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las ESAL
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GUA

de Entidades sin nimo de Lucro

Cmo inscribir los nombramientos de
las Entidades sin nimo de Lucro - ESAL

INFORMACIN GENERAL

El acta, el documento idneo para realizar los nombramientos

El acta es un texto escrito en el cual se presenta en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una
reunin. En ella se relacionan hechos sucedidos en forma enunciativa y da cuenta de acuerdos o decisiones
que tomaron los rganos colegiados (asamblea de asociados, de la junta directiva o consejos directivos, etc.)
en desarrollo de las actividades sociales de la entidad. Las actas deben estar firmadas por el presidente y el
secretario de la reunin designado o establecido previamente.
As mismo, el acta debe cumplir con los requisitos que la Ley establece para que las decisiones adoptadas sean
existentes, eficaces y vlidas. Las decisiones que se hagan constar en actas aprobadas por el rgano social que
se reuni, o por las personas que se designen en la reunin para tal efecto, sern plena prueba de los hechos
ocurridos en las reuniones, mientras no se tachen de falsas ante la autoridad judicial competente.
Para el caso de las asociaciones, fundaciones y corporaciones (entidades del rgimen comn) el acta no es el
nico documento idneo para realizar nombramientos, toda vez que es viable la inscripcin de documento
privados debidamente reconocidos por sus otorgantes en donde consten los nombramientos respectivos
sujetos a inscripcin.
Qu nombramientos, reelecciones, revocaciones y renuncias se inscriben?
Se deben inscribir en la Cmara de Comercio los nombramientos correspondientes a:

Nombramiento de Junta Directiva, Consejo de Administracin, Etc.

Nombramiento de Representante Legal.
Nombramiento de Revisor Fiscal.
Designacin de contadores por parte del revisor fiscal persona jurdica, en caso que hubiere sido designada.
Renuncia o remocin del Representante Legal.
Renuncia o remocin del Revisor Fiscal.
Renuncia o remocin de Miembro de Junta Directiva.

GUA de entidades sin nimo de lucro

Slo son actos sujetos a registro los nombramientos de los representantes legales, administradores y revisores
fiscales. Estos ltimos se inscriben respecto de entidades que estn obligadas por ley a contar con esta figura,
o que la han previsto en sus estatutos.
Qu requisitos debe contener el acta de nombramientos, reelecciones, revocaciones o renuncias de la
Entidad?
Entidades del rgimen comn
Estas entidades tendrn que remitir el respectivo nombramiento en un documento privado o acta, siguiendo
lo estipulado por los estatutos registrados y que contenga por lo menos la siguiente informacin:

Nombre de la ESAL.
Lugar y fecha de la reunin donde se adoptaron las decisiones.
rgano que se rene, que debe ser el competente segn los estatutos.
Los asistentes o qurum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es recomendable
indicar el nmero total de miembros que conforman el respectivo rgano, para luego indicar cuntos de
esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados o fundadores que conforman el rgano
de los cuales asisten 30).
La forma en que hayan sido convocados los asociados (rgano, medio y antelacin, siempre que est
estipulado en los estatutos).
El nombramiento que se aprob y la forma de eleccin, (para el nombramiento de rganos colegiados,
si hay renglones sin designacin debe indicarse as).
Los votos emitidos para aprobar los nombramientos, de acuerdo con los estatutos o la ley.
Numero de identificacin y aceptacin de las personas nombradas (Si no se indica en el documento, se
debe anexar carta de aceptacin, con nmero de identificacin, si es pasaporte debe indicarse el pas de
origen).
Firma de los Otorgantes (si es acta, por Presidente y Secretario de la reunin, si es otro documento, por
todos los asistentes).
Presentacin personal de sus otorgantes. (Art. 40 C.Co), no obstante lo anterior en el caso que el acta este
aprobada por parte del rgano respectivo o la comisin designada para tal efecto, as como suscrita por
presidente y secretario no ser necesario la presentacin personal de sus otorgantes.

Entidades del Sector Solidario

Se debe allegar copia autntica, autorizada, o el extracto del acta, la cual debe cumplir con los siguientes
requisitos:

Nombre de la Entidad del Sector Solidario.

Lugar y fecha de la reunin donde se adoptaron las decisiones.
rgano que se rene que debe ser el competente de conformidad con lo estipulado en los estatutos.
La convocatoria (rgano que convoca a la reunin, medio utilizado y antelacin o anticipacin con que se
realiz), segn lo previsto en los estatutos o en la ley.
Los asistentes o qurum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es recomendable
indicar el nmero total de miembros que conforman el respectivo rgano, para luego indicar cuntos de
esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados o fundadores que conforman el rgano
de los cuales asisten 30).
El nombramiento que se aprob y la forma de eleccin (para el nombramiento de rganos colegiados, si
hay renglones sin designacin debe indicarse as)
Los votos emitidos para aprobar el nombramiento.
Nmeros de identificacin y aceptacin de los nombrados.
La firma del presidente y secretario de la reunin.
Aprobacin del acta por el rgano que se rene o por las personas que se designen en la reunin para
tal efecto (comisin de aprobacin del acta).

Cmo inscribir nombramientos de las ESAL

Fondos de empleados
Deber allegarse una copia autntica, autorizada, o el extracto del acta, que contenga por lo menos los siguientes
requisitos:

Nombre del Fondo de empleados.

rgano que se rene.
Fecha de la reunin.
Lugar y hora de la reunin.
La convocatoria (rgano que convoca a la reunin, medio utilizado y antelacin o anticipacin con que se
realiz), segn lo previsto en los estatutos o la ley.
Asistentes o qurum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es recomendable
indicar el nmero total de miembros que conforman el respectivo rgano, para luego indicar cuntos de
esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 50 asociados o fundadores que conforman el rgano
de los cuales asisten 30).
Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados a nivel estatutario.
Las decisiones adoptadas y el nmero de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
Firma del acta por presidente y secretario de la reunin.
Aprobacin del acta por el rgano que se rene o por la comisin designada para el efecto.

Dnde debe registrarse los nombramientos?

El documento debe ser presentado para registro en la Cmara de Comercio de la jurisdiccin, por lo general
en el domicilio principal de la entidad. Si la decisin afecta sucursales tambin se inscribir en la Cmara de
Comercio donde la misma est ubicada.
Por que es importante registrar el acta?

Realizar la inscripcin del acta, es un deber legal y hace que los actos relacionados con nombramientos
surtan efectos frente a terceros a partir de la fecha del registro. Lo anterior, quiere decir que si la entidad
no registra las decisiones adoptadas, no existen para los terceros.
El efectuar el registro permite probar con el certificado que expide la Cmara de Comercio, quines son los
actuales representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales, entre otros.
Cmo efectuar el registro?

Presente copia autentica, autorizado o extracto del documento que contiene la decisin, debidamente
aprobada en cualquiera de nuestras sedes de la Cmara de Comercio de Bogot, que cumpla con los
requisitos enumerados anteriormente.
Verifique que si no se indic en el acta la aceptacin de los cargos, se debe adjuntar carta de aceptacin
con nmero del documento de identificacin de las personas designadas, si son revisores fiscales
personas naturales, adicionalmente, se debe indicar el Nmero de Tarjeta Profesional.
Se debe indicar en el documento o acto el nmero de identificacin de las personas designadas, asimismo
es necesario allegar fotocopia de los documentos de identificacin de todas las personas designadas.
La copia del documento que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproduccin
por medio tcnico.
Tenga en cuenta que el original del acta debe reposar en los archivos de su entidad.

Pagos:

Realice los siguientes pagos:

Cancele el valor de los derechos de inscripcin por cada acto contenido en el acta, los cuales liquidar el
cajero.
La inscripcin de los actos causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del departamento de
Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogot, en una tarifa (Sin cuanta) equivalente a cuatro salarios
mnimos diarios legales vigentes al momento de la presentacin del acta ante la Cmara.

GUA de entidades sin nimo de lucro

Deber presentarse dentro de los dos o tres meses siguientes a la fecha del documento dependiendo si el
mismo fue otorgado en colombia o en el exterior respectivamente, despus de este plazo, se genera sancin
por extemporaneidad (mora) sobre el valor del impuesto.
Tenga en cuenta que
La falta de uno o ms de los requisitos del acta, es causal que impide la inscripcin y ocasiona la devolucin de
los documentos por parte de la Cmara de Comercio.
La falta de pago de los derechos de inscripcin y/o del Impuesto de registro correspondientes Impiden el
registro. Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia de presentacin personal
debe presentar el original del documento de Identificacin o la contrasea certificada de acuerdo a la
Reglamentacin de la Registradura Nacional del Estado Civil).
En las actas de reuniones del rgano competente de toda clase de entidades, se debe dejar constancia de
la aprobacin del acta, por quienes se reunieron o las personas designadas para tal efecto (Comisin de
aprobacin) o con reconocimiento ante Notario o presentada personalmente ante el secretario de la Cmara
de Comercio por parte del presidente y secretario de la reunin (artculo 40 del Cdigo de Comercio).
La diligencia de reconocimiento de firma y contenido ante notario o juez surte los mismos efectos que la
presentacin personal ante el secretario de la Cmara de Comercio, la cual se lleva sin costo alguno en
cualquiera de nuestras sedes.

Servicios

en lnea CCB

La Cmara de Comercio de Bogot tiene un espacio diseado para que a travs de nuestros
Servicios en Lnea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:

Renovacin de matrcula mercantil

Calculadora valor renovacin matrcula mercantil o inscripcin ESAL
Consulta para el trmite de actualizacin de la actividad econmica (Cdigo CIIU)
Asistencia virtual para la elaboracin de actas, donde podr resolver todas sus inquietudes a travs de un chat en lnea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cmara de Comercio de Bogot
Trmites virtuales para el Registro nico de Proponente (Nuevo)
CERTIFICADOS ELECTRNICOS

Podr adquirir los siguientes Certificados Electrnicos de las personas jurdicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cmara de Comercio de Bogot:

Certificado de Matrcula.
Certificado de Existencia y Representacin Legal.
Certificado del Registro nico de Proponentes
Certificado Especial Negativo de Libros.

Certificados que pueden ser solicitados en nuestra pgina web, con total celeridad, seguridad y validez tcnica y jurdica,
tanto el mundo fsico como en el electrnico.

Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
Este documento contiene informacin y orientaciones de
carcter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los
actos y documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la
aplicacin de la misma
Fecha de publicacin septiembre de 2013.

Cdigo 827-1