Está en la página 1de 6

Archivo: (Fichero, file).

En informtica, un archivo es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algn


medio y pueden ser usados por las aplicaciones. La forma en que una computadora organiza, da nombre, almacena y
manipula los archivos se denomina sistema de archivos y suele depender del sistema operativo y del medio de
almacenamiento (disco duro, disco ptico, etc).

Caractersticas generales de los archivos
*Nombre y extensin: Cada archivo es individual y es identificable por un nombre y una extensin opcional que suele
identificar su formato. El formato suele servir para identificar el contenido del archivo. Los nombres de archivos
originalmente tenan un lmite de ocho caracteres ms tres caracteres de extensin, actualmente permiten muchos ms
caracteres dependiendo del sistema de archivos.
* Datos sobre el archivo: Adems para cada fichero, segn el sistema de archivos que se utilice, se guarda la fecha de
creacin, modificacin y de ltimo acceso. Tambin poseen propiedades como oculto, de sistema, de solo lectura, etc.
* Tamao: Los archivos tienen tambin un tamao que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes y depende de
la cantidad de caracteres que contienen.
* Ubicacin: Todo archivo pertenece a un directorio o subdirectorio. La ruta de acceso a un archivo suele comenzar con
la unidad lgica que lo contiene y los sucesivos subdirectorios hasta llegar al directorio contenedor, por ejemplo:
"C:Archivos de programaMicrosoftarchivo.txt".
Los archivos pueden separarse en dos grandes grupos, ejecutables y no ejecutables. Ver tipos de archivos.
(Tipos de archivos). En computacin, los archivos pueden separarse en dos grandes grupos: ejecutables y no ejecutables
(o archivos de datos).
Los archivos ejecutables son creados para funcionar por s mismos y suelen tener extensiones como EXE o COM en
sistemas Windows y ms-dos. Otros sistemas operativos tienen otros tipos de extensiones para sus ejecutables.
En cambio, los archivos no ejecutables o de datos, necesitan ser cargados con alguna aplicacin para ver su contenido.
Estos son los ms numerosos y pueden ser archivos de imagen, sonido, texto, documento, video, comprimidos,
configuracin, etc. -
Formato de archivo Todos los archivos estn formados por mltiples caracteres que deben ser interpretados en
conjunto para poder ejecutarse o visualizarse (exceptuando el texto puro). El tipo de interpretacin de cada archivo est
dado por el formato que utiliza (un archivo grfico de formato GIF debe tomarse e interpretarse como tal y no como si
fuese de formato ZIP, que es un archivo comprimido). Los archivos pueden contener diferentes tipos de informacin
segn su formato: archivos de texto (.txt, etc.), de documentos enriquecidos (.doc, .rtf, .pdf, etc.), ejecutables (.exe,
.com, etc.), datos (.xls, .dbs, etc.), imagen (.jpg, .png, .bmp, .gif, etc.), audio (.wav, .mp3, .au, .mid), video (.mpg, .avi, .asf,
etc.), etc. Cualquier archivo puede ser editable, y cada formato tiene diferentes tipos de editores. Un archivo de imagen
suele editarse con un editor grfico, en tanto un archivo comprimido, debe manipularse con un compresor.





Operaciones con archivos:
Los archivos informticos son el medio de que disponemos para almacenar informacin no voltil en un dispositivo de
almacenamiento. Los Sistemas de archivos de que disponen los sistemas operativos disponen de mecanismos para que
un usuario pueda manipular los archivos (seleccionar, editar, ejecutar, borrar, ...). Desde el punto de vista de un
programador un archivo es un medio para poder leer datos de entrada para su programa o donde poder guardar los
resultados de su ejecucin. Todo lenguaje de programacin debe disponer de algn mecanismo para que el
programador pueda manipular archivos desde un programa. Estos mecanismos pueden ser ms o menos sofisticados o
verstiles dependiendo del lenguaje de programacin que estemos considerando, pero debe haber unas funciones
bsicas para poder acceder a un archivo, estas son:

Lectura (consulta).- Esta operacin consiste el leer la informacin contenida en fichero sin alterarla.
Escritura (modificacin).- Consiste en actualizar el contenido del fichero bien aadindole nuevos datos o borrando
parte de los que contena.
Apertura.- Antes de acceder a un fichero, tanto para consultar como para actualizar su informacin, es necesario abrirlo.
Esta operacin se debe realizar previamente a las operaciones de lectura o escritura.
Cierre.- Cuando se ha terminado de consultar o modificar un fichero, por lo general, del mismo modo que se tuvo que
abrir para realizar alguna operacin de lectura/escritura sobre l, ste deber ser cerrado.
Clasificacin:
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican segn su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros: Estos contienen informacin que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos
peridicamente.
De Movimientos:
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
De Maniobra o Trabajo.: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duracin de la ejecucin de un programa.
Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

Bsqueda de archivos
Existen tantas formas de encontrar archivos en el equipo que, probablemente, no sepa por dnde empezar. Es
probable que la mayora de las veces comience usando las herramientas de bsqueda disponibles en cada
carpeta. Por ejemplo, estas son las herramientas de bsqueda que estn disponibles en la carpeta
Documentos:


Qu mtodo de bsqueda debo usar?
El mtodo que use depende de lo que est buscando y dnde lo est haciendo. La siguiente tabla
describe los diferentes mtodos de bsqueda y cundo estos mtodos son tiles:

Mtodo de
bsqueda
Cundo es til
El cuadro
Bsqueda
Si busca un archivo o una carpeta ubicada en una carpeta comn (como Documentos e Imgenes),
a menudo, puede encontrarlos ms rpidamente si usa el cuadro Bsqueda en la parte superior de
la ventana de carpetas. Para obtener ms informacin, consulte Usar el cuadro Bsqueda ms
adelante en este artculo.
Si busca un programa, un sitio web en el historial del navegador o un archivo que no haya
almacenado en ningn lado de su carpeta personal, puede usar el cuadro Bsqueda en la parte
inferior del men Inicio. Para obtener ms informacin, consulte Buscar un archivo o una carpeta.
Encabezados de
listas de archivos
Si busca varios archivos relacionadas, como todos los archivos de un mes particular o todos los
documentos que ha escrito, puede usar los encabezados de arriba de la lista de archivos para
filtrar, apilar o agrupar los archivos. El organizar los archivos de una de estas formas hace que
sean ms fciles de ubicar y seleccionar. Para obtener ms informacin, consulte Usar
encabezados de listas de archivos ms adelante en este artculo.
Carpeta Bsqueda Cuando deba crear una bsqueda con varios filtros o busque archivos de varias carpetas al mismo
tiempo, realice su bsqueda en la carpeta Bsqueda. Cuando haya finalizado, puede guardar los
criterios de bsqueda y usarlos en el futuro para encontrar nuevamente el mismo conjunto de
archivos con un solo clic. Para obtener ms informacin, consulte Crear una bsqueda avanzada
en la carpeta Bsqueda ms adelante en este artculo.






Usar el cuadro Bsqueda
El cuadro Bsqueda se encuentra en la parte superior de cada carpeta. Filtra la vista actual de acuerdo
con el texto que escriba. El cuadro Bsqueda encuentra archivos de acuerdo con el texto en el nombre
de archivo, el texto dentro de los archivos, las etiquetas y otras propiedades comunes que se anexan al
archivo. Adems, busca la carpeta actual y todas las subcarpetas.


El cuadro Bsqueda

Por ejemplo, si cre un informe de viaje llamado "Las Vegas Seminar", no bien escribaLas en el cuadro
Bsqueda, la mayora de los archivos de la carpeta desaparecern de la lista, pero el informe de viaje y
todos los archivos con la palabra Las se mostrarn inmediatamente.
La siguiente tabla enumera las propiedades comunes que puede usar en el cuadro Bsqueda:
Propiedad Qu es Cmo usarla en el cuadro Bsqueda
Nombre de
archivo
El nombre que le dio al archivo. Escriba parte o todo el nombre del
archivo que est buscando. Por
ejemplo, para encontrar un archivo
llamado November invoice.txt, puede
escribir Nov o inv.
Clase de
archivo
Una descripcin amplia del contenido. La mayora de sus
archivos entran en una de estas clases: Documentos, Imgenes o
Msica.
Escriba la clase de archivo que est
buscando. Por ejemplo, para encontrar
todos los archivos de texto, de hojas de
clculo o de presentaciones,
escriba Documentos.
Tipo de
archivo
Una indicacin ms especfica del contenido del archivo. Las
ltimas tres letras del nombre de archivo,
denominadas extensin del nombre de archivo identifican el tipo
de archivo. Los tipos comunes incluyen DOC (documento
deMicrosoft Word), XLS (hoja de clculo deMicrosoft Excel),
JPG (imagen JPEG) y MP3 (un formato de audio digital
estndar).
Escriba la extensin del nombre de
archivo. Si desea encontrar slo
archivos MP3, escribaMP3. Para
obtener resultados ms precisos,
escriba*.mp3.
Etiquetas Palabras o frases que agrega a los archivos cuando los describe. Escriba alguna etiqueta para ver la lista
de archivos a los cuales se aplic dicha
etiqueta.
Autor El nombre de la persona que cre el archivo. Escriba el nombre de un autor para ver
una lista de archivos de esa persona.



Principios de ordenamiento de archivos
Clasificacin geogrfica: En este sistema, los nombres de las regiones, territorios, naciones, estados, departamentos,
provincias y municipios son ordenados alfabticamente. Este archivo es ventajoso para las organizaciones que efectan,
como analizan y controlan sus operaciones por medio de regiones geogrficas.

Sistemas de ordenamiento alfabtico de archivos: Siguen una secuencia lgica basada en el arreglo de los nombres de
acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado de los diccionarios. Este sistema se ajusta perfectamente a casi todos los
negocios.

Sistemas de ordenamiento numrico: Es un sistema indirecto, ya que para localizar un documento primero hay que
determinar el cdigo de un numero asignado para este documento o expediente, para mejorar la eficacia del sistema
numrico, es necesario establecer patrones numricos, los cuales facilitaran la localizacin del caso

Ordenamiento de archivo
Ordenacin Numrica; Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al 9, subdividindose en otros diez, asi
sucesivamente.

Ordenacin Alfanumrica; Cuando estn formados por letras y nmeros. Segn como comience as ser primero el
alfabtico, y luego el numrico o al revs.

Ordenacin geogrfica; Pas, comunidad autnoma, provincia, localidad calleDentro de estos grupos se ordenar
alfabticamente.

Ordenacin por materias; separar los distintos asuntos, y luego de forma numrica, cronolgica o alfabtica.

Ordenacin cronolgica; se comienza por la mas antigua hacia la mas moderna, si se desconoce el da se archivar
detrs del mes, y si se desconoce el mes detrs del ao.

Conservacin y seguridad de la informacin.

*Por exigencias legales; El codigo de comercio dice que se deber guardar los documentos durante 6 aos.

*Por el bien de la organizacin de la empresa; Valor primario (valor legal) y valor secundario (valor informativo). Una vez
decidido los documentos a conservar, hay que elegir el soporte de almacenamiento ms adecuado. La documentacin
histrica requiere un almacenamiento especial y la documentacin semiactiva el ms econmico posible.
Confidencialidad de la informacin y documentacin.
La empresa tiene que tener confidencialidad con la informacin recibida de las terceras personas, y solo podr enviarle
informacin si el usuario indic recibirlos. El usuario tendr derecho a solicitar cada doce meses informacin de sus
datos incluido en los ficheros de forma visual, copia, fotocopia, etc

Los archivos y las nuevas tecnologas.
Documento electrnico; documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un computador.
Microfilmacin; tomar fotos de los documentos y conservarlos en el royo de una pelcula.
Ahorro de espacio, un mejor almacenamiento de los documentos, organizacin mas eficiente de los mismos, bsqueda
ms rpida y segura, etc

*Sistema moderno derivado de las nuevas tecnologas.
MICROFILM
Se utiliza en las grandes empresas y consiste en realizar fotos a los documentos a travs de la microfilmacin a travs de
visores.
INFORMATICOS
Programa de archivo, base de datos, que est combinado con los procesadores de textos, hojas de clculo, etcTodas
ellas posibilitan un acceso cmodo a sus ficheros y programas.

Ordenacin Alfabtica:
VENTAJAS: Alfabeto es conocido por todos, es simple y permite clasificar todo tipo de documentos.
INCONVENIENTES: Cuando se extrae un documento hay que dejar una seal en su lugar.

Ordenacin Numrica:
Es sencillo, es ilimitado, es imposible la confusin, cuando se toma un documento su falta es evidente.
INCONVENIENTES: No permite intercalar nuevos documentos, si no se conoce el nm. del documento es difcil buscarlo.

Ordenacin Geogrfica: Es sencillo, permite la ampliacin y se puede combinar con otros formas de ordenacin.
INCONVENIENTES: Igual que la ordenacin alfabtica.

Ordenacin Por Materias: Es rpida y permite intercalar nuevos asuntos. INCONVENIENTES: Hay que determinar
previamente los asuntos para constituir un apartado para cada asunto.

Ordenacin Cronolgica: Sencillo y rpido. Permite nuevos documentos
INCONVENIENTES: Obliga a conocer la fecha del documento.

Almacenamientos de archivos:
En trminos fsicos, la mayora de los archivos informticos se almacenan en discos duros discos magnticos que giran
dentro de una computadora que pueden registrar informacin indefinidamente. Los discos duros permiten acceso casi
instantneo a los archivos informticos.
Hace unos aos solan usarse cintas magnticas para realizar copias de seguridad. Tambin se usaban otros medios de
almacenamiento como discos compactos grabables, unidades Zip, etctera.
No obstante en la actualidad han cobrado mucho auge las memorias flash, dispositivos con mucha capacidad de
almacenamiento que tienen la ventaja de ser pequeos y porttiles; suelen usarse para guardar archivos en dispositivos
pequeos como telfonos mviles o reproductores de audio porttiles