COLECCIN DE

TECNOLOGAS TRANSFORMANDO VIDAS

SISTEMA DE REGISTRO CIVIL

(SIREC)

FICHA

1.DESCRIPCIN DEL SISTEMA

El Sistema de Registro Civil (SIREC) es un sistema de captura, digitalizacin, almacenamiento
y reportes de los archivos de registro civil (nacimiento, matrimonio y defuncin), diseado e implementado por Soluciones Prcticas en el marco del Programa Willay.
El SIREC sirve para almacenar en la computadora datos de registro civil mediante imgenes
escaneadas y registros capturados en bases de
datos, que de otro modo estaran expuestos a
prdidas por causas naturales. Asimismo, permite imprimir el archivo sin necesidad de buscar
el documento fsico, lo que genera un ahorro de
tiempo y a la vez evita el deterioro del mismo. Por
otro lado, con el SIREC se pueden obtener estadsticas de nacimientos, matrimonios o defunciones de manera exacta y en poco tiempo.

EMISIN DE COPIAS CERTIFICADAS DE PARTIDAS

DE NACIMIENTO, MATRIMONIO O DEFUNCIN DE
MANERA MANUAL
Ciudadano/a

Registro Civil

INICIO
Solicitar la
copia certificada
de la partida
Formulario o
formato de
solicitud en
blanco

Entregar
formulario o
formato de
solicitud en
blanco
Formulario
o formato
de solicitud
completado

Completar
formulario o
formato de
solicitud

A partir del uso del SIREC se logra una mejora

referida al 50% en la reduccin de tiempo de entrega de los certificados, ya que no es necesario
que el ciudadano o ciudadana proporcione los datos exactos del ao de nacimiento, matrimonio o
defuncin, bastar con algn dato de referencia,
como apellido de alguno de los involucrados o DNI
para efectuar la bsqueda. Ese proceso puede durar de 3 a 5 minutos, en lugar de 15 minutos o hasta 1 da, como era anteriormente. Cabe indicar que
el sistema tiene gran potencial de rplica en municipalidades de mbito rural, por ser de fcil uso, no
necesitar muchos recursos, ni conexin a Internet.

Los
datos estn
completos?

NO

SI
Buscar el
libro de
actas
Buscar la
partida

a) Emisin de copias certificadas de partidas

de nacimiento, matrimonio o defuncin de
manera manual

Fotocopiar la partida

Cuando el ciudadano/a entrega los datos completos

Copia de la partida

Costo

S/. 5.20

Personal

S/. 1.90

Insumos y materiales

S/. 3.30

Tiempo

19 minutos

Cuando el ciudadano/a entrega los datos incompletos

Costo

S/. 64.60

Personal

S/. 61.30

Insumos y materiales

S/. 3.30

Tiempo

613 minutos / 1.28 das

Informar al
ciudadano que
la bsqueda
demorar y que
retome al da
siguiente
Bsqueda
de la partida
Esperar que el
ciudadano retorne

Certificar la partida
Copia
certificada de la
partida recibida

Copia certificada de la partida

Entregar la partida certificada

FIN

PASOS PARA LA EMISIN DE COPIAS CERTIFICADAS DE PARTIDAS DE

NACIMIENTO, MATRIMONIO O DEFUNCIN DE MANERA MANUAL

b) Emisin de copias certificadas de partidas

de nacimiento, matrimonio o defuncin
utilizando el SIREC
Cuando el ciudadano/a entrega los datos completos
o incompletos
Costo

S/. 3.80

Personal

S/. 0.80

Insumos y materiales

S/. 3.00

Tiempo

8 minutos

PASOS PARA LA EMISIN DE COPIAS

CERTIFICADAS DE PARTIDAS DE
NACIMIENTO, MATRIMONIO O
DEFUNCIN UTILIZANDO EL SIREC

EMISIN DE COPIAS CERTIFICADAS DE PARTIDAS

DE NACIMIENTO, MATRIMONIO O DEFUNCIN DE
MANERA AUTOMTICA
Ciudadano/a

Registro Civil

INICIO
Solicitar la
copia certificada
de la partida
Solicitar el nmero de
documento de identidad o
nombre completo
Buscar en el sistema de
informacin
Imprimir la partida
Partida impresa
Certificar la partida

Copia
certificada de la
partida recibida

Copia certificada de la
partida
Entregar la partida
certificada

FIN

2. BENEFICIOS
Permite la bsqueda de actas de hechos vitales a partir de datos incompletos.
Permite la impresin y expedicin de actas de
hechos vitales en forma descentralizada, no es
necesario tener los documentos fsicos en el
mismo lugar.
Permite la obtencin de estadsticas de hechos vitales en forma rpida y precisa; estas
estadsticas contemplan la informacin requerida mensualmente por la RENIEC.
Mejora en la atencin al pblico y reduce los
tiempos de espera.
Reduccin y optimizacin de las reas; los documentos podrn guardarse en lugares ms
apropiados.

 Preservacin de los documentos originales.

4. REQUERIMIENTOS Y
LIMITACIONES

Optimizacin de los costos y los tiempos de la

emisin de copias certificadas de nacimiento,
matrimonio y defuncin; y generacin de reportes mensuales en formato pdf.

Hardware
Computadora con procesador icore 2 o superior (Memoria RAM 4GB)

Es un sistema de escritorio, por tanto, no necesita de conexin a Internet para funcionar.

Monitor LCD (resolucin mnima 1280 x 800

pxeles)

3. FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA

Impresora lser instalada en la PC

Escner instalado en la PC

El SIREC contiene los siguientes mdulos principales:

Actas de
nacimiento/
matrimonio/
defuncin

INFORMACIN QUE CONTIENE

Estadsticas
de nacidos/
as por sexo
y fecha de
registro
Registro
de datos e
imgenes de
las actas de
nacimiento
Registro
de datos e
imgenes de
las actas de
matrimonio
Registro
de datos e
imgenes de
las actas de
defuncin

Estadsticas
de actas de
nacimiento
ingresadas
por fecha
de registro y
desagregadas
por sexo
y tipo de
registro
Estadsticas
de actas de
matrimonio
/ defuncin
ingresadas
por fecha
de registro y
desagregadas
por sexo
y tipo de
registro

Software

Bsqueda
de actas de
nacimiento/
matrimonio/
defuncin

Sistema Operativo Microsoft Windows XP, Vista, 7 o superior (recomendado)

Apache, PHP, MySQL y phpMyAdmin (AppServer)
Administrador de base de datos MySQL (SQLFront)

Bsqueda
de actas de
nacimiento
por nmero
de acta, datos
de padre o
madre, datos
de nacido/a

Entorno de ejecucin Java

5.COSTO DE IMPLEMENTACIN
Costos de implementacin del SIREC por
perodo completo de la gestin municipal (4
aos):

Bsqueda
de actas de
matrimonio
por nmero de
acta, datos de
cnyuges
Bsqueda
de actas de
defuncin por
nmero de
acta, datos de
difunto

Descripcin

Unidad

Cantidad

Costo unidad

Total (S/.)

Desarrollo tecnolgico del sistema de informacin

(costo asumido en su totalidad por Soluciones
Prcticas)

Producto

3,000.00

3,000.00

Computadora de escritorio para uso del sistema *

Unidad

2,500.00

2,500.00

Impresora lser para uso del sistema *

Unidad

400.00

400.00

Escner para uso del sistema *

Unidad

400.00

400.00

Imprevistos (compra de repuestos, accesorios, tner

para impresora) *

Ao

500.00

2,000.00

Licencia de software antivirus para las computadoras

de operacin y uso del SIREC (paquete para tres
computadoras) *

Ao

120.00

480.00

Mantenimiento preventivo de las computadoras de

operacin y uso del SIREC (para tres computadoras) *

Ao

500.00

2,000.00

Gestin y desarrollo de la capacitacin (elaboracin

e impresin de materiales educativos y capacitacin)

Producto

3,000.00

3,000.00

Acompaamiento y evaluacin (asistencia tcnica por

6 meses)

Producto

3,000.00

3,000.00

* Precios referenciales del mercado

MDULOS
DEL
SIREC

Estadsticas de
nacimiento/
matrimonio
/ defuncin

6. IMPLEMENTACIN: PROCESO DE DESARROLLO

La implementacin del Sistema de Registro
Civil incluye las siguientes actividades:

a) Planeacin y preparacin
Esta etapa considera (si se diera el caso) la
adaptacin del Sistema de Informacin (SI)
a las necesidades especficas de la institucin municipal. Adems de la asesora para
la compra de los requerimientos tcnicos y las
coordinaciones respectivas para la implementacin del SI.

Escaneado de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin

Registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin en el sistema

c) Mantenimiento y actualizacin del portal

municipal
Contempla el acompaamiento y evaluacin
en el uso del sistema, el monitoreo y supervisin del llenado y actualizacin de datos, as
como la elaboracin y el levantamiento de indicadores de medicin.
Durante esta etapa se realiza la asistencia
tcnica al personal encargado del uso del sistema para resolver sus dudas y/o consultas,
y acompaarlo en el perodo inicial de implementacin del sistema.

b) Gestin del sistema

Esta etapa considera:
Capacitacin a los/as funcionarios/as que se
harn cargo del SI (incluye la instalacin)

SOLUCIONES PRCTICAS
Soluciones Prcticas es un organismo de cooperacin
tcnica internacional que contribuye al desarrollo
sostenible de la poblacin de menores recursos,
mediante la investigacin, aplicacin y diseminacin
de tecnologas apropiadas. Tiene oficinas en frica,
Asia, Europa y Amrica Latina. La oficina regional para
Amrica Latina tiene sede en Lima, Per y trabaja a
travs de sus programas de Sistemas de produccin
y acceso a mercados; Energa, infraestructura y
servicios bsicos; Gestin de Riesgos y Adaptacin
al Cambio climtico y las reas de Control de calidad,
Administracin, Finanzas y Comunicaciones.
Equipo del sub programa de Sistemas y Tecnologas de
Informacin y Comunicacin
Cusco: Shirley Pazos, Robert Soto, Rolando Pacheco.
Cajamarca: Gloria Chvez, Gisela Muoz

Oficina de Lima:
Calle Toms A. Edison 257, San Isidro - Lima, Per
Telfonos: (511) 441-2950, 441-3035, 441-3235,
441-3416 (Fax)
Oficina Cusco: Psje. Las Magnolias 17-B Urb.
Mariscal Gamarra Cusco - Per.
Telefax: 084-261345
Oficina Cajamarca: Psj. San Marcos 165 - Urb. Ramn
Castilla (Cajamarca)
Telfono: (076) 366707
Mayor informacin:
info@solucionespracticas.org.pe
www.solucionespracticas.org
www.willay.org.pe