REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

UNIVERSIDAD VALLE DEL MOMBOY
SAN ANTONIO ESTADO TCHIRA

Introduccin

El diseo de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelacin

que presentan los principios de organizacin al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad
de estos principios ha sido guiar a los dems en la organizacin y en la forma de crear
sistemas de organizacin ptimos.
Los principios de la organizacin bsicamente son las guas que nos van a servir de base en
la organizacin, y funcionan de una manera interrelacionada, es lo apasionante de la
administracin, la ejercemos en la vida muchas veces sin darnos cuenta, pero es importante,
que cuando la hacemos en las empresas lo hagamos de una forma estructurada y ordenada,
para que los procesos se faciliten.
As mismo como los manuales de la organizacin contiene esencialmente la estructura
organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la descripcin de las funciones de
todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto
el perfil y los indicadores de evaluacin

La Organizacin
La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos
personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una
serie de metas comunes.
Se conoce como organizacin a la forma como se dispone un sistema para lograr los
resultados deseados. Es un convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito
especfico.
Existen diferentes tipos de organizaciones como escolar, empresarial, personal, social,
poltica, tcnica, entre otras. No obstante, en cualquier organizacin la misma se forma por
el interrelacionamiento entre los individuos, el ordenamiento, y la distribucin de los
diversos elementos implicados, con vista para el mismo fin.
Es de destacar, una organizacin slo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y
que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. En la misma,
existe un conjunto de elementos que estn directamente asociados a la organizacin, tales
como: clientes, proveedores, competidores, entre otros.
Por otro lado, dependiendo del tipo de organizacin, existe una persona que desempea un
papel clave en los roles de liderazgo, planificacin y control de los recursos humanos y de
otros recursos materiales, financieros y tecnolgicos disponibles en la empresa.
En administracin de empresas, se entiende por organizacin, una entidad social formada
por dos o ms personas que trabajan de manera coordinada en un ambiente externo
especfico apuntando a un objetivo colectivo. Consiste en la divisin de tareas y en la
asignacin de responsabilidades
Principios de la Organizacin
El propsito de la organizacin es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y
contribuyan a la eficiencia organizacional.

Existen varios principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son:
1) Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. La existencia de un
puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo,
la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente
implicacin de costos y esfuerzos intiles.
2) Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a
la ejecucin de una sola actividad. El trabajo se realizara ms fcilmente si se
subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras ms
especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia
y destreza.
3) Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
4) Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado
trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5) Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada
funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportar a
ms de un superior.
6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad,
deben publicarse y ponerse, por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de
la empresa que tengan relacin con las mismas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados
que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus
funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de

cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no est sobrecargado, y que est en
la

posibilidad

de

atender

otras

funciones

ms

importantes.

8) De la coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse

en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a
fin de lograr un objetivo comn; en esta forma, la organizacin funcionara con un
sistema armnico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente,
sin ningn antagonismo.
9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
10) Facilitacin de liderazgo Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad
del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la
estructura organizacional contribuya a crear una situacin en la que el administrador
pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organizacin es una tcnica para
fomentar el liderazgo
11) Equilibrio direccin control: A cada grado de delegacin debe corresponder el
establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando. La
administracin no puede existir sin ninguna delegacin, ya que administrar es hacer
a travs de otros. Si no existe control, se pierde la unidad de mando; y con el exceso
de control, se distorsiona en cierto grado la actuacin del trabajador.
12) Equilibrio Autoridad Responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad
del jefe de cada nivel jerrquico, establecindose al mismo tiempo la autoridad
correspondiente a ella. La autoridad se puede delegar, la responsabilidad slo se
puede compartir, a una autoridad dada, corresponde una responsabilidad dada (esto
se da en cada nivel) corresponde a cada puesto de trabajo. La responsabilidad de
ejecucin de cada puesto de trabajo, no se puede delegar, slo se puede compartir.

13) Principio de Eficiencia: Una organizacin es eficiente si cumple sus objetivos, con el
mnimo de consecuencias o costos imprevistos, considerando estos costos diferentes
a los que comnmente se piensa. Todas las funciones deben apoyarse completamente

y combinarse, a fin de lograr un objetivo comn, y no crear antagonismos

innecesarios.
14) Principio de Delegacin: La autoridad debe ser delgada en el grado y la forma
necesaria, para la obtencin de los resultados esperados. Este principio est unido al
grado y la forma de delegar la autoridad.

Manuales de la Organizacin

La gente interesada en conocer con cierto detalle la naturaleza y funcionamiento de un

organismo social, se encontrara probablemente con dos limitantes.

- La organizacin no cuenta con ningn documento descriptivo

- Solo dispone de un documento tan voluminoso que inmediatamente desaparecer la

necesidad de consultarlo.

Lo ideal administrativamente es que toda organizacin pequea, mediana o grande debera

contar con alguna forma de descripcin de su funcionamiento, que sea fcil de entender
tanto para un directivo como para los empleados menos y aun para la gente ajena a la
organizacin.
Es un documento que contiene informacin detallada referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades
administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin.

Es un documento de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que la

organizacin representas como tal, su funcionamiento y hacia dnde va.

Es recomendable que el manual de organizacin se complemente con otros manuales

administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y polticas.

Estos ltimos complementan al manual en su tarea de aclarar estructuras, estandarizar

procedimientos y respaldar las decisiones que se toman.

Segn Rodrguez (1995):

Los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura organizacional de la

empresa, sealando los puestos y la relacin que existe entre ellos. Explican la jerarqua,
los grados de responsabilidad, las funciones y actividades de las unidades orgnicas de la
empresa. Generalmente contiene graficas de organizacin y descripcin de puesto.
Segn Duhalt (1997):

Manifiesta que los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura de la

compaa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos. Explica la jerarqua, los
grados de autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de los rganos de la
empresa. Generalmente contiene graficas de organizacin, descripcin de trabajo, cartas
lmite de autoridad, etc.

De acuerdo con seala que este manual explica con detalle la estructura organizacional de
la empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre ejecutivos y departamentos.
Las grficas de organizacin las de descripcin de trabajo generalmente constituyen el
contenido de este manual. (Gmez, 1994)

Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin,

atribuciones, estructura, organigrama, misin y funciones organizacionales (Franklin,
2004)
De lo anterior se puede concluir que el propsito principal del manual de organizacin es
dar a conocer sistemticamente y por escrito a los empleados las actividades,
procedimientos y como est estructurada la organizacin, recurriendo a tablas, grficas y
diagramas parapara facilitar el entendimiento del usuario.

Representan de manera expresiva una forma de comunicacin entre la gerencia y los

empleados. Adems evita la duplicidad de funciones y que se deslinden responsabilidades
en el trabajo.

Objetivos

Segn manifiesta Rodrguez (1995):

El manual de organizacin es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura

de funciones y departamentos de una organizacin, as como tareas especficas y la
autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Sus objetivos son:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del trabajo, evitando

repeticin de instrucciones.

Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.

Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a

las distintas unidades orgnicas.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Importancia

La organizacin de la mayor parte de las empresas de nuestro pas se ha realizado conforme

a la prctica diaria y la aplicacin ms o menos correcta del criterio de los jefes, basndose
la mayora de las veces en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta, no est
escrita por lo que no tiene un carcter permanente y resulta difcil transmitir esa
experiencia.
Anzures hace un anlisis en el que presenta los inconvenientes de que el personal de la
empresa no tenga presentes y bien definidas sus atribuciones y funciones:

No habiendo reglas precisas o escritas, frecuentemente se dar el caso de

alteraciones, por olvido en los trmites.

El control se dificulta a los directores del negocio, que tiene que confiar todos los
detalles a la memoria, y no estn en condiciones de coordinar las actividades.

No pueden exigirse las responsabilidades en que se incurra, debido a lo impreciso

de las funciones que a cada empleado se le asignan.

No se metodiza el trabajo, como sera si se tomara como base las prevenciones del
manual.

Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los activos, cuando las labores
debieran estar encadenadas y sujetas a horarios como se debe.

Un nuevo director o nuevo empleado, tropiezan con el desconocimiento absoluto

del mecanismo administrativo, y necesita pasar algn tiempo para que se ponga al
tanto de l, toda vez que no cuentan con una gua precisa que lo ilustre. De aqu
viene el que todas las empresas tengan empleados necesarios.

Los nuevos directores, careciendo del conocimiento completo de la forma de

administrar, se sienten inclinados a promover reorganizaciones que no son
necesarias, originando la confusin y el descontento en el trabajo del personal.

Un manual de organizacin no es el producto final de la planeacin de la organizacin. En

la medida que el manual contenga los aspectos anteriormente indicados la direccin
superior manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar dnde
y

quien

debe

hacer

el

trabajo.

El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con destreza,
habilidad y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeo de todos los
empleados en todos los departamentos y hace de las empresas organizaciones ms
competitiva

Descripcin y anlisis de cargos

Las necesidades bsicas de recursos humanos para la organizacin se establecen mediante
un esquema de descripcin y especificacin de cargos. La descripcin del cargo se refiere a
las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que el anlisis del cargo se
ocupa de los requisitos que el ocupante necesita cumplir.
Por lo tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y anlisis. El
ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del cargo
y el papel que deber desempear es el contenido del cargo registrado en la descripcin. La
descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera impersonal, y las
especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las
caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo.
El concepto de cargo se basa en algunas nociones fundamentales:
- Tarea: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo,
en general hace referencia a cargos simples y rutinarios (trabajadores por hora u
obreros).
- Atribucin: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el
cargo. Se refiere a cargos que incluyen actividades ms diferenciadas (trabajadores por
meses o los funcionarios).

- Funcin: es el conjunto de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por mes) que el
ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada, o un individuo que, sin ocupar
un cargo, desempea una funcin de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto
de tareas o atribuciones constituya una funcin, se requiere que haya repeticin al
ejecutarlas.
- Cargo: es un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la estructura
organizacional (organigrama). Ubicar un cargo en el organigrama implica definir cuatro
aspectos: el nivel jerrquico, el rea o departamento en que est localizado, el superior
jerrquico (ante quin responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad).
"Un cargo puede definirse como un conjunto de funciones que ocupa una posicin formal
dentro del organigrama"

- Descripcin de cargos
Es necesario describir un cargo para conocer su contenido.
La descripcin de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones
que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en la
empresa; es la enumeracin detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qu hace el
ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la
ejecucin de las atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo
hace).
"La descripcin de cargos est orientada hacia los aspectos intrnsecos de los cargos"
- Anlisis de cargos
Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrnsecos), se pasa a analizar el
cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, con los requisitos que el cargo
exige a su ocupante. La descripcin de cargos y el anlisis de cargos estn estrechamente
relacionados en sus finalidades y el proceso de obtencin de datos; a pesar de ello, estn
perfectamente diferenciados entre s: la descripcin se ocupa del contenido del cargo, en

tanto que el anlisis pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder
desempearlo de manera adecuada.
- Estructura del anlisis de cargos.
La descripcin de cargos es una simple exposicin de las tareas o atribuciones que el
ocupante de un cargo desempea, en tanto que el anlisis de cargos es una verificacin
comparativa de las exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.
Por lo general, el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos; cada una de las
cuales se encuentra dividida en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de
referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva. Las
cuatro reas de requisitos se refieren a:
- Requisitos Intelectuales: tiene que ver con las exigencias del cargo, los requisitos
intelectuales que el aspirante debe poseer para desempear el cargo de manera adecuada.
1.- Instruccin bsica.
2.- Experiencia bsica anterior.
3.- Adaptabilidad al cargo.
4.- Iniciativa necesaria.
5.- Aptitudes necesarias.
- Requisitos Fsicos: tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y de
esfuerzos fsico y mental requeridos para desempear el cargo adecuadamente:
1.- Esfuerzo fsico necesario.
2.- Capacidad visual.
3.- Destreza o habilidad.
4.- Complexin fsica necesaria.

- Responsabilidades Implcitas: se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo

tiene, adems del trabajo normal y de sus atribuciones.
1.- Supervisin de personal.
2.- Material, herramientas o equipo.
3.- Dinero, ttulos o documentos.
4.- Contactos internos o externos.
5.- Informacin confidencial.
- Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se
desarrolla el trabajo y sus alrededores. Evalan el grado de adaptacin del elemento
humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeo.
1.- Ambiente de trabajo.
2.- Riesgos