Manual de operaciones

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En el corazn de un negocio que se maneja a base de sistemas, est el
manual de operaciones. El manual de operaciones es la gua autorizada de
cmo se hacen las cosas en su negocio. Le da una forma eficaz de
comunicar las polticas y procedimientos, y ofrece a sus empleados la
independencia y la seguridad que necesitan para operar en sus puestos
dando mximos resultados.
Si usted es como la mayora de nosotros, probablemente tiene archivada en
casa una carpeta que est llena de todos los manuales para los diversos
dispositivos electrnicos que tiene en su hogar.
Cuando usted necesita saber cmo manejar su horno de microondas o se
descompone la televisin, el primer sitio donde acude para obtener ayuda
es esa carpeta.
En su negocio, su manual de operaciones acta de la misma manera. Sirve
como punto de referencia para toda la informacin importante de la
compaa. Y cuando se utiliza correctamente, no es slo un lugar para ir a
buscar soluciones, es lo primero con que los empleados se familiarizan,
para que puedan saber cmo funcionan las cosas, desde el principio.
Qu contiene un manual de operaciones?
El contenido va a variar de empresa a empresa, pero la estructura de un
manual de operaciones es universal. Debe estar compuesto por las
siguientes reas:
Historia de la empresa, Visin y Organizacin
Productos y Servicios
Polticas
Contratos de puesto
Sistemas (Planes de Accin)
Su manual de operaciones debera referirse esencialmente a dos reas
principales: informacin general de la compaa que todos los empleados de
la organizacin necesita conocer e informacin especfica de su posicin.
Los primeros tres puntos en la lista anterior (Historia de la empresa, visin,
y Organizacin, Productos y Servicios y Polticas) constituyen la parte del
manual que aplica a todos en la organizacin. Estos puntos ayudan a la
gente a entender el cuadro completo, incluyendo la estructura
organizacional de la empresa, lo que ofrece a sus clientes y las polticas
generales bajo las cuales opera.
Los dos ltimos puntos (contratos de puesto y Sistemas) contienen
informacin especfica de una posicin. Obviamente, las responsabilidades
de un director financiero son diferentes a la de un tcnico de laboratorio,

por lo que usted deseara crear manual de operaciones para cada posicin.
En ltima instancia, usted tendr un manual para cada cargo en su
organizacin.
Cmo empezar?
Primero comience por la recoleccin y / o la definicin de la informacin
general de la compaa. Mientras que la documentacin del da-a-da de su
empresa sobre los sistemas operativos, las polticas y los procedimientos no
es ninguna hazaa pequea, es absolutamente fundamental y sirve como
base para todos los manuales que se podrn crear. A continuacin,
documente todos los sistemas individuales necesarios. Un ejemplo simple
de un sistema documentado o Plan de Accin, como nosotros le llamamos,
es el Plan de Accin para hacer caf
A menudo, uno de los componentes ms difciles de un manual de
operaciones es la definicin de tareas y responsabilidades de los puestos de
trabajo especficos. En la terminologa de E-Myth, esto se llama un Contrato
de Posicin. Empiece por listar todas las posiciones en su organizacin, y
abra un archivo fsico y un archivo digital para almacenar todos los
documentos pertinentes a cada puesto de trabajo.
Una vez establecido este inventario de documentacin, usted ser capaz de
identificar los vacos de informacin, y determinar qu materiales an
deben ser desarrollados. Estos Contratos de Posicin individuales van a
describir el lugar donde los empleados encajan en la organizacin, los
sistemas por los que sern responsables, una lista de tareas que debern
completarse, las normas de trabajo que debe cumplir, y qu resultados se
espera de ellos. Los contratos de posicin le proporcionan un documento
que define claramente las responsabilidades y faculta a sus empleados para
cumplir con sus expectativas.
Actualizaciones y Distribucin
Recuerde que el cambio es inevitable y los manuales requieren atencin de
forma regular. Planee sesiones de actualizacin de forma regular y haga un
plan para su distribucin. Se deben programar 1 o 2 sesiones anuales para
asegurar que los elementos del manual de operaciones se mantienen al da.
En estas sesiones, se renen los gerentes y administrativos para hacer una
rpida revisin del contenido del manual, se hacen actualizaciones, se
aade nuevo material, se elimina material obsoleto y se redistribuye el
contenido del documento.
Un manual de operaciones bien armado, con contenido relevante se
convierte en un recurso para la compaa de suma importancia.
Tenga en cuenta que sus manuales de operacin pueden ser carpetas fsicas
y/o archivos electrnicos. El formato que mejor se adapte a su negocio es el
que ser correcto para usted. Slo asegrese de tener respaldos
almacenados en un lugar seguro.
Los manuales de operaciones suenan como una buena idea, son sin duda
una forma organizada de hacer negocios, de crear un gran sistema. Pero, la
gente los usa? Tendrn algn valor real para su negocio? Vale la pena el
tiempo y esfuerzo que le tomar crearlos e implementarlos?

Valo de esta manera. Su negocio puede funcionar razonablemente bien sin

manuales de operacin, pero no est usted buscando algo ms? No est
buscando construir un negocio que funcione, que funcione de verdad- sin
que usted tenga que estar presente todo el tiempo para que as sea?, Si
desea que su negocio tenga un verdadero valor para un comprador
potencial o sucesor, no le parece que tener una forma de hacer negocios
basada en sistemas claramente definidos, le podra dar una ventaja?