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UNIVERSIDAD JUREZ AUTNOMA DE TABASCO

Estudio En La Duda, Accin En La Fe

Divisin Acadmica Informtica y Sistemas

Materia: ESTRUCTURA DE DATOS Y ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS.

Profesor: JESS ADRIN SEVILLA AZUARA

Nombre De Tarea: CONCEPTOS BSICOS DE
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

Estudiante: JUAN PABLO BADAL ARIAS

Fecha: 27/11/2016
Ciclo: 5
Carrera Profesional: LIC. SISTEMAS COMPUTACIONALES
Saln: P7

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Cunduacn,Tabasco

INDICE DEL TEMA

1. Conceptos Bsicos
Archivo
........................4-12
Datos......
.........................13-16
Registro....
.........................17-19
Archivos de
texto......
.......19-21
Archivos
Binarios..
...........22-24
Archivo
Maestro..
.................25
Archivo de
Transacciones
......26-27
Archivos de
Reportes.........
......28-30
Archivos de
Trabajo...
...........31
Otro tipo de
Archivos.........
31-35

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Organizacin de
Archivos...................
36-38
2. Organizacin de Archivos
Secuenciales...................39-47
Ventajas y Desventaja..
....48-49
Seleccin de la
llaves...................
......50
3. Archivo Secuencial
Indexado........................................51-55
Estructura lgica de Archivo SecuencialIndexado..............55-60
4. Organizacin de Archivos Relativos o de |
Directo...61-64
Operaciones.........
.........................64-65
Ventajas y
desventajas...............
........65-66

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INTRODUCCIN
En el tema de la administracin de archivosSe
plasmara una detallada informacin acerca de
los puntos ms relevantes que se planteaba en
los puntos, con ello se recurri a una
informacin precisa de cada punto ms conciso
y ms entendible para presentar en la materia
de
Estructura De Datos Y Organizacin De
Archivos, estos conceptos son bsicos para el
aprendizaje de las personas interesadas de
aprender acerca de cmo se va realizando las
funcionesEn el cual se en global como
diferenciar cada uno de los trminos visto en el
ndice el cual podr ver reflejada en este
presente documento.
Es presentando ms que nada para los
estudiantes de la DAIS que el cual se les enfoca
conocimientos que de alguna manera vieron y
volvern recordar. Este documento tiene como
finalidad dar a conocer que en la ciencias
computacionales y como en la vida real se
puede usar estos trminos ya que en cualquier
momento
son
utilizados,
y
deben
ser
practicados para que exploren diferentes cosas
en la vida y ms que nada tenga la idea
fundamental de interpretar cualquier concepto
que se ve plasmado en este documento, Dando
como finalidad que cada informacin que se
obtuvo se ve reflejada en las referencias hasta
el final.

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CONTENIDO
CONCEPTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN
DE ARCHIVOS

1.

Conceptos Bsicos

Archivo
En trminos computacionales es una coleccin de datos que tiene un
nombre y se almacena regularmente en un disco o en una cinta.
Dependiendo de cada sistema de archivos, los ficheros pueden tener
atributos particulares como, por ejemplo, fecha de creacin, fecha de
ltima modificacin, solo lectura, ocultos, de sistema, dueo y
permisos de acceso.
Es una entidad lgica compuesta por una secuencia finita de bytes,
almacenada en un sistema de archivos ubicada en la memoria
secundaria de un ordenador (disco duro, unidad extrable, CD ROM,
etc.). Los archivos son agrupados en directorios dentro del sistema de
archivos y son identificados por un nombre de archivo y una extensin.
El nombre forma la identificacin nica en relacin a los otros archivos
en el mismo directorio.
La longitud mxima permitida para un nombre de archivo vara de un
sistema a otro. Algunos sistemas operativos no permiten nombres de
archivo superiores a 14 caracteres. Si fuera necesario, consulte al
administrador de su sistema. Como todo concepto, el de archivo es la
conjuncin de elementos que se ubican como partes integrantes de
un todo, de un cuerpo cuyas partes desarrollan funciones especficas
que dan a fin de cuentas la idea de conjunto, de organicidad.
Debemos entender al archivo como un proceso de acumulacin
natural de documentos cuyos lmites, formas y elementos,
estn delineados y en cierto modo, dispuestos, a partir de la existencia
misma de las instituciones, de la forma en que stas se estructuran y
plantean sus relaciones internas y su vinculacin con entidades
externas.

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El largo del nombre y de la extensin puede variar segn
el sistema operativo:
8 caracteres para el nombre y 3 para la extensin en DOS y
Windows 3.1.
256 caracteres para el nombre y la extensin en Windows 95, 98
y NT.
256 en sistemas UNIX.
En consecuencia, en DOS o en Windows 3.1, un archivo de Windows
9x tendr un nombre acortado compuesto por los primeros 6
caracteres del nombre seguidos de ~x, donde x representa una cifra
que aumentar cada vez que un archivo lleve el mismo nombre. Esto
significa que si un archivo con el nombre "archivo~1" ya existe, el
siguiente llevar el nombre "archivo~2".
Adems el archivo tiene un encabezado en el que se almacena
informacin adicional, como el tipo y, en especial, el tamao. Tambin
contiene un carcter al final del archivo que indica que la informacin
que sigue a dicho carcter no pertenece al mismo archivo.

Explorador de archivos
El explorador de archivos y carpetas es un programa de Windows que
se utiliza pare gestionar estos elementos del Sistema. Los
programas gestores o administradores de archivos son utilidades que
le permiten manipular archivos directamente que permiten mover,
crear, borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque no le permiten
realmente leer el contenido de un archivo o almacenar informacin en
l.
Cada sistema informtico proporciona al menos un programa gestor
de archivos para su sistema de archivos nativo. En Windows, el
gestor de archivos usado ms comnmente es Windows Explorer.
Cuando el Gestor de archivos est en uno de sus modos de vista de
iconos, puede identificar el tipo de datos de un archivo por el icono que
se utiliza para representar el archivo. Cada tipo de datos tiene un
icono diferente.

Explorador de Windows: El Explorador de Windows sustituye al

Administrador de Archivos de las versiones anteriores, solo que ofrece

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un control ms potente no solo de archivos, disco y carpetas, sino de
prcticamente cualquier objeto del Windows.

Copiar archivos
Para copiar archivos, basta con seleccionarlos y tocar con el botn
derecho sobre alguno de estos archivos y despus escoger la opcin
copiar del men contextual. Una vez hechos estos pasos, toque la
unidad o la carpeta donde desea copiar dichos archivos, toque con el
botn derecho sobre este y seleccione la opcin Pegar para iniciar el
proceso de copia.
Si desea anular el proceso de copia, toque el botn Cancelar. Para
copiar tambin puede arrastrar los archivos seleccionados a la unidad
o carpeta donde desea copiarlos.

Carpetas
Una carpeta es un contenedor de archivos, similar a la carpeta que
puede haber en un armario archivador. De hecho, el Gestor de
archivos utiliza un icono de carpeta para representarla. Una carpeta
puede contener otras carpetas, a veces denominadas subcarpetas.
Mediante unas y otras se pueden crear varios tipos de niveles de
organizacin que forman una jerarqua.
En otros contextos, las carpetas son a menudo conocidas
como directorios. Dentro de una misma carpeta, cada nombre de
archivo debe ser exclusivo. Sin embargo, los archivos de diferentes
carpetas pueden tener el mismo nombre. Si se desplaza de una
carpeta a otra, su ubicacin actual se denominar carpeta actual.

Objetos
Como los archivos y las carpetas estn representados en el Gestor de
archivos en forma de iconos, el trmino objeto se utiliza para describir
a ambos elementos. Los objetos son elementos diferenciados del
escritorio que se pueden crear y manipular. En el escritorio, las
aplicaciones tambin se pueden representar como objetos.
Por ejemplo, el Gestor de aplicaciones contiene objetos que
representan las aplicaciones disponibles en el sistema.

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Rutas
A menudo la ubicacin de un archivo se especifica mediante una lista
de las carpetas y subcarpetas que conducen al archivo; esta lista se
denomina ruta de acceso. La ruta de un archivo est visible en dos
lugares del Gestor de archivos. Primero se muestra en la ruta con
iconos como una cadena de carpetas.
En segundo lugar, se muestra en forma de texto en la lnea de texto de
la ruta de acceso situada encima del rea de visualizacin. Estas dos
reas se pueden desactivar. Consulte Para configurar las cabeceras si
desea obtener ms informacin.

Las rutas y sus nombres

La ruta de acceso a un objeto es la forma de especificar dnde est
situado ste en el sistema de archivos. Hay dos formas de especificar
la ruta de acceso: ruta de acceso absoluta y ruta de acceso relativa.

Rutas absolutas
Una ruta de acceso es absoluta si comienza en la carpeta raz, que es
la carpeta individual comn de su sistema donde comienza la
jerarqua. Si una ruta de acceso comienza por una barra inclinada (/),
ser una ruta de acceso absoluta especificada desde la carpeta raz.
Por ejemplo, la siguiente es una ruta de acceso absoluta al archivo
carta:
Usr/dt/config/carta

Rutas relativas
Una ruta de acceso es relativa si describe la ubicacin de un archivo o
carpeta con respecto a la carpeta actual. Si se encuentra en una
carpeta y quiere descender por el rbol de carpetas, no necesita
escribir el nombre de la ruta de acceso absoluta. Slo es necesario
que escriba la ruta que empieza con el nombre de la siguiente carpeta
de la ruta.

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Si una ruta no empieza con una barra inclinada, se trata de una ruta
relativa. Por ejemplo, si la carpeta actual es /usr/dt y quiere
desplazarse a la carpeta /usr/dt/config/cartas, deber utilizar la ruta de
acceso relativa siguiente:
Config/cartas
Hay dos nombres de carpeta especiales que son tiles al especificar
las rutas relativas. La carpeta a veces denominada punto representa
la carpeta actual. La carpeta a veces denominada punto-punto,
representa la carpeta de nivel superior, carpeta situada un nivel por
encima en la jerarqua de carpetas. Por ejemplo, si la carpeta en uso
es /usr/dt/config, la ruta relativa al archivo Dtwm ser:
../app-defaults/idioma/Dtwm
Debido a que el archivo est en la carpeta /usr/dt/app-defaults/idioma,
un nivel por encima de la carpeta en uso y en la subcarpeta appdefaults/idioma.

Caractersticas generales de los archivos

Nombre y extensin: Cada archivo es individual y es
identificable por un nombre y una extensin opcional que suele
identificar su formato. El formato suele servir para identificar el
contenido del archivo. Los nombres de archivos originalmente
tenan un lmite de ocho caracteres ms tres caracteres de
extensin, actualmente permiten muchos ms caracteres
dependiendo del sistema de archivos (hasta 255 caracteres).
Datos sobre el archivo: Adems para cada fichero, segn
el sistema de archivos que se utilice, se guarda la fecha de
creacin, modificacin y de ltimo acceso. Tambin poseen
propiedades como oculto, de sistema, de solo lectura, etc.

Tamao: Los archivos tienen tambin un tamao que se mide

en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes y
cantidad de caracteres que contienen.

depende

de

la

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Ubicacin:

Todo archivo pertenece a un directorio o

subdirectorio. La ruta de acceso a un archivo suele comenzar
con la unidad lgica que lo contiene y los sucesivos
subdirectorios hasta llegar al directorio contenedor.

Propiedades bsicas
Nombre
Puede cambiar el nombre del archivo cambiando este campo. Tambin
puede cambiar el nombre de un archivo fuera de la ventana de
propiedades. Consulte la Renombrar un archivo o una carpeta.

Tipo
Esto le ayuda a identificar el tipo de un archivo, como un documento
PDF, texto de Open Documento una imagen JPEG. El tipo del archivo
determina, entre otras cosas, qu aplicaciones pueden abrir el archivo.
Por ejemplo, no puede abrir una imagen con un reproductor de
msica. Consulte la Abrir archivos con otras aplicaciones para obtener
ms informacin.
Entre parntesis se muestra el tipo MIME del archivo; el tipo MIME es
una forma estndar que los equipos usan para referirse al tipo de
archivo.

Contenido
Este campo se muestra si est consultando las propiedades de una
carpeta. Muestra el nmero de elementos de la carpeta. Si la carpeta
incluye otras carpetas, cada carpeta interna se cuenta como un
elemento, aunque contenga a su vez otros elementos. Cada archivo
se cuenta como un elemento. Si la carpeta est vaca, el contenido no
mostrar nada.

Tamao
Este campo se muestra si est viendo un archivo (no una carpeta). El
tamao de un archivo le indica cuanto espacio ocupa en el disco.
Tambin es un indicador de cunto tardar en descargar un archivo o

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en enviarlo por correo-e (cuanto ms grande es el archivo, ms tarda
al enviarse/recibirse).
Los tamaos se puede dar en bytes, KB, MB o GB; en los tres ltimos
casos, el tamao en bytes aparece entre parntesis. Tcnicamente,
1KB son 1024 bytes, 1MB son 1024 KB, y as sucesivamente.

Espacio libre
Esto slo se muestra para las carpetas. Indica la cantidad total de
espacio disponible en el disco en el que se encuentra la carpeta. Es
til para comprobar si el disco duro est lleno.

Accedido
Fecha y hora de la ltima apertura del archivo.

Modificado
Fecha y hora de la ltima vez que se cambi y guard el archivo.

Propiedades del archivo

Puede ver informacin sobre un archivo o carpeta, pulse con el botn
derecho y seleccione Propiedades. Tambin puede seleccionar el
archivo y pulsar Alt+Intro.
La ventana de propiedades del archivo le muestra informacin tal
como el tipo de archivo, su tamao y cundo lo modific por ltima
vez. Si necesita esta informacin a menudo, puede mostrarla en
las columnas de la vista de lista o en las leyendas de los iconos.
La informacin bsica dada en la pestaa Bsico se explica a
continuacin. Tambin estn las pestaas Permisos y Abrir con. Para
ciertos tipos de archivos, como imgenes y vdeos, habr una pestaa
adicional que proporcione informacin sobre el tamao, la duracin y
el cdec.

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En computacin existen bsicamente dos tipos de archivos, los
archivos ASCII y los archivos binarios. El vocablo ASCII es un
acrnimo para American Standard Code for Information Interchange.
Es un estndar que asigna un valor numrico a cada carcter, con lo
que se pueden representar los documentos llamados de Texto Plano,
es decir, los que son legibles por seres humanos. Los archivos
binarios son todos los dems.

Como ejemplos tenemos:

De imagen: .jpg, .gif, .tiff, .bmp (Portable bitmap), .wmf (Windows

Meta File), .png (Portable Network Graphics), .pcx (Paintbrush).

De video: .mpg, .mov, .avi, .gif Comprimidos o empaquetados: .zip,

.Z, .gz, .tar, .lhz Ejecutables o compilados: .exe, .com, .cgi, .o, .a
Procesadores de palabras: .doc

Apertura de archivos
Antes de escribir o leer datos de un archivo es necesario abrirlo. Al
abrir
el
archivo se establece comunicacin entre el programa y el sistema
operativo acerca de cmo accesarlos. Es necesario que el programa le
proporcione al sistema operativo el nombre completo del archivo y la
intencin de uso (leer o escribir datos), entonces se definen reas de
comunicacin entre ellos.
Una de estas reas es una estructura que controla el archivo (alias del
archivo), de esta forma cuando se solicita una operacin del archivo,
se recibe una respuesta que informa el resultado mediante un
apuntador.

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Analogas de archivos y archiveros
El modo de operacin de un archivo puede ser asociado con el de un
archivero en una oficina, ya que ambos almacenan datos y operan de
forma semejante.
PERMISOS
La necesidad de proteger archivos es un resultado directo de la
capacidad para acceder a archivos. En los sistemas que no permiten
al acceso a archivos de otros usuarios, la proteccin no es necesaria.
Los mecanismos de proteccin proporcionan un acceso controlado
limitando los tipos de acceso que pueden hacerse a los archivos. El
acceso se permite o se niega dependiendo de varios factores, uno de
los cuales es el tipo de acceso solicitado.
Leer: leer un archivo
Escribir: escribir o volver a escribir el archivo
Ejecutar: cargar el archivo en memoria y ejecutarlo.
Anexar: escribir nueva informacin al final del archivo.
Borrar. Borrar el archivo y liberar su espacio para una posible
reutilizacin.
Tambin se pueden controlar otras operaciones, tales como,
renombrar, copiar o editar el archivo, sin embargo, en el caso de
muchos sistemas, estas funciones de alto nivel (como copiar) pueden
implantarse mediante un programa de sistema que realice llamadas al
sistema de bajo nivel. La proteccin solo se proporciona en el nivel
inferior.
Se han propuesto muchos mecanismos de proteccin diferentes .cada
esquema tiene sus ventajas y desventajas, por lo que cada quien debe
seleccionar el apropiado para la aplicacin deseada. Esto depende del
tipo de proteccin que requiera cada sistema de cmputo en particular.

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EL enfoque ms comn para el problema de la proteccin consiste en
hacer que el acceso dependa de la identidad del usuario. Varios
usuarios pueden necesitar diferentes tipos de acceso que dependa de
la identidad consiste en asociar una lista de acceso con cada archivo y
directorio, especificando para cada usuario de la lista el nombre y los
tipos de acceso permitidos.

Datos
Bsicamente se refieren a los testimonios individuales relacionados
con hechos, ya sean caractersticas de ciertos objetos de estudio o
condiciones particulares de situaciones dadas. Los elementos
individuales de los archivos se llaman datos o campos. Por ejemplo un
cheque de un banco tiene los siguientes campos: Cuenta habiente,
Numero de cheque, Fecha, Persona a la que se le paga, Monto
numrico, Monto con letra, Nota, Identificacin del banco, Nmero de
cuenta y Firma. Cada campo es definido por un tipo de dato.
Se conoce que la palabra Datos proviene del latn DTUM cuyo
significado es lo que se da. Los datos son la representacin
simblica, bien sea mediante nmeros o letras de una recopilacin de
informacin la cual puede ser cualitativa o cuantitativa, que facilitan la
deduccin de una investigacin o un hecho.
Cualitativos: Son aquellos que responden a la pregunta cul? O
cules? Aqu hay datos como el color, los sentimientos, etctera.
Cuantitativos: Son aquellos datos que siempre estn referidos a los
nmeros. Por ejemplo precio, altura, edad, etctera
Los datos indican condiciones o situaciones que por s solos no
aportan ninguna informacin importante, es en conjunto de la
observacin y la experiencia que un dato puede tomar

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cierto valor instruccional. Tambin se dice que los datos son atributos
pertenecientes a cualquier ente, pues una utilidad muy significativa de
los datos es que se pueden emplear en estudios comparativos.
En la informtica es muy usado y valorado este trmino, debido a que
la informacin que se introduce en las computadoras es recibida en
forma de datos y los mismos son manipulados para que se pueda
desarrollar distintas soluciones a los diferentes problemas, por
ejemplo, en programacin informtica un dato es en general una
expresin que indica las cualidades de los diferentes comandos sobre
los que un algoritmo puede trabajar.
Tambin se llama datos a aquellos smbolos numricos obtenidos de
algn tipo de estudio para poder realizar clculos matemticos que
arrojen informacin sobre un tema en especfico, pues abren un gran
mundo de posibilidades en el campo de investigaciones cientficas, y
en cualquier mbito en general. Por otro lado tambin se sabe que
toda informacin contenida en la ficha o cdula de identidad de una
persona, como el nombre, nmero de identificacin, fecha de
nacimiento, estado civil, entre otras, es llamada datos personales.
La mayora de los archivos que se utilizan contienen informacin
(datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de
clculo, un grfico. El formato es la disposicin de los datos dentro del
archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
La mayora de los programas de aplicacin identifican un nmero
limitado de tipos de datos. Por ejemplo, un editor de documentos
probablemente no puede leer un archivo de hoja de clculo. El
escritorio le ayuda a reconocer diferentes tipos de archivos mediante
una base de datos de tipos de datos. En la mayora de los casos,
cuando hace doble clic en un archivo, el escritorio ejecuta
automticamente la aplicacin que reconoce el tipo de datos de este
archivo.
Los datos que se ingresan en una base pueden ser de diversos tipos,
segn la informacin que se acumule en dicha base. Por ejemplo

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puede ser una base de datos de informacin personal, entonces los
datos
sern numricos,
alfabticos
y
alfa-numricos.
En
informtica, en programacin, un dato es la expresin general que va
a describir aquellas caractersticas de la entidad sobre la que opera.
En la estructura de datos, un dato es la ms mnima parte de la
informacin:
Siguiendo con la temtica de la informtica, dentro de los archivos
tambin encontramos datos. Estos datos consisten generalmente en
paquetes ms pequeos de otros datos, que son llamados registros.
Estos datos estn reunidos por caractersticas iguales o similares.

Datos para las computadoras

A simple vista, nos podemos dar cuenta que las computadoras y
nosotros somos muy diferentes. Puede llegar a ser muy difcil extraer
datos de una computadora. Ciertas cosas que para nosotros sera muy
fcil hacer, para las computadoras puede no serlo. Por ejemplo:
interpretar un texto que est presentado en forma de imagen es una
tarea muy difcil para las computadoras.
Si deseas que tu computadora procese y analice tus datos, debe de
ser capaz de leerlos y procesarlos. Esto quiere decir que deben de
estar estructurados en una forma legible para las computadoras.
Una de las maneras ms fciles para hacer legibles tus datos es
el formato CSV -archivo.csv-. Para la computadora, es como si
agregaras comas en una oracin. La puede interpretar como
cualitativo color, condicin, categora.
sta es una manera muy simple de procesar los datos para tu
computadora, ya que los puede leer como hojas de clculo. Las
comillas utilizadas () son bsicas para que la computadora pueda
entender que es un texto. Los datos que son nmeros no llevan
comillas. Vale la pena mencionar que existen muchos otros formatos
de este tipo.

Otros conceptos:
Datos son los hechos que describen sucesos y entidades. Datos"

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es una palabra en plural que se refiere a ms de un hecho. A un hecho
simple se le denomina "data-tem" o elemento de dato. Los datos son
comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del
alfabeto, nmeros, movimientos de labios, puntos y rayas, seales con
la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar
de forma utilizable y se les denomina informacin. Los datos son
smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores.
Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin. Un
dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o
cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una
palabra
o
una
descripcin.
La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro
de un contexto para convertirse en informacin. Por si mismos
los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto
no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser
tiles, los datos deben convertirse en informacin para ofrecer un
significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

Datos Pertinentes:
Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden
ser utilizados para responder a preguntas propuestas. Disponemos de
un considerable nmero de hechos en nuestro entorno. Solo los
hechos relacionados con las necesidades de informacin son
pertinentes. As la organizacin selecciona hechos entre sucesos y
entidades particulares para satisfacer sus necesidades de informacin.

Diferencia entre Datos e informacin

Los Datos a diferencia de la informacin son utilizados como diversos
mtodos para comprimir la informacin a fin de permitir una
transmisin o almacenamiento ms eficaces.

La informacin modifica nuestros conocimientos

Podemos decir que todos nosotros necesitamos en forma continua de
informacin, desde ir a ver una pelcula al cine, saber el horario, las
salas, como llegar, hasta la comida que vamos a cenar. Adems,
decimos que la informacin nos permite tomar decisiones. Por lo tanto,
definimos a la informacin:

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Son
todos
aquellos datos organizados
y
convenientemente
procesados que nos permiten extraer el conocimiento que facilita la
toma
de decisiones,
permitiendo
el
seguimiento
de
los objetivos propuestos mediante una actuacin apropiada.

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Registro
Es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una
entrada, como un cheque de banco. Cada campo tiene su longitud y
tipo.

Tipos de archivo
Por contenido

Texto
Binarios

Un registro (tambin llamado fila o tupla) representa un tem nico de

datos implcitamente estructurados en una tabla. En trminos simples,
una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y
columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de
datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma
estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen
los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad.

Recursos
Los registros gestionados pobremente gastan recursos. Por ejemplo,
si los empleados no pueden encontrar un documento, es posible que
tengan que crearlo de nuevo. Pierden el tiempo, tinta y papel de hacer
esto, ya que a pesar de que pueden ser capaces de continuar con el
trabajo de inmediato con la nueva copia, no eliminan la necesidad de
disponer de la copia antigua y obsoleta.
Dado que prcticamente todos los recursos en una oficina tienen un
costo asociado, esto puede significar un problema financiero para una
empresa. Por el contrario, un buen sistema de gestin de registros
utiliza una cantidad mnima de recursos, reduciendo los costos
operativos.

Responsabilidad
Todos los registros proporcionan evidencia de un evento empresarial o
personal. Con un sistema de gestin de registros bueno, es fcil

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probar lo que la compaa est haciendo y con qu propsito. Esto
puede hacer toda una diferencia cuando una compaa busca nuevos
accionistas, prstamos o licencias de negocios. En el caso de una
empresa que se encuentra con problemas legales, un sistema de
registro eficiente permite a la compaa rpidamente reunir la
documentacin para una defensa suficiente. Tambin alerta a los
trabajadores de la empresa para violaciones de las polticas o
actividades fraudulentas. En otras palabras, un buen sistema de
registros mantiene una empresa responsable.

Eficiencia
Una gestin de registros adecuada significa que los trabajadores no
tienen que pasar tanto tiempo buscando y usando los datos. Por
ejemplo, un empleado que debe basarse en un sistema de archivo
desorganizado impreso puede tener que recuperar fsicamente los
archivos de almacenamiento, mientras que un empleado que se basa
en un sistema de registros electrnicos podra ser capaz de acceder al
expediente requerido en cuestin de segundos utilizando slo unos
pocos comandos de teclado en un programa de software.
Este aumento de la eficiencia en ltima instancia se traduce en un
mayor nmero de transacciones. Eso, a su vez, por lo general resulta
en mayores ingresos y beneficios para la empresa. Desde la
perspectiva del empleado, el aumento de la eficiencia significa menos
estrs y mejor disfrute del trabajo.

Centros Seguro Almacenamiento de Registros

GRM almacena de forma segura y protege la informacin confidencial
por el mantenimiento del estado de las instalaciones ms modernas,
utilizando el software ms reciente y el resto slo est equipado con la
tecnologa ms vanguardista.
Tenemos ms de 3 millones de pies cuadrados de espacio de
almacenamiento en varios Centros de Gestin Registros localizados
en los Estados Unidos, cada una equipada para servir como

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principales centros de negocios capaz de albergar a los ms exigentes
requisitos de almacenamiento de datos.

REGISTROS
Un registro es un conjunto de conceptos de datos que tienen algo en
comn con la entidad descrita. La figura 4 es una ilustracin de un
registro con muchos conceptos de datos relacionados. El registro que
se muestra es para un pedido colocado con una compaa de ventas
por correo. EL #PEDIDO, APELLIDO, INICIAL, CALLE, CIUDAD,
ESTADO Y TARJETA DE CREDITO son atributos. La mayora de los
registros son de longitud fija y, por lo tanto, no hay necesidad de
determinar la longitud del registro cada vez.

Archivos de texto
Son aquellos que pueden contener cualquier clase de datos y de tal
manera que son entendibles por la gente. Los datos en un archivo de
texto se almacenan usando el cdigo ASCII, en el cual cada carcter
es representado por un simple byte. Debido a que los archivos de
texto utilizan el cdigo ASCII, se pueden desplegar o imprimir.
Los archivos de texto son aquellos que estn compuestos nicamente
por texto sin formato, solo caracteres. Estos caracteres se pueden
codificar de distintos modos dependiendo de la lengua usada. Se les
conoce tambin como archivos de texto llano o texto simple por
carecer de informacin destinada a generar formatos y tipos de letra.
La extensin texto representa "TEXTFILE" (archivo de texto), que
sustituy a su antiguo nombre "FLATFILE" (archivo sin formato). Este
archivo informtico estructura series de lneas de texto. El final del
archivo se identifica habitualmente con un carcter especial definido
como un marcador "END-OF-FILE" (final de archivo), ubicado a
continuacin de la ltima lnea de texto. Este tipo de contenedor
incluye texto sin formato, pero tiene otras capacidades.

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Los archivos texto sirven como almacenes de informacin a la vez que
evitan las complicaciones propias de otros formatos de archivo. Los
archivos afectados por la corrupcin de datos son fcilmente
recuperables y el usuario puede continuar su trabajo con la
informacin restante. El inconveniente de utilizar archivos texto
proviene de su baja entropa, que provoca que los archivos texto
ocupen ms espacio que otros archivos de texto.

Detalles tcnicos sobre los archivos Texto

Los archivos texto contienen un formato mnimo, pero cumplen con las
definiciones de formato aceptadas por la terminal del sistema y los
editores de texto simple. Los archivos texto son universales debido a
que cualquier procesador de texto puede leerlos. Los archivos texto
pueden utilizar Unicode para facilitar su lectura a usuarios de distintos
idiomas. Los archivos de texto exclusivamente en cdigo ASCII
pueden intercambiarse y leerse en Unix, Mac y Windows. El conjunto
de caracteres ms habitual es UTF-8, se diferencia del cdigo ASCII
en la marca de orden de bytes y es retro compatible con ASCII.
Este ASCII, est implcito en todos los documentos textuales, y desde
los primeros programas, pues se ha venido sofisticando y haciendo
ms complejo el cmo y el que se escribe. La primera forma de crear
esos ARCHIVOS DE TEXTO, pues son unos comandos directos que
ya no se usan, y que fueron reemplazados por los llamados gestores o
procesadores de palabra, es decir, esas aplicaciones que te permiten
escribir.
Los ms rudimentarios, no permitan ni maysculas ni separacin de
prrafos. Evolucionaron en un programa llamado Wordstar, que entre
otras se poda llevar y operar en un diskette junto con todos los
archivos de trabajo y diccionarios. En esa poca no haba discos duros
con ms capacidad que un DVD. Estos archivos tenan la
terminacin .Texto, que an se usa, por ejemplo, para generar cdigo
para web en HTML.
Luego nacieron los procesadores de texto, es decir, aplicativos que
pueden modificar no solo palabras, sino prrafos enteros, lo que
usualmente, terminaba en documentos justificados, cuya y soporte de
color.
Su
terminacin
es
.RTF.

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El siguiente paso, obviamente, fue la de disponer de entornos ms
amigables, lo que hicieron inicialmente en la empresa Wordperfect,
adquirida ms tarde por Corel, y, un poquito despus, Microsoft con
Word. Aqu nacen terminaciones como .DOC, hoy en uso corriente.
Las prestaciones de estos procesadores incluyen aplicacin de
correccin de textos, presentacin en pantalla de sinnimos, y en
algunos hasta correccin de estilo y diccionarios aplicados a
profesiones.
En este tipo de archivos, todos sus datos se almacenan como cadenas
de caracteres, es decir, los nmeros se almacenan con su
representacin ASCII y no su representacin numrica, por lo tanto no
se pueden realizar operaciones matemticas directamente con ellos.
P. Ejemplo. Si se guarda el dato 3.141592 en un archivo de texto,
se almacena como 3.141592 y ntese que... 3.141592
3.141592

24
Archivos Binarios:
Son aquellos que almacenan los datos numricos con su
representacin binaria. Pueden ser archivos que contienen
instrucciones en lenguaje mquina lista para ser ejecutados. Por
ejemplo, cuando escribimos un programa en un lenguaje en particular
(como C++, Pascal, Fortran, etc.), tenemos las instrucciones
almacenadas en un archivo de texto llamado programa fuente, pero
una vez que lo sometemos a un proceso de compilacin y ejecucin
nuestro programa lo trasladamos a un programa ejecutable (en
lenguaje mquina), que es directamente entendido por la computadora
y se crea un archivo binario.
Maestro
Trans
Tipos de archivos por funcin
Reporte
Trabajo
Una forma eficiente de almacenar nmeros en el disco consiste en
utilizar archivos binarios. En este tipo de archivos no se almacenan los
nmeros como cadenas de caracteres sino que se almacenan de la
misma forma que se hace en memoria. El contenido de los archivos
binarios no puede ser visualizado mediante un editor de textos.

Apertura y Cierre de Archivo Binarios

Las operaciones de apertura y cierre para archivos binarios son
exactamente las mismas que las vistas para archivos de texto
fopen y closet. Tambin los modos de apertura son los mismos. La
nica diferencia radica en que hay que aadir una de binary" al
modo de apertura, es decir, lb, web, ab, lb+, web+ y ab+,
manteniendo el mismo significado que para archivos de texto. Una
vez creado un archivo con un tipo determinado (binario o de texto)

25
ya no se le puede cambiar el modo de acceso, las operaciones
de lectura y escritura han de ser las especficas para cada tipo de
archivo.

Lectura y Escritura de Archivo Binarios

Las funciones de lectura y escritura ya no son las mismas que para los
archivos de texto. Mientras que fscanf y fprintf realizan una conversin
del tipo de dato a cadena de caracteres, en el archivo binario esto es
innecesario. Por este motivo hay que utilizar otras funciones. La
funcin utilizada para leer datos de un archivo binario es fread y la
funcin
utilizada
para escribir datos
en
un archivo
binarios fwrite. Estas funciones son independientes del tipo de dato
que se lea o escriba, es decir, no realizan ninguna interpretacin del
tipo de dato.

La especificacin de las funciones fread y fwrite es la siguiente:

Size_t fread(void *p, size_t size, size_t n, FILE *pf)
Size_t fwrite(void *p, size_t size, size_t n, FILE *pf)

Fread:
El puntero p apunta a la variable en la cual se almacenarn los
datos ledos del archivo binario.
El argumento size contiene el nmero de bytes que componen
cada uno de los elementos que van a ser ledos.
El argumento n contiene el nmero de elementos de tamao size
que han de leerse.
El cuarto argumento es el puntero o descriptor de fichero que
devuelve la funcin fopen.

Fwrite:
El puntero p apunta a la variable en la cual se encuentran los datos
que se escribirn en el fichero.
El argumento size contiene el nmero de bytes que componen

26
cada uno de los elementos que van a ser escritos en el archivo
binario.
El argumento n contiene el nmero de elementos de tamao size
que se van a escribir.
El cuarto argumento es el puntero o descriptor de fichero que
devuelve la funcin fopen.
El tipo de dato size_t est definido en el fichero <stdio.h>. Su
definicin es la siguiente:

Typedef unsigned size_t

El tipo size_t no es ms que un entero sin signo; la razn de utilizar
este tipo de dato y no la de unsigned directamente no es otra que la de
distinguir el tipo de dato cuando se utiliza en la lectura o escritura dc
archivos binarios.
Ambas funciones devuelven el nmero de tems ledos o escritos, 0 en
caso de que no se haya ledo o escrito ninguno.
Es posible almacenar varios datos en disco a la vez y no
necesariamente
uno
a
uno.
Tenemos las instrucciones almacenadas en un archivo de texto
llamado programa fuente, pero una vez que lo sometemos a un
proceso de compilacin y ejecucin nuestro programa lo trasladamos
a un programa ejecutable (en lenguaje mquina), que es directamente
entendido por la computadora y se crea un archivo binario. En este
tipo de archivos tambin se pueden almacenar diferentes tipos de
datos incluyendo datos numricos.
Sin embargo, cabe destacar que los datos numricos se graban con
su representacin binaria (no con su representacin ASCII), por tal
razn, cuando se despliegan con un editor de textos o por medio de
comandos del sistema operativo, aparecen caracteres raros que no se
interpretan.
P. ejemplo. Si se guarda el dato 27 en un archivo binario, se
almacena como 00001111 y no como 27.

27
Archivo Maestro:
Es un conjunto de registros relacionados con un aspecto importante de
las actividades de una organizacin. Por ejemplo, una organizacin de
manufactura puede tener un archivo maestro de nmina, de clientes,
personal, inventario, etc. Los archivos maestros son tiles solo
mientras se mantengan exactos y actualizados ya que reflejan el
estado actual de eventos especficos o indicadores de la empresa y se
logra por medio de transacciones.
Los archivos maestros contienen registros de un grupo de entidades.
Los atributos pueden ser cambiados frecuentemente, pero los
registros son relativamente permanentes. Estos tienden a tener
grandes registros que contienen toda la informacin acerca de una
entidad de datos. Cada registro contiene, por lo general, una llave
primaria y varias llaves secundarias. Frecuentemente estos archivos
son guardados como archivos indexados o archivos secuenciales con
ndices.
Ejemplos de archivos maestros incluyen registros de pacientes,
registros de clientes, un archivo de personal o un archivo de inventario
de partes.
Ejemplo: el archivo de vendedores, tambin puede reflejar eventos
que afecten a una entidad determinada como en caso de un archivo
histrico de ventas ejemplo plan de cuenta, banco, cliente,
vendedores, productos, proveedores entre otros.

28
Archivo de Transacciones
Es un archivo con dos propsitos acumular datos de los eventos al
momento que ocurran y actualizar los archivos maestros para reflejar los
resultados de las transacciones actuales. El trmino transaccin se
refiere a cualquier evento que afecte la organizacin y sobre el cual se
calculan los datos. Por ejemplo, compras, pagos, contratar personal,
pagar a empleados y registrar ventas. Los registros contables, costos de
facturas, consultan de clientes, pedidos de clientes y pedidos a
proveedores entre otros.
Los archivos maestros son permanentes y duran mientras exista el
sistema. Sin embargo, los contenidos de los archivos cambian como
resultado del procesamiento y la actualizacin. Por otro lado, los archivos
de transacciones son temporales, ya que en algn momento ya no son
necesarios y se borran o se destruyen.

Archivos de Reportes: Contiene datos que son formateados para su

presentacin al usuario. Puede imprimirse o desplegarse en la pantalla.
Regularmente son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo
de impresin no est disponible para todos los reportes producidos, en
este caso, la computadora escribe el reporte a un archivo de disco donde
permanece hasta que pueda imprimirse.

Archivos de Trabajo: Es un archivo temporal. No tiene las

caractersticas de Entrada/Salida de un archivo de transacciones o de
reporte, ni las de largo plazo del archivo maestro. Se utiliza regularmente
para pasar datos creados de un programa a otro.
Registro de Transacciones (Contable)
Las transacciones son las operaciones de valor econmico que se
producen debido a un cambio en la ecuacin contable, este se puede
lograr debido a un aumento o a una disminucin de los activos o pasivo
de la misma.
El registro de transacciones contable, es donde se archiva y se registra
todas las cuentas y los balances financieros de una empresa. Este tiene
como funcin calcular los resultados de las operaciones financiera que se
realizan por los profesionales del rea.
En este registro se lleva a cabo un proceso de transacciones que debe
ser muy exacto y oportuno, debido a que los datos que se suministran

29
poseen la informacin que los profesionales contables poseen para
tomar las medidas necesarias para llevar a maximizar la economa o
rendimiento econmico de dicha empresa.

30
Archivos de Reportes
Contiene datos que son formateados para su presentacin al usuario.
Pueden imprimirse o desplegarse en la pantalla. Regularmente son
archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresin no
est disponible para todos los reportes producidos, en este caso, la
computadora escribe el reporte a un archivo de disco donde
permanece hasta que pueda imprimirse.
Cuando es necesario ejecutar un programa que imprima informacin y
no existe la impresora o est ocupada, se usa un archivo de reporte.
El enviar la salida a un archivo es vez de a una impresora es llamado
spooling, posteriormente cuando el dispositivo est listo se puede
imprimir la informacin del archivo de reporte.
Un reporte o Informe, como ltimamente se le conoce es: Los informes
son una manera excelente de organizar y presentar los datos de una
base de datos de Microsoft Access. Los informes permiten aplicar
formato a los datos dando lugar a un diseo atractivo e informativo en
la pantalla o en las copias impresas.
1. Los informes pueden darles mayor utilidad a los datos.
2. Los informes pueden tener diferentes niveles de complejidad, desde
una simple lista (como un informe sobre el estado de un proyecto o un
informe semanal de ventas) hasta un catlogo detallado de productos.
LOS INFORMES TAMBIN PERMITEN:
1. Preparar facturas.
2. Crear etiquetas postales.
3. Crear un directorio, como una lista alfabtica de empleados con su
informacin de contacto.
4. Permiten presentar un resumen de los datos, como las ventas
agrupadas por regin.

31
5. Los informes pueden resumir y agrupar los datos para proporcionar
una introduccin.
LOS INFORMES SE UTILIZAN A MENUDO PARA PRESENTAR UNA
INTRODUCCIN GLOBAL.
1. En la que se resaltan los principales hechos y tendencias.
2. La posibilidad de agrupar y ordenar los datos para que el conjunto
tenga visualmente ms sentido constituye una ventaja clave de los
informes. Los informes permiten a los usuarios obtener rpidamente
una
idea
global.
3. Por lo tanto, en un informe de ventas se pueden agrupar las ventas
por regin, vendedor y trimestre, mostrando subtotales as como el
total. En el boletn de un club se puede mostrar el nmero de
miembros a lo largo de 5, 10 20 aos, se puede reflejar la asistencia
a las reuniones por mes as como la asistencia global, y se puede
representar el nmero de miembros que viven en cada ciudad.
4. Si bien los informes permiten embellecer los datos, agrupar y
presentarlos de muchas maneras distintas, no alteran los datos
subyacentes en las tablas de la base de datos.
LOS INFORMES COMBINAN DATOS Y DISEO
1. Un informe se compone de controles. Algunos controles, como los
cuadros de texto, muestran datos. Otros son elementos decorativos,
como las lneas de separacin o los logotipos de las compaas.
2. Un informe puede componerse de pginas y ttulos. Una pgina
puede contener varios ttulos que agrupan datos, o un ttulo puede
incluir
datos
que
ocupan
varias
pginas.
3. Un informe contiene datos. Los datos de una base de datos se
componen de campos y registros. Un campo, que se muestra en las

32
tablas como una columna, es una solo categora de hechos que
pueden aplicarse a cada registro. Un registro, que se muestra en las
tablas como una fila, es un conjunto de hechos acerca de una persona
determinada o un elemento en particular. Por lo tanto, el cdigo postal
de los empleados es un campo mientras que la empleada Nancy
Davolio es un registro.

33
Archivos de Trabajo
Es un archivo temporal. No tiene las caractersticas de Entrada/Salida
de un archivo de transacciones o de reporte, ni las de largo plazo del
archivo maestro. Se utiliza regularmente para pasar datos creados de
un programa a otro.
Los programas pueden ejecutarse ms eficientemente si se usan
archivos trabajo. Un ejemplo de archivos de trabajo es aquel que ha
sido reordenado para que los registros puedan ser accesados ms
rpidamente.
Los archivos de trabajo contienen datos de los archivos maestros y de
transacciones, transitoriamente, es un espacio fsico no permanente
de apoyo auxiliar a los procesos informticos para generar reportes o
cambios en la estructuracin de un archivo, organizacin o
reorganizacin.
Archivos de Trabajo: Es un archivo temporal. No tiene las
caractersticas de Entrada/Salida de un archivo de transacciones o de
reporte, ni las de largo plazo del archivo maestro. Se utiliza
regularmente para pasar datos creados de un programa a otro.

Otro tipo de Archivos

? Programas: Contiene instrucciones para procesar datos, ya sea cdigo
fuente, ejecutables o compilados.
? Respaldos: Son copias de seguridad.

Los Archivos de registro (o archivos de log)

Son archivos que contienen mensajes sobre el sistema, incluyendo el
kernel, los servicios y las aplicaciones que se ejecutan en dicho sistema.
Existen diferentes tipos de archivos de log dependiendo de la
informacin. Por ejemplo, existe un archivo de log del sistema, un archivo
de log para los mensajes de seguridad y un archivo de log para las
tareas cron.

34
Los archivos de registro pueden ser muy tiles cuando se trate de
resolver un problema con el sistema tal como cuando se trata de cargar
un controlador del kernel o cuando se este buscando por intentos no
autorizados de conexin al sistema. Este captulo discute donde
encontrar estos archivos de registro, cmo visualizarlos y qu buscar en
ellos.
Algunos archivos de log estn controlados por un demonio
llamado syslogd. Encontrar una lista de mensajes de log mantenidos
por syslogd en el archivo de configuracin /etc/syslog.conf.

Localizar archivos de registro

La mayora de los archivos de registro estn localizados en el
directorio /var/log.
Algunas
aplicaciones
como
por
ejemplo httpd y samba poseen un directorio en /var/log para sus archivos de
registro (log).
Observe los mltiples archivos en el directorio de archivos log seguidos de
nmeros. Estos se crean cuando los archivos de registro circulan. Los
archivos de registro circulan de manera que los tamaos de los archivos no
sean demasiado amplios.
El paquete logrotate contiene una tarea de cron que hace circular
automticamente los archivos de log de acuerdo al archivo de
configuracin /etc/logrotate.conf y los archivos de configuracin en el
directorio /etc/logrotate.d. Por defecto, se configura para circular cada
semana y mantener la validez de los archivos previos de log durante cuatro
semanas.

35
Llevas horas -tal vez das- trabajando en un diseo, ilustracin o video, y
de pronto se corta la luz, se cae el programa antes de que pudieras
guardar los cambios, o por error sobre-escribes el archivo en baja
resolucin y capas acopladas. Una tragedia que todo estudiante o
profesional conoce. Es ms, s de al menos 2 colegas que perdieron
tesis y proyectos de ttulo por robo de equipos o eliminacin accidental
del archivo que los contena. Todo lo anterior basta y sobra para explicar
la importancia de respaldar informacin (back-up o guardar copias de
seguridad).

Tipos De Respaldos
La programacin de la copia de restauracin es tal vez la consideracin
ms importante cuando se planea una recuperacin de desastre.
El tipo de respaldo que se har tiene relacin directa con la estrategia de
recuperacin
de
los
datos.
Un plan de respaldo asume un plan de restauracin. Se deberan
documentar y probar todos los procesos y tiempos que toman restaurar
un
servidor
de
datos.
Los tipos fundamentales de respaldo son:

Total
Incremental
Diferencial
Copia
Diario
Los tipos elegidos afectaran como el atributo de archivo es manejado.
El atributo de archivo es una propiedad de un archivo o carpeta que es
usado
para
indicar
si
un
archivo ha cambiado desde la ltima vez que fue respaldado. Cuando el
archivo
es
modificado
el
atributo de archivo es sesteado de nuevo, para indicar que ha cambiado
y
que
debe
ser
respaldado
de
nuevo.
Sin el atributo de archivo, la utilidad de respaldo es incapaz de decir si
los
archivos
necesitan
ser
respaldados o no.

36
RESPALDO TOTAL
Los respaldos totales son la base de los dems esquemas y contienen
todos los datos en un sistema A este mtodo tambin se lo conoce
como Normal. Cuando se selecciona este tipo de respaldo, la utilidad
de respaldo respalda los archivos seleccionados a disco o a cinta,
ignorando si el atributo de archivo esta habilitado o deshabilitado .En
otras palabras, no importa si un archivo ha sido respaldado antes, ser
respaldado ahora. Despus de respaldar el archivo, este cambia el
atributo de archivo para indicar que ha sido respaldado.
Este tipo de respaldo es el usado inicialmente en un servidor, toma
mucho tiempo, porque respalda todos los archivos y carpeta sin
importar el estado del atributo de archivo. En algunos casos, debido a
la cantidad de datos que involucra podra ocupar varios medios de
almacenamiento. La principal ventaja de este tipo de respaldo es la
habilidad para rpidamente restaurar los datos, toda la informacin
necesaria esta en un solo juego de respaldo, su desventaja es el
tiempo consumido y la gran cantidad de cintas involucradas.
RESPALDO INCREMENTAL
Se utiliza para respaldar todos los archivos que han cambiado desde
el ltimo respaldo Normal o Incremental. Cuando cada archivo es
respaldado el atributo de archivo se deshabilita. Como solo los
archivos que han cambiado se respaldan, este tipo de respaldo toma
el menor tiempo de todos para llevarse a cabo. Sin embargo toma la
mayor cantidad de tiempo en el momento de restaurar porque el ultimo
respaldo normal y los subsecuentes respaldos incrementales deben
ser restaurados para tener los datos lo ms actualizados posible.
Generalmente se usa entre respaldos normales. Su principal ventaja
es el tiempo reducido que lleva hacerlo as como la reducida cantidad
de cintas involucradas. Su desventaja son las operaciones ms largas
y ms complejas de restauracin ms aun si hay periodos largos
entres respaldos normales.

37
RESPALDO DIFERENCIAL
Se utiliza para resguardar los archivos que han cambiado desde el
ltimo
respaldo
normal
o
incremental.
Sin embargo cuando este tipo de respaldo es realizado el bit de
archivo
no
se
ha
deshabilitado.
Esto significa que los datos en un respaldo diferencial contienen la
misma informacin que los diferenciales previos ms los archivos
adicionales que han cambiado. Como los datos sin cambiar son
continuamente respaldados con este mtodo, los respaldos
diferenciales llevan mas tiempo que los incrementales. Sin embargo
cuando se restauran datos, solo el ltimo respaldo normal y el ltimo
diferencial sern necesarios para devolver al sistema al punto mas
reciente.
RESPALDO COPIA
Es similar al normal en que pueden ser restaurados a partir de un
nico trabajo de respaldo, pero difieren en que una copia no cambia el
atributo de archivo. Como el atributo no es modificado, no afecta
ningn respaldo incremental ni diferencial que sean ejecutados luego.
til si requiere hacer una copia de datos pero no interferir con otras
operaciones de respaldo.
RESPALDO DIARIO
Su finalidad es la de respaldar todos los datos que han sido
modificados en un da particular. Los archivos que no han sido
modificados ese da no son respaldados. Tampoco afectan los
atributos de archivo y no interfieren con los respaldos incremental o
diferencial.

38
Organizacin de Archivos
La tcnica utilizada para representar y almacenar registros en archivos
es llamada organizacin de archivos. Las cuatro tcnicas
fundamentales son:

Secuencial
Secuencial indexado
Relativa (acceso directo)
Multa-llave

Hay aspectos bsicos en que difieren las de organizacin de archivos.

1. La secuenciacin de registros: Es decir la ordenacin fsica de los
registros almacenados.
2. La organizacin del archivo determina el conjunto de operaciones
necesarias para encontrar registros.
Las operaciones bsicas que se ejecutan en archivos son:
1. Creacin
2. Actualizacin, incluyendo:
? Insercin de registros
? Modificacin
? Supresin
3. Recuperacin
? Consulta
? Reportes
4. Mantenimiento
? Estructuracin
? Reorganizacin

39
Los archivos y carpetas se organizan jerrquicamente, en los sistemas
informticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los
archivos se ubican en directorios y el nombre de un archivo debe ser
nico en ese directorio. En otras palabras, no puede haber dos
archivos con el mismo nombre en el mismo directorio. El nombre de un
archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de manera exacta
entre todos los dems archivos del sistema informtico-no puede
haber dos archivos con el mismo nombre y ruta.
La mayora de las computadoras organizan los archivos en jerarquas
llamadas carpetas, directorios o catlogos. (El concepto es el mismo
independientemente de la terminologa usada.) Cuando una
computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no
slo tiene un nombre propio, sino tambin una ruta, que identifica la
carpeta o carpetas en las que reside un archivo o carpeta.
En la ruta, se emplea algn tipo de carcter especial -como una barrapara separar los nombres de los archivos y carpetas. Muchos (pero no
todos) sistemas informticos usan extensiones en los nombres de
archivo para ayudar a identificar que contienen.
Es la coleccin de registros lgicos en el archivo y la percepcin que
tiene el usuario programador de aplicaciones acerca de la disposicin
lgica de los registros almacenados en el archivo; una organizacin de
archivo soporta algn(os) mtodo de acceso mediante el cual estos
registros pueden ser accedidos.
El soporte es el medio fsico donde se almacenan los datos. Los
tipos de soporte utilizados en esta gestin de archivos son 2:
Soportes Secuenciales
Soportes Direccionales
Los soportes secuenciales son aquellos en los que los registros
informaciones estn escritos a continuacin de otros y para acceder a
un determinado registro, n se necesita pasar por los n-1 registros
anteriores. La secuencia puede corresponder al orden fsico de los
registros en el archivo (organizacin secuencial) o bien el orden de las
claves (ascendente o descendente) de los registros (organizacin
indexada).

40
Los soportes direccionales se estructuran de modo que las
informaciones registradas se pueden localizar directamente por su
direccin y no se requiere pasar por los registros precedentes. En
estos soportes los registros deben poseer un campo clave los
diferentes del resto de los registro del archivo. Una direccin en un
soporte direccional puede ser nmero de pista y numero de sector en
un disco. Los soportes direccionales son los discos magnticos,
aunque pueden actuar como soporte secuencial. Segn las
caractersticas del soporte empleado y el modo en que se han
organizado los registros, se consideran dos tipos de acceso a los
registros de un archivo:
Acceso secuencial
Acceso directo
El acceso secuencial implica el acceso a un archivo segn el orden de
almacenamiento de sus registros, uno tras otro. El acceso directo
implica el acceso a un registro determinado, sin que ello implique la
consulta de los registros precedentes. Este tipo de acceso solo es
posible con soportes direccionales.
La organizacin de un archivo define la forma en la que los registros
se disponen sobre el soporte de almacenamiento, o tambin se define
la organizacin como la forma en que se estructuran los datos de un
archivo. En general se consideran 3 organizaciones fundamentales:
Organizacin secuencial
Organizacin directa o aleatoria (Random)
Organizacin secuencial indexada (Indexed)

41
2.Organizacin de Archivos Secuenciales
En un archivo organizado secuencialmente, los registros quedan
grabados consecutivamente cuando el archivo se crea y se deben
accesarse consecutivamente. Se refiere a la organizacin de los datos
de un archivo en registros, bloques y estructuras de acceso; esto
incluye la forma en que los registros y los bloques se colocan en el
medio de almacenamiento y se interconectan. Existen diferentes
mtodos para organizar los registros de un archivo en el disco. Hay
varias tcnicas generales, como el ordenamiento, la dispersin, la
indizacin, que sirven para crear mtodos de acceso.
Otro tipo de organizacin se caracteriza por el hecho de que los
registros se insertan ordenados en base a los valores de uno de sus
campos, llamado campo de ordenacin. Estos dan lugar a un archivo
ordenado o secuencial. Si el campo de ordenacin es tambin un
campo clave del archivo (un campo con un valor nico garantizado
para cada registro) recibe tambin el nombre de clave de ordenacin
del archivo.
Se refiere al procesamiento de los registros, no importa el orden en
que se haga, para eso los registros estn organizados en forma de
una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin.
Rudimentos de los archivos Secuenciales; dependiendo del dispositivo
de almacenamiento utilizado el archivo se puede mostrar el usuario
como si fuera un sistema secuencial. Al finalizar un archivo secuencial
se denota con una marca de fin de archivo.
La manera bsica de organizar un conjunto de registros, que forman
un archivo, es utilizando una organizacin secuencial. En un archivo
organizado secuencialmente, los registros quedan grabados
consecutivamente cuando el archivo se usa como entrada. Un
archivo organizado secuencialmente es un conjunto de registros
lgicamente relacionados cuya secuencia de acceso est
determinada por su ordenamiento. Los registros deben ser
grabados consecutivamente cuando el archivo es creado, y deben
ser ledos de la misma manera cuando es usado posteriormente
como
entrada.
Los requerimientos de proceso determinan el orden adecuado para

42
la orden de los registros de un archivo secuencial. Por ejemplo para
generar un directorio telefnico el archivo que contenga tal
informacin deber ordenarse con base al apellido y nombre de la
persona, porque as se necesita el reporte de los datos.

Sin embargo, si se requiere tener un directorio telefnico ordenado

de acuerdo a la zona postal o por su direccin, deber de existir dos
archivos, que podrn contener la misma informacin pero ordenada
de forma diferente, por lo que los sistemas de informacin que se
construyen utilizando esta organizacin, tienden a duplicar
registros. Esto se podra decir que es una desventaja de la
organizacin de archivos secuenciales.
Los sistemas de informacin que se construyen utilizando archivos
secuenciales tienden a duplicar registros por los archivos que estn
en orden diferente. Por lo regular no todos los archivos se
conservan; muchos se consideran como temporales y se borran
despus de que se han utilizado como entrada al programa de
aplicacin y la informacin contendida se ha explotado para un
propsito particular.
Debido a que los registros de un archivo secuencialmente deben de
accesarse constantemente se utilizan con mayor frecuencia en
procesamiento por lotes (que pueden tomar varios registros a la
ves) que en procesamiento interactivo.
Archivo secuencial es la forma ms simple de almacenar y
recuperar registros en un archivo. En un archivo secuencial, se
almacenan los registros uno tras otro. El primer registro almacenado
se coloca al principio del archivo. El segundo se almacena
inmediatamente despus (no existen posiciones sin uso), el tercero
despus del segundo, etc. Este orden nunca cambia en la
organizacin secuencial. Una caracterstica de los archivos
secuenciales es que todos los registros se almacenan por posicin:
de primer registro, segundo registro, etc.

43
El desempeo de los archivos secuenciales depende de

Factor de bloqueo
Longitud del archivo
Seleccin de la llave
Actualizacin de archivos secuenciales

Operaciones sobre un archivo secuencial

Los archivos secuenciales son tpicamente utilizados en aplicaciones
de proceso de lotes Y son ptimos para dichas aplicaciones si se
procesan todos los registros. La organizacin secuencias de archivos
es la nica que es fcil de usar tanto en disco como en cinta.
Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticione s o
actualizaciones de registros individuales, los archivos secuenciales
ofrecen un rendimiento pobre.
1. Creacin de Archivo: En este proceso se pretende solamente
crear un archivo nuevo en disco, con su nombre, tipo y especialidad
de almacenamiento de datos apropiado.
2. Apertura de Archivos: En este caso se pretende abrir un archivo
ya existente en disco para procesarlo, ya sea cargar o grabar datos
en sus registros, o leer algn registro en especial para mandarlo a
una variable de cualquier tipo.
No confundir creacin con apertura, creacin es un proceso que
solo se ejecuta una sola vez en la vida de un archivo, mientras que
apertura, siempre se est realizando por los programas
especializados
en
algn
proceso.
3. Cierre de archivos: Es la operacin ms importante en cualquier
programa que maneje archivos, o se cierra el archivo como ltima
instruccin del programa o se ver el anuncio ABORT, RETRY, FAIL.
98, /s, scandisk
4. Altas en archivo: En este proceso se carga una clase en memoria

44
con sus datos pertinentes y se graba la clase en el archivo en
disco.
5. Lectura de archivo: En este proceso, se abre el archivo y se
manda el registro de disco, a una clase en memoria para su
procesamiento.
6. Consulta de archivos: En este proceso se pretende desplegar
todos los registros del archivo en disco a la pantalla, ya sea consola
o mejor an, a una pgina HTML.
7. Bsqueda en archivos: Una de las operaciones ms comunes,
consiste en que el usuario pide toda la informacin de algn rengln
en disco, proporcionando la informacin de algn campo,
generalmente el campo clave de la clase.
8. Filtros: En este proceso el usuario est interesado en algn
conjunto de renglones con caractersticas comunes (condicin), por
ejemplo todos los alumnos de sisJAVA TEMA s, o todos los
empleados que ganen ms de $500.00 pesos, o todos los clientes
que sean de Tijuana, etc.
9. Modificaciones de registros o archivos: Problema muy comn,
donde los datos originales ya grabados se tienen que cambiar o
actualizar, por ejemplo el nombre no era juan es Juana, o la
calificacin
no
es
100
es
20,
etc.
10. Bajas de registros: tambin muy comn este proceso, por
ejemplo el alumno ya egreso, el cliente huyo, etc.

Estructura archivos organizacin secuencial

45
Se refiere al procesamiento de los registros, no importa el orden en
que se haga, para eso los registros estn organizados en forma de
una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin.
Rudimentos de los archivos Secuenciales; dependiendo del dispositivo
de almacenamiento utilizado el archivo se puede mostrar el usuario
como si fuera un sistema secuencial.
Al finalizar un archivo secuencial se denota con una marca de fin de
archivo. (END END-OF-FILE). El usuario de un archivo secuencial
puede ver los registros en un orden secuencial simple, la nica forma
de recuperar registros es comenzar al principio y extraerlos en el orden
contemplado.
Cuestiones de programacin; la manipulacin de los archivos se hace
en el contexto de la programacin en un lenguaje por procedimientos
de alto nivel. Estos lenguajes tienden a expresar la manipulacin de
archivos mediante subrutinas que se definen como parte del lenguaje
formal o se incluyen como extensiones del lenguaje en una biblioteca
estndar.

Almacenamiento De Archivos Secuenciales.

Los archivos secuenciales pueden almacenarse en dispositivos de
acceso serial o directo. Con frecuencia los dispositivos de acceso
serial son considerablemente menos caros que los dispositivos de
acceso directo en un sistema de cmputo, pero de hecho, los
dispositivos de almacenamiento de acceso directo en una
computadora
siempre
proporcionan
mayor
capacidad
de
almacenamiento y acceso ms rpido que los dispositivos de acceso
serial.

46
Declaracin De Archivos Secuenciales
Casi todos los lenguajes proporcionan facilidades para declarar
archivos secuenciales a continuacin te presentamos un ejemplo en
Pascal que bien puede ser aplicado a Delphi.
Programa actualiza maestro (reporte, movimientos, maestro ent,
maestro - salida);

Taype registro maestro = Record

Nmero empleado: 19999
Nombre empleado: packed array [1..25] of char;
Departamento: packed array [1..5] of char;

end;
registro movimiento = record
tipo movimiento: A,D;
detalle: packed array [1..81] of char;
end;
var reporte:text;
movimiento: file of registro movimiento;
Maestro ent, maestro-sal: file of registro maestro;
Creacin de un archivo secuencial:
La creacin de un archivo secuencial incluye la escritura de registros
en una secuencia deseada dentro del medio de almacenamiento. La
creacin de un archivo secuencial de transacciones incluye la tarea de
recolectar datos, convertir los datos a una forma legible para la
mquina, editar los datos, convertir los movimientos rechazados y
ordenar los datos editados.

Recuperacin De Informacin De Archivos Secuenciales

47
Los registros deben ser recuperados de un archivo secuencial en
orden consecutivo. El orden en el cual los registros fueron grabados
en el archivo, determina el orden en el cual los registros pueden
recuperarse. De hecho, en realidad se hace todo lo contrario: el orden
deseado para recuperar los registros debe dictar el orden en el cual
deben grabarse.
La recuperacin de informacin de un archivo secuencial puede
clasificarse, ya sea en generadora de reportes o para hacer consultas,
dependiendo del volumen de informacin producida. Los archivos
secuenciales son frecuentemente accesados en el modo de
generacin de reportes.
Debido a que los registros deben ser accesados consecutivamente, es
bastante eficiente accesar cada registro del archivo.
Con que frecuencia es necesaria la actualizacin?
La frecuencia con la que debe ser actualizado el archivo depende de
los siguientes factores.
1.
2.
3.
4.

Velocidad de cambio de los datos.

Tamaos del archivo
Urgencia de tener datos actualizados
Razn de actividad del archivo

La razn de actividad del archivo es el nmero de registros del archivo

maestro afectados por un lote de transacciones, dividido por el nmero
total de registros en el archivo maestro. Mientras menor sea el tiempo
entre dos actualizaciones de un archivo maestro, mayor ser la razn
de actividad del archivo.
Entre menos actualizaciones haya, la edad promedio de los
datos existentes en el archivo maestro aumentan.
Mientras ms grande sea la necesidad de tener datos actuales
en el archivo maestro, mayor deber ser la frecuencia de
actualizaciones.

48
Mientras ms frecuent deba ser actualizado el archivo maestro,
mayor ser el costo de procesamiento.

Generacin de archivos
Una desventaja de los archivos secuenciales es que en el proceso de
actualizacin, la mayora de los archivos secuenciales no pueden ser
actualizados, ms bien habr que reescribirlos totalmente. El tener
varias generaciones del archivo se hace con el objetivo de obtener
reportes histricos que podran ayudar en un momento dado para la
toma de decisiones de una empresa.
Para llevar a cabo este proceso existir un archivo maestro anterior y
otro actual. Estas versiones sucesivas del archivo son normalmente
conocidas como generaciones de archivo. Si el archivo maestro viejo
perteneci a la generacin 1, entonces el archivo nuevo del da
pertenecer a la generacin 2, y as sucesivamente.

Tipos de actualizacin
Existen 3 tipos de actualizacin bsicos que pueden ser
aplicados a loa archivos maestros:
1.- Insercin de un nuevo registro
2.- supresin de un registro existente
3.- Modificacin de un registro existente
Manipulacin de errores
Existen muchos tipos de errores que pueden ser encontrados en
la actualizacin de archivos, como los siguientes:
1.- Insercin de un archivo
2.- Supresin de un registro que no existe
3.- Modificacin de un registro que no existe
La accin adecuada que deba realizarse cuando estos errores ocurran
depende de la aplicacin pero no se debe permitir que los errores
infecten al archivo. Generalmente un programa de aplicacin produce

49
un reporte de errores, que identifica cada transaccin que no fue
procesada y la razn por la cual no fue procesada.

Desempeo De Archivos Secuenciales

El desempeo de los archivos secuenciales est determinado por tres
factores principales: El factor de bloqueo, la longitud del archivo y la
seleccin de la llave.
Factor de Bloqueo:
Los datos ledos o grabados en una cinta magntica, en grupos de
caracteres, son llamados bloques. Un bloque es el grupo ms pequeo
de datos que se pueden transferir entre la memoria secundaria y la
memoria principal en un solo acceso. Un bloque puede contener uno o
ms registros. Un bloque es algunas veces mencionado como un registro
fsico. El factor de bloqueo se refiere al nmero de registros por bloque.
Mientras mayor sea el factor de bloqueo se mejora ms el uso del
dispositivo de almacenamiento debido a que entre cada bloque existe un
espacio.
Los factores limitantes para determinar la amplitud del bloque son la
disponibilidad de espacio de buffer en la memoria principal, los
parmetros del sistema operativo (los cuales pueden limitar el tamao del
bloque) y los algoritmos locales de carga (los cuales negocian la
utilizacin de memoria principal contra el acceso a los dispositivos de
almacenamiento secundarios).
Si el archivo secuencial se almacena en un dispositivo de acceso directo,
es recomendable que el tamao del bloque coincida con el tamao del
sector (si se utiliza un direccionamiento por sector) o con el tamao de la
pista.

Longitud Del Archivo Secuencial:

50
La longitud del archivo se determina por el volumen de los datos y por
el diseo del registro, es decir el problema de determinar qu campos
estn en qu registros y en que archivos. Una norma es separar los
campos de los registros de acuerdo con la frecuencia en que son
accesados, de esta manera, separamos los datos de un registro
completo entre un archivo activo y otro relativamente inactivo para
reducir el tiempo de procesamiento sobre ese archivo. Ventajas

y Desventajas
La ventaja ms importante es la capacidad de accesar al siguiente
registro rpidamente, adems de que son muy sencillos de usar y de
aplicar. Si la secuencia de acceso a registros en un archivo secuencial
es conforme al ordenamiento fsico de los mismos, entonces los
tiempos de acceso sern muy buenos, sin embargo, si el acceso no
est basado en el orden fsico de los registros, entonces la eficiencia
del programa puede ser terrible dando lugar a tiempos de acceso muy
altos, provocando una desventaja.
Ventajas:
Los archivos secuenciales proveen la mejor utilizacin de
espacio y son rpidos cuando los registros son accesados
secuencialmente.
Los archivos con poca volatilidad, gran actividad y tamao
variable son altamente susceptibles de ser organizados
secuencialmente.
Otra ventaja de los archivos de organizacin secuencial es que
son muy sencillos de usar y aplicar.
La ventaja ms importante de la tcnica de organizacin secuencial de
archivos es la capacidad de acceso al "siguiente" registro
rpidamente: Mientras que el patrn de acceso a un archivo
secuencial se conforme al ordenamiento de registros en el archivo, los
tiempos de acceso sern muy buenos. Sin embargo, si el patrn de
acceso al programa no se conforma al patrn de ordenamiento de los
registros, entonces la eficiencia del programa puede ser terrible.

51
Desventajas:
El acceso a un registro es pobre, la localizacin de un determinado
registro no se puede hacer individualmente no de manera rpida, y el
acceso aleatorio es imprctico. Adems, en los archivos secuenciales
la direccin de registro est implcita y estn vulnerables a fallas del
sistema.

52
Otras ventajas y Desventajas:
Ventaja:
Su implementacin no requiere de archivos ndice por lo que se
puede aplicar incluso a archivos de texto simples.
La implementacin es econmica
Los algoritmos que controlan la generacin de
transacciones son ms sencillos.
Pueden determinarse con precisin el orden de arribo de
los datos
Desventaja:
Es acceso para consultar un solo datos especfico requiere
recorrer toda la informacin.
La informacin no est actualizada en todo momento.
El acceso a los datos es relativamente lento.
Cuando se opta por la organizacin secuencial pueden
utilizarse varias alternativas siendo la ms comn el
procesamiento por lotes.

53
Seleccin de la llave
La llave de un archivo secuencial determina el orden en el cual son
accesados los registros, en otras palabras, es un campo del registro
que sirve para identificarlo, diferenciarlo de otros registros y determinar
el orden de acceso.
Es uno de los conceptos de datos de un registro que se usa para
identificar un registro. Cuando una llave identifica en forma nica a un
registro es llamada la llave primaria. Por ejemplo, #PEDIDO puede ser
una llave primaria debido a que solamente un nmero es asignado a
cada pedido de cliente. De esta forma, la llave primaria identifica a la
entidad del mundo real (pedido del cliente).
Una llave es llamada llave secundaria si no puede identificar en forma
nica a un registro. Las llaves secundarias pueden usarse para
seleccionar un grupo de registros que pertenecen a un conjunto.

54
3.- Archivo Secuencial Indexado
Se utiliza este tipo de organizacin de archivo cuando existe la
necesidad tanto de accesar los registros secuencialmente, por algn
valor de llave, como de accesarlos individualmente. Un archivo
secuencial indexado proporciona la combinacin de tipos de acceso
que manejan un archivo secuencial y un archivo relativo o de acceso
directo.
Operaciones bsicas de archivo secuenciales indexados

Crear zonas de ndice y datos como archivos vacos originales

Cargar el archivo ndice en memoria antes de utilizarlo
Rescribir el archivo ndice desde memoria despus de utilizarlo
Actualizar registros al archivo de datos y al ndice
Borrar registros de archivos de datos
Actualizar registros en el archivo de datos

Representacin de ndices
El ndice puede definirse como una entidad que opera con un
procedimiento que acepta informacin acerca de cierto valor de
atributo, como entrada, y provee como salida una informacin que
permite la rpida localizacin del registro de le llama primario al
ndice que utiliza como entrada la llave primaria y da como salida
una informacin referente a la ubicacin fsica del registro.
Para que la bsqueda sea ms eficiente y reducir el tamao del
archivo ndice, los campos referentes a la informacin asociada se
almacenan separadamente, con los cual se tendr que considerar
una coleccin ante la llave y los datos asociados, esta es a travs
de un apuntador. Al tener un apuntador fuera de la estructura
califica al archivo como ndice, en cual bsicamente es una
coleccin
de
pares,
llaves-direccin.
Mantenimiento de un archivo secuencial indexado
Al transcurrir un determinado tiempo de operacin la estructura tiende
a saturarse, se requiere entonces realizar un reacomodo de los datos

55
contenidos en el rea de desborde, trasladndolos hacia el archivo
principal, teniendo que ajustar por supuesto el tamao de los bloques
y en consecuencia los apuntadores en el ndice.
El mantenimiento puede darse por cualquiera de estos criterios:
Tiempo transcurrido
Tamao del rea de desborde (entre 25 y 30% del tamao del
archivo
principal)
La eliminacin de registros en tiempo de operacin se
recomienda en forma lgica; es decir, mediante marcas que
indiquen si un registro est activo o no en el proceso de
mantenimiento se realizara el reacomodo de los registros
suprimiendo as los registros marcados para la eliminacin.
Cuando es relevante el orden de llegada de los registros en cada
bloque puede tomarse el criterio de sustituir a un registro eliminado por
el ltimo asociado al mismo bloque ya sea que este se encuentre al
final del bloque o en el rea de desborde.
Mantenimiento de una archivo
El mantenimiento consiste que al momento de transcurrir un
determinando tiempo de operacin la estructura se satura, por ello se
tiene que hacer un reacomodo de datos contenidos en el rea de
desbordamiento, trasladndolos al archivo principal y modificando el
tamao del bloque y los apuntadores del ndice.
El mantenimiento consiste en aplicar cualquiera de estos dos criterios
los cuales son el tiempo transcurrido y el tamao del rea de
desbordamiento.
La eliminacin de los registros se recomienda de forma lgica,
mediante una marca que indique si el archivo est activo o no, se
realiza el reacomodo de los registros eliminando as los registros
marcados para la eliminacin.
Es relevante el orden de llegada de los registros en cada bloque puede
tomarse la decisin de sustituir un registro eliminado por el ultimo
asociado al mismo bloque.

56
Las operaciones que se pueden realizar dentro de la organizacin
mediante un Archivo Secuencial Indexando son:

Creacin y Apertura de un Fichero

Consulta de Datos
Cierre de un Fichero
Insercin de Datos
Borrado de un Fichero

En la estructura secuencial indexada ms simple, se usa un

solo nivel de indexacin:
El ndice, en este caso, es un archivo secuencial simple. Cada registro
del archivo ndice tiene dos campos: un campo clave, que es el mismo
que el campo clave del archivo principal y un puntero al archivo
principal. Para encontrar un campo especfico se busca en el ndice
hasta encontrar el valor mayor de la clave que es igual o precede al
valor deseado de la clave. La bsqueda la cual contina en el archivo
principal a partir de la posicin.

Indexada: Ventaja, es rpida si se cuenta con los datos llave con los que
se quiere encontrar un dato. Desventaja, requiere implementar ndices
que ocupan recursos como espacio en disco y algoritmos diversos para
optimizar bsquedas (aunque de eso ya se ocupan los manejadores de
base de datos).

Operaciones sobre un archivo secuencial Indexado

Creacin: Escritura de todos sus registros. Es la primera operacin
que sufrir el archivo de datos. Implica la eleccin de un entorno
descriptivo que permita un gil, rpido y eficaz tratamiento del archivo.
Para utilizar un archivo, ste tiene que existir, es decir, las
informaciones de este archivo tienen que haber sido almacenadas
sobre un soporte y ser utilizables. La creacin exige organizacin,
estructura, localizacin o reserva de espacio en el soporte de
almacenamiento, transferencia del archivo del soporte antiguo al
nuevo.

57
Un archivo puede ser creado por primera vez en un soporte, proceder
de otro previamente existente en el mismo o diferente soporte, ser el
resultado de un clculo o ambas cosas a la vez. Consulta: Lectura de
todos sus registros. Es la operacin que permite al usuario acceder al
archivo de datos para conocer el contenido de uno, varios o todos los
registros.
Actualizacin: Insercin supresin o modificacin de algunos de sus
registros. Es la operacin que permite tener actualizado (puesto al da)
el archivo, de tal modo que sea posible realizar las siguientes
operaciones con sus registros: Consulta del contenido de un registro.
Insercin de un registro nuevo en el archivo. Supresin de un registro
existente. Modificacin de un registro.
Clasificacin: Reubicacin de los registros de tal forma que queden
ordenados segn determinados criterios. Una operacin muy
importante en un archivo es la clasificacin u ordenacin. Esta
clasificacin se realizar de acuerdo con el valor de un campo
especfico, pudiendo ser ascendente (creciente) o descendente
(decreciente):
alfabtica
o
numrica.
Borrado: Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del
soporte que ocupaba. Es la operacin inversa a la creacin de un
archivo (kill, en ingls). Cuando se destruye (anula o borra) un
archivo, ste ya no se puede utilizar y, por consiguiente, no se podr
acceder
a
ninguno
de
sus
registros.
Reorganizacin de un archivo: Las operaciones sobre archivos
modifican la estructura inicial o la ptima de un archivo. Los ndices,
enlaces (punteros), zonas de sinnimos, zonas de desbordamiento,
etc., se modifican con el paso del tiempo, lo que hace a la operacin
de acceso al registro cada vez ms lenta.
La reorganizacin suele consistir en la copia de un nuevo archivo a
partir del archivo modificado, a fin de obtener una nueva estructura lo
ms ptima posible.

58
Estallido de un archivo: Es la operacin de obtener varios archivos a
partir de un mismo archivo inicial.

Estructura lgica de Archivo

Secuencial-Indexado
En este tipo de organizacin de archivos se dispone de una tabla en
que aparecen ordenados secuencialmente los nmeros de la clave del
archivo y asociados a cada uno de ellos de da la direccin del registro
correspondiente.
Se utiliza este tipo de organizacin de archivo cuando existe la
necesidad tanto de accesar los registros secuencialmente, por algn
valor de llave, como de accesarlos individualmente. Un archivo
secuencial indexado proporciona la combinacin de tipos de acceso
que manejan un archivo secuencial y un archivo relativo o de acceso
directo.
En este tipo de organizacin de archivos se dispone de una tabla en
que aparecen ordenados secuencialmente los nmeros de la clave del
archivo y asociados a cada uno de ellos de da la direccin del registro
correspondiente.
Consiste en que los archivos estn organizados secuencialmente; sin
embargo, es posible acceder directamente a los registros. La
organizacin secuencial-indexada de un archivo brinda facilidades
para acceder a los registros de ambas formas, secuencial y
directamente. Los registros se almacenan en la secuencia fsica usual
por la clave primaria. Adems, se almacena en el disco el ndice de la
localizacin del registro.
Esto permite el acceso secuencial a los registros para aquellas
aplicaciones que realicen una gran cantidad de actualizaciones y, por
otra parte, el acceso directo de acuerdo con las solicitudes de los
usuarios. Se utiliza este tipo de organizacin de archivo cuando
existe la necesidad tanto de accesar los registros secuencialmente,
por algn valor de llave, como de acceder los individualmente. Un

59
archivo secuencial indexado proporciona la combinacin de tipos de
acceso que manejan un archivo secuencial y un archivo relativo o
de acceso directo.
Consta de un archivo ndice y un archivo de datos. Es necesario
que los registros contengan un campo clave para identificarlos y
que estn almacenados en un soporte direccional segn el orden
que indique dicha clave. El archivo ndice se utiliza para acelerar la
bsqueda dentro del fichero (de hecho acta como un ndice para
los datos del fichero). El fichero de datos se organiza, lgicamente,
en bloques o pginas de varios registros.
Cada registro del fichero ndice almacena:
El valor del campo clave del ltimo registro de un bloque. Los
bloques estn constituidos por un nmero fijo de registros
consecutivos.

La direccin del primer registro de dicho bloque. Puede haber

un rea de desbordamiento. Ocupa ms espacio en disco pero
es
ms
rpido.
Puede almacenarse el fichero ndice en memoria. Habra que
calcularlo al iniciar una sesin de trabajo.
Ventajas:
Permite procesar el archivo secuencialmente por orden lgico
y tambin procesarlo al azar.
La organizacin secuencial indexada es conveniente para
archivos con mediana volatilidad, actividad variable y tamao
relativamente estable.
Desventajas:
Los ndices requieren espacio extra, se necesita una doble
bsqueda; una en el ndice y otra en el archivo.
Los registros deben ser de longitud fija.
El archivo debe estar separado por un dispositivo de acceso
aleatorio; no se puede utilizar en cintas magnticas.

60
Ficheros con organizacin secuencial indexada
AREA DE DATOS: Es el rea en la que se escriben los registros
cuando el archivo es creado el en directorio del fichero.
Los ficheros con organizacin secuencial indexada se graban en un
soporte de almacenamiento directo, en secuencia ascendente, de
acuerdo con los valores de la clave y en pginas o bloques de longitud
fija.
El AREA DE INDICES: es creada por el sistema al mismo tiempo que
se van almacenando los datos. Contiene una tabla que asocia las
claves con las direcciones de los registros en el rea de datos. Cada
entrada del rea de ndices est formada por el valor ms alto de la
clave de cada grupo de registros y un puntero con la direccin del
primer registro del grupo.
AREA DE EXCEDENTES: donde se graban los registros que no
tienen sitio en el rea de datos. Los nuevos registros se insertan y
quedan enlazados entre s mediante punteros conservando el orden
lgico que marca la clave o ndice principal. Del tratamiento de los
ndices y punteros se encarga el sistema operativo por lo que no va a
crear problemas al usuario cuando maneja este tipo de ficheros. El
usuario sabe lo que sucede cuando solicita una consulta de un
registro.

reas del archivo secuencial indexado

rea de Datos: Contiene los registros secuencial, este ordenado
alfabticamente o alfanumricamente y no deja espacios.
rea de ndice: Los niveles de ndice estn contenidos en una
tabla, si existieran varios ndices enlazados se denomina nivel de
indexacin.
rea de Desbordamiento o Excedentes: Esta rea es utilizada
para realizar actualizaciones si ello es necesario.

Un archivo secuencial indexado contiene

61
Un archivo ndice y un archivo de datos. Es necesario que los registros
contengan un campo clave para identificarlos y que estn
almacenados en un soporte direccional segn el orden que indique
dicha clave. El archivo ndice agilizar la bsqueda dentro del fichero. El
fichero de datos se organiza, lgicamente, en bloques o pginas de
varios registros.
Cada registro del fichero ndice almacena:
El valor del campo clave del ltimo registro de un bloque. Los
bloques estn constituidos por un nmero fijo de registros
consecutivos.
La direccin del primer registro de dicho bloque. Puede haber un
rea de desbordamiento. Ocupa ms espacio en disco pero es
ms rpido. Puede almacenarse el fichero ndice en memoria.
Habra que calcularlo al iniciar una sesin de trabajo.
En este tipo de organizacin de archivos se dispone de una tabla en
que aparecen ordenados secuencialmente los nmeros de la clave del
archivo y asociados a cada uno de ellos de da la direccin del registro
correspondiente.

62
Operaciones
Indexado:

sobre

un

Archivo

secuencial

Creacin de Archivo: En este proceso se pretende

solamente crear un archivo nuevo en disco, con su nombre,
tipo y especialidad de almacenamiento de datos apropiado.
Apertura de Archivos: En este caso se pretende abrir un
archivo ya existente en disco para procesarlo, ya sea cargar o
grabar datos en sus registros, o leer algn registro en especial
para mandarlo a una variable de cualquier tipo.
Cierre de archivos: Es la operacin ms importante en
cualquier programa que maneje archivos, o se cierra el
archivo como ltima instruccin del programa o se ver el
anuncio ABORT, RETRY, FAIL.
Altas en archivo: En este proceso se carga una clase en
memoria con sus datos pertinentes y se graba la clase en el
archivo en disco.
Lectura de archivo: En este proceso, se abre el archivo y se
manda el registro de disco, a una clase en memoria para su
procesamiento.
Consulta de archivos: En este proceso se pretende
desplegar todos los registros del archivo en disco a la
pantalla, ya sea consola o mejor an, a una pgina HTML
Bsqueda en archivos: Una de las operaciones ms
comunes, consiste en que el usuario pide toda la informacin
de algn rengln en disco, proporcionando la informacin de
algn campo, generalmente el campo clave de la clase.
Filtros: En este proceso el usuario est interesado en algn
conjunto de renglones con caractersticas comunes
(condicin), por ejemplo todos los alumnos de sisJAVA TEMA
s, o todos los empleados que ganen ms de $500.00 pesos, o
todos los clientes que sean de Tijuana, etc.
Modificaciones de registros o archivos: Problema muy
comn, donde los datos originales ya grabados se tienen que
cambiar o actualizar, por ejemplo el nombre no era Juan es
Juana, o la calificacin no es 100 es 20, etc.

63
Bajas de registros: tambin muy comn este proceso, por
ejemplo el alumno ya egreso, el cliente huyo, etc.

64
4. Organizacin de Archivos Relativos
o de Acceso Directo.
Se utiliza la organizacin relativa cuando existe la necesidad de
accesar registros individuales directamente. En un archivo relativo
existe una relacin predecible entre la llave usada para identificar un
registro y su localizacin dentro del archivo. Sin embargo es
importante comprender que el ordenamiento lgico de los registros no
necesita tener ninguna relacin con su secuencia fsica. Los registros
no necesariamente aparecen fsicamente ordenados de acuerdo al
valor de sus llaves.
A cada archivo relativo debe definrsele una relacin que ser utilizada
para obtener una direccin fsica (o lgica) a partir de un valor llave.
Esta relacin R es una funcin de mapeo y se obtiene mediante
mtodos de conversin clave-direccin o tcnicas hashing.
R (llave)

Direccin

Archivo directo
El archivo directo intenta explorar la capacidad, proporcionada por las
unidades de disco y dispositivos similares, de lograr acceso a
cualquier bloque de direccin conocida. Para lograr el
direccionamiento directo se utiliza la llave del registro para localizarlo
en el archivo. En la figura siguiente se muestra el diagrama
correspondiente a acceso directo.
Los ms antiguos archivos de disco de acceso directo fueron utilizados
por las mquinas electrnicas de contabilidad que utilizaban un
nmero perforado en una tarjeta, para determinar en dnde debera
archivarse el resto del contenido de la tarjeta. Los mtodos modernos
de acceso directo transforman la llave mediante un algoritmo de
computacin antes de utilizarla como direccin. El mtodo de acceso
directo es rpido, ya que se evitan las operaciones intermedias de
archivo, pero obliga a que los datos se localicen d acuerdo con un
solo atributo llave.
Puede compararse el acceso directo con un archivo secuencial

65
indexado en el que el acceso se proporciona de acuerdo con un solo
atributo; sin embargo, los registros dentro de los archivos directos no
estn eslabonados con sus registros predecesores o sucesores. Los
mtodos de archivo directo utilizan un clculo para proporcionar la
direccin de registro para una llave, mientras que las organizaciones
de archivo indexado buscan en ndices para determinar cul es el
registro correspondiente a una llave.
Estructura de los archivos directos
Un archivo relativo (directo) consiste en una coleccin de registros de
longitud fija almacenados uno al lado del otro en un dispositivo de
almacenamiento de acceso directo (direct - access storage device,
DASD). El almacenamiento de este tipo de archivos se restringe a los
DASD, tales como discos y tambores, porque el acceso a registros se
hace
generalmente
en
orden
aleatorio.
Cada registro en un archivo de organizacin relativa se puede referir
por medio de un nmero -entero- de direccin, el cual indica su
distancia o desplazamiento desde el origen del archivo. Al primer
registro en un archivo relativo se le asigna el valor 1, 2 al siguiente y
as sucesivamente. De este modo, la direccin relativa de un valor
entero que refleja su posicin respecto al primer registro del archivo. El
acceso aleatorio de un registro en un archivo de organizacin relativa
se hace va su nmero relativo de registro.
Un archivo de organizacin relativa puede crearse con un programa en
un lenguaje de alto nivel si es que el mtodo de acceso del sistema
operativo central es capaz de manejar esta organizacin, y si el
compilador del lenguaje de interface con tal mtodo de acceso.

Funciones hashing
En informtica, Hashing es un mtodo para resumir o identificar un
dato a travs de la probabilidad, utilizando una funcin hash o
algoritmo hash. Un hash es el resultado de dicha funcin o
algoritmo.
Una funcin de hash en funcionamiento:
Una funcin de hash es una funcin para su marizar o identificar

66
probabilsticamente un gran conjunto de informacin (dominio),
dando como resultado un conjunto imagen finito generalmente
menor (un subconjunto de los nmeros naturales por ejemplo).
Varan en los conjunto de partida y de llegada y en cmo afectan a
la salida similaridades o patrones de la entrada.
Una propiedad fundamental del hashing es que si dos resultados de
una misma funcin son diferentes, entonces las dos entradas que
generaron dichos resultados tambin lo son.
Son usadas en mltiples aplicaciones, como los arrays asociativos,
criptografa, procesamiento de datos y firmas digitales entre otros.
Una buena funcin de hash es una que experimenta pocas
colisiones en el conjunto esperado de entrada; es decir que se
podr identificar unvocamente las entradas (ver funcin inyectiva).
Muchos sistemas relacionados con la seguridad informtica usan
funciones o tablas de hashing.
Un archivo est organizado en modo directo cuando el orden fsico
no corresponde con el orden lgico. Los datos se sitan en el
archivo y se accede a ellos directa aleatoriamente mediante su
posicin, es decir, el lugar relativo que ocupan. Esta organizacin
tiene la ventaja que se pueden leer y escribir registros en cualquier
orden y posicin. Son muy rpidos de acceso a la informacin que
contiene.
La organizacin directa tiene el inconveniente de que se necesita
programar la relacin existente entre el contenido de un registro y la
posicin que ocupa. El acceso a los registros en modo directo
implica la posible existencia de huecos libres dentro del soporte, y
por consecuencia pueden existir huecos libres entre registros.
La correspondencia entre clave y direccin debe poder ser
programada y la determinacin de la relacin entre un registro y su
posicin fsica se obtiene mediante una formula.

67
Las condiciones para que un archivo sea de organizacin
directa son:
Almacenado en un soporte direccional
Los registros deben contener un campo especfico
denominado clave que identifica cada registro de modo nico;
es decir, dos registros distintos no pueden tener un mismo
valor de clave.
Sabemos que en este tipo de organizacin se accede al registro sin
necesidad de pasar por los registros que le anteceden, ya que el
procesador junto a su sistema operativo, los ubica en direcciones de
disco o memoria que obtiene a travs de un clculo. Si todos los
registros tienen el mismo tamao y estn almacenados
consecutivamente, conociendo el tamao de cada uno, le es simple
al procesador localizar el registro nmero N, con independencia de
los dems. Entonces se hace necesario informar al compilador
cmo son los registros, pues ya dijimos que en un archivo directo
son todos del mismo tipo. Esto se efecta habitualmente al abrir el
archivo. No es necesario, en cambio, especificar el modo de
habilitacin, porque los archivos directos se abren siempre como
entrada-salida.
Si bien la sintaxis de las declaraciones y operaciones vara
considerablemente de un lenguaje a otro, es esencial que en cada
operacin de lectura o escritura se indique especficamente el
nmero relativo del registro en el que se va a leer o escribir. Aqu ya
no hay registro siguiente. El ejemplo que sigue busca dar una idea
de cmo se trabaja con archivos directos, procurando no atarse a
formas rgidas de sintaxis.

Operaciones
Cuando se desea grabar en un archivo relativo, la funcin de mapeo R
se usa para traducir el valor de la llave del registro a una direccin, la
cual indica donde deber almacenarse el registro. Cuando es
necesario recuperar el registro con un valor de llave particular, la

68
funcin R es aplicada a ese valor de llave, traducindolo a una direccin
donde se encuentra el registro.
Cuando se desea grabar en un archivo relativo, la funcin de mapeo H se
Usa para traducir el valor de la llave del registro a una direccin, la cual
indica
Donde deber almacenarse el registro.
Cuando es necesario recuperar el registro con un valor de llave
particular,
La funcin H es aplicada a ese valor de llave, traducindolo a una
direccin donde
Se encuentra el registro.
Ventajas y desventajas

Ventajas y desventajas
La ventaja principal de un archivo relativo es la habilidad de accesar
registros individuales directamente.
Su desventaja radica
(dependiendo de la funcin de mapeo) en que se puede presentar una
misma direccin para diferentes valores de llave, es decir, se
presentan colisiones.
R (K1) = R (K2): Colisin
Dnde:
R = Funcin de mapeo
K1, K2 = Valores de clave o llave y K1? K2
Otra desventaja es el desperdicio de espacio debido a la distribucin al
azar de los registros.
Directa: La ms rpida ya que se conoce la posicin de la fila

que se est buscando. Desventaja, hay que hacer

consideraciones especiales para saber la posicin del registro
ya que los datos que contiene el registro no sirven para ubicar
la fila.

69
CONCLUSIN
Ms que nada me pareci este tema muy importante ya
que enfoca todos los aspectos que se va dando en
informtica, es decir abarca los temas ms relevantes
que el cual cada uno de nosotros como estudiantes
sabemos interpretarPues algunos conceptos bsicos
no conoca pero ahora me doy cuenta es muy fcil
porque donde iba investigando, iban quedando los
conocimientos ms claros, el cual me permitir
recordar aquellos fundamentos que se vieron en la
preparatoria.
Para m me pareci muy interesante porque cada uno
tiene diferentes operaciones que nos ayuda a realizar
alguna funcin en cierta manera para enfocarlos en
nuestros estudios y tengamos una informacin de
apoyo para el desarrollo de mis conocimientos.

70
REFERENCIAS
Informtica, Jueves 24 de Noviembre del 2016.
informticas y Telecomunicaciones, Artculos 163 802.

Ciencias

2010. Captulo 5 Gestin de archivos con el Gestor de archivos,

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%20marzo%202015.html
file:///F:/HTML%7D/ESTRUCTURA%20DE%20DATOS_
%20ORGANIZACI%C3%93N%20DE%20ARCHIVOS.html
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%20extensiones%20y%20programas%20para%20su
%20uso.html
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%20ORGANIZACION%20SECUENCIAL%20INDEXADO.html

71
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%20UNIDAD%20II.%20ARCHIVOS
%20SECUENCIALES.8.html
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%20SECUENCIAL%20INDEXADO%20_
%20admisnitraciondearchivogabrielagomezperez.html
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%20ayuda%20al%20C..html
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%20DIRECTO.html
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%202_ARCHIVO%20SECUENCIAL.html
file:///F:/d/_cap%C3%ADtulo_%20Tipos-De-Organizacion
%20_%20Elementos%20esenciales%20para
%20programaci%C3%B3n_%20Algoritmos%20y
%20Estructuras%20de%20Datos.html