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Cmodefinirelalcancedeunproyecto?

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Definicindelalcance
delproyecto
Publicadoen31mayo,2014porAlbertGarriga

Unodelosaspectosclaveenladireccindeproyectosesla
definicindelalcancedelproyecto,lacualsedesarrolladurante
lasfasesdeinicializacineiniciodelaplanificacin.Eneste
artculosetrataeltemadecomodefinircorrectamenteelalcance
delproyecto,ascomolosresponsablesdecadaparte,evitando

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muchosproblemasdurantelaejecucin.
Esto no es otra cosa que definir de forma clara y univoca el
objetivo que se persigue con el proyecto y cuya consecucin
marcar la finalizacin con xito de este. En aquellos proyectos
divididos por fases, la definicin de los objetivos deber ser
efectuadaporfaseyparaelconjuntodelproyecto.
Enaquellosproyectosqueseejecutanparaterceros,la
definicindelalcanceseempiezadurantelapreparacindela
ofertaenlafasecomercial,ysedefinetotalmentedurantelas
primerasreunionesconelcliente,porloqueesinteresantequeel
directordeproyectoparticipeoconozcaeltrabajorealizadoen
estafase.
Alahoradedefinirelalcanceesimportanterecordarqueestees
equivalenteaunobjetivo,porloqueestedebeseguirelcriterio
deserSMART.Quesignificaesto?
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Artculosms
populares
Definicindel
alcancedel
proyecto
WorkBreakdown
Structure(WBS)
Cierredel
proyecto
Identificacinde
losstakeholders
Laholguradeuna
tarea

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S (Specific) Tiene que estar claramente definido sin

ambigedades
M(measurable)Medible.Debeserposibledefinirunos
parmetroscuantificablesquepermitanevaluarelavance
ylaconsecucindelobjetivo.
A(Achievable)Tienequeexistirunaformaqueposibilite
suconsecucin.
R (Realista) Tiene que ser factible su consecucin con
losrecursosyplazodisponibles.
T (Timerelated) Tiene que tener una duracin
determinada.

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Nubede
etiquetas
AceptacinyCierre

Alcance

CadenaCrtica
CalidadCambios

Costes

Crisisdirec

Generales

Herramientas
Margenes
Metodologas

multiproyectomultitarea
MtricasOrganizacin
Personasyequipos

PERT

Planificacin

Quesdefinirelalcance
elproyecto?
Porque es importante que el objetivo quede definido? Pues
bsicamente porque todas las actividades que componen el
proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir este
objetivo, por lo que los recursos, plazos, costes, tareas, etc que
necesitemosconsiderarenelproyectovanadependerdeeste.A
parteesteobjetivovadeterminarlafinalizacindelproyecto(yel
cobrar cuando el proyecto se realiza para terceros), por lo que
una indefinicin en este punto puede implicar dificultades para

PlazoPMOproyectos

Proyectos
internacionales
RecursosRentabilidad

Riesgos

Seguimientoy
control
Stakeholders

ValorGanado
VentadeproyectosWBS

cerrareste.
Veamosestoconunejemplo:
AlcancedelproyectoA:construirunacarretera
Alcance del proyecto B: construir 12km de carretera de la
poblacinAalapoblacinBsegnelproyectoexecutivoadjunto,
yconunplazomximode12meses.
PodrascalcularloscostesdelproyectoA?Segnestadefinicin
lacarreterapodratener2o20carriles,tener5kmdelongitudo
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Cmodefinirelalcancedeunproyecto?

irdeParisaPequn,puedeserdetierra,asfalto,uoroCreo
queconestesimpleejemploquedaclaralanecesidaddedefinir
bienelalcancedelproyecto.

Cmo definir el alcance

delproyecto?
Vistalaimportanciadedefinirelalcancedelproyecto,lasiguiente
pregunta es cmo lo podemos definir correctamente pues bien,
podemosproponeralgunosmtodos(aunqueseguramentehaya
ms):
Descripcincontextoenelcontrato(proyectoexterno)o
projectcharter(proyectointerno)
Atravsdeunamatrizderesponsabilidad
DeformagrficaconunaTableTopDrawing

Descripcindelalcance
contexto
Como su nombre indica consiste en definir con palabras el
alcance del proyecto. Este es el mtodo que se usa cuando
redactamos una oferta, la cual muchas veces puede estar
vinculada a una RFQ (Request For Quotation), que no es ms
queladefinicindelalcancequehaceelcliente(onosotros)ala
hora de comprar. En un proyecto interno este documento se
sustituyeporelprojectcharter.
Cuando se describe el alcance mediante palabras es importante
que la descripcin sea lo ms concisa y directa posible,
asegurndose que el documento generado contenga todos los
puntosparaqueelobjetivopuedaserconsideradoSMART.
Al redactar estos documentos es importante incluir tanto lo que
forma parte del alcance como lo que est fuera de este, ya que
en caso de duda muchas veces nos va a tocar hacer ms de lo
que fue inicialmente considerado para poder obtener la
certificacinfinalycobrar.

Matrizderesponsabilidad
Como su nombre indica es una matriz que muestra quin es el
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Cmodefinirelalcancedeunproyecto?

responsable de las diferentes tareas que forman parte del

proyecto. Aunque en muchos manuales este documento se
muestracomounaformadedistribuirydefinirresponsabilidades
entre los integrantes del equipo de proyecto, en la fase de
inicializacin puede tambin usarse para definir los lmites entre
nuestroalcanceyelalcancedeotros.
La matriz de responsabilidad se conoce comnmente como
matrizRASCIoRACI,utilizandolassiglasdelosdiferentesroles
quesepuedenasumirdelantedeunadeterminadatarea:
R (Responsable) Es la persona responsable de su
ejecucin, bien directamente o bien conjuntamente o
supervisandounequipo
A (Aprobador) Es la persona que aprueba el resultado
delatareaydaestaporconcluidaunavezconsidereque
sehanconseguidolosobjetivosdeesta
S (Soporte) Es la persona que da soporte en la
ejecucin de la tarea aunque no es responsable de ella.
EnlamatrizRACIestafiguraseomite.
C(Consultor)Eslapersonaqueayudaenlaejecucin
de la tarea sin participar en ella, dando simplemente
consultora,sinparticiparenlaejecucin.
I (Informado) Indica la persona que debe estar
informadadelosavancesyejecucindelatarea,sinque
ellaparticipeenella.
Una vez definidos los diferentes roles, confeccionar la matriz de
responsabilidades consiste en listar las diferentes tareas que
componenelproyecto,paralocualnosbasaremosenlastareas
principalesdefinidasenlaWBS,eindicarelrolqueasumecada
persona. La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz de
responsabilidad:

En el apartado de recursos puedes encontrar una plantilla para

confeccionarestamatrizyusarlaentusproyectos.

TableTopDrawing
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Cmodefinirelalcancedeunproyecto?

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance

del proyecto y como este se distribuye entre los diferentes
integrantes. Este documento consiste en una representacin
esquemtica del proyecto, mostrando los componentes o reas
principalesquelocomponenendiferentescoloresenfuncinde
quienseaelresponsable.Igualquelamatrizderesponsabilidad,
esunaherramientaquetantopuedeusarseparadefinirellmite
del alcance en la fase de inicializacin como para definir
responsabilidadesdentrodelequipodelproyecto.
La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un
diagramavisual,facilitaverelproyectoensuconjuntoydetectar
puntos de interaccin entre los diferentes integrantes del
proyecto, que sern aquellos donde potencialmente pueden
surgir ms problemas. En el apartado de recursos puedes
descargarunaplantillaparausarlaentusproyectos

Los tres mtodos que se han propuesto en este artculo no son

los nicos que existen, ni tampoco excluyentes entre s, lo que
implica que podemos utilizar diferentes mtodos con el objetivo
de clarificar mejor el alcance. Esto s, en el caso de utilizar
diferentes mtodos conjuntamente, es importante asegurarse de
queestosseancoherentesentres.

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Cmodefinirelalcancedeunproyecto?

Puedes encontrar ms tcnicas de gestin del alcance en

proyecto en el artculo Cmo innovar en el proceso de
definicindelalcancedelproyecto?

Encuentramsinformacinyrecursostilesenel
restodesecciones:Inicio,Artculos,Recursos,Libros,
Formacin,Empleo

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