humano

Mejorar el desempeo
ambiental y prevenir la
contaminacin

Mejorar el desempeo
de procesos sectoriales

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con


base en los objetivos Institucionales
110%
100%

95%

100%

97,30%
88% 86%

90%

90%

100% 100%

98%

97%

100% 99%

95%

93%
88%

80%
70%

58,42%

60%

2013

50%

2014

40%
30%
20%

Servicios
/satisfaccin
cliente

Efectividad
misional

Desempeo Disponibilidad de Mecanismos de


Macroprocesos
Recursos
evaluacin

Participacin
ciudadana

Desempeo
Ambiental

Desempeo de
procesos
sectoriales

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

1
Aumentar la
satisfaccin de los
clientes

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


Sobresaliente

>,= 80%

Suficiente

61% 79%

Inadecuado

<,= 60%

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

COMPONENTES

Dic 2013

Dic 2014

ANLISIS

Nivel de Satisfaccin
de clientes

(4,73)

94,6%

(4,76)
95,33%

De acuerdo con la encuesta de satisfaccin de usuarios, los resultados del anlisis


para el ao 2014 son: IES PBLICAS 4,9% IES Privadas 4,7% Secretarias de
Educacin 4,7% para un total de 4,76 que en relacin a la Meta establecida en 5,
evidencia un 95,33% en el nivel de satisfaccin.

Nmero de Quejas
totales

459 quejas
(180.872
documentos)

423 quejas
(221.017
documentos)

Las quejas del Ministerio de Educacin disminuyeron en un 7,84% con relacin al


ao 2013. La disminucin se present en los reclamos por los procesos, al pasar
de 78 en el segundo semestre de 2013 a 20 en el segundo semestre de 2014 y un
aumento en las quejas contra los funcionarios al pasar de . El trimestre que
presento el mayor numero de quejas fue el segundo con 160.

Evaluacin interna
de servicios

98,6%

99,2%

El Nivel de cumplimiento a los servicios mantiene una tendencia satisfactoria de


acuerdo a las metas establecidas

Aplicacin del
tratamiento de no
conformes

Se aplic el
TNC

Se aplic el
TNC

Se aplic tratamiento al Servicio No Conforme las caractersticas de los servicios


que evidenciaron un menor reporte en su cumplimiento:
Suministro y Divulgacin de Informacin
Tramites de Aseguramiento de calidad
Desarrollo de Proyectos
Asistencia Tcnica
Distribucin de recursos financieros

Promedio
Satisfaccin clientes
y autoevaluacin
servicios

96,6%

97,3%

Se presenta un aumento en la Satisfaccin de los Clientes y la autoevaluacin de


servicios que permite inferir que se ha mejorado la calidad en la prestacin de los
servicios que ofrece el MEN

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

OBJETIVO
Medir la satisfaccin de los clientes con respecto a la forma en que el MEN presta
sus seis servicios que estn certificados.

TRABAJO DE CAMPO
Se aplicaron 970 encuestas de las cuales 180 se concretaron online con apoyo telefnico,
400 por medio telefnico y 390 de manera presencial en la sede del MEN en Bogot, en el
periodo de tiempo comprendido entre el 27 de septiembre al 20 de noviembre de 2014.

MUESTRA
PBLICO OBJETIVO
Secretarias de Educacin
IES Pblicas
IES Privadas
Contratistas
Usuarios UAC

Total

2013

2014

244
222
339
170
383

94
80
206
200
390

1363

970

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


De manera general, qu tan satisfecho est usted, con los servicios
que su Institucin ha recibido del Ministerio de Educacin Nacional?

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

1/2

Totalmente
satisfecho

6
5,8

5,8

5,8
5,7

5,6

5,5

PROMEDIO

5,4

5,4

5,2

5,1
5

Satisfecho 5

4,8

5,1
5
4,9
4,8
4,7

5
4,9
4,8

4,8

4,9

4,9
4,8
4,7
4,6
4,5

4,8

4,6

4,9
4,9
4,8
4,8
4,7
4,7

4,4
Algo
satisfecho 4,2

2009

2010

2011

2012

2013

2014

IES PRIVADAS

4,8

4,9

4,9

4,8

4,7

4,7

MEN

5,1

4,9

4,9

4,8

5,1

4,9

4,5

4,8

CONTRATISTAS

SECRETARIAS

4,8

4,7

4,9

4,8

4,7

IES PBLICAS

4,8

4,8

4,6

4,9

5,8

5,8

5,7

5,5

5,4

4,9

A. CIUDADANO

Meta establecida en el SIG: 5, equivalente a satisfecho.

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

SECRETARIAS DE EDUCACIN
Totalmente 6
satisfecho

Satisfecho 5

4,9 4,9 4,9 4,8


4,5 4,6 4,6 4,6

4,8 4,8

4,7 4,6

4,5 4,6 4,6 4,5

4,7 5 4,8 4,8

Algo
4
satisfecho

2011

Algo 3
insatisfecho

2012
2013

Insatisfecho 2

2014

Totalmente 1
insatisfecho

Distribucin y
seguimiento de
Recursos Financieros

Suministro y
Divulgacion de
Informacion

Definicion de
Polticas y
Normatividad

Desarrollo de
Proyectos

Asistencia Tcnica

El nmero de encuestas aplicadas en las Secretarias de Educacin: 94 en 2011, 92 en el 2012, 244 en 2013 y 94 en 2014
Los servicios Desarrollo de proyectos, Distribucin y seguimiento de recursos y Definicin de polticas y normatividad
presentan el menor nivel de satisfaccin, debindose mejorar de forma especifica: en cuanto al Desarrollo de proyectos
el hacer un estudio de campo en cada regin, antes de iniciar cada proyecto y de la Distribucin de los recursos el brindar
capacitacin financiera para lograr mayor equidad en la distribucin de los recursos

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

IES PBLICAS

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

Totalmente 6
satisfecho

Satisfecho 5

5 5,1 4,8

4,8 4,7

4,6

4,6 4,6

4,5

4,3

3,8

Algo
satisfecho 4

4,8

4,7
4,4

4,6

4,9 4,8 4,8 4,9


4,6

4,4

4,6 4,5

4,1

Algo
insatisfecho 3

2011
2012
2013

Insatisfecho 2

2014
Totalmente
1
insatisfecho

Atencin de
Trmites

Distribucin y
seguimiento de
Recursos
Financieros

Suministro y
Divulgacion de
Informacion

Definicin de
Polticas y
Normatividad

Desarrollo de
Proyectos

Asistencia Tcnica

Nmero de encuestas en 2011: 67, en 2012: 74, en 2013: 222 y en 2014: 80


Los servicios con un menor nivel de satisfaccin son: Distribucin y seguimiento de recursos financieros y Desarrollo de
Proyectos, dentro de los cuales se debe tener en cuenta los aspectos relacionados con los recursos situados son
insuficientes de acuerdo con los diversos estudios de financiacin de la educacin superior pblica, y situar recursos
adicionales para ampliacin de cobertura y nuevos programas. Igualmente se menciona la necesidad de mejorar los

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

IES PRIVADAS
5,2

5,1

5,1

5,1

5
Satisfecho

4,9 4,9
4,9

4,8

4,8

4,8 4,8 4,8

4,8

2011

4,7
4,7

2012

4,6

2013

4,6

4,5

4,5 4,5 4,5

2014

4,5
4,4
4,3
Algo 4,2
satisfecho

Atencin de Trmites

Suministro y Divulgacion
de Informacin

Definicion de Polticas y
Normatividad

Asistencia Tcnica

Nmero de encuestas en 2011: 204, en 2012: 212, en 2013: 339 y en 2014: 206
Los servicios con menor nivel de satisfaccin son: Definicin de polticas y normatividad, y el suministro y divulgacin de
informacin, debindose fortalecer lo relacionado con los tiempos de respuesta a las solicitudes y agilizar los procesos y
trmites.
Dentro de las expectativas del pblico objetivo, se sugiere: Ms apoyo y acompaamiento y una asesora clara y
oportuna.

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


CONCLUSIONES

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

Atencin al Ciudadano
Presenta un crecimiento el nivel de satisfaccin en cuanto al trmite de
legalizacin de documentos de educacin superior para el exterior.
Contratistas
Aumenta la satisfaccin en el proceso de Seleccin , Interventora y Atencin.
Atencin al Ciudadano
Disminuyo de manera importante (-9,2%) la satisfaccin general de la
UAC con respecto al 2013, donde sobresale la necesidad de mejorar la
agilidad en los tiempos de respuesta y que los servidores den la
informacin completa
Contratistas
Se sugiere prestarle atencin y mejorar el proceso de PAGOS, en especial
las reas de: ORIENTACIN SOBRE EL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO y
CLARIDAD SOBRE LOS TIEMPOS DE PAGO; pues son los que reflejan
menor satisfaccin

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

RECOMENDACIONES
Accin a

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

En Donde

Matriz de Accin

CONTRATISTAS
El proceso de contratacin es muy demorado y a veces complicado
La claridad sobre los tiempos de pago
Mantener continuidad en el contrato, trabajar de planta
Tener la posibilidad de crecer profesionalmente, con estabilidad laboral
Tener la oportunidad de capacitaciones y actualizaciones
SECRETARAS
El apoyo del MEN para la realizacin tcnica y financiera de los proyectos
Dar apoyo de capacitacin a personas nuevas

Focalizar

INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR PBLICAS


Mejorar la agilidad en respuestas y trmites
Aumentar los recursos para investigacin
Continuar la implementacin del uso de TIC, tanto en el MEN con en la educacin en general
INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR PRIVADAS
Promocionar ms los proyectos de fomento, adaptarlos para todas las reas y lograr ms
participacin
Mejorar la comunicacin y el acompaamiento

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


RECOMENDACIONES
Accin a

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

En Donde

SECRETARAS

Matriz de Accin

Distribucin y seguimiento de recursos


La divulgacin de las diferentes fuentes de financiacin
Monitorear/
Mantener

ATENCIN AL CIUDADANO

Muy demorados el trmite, aunque hay buena atencin


Que los funcionarios en la atencin estn capacitados para dar la informacin
completa
La red se cae y eso alarga el tiempo de atencin
Para hacer dos trmites se hacen dos filas, antes reciban todo en una sola ventanilla

SECRETARAS

Brindar capacitacin financiera para lograr mayor equidad en la distribucin de los


recursos
Promover

ATENCIN AL CIUDADANO

EL personal es muy amable, as los trmites sean demorados


Mejorar el servicio telefnico para ahorrar tiempo
Consultas en el centro de documentacin

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

NUMERO DE QUEJAS

Matriz de Accin

TEMA

Diciembre 2013
(cantidad)

Diciembre 2014
(cantidad)

Variacin
%

127
230
102
0
459

44
212
167
0
423

-65,35
-7,83
63,73
0,00
-7,84

PROCESOS
SERVICIOS
FUNCIONARIOS
MEDIO AMBIENTE
TOTAL QUEJAS
500

459

450

IV

423

400

III

350
300

II

230

250

2013

212

200
150

127
102

100
50

2014

167

44
0

PROCESOS

SERVICIOS

FUNCIONARIOS

AMBIENTAL

TOTAL QUEJAS

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


NUMERO DE QUEJAS

Matriz de Accin

Los Reclamos
contra procesos
disminuyeron significativamente en
83 casos, que equivalen a un
(65,35%). El principal motivo de
queja
continua
siendo
las
respuestas incompletas (26 en el
2014 que equivalen al 59%,)
continua la demora en las
respuestas a quejas (15 en el 2014
que equivalen a 34%) y la demora
en las respuestas a Derechos de
Peticin. (3 en el 2014 que
equivalen a 7%). Las principales
dependencias contra quienes se
presentaron las quejas fueron: la
Direccin de Calidad de Educacin
Superior, la Direccin de Cobertura
y Equidad, la Oficina Asesora de
Planeacin y Finanzas y la
Secretara General.

PROCESOS

SERVICIOS
Los Reclamos
contra
servicios (212 en 2014)
disminuyeron 18 casos en
comparacin con los 230
de 2013, que equivale a
una disminucin del 7,83%.
La mayora (189, 89,15%
del
total)
contra
la
Direccin de Calidad de
Educacin Superior (por
falta de oportunidad en el
servicio de Trmites de
Aseguramiento
de
la
Calidad ES

1
Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

Las quejas contra funcionarios


aumentaron en 63 casos. En el
2014 se presentaron 3 quejas por
posible corrupcin, que equivale
al
1,79,
por
presuntas
irregularidades
con 31 casos
equivalente al 18,56%, y por
negligencia en el ejercicio de sus
funciones
con 133 casos
equivalente a 79,65%. Las
dependencias en las cuales se
concentra el mayor nmero de
quejas
son: Oficina Asesora
Jurdica
con
80
casos,
Subdireccin de Inspeccin y
Vigilancia con 10 casos

FUNCIONARIOS

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

NUMERO DE QUEJAS
EJE TEMATICO QUEJA

Matriz de Accin

PROCESOS
44
10,40%

SERVICIOS
212
50,12%

FUNCIONARIOS
167
39,48%

Demora en las respuestas a derechos de peticin


Demora en las respuestas a solicitudes o consultas
Respuesta incompleta
Infraestructura fsica
Atencin de Trmites de Aseguramiento de la Calidad en
Educacin Superior - Disponibilidad de informacin
Atencin de Trmites de Aseguramiento de la Calidad en
Educacin Superior - Eficacia del Trmite
Trmites de Aseguramiento de la Calidad en Educacin
Superior - Oportunidad

TOTAL
3
15
26
1
5
15
189

Suministro y Divulgacin de la Informacin - Claridad

Corrupcin

Irregularidades en el ejercicio de sus funciones


Negligencia en el ejercicio de sus funciones

31
133

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

Quejas contra funcionarios por dependencias


Contra quien se genera la queja

Matriz de Accin

Direccin de Fomento de Es
Subdireccin de Apoyo a la Gestin de las IES
Subdireccin de Referentes y Evaluacin
Subdireccin de Recursos Humanos del Sector
Comit de Conciliacin del MEN
Direccin de Calidad para la ES
Direccin de Fortalecimiento a la Gestin
Territorial
Grupo de Transformacin de la Calidad
INCI
Oficina Asesora de Comunicaciones
Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas
Oficina de Cooperacin Internacional
Oficina de Innovacin Educativa con uso de
nuevas tecnologas
Programa Educativo Rural
Subdireccin de Desarrollo Organizacional
Subdireccin de Fomento de Competencias
Subdireccin de Gestin Administrativa
Direccin de Calidad para la EPBM

Funcionarios
2013
2014
1
0
1
0
3
0
1
0
0
1
6
1
4

2
0
1
8
0

1
1
1
1
1

0
0
1
1
1

1
1
1
1
2

Contra quien se genera la queja


Grupo de atencin al ciudadano
Subdireccin de Cobertura de Primera Infancia
Subdireccin de Contratacin
Subdireccin de Monitoreo y Control
Unidad de Atencin al Ciudadano
Viceministerio de EPBM
Subdireccin de Aseguramiento de la Calidad
de ES
Oficina de Tecnologa y sistemas de informacin
Subdireccin de Gestin Financiera
Grupo de gestin documental
Subdireccin de Acceso
Direccin de Cobertura y Equidad
Grupo de Convalidaciones
Subdireccin de Talento Humano
Subdireccin de Inspeccin y Vigilancia
Oficina Asesora Jurdica
TOTAL

Funcionarios
2013
2014
0
2
0
2
8
2
1
2
1
2
0
2
8

4
1
0
7
5
6
1
8
22
102

4
5
6
6
8
9
9
10
80
167

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


CONCLUSIONES QUEJAS Y RECLAMOS DEL SECTOR
EDUCATIVO

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

Durante ao 2014, el nmero de documentos radicados


aument en 40.145 comparado frente al ao 2013.
2013: 180.872 documentos radicados

Matriz de Accin

2014: 221.017 documentos radicados


Se resalta que el nmero de quejas (459 en el 2013, 423
en el 2014) disminuy en un 7,8% que frente al nmero
de documentos recibidos en 2014 (221,017), las 423
quejas representan un 0,19%.
Mensualmente la UAC enva los informes de quejas a cada una de
las dependencias, con el estado y las recomendaciones respectivas,
Es evidente que las recomendaciones realizadas fueron atendidas
oportunamente, lo cual llev a lograr un incremento en el porcentaje
de cumplimiento del indicador.

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

DESEMPEO DE SERVICIO (Autoevaluacin)

Matriz de Accin

Frecuencia:
Indicador
trimestral, consolidado por la
Subdireccin de Desarrollo
Organizacional

SERVICIOS MEN
MACROPROCESOS
DIRECCIONAMIENTO Y
CONTROL

NECESIDADES
DEL CLIENTE

Objetivo
de
la
autoevaluacin: Determinar
los niveles de cumplimiento de
las caractersticas de cada
servicio externo ofrecido por
el MEN, a travs de la
autoevaluacin por parte de
las dependencias generadoras
de servicio

DEFINICION DE POLITICAS Y
NORMATIVIDAD
DISTRIBUCION Y SEGUIMIENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS

MACROPROCESOS
MISIONALES

DESARROLLO DE PROYECTOS

ASISTENCIA TECNICA
MACROPROCESOS DE
APOYO

ATENCION DE TRAMITES DE
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
EN EDUCACION SUPERIOR
SUMINISTRO Y DIVULGACION
DE INFORMACION

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


DESEMPEO DEL SERVICIO (AUTOEVALUACION)
SERVICIOS

Definicin de Distribucin Desarrollo


Polticas y
de Recursos
de
Normatividad Financieros Proyectos
Pertinencia

Matriz de Accin

Caractersticas

Asistencia
Tcnica
Oportunidad

Pertinencia

Metodologa

Factibilidad

Calidad

Aplicabilidad

Estandarizada

Utilidad

Conceptual

Accesibilidad

Oportunidad

Efectividad

Pertinencia

Divulgacin

Eficacia

Tramites de
Aseguramiento
de Calidad ES

Suministro y
Divulgacin de
Informacin

Oportunidad

Confiabilidad

Disponibilidad de

Oportunidad

Informacin

Claridad

Cultura de Servicio

Utilidad

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

Dic 2013

100%

99,9%

98,6%

99%

97,0%

96,9%

98,6%

Dic 2014

100%

100%

98%

99%

99%

99%

99,2%

La autoevaluacin de los servicios reportada por las dependencias, mantiene una


tendencia positiva, aumentando en 0,6% el sobre el nivel reportado en Diciembre de
2013, solo uno de los servicios Desarrollo de proyectos present una pequea
disminucin con respecto a 2013 (0.6 puntos)

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

COMPARATIVO
AUTOEVALUACION Y ENCUESTA DE SATISFACCION

105%
99,00%

98,75%

97,75%
97%

100,00%

98,00%

100%
100%

97%
95%

93%
91%

90%

Matriz de Accin

90%
87%
85%
80%
Trmites de
Aseguramiento de
Calidad en ES

Suministro y Divulgacin
de Informacin

Asistencia Tcnica

Desarrollo de Proyectos Distribucin de Recursos Definicin de Polticas y


Financieros
Normatividad

% Autoevaluacin dic-14
Servicio
Definicin de Polticas y Normatividad
Distribucin de Recursos Financieros
Desarrollo de Proyectos
Asistencia Tcnica
Suministro y Divulgacin de Informacin
Trmites de Aseguramiento de Calidad en ES
TOTAL

% Encuesta Satisfaccin dic-14


% Encuesta
% Autoevaluacin
Satisfaccin
dic-13
dic-14
dic-13
dic-14
100%
99,90%
98,60%
99,00%
97,00%
96,90%
98,60%

100%
100%
98,00%
99,00%
99,00%
99,00%
99,2%

4,5 (90%)
4,45 (89%)
4,7 (94%)
4,8 (96%)
4,7 (94%)
4,85 (97%)
93,40%

4,57 (91%)
4,35 (87%)
4,5 (90%)
4,83 (97%)
4,63 (93%)
4,85 (97%)
92,0%

Quejas (Cant.)
dic-13

dic-14

1
1
2
6
4
215
229

3
209
212

1. Aumentar la satisfaccin de los clientes


TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME
Caracterstica con
bajo Cumplimiento

Dependencia que aplica el TNC

Oportunidad

Oficina de Innovacin con Uso de Nuevas Tecnologas


Subdireccin Recursos Humanos del Sector Educativo
Subdireccin de Fortalecimiento Institucional

Desarrollo de
Proyectos

Efectividad
Factibilidad

Direccin de Fomento de la Educacin Superior


Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas
Direccin de Fomento de la ES
Direccin de Primera Infancia

Trmites de
Aseguramiento de
la Calidad de ES

Oportunidad

Subdireccin de Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior


Subdireccin de Inspeccin y Vigilancia
Unidad de Atencin al Ciudadano

Suministro y
divulgacin de
informacin

Confiabilidad
Oportunidad
Calidad
Utilidad

Oficina Asesora de Comunicaciones

Distribucin de
recursos financieros

Oportunidad

Subdireccin de Gestin Financiera

Servicio
Asistencia Tcnica

Matriz de Accin

Aumentar la
satisfaccin de
los clientes

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

2
Fortalecer la prestacin de
los servicios orientados al
mejoramiento de la
cobertura, calidad,
eficiencia y pertinencia de la
educacin

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

OBJETIVO
Fortalecer la prestacin de los servicios de los Macroprocesos Misionales
orientados al mejoramiento de la efectividad en el Sector Educativo

Fortalecer la
prestacin de los
servicios
orientados al
mejoramiento de
la cobertura,
calidad,
eficiencia y
pertinencia de la
educacin

COMPONENTES
Para la clasificacin en el SIG se toman
los indicadores de proyecto asignables a
Macroproceso y eje de poltica en los
casos aplicables.

Nivel consolidado de Efectividad de


Macroprocesos Misionales: Se calcula por
medio de los indicadores de efectividad de los
proyectos estratgicos registrados en el SSP

Escala aplicada al cumplimiento de metas


<80%

>80%
<90%

>90%

Escala aplicada a la ejecucin de recursos financieros


<82%

>83%
<99%

>99%

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin

INDICADORES

Matriz de Accin

Poltica

1. Atencin
Integral a la
Primera Infancia

Nombre del Indicador

Meta

Valor
Diciembre
2014

Ambientes educativos especializados y


pertinentes construidos, para la atencin
integral de nias y nios menores de 5
aos

74

74

100,0%

Nmero de nuevos agentes educativos


formados bajo enfoque de atencin
integral.

15000

7349

49,0%

3.101,57 3.078,70

Porcentaje de avance en el diseo,


validacin y pilotaje del sistema de
Gestin de la calidad para los escenarios
de Educacin inicial

100

100

100,0%

2.185,33 2.185,33 100,0%

<80%

>80%
<90%

Avance
Diciembre
2014

>90%

Ejec. $
Comprometi
Asignado
Diciembre
do
2014

Recursos 2013

Recursos 2013

99,3%

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

INDICADORES
Valor

Poltica

Nombre del Indicador

2014

Diferencia en puntos porcentuales entre


la cobertura neta urbana y la rural de
transicin a media
Tasa de Analfabetismo de 15 aos y ms

12
5,7

Tasa de Cobertura Bruta en educacin


81,19
media
Tasa de Cobertura Bruta transicin

96,94
2. Cerrar brechas
con enfoque
Tasa de cobertura neta de Transicin a
97
regional en
media en la zona urbana
Educacin
Tasa de cobertura neta de transicin a
Preescolar,
85
media en la zona rural
Bsica y Media
Tasa
de
cobertura
neta
total
(transicin
a
(Acceso y
90
media)
Permanencia)
Tasa de desercin intra anual en
3,8
preescolar bsica y media
Nmero de estudiantes beneficiados con
nuevos o mejores espacios escolares
(Mediante la construccin, ampliacin,
38527 22300
mejoramiento y dotacin de instituciones
educativas de bsica y media Ley 21
de 1982)

Matriz de Accin

Avance

Meta Diciembre Diciembre

Asignado

Comprometido

2014

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin

Ejecucin $
Diciembre
2014

n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
28.853,63 27.004,45

93,6%

n.a.
n.a.
n.a.
n.a.

57,9%

187.823,43 187.823,43

Casillas
reportadas
como N.A.: Los datos
oficiales se encuentran
en proceso de clculo, y
algunos
indicadores
resultan
de
la
informacin
que
recolecta
el
Departamento Nacional
de Estadstica DANE,
a travs de la Gran
Encuesta Integrada de
Hogares, durante el ao.
Por lo anterior se espera
que al cierre del mes de
marzo 2015 el DANE
publique la informacin
consolidada de cierre del
2014 de la encuesta, con
la cual se calcula el dato
oficial 2014 para estos
indicadores.

100,0%

<80%

>80%
<90%

>90%

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

INDICADORES

Matriz de Accin

Poltica

Valor
Avance
Diciembre Diciembre
2014
2014

Nombre del Indicador

Meta

Nuevos cupos en educacin superior

645429

444592

68,9%

Porcentaje de municipios con oferta de


educacin superior

75

61,6

82,1%

Tasa de cobertura educacin superior

50

45,7

91,4%

74

98,7%

22

95,7%

0,0%

Porcentaje de estudiantes de educacin


75
3. Cerrar brechas superior con apoyo financiero del estado
con enfoque
regional en
Porcentaje de estudiantes de educacin
23
Educacin
superior financiados con crdito ICETEX
Superior (Acceso
y Permanencia)
Nuevos cupos en educacin tcnica
320000
profesional y tecnolgica
Participacin de la tcnica profesional y
tecnolgica en el total de la matrcula de
educacin superior.

40

0,0%

Tasa de desercin anual (Superior)

0,0%

Asignado

9815,83

Comprometido

9808,45

Ejecucin $
Diciembre
2014

99,9%

8700,04

7462,99

85,8%

1.867,45

1.854,13

99,3%

<80%

>80%
<90%

>90%

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin
Los valores de
avance son datos
preliminares. La
informacin de
matrcula 2014 an
no est cerrada y el
2014 no se ha
oficializado.

La informacin de
matrcula 2014 an
no est cerrada por
lo cual el valor
oficial para estos
indicadores an no
se tiene.

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

INDICADORES
Poltica

Nombre del Indicador

Meta

Estudiantes beneficiados por el programa de la


2300000
Transformacin de la Calidad Educativa.

Matriz de Accin

Porcentaje de Establecimientos Educativos,


con acompaamiento integral que mejoran sus
resultados en el indicador sinttico de
calidad.(Periodicidad Anual).

4. Calidad
en
Educacin
Preescolar,
Bsica y
Media

25

Nmero de Establecimientos Educativos que


implementan proyectos transversales para el
3131
desarrollo de competencias de los estudiantes.
Porcentaje de la poblacin evaluada en las
pruebas Saber 5 y 9 que sube de nivel de logro,
25
respecto a las mediciones de 2009.
(Periodicidad Anual)
Nmero de educadores formados o
acompaados en sus practicas educativas para
70000
el mejoramiento de sus competencias bsicas.
(Periodicidad Semestral)
Nmero de programas de formacin inicial de
educadores, acompaados para su
137
fortalecimiento. (Periodicidad Semestral)
Porcentaje de estudiantes matriculados
beneficiados con las estrategias de fomento de
la calidad para la equidad que contribuyen a
70
disminuir brechas de inequidad. (Periodicidad
Semestral)
Nmero de Estudiantes que participan en el
5250000
plan de lectura y escritura

Valor
Diciembre
2014

Avance
Diciembre
2014

2345372

102,0%

40

160,0%

9113

291,1%

n.a.

189867

271,2%

Asignado

Comprometido

Ejecucin $
Diciembre
2014

57974,49

57866,53

99,8%

1.330,00

1.326,84

42.359,41

42.339,20

3828,91

3811,67

99,5%

99,8%

100,0%

137

100,0%

81

115,7%

5.933,90

5.871,39

98,9%

7505141

143,0%

6.374,98

6.372,65

100,0%

<80%

>80%
<90%

>90%

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin

La actualizacin
de este indicador
est
condicionada a la
entrega de los
resultados de las
pruebas Saber 3,
5 y 9 aplicadas
en Noviembre de
2014.

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

INDICADORES

Matriz de Accin

Poltica

Nombre del Indicador

Valor
Avance
Ejecucin $
Comprometid
Asignado
Meta Diciembr Diciembr
Diciembre
o
e 2014 e 2014
2014

Porcentaje de IES con acreditacin de


calidad

10

12,2

122,0%

Porcentaje de programas de pregrado


con acreditacin de alta calidad

20

18,6

93,0%

Docentes beneficiarios de los programas


de beca crdito condonable (estudios de
maestra y doctorado en el exterior)

24

13

54,2%

1000

0,0%

5. Calidad en Nmero de beneficiarios de becas de


Educacin doctorado
Superior
Porcentaje de matrcula impactada a
travs de acompaamiento a las IES en
la implementacin de los procesos de
acreditacin de alta calidad (nfasis en
IES con presencia regional y mayor
matrcula).
Porcentaje de instituciones de Formacin
para el Trabajo con certificacin de
calidad

11945,01 11876,04

20

21,8

109,0%

20

10,44

52,2%

<80%

>80%
<90%

400

392,63

33,93

33,93

>90%

99,4%

98,2%

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin

Nmero de
beneficiarios de becas
de doctorado no se
encuentra
actualizado, depende
de la informacin que
remite COLCIENCIAS
para cruzar con la
informacin de
Desarrollo Sectorial.

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

INDICADORES
Poltica

Nombre del Indicador

Matriz de Accin

Nmero de centros regionales de


innovacin educativa implementados.
Nmero de estudiantes promedio por
computador
Nmero de programas virtuales de
pregrado y posgrado.
Porcentaje de docentes de Ingls con
dominio del ingls en nivel
B2.(Periodicidad Anual)
Porcentaje de estudiantes de grado 11
con dominio del ingls a nivel
6. Pertinencia B1.(Periodicidad Anual).
para la
Porcentaje de Instituciones de educacin
Innovacin y media que desarrollan procesos de
la
mejoramiento y de articulacin con
Productividad educacin superior y la educacin para el
trabajo y desarrollo humano.(Periodicidad
Trimestral).
Porcentaje de docentes TCE en proceso
de formacin doctoral
Porcentaje de programas de formacin
para el trabajo implementados con el
enfoque de competencias laborales
(sectores locomotoras)
Porcentaje de IES que cuentan con
programas documentados de
Internacionalizacin

Valor
Avance
Meta Diciembre Diciembre
2014
2014
5

100,0%

12

10

120,0%

100

99

99,0%

100

40

60

60

Asignado

Comprometido

Ejecucin $
Diciembre
2014

31305,19

29383,99

93,9%

2930,58

2902,17

99,0%

1.725,34

1.690,05

98,0%

n.a.

n.a.

100,0%

18

17

94,4%

3.120,21

2.998,63

96,1%

100

100

100,0%

967,71

936,34

96,8%

70

68

97,1%

300,00

294,22

98,1%

<80%

>80%
<90%

>90%

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin
Durante el 2014 no se
realizaron jornadas de
diagnstico a los
docentes de ingls
del sector oficial por
lo tanto no se puede
presentar avance en
este indicador, la
ltima prueba
corresponde a los que
presentaron su
prueba diagnstica de
ingls en noviembre
de 2013 y obtuvieron
un nivel B+ que
equivale a B2 o
superior.

Las competencias de
los estudiantes se
miden con la prueba
SABER 11, el
indicador se reporta
con base en los
resultados anuales

2. Efectividad Macroprocesos Misionales

Fortalecer la
prestacin de los
servicios orientados
al mejoramiento de
la cobertura,
calidad, eficiencia y
pertinencia de la
educacin

INDICADORES

Matriz de Accin

Poltica

Nombre del Indicador

Meta

Valor
Diciembre
2014

Avance
Diciembre
2014

Porcentaje de desempeo del


sistema integrado de gestin en el
MEN

95

90,8

95,6%

100

78

78,0%

70

93,5

133,6%

n.a.

92

92

100,0%

Porcentaje de IES pblicas con


7. Modelo de
certificacin de su gestin.
gestin del
Porcentaje de IES que adoptan un
sistema
cdigo de Buen Gobierno.
educativo
Posicin del Sector en el ndice de
Transparencia
Secretaras de Educacin
certificadas en gestin de calidad.

Asignado

>80%
<90%

Ejecucin $
Diciembre 2014

1.060,26 1.021,56

96,3%

2785,36 2732,92

98,1%

7.309,39 7.282,37

99,6%

La periodicidad
es bianual, se
calcular en
2015, an no
hay reporte

<80%

Comprometido

>90%

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

3
Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

3. Desempeo Macroprocesos

Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

OBJETIVO
Fortalecer el desempeo de los Macroprocesos establecidos en el MEN.

Matriz de Accin

COMPONENTES

Los indicadores de
eficacia
de
los
Macroprocesos
misionales se miden
a
partir
de
desempeo de los
proyectos
estratgicos
registrados en el SSP

Los indicadores de
eficiencia
de
los
Macroprocesos
misionales, se generan
directamente de lo
reportado en el tablero
de indicadores del
MEN y miden la
relacin de recursos
asignados
y
comprometidos a cada
proyecto.

Los indicadores de los


Macroprocesos
de
direccionamiento
y
control y de apoyo, se
consolidan a partir de la
informacin reportada
en el SIG.

3. Desempeo Macroprocesos

Matriz de Accin

Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

3. Desempeo Macroprocesos

Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

Matriz de Accin

Poltica

1. Atencin
Integral a la
Primera
Infancia

Indicador

Macro
proceso

Porcentaje de avance en la
construccin, validacin e
implementacin de lineamientos
tcnicos para la atencin integral a Cobertura PI
la Primera Infancia, en el marco de
las definiciones de la comisin
intersectorial de primera infancia.
Porcentaje de avance en el diseo,
validacin y pilotaje del sistema de
Calidad PI
Gestin de la calidad para los
escenarios de Educacin inicial
Porcentaje de avance en el
rediseo, desarrollo y pilotaje del
Calidad PI
sistema de registro y monitoreo nio
a nio 2013 y 2014
Porcentaje de avance en la
construccin, validacin e
implementacin de una estrategia Eficiencia PI
para el fortalecimiento de la
educacin inicial a nivel territorial.

Meta

Valor
Avance
Diciembre Diciembre
2014
2014

Asignado

Comprometi
do

Ejecucin $
Diciembre
2014

100

99

99,0%

3.101,57 3.078,70

99,3%

100

100

100,0%

2.185,33 2.185,33

100,0%

100

100

100,0%

1.780,24 1.780,24

100,0%

100

100

100,0%

3.775,12 3.641,59

96,5%

3. Desempeo Macroprocesos

Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

El valor
reportado se
genera por la
terminacin de
obras en el
presente ao.

Matriz de Accin

Poltica

2. Cerrar brechas
con enfoque regional
en Educacin
Preescolar, Bsica y
Media (Acceso y
Permanencia)

Indicador

Macro
proceso

Valor
Avance
Meta Diciembre Diciembr
2014
e 2014

Asignado

Comprometido

Ejecucin $
Diciembre
2014

Nuevos cupos generados


mediante la construccin y
dotacin de infraestructura
educativa en zona de alto
riesgo por desplazamiento

Cobertura
EPBM

2880

N.A.

Numero de estudiantes
beneficiados con nuevos o
mejores espacios escolares
mediante la construccin,
ampliacin, mejoramiento y
dotacin de infraestructuras
educativas nacional.

Cobertura
EPBM

9377

4025

42,9%

700,00

700,00

100,0%

El valor
reportado se
genera por la
terminacin de
obras en el
presente ao.

Resultado esperado para el cuatrienio: 25% de la


poblacin movilizada, se logr movilizar el 5,5%
resultado de la aplicacin de las pruebas en 2013. Los
resultados 2014 se entregaran a finales de abril de
2015.
En 2012 se comenz a implementar la el programa
PTA, esperando los resultados con las pruebas en
2013. Si bien la meta del 25% estaba definida para el
cuatrienio, solo se est tomando el resultado de un
ao (2013), que se ve reflejado en 2014, lo que
impide hacer la medicin real del periodo.

3. Desempeo Macroprocesos

Poltica

Indicador

Matriz de Accin

Porcentaje de la poblacin evaluada en las


pruebas saber del grado 5 de los EE acompaados
en el programa de transformacin de la calidad
educativa, que mejoran su desempeo respecto a
las mediciones anteriores. (Periodicidad Semestral)
Nmero de Secretaras de Educacin beneficiadas
con acciones del proyecto estratgico de formacin
4. Calidad para la ciudadana.(Periodicidad Semestral)

en
Educacin Nmero de establecimientos educativos, que
reciben acompaamiento para el fomento de
Preescolar,
prcticas educativas y experiencias significativas
Bsica y en competencias bsicas.(Periodicidad Trimestral)
Media Nmero de evaluaciones aplicadas a los docentes
y directivos docentes del estatuto
1278.(Periodicidad Anual)
Nmero de Secretarias de Educacin
acompaadas por el MEN que implementa
estrategias para el mejoramiento de la gestin de
la calidad.(Periodicidad Anual).

Macro
proceso

Valor
Avance
Meta Diciembre Diciembre
2014
2014

Asignado

3
Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

Comprometid
o

Ejecucin
$
Diciembre
2014

Calidad
EPBM

25

5,5

22,0%

57.974,49 57.866,53

99,8%

Calidad
EPBM

94

94

100,0%

1.330,00

1.326,84

99,8%

Calidad
EPBM

252

149

59,1%

42359,41

42359,2

100,0%

5.933,90

5.871,39

98,9%

Calidad
EPBM

100,0%

Calidad
EPBM

30

34

113,3%

A pesar de que la meta del indicador para el


2014 no se logr, la meta general para el
cuatrienio ya se haba cumplido en el 2013, el
indicador alcanz un cumplimiento del 114%

3. Desempeo Macroprocesos
Poltica

Indicador

Matriz de Accin

Porcentaje de estudiantes evaluados con pruebas


reestructuradas en competencias genricas y
especficas
Porcentaje de programas tcnicos y tecnolgicos
implementados con el enfoque de competencias
Porcentaje de programas universitarios organizados
por ciclos secuenciales y complementarios
(propeduticos)
Docentes que participan como apoyo al desarrollo de
competencias pedaggicas e investigativas a los
docentes
Porcentaje de programas atendidos con
5. Calidad
acompaamiento al plan de contingencia, (Incluye
en
Licenciaturas).
Educacin
Porcentaje de IES con acciones de seguimiento
Superior
realizadas sobre las condiciones de prestacin del
servicio y el cumplimiento de normas de educacin
superior
Porcentaje de IES con caracterizacin de condiciones
generales de calidad y cumplimiento de normas
Porcentaje de IES con verificacin y caracterizacin de
aspectos financieros
Porcentaje de investigaciones adelantadas a
instituciones y directivos en los trminos previstos.
Porcentaje anual de instituciones acompaadas en el
proceso de implementacin del sistema de gestin de
calidad

Macro
proceso

Valor
Avance
Meta Diciembre Diciembre
2014
2014

Calidad ES

95

97

102,1%

Calidad ES

80

73,7

92,1%

Calidad ES

10

26,9

269,0%

0,0%

Calidad ES 10000

Calidad ES

100

100

100,0%

Calidad ES

48

40

152,6%

Calidad ES

100

99

99,0%

Calidad ES

100

70

70,0%

Calidad ES

100

65

65,0%

Calidad ES

23

0,0%

Esta meta queda por fuera del rango de accin del Ministerio, segn concepto de la oficina
Asesora Jurdica del MEN, en el que se seala que, si bien el Gobierno Nacional puede tener
como poltica pblica incentivar la certificacin de programas de IETDH, los particulares que en
ejercicio de su derecho constitucional deciden prestar el servicio pblico educativo, asumen la
responsabilidad y el compromiso de garantizar condiciones de calidad en el mismo.

Fortalecer el
Asignado

Ejecucin
desempeo
de$los
Comprometido
Diciembre 2014
Macroprocesos

11945,01

11876,04

99,4%

400

392,63

98,2%

1250,7

1110,34

88,8%

33,93

33,93

100,0%

N.A: Este indicador es alimentado con los datos


suministrados por Colciencias, ellos consolidan y
envan la informacin al MEN

3. Desempeo Macroprocesos

Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

Poltica

Indicador

Matriz de Accin

Porcentaje de establecimientos
educativos desarrollando proyectos que
incorporen el fomento a la cultura del
emprendimiento.(Periodicidad
Trimestral) (INDICADOR SISMEG)
Patentes otorgadas a los grupos de
innovacin y de investigacin
Programas estratgicos de
6. Pertinencia
investigacin (programas nacionales
para la
ms sectores locomotora)
Innovacin y
Proyectos de investigacin aplicados de
la
los Comits Universidad Sociedad
Productividad
Nmero de Informes peridicos anuales
de anlisis cualitativo sobre perfil
acadmico y condiciones de
empleabilidad de los graduados de la
ES.
Porcentaje de implementacin del
Marco Nacional de Cualificacin.

Valor
Avance
Diciembre Diciembre
2014
2014

Macro
proceso

Meta

Pertinencia
EPBM

30

30

100,0%

Pertinencia
ES

31

N.A.

Pertinencia
ES

10

N.A.

Pertinencia
ES

N.A.

Pertinencia
ES

100,0%

Pertinencia
ES

44

44

Asignado Comprometido

1.725,34 1.690,05

Ejecucin $
Diciembre
2014

98,0%

3120,21

2998,63

96,1%

967,71

936,34

96,8%

100,0%

N.A: Este indicador es alimentado con los


datos que suministrar Colciencias, ellos
consolidan y envan la informacin al MEN

3. Desempeo Macroprocesos

Fortalecer el
desempeo de los
Macroprocesos

Poltica

Indicador

Matriz de Accin

Porcentaje de Secretaras de educacin


con menor desarrollo relativo,
fortalecidas en la gestin eficiente del
talento humano, en los componentes de
plantas de personal, carrera docente y
bienestar.
Porcentaje de establecimientos
educativos de bajo logro fortalecidos en
la capacidad de Gestin de los recursos
financieros.
7. Modelo de
Porcentaje de secretaras de educacin
gestin del
certificadas con menor desarrollo
sistema
relativo que mejoran la gestin
educativo
financiera.
Porcentaje de secretaras de educacin
de entidades territoriales certificadas de
menor desarrollo relativo con
establecimientos educativos
reorganizados
Avance en la implementacin del
modelo de gestin universitaria.
Porcentaje de informacin consolidada
reportada en el SIET

Macro
proceso

Valor
Avance
Meta Diciembre Diciembre
2014
2014

Eficiencia
EPBM

100

100

100,0%

Eficiencia
EPBM

100

93

93,0%

Eficiencia
EPBM

100

63

63,0%

Eficiencia
EPBM

100

97

97,0%

100

100

100,0%

Eficiencia
ES
Eficiencia
ES

100

82,6

82,6%

Asignado

Comprometid
o

Ejecucin $
Diciembre
2014

4500

4335,77

96,4%

2785,36

2732,92

98,1%

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

4
Garantizar la disponibilidad,
el uso eficiente de los
recursos financieros y la
disponibilidad y
competencia del recurso
humano

4. Disponibilidad y uso de recursos

OBJETIVO

Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y


la disponibilidad y competencia del recurso humano (Disponibilidad de
Recursos)
COMPONENTES

Competencia
del personal

Nivel de
cumplimiento
del PAC
(Reserva y
vigencia)

Garantizar la
disponibilidad,
el uso eficiente
de los recursos
financieros y la
disponibilidad y
competencia del
recurso humano

4. Disponibilidad y uso de recursos


COMPETENCIA DEL PERSONAL
INDICADOR

Competencia del personal

Dic 2013

Dic 2014

100%

100%

Garantizar la
disponibilidad,
el uso eficiente
de los recursos
financieros y la
disponibilidad y
competencia del
recurso humano

Se consolidaron resultados de la evaluacin de desempeo para 254 de los 271 servidores de


carrera administrativa sujetos de evaluacin, de los servidores evaluados se identificaron con
calificacin superior a 90 puntos 250, es decir un 98.4%, que comparado frente a la meta
(90%) representa un 100%.

250; 98%

4; 2%

Sobresaliente

>,= 80%

Evaluacin > 90 ptos

Suficiente

61% 79%

Evaluacin < 90 ptos

Inadecuado

<,= 60%

4. Disponibilidad y uso de recursos


CUMPLIMIENTO DEL PAC
INDICADOR

Dic 2013

Dic 2014

Nivel de cumplimiento del PAC (Reserva)

97,1%

83%

Nivel de cumplimiento del PAC (Vigencia)

97,46%

97%

Garantizar la
disponibilidad,
el uso eficiente
de los recursos
financieros y la
disponibilidad y
competencia del
recurso humano

PAC (VIGENCIA)
La eficiencia en la utilizacin del PAC acumulada al cierre de la vigencia 2014 fue del 97% sobre el total de la apropiacin,
por objeto del gasto la eficiencia en la utilizacin del PAC tuvo el siguiente comportamiento: FUNCIONAMIENTO 82%
impactado principalmente por 2 convenios celebrados con el fin de realizar auditoria censal a la informacin de matrcula a
travs de los sistemas de informacin, servicios de DATACENTER que finalmente se constituyeron como reserva
presupuestal para la vigencia 2015; INVERSIN 85% debido a recursos que no se ejecutaron pertenecientes a
infraestructura y por TRANSFERENCIAS 98%.

PAC (RESERVA)
La eficiencia acumulada en la utilizacin del PAC fue del 83% frente al total de la reserva constituida, el 17 % faltante
pertenece a contratos de obra financiados con proyectos de infraestructura por $3.600 millones equivalentes a un 79% de
lo no ejecutado para los cuales se enviaron comunicaciones a los responsables de cada rea a fin de generar alertas
especficas de la baja ejecucin ;ms sin embargo debido a que se trataba de entregas de obras que no cumplan con los
requisitos especificados en los contratos, no se pudo llevar a cabo la ejecucin total de estos recursos.
Sobresaliente

>,= 80%

Suficiente

61% 79%

Inadecuado

<,= 60%

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

5
Fortalecer la aplicacin de
mecanismos de autocontrol
y de evaluacin para
garantizar la mejora
continua

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

OBJETIVO
Fortalecer la aplicacin de mecanismos de autocontrol y de evaluacin
para garantizar la mejora continua.
COMPONENTES
Indicador Nivel de
Implementacin del
Modelo Estndar de
Control Interno- MECI

Programa de
auditoras de Calidad
/ Ambiental y
Control Interno

Cumplimiento PIDA
Riesgos

(Actualmente no se
encuentra vigente)

Indicador Dictamen
de la Contralora
vigencia 2013

Indicador de eficacia
de planes de
mejoramiento

Planes de
mejoramiento

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

INDICADORES
INDICADOR

Diciembre
2013

Diciembre
2014

(*) Nivel de Implementacin MECI

88,85% (*)

85.3% (*)

Cumplimiento PIDA (Encuesta FURAG)

68,82% (**)

N/D

Dictamen Contralora General

76,89(***)

54,00(****)

Eficacia de planes de mejoramiento

86%

42%

Efectividad de planes de mejoramiento

68%

42%

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

(*) No es posible la comparacin de los resultados obtenidos en la vigencia 2014, con respecto a los resultados de 2013 y
anteriores, dado que se realiz la evaluacin con base en una nueva metodologa y los niveles de valoracin son diferentes
(Metodologa impartida por el DAFP).
(**) En 2013 se modific el mecanismo para realizar seguimiento a las polticas de Desarrollo Administrativo. En
(*) En 2013 se modific el mecanismo para realizar seguimiento a las polticas de Desarrollo Administrativo. En
cumplimiento al Decreto 2482 de 2012, el MEN realiz la implementacin de los lineamientos generales para la integracin
cumplimiento al Decreto 2482 de 2012, el MEN realiz la implementacin de los lineamientos generales para la
de la planeacin y la gestin (MIGP) y fue evaluado por primera vez a travs de la encuesta FURAG en el primer semestre de
integracin de la planeacin y la gestin (MIGP) y fue evaluado por primera vez a travs de la encuesta FURAG en el
2014 .
primer semestre de 2014 .
(***) Corresponde a la vigencia 2012.
(**) Corresponde a la vigencia 2012.
(****) Corresponde a la vigencia 2013.
(***) Corresponde a la vigencia 2013.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

MATRIZ DE EVALUACIN DE GESTIN CGR VIGENCIA 2013


E
V
A
L
U
A
C
I

COMPONENTE PRINCIPIOS

Control
de Efi ciencia,
Gestin 20%
Efi cacia

Y
R
E
S
U
L
T
A
D
O
S

Prtocesos
Administrativos
Indicadores
Gestin Presupuestal
y Contractual
Prestacin del Bien o
Servicio

CALIFICACIN COMPONENTE CONTROL DE GESTIN

D
E
G
E
S
T
I

Ponderacin
Calificacin
Subcomponente Equipo
Auditor

Factores Mnimos

Control
Resultados
30%

Efi cacia,
Efectividad,
Economa,
de
Efi ciencia,
Valoracin
de
costos
Ambientales
y Equidad

CALIFICACIN COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS


Cumpl i mi e nto
de
Control
de
Norma ti vi da d
Efi cacia
Apl i ca bl e a l e nte o
Legalidad 10%
a s unto Audi ta do
CALIFICACIN COMPONENTE CONTROL DE LEGALIDAD

Evaluacin del
Efi cacia,
Control
Efi ciencia
Interno 10%

82,0

12,30

25%

80,4

20,09

35%

82,5

28,87

25%

74,8

18,70

50%

Cumpl i mi e nto
e
I mpa cto de Pol ti ca s
Pbl i ca s ,
Pl a ne s ,
Progra ma s
y
Proye ctos

Ra zona bi l i da d
Control
Economa,
Eva l ua ci n
Financiero 30% Efi cacia
Fi na nci e ra
CALIFICACIN COMPONENTE CONTROL FINANCIERO

15%

100%

Objetivos
Misionales

Consolidacin Ponderacin
de
la Calificacin
Calificacin
Componente

79,96
80,5

20%

15.99

40,25
30%

50%

76,8

100%
100%

75,8

100%

38,40

78,65

23,60

75,80

10%

75,80

7,58

0,00

30%

0,00

0,00

68,33

10%

68,33

6,83

Ca l i da d y Confi a nza

CALIFICACIN COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL


INTERNO

100%

0,0

100%
100%

68,3

100%

CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN Y RESULTADOS PONDERADA

54,00

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
CONTROL DE GESTIN Pronunciamiento CGR

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

Debilidades en la planeacin, organizacin, ejecucin y control de


los proyectos y programas examinados (PAE, Infraestructura
Educativa y mobiliario escolar)
Estructura organizacional PAE
Identificacin y actualizacin de procesos
Mesas Pblicas
Pago de costos indirectos de construccin

INDICADORES

El anlisis se centr en los indicadores del PAE y los proyectos


de infraestructura educativa, encontrando debilidades en la
ejecucin del plan de accin que se evidencian en el componente
de control de resultados.
La entidad se encuentra adelantando actualizacin de procesos y
procedimientos, por tanto los indicadores tambin sern objeto de
actualizacin.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
CONTROL DE GESTIN Pronunciamiento CGR

GESTION
PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL

PRESTACION DEL
BIEN O SERVICIO

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

Deficiencias en la planeacin del presupuesto de gastos, en la


oportunidad de la ejecucin de los recursos y en la supervisin para
garantizar el cumplimiento del objeto contractual y el beneficio social
del mismo (PAE e Infraestructura)
Rendimientos Financieros Conv. 328 de 2005 FONADE se
consignan a la DTN, se deben consignar al MEN por ser recursos
Ley 21.
Desbalances entre compromisos de recursos Ley 21 de la vigencia
vs. Vigencias futuras.
Deficiencias en el control unificado de los recursos de diferentes
fuentes programa PAE
Deficiencias en la prestacin del servicio PAE (Costo racin;
supervisin del programa; seguimiento a operadores y debilidades
en la prestacin del servicio; servicio de agua potable; comedores
escolares; variedad ciclo men; prestacin del servicio en
comedores Norte de Santander.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
CONTROL DE RESULTADOS Pronunciamiento CGR

OBJETIVOS
MISIONALES

CUMPLIMIENTO E
IMPACTO DE POLTICAS
PBLICAS, PLANES,
PROGRAMAS Y
PROYECTOS

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

Cumplimiento Metas Plan de Accin 2013. La actividad Implementar


el sistema para el seguimiento del Programa de Alimentacin Escolar,
present un porcentaje de ejecucin de cero (0), situacin que afecta
el monitoreo y la evaluacin del programa.

Obras de Infraestructura Educativa. Un ao despus de haber


suscrito los convenios entre el MEN y las ET, en algunos casos no
se han iniciado las obras (Samac y Duitama en Boyac; Villa del
Rosario y Los Patios en Norte de Santander y Madrid en
Cundinamarca.
Calidad muro de fachada del Megacolegio Quinto Centenario
Santa Marta.(F, D)
Infraestructura Colegio Rodolfo Llins Villavicencio, inundaciones
Infraestructura Megacolegios Conv. 420/07. Colegio Rosedal y
colegio Mandela Cartagena.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
CONTROL DE LEGALIDAD - Pronunciamiento CGR

CUMPLIMIENTO DE
NORMATIVIDAD
APLICABLE AL ENTE O
ASUNTO AUDITADO

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

Lineamientos Administrativos PAE. El MEN expidi una versin


transitoria de los Lineamientos Tcnico Administrativos de Ejecucin
del PAE. A la fecha del informe de la CGR no cuenta con un
documento definitivo de dichos lineamientos, situacin que genera
dificultades en el seguimiento y control del PAE, al no existir claridad
sobre el criterio legalmente adoptado.
Articulacin entre el MEN y la Entidad Territorial. 37 ET no
asumieron la ejecucin del PAE, razn por la cual el MEN suscribi
Ctos de aporte con los operadores, en consecuencia no existi
concurrencia de recursos.
Entrega de Aportes en Especie de los operadores en los mun. de
Cinaga y V/dupar. Cumplimiento parcial del contratista del aporte
en especie.
Aportes a la Seguridad Social por el contratista. El Consorcio
MEN10, Cto. 529-2012 adeuda por concepto de aportes a la Seg.
Social la suma de $7.296.300.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
CONTROL FINANCIERO - Pronunciamiento CGR

RAZONABILIDAD O
EVALUACIN
FINANCIERA

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

La CGR emiti Opinin Negativa sobre los estados financieros del


MEN, considera que no presentan razonablemente, en todos los
aspectos importantes, la situacin financiera de la Entidad a 31 de
diciembre de 2013 y los resultados de sus operaciones por el ao que
termin en esta fecha, de conformidad con los principios y normas
prescritas por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad generalmente aceptados y/o prescritos por la Contadura
General de la Nacin, por las siguientes razones:
Cuenta 1420 Avances y Anticipos. No fueron amortizados los valores
de los mismos, teniendo los soportes idneos.
Cuenta 2710 Provisin para Contingencias Litigios. Los valores
expresados en los EF no se encuentran actualizados frente a los
fallos de las demandas en contra del MEN.
Cuenta 1424 Recursos entregados en administracin. Los informes
financieros de ejecucin de recursos presentan diferencias con los
registros contables.
Cuenta 4114 Aportes y Cotizaciones. No se encuentran causados los
ingresos por aportes Ley 21/82, correspondientes a 898 periodos,
desde el ao 2009 a 2013. (saldo cta: $189.547 millones
Cuanta total: $263.701,2 millones de pesos, 21,03% del activo)

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO - Pronunciamiento CGR

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

RESULTADOS MATRIZ CONTROL INTERNO


PROCESOS EVALUADOS

CALIDAD Y
CONFIANZA

VALORES DE REFERENCIA
RANGOS
CALIFICACIN
De 1 a < 1,5
Eficiente
De = >1,5 a < 2
Con Deficiencias
De = > 2 a 3
Ineficiente

Procesos de ejecucin Contractual, Anticipos, Adiciones y


Modificaciones
Proceso de Liquidacin
Proceso de Supervisin e Interventora
Proceso de Mecanismos de Administracin y Control
Proceso de Gestin de Costos y Gastos
Proceso de Realidad Econmica y Jurdica de la Contabilidad
Proceso de Ejecucin y Cierre del Presupuesto
TOTAL

CALIFICACIN
PONDERADA
1,762
1,350
1,680
1,420
1,900
1,907
1,425
1,633

De conformidad con los parmetros establecidos existen algunos controles


que son aplicados; sin embargo, se encontraron deficiencias en los
procesos de ejecucin contractual, anticipos, adiciones y modificaciones y
de supervisin e interventora, as como inefectividad en los controles del
proceso de Gestin de Costos y gastos, por lo que el concepto ponderado
es Con Deficiencias, de acuerdo con los rangos establecidos en la tabla
de valores de referencia de la Gua de Auditora de la CGR

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

Nivel de madurez MECI, nueva metodologa DAFP

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

En relacin con el nivel de madurez de MECI, el Ministerio para la vigencia 2014


obtuvo el siguiente resultado:
INDICADOR NIVEL DE MADUREZ
MECI

85,30% SATISFACTORIO

El resultado en detalle de los factores evaluados para la vigencia 2014, se presenta a


continuacin:
FACTOR

PUNTAJE 2014

NIVEL

ENTORNO DE CONTROL

4,86

AVANZADO

INFORMACION Y COMUNICACION

4,75

AVANZADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

4,55

SATISFACTORIO

ADMINISTRACIN DE RIESGOS

3,76

SATISFACTORIO

SEGUIMIENTO

4,14

SATISFACTORIO

INDICADOR DE MADUREZ MECI

85,30%

SATISFACTORIO

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

FUNCIONES DE ADVERTENCIA FORMULADAS POR


LA CGR - 2014

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL

TOTAL
11

2012

2013

2014

Total

10

FONDO DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO FOMAG


2014
1

Nota: Funciones de Advertencia, a las cuales el Ministerio de Educacin realiza


seguimiento trimestral. Se aclara que en 2014 se cerraron dos (2) totalmente y una
parcial (1).

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

FUNCIONES DE ADVERTENCIA FORMULADAS POR


LA CGR - 2014
AO
RADICADO

2012

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

FUNCION DE ADVERTENCIA

ACCIN DE MEJORA

SEGUIMIENTO 2014

Tomar las medidas pertinentes y


adecuadas en torno a la oportuna
inversin
de
los
rendimientos
financieros en el objeto contractual
para el cual fue celebrado el convenio.

Determinacin de la destinacin
especfica de los rendimientos
financieros de acuerdo con las
actividades identificadas.
Perfeccionar y legalizar prrroga del
convenio No 420/197060.

Los rendimientos generados


segn informe a 31/12/04; se
incorporan al convenio para la
construccin de infraestructura
educativa en el municipio de
Soacha.

Adoptar las medidas procedentes para


aumentar los niveles de ejecucin
financiera,
legalizaciones
y
liquidaciones; para evitar que los
recursos
pblicos
se
vean
comprometidos en posibles acciones
legales en contra del Estado por parte
de los contratistas.

Aumentar los niveles de ejecucin


financiera,
legalizaciones
y
liquidaciones de contratos

A 31/12/14 se han legalizado 294


mil
millones
de
pesos,
correspondientes al 95% de los
recursos

Necesidad de que se adopten las


medidas necesarias desde el MEN para
que se reintegren los mayores valores
pagados por concepto de poblacin
atendida con los recursos del sistema
general de participaciones educacin,
a las IE del distrito de Barranquilla.

Verificar los reportes del SIMAT para


determinar que los recursos asignados
responden con la matrcula reportada
y ajustar las acciones pertinentes, para
que los sistemas de reporte de
matrcula, sean eficientes.

CERRADA

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

FUNCIONES DE ADVERTENCIA FORMULADAS POR


LA CGR - 2014
AO
RADICADO

FUNCION DE ADVERTENCIA

ACCIN DE MEJORA

SEGUIMIENTO 2014

Adelantar las acciones pertinentes


para lograr el cumplimiento de las
obligaciones
contractuales
del
operador OEI.

Los convenios interadministrativos


suscritos con el operador OEI a la
fecha se encuentran completamente
ejecutados y en proceso de
liquidacin

Realizar acciones conducentes al


reintegro de los
recursos no
ejecutados en los convenios 1614 de
2009 y 145 de 1993.

CERRADA PARCIAL: para el convenio


1614 de 2009, el cual ya se liquid.
Pendiente Convenio 145 - Est en
proceso de liquidacin.

Riesgo que se presentan al no darle estricto cumplimiento al art.


15 del decreto 359 de 1995, por medio del cual se reglamenta la
ley 179 de 1994, que de manera imperativa seala la prohibicin
de mantener saldos inactivos en cuentas corrientes autorizadas
por ms de cinco (5) das promedio mensual, que corresponden a
los rganos ejecutores del presupuesto general de la Nacin.

Implementar las acciones pertinentes


para el cumplimiento al art.15 del
Decreto 359 de 1995, por medio del
cual se reglamenta la ley 179 de 1994.

CERRADA

Que el MEN y el ICETEX desarrollen las acciones conducentes a


que los gastos de administracin reconocidos a este ltimo, en
ejecucin del Convenio 929 de 2008, se ajusten a la proporcin
debida, segn se ha expuesto.

Establecer y ejecutar acciones


necesarias para evitar el detrimento
patrimonial
a
causa
de
la
desproporcionalidad de los gastos de
administracin del Convenio 929 de
2008

Su ejecucin termin en octubre


2014, se adelanta proceso
liquidacin. con el ajuste de
comisin al 3% se redujeron
costos
de
administracin
$280.913.162,47

Necesidad de que la entidad adopte las medidas que considere


procedentes para evitar que los recursos pblicos comprometidos
(847.333 millones de pesos) por parte de la UNGRD sufran
menoscabo por los bajos niveles de ejecucin fsica y financiera en
posible riesgo.

Participacin en los comits tcnicos


de Seguimiento y realizar la visita a
cada sede educativa definida en el
convenio.

Se hace seguimiento a la ejecucin,


informe recibido segn radicado
#2015ER654. Sedes a atender 339 (no
ejecutadas
32;
terminadas
al
31/12/2014, 296; suspendidas 4 y por
iniciar 7).

Adoptar medidas urgentes para evitar que los recursos pblicos


comprometidos para las vigencias 2011 y 2012 por un valor de
$59.469 mil millones de pesos sufran menoscabo por los bajos
niveles de ejecucin fsica y financiera bajo los convenios 7 de julio
de 2011 y 15 de septiembre de 2011).
Precisiones respecto a la prdida de los recursos no ejecutados
dentro de los Convenios 1614 de 2009 y 145 de 1993 y el caso de
que no se adelanten las acciones correspondientes para el logro
del reintegro de los mismos; lo anterior con el fin de evitar la
configuracin de conductas que puedan conllevar a la constitucin
de un detrimento patrimonial.

2013

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

de
de
la
los
en

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

FUNCIONES DE ADVERTENCIA FORMULADAS POR


LA CGR - 2014
AO RADICADO

FUNCION DE ADVERTENCIA

ACCIN DE MEJORA

Funcin de advertencia: Supuesta Falta


de planeacin en la Construccin de la
Infraestructura Educativa Mega Colegio
Rio Fro municipio de Floridablanca.

La Direccin de Cobertura y Equidad


no ha propuesto acciones de
mejoramiento para esta Funcin de
Advertencia
El MEN, el Consejo Directivo del Fondo
y Fiduprevisora adoptaran las
siguientes acciones: 1. Tramite
electrnico
de
solicitudes;
2.
Integracin SAC NURF y 3. Gestionar
la asignacin de recursos para atender
las obligaciones de pago de
reconocimiento
de
prestaciones
sociales por parte de las ET.

FNPSM
Funcin de advertencia: incumplimiento
en los trminos en el pago de las
cesantas.

2014
El grave riesgo para el patrimonio pblico
por el posible incumplimiento de la
minuta del contrato del programa de
Alimentacin Escolar en Bolvar por
$2.3803667.544 pesos; as como la
demora en los desembolsos de los
recursos de Gratuidad Calidad para
algunas Instituciones Educativas del
Departamento
de
Bolvar
por
$670.934.000

Se proceder a adelantar visita en el


marco de la supervisin del Contrato
de Aporte 529 de 2014, con el
acompaamiento de la Universidad de
Antioquia y un profesional del
Ministerio de Educacin.

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

SEGUIMIENTO 2014
Se hace seguimiento. Pendientes de
informe de la SE proponiendo
alterativas de solucin.

Se adelantan gestiones para unificar


sistemas de informacin, se solicita
al MinHacienda la asignacin de
recursos y se gestiona la expedicin
de una norma que regule el proceso
de conciliacin de pago cesantas.
Se adelantaron gestiones para que
las ETC asuman la ejecucin del
programa en su jurisdiccin. La
Universidad de Antioquia apoya el
seguimiento a la ejecucin del
programa.
Se
contratar
supervisin a los contratos. Se
expedirn nuevos lineamientos
tcnicos para la prestacin del
servicio y la contratacin.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y AMBIENTAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

Ejecucin del Programa de Auditora


Para la vigencia 2014 se programaron 21 auditoras, de las cuales 20 fueron ejecutadas, no
obstante 5 estn en proceso de culminacin de la fase de cierre y 1 no fue realizada, tal como se
detalla en la siguiente diapositiva.

AUDITORIAS OCI 2014


95%
EJECUTADAS
NO EJECUTADAS

5%

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y


AMBIENTAL
Ejecucin del Programa de Auditora

15 alcanzaron el 100% de cumplimiento de las fases que


contempla el procedimiento.
4 (Gestin Documental, Fortalecimiento EPBM Eficiencia,
Gestin de Comunicaciones, Fortalecimiento EPBM
Cobertura) alcanzaron el 80%, se encuentra pendiente de
ejecutar la fase de cierre, la cual no fue posible realizar en
razn de la agenda y periodos de vacaciones y descanso de
fin de ao de los lderes de los procesos, aunado a la
terminacin del Contrato con la firma KPMG.
1 (Gestin Financiera) alcanz un 90%, se realiz la reunin
de cierre, sin embargo la lder del proceso auditor objet
algunos hallazgos y solicit la verificacin de evidencias.
1 (Mecanismos de Control Disciplinario), solamente alcanz
un 30%, fase de planeacin, en razn a que no fue posible
concertar la ejecucin con el lder del proceso por
diferentes novedades de personal presentadas en el rea
(licencia de maternidad, designacin del titular del cargo
Convocatoria CNSC, aplazamiento de posesin del elegible)

AUDITORIAS 2014
1; 5%

1; 5%

4; 19%

15; 71%

CUMPLIMIENTO 100% DE LAS FASES


EN ETAPA DE EVALUACIN (80%)
EN ETAPA DE CONVALIDACIN 90%)
NO REALIZADA (30%)

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y


AMBIENTAL
Ejecucin del Programa de Auditora
El avance de las 21 auditorias programadas se detalla en la siguiente tabla:
AVANCE AUDITORIAS 2014 OCI
No Auditorias
15

% Cumplimiento
100%

% Auditoria
71%

80

19%

**1

90

5%

*1

30

5%

* Por ausencia de responsable del proceso por concurso de mritos.


** Se realiz reunin de cierre, sin embargo la lder del proceso auditor objet algunos hallazgos
y solicit la verificacin de evidencias.

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y


AMBIENTAL
Resumen de hallazgos
No.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

MACROPROCESO

Contratacin e
Interventora
Gestin de Talento
humano
Planeacin
Mecanismos de
Control Disciplinario
Fortalecimiento
EPBM - Calidad
FES - Eficiencia
FES - Calidad
Gestin Jurdica
Mejoramiento
FES- Pertinencia

OM

CRITICO
NC

OBS

OM

MODERADO
NC
OBS

OM

LEVE
NC

OBS

TOTAL

0
0
0
0
0

0
0
0
0
0

0
0
0
0
0

3
1
0
1
0

0
2
0
0
0

2
0
1
1
0

0
1
0
2
1

0
0
1
0
0

0
1
2
0
1

5
5
4
4
2

OM: Oportunidad de Mejora


NC: No Conformidad
OBS: Observacin.

* Informes en proceso de validacin, por


lo tanto no se reflejan hallazgos

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y


AMBIENTAL
Resumen
de hallazgos
No.

MACROPROCESO

OM

CRITICO
NC

OBS

OM

MODERADO
NC
OBS

OM

LEVE
NC

OBS

TOTAL

11

Gestin Administrativa

12

12

Unidad de Atencin al
Ciudadano

13

Gestin Documental

14
15
16

Fortalecimiento EPBM Eficiencia


FES Cobertura
Gestin de
Comunicaciones

17

Primera Infancia Cobertura y Calidad

18

Gestin Financiera

19

Gestin de Cooperacin

0
7

2
2

0
1

0
12

0
3

3
20

0
5

0
1

0
10

5
61

20

21

Fortalecimiento EPBM Cobertura


Evaluacin
TOTAL HALLAZGOS

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y
AMBIENTAL
FORTALEZAS

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

Se evidenci dominio y manejo de los temas auditados por parte de los servidores pblicos que
atendieron las auditorias, as como el compromiso con la mejora continua de los procesos. Se
resalta la interiorizacin y la aplicacin prctica de principios y valores contenidos en el cdigo de
tica y buen gobierno por parte de los servidores.
Los macroprocesos que se encuentran en rediseo, conocen las fortalezas y mejoras que esperan del
mismo.
Se hace seguimiento permanente a los planes de accin anual, avance de metas fsicas y ejecucin
presupuestal. Para el ao 2014 se alcanz un cumplimiento de 96,8% en las metas definidas.
Conocimiento de SGA y de los programas ambientales implementados en el MEN
El proceso de Contratacin e Interventora incluye dentro del formato insumo de Contratacin la
identificacin de contratos que generen algn impacto ambiental, para prevenir la ocurrencia de los
mismos y contribuir al control operacional en gestin institucional
El proceso Gestin de Comunicaciones realiza seguimiento permanente a las distintas publicaciones
y comunicados relacionados con temas del sector, lo que permite que los funcionarios, estn
enterados en tiempo real sobre las noticias del sector y la gestin del MEN.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y


AMBIENTAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

HALLAZGOS CRITICOS

MACROPROCESO

No se evidencia revisin por la direccin para los perodos: segundo semestre


2013 y primer semestre de 2014. (NC)

Evaluacin

No se evidencia articulacin entre las dependencias responsables del subproceso


HACER SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES INTERNOS DEL MEN en lo que
respecta a la elaboracin de planes de mejoramiento por bajo desempeo de los
indicadores. (NC)

Evaluacin

La Subdireccin de Permanencia -Programa de Alimentacin Escolar PAE no


tiene identificados, ni documentados los riesgos asociados al proceso. (OM)

Fortalecimiento EPBM Cobertura

Ausencia de control para el cumplimiento de trminos de ley en la notificacin de


procesos disciplinarios. (OM)

Atencin al Ciudadano

Falta de fijacin de plazos entre la solicitud y la numeracin de los Actos


Administrativos, por parte de la entidad. (OM)

Atencin al Ciudadano

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y


AMBIENTAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

HALLAZGOS CRITICOS

MACROPROCESO

Completitud de la informacin contenida en las carpetas de contratacin.


Etapa Contractual. (OM)

Contratacin e
Interventora

Deficiencias en la formulacin de planes de mejoramiento. (OM)

Gestin Administrativa

Incumplimiento del procedimiento de Comisiones. (OM)

Gestin Administrativa

Falta precisin en el diseo del procedimiento de comisiones: pago de viticos


municipios aledaos a Bogot, comisiones de conductores y escoltas. (OM)

Gestin Administrativa

No se cuenta con la identificacin de controles efectivos asociados a los


riesgos identificados y registrados en la Matriz de Riesgos del macroproceso,
tal es el caso del riesgo relacionado con la inoportunidad en la prestacin del
servicio (OB)

Gestin Administrativa

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y
AMBIENTAL

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La Entidad se encuentra en rediseo de procesos y en la implementacin de una nueva
cadena de valor, lo que ha ocasionado divergencias entre la ejecucin real de los procesos
y lo que se encuentra documentado en el SIG (Fichas tcnicas, flujogramas, formatos,
controles, matrices de riesgos, indicadores y mecanismos de seguimiento, entre otros.
Se advierten mejoras en el seguimiento y la medicin de los procesos, reflejadas en los
resultados de cumplimiento de los planes de accin y ejecucin presupuestal, no obstante
persisten debilidades en la formulacin seguimiento y anlisis de indicadores como
herramienta de monitoreo y control.
El control de documentos y registros demuestra debilidades.
desconocimiento de los funcionarios sobre la Ley General de Archivos.

Se evidenci

El MEN no cuenta con un Manual Integrado de Administracin de Riesgos, que incluya


riesgos de corrupcin, formalmente adoptado, en el cual se establezcan las polticas y
lineamientos para la gestin del riesgo. No se encuentra divulgada en el SIG la matriz de
riesgos actualizada.
La entidad ha mejorado los procesos de comunicacin para compartir informacin
relacionada con el desempeo institucional y sectorial. Existen adecuados canales de

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y
AMBIENTAL

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El proceso Gestin del Talento Humano, cumple los requisitos exigidos por las normas para
garantizar que los servidores pblicos cuenten con las competencias, habilidades, aptitudes e
idoneidad necesarias para cumplir la funcin de la entidad.
El proceso de Evaluacin debe fortalecer la poltica sobre la pertinencia de la funcin de los
gestores de calidad en las dependencias (o quienes hagan sus veces) y plantear mecanismos
de permanencia para que los auditores de calidad continen prestando su labor y no se
afecten los planes de auditoria anuales ni la gestin de planes de mejoramiento.
Si bien se evidencian mejoras en el conocimiento y apropiacin del Sistema y Plan de
Gestin Ambiental, se deben intensificar las campaas para el uso racional de los servicios
pblicos y aplicacin de la poltica de cero papel.
La Gestin de riesgos requiere mayor apropiacin por parte de los servidores del MEN en
especial, del nivel Directivo, de tal forma que se asuma como una labor cotidiana y de
monitoreo permanente, que contribuye al logro de los objetivos institucionales de manera
eficiente y eficaz.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO, CALIDAD Y
AMBIENTAL

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La ausencia de polticas para la asignacin de supervisiones de contratos, afectan la
funcin de seguimiento y control tanto a las obligaciones contradas por cada uno de los
contratistas, como en la ejecucin presupuestal y registros contables.
La falta de completitud en los expedientes contractuales impacta el adecuado control y
seguimiento al estado del avance de los contratos, el cumplimiento de los compromisos
pactados, la identificacin de riesgos y aspectos que podran afectar la ejecucin de las
obligaciones contractuales y generar hallazgos de los entes de control.
Se evidencia alta carga en la asignacin de supervisiones a un mismo servidor, lo cual
podra dificultar el adecuado control y seguimiento a la ejecucin de las obligaciones
contractuales.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

AUDITORIAS CONTROL INTERNO - PLANES DE


MEJORAMIENTO

EFICACIA
Aos

EFICIENCIA

2.013

2.014

Planes validados

209

96

Eficaces

180

No eficaces

29

Aos

EFECTIVIDAD

2.013

2.014

Planes validados

209

96

40

Eficientes

157

56

No eficaces

52

Aos

2.013

2.014

Planes validados

209

96

40

Efectivo

142

40

56

No eficaces

67

56

Como resultado de la comparacin de los planes de mejoramiento entre el ao 2013 y el 2014 con corte diciembre 31, se observ que la
efectividad en la implementacin de las acciones, pas del 68% en 2013 al 42% en 2014, esta disminucin se present debido a 56 acciones que
no fueron efectivas las cuales corresponden en un mayor porcentaje a la Oficina de Tecnologa y S. I. (16), a la Subdireccin de Permanencia
(13), de la Subdireccin de Acceso (7) y a la Direccin de calidad EPBM (6), otras dependencias tambin presentaron no efectividad en algunos
de sus planes con un porcentaje inferior.
Se resalta la disminucin en el nmero de planes validados producto de la depuracin de la base de datos y del cumplimiento de acciones de
mejora.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

AUDITORIAS CONTROL INTERNO - PLANES DE


MEJORAMIENTO
Porcentaje de Ejecucin

80%
94%
73%

40%

65%

20%
0%

Auditora de
Calidad

Auditora Auditoria y/o


Integral (ACI Evaluacin
/ ACA)
OCI

Autocontrol
de procesos

Porcentaje de Ejecucin

Calidad

93%

Auditora Integral
(ACI / ACA)

93%

73%

35

94%

10

65%

120

Evaluacin otras
Entidades Externas
(Incontec)

N.A.

Total general

71%

174

Auditoria y/o
Evaluacin OCI

60%
93%

Numero de planes

Auditora de

100%

93%

Porcentaje de
Ejecucin

AUDITORIAS

Evaluacin
otras
Entidades
Externas
(CGR)

Autocontrol de
procesos
Evaluacin otras
Entidades Externas
(CGR)

Se observa que las auditoras con mayor volumen de planes de mejoramiento con corte a 31 de diciembre de 2014,
corresponden a las de la Contralora General de la Repblica y las de Control Interno, con 120 y 35 respectivamente.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

5
Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

AUDITORIAS CONTROL INTERNO - PLANES DE


MEJORAMIENTO
FUENTE

INDICADOR
MACROPROCESO
Contratacin e Interventora
Fortalecimiento a la E.P.B.M.
Fortalecimiento de la E.P.I.
Fortalecimiento de la E.S.
Gestin de Cooperacin
Gestin de Servicios TIC
Gestin Financiera
Gestin Jurdica
Mejoramiento
Planeacin
Suministro y Divulgacin de
Informacin
Total general

Auditora de Calidad

E1

E2

E3

Auditora Integral (ACI


/ ACA)
E1

E2

E3

Auditoria y/o Evaluacin


OCI
E1

E3

4
23

4
23

4
23

E1

E2

E3

4
4

E2

Autocontrol de
procesos

35

35

35

10

10

10

Evaluacin otras
Entidades Externas
(CGR) (ICONTEC)
E1

E2

E3

2
77
7
4

2
77
7
4

2
77
7
4

18
9
3
1

18
9
3
1

18
9
3
1

121

121

121

En el cuadro se ilustra la totalidad de los Planes de Mejoramiento relacionados con los macro procesos del MEN, como
resultado de las diferentes auditoras realizadas durante el ao 2014 con corte a diciembre 31, en trminos de eficacia,
eficiencia y efectividad.
Los macro procesos con mayor nmero de planes validados son: Fortalecimiento de la Educacin Preescolar,
Bsica y Media, Gestin Financiera y Gestin de Servicio TIC; as mismo, la auditora con mayor nmero planes de
mejoramiento establecidos y validados es la realizada por la Contralora General de la Repblica.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
RIESGO

M
E
T
O
D
O
L
O
G

Gua para la
Administracin del
Riesgo del
Departamento
Administrativo de la
Funcin Pblica DAFP
de 2011

C
O
M
U
N
I
C
A
C
I

5
INTEGRAL

DEL

Identificacin del Riesgo


Qu puede suceder?
Cmo puede suceder?

Contexto Estratgico Organizacional


Factores externo
Factores internos

Valoracin del Riesgo


Identificar controles
Evaluar controles

Y
Estrategias para la
Construccin del Plan
Anticorrupcin y de
Atencin al Ciudadano,
decreto 2641 de 2012

C
O
N
S
U
L
T
A

Anlisis del Riesgo


Determinar la Probabilidad
Determinar Impacto
Determinar causas y consecuencias

Polticas de Administracin de Riesgo


Reducir, transferir, aceptar o evitar el riesgo

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

M
O
N
I
T
O
R
E
O
Y
R
E
V
I
S
I

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
RIESGO

5
INTEGRAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

DEL

En el 2014 se llevaron cabo y se consolidaron las siguientes actividades:


Consolidacin de criterios para
el robustecimiento del formato
de matriz de riesgos y
controles, realizado por las
partes involucradas en la
administracin y evaluacin de
riesgos.

Socializacin de la poltica
de riesgo del MEN.

Inclusin de elementos y
ajustes en el Manual de
Gestin Integral del
Riesgo.

Ajustes del mdulo de


riesgos en el SIG.

Presentacin de la
Metodologa de
Administracin de Riesgos
adoptada por el MEN y taller
de identificacin de riesgos
para las entidades adscritas y
vinculadas.

Ajustes y propuesta de
mejoramiento del Manual
de Autoevaluacin del
Control.

Publicacin en el
Pregonero de
fundamentos y
metodologa de riesgo
implementada en el MEN.

Identificacin de riesgos
para los macroprocesos
que se reestructuraron
por parte de la firma UT
ITS-Fundacin Creamos.

Talleres de riesgos y
actualizaciones de las
matrices de riesgos y
controles.

Identificacin y
consolidacin del mapa y
la matriz de riesgos de
corrupcin.

Evaluacin de la
efectividad de controles.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
INTEGRAL
RIESGO
En el 2014 se llevaron cabo
las siguientes actividades:

5
DEL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

1. Riesgos Estratgicos de Procesos:


Se realiz la actualizacin de las matrices de riesgos y controles, realizacin de jornadas de capacitacin y
sensibilizacin de los servidores lderes en cada uno de los macroprocesos, identificacin y evaluacin de los
posibles riesgos que se pueden materializar en el Ministerio y los controles que mitigaran la materializacin
de los mismo.
Se identificaron y evaluaron riesgos y controles en su totalidad para los procesos de: Planeacin, Evaluacin,
Mejoramiento, Implementacin de Polticas Pblicas en Educacin, Monitoreo y Aseguramiento, Gestin del
Conocimiento del Sector, Gestin Atencin al Ciudadano, Gestin de Comunicaciones, Contratacin, Gestin
Administrativa, Gestin del Talento Humano, Gestin Jurdica, Gestin Financiera, Gestin Documental y
Gestin de Servicios TIC.
En proceso:
Gestin y articulacin de las partes interesadas: identificacin de los riesgos para los tres procesos, solo
se evaluaron los riesgos y controles para un solo proceso, ya que los dos restantes se encuentran en
implementacin
Diseo y formulacin de polticas pblicas en educacin: se realiz la identificacin de algunos riesgos
potenciales

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
RIESGO

5
INTEGRAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

DEL

Perfil de Riesgo a 31 de diciembre de 2014


Riesgo Inherente
Dic. 31

Riesgo Residual

Cantidad

Cantidad

Extremo

42

28,00

44

29,33

Procesos evaluados

64

Alto

56

37,33

37

24,67

Riesgos identificados

150

Moderado

34

22,67

32

21,33

Controles identificados

220

Bajo

18

12,00

37

24,67

Total

150

100

150

100

Perfil de Riesgo a 31 de diciembre de 2013


Riesgo Inherente
Procesos Evaluados
Riesgos Identificados
Controles Identificados

Dic 31
63
142
224

Extremo
Alto
Moderado
Bajo
Total

Cantidad
38
56
14
7
115

%
33,04
48,70
12,17
6,09
100

Riesgo Residual
Cantidad
22
27
43
23
115

%
19,13
23,48
37,39
20,00
100

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
RIESGO

5
INTEGRAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

DEL

Grficos Perfil de Riesgo a 31 de diciembre de 2014


RIESGO RESIDUAL 2014

RIESGO INHERENTE 2014


12%

25%

28%

29%

23%
21%

25%

37%

Extremo

Alto

Moderado

Bajo

Extremo

Alto

Moderado

Bajo

Grficos Perfil de Riesgo a 31 de diciembre de 2013


RIESGO INHERENTE 2013

RIESGO RESIDUAL 2013

33%

20%

49%
6%

Extremo

37%

12%

Alto

Moderado

Bajo

Extremo

Alto

19%

24%

Moderado

Bajo

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

GESTIN
RIESGO

INTEGRAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

DEL

TIPO DE CONTROL

Tipo de Control

Preventivo
Detectivo
Correctivo
Sin clasificar
Total

2013
Cantidad
%
190
84,82
15
6,70
19
8,48
0
0

224

100

2014
Cantidad
160
20
39
1

%
72,73
9,09
17,73
0,45

220

100

200
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0

190
160

2013

2014
39
15 20

19
0 1

Preventivo Detectivo Correctivo Sin clasificar

CLASE DEL CONTROL


250

Clase de Control
Manual
Automatico

Total

2013
Cantidad
%
221
98,66
3
1,34
224
100

211

200

2014
Cantidad
211
8
219

221

%
96,35
3,65
100

150

2013
2014

100
50
3

0
Manual

Automatico

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora

GESTIN
INTEGRAL
DOCUMENTACION DE CONTROL
RIESGO

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

DEL

250
201
200

Documentacin del Control


Documentado
No Documentado
Total

2013
Cantidad
201
23
224

2014
Cantidad
155
65
220

155
150
2013
100

2014

65
50

23

0
Documentado

No Documentado

EFECTIVIDAD DEL CONTROL


200

189 169

180
160

Efectividad del Control


No se aplica
Se aplica pero no es efectivo
Se aplica y es efectivo
Total

2013
Cantidad
8
27
189
224

2014
Cantidad
11
40
169
220

140
120
100

2013

80

2014

60

40

40
20

27
8

11

0
No se aplica

Se aplica pero no es
efectivo

Se aplica y es
efectivo

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
RIESGO

5
INTEGRAL

DEL

En el 2014 se llevaron cabo las siguientes actividades:

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

2. Riesgos de Corrupcin y acciones para su manejo


En cumplimiento del Artculo 73 de la Ley 1474 de 2011 y de la Secretara de Transparencia de la
Presidencia de la Repblica, se han identificado los posibles riesgos de corrupcin y las acciones para su
manejo conforme la definicin de la metodologa: posibilidad de que por accin u omisin, mediante el
uso indebido del poder, de los recursos o de la informacin se lesionen los intereses de una entidad y en
consecuencia del Estado, para la obtencin de un beneficio en particular.
Se identificaron y evaluaron riesgos de corrupcin y las acciones para su manejo en los macroprocesos de:
Planeacin, Evaluacin, Mejoramiento, Implementacin de polticas pblicas en educacin, Monitoreo y
Aseguramiento, Gestin del Conocimiento del sector, Gestin Atencin al Ciudadano, Gestin de
Comunicaciones, Contratacin, Gestin Administrativa, Gestin del Talento Humano, Gestin Jurdica,
Gestin Financiera y Gestin de Servicios TIC
En proceso:
Gestin y Articulacin de las Partes Interesadas y Diseo y Formulacin de Polticas Pblicas en
Educacin, no se identificaron debido a que se encuentra en fase de implementacin
Gestin documental no se realiz actualizacin debido a que se encuentra en Rediseo.

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
RIESGO

5
INTEGRAL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

DEL

RIESGO DE CORRUPCIN CREACIN LNEA BASE 2014


Procesos evaluados
Riesgos identificados
Controles identificados
70

2014
28
42
66
22,5

60

22

50

21,5

40

21

30

20,5

20

20

10

19,5

0
Preventivo

Tipo de Control
Preventivo
Correctivo
Total

Correctivo

2014
Cantidad
65
1
66

19
Evitar el riesgo

Reducir el riesgo

Administracin del Riesgo


Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Total

2014
Cantidad
20
22
66

5. Mecanismos de Evaluacin y
Mejora
GESTIN
INTEGRAL
RIESGO CONCLUSIONES

5
DEL

Fortalecer la
aplicacin de
mecanismos de
autocontrol y de
evaluacin para
garantizar la
mejora continua

Las diferencias existentes entre los periodos 2013 2014 en cuanto al nmero de riesgos y
controles, se debe a:
Se realiz la actualizacin de las matrices de riesgos y controles
Rediseo de procesos Nuevo levantamiento de riesgos.
Procesos en fase de implementacin.
No se culmin para algunos procesos el anlisis de riesgo y controles

Se realiz la actualizacin de las matrices de riesgos y controles de procesos,


jornadas de capacitacin y sensibilizacin de los servidores lderes en cada uno de
los macroprocesos, identificacin y evaluacin de los posibles riesgos que se
pueden materializar y los controles que los mitigaran

De acuerdo con la normatividad, se identificaron y clasificaron en una matriz los


riesgos de corrupcin, lo que genera una nueva lnea base.

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

6
Garantizar mecanismos de
participacin ciudadana y
control social sobre la
gestin del MEN

6. Mecanismos de participacin
ciudadana y control social

6
Garantizar
mecanismos de
participacin
ciudadana y
control social
sobre la gestin
del MEN

INDICADORES

INDICADOR

DIC. 2013

DIC 2014

ndice de Transparencia

N/A

No
disponible

Nivel de respuesta a mecanismos de control social - Rend. cuentas

100%

100%

Nivel de respuesta a mecanismos de control social - Pag. Web.

100%

100%

Sobresaliente

>,= 80%

Suficiente

61% 79%

Inadecuado

<,= 60%

6. Mecanismos de participacin
ciudadana y control social
Nivel de Respuesta a Mecanismos de Control Social
Rendicin de cuentas

6
Garantizar
mecanismos de
participacin
ciudadana y
control social
sobre la gestin
del MEN

En la vigencia 2014 no se ha realizado audiencia pblica de rendicin de cuentas del Ministerio de


Educacin Nacional; sin embargo la entidad rindi cuentas al Congreso en el mes de junio del
presente ao y particip en la rendicin de cuentas de Presidencia de la Repblica a la ciudadana,
periodo de gobierno 2010-2014.

Dado que en la vigencia 2014 hay cierre de cuatrienio, est en elaboracin el Informe de Gestin
2014, que se tiene proyectado publicar a finales del mes de enero de 2015. El mismo incluir la
prospectiva 2015.
En relacin con los espacios no tradicionales de rendicin de cuentas, durante 2014 se continua con
los chat virtuales de permanencia y educacin superior, y durante el primer semestre se trabajo
fuertemente en la consolidacin de la propuesta de poltica pblica en Educacin Superior,
presentada a la ciudadana en la primera semana de agosto.

6. Mecanismos de participacin
ciudadana y control social

Nivel de Respuesta a Mecanismos de Control Social:


Pagina Web
Frente a una meta anual de 34.248
participaciones a travs de la pgina web
del MEN, a diciembre de 2014 se reportan
76,017 participaciones, lo que representa
un 222% frente a la meta anual.
Segn las fuentes web para el 2014, el
reporte corresponde a los siguientes
espacios:
Encuesta de Satisfaccin pgina Web
(297)
Encuesta de Satisfaccin CVNE (198)
Seguidores Fan Page Facebook MEN
(75.522).

6
Garantizar
mecanismos de
participacin
ciudadana y
control social
sobre la gestin
del MEN

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

7
Mejorar el desempeo
ambiental y prevenir la
contaminacin

7. Desempeo Ambiental

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

OBJETIVO
Mejorar el desempeo ambiental del MEN y prevenir la contaminacin

COMPONENTES

OBJETIVO SIG

INDICADORES

Indicador de cumplimiento
de programas ambientales
Monitoreo del
cumplimiento de requisitos
legales ambientales
Indicador de Reduccin de
Impactos Significativos
Comunicaciones externas
en relacin con la gestin
ambiental

EFICACIA
Cumplimiento
de programas
Mejorar el

Mejorar
el
desempeo
ambiental
desempeoy
prevenir yla
ambiental
contaminacin
prevenir la
contaminacin.

FUENTE DE
INFORMACIN

Programa uso
eficiente y
ahorro de agua.
Programa uso
racional y eficiente
de energa.
Programa de
gestin integral de
residuos.

EFECTIVIDAD
Reduccin de
impactos
significativos

Matriz de
Impactos.

7. Desempeo Ambiental
NOMBRE DEL
PROGRAMA

2013

2014

LOGRO DE PROGRAMAS
AMBIENTALES
Meta

CumpMeta

Programa uso racional y


4120 m3 6409 m3 5340 m3
eficiente de Agua-

83,32%

Programa uso racional y 957.600 1001.400 994.728


eficiente de EnergaKwh
Kwh
Kwh

99,33%

Programa de gestin Integral 3.825


de residuos PapelResmas

3643
Resmas

2.520
Resmas

Programa de gestin Integral 819.535


de residuos FotocopiasCopias

840770
copias

1113,428
Copias

Programa de gestin Integral


583,3 Kg
de residuos - Peligrosos

Programa de gestin Integral


de residuos - Reciclables

PROMEDIO INDICADORES

40%

845 Kg

46%

Disponer

100%

Min 30%

OBSERVACIN

7
Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

Posiblemente el aumento se debe a la existencia


de 277 puestos de trabajo adicionales a los
proyectados

69%

Aunque el consumo de resmas en el ao 2014 estuvo


por encima de la meta, se puede evidenciar que frente
al ao 2013 hubo una disminucin en el consumo del
4,7%

100%

Durante el ao 2014 el indicador se comport siempre


estable, presentando cumplimiento con respecto a la
meta, no obstante se present un incremento del 3%
(21235 fotocopias) con respecto al ao 2013.

100%

Durante la vigencia 2014 se dispuso adecuadamente el


100% de los residuos peligrosos generados. Se
evidencia un aumento de residuos peligrosos en el ao
2014 con respecto al ao 2013 del 45%.

100%

Durante la vigencia 2014 se dispuso adecuadamente el


100% de los residuos reciclables. Se evidencia un
aumento de residuos peligrosos en el ao 2014 con
respecto al ao 2013 del 6%.

91,94%

7. Desempeo Ambiental
CLASIFICACION DE REQUISITOS LEGALES
NATURALEZA DEL REQUISITO

2014

General

21

Residuos slidos (aprovechables-no aprovechables)

Residuos Peligrosos, RAEE, Hospitalarios

22

Recurso Energtico

Recurso Hdrico

Aire (fuentes fijas y mviles)

Ruido

Internas

2
TOTAL

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

73

Para el 2014 se identificaron dos (2) normas ambientales que aplican al MEN.
Se incluye Decreto 2041 de 2014, sobre Licencias Ambientales
Se incluye Ley 400 de 1997, art. 21, el Decreto 926 de 2010 y Decreto 092 de 2011, sobre
supervisin tcnica a las estructura que tengan ms de 3.000 m2 de rea. Identificada por
auditoria.

7. Desempeo Ambiental

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

INDICADORES AMBIENTALES

COMPONENTES
Porcentaje de cumplimiento metas de Indicadores Ambientales
Porcentaje cumplimiento de Actividades de los Programas Ambientales

Promedio: Programas e indicadores Ambientales

El Porcentaje de cumplimiento metas de indicadores


ambientales se vio afectada en su calificacin por el
consumo de papel, consumo de agua y consumo de energa.
En cuanto al desarrollo de las actividades de los programas
durante 2014 se tiene un cumplimiento del (97% en el I
semestre y 93,75% en el II semestre).

2013

2014

83,26%

88,18%

100%

95,37%

91,26%

92,13%

7. Desempeo Ambiental

MATRIZ DE IMPACTOS

INDICADOR

Reduccin de
impactos
significativos

2013

39% (16 Signific. /


41 Impactos)

2014

39% (16 Signific. /


41 Impactos)

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

OBSERVACION

Se cumple la meta
establecida en un
100% (Max 50% de
impactos
significativos)

Durante el ao 2014 no hubo cambios en la matriz de aspectos e impactos


ambientales se cumple la meta en un 100%.

7. Desempeo Ambiental

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin.

EFICACIA
Cumplimiento
de programas

EFECTIVIDAD
Reduccin de

impactos
significativos

Se tiene un cumplimiento para el


indicador 7 en el 2014 del 97,68%

Para el periodo analizado se


consolida un cumplimiento de
programas del 95,37% para el
2014.

La
meta
de
impactos
significativos durante el II
semestre fue de un 100%

7. Desempeo Ambiental

CONTROL OPERACIONAL
I TRIMESTRE

N ACTIVIDADES

Solicitar el certificado de calidad de gasolina al contratista de


suministro de combustible
Verificar la expedicin Certificados de revisin tcnico
mecnica para los casos aplicables
Revisar la actualizacin y socializacin de hojas de seguridad
por parte de la empresa de servicios generales.
Seguimiento a la generacin de nuevos aspectos e impactos
ambientales para garantizar su control y/o mitigacin
Realizar capacitacin a los Supervisores de contratos con
responsabilidad ambiental
Realizar capacitacin a los contratistas con responsabilidad
ambiental.
Capacitacin empresas de aseo y vigilancia en el Sistema de
Gestin ambiental MEN
Formular y ejecutar plan de trabajo con facilitadores
ambientales.
cumplimiento Trimestral

II TRIMESTRE

III TRIMESTRE

7
Mejorar el

VI TRIMESTRE
desempeo
ambiental y
prevenir la
%
contaminacin

%
Cumplimiento
actividades

%
Cumplimiento
actividades

%
Cumplimiento
actividades

Cumplimiento
actividades

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

75%

94% de cumplimiento de las actividades del Control


Operacional vigencia 2014

7. Desempeo Ambiental
CONCLUSIONES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

Mejorar el
desempeo
ambiental y
prevenir la
contaminacin

AHORRO DE PAPEL

FACILITADORES
AMBIENTALES

PROGRAMAS
AMBIENTALES

Establecer estrategias que


permitan mantener la meta
de consumo de papel
establecida.
Acciones a determinar para la
eficiencia de ahorro de papel.
Fortalecer los mecanismos de
seguimiento y evaluacin
mensual del consumos de
papel.
seguimiento permanente a las
impresiones realizadas para
identificar una tendencia.
Potencializar las bondades del
sistema de gestin
documental.

Abrir
convocatoria
para
fortalecer el equipo de
facilitadores (nivel asistencial,
nivel tcnico)
Fortalecimiento de estrategias
para la gestin ambiental
(ahorro de agua, ahorro de
energa y gestin integral de
residuos)
Elaboracin y aprobacin de
las necesidades de
capacitacin ambiental para
los profesionales que tienen
injerencia directa con el
Sistema de Gestin Ambiental.
Incrementar la conciencia
Ambiental

Fortalecer las estrategias de


comunicacin con actividades
dinmicas, vivenciales que
potencialice la cultura
ambiental del MEN.
Fortalecer las estrategias del
control operacional para
obtener un mayor impacto en
la mitigacin con los
programas ambientales.
Realizar anlisis del impacto
ambiental que generara el
incremento de servidores en la
planta temporal del MEN.
Fortalecer en la Sealizacin
ambiental del Ministerio y
parqueadero del MEN.

A. Evaluacin del Desempeo del SIG con base en los


objetivos Institucionales

8
Mejorar el desempeo
de procesos sectoriales

8. Mejorar el desempeo de
procesos sectoriales

8
Mejorar el
desempeo de
procesos
sectoriales

INDICADORES

Proceso Sectorial
Atencin
Ciudadano

Gestin
Cobertura

Indicador

Dic 2013

Dic 2014

Nivel de seguimiento a la gestin de los


requerimientos radicados en las Secretaras de
Educacin

100%

100%

de Nivel de Gestin en el proceso de la Cobertura


del Servicio Educativo

100%

100%

98%

98,26

99%

99,42%

al

Gestin de Recursos
Fortalecimiento de la Gestin de RH del Sector
Humanos del Sector
TOTAL

Sobresaliente

>,= 80%

Suficiente

61% 79%

Inadecuado

<,= 60%

8. Mejorar el desempeo de
procesos sectoriales

8
Mejorar el
desempeo de
procesos
sectoriales

ATENCION AL CIUDADANO
CRITERIO
Total SE implementando SAC
Numero SE en nivel alto de uso SAC
% de cumplimiento
Meta 60%
Avance

Dic 2013 Dic 2014


91
85
93.4 %
60%
100%

91
86
94,51
60%
100%

% De cumplimiento

Meta 60%

94,51%

93,40%
60%

60%

* SE Santander no usa el sistema.

Dic 13

Dic 14

En el 2014 se realizaron seguimientos permanente a las 91 SE, en especial a aquellas que estaban
en nivel bajo y medio de uso y apropiacin del sistema, con el fin de lograr que se ubicaran en nivel
alto; como resultado de ello en diciembre, de las 91 SE que usaron el sistema, 86 Secretaras se
encontraban en nivel alto (94,51%) , cuatro en nivel medio (4,40%) y una en nivel bajo (1,10%) .
El porcentaje de SE en nivel alto de uso SAC, aument en 1,10 % con respecto al mismo periodo del
ao anterior, sobrepasando la meta de (60%) y alcanzando un cumplimiento del 157,51% frente a
sta.

Durante el 2014 se realizaron 242 asistencias tcnicas y 143 capacitaciones.

8. Mejorar el desempeo de
procesos sectoriales

8
Mejorar el
desempeo de
procesos
sectoriales

GESTION DE COBERTURA
90%

100% 100%

100%

100%

100%

88%
84%

81,98%
76%

80%

66%

70%
60%

50%
50%

2013

37,5%

40%

2014

30%
20%
10%

0%
0%
Cumplimiento en la
Entrega de
Productos

Oportunidad en la
Entrega de
Productos

Confiabilidad en la
Entrega de los
Productos

Reporte de
matrcula

Cumplimiento
estrategias de
permanencia

Total indicador de
cobertura

Productos de Seguimiento Resolucin 5360 para el ao 2015 Entregado el 19/02/2015

En el cumplimiento en la entrega de productos de seguimiento las ETC a diciembre de 2014, alcanzaron un 100% frente a una meta del
60%, lo que representa un 100% en el cumplimiento del indicador.
En cuanto a Oportunidad en la entrega de productos de seguimiento las ETC a diciembre de 2014 alcanzaron un 37,50% frente a una
meta del 60%.
Confiabilidad de los productos, las ETC a diciembre de 2014, alcanzaron un 84% frente a una meta del 60%.
Reporte de matrcula, las ETC a diciembre de 2014, alcanzaron un 100% frente a una meta del 50%.
Cumplimiento estrategias de Acceso: Con base en la informacin reportada de la Subdireccin de Permanencia y lo registrado en el
anexo 13 A por las ETC , se da un cumplimiento del 100% ya que se parti de informacin lnea base 0, por cuanto en los aos anteriores
las ETC no haban iniciado el reporte.

8. Mejorar el desempeo de
procesos sectoriales

GESTION DE RECURSO HUMANO DEL SECTOR


100

99 96,51

96,4

96,51

100

100

100

Mejorar el
desempeo de
procesos
sectoriales

100

90
80
70
60
50

2013

40

2014

30
20
10

Relacin Alumno Docente

Relacin de Matrcula

Vinculacin Docentes
concurso de meritos

Evaluacin de
competencias

Bienestar y seguridad
social

No se ha finalizado el concurso de mritos para la Vinculacin Docentes, razn por la cual no se cuenta
con la medicin correspondiente, el proceso se encuentra en la fase de reclamaciones contra los
resultados preliminares del anlisis de antecedentes.

Se tiene un cumplimiento promedio del 98,26%

8. Mejorar el desempeo de
procesos sectoriales

8
Mejorar el
desempeo de
procesos
sectoriales

CONCLUSIONES

A diciembre de 2014 se alcanzaron los siguientes resultados


Estado Secretarias de Educacin en certificaciones:

En 2013

En 2014

Certificada, adems, en calidad educativa

56

86

Certificada por lo menos en 3 procesos (Atencin al Ciudadano,


Talento Humano y Cobertura)

90

92

Estado de las certificaciones en


el proceso de calidad educativa

NUEVOS
OTORGAMIENTOS

RENOVACIN

SEGUIMIENTO

SUSPENSIN

TOTAL

Secretaras de Educacin con 4


certificaciones

36

28

21

86

Para el 2014 se logr:


La certificacin nacional de procesos de 92 Secretaras de Educacin.
Optimizar la integracin y articulacin de los procesos entre el Ministerio de Educacin y las Secretaras
de Educacin.
Facilitar la Gestin de los Secretarios en la administracin de las Secretaras de Educacin.
Fortalecer la ejecucin transparente de los procesos.
Generar informacin confiable y oportuna

B. Mejoras realizadas y propuestas SIG

B. Mejoras realizadas y propuestas SIG

Se aprob en el marco del rediseo de procesos una nueva cadena de valor del
Ministerio con el fin de actualizar y fortalecer el SIG y mejorar la gestin institucional
para responder con mayor eficacia y eficiencia a las necesidades y expectativas de los
clientes del Ministerio y del pas, los cuales se encuentran en socializacin e
implementacin

La nueva cadena de valor establece 3 Macroprocesos de direccionamiento y control, 5


misionales y 8 de apoyo, lo cual fortalece el trabajo por procesos en la entidad para
atender de manera mas integral las necesidades de las partes interesadas.

Se encuentra para implementacin los Macroprocesos de: Gestin Documental,


Atencin al Ciudadano, y en rediseo el macroproceso de Gestin Administrativa.

Implementacin del aplicativo SIG, que cuenta con una mesa de ayuda para el diseo,
rediseo y mejoramiento de procesos (BPM), se continua con la puesta en produccin,
pruebas de funcionalidad y soporte tcnico para asegurar su efectividad y la
adaptacin para dar transito a la nueva cadena de valor.

En cumplimiento de la metodologa de riesgos establecida se determin la poltica de


riesgos, la actualizacin de matrices (estratgicos, de procesos y de corrupcin), la
definicin y seguimiento de los controles establecidos y la definicin de los planes de
mejoramiento correspondientes.

B. Mejoras realizadas y propuestas SIG

Se apoyo para el fortalecimiento de las estrategias del Modelo Integrado de


Planeacin y Gestin en las entidades adscritas y vinculadas, en las polticas de
Transparencia, participacin y servicio al ciudadano, Gestin del talento humano,
Eficiencia Administrativa y MECI y Gobierno en lnea.

Se avanza en la incorporacin de estrategias de gestin del conocimiento, buen


gobierno e innovacin en la gestin institucional, a travs de la generacin de
espacios e instrumentos que posibilitan su implementacin.

Se continuo con el acompaamiento a las entidades adscritas y vinculadas en la


formulacin de los planes de Accin armonizados con las polticas del Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin.

10

Se fortaleci el sistema de gestin ambiental en el ahorro de energa, agua y papel, as


como el aprovechamiento adecuado de residuos mediante campaas que contaron con
la participacin de los servidores del Ministerio.

B. Mejoras realizadas y propuestas SIG

11

Fortalecer estrategias conducentes al registro de eventos de riesgo que permitan


fortalecer los controles para mitigar la materializacin del mismo.

12

Se realiz la encuesta para actualizar el diagnostico tico del Ministerio, para hacer la
divulgacin de los resultados y validar los compromisos ticos existentes o plantear
su modificacin

13

Continuar con campaas ambientales que permitan implementar estrategias de


ahorro que promuevan el cumplimiento de los programas ambientales

14

Fortalecimiento de la Gestin de Conocimiento con la implementacin de estrategias e


instrumentos que posibiliten afianzar el tema en la gestin institucional.

C. Cambios que puedan afectar al SIG

C. Cambios que puedan afectar al SIG


Actualizacin
normativa como
estrategia del
nuevo Plan de
Desarrollo

Requisito de
Gobierno en
Lnea: Sistema
de Seguridad de
la Informacin

Decisiones de
poltica
gubernamental que
impacten los
procesos de
direccionamiento y
control, misionales
y de apoyo

Obligatoriedad
sobre el Sistema
de Gestin de
Seguridad y Salud
en el Trabajo (SGSST) (Ley 1562 de
2012)

Desarrollo de un
Nuevo Modelo
de
Transformacin
organizacional

Cambio en la
poltica de
modernizacin y
certificacin de
las Secretaras
de Educacin

D. Seguimiento a Compromisos,
Cambios y Propuestas de Revisiones
Previas

D. Seguimiento a Compromisos, Cambios y


Propuestas de Revisiones Previas
Compromiso

Contactarse con las entidades que el Ministerio


tiene relaciones financieras, y acordar los
trminos de intervencin a las salvedades
encontradas en los estados financieros y cuenta
fiscal.

Fecha
Prevista

jun-12

Se debe profundizar en la revisin de los planes de Accin que


mejoramiento formulados, para asegurar que las
se
acciones propuestas solucionen el hallazgo y
convierte
apunten a la efectividad, considerando adems los
Permanent
parmetros establecidos en la nueva gua de la CGR,
e
aplicables a partir de la vigencia
Enfocar los esfuerzos en mejorar las tasas de
cobertura, especialmente en transicin, brechas
entre rural y urbana, tcnica y tecnolgica, y
bilingismo que presenta el avance ms bajo. Desde
el Viceministerio de Educacin Superior, tambin se
debe fortalecer la articulacin con tcnica y
tecnolgica y con el SENA para alcanzar las metas
propuestas

jun-12

Accin que
Fortalecer en el Ministerio la cultura de Gestin
se
del riesgo y la toma de acciones basado en los convierte
mismos.
Permanent
e

Responsable

Estado

Finalizada. La subdireccin de Gestin Financiera ha desarrollado estrategias


tendientes a viabilizar y agilizar los cruces de informacin con las diferentes
entidades financieras, tendientes a mitigar los problemas generados en vigencias
anteriores, particularmente las entidades mencionadas Banco Popular, Banco
OCI Subdireccin BBVA, Banco Agrario, etc.; soportados en comunicados expedidos por el grupo de
tesorera y que reposan en el archivo.
Financiera
Adicionalmente, ms del 95% de los recursos que administra el Ministerio, son
gestionados a travs de la Cuenta nica Nacional -CUN, en cumplimiento del
artculo 261 de la Ley 1450 de 2011 y el Decreto 2785 de 2013 expedidos por el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

OCI

Finalizada. Esta tarea se realiza de manera permanente. El seguimiento se


realiza trimestralmente y se publica en el SIG, se efecta retroalimentacin a
los dueos de los procesos, sobre los aspectos a tener en cuenta para lograr la
efectividad de los planes. Igualmente, se presta acompaamiento y asesora a
las reas para realizar el anlisis de causas cuando las mismas as lo requieren.

Finalizada. Se han desarrollado estrategias y proyectos orientados a la


Viceministerios
disminucin de las brechas identificadas que han permitido mejorar las tasas
EPBM y ES
de cobertura en los distintos niveles en articulacin con aliados del sector.

SDO - OCI

Finalizada. Se desarrollo el curso Cultura del control, disponible en la plataforma


de Mentor para todos los servidores del MEN. Igualmente se actualiza el Manual
de Riesgos, se formul el mapa de riesgo de corrupcin dando cumplimiento a la
Ley 1474 de 2011 y se estn actualizando los mapas de riesgo por macroproceso.
Durante los procesos de auditora interna se revisan los mapas de riesgo por
proceso y los controles asociados a los mismos.

D. Seguimiento a Compromisos, Cambios y


Propuestas de Revisiones Previas
Fecha
Prevista

Compromiso

Aprobar y publicar en el SIG


macroprocesos
correspondientes
Primera Infancia.

los
a

Aprobacin de la documentacin que


soporta la nueva cadena de valor para su
implementacin
Continuar con campaas e implementar
estrategias de ahorro de papel que
promuevan el cumplimiento de los
programas
ambientales. Ajustar
la
frecuencia de medicin del indicador
correspondiente a disposicin de Residuos
Peligrosos a semestral.

sep-12

jun-14

jun-14

Responsable

Estado

En proceso, Los ejes de Cobertura y Calidad fueron


publicados, sin embargo el eje de eficiencia no fue
Direccin de aprobado por la dependencia responsable, se incluy
Primera Infancia - en el rediseo en el cual se da una orientacin de
SDO
transversalidad a los procesos misionales del
Ministerio, estn pendientes de publicar en el SIG una
vez se culmine con el diseo de informacin.
SDO

En proceso: Se encuentran pendientes de validacin


por parte de las reas las funciones.

SDO

Finalizada: Se elabor la propuesta de indicador de


residuos peligros para ser evaluado y aprobado en la
revisin de desempeo ambiental y se contina con las
campaas de sensibilizacin de servidores y
contratistas en el tema ambiental.

E. Conclusiones Generales

E. Conclusiones Generales
96%

95%

95%

95%
95%

94%
94%
94%

2013
93%

2014
93%

92%

92%

92%

92%

92%
91%
91%

Eficacia

Eficiencia

Efectividad

La tendencia es positiva en Eficacia y Eficiencia con respecto a la vigencia 2013.


En efectividad hay un impacto por la disminucin en el objetivo SIG No. 5

E. Conclusiones Generales
Las conclusiones, decisiones y recomendaciones del equipo directivo sobre:
Adecuacin
Necesidades
de Recursos

Pertinencia

Efectividad

Eficacia

Eficiencia

Se registrarn en el Acta de la evaluacin nmero 20 de desempeo del SIG.