SCOPES SA Centro de Negocios sa Nivel Avanzado 103598 . "22 y 23 FEBRERO 2016 \ Heciendo nuestro planeta praductivofe COPESA entro de Negocios Microsoft Excel 2013 Objetivo Al término del curso el alumno podré realizar célculos usando formulas y funciones, analizara datos con herramientas de analisis como tablas dindmicas y automatizard acciones mediante macros. Pagina 1 de 47YP eee ee eee eee = COPESA Centro de Negocios Tabla de contenido Férmulas y funciones Las formulas de Excel... 5 Operadores de célculo y priovidad.. 5 Reglas de preferencia..... 7 Referencias relativas y absolutas a) Sintaxis de una funcién. 10 Funciones lgicas ....... essen 10 Funciones de busqueda y referencia.....0sinisnnenennn 12 Funciones de texto. sos Funciones de fecha y hora...cs: orca son Tablas Como crear tablas..... Caloular datos en una tabla Ordenar y filtrar en una tabla ., Ventajas de crear un grafico con tablas.... Tablas dindmicas El panel lista de campos... . Como crear un reporte de tabla Gindmic8 sso i Aplicar filtros a un campo dentro de la tabla dinamica...... Agrupar fechas a un campo con formato de fecha ers Mostrar las cantidades de un campo como porcentaje del total. Aplique un disefio a su tabla dinamica....... Co Cambiar la manera de resumir un campo en su tabla dindmica.. Cambiar los datos de origen en una tabla dinamica Actualizar la tabla dinamica evseene Evitar que los anchos de colurma y el formato de celda de ajuste 35 Actualizar los datos automaticamente al abrir el libro... 35 Campos calculados........ 37 Graficos dinamicos 38 Crear un grafico dinamico... 139 Macros. oe Cambiar la configuracién de seguridad de macros... a1 Pagina 2 de 47fe COPESA Centro de Negocios Crear una macro. Ejecutar una macro.... Editar la macro, Eliminar una macro... Bibliografia. Pagina 3 de 47 i.e eee eee!oe ee eo els COPESA Centro de Negocios Formulas y funciones Usted esta familiarizado con la introduccién de datos y navegar en una hoja de célculo. Ahora desea ejecutar célculos en los datos. Un método para realizar célculos en hojas de célculo de Excel es mediante la creacién de formulas. En este tema, va a crear formulas para utilizarlas con diferentes herramientas y crear reportes més atractivos. Pagina 4 de 47fj COPESA Centro de Negocios Las formulas de Excel Defi Una formula de Excel es un conjunto de instrucciones matematicas que se pueden utilizar para realizar célculos en hojas de célculo de Excel. Todas las formulas en Excel comienzan con un signo igual (-). Las formulas de Excel contienen diversos componentes, tales como las funciones, referencias, constantes y operadores. Una Unica formula de Excel puede contener algunos 0 todos estos componentes, Fjempl Sila celda Al contiene el valor 2, y la cela A2 contiene el valor 5, se puede escribir una formula asi ‘1 + A2 en cualquier celda, y esa nueva celda contendré el resultado det célculo: 7. Signo de igual 1 A1+A2 U—,—Y Referencias Operadores de calculo y prioridad Los operadores especifican el tipo de calcul que desea ejecutar en los elementos de un formula Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los célculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de célculo: Aritméticos Compatacion Concatenacién de texto Referencia Ree Pagina 8 de 47 RRB RRR RRR APPR RPAH ThHThhPUPP RRR el COPESA Centro de Negocios iméticos Operadores ai Para ejecutar las operaciones matematicas basicas como suma, resta 0 multiplicacién, combinar numeros y generar resultados numéricos, OPERADOR ARITMETICO + (signo més) = (signo menos) * (asterisco) J (parra oblicua) % (signo de porcentaje) * (acento circunflejo) Operadores de comparacién SIGNIFICADO EJEMPLO Suma 343 Resta a Negacién 1 Mutkiplicaci6n 33 Division 38 Porcentaje % Exponenciacién 302 Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor ldgico: VERDADERO 0 FALSO. OPERADOR DE COMPARACION = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) yual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) SIGNIFICADO EJEMPLO pale ee Mayor que Menor que Mayoro igual que Menor o igual que Distinto de Pagina 6 de 47ICOPESA Mover Mewes Sante ae Negeeree Avtemdah ca =couenrennd (Cree+€) Operador de concatenacién de texto TParnper san Utilice el signo (6) para unir 0 concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. OPERADOR DE SIGNIFICADO BEMPLO TEXTO & ("y" comercial) Conecta 0 concatena dos valores para generar un valor de Viento’ texto continuo Concatenar hasta 255 Operadores de referencia norte") Combine rangos de celdas para los calculos con los siguientes operadores. OPERADOR DE SIGNIFICADO EJEMPLO REFERENCIA : (dos puntos) Operador de rango. 85815 (coma) Combina varias referencias SUMA(B5:815,05:D15) en una sola Reglas de preferencia Si se combinan varios operadores en una Gnica formula, Excel ejecutaré las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una formula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una formula contiene un operador de multiplicacién y otro de division), Excel evaluard los operadores de izquierda a derecha OPERADOR DESCRIPCION (dos puntos) Operadores de referencia ; (punto y coma) = Negacién (como en-1) % Porcentaje Exponenciacion *y Multiplicacién y division Pagina 7 de 47 PPP PPP PPP PPP PPP PPP eee oss.BMPR f COPESA Centro de Negocios +y- Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenacién) = Comparaci6n < 2 Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluacion, escriba entre paréntesis ta parte de la férmula que se calculard en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente férmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicaci6n antes que la suma. La formula multiplica 2 por 3 y, a continuacién, suma 5 al resultado. 254253 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumara 5 y 2 y, a continuacién, multiplicaré el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)83 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la formula indican a Excel que calcule 84+25 primero y después divids el resultado por la suma de los valores de las celdas DS, E5 y FS, OTL TSHIETHY = Noneda emtsMirrt 5 = % = Para ope ona Celda sea fier. fn) + #4 - Re despocar hacca atojo los fortes Seleccicrh Pagina 8 de 47(1 COPESA COPESA Tentro de Negocios Referencias relativas y absolutas Referencias relativas Definicién: Una referencia relativa es una referencia de celda en una formula que cambia cuando se copia una férmula de una posicién a otta para reflejar la nueva posicién. Las referencias relativas se utilizan para crear formulas que utilizan valores que son relatives y no son fijos. Las referencias relativas contienen la columna de una celda y encabezado de fia Ejemplo: a =SUM (C5 : C8) absolutas Las refere Definicién: Una referencia absoluta es una referencia de celda en una férmula que no cambia cuando se copia la férmula de una posicién a otra a fin de reflejar la nueva posicion. Las referencias absolutas se utlizan en las formulas para hacer referencia a los valores en las celdas que necesitan ser constantes. Todas las referencias absolutes contienen un signo de peso ($) antes de la columns y la fla avanza en la referencia de celda. =H7* $H$3. = Pamanoce fe raspere € otras Pagina 9 de 47SURREREEEEERPERRREEEPeeeeeeeeedeae fl COPESA Centro de Negocios Sintaxis de una funcion La sintaxis de la funcién es la forma general de la funcién que proporciona la estructura para introducir los argumentos para devolver los resultados deseados. La sintaxis muestra los nombres de Jos argumentos, su orden cotrecto y si son obligatorios u opcionales. La sintaxis varia de funcién a funcién. Para completar una funcién, introduzca los argumentos y valores especificos en lugar de la sintaxis general. si ( Ejemplo: Argumentos en) =buscarv ( =siiprueiva_logica,(vaior_si_verdaderoj, ivaior_si_feiso]) CIs Or qumneatd Oporonal Si no Hewe corcheles Sey) Colt yen oS. Funciones légicas Usted tiene célculos realizados en su libro de trabajo mediante el uso de férmulas simples. Ahora necesita evaluarlos antes de seguir calculando. A fin de lograrlo, puede calcular usando una funcién lgica, Definicién: Una funcién légica es una funcién que realiza célculos en datos siempre y cuando se cumpla un criterio dado. A diferencia de otras categorias de funciones, existen solamente siete funciones logicas y, falso, si, sierror, no, 0, verdadero) Las funciones légicas se basan en el valor de lo verdadero 0 de lo falso. Entonces el valor se usa para realizar célculos, La funcién SI La funcion si es usada para evaluar comparaciones logicas, las cuales pueden ser verdadero 0 falso y entonces toma una de dos posibles acciones basadas en el resultado, La funcion tiene tres argumentos St (Ventas 7=80/000, 57, 2% ) + Prueba légica * Valor si verdadero: * Valor si_falso Pagina 10 de 47Eco nae COPESA Centro de Negocios Ejemplo: La funcién Si Roberto desea saber qué categorias de su presupuesto final anual estan sobre presupuestado y qué categorias estén subpresupuestadas a fin de poder planificar mejor el afio siguiente Roberto utilizaré la funcién Si. Ingresa los totales anuales y las cantidades presupuestadas. El resultado de la formula es la cantidad excedente o faltante para cada categoria, cs fic =51185<<6000,"sobre el presupuesto",") A 8 c D E F 2 Enero $ 6,548.00 3 Febrero $ 7,685.00 4 Marzo $ 8,745.00 5 [abril $ 4,657.00 [Sobre el pre|upuesto 6 Mayo $ 7,548.00 7 Junio $ 5,677.00 Sobre el presupuesto LafuneiénY — = Dos comperawones pard que xc cumplun owas . La funcién ¥ es una funcion logica usada para evaluar una o més comparaciones para determinar si todas son verdaderas. Si cualquier comparacién dentro de la funcién Y es falsa, la funcién retornaré FALSO. Sintaxis Y (valor_l6gico, [valor_16gico2}...) Ejemplo: Y(E3>D4, D7<>T6,Al="Presupuesto”) La funcién 0 La funcién O es una funcién légica usada para evaluar una o mas comparaciones para determinar si una valor es verdadera, Si una comparacién dentro de la funcién © es verdadera, la funcién retornars VERDADERO, she NOs 7 ye towel. aE NTA Pagina 11 de 47 BRR RRR RRPRPRPRP PRP eee eeeDBUUNEUERDEREEREERE Reese eeeeeeee fl Buscar V (Vertica ) COPESA Buscor th ( Worse) Centro de Negocios Tor Buse i Cs fuscar V (nate ae v No du Coloma , Ventavrcto aesdle clon Eiemplo: at WU CA 0(€3>D4, D7<>T6,AL="Presupuesto”) Vali dacén de 0x08, an Palas . Sinta 0 (valor_l6gico, (valor |6gico2...) La funcién SIERROR y sus argumentos La funcién SIERROR es una funcién logica que maneja los errores encontrados por expresiones dentro de ella misma. Si una expresién dentro de la funcién SIERROR no contiene errores, la funcion retornard el valor de la expresiGn que se encuentra dentro de la misma, en caso contrario regresara un texto 0 un valor entero que se asigne implicitamente dentro de la funcgn Yhekg: Para selecclonat on range ce valees cee ft Sintaxis ror) YK SIERROR (valor, valor: Ejemplo: SIERROR(65>0, ‘Divisién por cero") Retornaré el texto: Divisi6n por cero SIERROR(60>5, “Error en la formula’) Retornaré el valor: 12 Funciones de busqueda y referencia Una funcién de biisqueda y referencia es una funcién que obtiene datos en otra ubicacién con base en los datos que estan en la hoja de trabajo activa, La informacién encontrada puede asi ser colocada en una celda 0 utilizarse en un célculo. Los datos usados en una funcién de biisqueda y referencia pueden encontrarse en el mismo libro de trabajo, 0 bien, en otro libro de trabajo, Funcién CONSULTAV Busca un valor especifico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de CONSULTAV significa vertical. Utilice CONSULTAV en lugar de CONSULTAH silos valores de comparacién se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar, Pagina 12 de 47Sintaxis: CONSULTAV (valor_buscado;matriz_buscar_enjindicador_columnas;ordenado) Ejemplo: 2 : A sCONSULTAWIOLA2:8102,F4150) 2256 jesor Coronado Resultado [Roberto carta] 45260 Rubén Hemsndes 45252 Norm ia 445364 Elanbetn cclante Funcién CONSULTAH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz (matriz: utilizada para crear formulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una formula comtin; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) de valores y, 2 continuacién, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz Sintaxis: CONSULTAH (valor_buscado;matriz_buscar_enjindicador filas; ordenado) Bjempl CONSULTAH ("A3425","A1:E10",2,FALSO) Pagina 13 de 47 BRR RRB RRR RRP PRR eaeCe ee ee ee ee ee ee ee fl COPESA Centro de Negocios Crear © quitar una lista desplegable B c Para faciltar la entrada de datos en Excel o para limitar las pepartamento [| «_ entradas a determinados elementos que define el usuario, Venton puede crear una lista desplegable de entradas validas que Franz oesmrato | 50 cOmpila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de im calcul. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda, Para introducir informacién en la celda, haga clic en la flecha y, a continuacién, haga clic en la entrada que dese, Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validacién de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos 1. Para crear una lista de entradas validas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila 0 columna nica sin celdas en blanco. Por ejemplo: A 1 Ventas 2 Finanzas 3D at Nota Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en fa lista desplegable. 2. Sidesea utilizar otra hoja de célculo, escriba la lista en dicha hoja de célculo y, a continuacién, defina un nombre para la lista 3, Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable. 4, En la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacién de datos. = es ie Yeon Guta} Vaisacon consotdar Anais hunts pleads deta guentas deflat Ne 5. En el cuadro de dislogo Validacién de datos, haga clic en la ficha Configuracién. 6, En el cuadro Permitir, haga clic en Lista. Pagina 14 de 47ESE COPESA Centro de Negocios Configuracion Mensaje de entrada ceo de vahdacion Beem aque valor Boma todos plicarestos cambios» obras cedas con la meme configuracion Validacién de datos Configureciin Mensaje de entada Mensaje de eror Criterio de vaidacisn esi — ~ J eda con Ista despegable Origen: Aceptar) Cancer 7. Para especificar la ubicacién de la lista de entradas validas, siga uno de los procedimientos siguientes: + Sila lista esté en la hoja de datos actual, escriba una referencia a su lista en el cuadro Origen o haga clic en el cuadro Origen y, a continuacién, seleccione la lista en la hoja de datos actual para rellenar la referencia automaticamente. + Sila lista esta en otra hoja de cAlculo, esctiba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen. Pagina 15 de 47= COPESA Centro de Negocios Funciones de texto Funcién Espacios Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras, Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un espaciado irregular Sintaxis ESPACIOS(texto) Texto es el texto del que desea quitar espacios. a 8 4 Férmuta Descripsién (resultado) 2 =ESPACIOS("Ganancias primer Elina los espacs inilesy finales del texto de a férmula, trimestre ") ‘Genencias primer trimestre) Funcién Extrae Devuelve un ntimero especifico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en a posicién que especifique y en funcién del ntimero de caracteres que especifique. Sintaxis EXTRAE(texto;posici6n_inicial;ntim_de_caracteres) extae Med A Datos 2 Fijoae auido Formula Descripeién (resultado) DCTRAE(AZ TS) aracteres de 'a cadens anterior, apart de pximera (Fv) Ra Vente caracteres dew cadena anteror pat de! séptma ide iuido (22:7.20 TRAE El punto nicial es mayor que la longtud dels cadena, por lo que se devuelve texto az20 vat Pagina 16 de 47COPESA Centro de Negocios Funcién CONCATENAR Coneatena dos o mas cadenas en una cadena de texto, axis CONCATENAR (textol;texto2; ..) Textol, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se uniran en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, niimeros o referencias a celdas Unicas. Observaciones También puede utilizar el operador de célculo simbolo de "y" comercial (8) en lugar de la funcion CONCATENAR para unir elementos de texto, Por ejemplo =A18B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(AL;81) Funcién Encontrar Datos Férmuta La funcione ENCONTRAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y devuelve el numero de la posicién inicial de la primera cadena de texto a partir del primer caracter de la segunda cadena de texto. Sintaxis ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;niim_jnicial) A 4 datos 2 Amanda Artiegs Formule Deseripcién (resultado) sENCOWTRAR, Po Posicdin dels primera "A" de sicibn de la prmera "mde n doa prnera “A” de a cedena anterar (1) ena anterr, comenzando por eiterce Pagina 17 de 47 BPR RRB R RRR RRR Ree ees= COPESA Centro de Negocios Funcién MAYUSC Convierte un texto en maytisculas, Sintaxis MAYUSC(texto) + texto (obligatorio): El texto que se convertira a mayisculas. MAYUSC(’Microsoft’) = "MICROSOFT" MAYUSC("excel") = "EXCEL" Funcién MINUSC Convierte un texto en mindsculas. Sintaxis MINUSC{texto) «texto (obligatorio): El texto que se convertiré a minuisculas MINUSC("EXCEL’) = “excel” MINUSC(Total’) = “total Funcién NOMPROPIO ‘Convierte la primera letra de cada palabra en maytiscula, Sintaxis NOMPROPIO(texto) ‘+ texto (obligatorio El texto al que se le daré formato. NOMPROPIO(’microsoft excel” rosoft Excel” NOMPROPIO("excel total") = "Excel Total” Pagina 18 de 47I (| COPESA COPESA Gentro de Negocios Funciones de fecha y hora Funcién AHORA Obtiene fa fecha y hora actual Sintaxis AHORAD Ejemplos AHORA = La fecha y hora actual Funcién HORA Obtiene la hora de un valor de hora especificado. Sintaxis HORAthora) Ejemplos HORA(‘730") = 7 HORAAHORAO) = hora actual Funcién HOY Regresa la fecha del dia de hoy. HOV) Ejemplos HOY) = La fecha de hoy Pagina 19 de 47 PRP RRR APPR ARR RRR RRA aahhhhBPUURPEEEREEEEREERRRPReR Ree eee ee eee Sones. COPESA Tentro de Negocios Tablas Definici Una tabla es una seccién de filas y columnas contiguas dentro de una hoja de célculo que Excel trata como un conjunto. de datos independientes, Al crear una tabla en una hoja de célculo de Excel, usted puede formatear, gestionar y analizar los datos como un objeto discreto. Usando una tabla en lugar de un rango normal para guardar datos de hoja de célculo usted hace que algunas operaciones sean més faciles. Como crear tablas ; i | chocolade B c 5 E pam > A CE ~~] ee $7080 § 16286 $907.18 ‘Gummibarchen "$5,079.60 $ 1,249.20 § 6,328.80 Scotch ongbreade $1,267.30 § 1.06250 $ 2,330.00 Sir Rodney's Scones $ 1.41000 § 756.00 § 217400 Tarteaveucre $4728.00, $.454752 $9,275.92 Chocolate Beeuts $943.49 $349.60 §1,2989 Las tablas tienen encabezados de las columnas y puede tener titulos de filas que ayudan a identifica la informacién que aparece en las filas y columnas. Las tablas pueden contener cualquier nimero de filas y columnas, dependiendo de los datos disponibles, y las celdas dentro de la tabla pueden estar en blanco o no. Seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar en blanco o pueden contener datos. Haga clic en Insertar > Tabla. al iis] Te tens Tab diame dics ee ao Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+t Sila fla superior del rango seleccionado incluye datos que desea usar como encabezados de tabla, active la casilla de la tabla tiene encabezados, Pagina 20 de 47[fel COPESA Centro de Negocios Create Table where the data for your table s1s0st * oy aie Has header OK cancel Sino activa la casilla de la tabla tiene encabezados, los encabezados de tabla con los nombres predeterminados como Column y Column? se agregaran a la tabla por encima de sus datos. Puede cambiar los nombres de encabezado de forma predeterminada en cualquier momento. Aplicar un nombre a una tabla 1. Seleccione su tabla y posteriormente de un clic en la pestafa disefio 2. Enel grupo propiedades escriba el nombre de la tabla y pulse enter 7 Tombre de 13 OE ~ (estos )

en Deshacer. Pagina 21 de 47SOress COPESA Gentro de Negocios Calcular datos en una tabla En lugar de simplemente reorganizar la hoja de célculo o tabla de datos, es posible que desee realizar célculos sobre ella. En este tema, se realizan célculos en las tablas y rangos en la hoja de céleulo. Calcular datos en una tabla 1. De un clic en cualquier parte de la tabla 2. En el tabulador Disefio de un clic en Fila de totales dentro del grupo Opciones de estilo de tabla 3. Vaya al final de su tabla y en la ditima telda de un clic en la flecha para seleccionar la funcién que requiera : G fia cetctes: >) utina one =e sree ia Columnas con bandas Seees 55 palenes de etl gett Estos de ab F G H J A302 15000 2000 5000 4000 A302 15000 2000 5000 6000 L300 20000 1500 3000 8000 250 5000 2000 5000 9000 $234 10000 5000 8000 5000 G456 15000 4500 9000 4000 Total Las referencias estructuradas hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea mas facil y més intuitivo cuando se utilizan férmulas que hacen referencia a una tabla, ya sea a partes de una tabla o a toda la tabla =SUMA(VentasDept[imptVentas]) =SUMA(C2C7) Pagina 22 de 47_ GOPSRS — COPESA Centro de Negocios Ordenar y filtrar en una tabla Definicisr Una ordenacién es un método de visualizacion de datos que se encarga de que todos los datos estén en un orden especifico. Los datos pueden ser ordenados en cualquier orden ascendente o descendente, basada en informacién numérica o alfabética, Los datos pueden ser ordenados en un nico criterio varios criterios. — 2000 5000 4000 $1 side Hci npg an 2000 5000 6000 ani "4500 3000 8000 cs . 2000 5000 9000 fio: dp » 5000 8000 5000 Ptselecone 4500 9000 4000 Filtrar Un filtro es un método de visualizacién de datos que muestra sélo los datos que cumple un criterio, Los datos pueden ser filtrados en un solo criterio o varios criterios utilizando la informacion numérica y alfabética. Cuando los datos no cumplen tos criterios de filtro, se oculta toda la fila. Un filtro puede: reordenar los datos en la tabla actual de hoja de calculo 0 rango, © copiar la informacién a otra ubicacién, Puede restaurar los datos filtrados a su formato original, eliminando el filtro. Cémo ordenar una tabla 1. De un clic sobre la flecha el encabezado de columna donde quiera ordenar BY Orsense de az 4} ordenar de Za Ordenar por cote » Pagina 23 de 47 BRPRRA RRA RRRee ee ee i COPESA Centro de Negocios 2. Seleccione ordenar de la A a la Z, 0 de la Za la A de acuerdo a sus necesidades 3. Para filtrar en la tabla a. De un clic sobre la flecha el encabezado de columna donde quiera ordenar bb, Active 0 desactive las opciones de la lista para mostrar u ocultar las opciones a fitrar Ventajas de crear un grafico con tablas Excel nos permite crear gréficos con solo especificar el rango de celdas que contiene los datos que deseamos graficar. Aunque el formato que tengan dichas celdas no es importante en la generacion de un grafico, obtendremos varios beneficios si convertimos nuestro rango en una tabla Los beneficios que obtendremos al crear un grafico de Excel basado en una tabla son los siguientes: + El grafico se actualizara automaticamente si agregamos 0 borramos algtin registro de la tabla de Excel + El grafico también se actualizaré automsticamente al aplicar un filtro sobre la tabla de Excel. Crear una tabla de Excel Para gozar de los beneficios antes (PRR mencionados debemos convertir nuestro rango de celdas en una ‘a2, Para hacerlo, debes seleccionar cualquier celda dentro del rango y en la ficha Insertar pulsar el botén Tabla, Se mostraré el cuadro de didlogo Crear tabla y al hacer clic en Aceptar tendremos una tabla de Excel: Sabrés que has creado una tabla porque Excel colocara un filtro en los encabezados y ademés se habilitard la ficha contextual Herramientas de tabla. Una vez que hemos creado la tabla podemos crear el grafico. Pagina 24 de 47COPESA Centro de Negocios Crear un grafico basado en una tabla 4 a é : La creacién del gréfico basado en latablarecién coy Se creada es muy sencilla porque solo debemos + =o 57 seleccionar cualquier celda de la tabla ¢ ira la ficha Insertar y elegir el grafico deseado. Para > este ejemplo he decidido crear un grafico de® Ventas columnas; : Ahora tenemos un grafico de Excelbasadoen is, i 4 una tabla. A continuacién te mostraré los zy komo Febrero sr beneficios de haber creado el grafico de esta» 5, manera, Actualizacién del grafico insertar o borrar registros Un beneficio inmediato que tenemos con nuestro gréfico es que al insertar nuevos datos a la tabla se agregaran automiticamente a nuestro grafico. Lo mismo sucederd al borrar cualquier registro. ‘Observa la siguiente animaci6n donde muestro ambas cosas: A De esta manera, ya sea que se agregue 2 cnewo © se elimine una fila de una tabla, el? Febrero gréfico —reflejara los nto automaticamente, 2 Ventas 3 Pagina 25 de 47 FRR RRR RRR PRP PRP RRP aA AATfe| COPESA COPESA Centro de Negocios Actualiza n al aplicar un filtro Un gréfico basado en una tabla de Excel se actualizard automaticamente si aplicamos un filtro a los datos. Por ejemplo, en la siguiente animacién podras ver cémo el grafico se modifica al aplicar un filtro para mostrar los meses que han tenido ventas superiores a los $5,000: A a 2. Febrero 4 Marzo 5 Abril 6 Mayo 7 Junio 8 8 11 | $10,000.00 33. | $8000.00 14) | $6,000.00 $4,000.00 47) | s20000 18 $0.00 19 Ahora que conoces los beneficios de crear un gr: $4,604.00, $7,908.00 $3,403.00, $6,191.00 $8,156.00, ° Enero em Ventas Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio | ico de Excel basado en una tabla seri conveniente que apliques esta buena practica la proxima vez que necesites crear un gréfico. Pagina 26 de 47ESE COPESA Centro de Negocios Os Tablas dinamicas Usted tiene una cantidad de datos enorme en una hoja de trabajo que quiere resumir para facilitar el andlisis. Una forma en la que puede hacer esto es con Tablas dinémicas. En esta leccién, usted desarrollara una tabla dinamica. stssesu seas fare nes son stags guanaen39 Definicién: Una tabla Dindmica es una tabla de hoja de trabajo interactiva usada para resumir répidamente grandes cantidades de datos. Los datos que usted usa para crear un reporte dinémico son llamados datos fuente. Los datos fuente pueden proceder de muchos diferentes lugares, incluyendo datos Excel y fuentes de datos externas, Hay cuatro reas que conforman una tabla dindmica: fla, columna, filtro y valores. Los campos de fila columna y pagina usualmente contienen un grupo limitado de valores de texto. El area de valores usualmente contiene datos numéricos. Pagina 27 de 47 PRP RRP RRP PPP PP Peepereek e xe xe xe eee Pee eee eee Sea eS eRe ee eee — Gopess COPESA Centro de Negocios El panel lista de campos Este panel aparece cuando usted selecciona su tabla dindmica, incluye las dreas en las cuales usted puede arrastrar los campos para ir formando su reporte de tabla dindmica asi como también puede mover de lugar dichos campos arrastrados a otra rea para ir déndole una mejor presentacién a su reporte. Las cuatro éreas que conforman al panel de campos son: 1. Filtro de informe 2. Ftiquetas de columnas 3. Etiquetas de filas 4, Valores ‘Cuando haya arrastrado los campos deseados a su tabla dindmica y dese eliminarlos solo basta arrastrar dichos campos del érea donde se encuentre y llevarlos fuera del panel de campos, cuando aparezca una “x debajo del campo suéltelo para que se elimine. pais [vendedor (importe de ventas [Zreche de pedido LDiscredi e% bono 2s bono [Zutiided * serastrar ot enve las dreae squentes: Y Fitrode nforme i} Etquetas dec +) |e velres + IG] Etqetssdefia = Pagina 28 de 47fH COPESA Centro de Negocios Como crear un reporte de tabla dinamica 1. Enel grupo Tablas de la pestafia Insertar, haga clic en Tabla dindmica. SUGERENCIA Para crear un gréfico dindmico basado en el informe de tabla dindmica, haga clic en la flecha situada debajo de Tabla dindmica y, a continuacién, haga clic en Grafico dinamico. id 3 Table Tabla dina Tables 2. Enelcuadro de didlogo Crear tabla dindmica, aseguirese de que Seleccione una tabla 0 rango esté seleccionado y, a continuacién, en el cuadro Tabla 0 rango, compruebe el rango de las celdas. Excel determina automaticamente el rango del informe de tabla dindmica, pero puede reemplazarlo por otro rango diferente 0 por un nombre que haya definido para el rango. 3. Realice una de las siguientes acciones: ‘* Para poner el informe de tabla dindmica en una hoja de calculo nueva empezando por la celda AA, haga clic en Nueva hoja de calcul. + Para colocar el informe de tabla dinémica en una ubicacién especifica en una hoja de célculo existente, seleccione Hoja de célculo existente y, a continuacién, en el cuadro Ubicacién, escriba la primera celda del rango de celdas en la que desea ubicar el informe de tabla dinamica. 4, Haga clic en Aceptar. Pagina 29 de 47 BRPPRBBBBRFAR RRRsae COPESA Centro de Negocios Aplicar filtros a un campo dentro de la tabla dinamica 1. De un clic en la flecha al lado derecho del campo en el que desee aplicar el filtro 2. Seleccione los datos que quiera mostrar u ocultar y pulse aceptar Agrupar fechas a un campo con formato de fecha 1. Seleccione una fecha dentro de su tabla dinamica 2, Deun clic con el botén derecho y luego en Agrupar a 3. Seleccione el método de agrupamiento (Meses, dias, trimestres, afios, etc.) y pulse aceptar Pagina 30 de 47— soress Aplicar formato de ntimeros a los campos de la tabla dinémica De tin clic sobre la celda donde se encuentre el campo para cambiar el formato De un clic con el botén derecho sobre configuracion de campo de valor. Posteriormente de un clic al botén Formato de numero Seleccione el formato de némero que requiera y pulse aceptar 2 veces Mostrar las cantidades de un campo como porcentaje del total 1. De un clic sobre la celda donde se encuentre el campo para cambiar el formato 2. De un clic con el botén derecho sobre el campo que quiera cambiar y seleccione Mostrar valores como... y luego en porcentaje de total Mostrar valores como Parr 43 nosuar gett YS el total general clones de tabla dindmice gel total de filss PST) cuit sta decom de Pagina 31 de 47 e e E ze = = iE = = = z= & e = =e & & = = x = = = e & & =— EORES. COPESA Centro de Negocios Aplique un disefio a su tabla dinamica 1. De un clic sobre su tabla dinamica 2. Enel tabulador Disefio en la seccién Estilos de tabla dinamica seleccione el disefio que desee Progamadar |" Opciones Diseio Medio Cambiar la manera de resumir un campo en su tabla dinamica 1. De un clic sobre la celda donde se encuentre el campo para cambiar la formula 2. Den clic con el botén derecho sobre configuracién de campo de valor. 8a opi BE Eonmato ae celts, Eomato de ninere 2 Adustzar ordenar , X guitar-suma de ster Resumir valores por > Mostrar valores como > Mostrar detalles Q1 Contiguracién de compo devalor.. 3. Posteriormente seleccione la nueva funcién Pagina 32 de 47EI GOeaSS L COPESA Centro de Negocios Confguracion de ca lombre delongen: Sales ome persenslzsde: Suma de Sales Resumir campo de valor por Bee! 0 de Cambiar el origen de datos. Pagina 33.de 47 FARR RFRA RRA RPP AAAnAnanannwiaa= COPESA Tentro de Negocios 1. Enel cuadro Tabla o rango, escriba el rango que quiere usar. airbiar origen de i dindmice Seleccione los datos que desee analizar © Selecelone una table 9 range Tabla ovanga: Hojal!SASi-SES800| Utllice una fuente de datos externa | Aeeptar || Cancelar SUGERENCIA Deje abierto el cuadro de didlogo y, a continuacién, seleccione la tabla o el rango en la hoja de célculo, Silos datos que desea incluir estén en otra hoja de célculo, haga clic en ella y, a continuacion, seleccione fa tabla o el rango. Actualizar la tabla dinamica Para actualizar manualmente la tabla dinémica o tablas dindmicas, haga lo siguiente: 1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dindmica para mostrar las herramientas de tabla dinamica en la cinta de opciones. HERRAMIENTAS OF TABLA DINAMICA ANALIZAR isenio 1. Haga clic en Analizar > Actualizar o presione Alt+FS. /Actualizar] Cambiar origen de dates Datas Pagina 34 de 472 1. Sila actualizacién tarda mas tiempo de lo esperado, haga clic en Anali COPESA Centro de Negocios SUGERENCIA Para actualizar todas las tablas dinémicas en el libro ala vez, haga clic en analizar > flecha Actualizar> Actualizar todo, > flecha Actualizar > Actualizar estado para comprobar el estado de la actualizacién. Para detener la actualizacién, haga clic en Cancelar Actualizar. Evitar que los anchos de columna y el formato de celda de ajuste Si el ancho de las columnas y el formato de las celdas de los datos se ajustan al actualizar los datos de la tabla dinamica, y no desea que suceda eso, asegurese de que las siguientes opciones estén activadas: 1. Haga clic en Analizar > Opciones. Nombre oe tata clinica TablaDinamicat Tabla dindmice 1. Enla pestaia Disefto y formato, active las casillas Autoajustar anchos de columnas al actualizar y Mantener el formato de la celda al actualizar. Actualizar los datos automaticamente al abrir el libro Para establecer una opcién para actualizar automaticamente los datos de tabla dindmica al abrir el libro, haga lo siguiente: 1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinamica para mostrar las herramientas de tabla dinamica en la cinta de opciones. HERRAMIENTAS DE TABLA DINAMICA ANALIZAR, Disenlo 1. Haga clic en Analizar > Opciones. Pagina 35 de 47 FPO F ARR ARR RRR RRA AAAS.See Ree Eee eee COPESA Centro de Negocios Nombre de tabla TablaDinémicat Tabla dindmica 1. Enel cuadro de dislogo Opciones de tabla dinémi casilla Actualizar al abrir el archivo. en la pestarta Datos, active la Pagina 36 de 47= COPESA Gentro de Negocios Campos calculados Las tablas dindmicas nos a a > permiten hacer uso de campos 1 Pais calculados los cuales son columnas que obtienen su valor > (TS TE de la operacién realizada entre Peacock Teimat 5 algunas de las otras columnas > Trim, $45,822.3 20 existentes en la tabla dinamica. © Wid $30,005. 28 Tim. $38,452.43, 7 Supongamos la siguiente tabla ® Total Peacock $159,491.07 100 dinamica en donde tenemos el ° Dodsworth mt frees 58 resumen de las ventas de nuestros vendedores. = 23 $106,132. 18 in $14,628.48 9 2 Total Dodsworth $137,314.74 40 > King Tima $37,726 29 Trim. $41,709, 27 15 Trim 20,116.66 10 16 Tein $13,262.94 6 Ahora necesitamos hacer un campo calculado en donde se muestre el porcentaje de bono para el vendedor acorde al siguiente criterio: Sila venta que realizé es mayor o igual a $40,000 se le otorgaré el 10% de lo contrario el 7% Dentro del titulo pram Herramientas de tabla dindmica selecciona la ficha oe Opciones 1 On Serratia, OS posteriormente el botén Caleulos el cual desplegara varias opciones y Seeded deberds seleccionar ncn Campos, elementos y s conjuntos para a eto finalmente seleccionar la opcién Campo calculado. om a i Pagina 37 de 47 BRR RRR RR RP RP RPP RPP RPP AAA HTTAHATThCOPESA Centro de Negocios — GOPESA Se mostraré el cuadro de dislogo Insertar campo calculado en donde podremos especificar un Nombre para nuestro campo. Nombre: % bono Fema ai 'Imparte de venta Campos: Vendedor Imparte de ventas Fecha de pedido Ipeddo Utided Graficos dinamicos Definicion: Un informe de grafico dindmico Fas ~ es un grBfico | yenas to. Peddo venta Promedio % total interactivo que representa 120,000.00 gréficamente los $109.000.00 datos de un ss0.000,00 vabres informe de tabla 5 05.09 vee dinamica. Los informes de | $40.000,00 No. Pedido Graficos dinamicos $20,000.00 I I I ® Venta Promedio sdlo pueden $0,00 Bw ssrotal generarse de Teim.2 | Trim.2 | Trim. | Tim.2 | Trim. infermes de tabla Bodsworth Callahan Suyama existentes, Vendedor o¥ echo de pesido Después de que se ha creado un informe de gréfico dinamico puede hacerle cambios como cambiar el tipo de grafico o la disposicién, Pagina 38 de 47= COPESA Centro de Negocios Crear un grafico dinamico Puede ser dificil obtener una visi6n global cuando los datos estan en un grafico dindmico grande o cuando la mayoria de los datos son complejos ¢ incluyen texto y niimeros con encabezados de columna, como el siguiente: a - nad joe Buchanan 420 00050 canaeas Leesovar 1.863405 dos Unidos John Fe 1.552.600 vdos Unidos Dave Leverling 659.0650 ado: Unidet John Pea 3597,90050 ros Unidos _DbveLeveding 484.2050 Con un grafico dinamico le seré més fécil darle sentido a los datos, Aunque un grafico dinémico muestre las series de datos, las categorias y los ejes de gréficos igual que un grafico estandar, también incluye controles de filtrado interactivos en el mismo grafico, lo que le permite analizar rapidamente tun subconjunto de datos. Pal uma de Yagortes de pedidos Vendedor En los casos de datos de hojas de célculo, puede crear un gréfico dinamico sin crear primero una tabla dinamica. Puede incluso crear un grafico dinamico recomendado para sus datos. Excel crearé automsticamente un grafico dindmico acoplado, Para ello, haga lo siguiente: 1. Haga clic en cualquier punto de los datos. 2. En la pestaiia Insertar, en el grupo Graf 9, seleccione Graficos recomendados. Pagina 39 de 47 RrRAeaAgare: COPESA Centro de Negocios ke 1? "So . @ YR Graficos TT Gtico yecomendadog “2 * | dinamico 3. En la pestafia Graficos recomendados, seleccione cualquier grafico que tenga el icono de grafico dinamico| | en la esquina superior. Aparecerd una vista previa del grafico dinémico en el panel Vista previa, Lda | 4, Cuando encuentre el gréfico dinamico que le guste, haga clic en Aceptar NOTA Sino encuentra un grafico dindmico que le interese, haga clic en Gréfico pestafia Insertar, en vez de hacer clic en Graficos recomendados. ALTHT 2 Suelta 2B PBUH AIT + SHIE 7 Ieclode Ingles, /Tspa0\ Pagina 40 de 47,[| COPESA COPESA Centro de Negocios Macros Cam r la configuracién de seguridad de macros Para editar y ejecutar macros, debe establecer el nivel de seguridad para habilitar todas las macros temporalmente 1. En la ficha Programador, en el grupo Cédigo, haga clic en Seguridad de macros. py rabar Macro fjusar referencias relatvas Bone sequita de macore Pod L 2. En Configuracién de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cédigo posiblemente peligroso) y, a continuacion, haga clic en Aceptar. Nota Para ayudar a evitar que se ejecute codigo potencialmente peligroso, se recomienda que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Comenzar a editar la macro 1. En la fiche Programador, en el grupo Cédigo, haga clic en Macros. 2. Enel cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea modificar. 3. Haga clic en Modificar, Apareceré el Editor de Visual Basic. Sugerencia Para obtener ayuda mientras trabaja en el Editor de Visual Basic, en el mend Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic 0 presione F1, Pagina 41 do 47COPESA Centro de Negocios Crear una macro Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una accién 0 un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento. Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita, Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique répidamente estos cambios de formato en las celdas seleccionadas. D rots de grabar una macro Compruebe que se muestra la pestafia Programador en la cinta de opciones, Dado que la pestafia Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestafia Archivo, elija Opciones y después haga clic en la categoria Personalizar cinta de opciones. 2, En Personalizar la Cinta, en la lista Pestafias principales, haga clic en Programador y después haga clic en Aceptar. O cavaruna macro 1. En el grupo Cédigo en la pestafia Programador, haga clic en Grabar macro, 2, De manera opcional, escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la macro, especifique una tecla de método abreviado en el cuadro Tecla de método abreviado, y una descripcién en el cuadro Deseripeién. A continuacién, haga clic en Aceptar para comenzar a grabar. Visual Macros | Basie 2, Seguridad de macros <édigo Realice las acciones que dese automatizar, como escribir texto repetitivo o completar hacia abajo una columna de datos. 3. En el grupo Cédigo en la pestafia Programador, haga clic en Detener grabacién. Pagina 42 de 47921 11G026@/ [| COPESA Aba) Paud n. Centro de Negocios eee Grae referencias rlativas Visual Macros Basie Seguriaad ae macros cédige Ejecutar una macro 1. Abra el libro que contiene la macro. 2. Ena pestafa Programador, en el grupo Cédigo, haga clic en, Macros. Seber meer ~ Usar referencias relatives: Visual Macros _ * He 1 Segui de macros codigo 3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: 0 Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar. Sugerencia También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpirla ejecucién de la macro presionando Esc. © Para ejecutar una macro desde un médulo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), haga clic en Editar y, en el mend Ejecutar, haga clic en Ejecutar ‘Sub/UserForm o presione F5. AT TER: cret-Sur (Seleceiona ala deveohuc.) Gti-suiri— J (Se lecarcrar tea ats ) Nota Gn ceta -forein ro el wumero OC — datos qe Contenner tae abla” Pagina 43 de 47 WRRARA[e| COPESA COPESA Tentro de Negocios Ejecutar una macro presionando Ctrl mas una tecla de método abreviado 1. Sila pestafia Programador no esté disponible, haga lo siguiente para mostrarla: ‘a. Haga clic en la pestafia Archivo, elija Opciones y, a continuacién, haga clic en la categoria Personalizar cinta de opciones. b, Enla lista Pestafas principales, active la casilla de verificacion Programador y haga clic en Aceptar, 2. Ena pestaia Programador, en el grupo Cédigo, haga clic en Macros. 3. Enel cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una combinacién de teclas con Ctrl 4. Haga clic en Opciones. Apareceré el cuadro de didlogo Opciones de la macro. 5. Enel cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra mintiscula o mayuiscula que desee usar con la tecla Ctrl, Nota La tecla de método abreviado invalidard cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. 6. Escriba una descripcién de la macro en el cuadro Deseripci6n. 7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y, a continuacién, en Cancelar para cerrar el cuadro de diélogo Macro. Ejecutar una macro haciendo clic en un bot6n de la barra de herramientas de acceso rapido Para ejecutar una macro desde un botén de la barra de herramientas de acceso répido, primero debe agregar el botén a la barra de herramientas. Para ello: 1 Haga clic en la pestafia Archivo, en Opciones y haga clic en Barra de herramientas de acceso rapido. 2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. 3. En la lista, haga clic en la macro que creé y, a continuacién, en Agregar. 4, Para cambiar la imagen del bot6n de la macro, seleccione la macro en el cuadro al que la agregé y haga clic en Modificar. 5. En Simbok haga clic en la imagen de botén que desea. 6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botén, escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar. 7. Haga clic en Aceptar para agregar el botén de la macro a la barra de herramientas de acceso répido. 446047il (21 COPESA COPESA Centro de Negocios 8. En la Barra de herramientas de acceso acaba de agregar fo, haga clic en el botén de la macro que Bjecutar una macro haciendo clic en un érea de un objeto grafico Puede crear una zona activa en un grafico donde los usuarios pueden hacer clic para ejecutar una macro. 1._En la hoja de célculo, inserte un objeto gréfico, como una imagen, una imagen predisefiada, tuna forma o un grafico SmartArt. 2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la pestafia Insertar, en el grupo Hlustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea usar y, a continuacién, dibuje dicha forma en el objeto existente. a be KY 7 a meget ages Fore Sra Cag oes 7 5 fustraciones 3. Haga clic con el botén secundario en la zona activa que ha creado y, a continuacién, elja Asignar macro. 4, Seleccione la macro que desee usar y haga clic en Aceptar. 5. Vuelva a hacer clic con el bot6n secundario en la forma y haga clic en Formato de forma. Aparece el panel de tareas Formato de forma 6. En Relleno, haga clic en Sin relleno y en Linea, seleccione Sin linea, Pagina 45 de 47 PRPRPRP PRP RPP RPP PRPsCOPESA Centro de Negocios Editar la macro 1. Enla ficha Programador, en el grupo Cédigo, haga clic en Macros. 2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea modificar. a [ete] Macs en Yoder Hr sien 3, Haga clic en Modificar, Aparecerd el Editor de Visual Basic. Pagina 46 de 47COPESA Centro de Negocios Eliminar una macro 1. Enla ficha Programador, en el grupo Cédigo, haga clic en Macros. 2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea eliminar y de un clic en el botén eliminar. Nema toc i [eer] eget na || Mares ee Teds is siete Bibliografia - http://office.microsoft.com/es-es/training Pagina 47 do 47 REEBOaBaaa