Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza.

2011)

Gestin de portafolios
de proyectos usando
Balanced Scorecard
(BSC)

Daniel Mato, PMP

11 /11/2011
1

Tpicos a tratar:
Gestin del portafolio de
proyectos estratgicos

Conceptos bsicos del BSC

Proceso de implementacin
del BSC para una PMO
Despliegue del BSC a los
proyectos

Pmi.danielmato@gmail.com

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Nuevos
servicios /
productos

Proyectos
Mejora de
procesos
operativos

Objetivos estratgicos
Mejora de posicin
competitiva
Sustentabilidad del
negocio

Sin embargo, analizando los

ltimos aos, los estudios
muestran que los resultados
logrados no son los esperados

Algunas causas detectadas:

Diferentes expectativas y posturas de los stakeholders
No es suficiente la triple restriccin de proyectos (tiempos,
costos, alcance)
Los proyectos no siempre inician en el momento apropiado, ni
terminan cuando deben
Balance confuso entre los recursos disponibles para la gestin
de proyectos y los recursos destinados a las operaciones
Los empleados no se sienten identificados con los proyectos
implementados
El problema de fondo es la brecha
entre los proyectos y los objetivos
corporativos
(Ivey Business Journal,2006; Encuesta KPMG,2005)
4

Pmi.danielmato@gmail.com

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

La alineacin
estratgica de los
proyectos es clave

Recursos y esfuerzos enfocados a

las actividades estratgicas
Mayor motivacin por hacer cosas
que generan valor
Menor desconexin entre los
empleados, si todos trabajan para
un mismo fin
Mayor probabilidad de xito

La gestin del portafolio de proyectos permite organizar,

controlar y apoyar en forma centralizada a un conjunto de
proyectos de la organizacin, con el fin de contribuir al logro
de los objetivos estratgicos de la organizacin

Gestin del Portafolio de proyectos alineados

a la estrategia de la organizacin
Identificacin
Priorizacin
Autorizacin
Control proyectos

Coaching
Informes y anlisis

Pmi.danielmato@gmail.com

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Balanced Scorecard (BSC) / Cuadro de Mando Integral (CMI)

Sistema de planificacin
y gestin estratgica
que permite:

Formular una estrategia

consistente y clara
Identificar las iniciativas
estratgicas en forma
participativa
Traducir la estrategia a iniciativas
concretas, entendibles por todos
Comunicar dicha estrategia a toda
la organizacin en forma sencilla
Medir la ejecucin de las
iniciativas, actuando
proactivamente ante los desvos.

Robert Kaplan & David Norton

Feb. 1992, Harward Business Review

Proponen un sistema de gestin,

no slo una herramienta de medicin

Evolucin de los Tableros de Control (TC)

Busca movilizar a la organizacin canalizando eficientemente sus

energas , habilidades y recursos, hacia el logro de metas comunes

Sugiere planificar y evaluar los resultados no solo desde el punto

de vista financiero (tpicamente de la Alta Direccin y gerencias
de negocio), con otros puntos de vista, de niveles ms operativos.
Objetivos financieros

Objetivos no financieros

Pmi.danielmato@gmail.com

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

4 perspectivas clsicas del BSC

Cmo podemos mostrar el xito
financiero a nuestros accionistas?
Cmo podemos aparecer ante
nuestros clientes para alcanzar
nuestra visin y los resultados
financieros?

En qu procesos debemos ser

excelentes para satisfacer a nuestros
accionistas y clientes?
Cmo mantendremos y
sustentaremos nuestra capacidad de
cambiar y mejorar?

Para cada perspectiva se definen objetivos estratgicos

relacionados entre s en un modelo causa-efecto
9

10

10

Relacin Causa- Efecto (Mapa estratgico)

Pmi.danielmato@gmail.com

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Cada perspectiva se define en trminos de:

Perspectiva

Clientes

Estrategia

La PMO debe ser percibida como un socio que aporta valor

Objetivos

Aumentar lazos con clientes actuales

Expandir servicios a otros clientes

Indicadores

Nivel de satisfaccin del cliente

Cantidad de proyectos con nuevos clientes

Metas

90% de muy satisfechos en encuestas post-proyectos

5% crece en nuevos clientes

Iniciativas

Talleres con clientes potenciales (identificacin de

oportunidades, promocin de servicios de la PMO)
Mejorar la base de datos de clientes (CRM)

11

11

El BSC se puede integrar a la gestin del portafolio

Definicin de los objetivos de la organizacin y las perspectivas

que contribuyen al logro de los mismos.

Identificacin de las iniciativas estratgicas y los proyectos que

contribuyen a las mismas

Priorizacin de los proyectos conformando una cartera adecuada.

Definicin de indicadores de proyectos alineados a los indicadores

del BSC

Difusin de la estrategia de la organizacin, de sus metas, de sus

iniciativas estratgicas y cmo los proyectos aportan a todo el
modelo

Involucramiento de toda la organizacin en las definiciones del BSC

y en la ejecucin de los proyectos

12

Pmi.danielmato@gmail.com

12

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Priorizacin de proyectos del portafolio

Proyectos

13

13

Implantacin del BSC en cascada

Misin / Visin
/Estrategia

BSC
corporativo

BSC
divisional
Plan estratgico
BSC PMO

Mayor compromiso de todos los

niveles hacia una causa comn.
A niveles inferiores el BSC agrega
indicadores que reflejan oportunidades
y metas especficas de ese nivel.

BSC
proyectos

14

Pmi.danielmato@gmail.com

14

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

El BSC para una PMO

Los objetivos estratgicos de la PMO suelen contribuir al logro

de objetivos financieros y de procesos del BSC corporativo

An cuando la organizacin no haya desarrollado un BSC

corporativo, la PMO puede desarrollarlo para s misma.

Los temas estratgicos de la PMO pueden

variar en el mediano plazo, lo cual sugiere
revisiones regulares del BSC (ciclo de
feedback y mejora).
Cada ciclo de feedback es una
oportunidad de mejora para
la PMO (Ciclo de Deming)

15

15

16

16

Diseo e implementacin de un BSC

Definir la visin y
la estrategia

4
Comunicar y
alinear a
stakeholders

Controlar
y aprender

2
Construir el BSC
y promoverlo

Pmi.danielmato@gmail.com

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Definir
visin y
estrategia

Cmo es la organizacin?

Qu se espera de la PMO?

Cultura de Planificacin Estratgica Misin y funciones de la PMO en

la organizacin
Formalidad y apoyo a la PMO
Participacin en el proceso de
Entorno cultural de la organizacin
planificacin

Cul es el tema estratgico actual? Qu recursos tiene la PMO?

Inicio de operaciones

FODA / Anlisis de escenarios

Aumentar cobertura/ protagonismo

Staff / Sistemas

Productividad interna

Sistema de gestin y
comunicacin

Madurez (OPM3)

17

Definir
visin y
estrategia

17

Comunicar y
alinear a
stakeholders

Identificar los stakeholders

Conocer a los stakeholders

Promotores y crticos

Planes propios de los stakeholders

reas beneficiadas

Alineacin con la estrategia

corporativa

Otros grupos de seguimiento de

proyectos

Cmo medirn el xito de los

proyectos y de la PMO?
Qu tipo de participacin tendrn
en la gestin del portafolio?

18

Pmi.danielmato@gmail.com

18

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Definir
visin y
estrategia

Comunicar y
alinear a
stakeholders

Construir el
BSC y
promoverlo

Disear mapa Establecer temas estratgicos para este ciclo

estratgico
(inductores de la estrategia)
Definir objetivos para las perspectivas elegidas
Establecer las relaciones causa-efecto
Decidir el nivel de detalle del mapa

En este paso es fundamental la participacin y compromiso de los

stakeholders ms relevantes para la estrategia de la PMO

19

Tema
estratgico
Clientes

Mayor reconocimiento de
la PMO

19

Ejemplo Mapa Estratgico

Mayor valor
agregado de
PMO

percepcin +
positiva

+ productividad
del cliente

Financiera
(Recursos)

Efectividad en
ejecucin de
proyectos

Informes de
cartera

Procesos

Apoyo PMO
en proyectos
Capacitacin
a equipos

Desarrollo
y mejora
continua

Herramientas
gestin del
portafolio

Aprendizaje
e
investigacin
20

Pmi.danielmato@gmail.com

20

10

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Definir
visin y
estrategia

Comunicar y
alinear a
stakeholders

Construir el
BSC y
promoverlo

Disear mapa estratgico

Establecer
indicadores
del BSC

RKI- Explican los resultados estratgicos a alcanzar

PKI- Explican el rendimiento de los factores ms crticos
para llegar al resultado
Relacin causa - efecto entre indicadores
Cuantitativos y cualitativos
Metas y mtodos para medirlos
Entendibles y aceptados por todos
Equilibrio entre indicadores de rendimiento (PKIs) y de
resultados (RKIs)

La mejor combinacin de indicadores se logra tras varios ciclos

de mejora. Los indicadores pueden cambiar en cada ciclo.
21

21

Ejemplos de indicadores para el BSC

Perspectiva

Objetivos (drivers)

Indicadores (PKI, RKI)

Clientes

Mayor valor
agregado de PMO
Percepcin ms
positiva

ndice satisfaccin encuesta

trimestral
# nuevos proyectos clientes
actuales
# nuevos clientes
% cumplimiento de plazos

Financiero
(Recursos)

Contribucin a
mayor
productividad del
cliente

% del portfolio alineado al plan

estratgico.
% Mejora en costos/ingresos en
el cliente x efecto de proyectos
% Aumento en produccin

Mayor efectividad
en ejecucin de
proyectos

% cumplimiento presupuesto
% aprovechamiento RRHH de los
proyectos
Control de riesgos del portfolio
ROI de los proyectos

Meta Q1,Q2, etc.

22

Pmi.danielmato@gmail.com

22

11

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Ejemplos de indicadores para el BSC

Perspectiva

Objetivos (drivers)

KPIs

Procesos

Mejores
informes de la
cartera

% informes emitidos x PMO en

tiempo y forma
Nivel de receptividad /aceptacin
(encuestas)
Efectividad proceso de informacin
de los equipos de proyecto.

Apoyo PMO en
proyectos

# horas reales/planificadas x proy.

ndice satisfaccin del equipo

Herramientas
gestin portfolio

Nuevo sistema de gestin PPM

Nuevos indicadores de riesgo
Efectividad de indicadores

Aprendizaje e
investigacin

Cumplimiento plan capacitacin

ndice Investigacin y desarrollo
Efectividad del sistema de
reconocimiento del staff

Desarrollo y
mejora
continua

Definir
visin y
estrategia

Comunicar y
alinear a
stakeholders

Meta Q1,Q2, etc.

23

23

24

24

Construir el
BSC y
promoverlo

Disear mapa estratgico

Establecer indicadores del BSC

Establecer y
priorizar
iniciativas

Definir planes (responsables, recursos, plazos)

Priorizar de acuerdo al impacto en la estrategia
Proponer proyectos, programas u otro tipo de acciones
Documentar los planes, indicadores e iniciativas
Definir sistemas de gestin a utilizar

Pmi.danielmato@gmail.com

12

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Ejemplos de metas e iniciativas del BSC

Perspectiva Objetivos
(drivers)

KPIs

Meta Q1,Q2, etc.

Iniciativas

Desarrollo
y mejora
continua

Implantacin
de nuevo
sistema
gestin PPM
para la PMO

Q1:requerimientos
definidos

Talleres de
requerimientos
Relevar casos de xito
Analizar impacto en la
empresa

Herramientas
de gestin
del
portfolio
ms
eficientes

Q2: proveedores
relevados
Q3: proyecto
iniciado

Presentaciones
Anlisis comparativo
Aprobacin de compra
Implantar fase 1 del
proyecto

A los efectos de la mejor comunicacin e involucramiento,

deben desarrollarse documentos que sern distribuidos y
explicados en la empresa

25

25

Documentos del BSC

OBJETIVO
ESTRATEGICO

DEFINICION

Apoyo PMO en La PMO apoyar a los

proyectos
proyectos ms
relevantes para el logro
de sus objetivos en
forma ms efectiva

CONCEPTUALIZACION

INDICADORES

STAKEHOLDERS

El apoyo estar dado en varias % horas

Gerente General
formas: a) Control del
reales/planificadas Gerente de Operaciones
cronograma y presupuesto, b)
x proy.
Directores de proyectos
Participacin en la
Productividad en el Integrantes del equipo de
comunicacin, c) Establecer
proyecto
proyecto
nexos con otro proyectos
ndice satisfaccin
del equipo

26

Pmi.danielmato@gmail.com

26

13

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Definir
visin y
estrategia

Comunicar y
alinear a
stakeholders

Construir el
BSC y
promoverlo

Disear mapa estratgico

Establecer indicadores del BSC

Establecer y priorizar iniciativas
Comunicar e
involucrar a
los actores
clave

Estrategias de gestin del cambio organizacional

Promocin especfica para cada tipo de stakeholder
Divulgacin de mapa estratgico, plan estratgico, lista
de proyectos, etc.
Acordar el sistema de informacin (reportes, soporte)
con los stakeholders

27

27

Del Excel a
sistemas de
PPM (Project
Portfolio
Management)

28

Pmi.danielmato@gmail.com

14

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Definir
visin y
estrategia

Comunicar y
alinear a
stakeholders

Construir el
BSC y
promoverlo

Controlar
y
aprender

Control y gestin
Responsables de calcular los
indicadores
Reuniones de anlisis y de
propuestas de ajustes

Informes peridicos a los

stakeholders
Feedback
Lecciones aprendidas
Reuniones de evaluacin con los
stakeholders
Planificacin prximo ciclo

29

29

30

30

Despliegue del BSC

hacia los proyectos
Necesidad estratgica
del cliente

Clientes

Procesos
Recursos

Desarrollo
humano

Pmi.danielmato@gmail.com

Satisfaccin
del cliente
Entregables
adecuados

Gestin de los
recursos
Desempeo y
motivacin

15

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Despliegue del BSC hacia los proyectos

Perspectiva

Objetivos (drivers)

Indicadores

Cliente

Satisfaccin del
cliente

Usabilidad y utilidad de los entregables

Cumplimiento de cronograma de entregables
Valor generado por los entregables del proyecto

Procesos

Controlar la
ejecucin del
proyecto.

Triple restriccin
Tiempo / Costo /
Alcance)

Cumplimiento de cronograma de entregables

Eficiencia en control de riesgos
Cumplimiento del plan de comunicaciones
ndice de calidad de los productos
Cantidad de auditoras en el desarrollo
Efectividad de proveedores

Recursos

Gestin del
presupuesto
Gestin de
proveedores
Gestin de RRHH

Disponibilidad del presupuesto en tiempo y forma

Cumplimiento de contratos de proveedores
% de horas dedicadas/ previstas

Desarrollo
humano

Desempeo y
motivacin

ndice de rotacin en el project team

ndice de disponibilidad de habilidades requeridas
Cumplimiento de metas personales y grupales
Efectividad de la capacitacin brindada

31

31

32

32

Antes de finalizar..

Pmi.danielmato@gmail.com

16

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Comentarios
finales
El BSC colabora para
que la PMO
acte en forma estratgica y logre
apoyo y reconocimiento

El BSC permite comunicar la estrategia

de la PMO en una forma que todos los
stakeholders lo entienden

El BSC es un sistema flexible que se

adapta al momento y necesidades de
la organizacin, siendo revisado y
actualizado en forma peridica
El BSC puede ser aplicado en
diferentes lugares de la organizacin
y se puede interrelacionar con otros
BSC de la empresa.
33

33

Algunas Referencias:

PMI.ORG \ Knowledge Center \ eReads &

References

www.tablero-decomando.com (Prof. Mario Vogel)

The project management scorecard Jack J. Phillips / T. W. Bothel. 2002

Elsevier Science (USA).

A BSC Overview from a Portfolio, Programme and Project Perspective. (

Nov 2010 - PM World Today- Vol XII issue XI)

Kaplan R S and Norton D P ( 1996) Balanced Scorecard: Translating

Strategy into Action Harvard Business School Press

34

Pmi.danielmato@gmail.com

34

17

Gestin de portafolios usando BSC (PMI Nuevo Cuyo, Mendoza. 2011)

Daniel Mato, PMP

11 de noviembre de 2011

pmi.danielmato@gmail.com
35

Pmi.danielmato@gmail.com

18