UNIDAD 1: FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

1. CONCEPTOS BASICOS
Contabilidad es una tcnica, de las Ciencias Sociales, que se encarga de estudiar,
medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos, con el fin de
servir en la toma de decisiones y control, presentando la informacin, previamente
registrada, de manera sistemtica y til para las distintas partes interesadas.
Posee adems una tcnica que produce sistemticamente y estructuradamente
informacin cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de
las transacciones que efectan las Entidades econmicas y de ciertos eventos
econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de
facilitarla a los diversos pblicos interesados.
Tambin se puede definir como el sistema que mide la actividad en los negocios y
procesa dicha medicin en informes y estados financieros para comunicar
resultados y hallazgos a los encargados de tomar las decisiones.
2. ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA ENTIDAD

Activo: presenta todos los bienes y derechos que son propiedad del negocio
CAJA
Dinero en efectivo; billetes de banco, monedas, cheques recibidos, giros
bancarios, postales, telgrafo, etc.
Aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo disminuye cuando se paga
en efectivo
BANCOS
Valor de los depsitos a favor del negocio, hechos en las distintas
instituciones bancarias
Aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro; disminuye cuando
se expiden cheques contra el banco.
MERCANCIAS
Es todo aquello que se hace objeto de compra o venta
Aumenta cuando nos compran o devuelven mercancas; disminuye cuando se
venden o se devuelven mercancas.

PASIVO: REPRESENTA LAS DEUDAS YOBLIGACIONES A CARGO DEL

NEGOCIO PROVEEDORES
Son las personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado
mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta documental
DOCUMENTOS POR PAGAR Son ttulos de crdito a cargo del negocio, tales
como letras de cambio, pagares, etc.
ACREEDORES DIVERSOS Son las personas a quienes debamos por un
concepto distinto de la compra de mercanca.
3. LA CUENTA
Cuentas en contabilidad. Son las lista ordenadas y codificadas de las cuentas
empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus
nombres y/o nmeros correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la
contabilidad de una empresa.

Qu son las cuentas?

Se refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores
que posee la empresa, facilita el registro de las operaciones contables en los libros
de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone
una empresa.
Elementos que componen una cuenta
1. En la parte superior el nombre del concepto que se est registrando.
2. En el lado derecho se especifican las aplicaciones de los recursos.
3. En el lado izquierdo los orgenes de recursos.
El lado izquierdo tambin se conoce como debe, esto proviene del uso donde
surge la contabilidad.
El lado derecho se conoce como haber, esto proviene de la anotacin que el
contador haca en sus libros cuando efectuaba una compra a crdito o adquira
una obligacin de pagar algo.
En las cuentas se suma y resta el monto de las operaciones y para hacerlo es
necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los
conceptos que integran los estados financieros.
Clasificacin
Las cuentas se clasifican en tres grupos:
Cuentas de Activo: son las que controlan los bienes y derecho propiedad de la
empresa.
El activo aumenta cargndole Debe y disminuye abonndole Haber.
Cuentas de Pasivo
Son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, el pasivo
aumentan abonndo los Haber y disminuyen cargndolos Debe
Cuentas de Capital Contable
Son las que controlan tanto las utilidades as como las prdidas y ganancias de la
empresa, aumentan abonndole Haber y disminuyen cargndolos.

4. ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros bsicos o estados contables bsicos los podemos
definir como un registro formal de las actividades financieras de una empresa,
persona o entidad.

En el caso de una empresa, los estados financieros bsicos son toda la

informacin financiera pertinente, presentada de una manera estructurada y en
una forma fcil de entender. Por lo general incluyen cuatro estados financieros
bsicos, acompaados de una explicacin y anlisis.

Balance de Situacin: tambin se conoce como un balance general o

balance contable, informa sobre los activos de una empresa, pasivos y
patrimonio neto o fondos propios en un punto momento dado.

Cuenta de Resultados: tambin se le conoce como cuenta de prdidas y

ganancias e informa sobre los ingresos de una empresa, los gastos y las
ganancias o prdidas en un perodo de tiempo. Incluye por tanto las ventas
y los diversos gastos en que ha incurrido para conseguirlas.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: explica los cambios en los

fondos propios o patrimonio neto de la empresa durante el perodo que se
examina.

Estado de flujos de efectivo: informa sobre los movimiento de flujos de

efectivo de la empresa en contraposicin con la cuenta de resultados que
utiliza el criterio del devengo y no tiene en cuenta los movimiento
ocasionados por la inversin y financiacin.

Informe de Gestin: consiste en una explicacin y anlisis de los datos ms

significativos de los estados anteriores y de las decisiones que han llevado
a ellos, as como de las decisiones y expectativas de la organizacin para el
futuro.

UNIDAD 2. PROCESOS CONTABLES

1. REGISTRO DEL IVA

La ley del Impuesto al Valor Agregado establece que el impuesto se causar hasta
que efectivamente se cobre al cliente y en consecuencia tambin se podr
acreditar cuando sea pagado efectivamente a los proveedores o acreedores.
Esta mecnica del registro del IVA requiere que sea necesario llevar las
siguientes cuentas para su registro:1. IVA acreditable o pagado. En esta
cuenta se cargar el monto del impuesto que se haya pagado al adquirir un
artculo pagar un servicio y el cul se haya pagado en efectivo.2.IVA acreditable
No pagado o por acreditar. En esta cuenta se cargar el monto del impuesto
que los proveedores acreedores nos trasladaron en la factura por la compra de
bienes o servicios, pero que ha quedado pendiente de pago, es decir, aquella en
que nos concedieron crdito.3. IVA por Pagar Causado. En esta cuenta se
abonar el monto del impuesto que trasladamos a nuestros clientes en la
factura por la venta de bienes o servicios y la cual nos pagaron en efectivo.4.
IVA por Pagar No Causado. En esta cuenta se abonar el monto del impuesto
(IVA) que trasladamos a nuestros clientes en la factura por la venta de bienes o
servicios, pero que sta ha quedado pendiente de cobro, o sea, les concedimos
crdito. El registro contable de las operaciones deber realizarse
considerando los principios hasta ahora vistos, las cuentas de nuestro catlogo no
se ven afectadas y podrn registrarse bajo el mtodo que la empresa decida
utilizar, solamente habr que considerarse el hecho de que estas cuentas deben
ser tomadas en cuenta como activo circulante en el caso del IVA acreditable
y por acreditar. Mientras que el IVA por pagar o no causado, formar parte del
pasivo a corto plazo.
2. DOCUMENTOS FUENTES
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable.
Contiene, la informacin necesaria para el registro contable de una operacin,
y tiene la funcin de comprobar razonablemente la realidad de dicha
operacin. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos
que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las
obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumpli

con los ordenamientos jurdicos y normativos aplicables. b) Documentos

Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los
registros contables de la dependencia o entidad.

FACTURA: Es un documento tributario de compra y venta que registra la

transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para
acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida
la operacin. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice
con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al
crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de
exportacin. Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que
posea nmero de Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose
este requisito en operaciones de exportacin.
Elementos que la Integran:

Fecha de la operacin
Monto de la operacin
Datos de identificacin del vendedor
Datos de identificacin del comprador
Descripcin de las mercancas (modelo, tamao, marca, etctera).
Fecha de pago
Las condiciones para el reclamo o devolucin

Caractersticas principales:

Se originan por la compra - venta de bienes

Expresan la conformidad tanto del proveedor como el cliente

3. CATALOGO DE CUENTAS
El catlogo de cuentas, es el plan de cuentas que sirve para el registro,
clasificacin y aplicacin de las operaciones a las actividades correspondientes.
Tambin un catlogo de cuentas, es una lista ordenada de cuentas, o sea, un
listado de las mismas, que en un momento determinado son las requeridas
para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeta, por ende, a
una permanente actualizacin.

Objetivos.

Es la base del sistema contable

Es la base y gua en la elaboracin de los estados financieros
Sirve de gua en la elaboracin de presupuestos
Es imprescindible si se cuenta con un sistema automatizado.

Por lo anterior, se puede decir que, al elaborar un catlogo de cuentas, se debe

tomar en consideracin el tipo de empresas, sus actividades y operaciones y
el volumen de las mismas, para preparar una adecuada agrupacin y
clasificacin de las cuentas y sub cuentas.
Clasificacin del Catlogo de Cuentas.
Se puede clasificar el catlogo de cuentas en las siguientes formas:
1. Sistema decimal: Se basa en la clasificacin de grupos y sub grupos tomando
como base la numeracin del 0 al 9
2. Sistema Numrico: Se basa en la clasificacin de grupos y sub grupos
asignando un nmero corrido a cada una de las cuentas.
3.Sistema Nemotcnico: Se basa en el empleo de letras que representan
una caracterstica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su
recuerdo: A(activo) C (circulante) C(caja) = ACC
4. Sistema Alfabtico: Se basa en la aplicacin del alfabeto para clasificar las
cuentas
5. Sistema Combinado: Son una combinacin de las anteriores.
Normalmente los ms utilizados son los numricos combinados con decimales.
4. ACIERTO DE DIARIOS Y ESQUEMAS
El registro en esquema de mayor o cuenta T es la forma ms simple de
representar el proceso contable y se utiliza con fines prcticos para hallar en forma
rpida el saldo de una cuenta sin necesidad de acudir a la mecnica formal de la
contabilidad financiera, sin embargo en la realidad, la cuenta T se usa como un
borrador para proyectar los asientos antes de efectuar su registro en forma
definitiva. La cuenta T tiene las ventajas de mostrar los aumentos y disminuciones
que sufre la cuenta despus de cada operacin pero tiene dificultades para
visualizar la partida doble por lo que se hace necesario referenciar cada asiento
con nmeros o letras, este tipo de registro tiene un propsito didctico, pero no
validez legal, pues se registra directamente en la cuenta mayor sin seguir el orden
cronolgico exigido por ley ni discriminar en forma detallada cada operacin. El
registro formal en contabilidad financiera se realiza utilizando el esquema
denominado de libro diario o esquema de diario, en el cual a diferencia de la

cuenta T, la unidad de registro es el hecho econmico o transaccin y cobra mayor

importancia la partida doble, pues en cada registro se aprecia al primer golpe de
vista sin necesidad de utilizar referencias de ningn tipo. El asiento en esquema
de diario o asiento de diario debe cumplir ciertas formalidades tales como la fecha
de la operacin, el cdigo asignado a la cuenta que se est afectando, el nombre
completo de la cuenta (De acuerdo al artculo 9 del decreto 2894 de 1994 la
denominacin de las cuentas puede utilizar abreviaturas o parte del nombre), los
valores en las columnas DEBE y HABER, las cuales deben sumar igual para
respetar la partida doble y una descripcin breve de la transaccin o detalle de la
misma.
Para ejemplarizar el esquema de diario, nos remitiremos al ltimo asiento
realizado en cuenta T que reza:
Noviembre 7. Se compra a crdito, tiles de escritorio a Papelera El Globo por $
567.124. IVA incluido segn factura 000712 con cheque N 3804380 del Banco
Unido cta. 281927191.

Para efectos didcticos en el libro, el asiento de diario se presentar en la forma

anterior, especificando el cdigo del grupo, de la cuenta mayor y submayor hasta
llegar al cdigo de la cuenta auxiliar segn la codificacin del PUC. Esto le da ms
claridad al asiento y ayuda al estudiante a entenderlo.
En la prctica real el asiento de diario tendr la siguiente forma:

Como se puede apreciar, de esta manera al primer golpe de vista no se sabe que
estamos registrando un gasto a crdito, a menos que se tenga un conocimiento
muy exacto de la codificacin del PUC, lo cual solo se logra por medio de larga
prctica.

UNIDAD 3: INFORMACION FINANCIERA

1. BALANZA DE COMPROBACION
Qu es la balanza de comprobacin?
La balanza de comprobacin es una lista de todos los saldos, deudores y
acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad,
sumndolos en columnas separadas; esto es as a consecuencia de que la
contabilidad con base en la partida doble deriva su nombre del hecho de que el
registro de toda operacin requiere el asiento de dbitos y crditos de una
operacin que suman igual importe, resulta obvio que el total de dbitos de todas
las cuentas debe ser igual al total de los crditos.
Sirve para localizar errores dentro de un perodo identificado de tiempo y facilita el
encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos
de las cuentas que sern empleados en la preparacin de los estados financieros.
Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al
contador informacin para preparar los estados financieros peridicos, ya que le
es mucho ms sencillo utilizar los datos de la balanza que tomndolos
directamente del mayor.
El balance de comprobacin es un estado que surge del mayor. Es un registro
de la informacin que suministra aqul y que garantiza que se ha efectuado la
totalidad de las transcripciones originadas en el Diario, basadas en los principios
de la partida doble. Se realiza la sumatoria de todos los dbitos y crditos en
forma separada; deben ambas columnas ser iguales. De esta forma, se verifica
que el pase de los asientos del Diario al Mayor se efectu correctamente. Incluye
todas las cuentas del Mayor y expresa la suma de todos los dbitos y crditos de
cada cuenta y tambin sus saldos. Sirve para comprobar si el pase del libro Diario
al Mayor ha sido efectuado en forma correcta. Es el punto de partida del balance
general.
El Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos es un instrumento que, como
su nombre indica, sirve de comprobacin de las sumas deudoras y acreedoras y
de los saldos deudores y acreedores de las cuentas utilizadas durante un periodo
determinado. Asimismo suele contener las sumas y saldos acumulados de

periodos anteriores. Para poder elaborarlo es necesario sumar todas las

anotaciones realizadas durante el periodo deseado, calculando las sumas y saldos
deudores y acreedores de todas las cuentas utilizadas por una empresa.
Dependiendo del objetivo pretendido, un Balance de Comprobacin de Sumas y
Saldos puede referirse a la totalidad de las cuentas utilizadas o a una parte de
ellas. Por ejemplo, podra elaborarse un Balance de Comprobacin que incluyese
solamente las cuentas de clientes, al objeto de realizar un anlisis de este
conjunto particular de activos.

2. ESTADOS DE RESULTADOS
El estado de resultados, tambin conocido como estado de ganancias y prdidas,
es un estado financiero conformado por un documento que muestra
detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o prdida que ha generado
una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
Ejemplos de ingresos podran ser las ventas, los dividendos y los ingresos
financieros; mientras que ejemplos de gastos podran ser la compra de
mercaderas, los gastos de personal, los gastos financieros, los alquileres, los
seguros, las depreciaciones y los impuestos.
El beneficio o prdida vendra a ser el resultado de la diferencia entre los ingresos
y los gastos; hay beneficio cuando los ingresos son mayores que los gastos, y hay
prdida cuando los ingresos son menores que los gastos.
En cuanto al periodo de tiempo que comprende un estado de resultados, ste
suele corresponder al tiempo que dura el ejercicio econmico de una empresa, el
cual suele de ser un ao; aunque cabe destacar que el estado de resultados es un
documento flexible y adems de elaborarse estados de resultados anuales,
tambin suelen elaborarse estados de resultados mensuales y trimestrales.
El estado de resultados nos permite saber cules han sido los ingresos, los gastos
y el beneficio o prdida que ha generado una empresa, analizar esta informacin
(por ejemplo, saber si est generando suficientes ingresos, si est gastando
demasiado, si est generando utilidades, si est gastando ms de lo que gana,
etc.), y, en base a dicho anlisis, tomar decisiones.
Pero tambin nos permite, al comparar un estado de resultado con otros de
periodos anteriores, conocer cules han sido las variaciones en los resultados (sin
han habido aumentos o disminuciones, y en qu porcentaje se han dado), y as
saber si la empresa est cumpliendo con sus objetivos, adems de poder realizar
proyecciones en base a las tendencias que muestren las variaciones.

3. BALANCE GENERAL
Los estados financieros son parte esencial de la informacin de una empresa ya
que reflejan la situacin financiera general adems de ser de gran utilidad para la
toma de decisiones en diferentes rubros como lo son: inversiones, compras,
estrategias de ventas, listas de precios, solicitudes de prstamos y planeacin de
pagos. Por esto es fundamental conocerlos y analizarlos de manera correcta.
En artculos anteriores te compartimos informacin acerca del estado de
resultados y la informacin que provee para tu empresa. En esta ocasin vamos a
enfocarnos en otro de los principales estados financieros con que debes contar en
tu organizacin para obtener un panorama completo del desempeo financiero, el
balance general.
Qu es un balance general?

El balance general o estado de situacin financiera es un reporte financiero que

funge como una fotografa al reflejar la situacin financiera de una empresa a una
fecha determinada. Est conformado por las cuentas de activo (lo que la empresa
posee), pasivo (deudas) y la diferencia entre estos que es el patrimonio o capital
contable. Este reporte por lo general es realizado al finalizar el ejercicio de la
empresa de manera anual (balance final), sin embargo para fines de informacin
es importante que los realices con una periodicidad mensual, trimestral o
semestral para un mejor seguimiento.
La informacin que obtienes de un balance general se debe tomar en cuenta para
el da en que ste se realiza ya que, al transcurso de los das la situacin
financiera de la empresa habr cambiado. Este estado financiero es de gran
importancia para dar a conocer a los propietarios, socios y accionistas si la
operacin de la empresa se ha llevado de la manera correcta, si los recursos se
han administrado eficientemente y si los resultados de estos procesos son ptimos
o son deficientes. Es un buen punto de referencia para conocer la salud financiera
de la organizacin.
Componentes del Balance General

Los elementos que constituyen el estado de situacin financiera o balance general

se dividen en tres grandes rubros:
1. Activos: En este apartado se incluye todo lo que la empresa posee de valor y
se clasifica en orden de mayor a menor liquidez de la siguiente manera:
a) Circulantes: Son los derechos, bienes o crditos que pueden ser convertidos
en efectivo en el plazo menor a un ao o al cierre del ejercicio. En esta categora
se incluyen las siguientes cuentas contables,
- Caja
- Bancos
- Cuentas por cobrar
- Inventarios
b) Fijos: Un activo fijo es un bien propiedad de la empresa, ya sea tangible o
intangible, que no se convierte en efectivo a corto plazo y que por lo general son
necesarios para el funcionamiento de la empresa por lo que no se destinan a la
venta. En este rubro estn las siguientes cuentas contables:

Maquinaria y equipo

Equipo de transporte

Mobiliario y equipo de oficina

Equipo de cmputo

Edificios

Terrenos

c) Diferidos: No son propiamente activos, sin embargo se consideran en este

apartado. Representan costos y gastos que se han pospuesto para cargarse en
perodos futuros. Algunos ejemplos son los siguientes:

Seguros pagados por anticipado

Arrendamientos anticipados

Intereses sobre obligaciones financieras descontados por anticipado

2. Pasivos: Son las deudas u obligaciones que la empresa posee, en este

apartado se representa lo que se debe a terceros, a instituciones bancarias,

proveedores, etc. Se clasifican de acuerdo al nivel de exigibilidad, es decir el plazo

en que se tienen que liquidar quedando de la siguiente manera:
a) Circulante: Son las deudas de la empresa con un plazo menor a un ao, las
cuales se consideran de corto plazo y existe la intencin de que estn en
constante rotacin. Algunas de las cuentas que incluyen son,

Obligaciones bancarias

Cuentas por pagar a proveedores

Anticipos de clientes

Cuentas por pagar a acreedores

Impuestos por pagar

b) Largo plazo: En este rubro se identifican las deudas contradas por la empresa
que se deben de liquidar en un plazo mayor a un ao. Como por ejemplo:

Crditos bancarios.

Documentos por pagar

c) Diferido: En esta clasificacin se encuentran los adeudos cuya aplicacin

corresponde a resultados de ejercicios futuros a la fecha del balance. Por ejemplo:

Ingresos recibidos por anticipado

Reembolsos del ingreso anticipado

3. Patrimonio o Capital: Representa los recursos que los socios o propietarios

han invertido en su empresa. El monto total de los activos debe ser igual a la suma
del total de los pasivos ms el capital.
Objetivos del Balance General
El principal propsito para el que se prepara un balance general es conocer la
posicin financiera de la empresa en un periodo determinado. Al realizar este
reporte obtendremos a su vez informacin relevante para tomar decisiones de
negocio como por ejemplo:

 Naturaleza y valor de los activos

Naturaleza y alcance de las obligaciones
Capacidad actual de capital

ADMINISTRACION
UNIDAD 1: INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION
1. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
El hombre es un ser social y su actividad individual lo es tambin; sta es la razn
de que la administracin debe conceptuarse como una funcin social. Dado que la
administracin es una actividad inherente a cualquier organismo social, sobre esta
base es posible conceptuarla y definirla. Diferentes autores han presentado el
concepto de Administracin, entre los cuales destacan los siguientes: Es una
ciencia social que persigue la satisfaccin de los objetivos institucionales por
medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. (Jos A
Fernndez Arenas)
La administracin es el proceso de disear y mantener un ambiente en el que los
individuos, trabajando en grupos de manera eficiente, alcancen objetivos
seleccionados.
PRINCIPIOS
La definicin etimolgica es la forma ms usual de la definicin nominal, o sea, la
explicacin del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia,
valindonos para ello de los elementos fonticos que la forman.

De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del

concepto que esa misma palabra expresa.
La palabra administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta
ltima palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus,
comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como trmino de
comparacin.
La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis,
comparativo de superioridad, y de ter.
As magister, indica una funcin de autoridad, minister expresa precisamente lo
contrario; subordinacin: el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que
presta un servicio a otro.
La etimologa nos da pues la idea que la administracin se refiere a una funcin
que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta.
Sin embargo, la administracin puede definirse de diversas formas, al igual que
muchas otras reas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla
para efectos de su fcil comprensin e incluyendo sus aspectos ms importantes a
travs del anlisis y sntesis de diversos especialistas en la materia:
Brook Adams. La capacidad de coordinar hbilmente muchas energas sociales
con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar
como una sola unidad.
Koontz & O'Donnell. La direccin de un organismo social, y su efectividad en
alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
George Terry. La administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado,
mediante el esfuerzo ajeno.
Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Wilburg Jimnez Castro. En "La llave del xito", con base en los anteriores
conceptos, y haciendo uso de su fondo comn se propone la siguiente definicin:

2. CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION Y SU RELACION CON

OTRAS AREAS.
- La administracin posee ciertas caractersticas que estn juntas y no se pueden
separar las cuales la diferencian de otras disciplinas:

1. Universalidad.
Existe en cualquier grupo social y puede ser aplicada en todo tipo de
empresa.
2. Valor instrumental
La administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s
misma: mediante sta se
busca obtener determinados resultados.
3. Unidad Temporal
Cada etapa y fase dentro del proceso administrativo se distinguen en forma
individual, esto no quiere decir que existan en forma separada, al contrario la
administracin es un proceso en el que todas sus partes se complementan.
4. Amplitud del ejercicio:
Dentro de una organizacin puede ser empleada en todos los niveles o
reas.
5. Especificidad:
La relacin que existe entre la administracin y otro tipo de ciencias, no
interviene dentro de las caractersticas que la distinguen.
6. Interdisciplinariedad:
La administracin se encuentra relacionada con aquellas
tcnicas que ejercen eficiencia en el trabajo.

ciencias y

7. Flexibilidad:
Cada uno de los principios y fases administrativas, estn en la funcin de
acostumbrarse a las necesidades que cada grupo social tiene y en las cuales se
aplicaran.
RELACIN DE LA ADMINISTRACIN CON OTRAS CIENCIAS
La educacin administrativa corresponde al desarrollo econmico y social de los
diferentes pases; el papel del administrador consiste en ser lder y factor del
cambio, consecuentemente la administracin se encuentra ntimamente
relacionada con otras disciplinas dependientes de las necesidades del campo de
accin.
En general la administracin se encuentra relacionada con las siguientes ciencias:

Matemtica
- Es la ciencia que se encarga del estudio de nmeros, figuras geomtricas, etc.
Su relacin:
Las contribuciones ms importantes de la administracin se establecen en el rea
de las matemticas empleadas en: modelos probabilsticas, simulacin,
investigacin de operaciones.
Contabilidad
Es el apoyo para establecer balances, inventarios mediante los cuales podemos
conocer como se encuentra econmicamente la empresa.
Economa
La economa es la ciencia que se dedica a realizar el estudio de los mecanismos
que regulan la produccin, reparticin y consumo de las riquezas
Su relacin:
La administracin se encarga en obtener mximo de resultados con el mnimo de
los esfuerzos.
Esta ayuda a conocer la contabilidad ms acertadamente de acuerdo a la
actividad de la empresa, por medio de la economa aprendemos a gastar menos
dinero y a usarlo con calidad; es decir a optimizar los recursos.
Estadstica
Esta ciencia se encarga de estudiar los conjuntos de datos numricos para
obtener inferencias basadas en el clculo de probabilidades.
Su relacin:
Se relaciona por que ayuda al administrador a presentar mediante grficos cual
es el estado y la economa de la empresa.
Psicologa
Ciencia que trata del espritu, de la conciencia, del Carcter, y modo de ser de
cada persona.
Su relacin:

Se relacionan por que se puede entender el comportamiento de cada uno de los

trabajadores que forman parte de una organizacin.
Sociologa
Es la ciencia que se encarga del estudio de la constitucin y de las sociedades
humanas.
Su relacin:
Permite que el administrador conozca como se relacionan cada uno de los
miembros de una empresa dentro del ambiente laboral.
Antropologa
Es aquella ciencia que trata sobre el estudio del hombre.
Su relacin:
Se relaciona por que esta asignatura proporciona conocimiento sobre el inters
de grupo, a su vez estudia la cultura del individuo desde el punto de vista racial.
Marketing
Estudia los principios y prcticas que buscan el aumento del comercio,
especialmente de la demanda.
Su relacin:
Se relacionan por que mediante esta tcnica se alcanzan o se realizan mayores
ventas o negocios.
Publicidad
Conjunto de medios que se emplean para divulgar o extender la noticia de las
cosas o de los hechos.
Su relacin:
Contribuye en dar a conocer las ventajas y beneficios de cada uno de los
productos que se anuncian, de tal forma que el pblico en general se pueda
enterar sobre la existencia de determinados productos y de las ventajas que estos
poseen.
Informtica

Conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas que hacen posible el tratamiento

automtico de la informacin por medio de ordenadores.
Su relacin:
Para la administracin es un valioso apoyo, el mantener en su memoria datos
numricos, estadsticos, etc.; de los productos y servicios que la organizacin
brinde a los clientes.
Derecho
Es la ciencia que se dedica al estudio de leyes y disposiciones a las cuales la
sociedad est obligada a cumplir.
Su relacin:
La legislacin ha influido en la administracin y como ciencia normativa, afecta la
actuacin administrativa.
Ingeniera Industrial.
La ingeniera industrial es un conjunto de tcnicas administrativas, que se usan
fundamentalmente para el mejoramiento de los procedimientos, sistemas,
mtodos, etc. y que, aplicados en una planta industrial.
Su relacin:
La relacin que existe entre la administracin y la ingeniera industria se produce
mediante sus graduados en ingeniera, debido a que ellos se encuentran en la
funcin de prestar sus servicios en una planta industrial, en la cual, al actuar
como jefes, necesitan conocer en su totalidad, para poder ejercer las distintas
tcnicas de administracin, en las distintas reas que ejerzan su funcin.
COMENTARIOS:
- La relacin que existe entre la administracin y otras ciencias, disciplinas, no es
causante para que cada una de ellas pierdan sus cualidades, ni esencia, sino al
contrario, que esta unin represente un mayor conocimiento acerca de diferentes
temas hacia las personas.
- La administracin es una ciencia interdisciplinaria y esto es de vital importancia,
debido a que gracias ello se logra producir una relacin entre varias de ellas.
3. EMPRESAS

La administracin de empresas es una actividad destinada a organizar los

recursos empresariales, humanos y materiales, en vistas a la consecucin de sus
objetivos. Para ello se elabora un plan estratgico en miras a la misin o fin a largo
plazo que la organizacin se propone. Para planificar se deben tomar en cuenta
las fortalezas y debilidades del emprendimiento, y su relacin con otras empresas,
en cuanto a su posicionamiento relativo, para lo que se requiere una investigacin
del mercado del que se trate.
Quien se ocupa de administrar la empresa debe producir con el mnimo costo el
mximo beneficio, siendo sus claves de accin, la eficiencia, la eficacia, la
organizacin, la investigacin, las ideas innovadoras y la toma de decisiones.
Modernamente el ambiente cambiante y altamente competitivo en que las
empresas desarrollan su existencia, obliga para subsistir y crecer, que los
administradores de empresas estn permanentemente informados de las nuevas
necesidades de los usuarios o consumidores, de las normas legales vigentes, de
los avances tecnolgicos, de los cambios en la competencia, para ir organizando y
reorganizando sus propios recursos, a travs de la estructura empresarial y de las
estrategias o caminos escogidos para alcanzar sus fines.

Una vez hecha la planificacin y puesta en marcha de la accin empresarial, debe

ejercerse el proceso de control, que consiste en comparar el rendimiento real con
el esperado, no solo en cuanto a las ventas y rditos obtenidos, sino tambin en
cuanto al desempeo del personal o a la calidad de lo producido. De ser
necesario, deben realizarse actividades correctivas.

4. CREACION DE LA EMPRESA
Para acometer la tarea de crear una empresa o iniciar una actividad profesional
debes concretar todas las ideas en un PROYECTO que puedas presentar y
discutir con colaboradores, socios, fuentes financieras, asesores, proveedores
Y que te sirva adems para reflexionar antes de la puesta en marcha
Este documento es el producto de un estudio debe servir para madurar y concretar
ideas, para mejorar sus resultados, y para que se pueda hacer una evaluacin y
control de las desviaciones que posteriormente se produzcan.
Este Proyecto debe tener al menos los cinco captulos que te indicamos:
1.- Productos, equipos, locales

Ver procesos de elaboracin o canales de compras. Estudio de los costos fijos y

variables. Experiencias personales o ajenas de esta actividad, puntos fuertes en
los que apoyar esta nueva actividad, puntos dbiles. Apoyos externos ,
conocimiento del medio, dificultades del sector, sistema de ventas
2.- Organizacin y estructura
Definir y concretar objetivos a corto y medio plazo. Confeccionar organigramas,
definir la organizacin de la actividad, asignar funciones a los participantes y
socios, concretar retribuciones, distribucin de beneficios, planificar la solucin a
posibles prdidas.
3.- Plan econmico y financiero
-Conocimiento y valoracin de las inversiones iniciales y posteriores. Medios
financieros. Cuadro concreto de la marcha mensual de la actividad en sus
trminos financieros y de resultados. A corto y medio plazo. Desglosar por partidas
y conocer los ratios o porcentajes de cada una de ellas.
4.- Planificacin jurdica y fiscal
Eleccin de la forma jurdica, y conocimiento de las obligaciones fiscales.
Participacin de socios, administradores, directores
-Organizacin contable.
Licencias de Ayuntamiento, Comunidades, Patentes y Marcas
5.- Estudio de mercado
Qu hay que vender, a quin hay que vender, cmo vender, anlisis del
mercado, competencias, fases de iniciacin, desarrollo y cada de los productos.
Estrategias y polticas de venta y precios. Publicidad. Relaciones pblicas.
Una vez estudiados estos cinco captulos,es necersario reestudiar, redefinir,
contrastar, y presentar a asesores y colaboradores, y escuchar opiniones.

UNIDAD 2: PLANEACION Y ORGANIZACIN

1. FILOSOFIA INSTITUCIONAL Y PROCESO ADMINISTRATIVO
La filosofa organizacional es uno de los elementos principales para el perfecto y
exitoso funcionamiento de una organizacin, llmese empresa, ente econmico,
fundacin, etc., esto conlleva a una distincin, reconocimiento y competitividad en
el rea o sector que se desempee.
Tambin llamada cultura organizacional, tiene como objetivo cumplir una serie de
reglas y normas con el fin de una eficaz produccin y proyeccin, haciendo que
sus miembros se sientan parte de la organizacin a la que pertenecen, es decir, se
comprometan con su labor u objetivo, lo cual conduce por los mismos valores,
creencias y lenguajes; adicionalmente, como antes mencionado la componen un
sin numero de valores y cualidades las cuales son los factores mas relevantes,
como lo son el respeto, la honestidad, la solidaridad, el trabajo en equipo, la
comprensin, la tolerancia, la unin, la exigencia, entre otros.
Ya mencionado el valor del compromiso, se enfoca en que el individuo
perteneciente a un grupo de trabajo quien busca una satisfaccin plena de sus
necesidades, por medio del alcance de los objetivos o deseos puros
organizacionales para as recibir una retribucin. No se halla filosofa
organizacional sin un grupo o equipo de trabajo, debido a que el planificar un

deseo personal seguramente es mas fcil de cumplir un plan de accin y

satisfacer sus deseos, que a diferencia de una idea colectiva la cual deben
coordinar, complementar y tolerar las ideas del otro, esto conlleva a un punto de
partida para que la cultura organizacional tenga buenas bases y principios, de tal
manera que sea llevadera lo mas acertado posible.
No es tarea fcil, establecer que cada uno de los integrantes del equipo, en este
caso los empleados, adopten costumbres, actitudes y pensamientos diferentes de
los propios, as que enlazado con la filosofa organizacional se plantea la misin,
visin y polticas de la organizacin para que sea un poco mas factible que los
individuos se ajusten y no se presenten distorsiones o malas decisiones en el
momento de llevar a cabo el plan de accin. No solo el establecer un plan, sino
mantenerlo tambin es proceso de la cultura, llevado de la mano con la idea que al
tener un movimiento constante y dinmico llega a ser un rival fuerte, es decir,
altamente competitivo. Complementando lo nombrado anteriormente referente al
xito de la organizacin, se debe tener en cuenta los deseos de sus miembros y
necesidades a satisfacer, factores como el ambiente laboral, disposicin para
realizar su objetivo, patrocinio para obtener mayores conocimientos, incentivos
por excelente desempeo y productividad, entre otros, da a conocer que son pieza
clave en el desarrollo del equipo por el cual fueron aceptados y quien pretende
mejorar su calidad de vida y motivar para el logro de sus deseos puros.

2. PLANEACION

Su concepto
La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y nmeros necesarias para su
realizacin.
Goetz ha dicho que planear es hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no
habran ocurrido. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos la futura
accin. En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que habr de
lograrse en el futuro. Por eso Anthony afirma que planear consiste en el proceso
para decidir las acciones que debern realizarse en el futuro.
Su importancia
Planear es tan importante como hacer, porque:

La eficiencia, obra de orden, no puede venir del caso de la improvisacin

As como en la parte dinmica lo central es dirigir, en la mecnica el centro es
planear; si administrar es hacer a travs de otros, se necesita primero hacer
planes sobre la forma como esa accin habr de coordinarse.
El objetivo sera infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser
realizado integra y eficazmente; lo que en la previsin se descubri como posible y
conveniente, se afina y corrige en la planeacin.
Todo el plan tiende a ser econmico; desafortu7nadamente, no siempre lo parece,
porque todo plan consume tiempo que, por lo distante de su realizacin, puede
parecer innecesario e infecundo.
Todo control es imposible se no se compara con el plan previo. Sin planes se
trabaja a ciegas.
La planeacin permite enfrentarse a las contingencias que se presentan con las
mayores posibilidades de xito, eliminando la improvisacin.

3. ORGANIZACIN
La organizacin es la funcin administrativa relacionada con la distribucin de
tareas a los equipos o departamentos. Por consiguiente, es el proceso de distribuir
y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los
miembros de una empresa, para conseguir los objetivos fijados.
Organizar consiste en identificar y clasificar las actividades de la empresa; tambin
involucra agrupar las actividades que conducirn a cumplir todos los objetivos
impuestos, asignndole cada una de esas actividades a una persona en particular.
(Delegar funciones).
Para esto es fundamental determinar que cargos hay disponibles y que perfil de
trabajador se requiere para desempear la actividad determinada.
Una empresa puede organizarse por reas, en las que una persona con autoridad
y responsabilidad desempea varias actividades especficas. As mismo en una
empresa se deben organizar las labores de tal forma que las personas conozcan
sus funciones y sepan quien dirige o coordina los trabajos.
Elementos de la organizacin
Divisin del trabajo: Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que
abarca
las
siguientes
etapas:
La primera: jerarquizacin, que dispone de las funciones del grupo social por
orden
de
rango,
grado
o
importancia.
La segunda: departamentalizacin, que divide y agrupa todas las funciones y
actividades, en unidades especficas, con base en su similitud.

Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo

social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en desarrollo de
los objetivos.
En general, lo que hace toda empresa es agrupar sus actividades y personas de
acuerdo con las funciones que realiza. Las funciones bsicas de una empresa
son:
Produccin: creacin y procesamiento de bienes y mercancas, incluyndose su
concepcin, procesamiento en las diversas etapas, transformacin, fabricacin,
manufactura
de
un
producto,
prestacin
de
un
servicio.
Ventas: capacidad de encontrar clientes, pacientes, parroquianos, estudiantes o
miembros que acepten un bien o un servicio a cierto precio o costo.
Finanzas: reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa.
La base de toda empresa es el organigrama o distribucin de funciones por
departamentos.

UNIDAD 3: DIRECCION Y CONTROL

1. DIRECCION O EJECUCION
La direccin, que sigue a la planeacin y la organizacin, constituye la
tercera funcin administrativa. Definida la planeacin y establecida la
organizacin, slo resta hacer que las cosas marchen. ste es el papel de la
direccin: poner a funcionar la empresa y dinamizarla. La direccin se relaciona
con la accin cmo poner en marcha-, y tiene mucho que ver con las personas:
se halla ligada de modo directo con la actuacin sobre los recursos humanos de
la empresa.
Importancia
Las personas deben ser utilizadas en sus cargos y funciones, entrenadas, guiadas
y motivadas para lograr los resultados que se esperan de ellas. La funcin de
direccin se relaciona directamente con la manera de alcanzar los objetivos a
travs de las personas que conforman la organizacin. La direccin es la funcin
administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los
administradores en todos los niveles de la organizacin, y de sus respectivos
subordinados. Para que la planeacin y la organizacin puedan ser eficaces,
deben ser dinamizadas y complementadas por la orientacin que debe darse a las
personas
mediante
la comunicacin,
capacidad
de liderazgo y motivacin adecuadas. Para dirigir a los subordinados, el

administrador debe en cualquier nivel de la organizacin en que se encuentrecomunicar, liderar y motivar. Dado que no existen empresas sin personas, la
direccin constituye una de las ms complejas funciones administrativas porque
implica orientar, ayudar a la ejecucin, comunicar, liderar, motivar, entre otros. La
direccin es un proceso interpersonal que determina relaciones entre individuos.
La direccin debe incluir dos aspectos: guiar y motivar el comportamiento de los
subordinados, adecundolos a los planes y cargos establecidos y comprender los
sentimientos de los subordinados y los problemas que enfrentan cuando traducen
los planes en acciones completas.
Tipos de Direccin
Dirigir significa explicar los planes a los dems y dar instrucciones para ejecutarlos
teniendo como mira los objetivos por alcanzar. Los directores se encargan de
dirigir a los gerentes, stos dirigen a los supervisores y stos a su vez a los
empleados u obreros. La direccin puede presentarse en tres niveles distintos:
1.

Nivel global: abarca la empresa como totalidad; es la direccin propiamente

dicha. Concierne al presidente de la empresa y a cada director en su rea
respectiva. Corresponde al nivel estratgico de la empresa.

2.

Nivel departamental: abarca cada departamento o unidad de la empresa.

Es la denominada gerencia. Involucra al personal de mandos medios, es decir,
la mitad del organigrama. Corresponde al nivel tctico de la empresa.

3.

Nivel operacional: abarca cada grupo de personas o de tareas. Se

denomina supervisin. Incluye el personal de base del organigrama.
Corresponde al nivel operativo de la empresa

2. CONTROL
La palabra control tiene varios significados en administracin; los tres principales
son:
1.

Control como funcin restrictiva y coercitiva: utilizado para evitar ciertos

desvos indeseables o comportamientos no aceptados. En este sentido, el
control tiene carcter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como
coercin, delimitacin, inhibicin y manipulacin. Es el denominado control
social aplicado en la sociedad y en las organizaciones para inhibir el
individualismo y la libertad personal.

2.

Control como sistema automtico de regulacin: utilizado para mantener

cierto grado constante de flujo de modo automtico en las refineras
de petrleo y las industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico.
El mecanismo de control detecta posibles desvos o irregularidades y
proporciona, automticamente, la regulacin necesaria para volver a la

normalidad. Cuando algo est bajo control, significa que est dentro de lo
normal.
3.

Control como funcin administrativa: forma parte del proceso administrativo,

junto con la planeacin, la organizacin y la direccin.

4.
Finalidad del Control

Estandarizar
el
desempeo
mediante
inspecciones,
supervisiones, procedimientos escritos o programas de produccin.

Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala

utilizacin, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos
de auditora y divisin de responsabilidades.

Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa,

mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadstico de
calidad y sistemas de incentivos.

Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por

los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices
y polticas, normas y reglamentos y sistemas de auditora.

Medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas

de evaluacin de desempeo del personal, supervisin directa, vigilancia y
registros, incluida la informacin sobre produccin por empleado o sobre
prdidas por desperdicio por empleado, etc.

Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulacin de stos en la

planeacin, puesto que ayudan a definir el propsito apropiado y la direccin
del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.
Lo esencial en cualquier sistema de control es:

1.
2.
3.

Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una lnea de accin, un

estndar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.
Un medio para medir la actividad desarrollada.
Algn mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los
resultados deseados.

3. RECURSOS
La actividad empresarial est sujeta a un marco terico y otro prctico. La
dimensin prctica consiste en llevar a trmino una serie de estrategias con un fin
muy concreto: obtener una rentabilidad empresarial. Para que esto sea posible es
necesario que una empresa realice un anlisis detallado de todos los mbitos que

intervienen en el objetivo final. Dicho de otra manera, hay un marco terico y

tcnico que sirve como referencia para la praxis concreta.
La Administracin de Recursos consiste en el conjunto de variables que es preciso
gestionar para optimizar la diversidad de aspectos que configuran la estructura de
una entidad.
Los recursos de una entidad son de distinta naturaleza. Los que se refieren al
personal que trabaja son los recursos humanos ( se utilizan las siglas RR. HH ) y
son vitales para el buen funcionamiento. La idea fundamental que rige un
departamento de RR. HH es disear un procedimiento vlido para elegir a las
personas ms adecuadas para desempear un puesto de trabajo. Cada tarea
especfica tiene un perfil de individuo y desde este tipo de departamentos se
intenta encontrar al candidato con las mejores cualidades.
Los recursos energticos son igualmente relevantes, ya que la energa empleada
tiene un coste que puede ser elevado y es necesario una planificacin eficaz en
este sentido.
El mantenimiento de las infraestructuras y lo relativo a la prevencin de riesgos, es
otro aspecto que forma parte de los recursos.
El apartado contable y fiscal es, sin duda, una parte determinante en la buena
marcha de una organizacin, ya que la normativa relacionada con los impuestos
tiene una influencia muy notable en la rentabilidad final.
Hay otros recursos que deben administrarse: el almacenamiento de material, la
tecnologa empleada, la normativa legal, el apartado presupuestario o el seguro de
los bienes empleados.
Todos estos elementos configuran la Administracin de los Recursos. Cada uno de
ellos tiene que ser gestionado por un profesional especializado en cada materia.
El xito empresarial depende de muchos factores, siendo uno de ellos el equilibrio
entre la oferta y la demanda dentro de un sector econmico. Sin embargo, una
correcta organizacin y gestin es muy importante, para lo cual es preciso la
planificacin de una Administracin de Recursos. No hay que olvidar que los
recursos de una entidad son limitados y estn sujetos a un cambio permanente.