Gestin de Cambios

Documento de Construccin
Bizagi Process Modeler

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Tabla de Contenido
Gestin de Cambios..................................................................................................... 4
Descripcin ................................................................................................................................................... 4

Principales factores en la Construccin del Proceso ..................................... 5

Modelo de Datos ........................................................................................................................................ 5
Entidades Paramtricas ............................................................................................................................ 6
Preguntas ................................................................................................................................................ 6
Respuestas .............................................................................................................................................. 7
Entidades Maestras .................................................................................................................................... 7
Matriz de Impacto................................................................................................................................ 8
Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde el Portal de Trabajo. .................................. 8
Reglas Importantes .................................................................................................................................. 10
Establecer Nivel de Impacto .......................................................................................................... 10
Pruebas Concluidas ........................................................................................................................... 11
Vocabularios ............................................................................................................................................... 12
Establecer Rangos de Impacto ..................................................................................................... 12
Establecer la configuracin de los temporizadores .................................................................... 13
Indicadores.................................................................................................................................................. 13

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Las organizaciones actuales se apoyan en diferentes tecnologas para incrementar el valor agregado
del negocio y centrar sus esfuerzos y recursos en alcanzar altos niveles de satisfaccin al cliente y
beneficios econmicos. Una relativa dependencia de los negocios en dichas tecnologas se ha
generado. Esta dependencia es necesaria pero muy riesgosa si no se definen procedimientos y
polticas que garanticen una gestin eficiente de ellas.
Garantizar total disponibilidad, capacidad y seguridad de la informacin y las tecnologas de
acuerdo a las demandas del negocio podra ser un verdadero dolor de cabeza. Departamentos de
Tecnologas de Informacin se han constituido para dar a las compaas la tranquilidad de que la
informacin es confiable, est disponible en todo momento y la infraestructura tecnolgica
necesaria para su operacin funciona correctamente. Sin embargo, cuanto ms grande es la
organizacin, ms compleja se hace la administracin de dichos recursos. Una de las gestiones que
ms riesgo involucra es la Gestin de Cambios.
La Gestin de Cambios responde a la necesidad de introducir cambios como parte de la estrategia
de continuidad del negocio, nuevos requerimientos y mejoramiento continuo, determinando y
minimizando su impacto a travs de una adecuada planeacin y control de su ejecucin.
La plantilla de Gestin de Cambios de Bizagi se ha basado en los principios de las prcticas ITIL V3
para ayudarlo a garantizar una apropiada planeacin de los cambios, una completa evaluacin del
riesgo e impacto, la definicin de los niveles de autorizacin, y una correcta comunicacin,
implementacin y documentacin.
La definicin de un flujo de proceso estndar, las responsabilidades, la informacin que debe ser
registrada en cada actividad y a trazabilidad de cada cambio le permitirn priorizar y responder
eficazmente las solicitudes. Adicionalmente podr reducir cambios no exitosos, cumplir con
requerimientos externos, mejorar las estimaciones de tiempo y costo de los proyectos, aportar a la
productividad, reducir tiempos de respuesta y captar valiosa informacin para el mejoramiento
continuo.
Analice e implemente los cambios ms convenientes para su organizacin de manera gil y
eficiente.

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Gestin de Cambios
Versin: 1.0
Autor:

Descripcin
El proceso inicia con la creacin de un RFC (Request For Change Solicitud de Cambio) por parte
de una persona o grupo quien planea el cambio y lo somete a revisin tcnica. Una vez completo el
RFC, se presenta ante el departamento de Gestin de Cambios, el cual establece una valoracin y
evaluacin inicial y decide si acepta, rechaza o solicita cambios al RFC.
Los cambios aceptados deben ser aprobados de acuerdo a su clasificacin y nivel de impacto.
Cuando el RFC ha sido debidamente autorizado, su implementacin es planeada, comunicada y
ejecutada.
Luego, dicha implementacin es evaluada por el solicitante, que establece si esta fue exitosa o no.
Las acciones necesarias para remediar efectos no esperados o no deseados, se ejecutan de ser
necesario.
Finalmente el administrador de cambios revisa el desarrollo del cambio y cierra el RFC.

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Principales factores en la Construccin del

Proceso
Modelo de Datos

La entidad definida como entidad de proceso es la Solicitud de Cambio RFC. Esta entidad
contiene todos los atributos y relaciones necesarias para gestionar y dar seguimiento a un Cambio.
Se establecieron relaciones con diferentes entidades paramtricas, para permitir a los usuarios la
utilizacin de sus valores predefinidos como informacin del proceso. Algunas de estas entidades
son: Tipo de Cambio, Clasificacin, Estado, Impacto, prioridad, entre otras.

La entidad de proceso tambin posee relaciones con la entidad del sistema WFUSER, para la
identificacin de los ejecutantes de cada actividad.

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Para definir, almacenar y dar seguimiento a la informacin de un RFC a lo largo del proceso, se
utilizan entidades maestras como: Matriz de impacto, Requerimientos del cambio, Historial, entre
otras. El papel de las principales entidades dentro del proceso se describe con mayor detalle a
continuacin.

Entidades Paramtricas
Diferentes entidades paramtricas se utilizan para definir la informacin que determina el flujo que
seguir el RFC dentro del proceso. Algunas de ellas son totalmente personalizables de acuerdo a
sus necesidades y polticas, como se muestra a continuacin:

Preguntas
Como veremos ms adelante, la evaluacin del impacto de un cambio se realiza, comnmente,
mediante la utilizacin de una matriz de impacto. Esta matriz consta de una serie de preguntas que
ayudan al analista a determinar el potencial impacto que el cambio solicitado podra tener sobre la
operacin del negocio.
Para definir sus propias preguntas, de acuerdo con la forma en que usted clasifica y valora sus
cambios, vaya a la vista de Mdulos y seleccione la opcin entidades. Identifique dentro de las
entidades paramtricas la entidad "Pregunta". D clic en "Valores" y agregue o edite las preguntas
de la matriz como lo desee.

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Respuestas
De acuerdo a las preguntas establecidas, se deben definir respuestas para cada una de ellas, as
como el puntaje asociado que determinar el nivel de impacto de un cambio. Dicho nivel de
impacto, se calcular totalizando el puntaje de las respuestas seleccionadas y comparando este con
las polticas que usted establezca.
Para definir sus propias respuestas y el puntaje asociado a ellas, dirjase a la vista de Mdulos y
seleccione la opcin entidades. Identifique la entidad "Respuestas" dentro de las entidades
paramtricas. D clic en "Valores" y agregue o edite las respuestas, su puntaje y las preguntas
relacionadas como lo desee.

Entidades Maestras
Esta plantilla de proceso cuenta con cinco entidades maestras, las cuales se describen a
continuacin:
Para dar seguimiento a un RFC dentro del proceso, la entidad "Historial" almacena, en
orden cronolgico, la informacin de las principales acciones que se han ejecutado sobre el
mismo. De esta manera el usuario puede consultar el estado del proceso en cualquier
momento.
La entidad "Miembros del CAB" es utilizada para alojar la informacin de las personas que
conforman el Comit Asesor de Cambios que evala un determinado cambio.
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Al momento de comunicar un cambio se deben definir las personas que han de ser
notificadas sobre este. La entidad "Personas a notificar" permite el ingreso de la
informacin de dichas personas.
Para definir los requerimientos que deben ser desarrollados como parte de un cambio, se
define la entidad "Requerimientos del Cambio". La informacin bsica de un requerimiento,
como su descripcin, fecha lmite de entrega, desarrollador asignado, entre otra, se ingresa
en esta entidad. El sub-proceso "Desarrollo de Requerimientos" se inicia por cada registro.
Como veremos a continuacin, la entidad "Matriz de impacto" permite al usuario la
seleccin de respuestas a las preguntas definidas en la entidad paramtrica "Preguntas" y
de esta manera establecer el nivel de impacto de un cambio.

Matriz de Impacto
La evaluacin del impacto es una de las tareas ms crticas de este proceso. El nivel de autorizacin
de un cambio, depende de la valoracin de los posibles efectos que este ejerza sobre las
operaciones del negocio, por lo que stos deben ser analizados cuidadosamente.
La matriz de impacto es una herramienta que ayuda al equipo de gestin de cambios a evaluar el
impacto de un cambio. Dicha matriz consiste en una serie de preguntas, cada una con un conjunto
de respuestas y cada una de estas respuestas con un puntaje relacionado. El puntaje obtenido al
totalizar los puntajes relacionados a cada una de las respuestas seleccionadas, define el nivel de
impacto de acuerdo a las polticas establecidas.
La entidad maestra " Matriz de Impacto", permite responder a las diferentes preguntas definidas en
la entidad paramtrica "Preguntas" y determinar el puntaje total de las respuestas seleccionadas.

Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde el

Portal de Trabajo.
Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la parametrizacin, para
asegurar que los datos manejados por el proceso son correctos. En ambiente de desarrollo estas
tablas pueden administrarse desde Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos en estn en
produccin deben ser administrados desde el Portal de Trabajo.
Para adicionar valores a las tablas paramtricas desde el Portal de Trabajo vaya a la opcin Admin,
Entidades. All usted ver un listado completo de todas las entidades involucradas en el proceso,
seleccione la tabla a la cul desea agregar valores
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Una vez seleccionada la tabla usted podr ingresar o editar los valores que desee.

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Reglas Importantes
Establecer Nivel de Impacto
Esta regla se utiliza para totalizar los puntajes relacionados a las respuestas seleccionadas para cada
pregunta de la matriz de impacto, y posteriormente, realizar una comparacin de dicho total con los
rangos de nivel de impacto que defina el usuario. A continuacin se muestra la estructura de la
expresin:

El primer paso es "Obtener las cotas". Esta parte de la expresin obtiene los valores de los rangos
que el usuario define para los distintos niveles de impacto.
El segundo paso es recorrer los registros de la entidad maestra "Matriz de impacto".
El tercer paso es obtener el puntaje total de las respuestas seleccionadas. Aqu se obtiene el puntaje
de cada respuesta y se acumula a medida que se recorre la entidad "Matriz de Impacto".
Finalmente se compara el puntaje total obtenido con los rangos de nivel de impacto. Cmo puedo
definir los rangos de nivel de impacto?

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La matriz de impacto se muestra en las formas de distintas actividades del proceso as:

Pruebas Concluidas
El mltiple sub-proceso de "Desarrollo de Requerimientos", se crea por cada requerimiento
definido, para permitir al usuario encargado de su desarrollo, reportar los resultados finales de su
gestin. Cuando un requerimiento no cumple de manera satisfactoria con las pruebas realizadas,
este sub-proceso debe ser lanzado de nuevo.
Esta regla se utiliza para identificar s hay requerimientos que deben ser modificados. De esta
manera se define si el flujo del proceso contina normalmente o debe relanzar sub-procesos de
"Desarrollar Requerimientos"

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Vocabularios
Establecer Rangos de Impacto
Como hemos mencionado antes, el nivel de impacto es definido por el puntaje total de las
respuestas seleccionadas para cada pregunta de la matriz de impacto. Usted puede definir los
rangos de puntaje para cada nivel de impacto. Las definiciones constantes "LOWERBOUND" y
"UPPERBOUND" permiten al usuario establecer stos rangos. Los niveles de impacto y los valores
que usted ingrese para "LOWERBOUND" y "UPPERBOUND" definen los rangos de la siguiente
manera:
Rango

Nivel de Impacto

0<

Puntaje Total

<= LOWERBOUND

Bajo

LOWERBOUND <

Puntaje Total

< = UPPERBOUND

Medio

UPPERBOUND <

Puntaje Total

Alto

Para modificar los vocabularios, ingrese en la vista de Mdulos, seleccione la opcin "Procesos" y
busque las Definiciones Constantes de Vocabularios. D clic en "LOWERBOUND" o "UPPERBOUND"
e ingrese sus valores de acuerdo a sus polticas.

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Establecer la configuracin de los temporizadores

Este proceso utiliza un temporizador para controlar el tiempo que un solicitante tiene para evaluar
la implementacin de un cambio. Algunos RFC pueden permanecer abiertos esperando que el
solicitante evale sus resultados, sin embargo, muchas veces el solicitante est satisfecho con el
cambio y simplemente no lo hace. Estos RFC deben ser cerrados para facilitar la gestin del equipo
de gestin de cambios y no afectar las mtricas de desempeo del proceso.
Usted puede establecer el tiempo que dar al solicitante a travs de definiciones de vocabulario.
Ingrese en la vista de Mdulos, vaya a la opcin "Procesos" y busque las definiciones constantes de
vocabulario. Seleccione la definicin "MAXIMUM TIME TO EVALUATE" e ingrese este valor de
acuerdo a sus polticas. Recuerde que el valor que ingrese est definido en minutos.

Indicadores
Esta plantilla de proceso le ayudar a controlar su gestin gracias a las consultas que, de acuerdo a
diferentes criterios, le permitirn determinar sus indicadores de desempeo claves o KPIs (por sus
siglas en ingls). Las consultas se ejecutan desde la opcin "Consultas" en el men principal del
Portal de Trabajo.

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Por defecto, el proceso incluye algunos atributos que le sern tiles para el clculo de distintos
indicadores.
Por ejemplo, si usted desea evaluar la tasa de cambios exitosos en un periodo, usted puede utilizar
la forma de consulta en el Portal de Trabajo. En la forma, seleccione la opcin "Si" en el campo
"Cambio exitoso?" y la fecha de inicio y finalizacin del periodo que desea evaluar en los campos
de "Fecha de Cierre Desde" y "Fecha de Cierre Hasta" respectivamente.

Los RFCs que cumplen con los criterios establecidos se mostrarn. D clic en la opcin "Anlisis
Grfico"

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En la ventana de definicin de medidas del asistente de anlisis grfico marque la opcin "Conteo".

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En la ventana definicin de dimensiones arrastre la dimensin Cambio exitoso? al cuadro de

dimensiones seleccionadas de la derecha.

El nmero de RFC exitosos y no exitosos en el periodo seleccionado se mostrar en un grfico de

barras:

Repita este procedimiento para conocer el nmero total de solicitudes implementadas en el

periodo, para esto, seleccione nicamente la fecha de inicio y finalizacin del periodo que desea
evaluar en los campos de "Fecha de Cierre Desde" y "Fecha de Cierre Hasta" respectivamente.
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Una vez usted ha obtenido estos datos, usted puede fcilmente calcular la tasa de cambios exitosos
definida como:

Bizagi tambin ofrece la funcionalidad de los datos obtenidos en la bsqueda a Excel, para que
puedan ser administrados fcilmente.
De la misma manera, usted puede crear sus propios indicadores, utilizando los datos ya creados en
la plantilla o incluyendo datos adicionales. Si usted desea obtener informacin de cmo configurar
consultas puede dirigirse a http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?consultas.htm

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